Kaupungin työtapojen uudistaminen digitalisaatiota hyödyntämällä

Transkriptio

1 Kaupungin työtapojen uudistaminen digitalisaatiota hyödyntämällä Tilannekatsaus 11/2018 Jarkko Oksala 1

2 Esityksen tausta ja tavoite Tässä materiaalissa esitellään 11/2018 tilannekatsaus KH:n 20.8 linjaamasta Tampere etsii säästöjä työskentelytapoja uudistamalla tavoitteesta. Tästä kokonaisuudesta käytetään esityksessä nimeä: Kaupungin työtapojen uudistaminen digitalisaatiota hyödyntämällä Tavoiteltu muutos koskee laajasti koko kaupungin palveluita ja muutoksen läpivieminen merkitsee kaupungin työntekijöille ja asiakkaille muutoksen ja uusien asioiden hyväksymistä ja opettelua. Muutoksen onnistuminen edellyttää kaupungin poliittisten päätöksentekijöiden ja ylimmän viranhaltijajohdon tukea ja sitoutumista. Tilannekatsauksen tavoitteen on luoda kokonaiskuva lähtötilanteesta, sekä tavoitteen toteuttamisen tilanteesta ja riskeistä. 2

3 Työtapojen uudistamisen tausta ja keinot Palvelutarpeiden kasvu jatkuu vuonna 2019 Väestönkasvu asukasta Peruskoulun oppilasmäärä kasvaa 600 oppilaalla (3,5 % oppilasmäärästä) Yli 75-vuotiaden määrä kasvaa 547:llä (2,8 % ikäryhmästä) Yli 85-vuotiaden määrä kasvaa noin 190:llä (3,2 % ikäryhmästä) Digitalisaation hyödyntämisellä on tarkoitus nostaa tuottavuutta, kehittää työn tekemisen tapoja aiempaa mielekkäämmiksi ja varmistaa henkilöstön digiosaamisen korkeataso. Teknologian kehittyminen (digitalisaatio) tarjoaa keinoja työtapojen uudistamiseen ja palvelutarpeiden kasvun hallitsemiseen, mutta työtapojen uudistaminen on kuitenkin ensisijaisesti toiminnan muutosohjelma Toiminnan tehostaminen Valtaosa työtapojen uudistamisesta Nykyisten työtapojen asiakaslähtöisyyden ja tuottavuuden kehittäminen Hankintojen ja tilojen käytön tehostaminen Toiminnan muuntaminen Suurimmat mahdollisuudet, mutta vaatii paljon uudelleen ajattelua Nykyisten palvelu- ja ansaintamallien uudistaminen 3

4 Työtapojen uudistaminen etenee läpi kaupungin Työtapojen uudistamisen tavoitteet on asetettu Kaupunginhallituksen toimesta ja kohteiden valintaa ohjataan palveluiden vuosisuunnittelun kautta Konserni tukee kokonaisuutta keskitetyillä resursseilla ja kehittämisen työkalujen kehittämisellä. Valittuja työtapojen uudistamisen kohteita toteutetaan projektien kautta. Kokonaisuus etenee läpi kaupungin hyödyntäen eri keinoja: Esiselvitysprojektien selvitetään laajempien asioiden toteutusvaihtoehtoja. Smart Tampere digiohjelman kautta etsitään uusia työtapoja asiakaslähtöisesti kokeilujen kautta nopeasti ja pienillä riskeillä Palvelualueiden vastuulla olevilla toteutusprojekteilla muutetaan lopulta työtapoja Uudistamisen kohteet voivat pohjautua esiselvityksiin, onnistuneisiin työtapojen kokeiluihin tai muihin suunnitelmiin. Ohjaus Konsernin tuki Esiselvitykset ja kokeiluprojektit Toiminnan muutosprojektit 4

5 Työtapojen uudistamiseksi on tehty jo paljon tuloksellista työtä SEUDULLINEN ICT MODERNISOINTI Seudullinen ICT infrapalveluiden uudistaminen , jonka avulla Tampereen kaupungin ICTpalveluiden käyttötalouden kustannukset laskivat 4milj. euroa*) Säästöt ovat mahdollistaneet panostukset työtapojen uudistamiseen ja uusien hyötyjen etsimisen. OPPEJA KOKEILUISTA KOKEILUISTA PALVELUIKSI KOKEILUISTA MUUTOSPROJEKTEIKSI Maahanmuuttajainfo Mainion etäneuvontakokeilun asiakkaat eivät ottaneet VideoVisitin videochatia käyttöönsä, koska se oli liian vaikeakäyttöinen. Mainiossa tullaan kokeilemaan toisen yrityksen ratkaisua etäneuvontaan. Työnhakijoille tarjottiin ilmaista mahdollisuutta kokeilla verkkovalmennuksia, vertaistukisovellusta ja keikkatyösovellusta. Työnhakijat eivät ottaneet palveluita itsenäisesti käyttöön. Palvelut tulee jatkossa kiinnittää osaksi palveluprosessia. Data-analyysi terveysdatasta, jotta diabeteksen ehkäisyä ja hoidon laatua voitaisiin arvioida, ei onnistunut. Terveysdata osoittautui puutteelliseksi, datan omistajuus oli hajanaista ja lainsäädäntö esti täyden hyödyn saamisen. Trebotti-chatbot ei osannut vastata riittävän laajasti kaupunkiympäristöä ja kunnossapitoa koskeviin yleisimpiin kysymyksiin. Tekoälyn hyödyntäminen palautteiden analysoinnissa. Ensimmäinen tekstianalyysi ei ollut riittävän tarkka. Tehdään uusi kokeilu toisen toimittajan kanssa.. Ohjelmistorobotti: aamu- ja iltapäivätoiminnan hakemusten automatisoitu käsittely säästi 167 h työaikaa pelkästään kevään haussa. Terveydenhuollon neuvonnan chatissa voidaan palvella 40 asiakasta tunnissa, puhelinpalvelussa vain 12 asiakasta. Myös opiskeluterveydenhuollon chat jatkaa. Puheterapeutin etävastaanotto työikäisille Osaava.tredu.fi-sivustolta Tredun opettajille tukea digitaaliseen oppimateriaaliin Aktiivisuusrannekkeet päiväkoteihin innostamaan lapsia liikkumaan pelillisyyden avulla Ennustemallia syrjäytymisen ehkäisyyn jatkokehitetään kasvatus- ja opetuspalveluissa. Kouluviestinnän palvelumuotoilun opas käytössä kouluille. Etäyhteys koululaisille, jotka eivät voi osallistua luokkaopetukseen terveysongelmien takia. Maankäytön kokonaisprosessin uudistaminen (MAD) Työllisyyspalveluiden uudistaminen Kaupunkitilat 24/7 käyttöön *) Vertailu vuodet

6 Kokeiluista työtapojen uudistamisen muutosprojekteiksi MAANKÄYTÖN PROSESSIN UUDISTAMINEN Prosessin sujuvoittamisen kautta maankäytön tehostuminen Hyötypotentiaali: 1m *) TYÖLLISYYSPALVELUIDEN UUDISTAMINEN Prosessin sujuvoittamisen kautta työmarkkinatukimenojen alenema Hyötypotentiaali: 0,3m 2019 *) KAUPUNKITILAT 24/7 KÄYTTÖÖN Tarjota kaupunkilaisille sujuva tapa varata, maksaa ja käyttää kaupunkitiloja Hyötypotentiaali: 0,5m *) Uudistuksen osa-alueet: Infra-omaisuuden tiedonhallinta ja pohjakarttaprosessi Maankäytön prosessien tiedonhallinta ja toiminnanohjaus Aineistokäsittelyn uudistaminen digikaavoituksen kautta Infra-rakentamisen 3D-tiedonhallinta Uudistuksen osa-alueet: Ajanvarausjärjestelmä Osaamisen kartoittava ohjelmistorobotti Palvelutarpeen arviointityökalu Ohjelmistorobotiikka *) Potentiaali viittaa käyttötalouden muutokseen ja sisältää oletuksia Uudistuksen osa-alueet: Varauksen käsittely Varauksen maksaminen Valvonnan tarpeen vähentäminen Vuokratulojen lisääminen 6

7 HYÖTYTAVOITTEEN ODOTUSARVO *) Työtapojen uudistaminen Tilanne 11/2018 3,0me 10me Syksy Meneillään olevat työtapojen uudistamiset Maankäytön prosessin uudistaminen Kaupunkitilat 24/7 käyttöön Päätöksenteon digitalisointi Paperiarkiston digitalisointi Työllisyyspalveluiden digitalisointi Henkilöstön digiosaaminen vahvistaminen *) Arvo määritelty meneillään olevien projektien pohjalta ja sisältää oletuksia Suunnittelussa olevat työtapojen uudistamiset Päivähoitomaksujen laskutuksen automatisointi Joukkoliikenteen suunnittelu-, info- ja maksujärjestelmät Hankintatoimen digitalisointi Asiakas- ja palvelutiedon hallinnan ja hyödyntämisen kehittäminen Maksamisen uudistaminen Työtapojen automatisointi ohjelmistorobotiikan avulla Toimistotyön tehostaminen digitaalisilla ratkaisuilla IT-laitekannan optimointi (mahdolliset muut uudet kohteet) 7

8 Tavoitteen saavuttamisen edellytyksiä Työtapojen uudistuminen vaatii nykyisten toiminta- ja palvelumallien tarkastelua digitalisaation tuomia mahdollisuuksia vastaan ja tarvittaessa päätöksiä näiden muuttamisesta. Työtapojen uudistaminen vaatii muutoksen johtamista ja muutos tapahtuu läpi kaupungin. Henkilötasolla muutos tarkoittaa työtehtävien uudistamista, uudelleen kouluttautumista ja jossain tapauksessa jopa työtehtävien päättymistä. Työtapojen uudistaminen vaatii riittävästi panostuksia (mm. henkilöresursseja ja rahaa) ja aikaa muutoksien toteuttamiseksi. Nopeita voittoja on vähän saavutettavissa. Työtapojen uudistaminen vaatii hyöty- ja kustannuslaskennan systemaattista hyödyntämistä muutosprojektien tavoitteiden määrittelyssä ja toteuttamisen seuraamisessa. 8

9 Kiitos! 9