Miten tietojen hallinta nähdään julkisessa hallinnossa Näkemyksiä Valtionhallinnosta. Mikkeli Mirjami Laitinen Verohallinto

Transkriptio

1 Miten tietojen hallinta nähdään julkisessa hallinnossa Näkemyksiä Valtionhallinnosta Mikkeli Mirjami Laitinen Verohallinto

2 Mitä hyvää asiakirjahallinnassa Asiakirjapohjainen viranomaistoiminta, mittava tiedonkeruu ja laaja suhteellisen aukoton arkistointivelvollisuus mahdollistanut erinomaisen tietopohjan nykyiselle kehitykselle vankka historiapohja: esim. kaikki nk. perusrekisterit, mm. systemaattinen väestön rekisteröinti ja käyttö vain Pohjoismaissa Turvallinen - hyvä tietosuoja luonut luotettavuuden viranomaisten toiminnalle ja mahdollistanut laajan tietojen keruun, kohtuullisen hyvän viranomaispalvelun Helpottanut siirtymistä asiakirjojen sähköiseen käsittelyyn ja tuottamiseen 2

3 Asiakirjahallinnon kehittämisen haasteet Kerätty paljon päällekkäistä tietoa esim. eri hallinnon aloille ja hallinnon alojenkin sisällä - lisätty hallinnollista taakkaa ja byrokratiaa kansalaisille ja yrityksille; myös yritykset keränneet paljon tietoa Normit tietojen vapaalle käytölle erittäin tiukat Esim. henkilötieto- ja julkisuuslainsäädäntö Keruu-, käsittely- ja tallentamis-, sekä käyttökustannukset ovat olleet korkeat, myös virhemahdollisuuksia paljon Tietojen käyttö ei ole ollut tehokasta: mm. kerätty tietoja, joita ei ole kyetty käyttämään tai kerätty jokaista käyttökertaa varten sama tieto uudestaan 3

4 Julkishallinnon palvelujen kehitys ei ole pysynyt mukana nopeissa muutoksissa, sama luukutus ja asiakirjapohjaisuus jatkuu sähköisessä maailmassa, ei ole syntynyt toivottavia palveluketjuja - toiminnan tuloksellisuuden parantuminen on haaste Viranomaiset eivät ole käyttäneet olemassa olevia tietoja palvelutarpeen vähentämiseksi 4

5 Case Verohallinto Verotustyö on tietojen käsittelyä oikean veron määrän selvittämiseksi Tietojen keruun ja käytön strategia Kerätään tietoja : vain verotusta varten tarvittavat tiedot (lainsäädäntö ei mahdollista muuta) tietojen syntylähteiltä (mahdollisimman paljon henkilöasiakkaiden puolesta, yritysasiakkailta (kirjanpitovelvollisilta)itseltään) kertaalleen tiedon luovuttajaa mahdollisimman vähän häiriten uutta/uusinta teknologiaa hyväksi käyttäen 5

6 Kehityskulku Verohallinnossa luku ATK vakiintui verotyössä luku tietojen keruun muutoksen 1. aalto Tiedot kuitenkin paperisilla asiakirjoilta, tiedot useaan kertaan 1980-luku Tiedot paperisilla asiakirjoilla ja formaatteina magneettinauhoilla, lerpuilla ja korpuilla Tietojen käyttö alkoi uudistua, esim. kaikkien eläkkeensaajien ei tarvinnut antaa enää veroilmoitusta (ensimmäiset ajatukset veroilmoituksista luopumisesta) Kahden väliset tietojen siirrot (esim. pankit ja verohallinto) vakiintui 6

7 Kehityskulku Verohallinnossa jatkuu luku Teknologian uudet mahdollisuudet Sähköinen tiedonsiirto alkoi yleistyä Kokeilut esitäytetyksi veroilmoitukseksi alkoivat nk. veroehdotuksilla (vuonna 1995), ei kuitenkaan mahdollista sähköinen korjaaminen eikä täydentäminen, mikä alkoi vasta ) Laajamittainen sähköinen tiedonsiirto yleistyi siirryttiin veronmaksajan täyttämästä veroilmoituksesta virheellisten verotustietojen korjaamiseen ja täydentämiseen (esitäytetty veroilmoitus) 7

8 Tavoitteena toiminnan tehostuminen Verohallinnossa IT : n käytöllä ollut keskeinen merkitys toiminnan tehostumiseen ja palvelukykyyn automaation kasvu kaikissa prosesseissa ollut mittava tehnyt mahdolliseksi tietojen keruun ja käytön suoraan tietojen syntylähteeltä mahdollistanut radikaalin ajattelutavan muutoksen IT - palvelut asiakkaille vähentänyt merkittävästi töitä ja lisännyt luottamusta verohallintoon (maineenhallinta helpompaa) lähtökohtana samanaikaisesti palvelutarpeen pienentäminen tasainen työnjako yksiköiden ja yksilöiden kesken laadun parantuminen: yhdenmukaisuus ja oikeellisuus 8

9 Sähköinen palvelu - Yhteinen etu Toiminta tehostuu vain, jos Palvelutarvetta voidaan ylipäätänsä vähentää - palvelusta voidaan luopua ja korvata se uudistamalla toimintaa muulla tavalla Palvelu on sitä parempaa, mitä vähemmän siihen on tarvetta Pitäisi voida luopua vanhoista menettelyistä Palvelusta syntyy hyötyä myös Asiakkaille: veronmaksajille ja veronsaajille Muille julkishallinnon toimijoille ja sidosryhmille 9

10 Toiminta tehostuu vain, jos Palvelut ovat helppoja ja käytettäviä/jatkuvasti käytettävissä Saadaan asiakkaat tekemään asiat alusta loppuun itse Monimutkaisista asioista tulee vaikeita ja kalliita käyttöliittymiä -palvelut eivät kiinnosta Lainsäätäjän rooli myös ratkaiseva Palvelut ovat volyymiltaan merkittäviä Palvelut ovat toistuvia tai/ja koskevat isoja määriä asiakkaita Harvoin käytettävät palvelut vaativat aina markkinointia - asiat unohtuvat ja tulevat hyötyihin nähden liian kalliiksi 10

11 Toiminta tehostuu vain, jos Palvelut ovat turvallisia - takaa laadun, jatkuvuuden ja luottamuksellisuuden kaikessa toiminnassa Tunnistaminen, varmentaminen, tietoliikenne ja kaikki tekniset ratkaisut Sisäiset toimintatavat ja prosessit uudistetaan ja automatisoidaan esim. asiointipalvelun integrointi verohallinnon omiin tietojärjestelmiin sekä verohallinnon omien prosessien automatisointi ja omien työkalujen kehittäminen 11

12 Toiminta tehostuu vain, jos Kyse koko toiminnan kehittämisestä ja myös muiden palveluiden kehittämisestä esim. puhelintuki verkkopalveluille, sisäiset työkalut ja prosessit sekä hallinnon rakenteet Luottamus asiakkaisiin on vankka Asiakkaat saadaan toimimaan halutulla tavalla 12

13 Miten toiminta tehostunut verotuksessa tarvittavat tiedot kerätään niiden syntylähteiltä sähköisesti (noin 20 milj. tapahtumariviä + yritysten tuloveroilmoituksia) ei tallennuksia vähemmän virheitä tilan käyttö tehostunut - paperiarkistointi vähentynyt työn jakaminen tasaisesti eri yksiköiden ja yksilöiden kesken vuorovaikutteisissa palveluissa asiakas tekee tarvittavat muutokset yhdellä kertaa loppuun asti monenkertainen työ postin ja paperin käsittelyineen ja tallennuksineen vähentynyt olennaisesti virheet vähentyneet 13

14 Miten toiminta tehostunut hallinnossa tuottavuus noussut/työmäärä vähentynyt suoritteiden ja henkilöpanosten suhde suoritteet = veronmaksajien lukumäärä voidaan vaikuttaa vain henkilöpanoksiin taloudellisuus parantunut laatu tallennusvirheet vähentyneet yhdenmukaisuus/yhdenvertaisuus parantunut vaikuttavuus maineen hallinta ja luottamus myös hallintoon parantunut 14

15 SÄHKÖISTEN PALVELUJEN KEHITTÄMISEN HAASTEET YLEENSÄ palvelujen kehittämisen kalleus hyötyvaikutusten aikaansaaminen koko toiminnan kehittäminen ja myös muiden palveluiden kehittäminen integrointi taustajärjestelmiin osaaminen tekniikan kehittymisen nopeus asiakaslähtöisyyden toteuttaminen: esim. käytettävyys palvelun käytön edistäminen palvelujen turvallisuus yhteen toimivuuden ja yhteisen arkkitehtuurin haasteet yhteensopivuus muun julkishallinnon tuottamien palvelujen kanssa (vrt valtiovarainministeriön hankkeet)- myös yksityisen sektorin kanssa

16 Palveluiden kehittämisen tulevaisuus Henkilöasiakkailla tietojen käyttö tiedon syntymishetkellä (verotuksen reaaliaikaisuus, verotus valmistuu jo verovuoden aikana) Yritysasiakkailla verotus on taloushallinnon jatke - verotukseen vaikuttavat tiedot nk. raportointikoodiston avulla suoraan verotukseen Arvonlisäverotuksessa sähköisen laskun rakenteen hyväksi käyttäminen reaaliaikaisemman raportoinnin ja maksamisen edistämiseksi Prosessinomainen verotusmenettely ( edellyttää verolajikohtaisesta menettelystä luopumista) 16

17 Asiakirjoista tietojen hallintaan Ajurit: Ympäristön monenlaiset, nopeasti muuttuvat vaatimukset ml. tuottavuus- ja lisäarvovaatimukset sekä palvelu - ja tuotekehitysvaatimukset(kilpailukyky) Uudet mahdollisuudet/nopea teknologinen kehitys Tietojen hallitsematon käyttö pakottaa esim. Wikileaks EU- direktiivit Mitä pitäisi tavoitella yleisesti: Vakioitua, yhtenäistä, laadukasta tietojen hankintaa, käyttöä, arkistointia siten, että tietojen hallinta voitaisiin muuntaa kulloinkin tarvittavaksi tietämykseksi, uusiksi palvelukonsepteiksi ja lisäarvoa tuottaviksi palveluiksi yhteisesti ja yhtenäisesti 17

18 Miten tietojen hallintaa voitaisiin kehittää Tarvittavien tietojen arviointi Vakioitu, yhtenäinen, yhteinen tietojen keruu ja yhteiset tietokannat? esim. asiakasrekisteröinti jokainen viranomainen päivittää erikseen kansalais-, yritys-, kiinteistö-, yms. tiedot omiin asiakasrekistereihinsä ja vieläpä useaan kertaan asiakasrekisteröintiä ei ole vakioitu eikä yhtenäistetty perusrekisteröinnistä huolimatta, että esim. samoja tehtäviä hoitavat viranomaiset kuten kunnat ja kuntien toimialat hoitavat kukin omat tietokantansa asiakkaiden osalta Kansalaisten ja yritysten vahva integrointi ( mm. yritysten tietojen hallinnan kanssa) Kansainvälisyys iso haaste 18

19 Viranomaisten velvollisuus käyttää yhteistä tietoa, miten edetä Viranomaisten välisten tietojen välitys tehokkaaksi, tieto vain kertaalleen - yhteiset tietokannat Viranomaistietojen vapaampi ja avoimempi käytettävyys (avoimet rajapinnat ja maksuttomuus?) Laajempi tietojen käyttömahdollisuus myös yritystoiminnassa - uusien palveluiden ja tuotteiden tuottaminen tavoitteena Esimerkkejä olemassa olevista tietojen yhteiskäytöstä on vähän mm: Maanmittauslaitoksen paikkatiedot, Ilmatieteen laitoksen säätiedot, Verohallinnon tapa käyttää yritysten tuottamaa tietoa. Potilasrekisterit? 19

20 Julkisen hallinnon yhteisen metatietopalvelun esiselvitys Julkishallinnon tietovarantojen hyödyntämiseen on vahva yhteiskunnallinen tahtotila sekä Euroopan unionissa että kansallisesti. Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 2003/98/EY ns. PSI-direktiivi ( re-use public sector information) koskee julkisen sektorin hallussa olevien tietojen uudelleenkäyttöä. 20

21 Julkisen hallinnon yhteisen metatietopalvelun esiselvitys jatkuu PSI - direktiivi velvoittaa saattamaan julkisin varoin tuotettuja, viranomaisorganisaatioiden hallussa olevia sähköisiä tietoaineistoja laajasti ja hallitusti kansalaisten, yritysten ja yhteisöjen käytettäviksi koneluettavassa muodossa internetin kautta. Koneluettavaa tietoa voidaan käyttää toisissa tietojärjestelmissä tai sen varaan voidaan toteuttaa uusia palvelusovelluksia jossa tietoa muokataan tai yhdistetään muuhun tietoon. 21

22 Julkisen hallinnon yhteisen metatietopalvelun esiselvitys jatkuu Euroopan unionin sähköisen hallinnon toimintasuunnitelmassa mainitaan yhtenä toimenpiteenä julkisen tiedon uudelleenkäytön edistäminen. Euroopan komissio edistää omilla toimillaan ja linjauksillaan julkisen datan avaamista. Jäsenmaiden avatuista datavarannoista suunnitellaan kokoavaa datakatalogipalvelua vuonna

23 Julkisen hallinnon yhteisen metatietopalvelun esiselvitys jatkuu Euroopan komissio esitteli avoimen datan strategian Euroopalle. Avointa tietoa kenelle tahansa, mihin tahansa tarkoitukseen, kaupalliseen tai eikaupalliseen. Tavoitteena on tehdä yrityksille ja kansalaisille helpommaksi uudelleen käyttää viranomaisten tietovarantoja unionin alueella. 23

24 Julkisen hallinnon yhteisen metatietopalvelun esiselvitys jatkuu Myös Suomessa on vahva poliittinen tahtotila tiedon avaamisen lisäämiseksi. Pääministeri Kataisen hallitusohjelmassa todetaan muun muassa: Julkisin varoin tuotettuja tietovarantoja avataan kansalaisten ja yritysten käyttöön. 24

25 Julkisen hallinnon yhteisen metatietopalvelun esiselvitys jatkuu Tavoitteena on julkisen sektorin hallinnoimien digitaalisten tietoaineistojen saattaminen helposti uudelleenkäytettävässä muodossa tietoverkkojen kautta kansalaisten, yritysten ja yhteisöjen, viranomaisten, tutkimuksen ja koulutuksen hyödynnettäväksi, Lisätään julkishallinnon tietojen yhteiskäyttöä sekä Julkiset tietoaineistot saatetaan koneluettavassa muodossa avoimesti saataville ja jatkokäytettäviksi. 25

26 Julkisen hallinnon yhteisen metatietopalvelun esiselvitys jatkuu Valtioneuvoston periaatepäätös julkisten tietovarantojen avaamisesta julkaistiin maaliskuussa Siinä esitettiin tietopolitiikkaa, tietoinfrastruktuuria ja palvelu- ja sovelluskehityksen edistämistä koskevat linjaukset ja tarvittavat toimenpiteet julkisten tietovarantojen saatavuuden ja uudelleenkäytön lisäämiseksi laajasti yhteiskunnassa. 26

27 Julkisen hallinnon yhteisen metatietopalvelun esiselvitys jatkuu Avattavan tiedon tulee olla koneluettavaa ja hyvin kuvattua. Laadukkaat metatiedot ovat edellytys julkisen hallinnon tietovarantojen tehokkaalle hyödyntämiselle ja avaamiselle jatkokäyttöön. Tietojärjestelmien tekninen yhteentoimivuus ei vielä takaa tietojen yhteentoimivuutta, löytyvyyttä ja yhdisteltävyyttä, sillä esteenä ovat tiedon erilaiset esitystavat, merkitykset, koodistot ja terminologiat. 27

28 Julkisen hallinnon yhteisen metatietopalvelun esiselvitys jatkuu Jotta päästään julkisen hallinnon tietojen sujuvaan yhteiskäyttöön, on parannettava semanttista yhteentoimivuutta, kokonaisarkkitehtuurityötä jne. Ks. Myös työryhmän mietintö: Sanastot siltana saumattomalle tietojenvaihdolle 3/ 2005 Miten päästään käytännön toteutuksiin? 28