AJATUKSIA DIGITOINTITYÖN ALOITUKSEEN

Transkriptio

1

2 SISÄLTÖ Sisältö... 1 Ajatuksia digitointityön aloitukseen... 2 Digitoinnin askeleet... 2 Digitoinnin suunnittelu... 5 Digitointisuunnitelma... 6 Hankinnat... 7 Digitointia palveluna... 8 Lupapisteen digitointityökalu ja aineiston massasiirto Aineiston järjestely Rekisterikorjaukset Skannaus Skannauksen valmistelu Skannaus prosessina Digitointi Lupapisteessä Lupapisteen digitointityökalu Digitointityökalun käyttö Aineiston metatiedotus Aineiston tarkastus Arkistosiirto Aineiston jakelu ja myynti Lupapiste Kauppa Lupapiste Arkistopääte Loppusanat Linkkejä aihepiirin ympärillä

3 AJATUKSIA DIGITOINTITYÖN ALOITUKSEEN Sähköinen asiointi ja arkistointi on nykyään arkipäivää useimmissa rakennusvalvonnoissa, ja uusiin hakemuksiin liittyvä mappien pyörittely on enää vain muisto entisestä. Sähköistä asiointia on kuitenkin edeltänyt paperi-intensiiviset lupakäsittelyn vuosikymmenet ja paperirumba onkin lukuisissa kunnissa edelleen jokapäiväinen haaste arkiston puolella. Tämä näkyy rakennusvalvonnoissa työläänä tiedonhakuna ja -jakeluna, kun yhtä asiakirjaa voidaan joutua etsimään jopa useiden päivien ajan. Lisäksi paperinen arkisto vaatii fyysistä läsnäoloa tiedon käsittelyssä ja muodostaa riskin aineiston säilyvyydelle. Digitointi, eli paperisen aineiston muuttaminen sähköiseen muotoon, on edellä mainituista syistä ajankohtaisempaa kuin ikinä ympäri Suomen. Tiedon löydettävyys paranee kertarysäyksellä, kun haluttu asiakirja voidaan löytää työläiden etsintäoperaatioiden sijaan muutamalla hiiren klikkauksella ajasta ja paikasta riippumatta. Lupapisteen digitointityökalu on helppokäyttöinen väline paperilupien digitointiin ja sen myötä kaikille Lupapisteen tiedonhallintaa käyttäville rakennusvalvonnoille avautuu mahdollisuus ottaa jättiloikka eteenpäin tiedon löydettävyyden ja hyödyntämisen suhteen. Uudet aineiston jakelu- ja myyntikanavamme, Lupapiste kauppa sekä Arkistopääte, mahdollistavat sähköisten asiakirjojen selailun ja hankinnan itsepalveluna asiakkaiden toimesta. Paperilupien digitointia ja digitoidun aineiston hyödyntämistä edeltää kuitenkin joukko eri vaiheita, digitoinnin askeleita, joiden kautta kunta matkaa kohti uutta aikakautta tiedon hyödynnettävyydessä. Tässä oppaassa kerrotaan tiivistettynä digitointiprojektin eri vaiheista ja tarjotaan tukea projektin käynnistämiseen sekä edistämiseen eri tietolähteiden muodossa. Oppaan lopusta löydät lisäksi linkkimateriaalia aineiston sähköistämisestä ja hyödyntämisestä. Toivottavasti tästä oppaasta on sinulle yhtä paljon apua ja iloa kuin meille sen kirjottamisesta. Aurinkoisin kevätterveisin, Evoltan lupislaiset DIGITOINNIN ASKELEET 2

4 Digitointi koostuu muutamasta eri vaiheesta, askeleesta, jotka kulkemalla kunta pääsee kohti kaivattua lopputulosta: salamannopeaan tiedonhakuun sekä aineiston tehokkaaseen jakeluun. KUVA 1 DIGITOINNIN ASKELEET DIGITOINTISUUNNITELMASTA LUVAN ARKISTOINTIIN ASTI Digitointipolun eri askeleiden tarkoitus on varmistaa, että prosessin tuloksena syntyy merkityksellistä ja laadukasta aineistoa, joka palvelee rakennusvalvontaa sekä sen sidosryhmiä ajasta ja paikasta riippumatta. Digitointiprojektin hahmottaminen lähtee liikkeelle suunnitelmasta, jonka tarkoituksena on ohjata koko digitoinnin prosessia. Suunnitelmaa seuraa aineiston seulonta rakennusvalvonnan arkistossa. Relevantin tiedon seulominen epäoleellisesta saattaa merkittävästi pienentää digitoitavan aineiston määrää. Jos mahdollista, aineiston seulonnan rinnalla voidaan tehdä rekisteritietojen päivitystä, mikä tukee tiedon parempaa hyödyntämistä rakennusvalvonnan toiminnassa. Teknisin osa digitointipolkua on aineiston skannaus, jossa paperinen aineisto muutetaan sähköiseen muotoon tarkoitusta palvelevan laitteiston avulla. Kun materiaali on skannattu sähköiseen muotoon esimerkiksi ulkoiselle verkkolevylle, seuraa skannatun aineiston tuonti Lupapisteeseen palvelumme yhteyteen kehitetyllä digitointityökalulla. Digitoitu aineisto päätyy lopulta Lupapisteen pysyväisarkistoon kolmen askeleen kautta: 3

5 1. Lupapisteessä tapahtuvan aineiston metatiedotuksen yhteydessä määritellään asiakirjoja kuvaavat tiedot aineiston jatkokäyttöä varten. 2. Metatiedotettu aineisto tulee tämän jälkeen tarkastaa viranomaisen toimesta, jotta varmistutaan aineiston laadusta sekä tietojen oikeellisuudesta. 3. Tarkastuksen jälkeen aineisto voidaan siirtää Lupapisteen pysyväisarkistoon. Tulee huomioida, että vasta pysyväisarkistoon siirron jälkeen aineisto on hyödynnettävissä Lupapisteen dokumenttihaun ja sähköisten jakelukanavien kautta. Kannattaakin hioa digitointiprosessi alusta lähtien kuntoon siten, että aineiston tie skannauksesta pysyväisarkistoon on mahdollisimman lyhyt, eikä tieto jää makaamaan esimerkiksi tarkastusvaiheeseen tai aineisto odota siirtoa arkistoon kohtuuttoman pitkää aikaa. Tietyissä Lupapiste-kunnissa koko Lupapisteessä tapahtuva digitointityö onkin vastuutettu pääosin yhdelle henkilölle, mikä vähentää merkittävästi digitointiprosessin katkonaisuutta. Toisaalta myös useamman henkilön osallistaminen prosessiin vähentää riskiä tiedon keskittymiselle ja mahdollistaa esimerkiksi tarvittaessa tuuraamisen sekä ajoittaisen yhteistyön. 4

6 DIGITOINNIN SUUNNITTELU Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, pätee digitointiprojektiin paremmin kuin hyvin. Tyhjentävä projektisuunnitelma palvelee tekemisen punaisena lankana ja ohjaa arkiston digitointia oikeiden asioiden äärelle. Suunnitelman avulla viranomainen voi myös perustella kunnassa digitointia ja sen budjetointia. Mikäli kunnalla on mahdollisuus käyttää ulkopuolista kumppania digitointiprojektin tiettyihin osa-alueisiin, kannattaa asiantuntijoihin olla yhteydessä heti digitoinnin suunnittelun alussa, jotta varsinaisessa suunnittelutyössä osataan kiinnittää huomiota laadukkaan lopputuloksen kannalta tärkeimpiin asioihin. Kannustamme myös kysymään kokemuksia muilta kunnilta digitointiprojektin suunnittelun sekä organisoinnin suhteen pyörää on tunnetusti turha keksiä uudelleen. Alla muutamia yhteystietoja digitointia tehneisiin kuntiin. Heiltä voit kysyä kokemuksia digitointiprojektista luvan kanssa. Mirja Kakkonen, Järvenpää Tiedonhallinnan suunnittelija, Järvenpään kaupunki Johanna Aho, Tuusula Johtava rakennustarkastaja, Tuusulan kunta

7 DIGITOINTISUUNNITELMA KUVA 2. DIGITOINTISUUNNITELMA ENSIMMÄISENÄ ASKELEENA. Digitointisuunnitelmassa päätetään mm. digitoinnin laajuudesta, etenemistavasta ja siitä, miten ja kenen toimesta digitointiin liittyvää työtä tehdään. Suunnitelman yhteydessä kannattaa keskustella muun muassa siitä: o Mitä digitoidaan: rakennusluvat, toimenpideluvat, toimenpideilmoitukset jne. - Lupakuvat vs. rakentamisen aikainen materiaali. o Missä järjestyksessä: vuosijärjestyksessä, kiinteistöittäin, alueittain, lupien iän vai kenties Lupapisteen kaupasta tulleiden aineistopyyntöjen perusteella. o Millä laajuudella: lähiarkisto vai päätearkisto. o Kenen toimesta ja millä: digitoijat, arkistohenkilöstö, asiantuntijat, ulkoistetut palvelut, tarvittavat laitteistot, ohjelmistot ja tilat (skannerit, työtila aineiston järjestelyyn, Lupapisteen digitoijan työpöytä). Alla on kuvattu tarkemmin digitointisuunnitelman runkoa etenemisen tueksi. 6

8 Digitointisuunnitelman sisältöä: 1. Projektin tavoitteet a. Projektin kuvaus b. Digitoinnin tavoitteet c. Digitoinnin vaikutukset d. Digitoitava aineisto 2. Projektin ositus ja aikataulu a. Digitointiprosessi b. Digitoinnin toteutusvaihtoehdot c. Aikataulu d. Työsuunnitelma 3. Projektin organisointi a. Projektin organisaatio b. Projektin ohjaus 4. Projektin panokset a. Resurssit b. Hankinnat c. Kustannukset d. Kustannus-Hyöty -analyysi e. Rahoitus 5. Laadunvarmistus 6. Projektin viestintä HANKINNAT Yksi digitointisuunnitelman osa-alue, hankinnat, varmasti puhuttaa kokonaisuutta 7

9 mietittäessä melkoisesti, joten aihepiiristä muutama sananen. Isoin kustannuserä digitoinnissa on pääsääntöisesti digitointiin käytettävä työ on se sitten kunnan sisäistä työtä tai ostettua digitointiapua. Tämän lisäksi kustannuksia syntyy muun muassa laitteistosta sekä Lupapisteen digitointityökalun käytöstä. Osaavan palveluntarjoajan kanssa digitoinnissa osataan keskittyä kuitenkin kalkkiviivoilta lähtien oikeisiin asioihin ja oikeilla välineillä, mikä voi lyhentää radikaalistikin digitointiin käytettävää aikaa sekä tarjota laadukkaan lopputuloksen mm. toimittajilla käytössä olevien kuvanparantamistekniikoiden ansiosta. Alla olevassa kuvassa kunta ulkoistaa mahdollisimman paljon digitointiprojektin eri osia. Aineiston seulonta ja Lupapisteessä tapahtuva aineiston tarkastus sekä arkistosiirto on kuitenkin järkevää pitää kunnan hyppysissä. KUVA 3. TÄSSÄ MALLISSA KUNTA OSTAA MAHDOLLISIMMAN PALJON APUA PALVELUNA. DIGITOINTIA PALVELUNA Ammattitaitoisen palveluntarjoajan hyödyntäminen digitointiprojektissa on järkevää ajan ja rahan käyttöä. Osaavan digitointikumppanin kanssa koko digitointiprojekti voidaan suunnitella alusta asti kunnan yksilöllisen tilanteen sekä tarpeiden mukaan, ja täten projekti saadaan vauhdilla liikkeelle heti alkumetreistä lähtien. 8

10 Seuraavana on esitelty toimittajia rakennusvalvontojen paperiarkistojen digitointiin: heiltä rakennusvalvonnat voivat hankkia palveluna digitoinnin eri osa-alueita tai lähes koko prosessin aina sopivien skannauslaitteiden vertailusta skannaukseen sekä aineiston metatiedotukseen asti. Varsinainen digitointityön suorittamisen sijainti voidaan sopia yhdessä asiakkaan kanssa, mutta muun muassa palveluntarjoajien hyödyntämien digitointikeskusten ansiosta digitointityön nopeus saattaa olla keskitetyissä yksiköissä omaa luokkaansa. Palveluntarjoajia rakennusvalvontojen paperiarkistojen digitointiprojekteihin ovat muun muassa 1 : - Analogia Finland Oy Digitointikeskus on Analogia Finland Oy:n palvelu, joka tarjoaa kaikki digitointiin tarvittavat palvelut yhdestä paikasta. Digitointikeskus tarjoaa korkealaatuisia skannaus- ja digitointipalveluita vaativalle asiakaskunnalle. o Yhteystiedot: Markus Vihra, Toimitusjohtaja markus.vihra@analogia.fi Canon Oy Canon kykenee kumppanina toimittamaan kaiken digitointiin tarvittavan osaamisen perustuen omaan osaamiseen ja teknologiaan: konsultointi, laitteisto, ohjelmistot, digitointi palveluna sekä projekti saumattomana kokonaisuutena - aina tarpeen mukaan. Yhteistyötä vauhdittamaan Canon toteuttaa kartoituskäynnin kunnissa/kaupungeissa maksutta, jonka pohjalta saamme kokonaiskuvan asiakkaan tarpeesta ja voimme tarjota optimaalista kokonaisuutta digitointiin. o Yhteystiedot: Katja Heikkilä, Key Account Manager katja.heikkila@canon.fi DOC Digital Office Company 1 Luettelon tarkoitus on auttaa eri toimittajien vertailussa. Kunta päättää itsenäisesti palveluntarjoajan valinnasta. Evolta ei ole vastuussa palveluntarjoajien lopputuloksesta. 9

11 DOC on Suomen suurin skannauspalveluiden tarjoaja. Digitoimme rakennusvalvonnan materiaalit kustannustehokkaasti, avaimet käteen -periaatteella valmiiksi Lupapistejärjestelmään toimitettuna. o Yhteystiedot: Teemu Vuorela, Account Manager teemu.vuorela@digitalofficecompany.fi Document House Oy Document House auttaa asiakkaitaan pääsemään eroon papereista. Document House tekee dokumentinhallinnan käyttäjälle helpoksi ja siten varmistaa että organisaation oikeat toimintatavat jalkautuvat käytäntöön. Yhtenä merkittävänä osana dokumenttikokonaisuuden hallinnassa on arkistojen digitointi sähköisesti käytettävään muotoon ja Document House huolehtii asiakkaiden digitointiprojektista alusta loppuun. o Yhteystiedot: Pekka Huttunen, Key Account Manager pekka.huttunen@documenthouse.fi Erkki-Jussi Welling, Myyntijohtaja erkki-jussi.welling@documenthouse.fi Toimittajia vertailtaessa kannattaa käydä läpi kunnan laatukriteerit aineiston digitoinnin osalta, tehdä projektisuunnitelma yhdessä toimittajan kanssa ja sopia aineiston hyväksymismenettelyistä sekä korjausprosessista. On ehdottoman tärkeää järjestää toimittajalle pääsy aineistoon tutustumiseen, sillä mitä selkeämpi kuva toimittajalla on rakennusvalvonnan aineistosta, sitä suoraviivaisempaa ja selkeämpää tarjouksen antaminen on. Vertailuja tehtäessä hyödyllisiä ovat luonnollisesti referenssit vastaavasta aineistosta, ja kannattaa myös vaatia tarvittaessa koe-erän toimittamista. Hinta voi määräytyä muun muassa metreittäin, asiakirjoittain, asiakirjatyypeittäin tai tuntiperusteisesti, mutta tarkemman hinnan toimittajat pystyvät antamaan tilannekartoituksen jälkeen. Hankintaa suunniteltaessa tulee kuitenkin huomioida, että hankintalainsäädännön 10

12 mukainen kilpailutusraja palveluille on euroa Tätä pienemmät hankinnat jäävät kuitenkin hankintalain ulkopuolelle. Mikäli digitoinnin edistäminen on kunnassanne tärkeää, mutta ette tiedä miten lähteä liikkeelle, tai asian resursoinnissa on haasteita, ole yhteydessä yllä eriteltyihin palveluntarjoajiin ja ylläty positiivisesti niistä eri malleista ja hintalapuista, joita toimittajilla on yhteistyöllenne tarjota. LUPAPISTEEN DIGITOINTITYÖKALU JA AINEISTON MASSASIIRTO Lupapisteeseen on kehitetty helppokäyttöinen digitointityökalu, jonka avulla joko viranomainen tai esimerkiksi yllä eritelty ulkopuolinen digitointikumppani voi digitoida paperilupia palveluumme sekä hoitaa aineiston metatiedottamista. Digitointityökalua voi hyödyntää Lupapisteen tiedonhallintaa käyttävä rakennusvalvontaorganisaatio, eikä sen käyttöönotosta koidu kunnalle kustannuksia. Digitointityökalu aktivoidaan kunnalle käyttöön ilmoituksella Lupapisteen tukeen ja tarkempaa tietoa työkalun käytöstä saat täältä sekä jäljempänä tästä oppaasta. Jokaisesta digitoijan työkalulla digitoidusta ja Lupapisteen sähköiseen pysyväisarkistoon viedystä luvasta perimme 5,3 euron 2 toimenpidemaksun. Luvan yhteyteen tuotavien dokumenttien määrä on kuitenkin vapaa eli yhdellä luvalla saattaa olla satoja dokumentteja, mutta digitoidun luvan hinta pysyy samana - 5,30 euroa per lupa. Mikäli kunnalla on jo arkistoitavat dokumentit sähköisessä muodossa tallennettuna dokumenttien hallintajärjestelmään (esim. Orbit, ProjectWise) tai sähköiseen kansioon ja aineisto on hyvin metatiedotettua, voidaan digitoidun aineiston siirto Lupapisteen pysyväisarkistoon tehdä myös massasiirtona Evoltan toimesta. Mikäli kunnan aineistoa ei ole metatiedotettu vaan ainoastaan skannattu jatkotyöstöä varten, suosittelemme tällöin lämpimästi Lupapisteen digitointityökalun käyttämistä, jotta aineiston metatiedottamisessa ei jouduta tekemään tuplatyötä. 2 Pidätämme oikeuden hintamuutoksiin. Tarkista digitointityökalun käytön ajantasainen hinta Evoltalta 11

13 Evoltan yhteyshenkilönä aineiston massasiirtojen osalta toimii: Jesse Malkamäki, Projektipäällikkö Lisätietoa aineiston massasiirrosta, hinnoittelusta ja sen vaatimuksista löydät täältä. AINEISTON JÄRJESTELY KUVA 4. AINEISTON JÄRJESTELY TOISENA ASKELEENA. Aineiston järjestelyn ideana on valmistella ja seuloa digitoitava aineisto skannauskuntoon. Tätä ennen kunnassa kannattaa käydä läpi se, mitä aineistoa on 12

14 tarkoitus digitoida, missä järjestyksessä ja miten asiakirjoja tulee säilyttää digitoinnin jälkeen. Järjestelyn tarkoituksena on varmistaa, että kaikki digitoitava, yhteisten digitoinnin pelisääntöjen mukainen aineisto löytyy ja että se on valmisteltu sovitun mallin mukaisesti. Aineiston tarkastamisessa kannattaa käyttää listaa digitoitavista asiakirjoista ja samalla poistaa turhat, ei-säilytettävät paperit. KUVA 5. DOKUMENTTIEN ORGANISOINTIA DIGITOINTIPISTEELLÄ LOHJALLA. Luvat sekä asiakirjat kannattaa järjestää selkeään järjestykseen. Aineisto kannattaa järjestellä luvittain ja luvan mukana tulisi olla allekirjoitettu päätös. Pääluvan hakemus kannattaa järjestää päällimmäiseksi ja ottaa digitoitavaan aineistoon lupakansio tai kansilehti käyttöön. Mikäli kunta päivittää samalla rekistereitään, tulisi varmistaa, löytyvätkö tiedot rekistereistä, ja merkitä ylös, mikäli tietoja puuttuu. 13

15 KUVA 6. LUVAN DOKUMENTTIEN JAOTTELUA LOHJALLA. REKISTERIKORJAUKSET Kunnassa kannattaa keskustella, tehdäänkö arkistoja digitoitaessa ja aineistoa seulottaessa samalla rekisteritietojen päivitys esimerkiksi puuttuvien rakennusten ja rakennusten tilavuuksien osalta ja/tai puuttuvien ja puutteellisten lupatietojen osalta. Rekisteritietojen korjaus vaatii aikaa, resursseja ja erityisosaamista, minkä vuoksi työhön kannattaa valita rakennusvalvonnan omaa henkilöstöä. Monessa kunnassa rekisteritietojen päivitystä on perusteltu rakennustietojen korjauksella ja siitä saatavilla kiinteistöverotuloilla. Rekisteripäivitysten tekeminen tukee kuitenkin hyvin digitointiprojektia, jossa tavoitteena on lopulta tiedon parempi hyödyntäminen. SKANNAUS 14

16 KUVA 7. AINEISTON SKANNAUS MUODOSTAA DIGITOINTIPOLUN KOLMANNEN ASKELEEN. Kun digitoitava aineisto on seulottu ja järjestelty, seuraa prosessin teknisin vaihe eli skannaus. Skannaus on siis se työvaihe, jonka tuloksena paperinen asiakirja muuntuu sähköiseen muotoon skannauslaitteiston avulla jatkokäyttöä varten. SKANNAUKSEN VALMISTELU Skannauksen valmisteluun kuuluu mm. skannattavan luvan tilan tarkistaminen ja toiminta kunnan laatimien pelisääntöjen mukaan. Digitointityön alussa eteneminen on hidasta, kun pitää etsiä, mistä mikäkin tieto löytyy ja mitä termit sekä asiakirjanimet tarkoittavat. Kun oikeat tiedot ja sopiva työjärjestys alkavat löytyä, työ nopeutuu ja sujuvoituu. Oikeaa työjärjestystä on vaikea tietää etukäteen, vaan se riippuu tiloista, laitteistoista, aineistosta, tekijöistä sekä skannauksen syystä. Joskus on tehokkainta käsitellä yhtä asiakirjaa vain kerran eli skannata ja kirjoittaa luvan tiedot samalla kerralla, kun lupaan liittyvät asiakirjat ovat käsissä. Tällainen käyttötapaus on esimerkiksi asiakkaan lähettämä tilauspyyntö tietystä piirustuksesta Lupapisteen kaupan kautta. Joskus taas on tehokkainta antaa skannerin laulaa, digitoida varastoon ja lisäillä metatiedot jälkeenpäin. 15

17 Skannauksen onnistumisen ja lopulta digitoinnin laadun kannalta on tärkeää, että työ tehdään tarkoitukseen sopivalla laitteistolla ja ohjelmistoilla. KUVA 8. ESIMERKKI LOHJALTA NÄYTTÖJEN ORGANISOINNISTA DIGITOINNIN YHTEYDESSÄ. SKANNAUS PROSESSINA Oikeaa työjärjestystä skannauksen suhteen on vaikea tietää etukäteen, vaan se riippuu tiloista, laitteistoista, aineistosta, tekijöistä sekä skannauksen syystä. Joskus on tehokkainta käsitellä yhtä asiakirjaa vain kerran, eli skannata ja kirjoittaa luvan tiedot samalla kerralla, kun lupaan liittyvät asiakirjat ovat käsissä. Tällainen käyttötapaus on esimerkiksi asiakkaan lähettämä aineistopyyntö tietystä piirustuksesta Lupapisteen kaupan kautta. Joskus taas on tehokkainta antaa skannerin laulaa, digitoida varastoon ja lisäillä metatiedot jälkeenpäin. 16

18 KUVA 9. SKANNAUKSEN VALMISTELUSTA AINEISTON SKANNAUKSEEN ESIMERKKIPROSESSI ASIAKKAALTAMME. Yllä yksi esimerkki kuntaasiakkaaltamme skannausprosessista sekä siihen liittyvistä työvaiheista. Korostamme kuitenkin prosessin miettimistä kunnan uniikeista lähtökohdista, resursseista sekä tarpeista käsin. DIGITOINTI LUPAPISTEESSÄ 17

19 KUVA 10. DIGITOINNIN KAUTTA AINEISTO PÄÄTYY LOPULTA PYSYVÄISARKISTOON JA JATKOKÄYTTÖÖN. Digitointi Lupapisteessä muodostuu kolmesta eri vaiheesta: 1) Indeksoinnista eli aineiston metatiedotuksesta. 2) Aineiston tarkastamisesta. 3) Arkistoon siirrosta. Paperinen lupa tuodaan Lupapisteeseen palvelumme yhteyteen kehitetyllä digitointityökalulla. Tämän jälkeen digitoidut asiakirjat metatiedotetaan ja aineiston tiedot tarkistetaan arkistosiirtoa varten. Kun lupa on siirretty Lupapisteen pysyväisarkistoon, voidaan asiakirjoja hakea dokumenttihausta ja määritellyt asiakirjat ilmestyvät automaattisesti myyntiin sekä Lupapiste Kauppaan että selailtavaksi Arkistopäätteeseen. Jäljempänä ohjeistetaan Lupapisteen digitointityökalun tarkempi käyttö ja avataan näiden uusien jakelukanaviemme sisältöä. Keräämme lisäksi Lupapisteessä tehtävään digitointiin liittyviä yleisimpiä kysymyksiä ylös Digitoinnin FAQ -sivulle, joka päivittyy jatkuvasti erilaisten käyttötapausten myötä. LUPAPISTEEN DIGITOINTITYÖKALU 18

20 Paperilla käsitellyt hankkeet voidaan digitoida talteen Lupapisteen pysyväisarkistoon Lupapisteen digitointityökalulla. Digitoidut hankkeet löytyvät digitoinnin jälkeen samasta paikasta kuin sähköisenä alkunsa saaneet hankkeetkin. Paperilupien digitointi edellyttää, että: Rakennusvalvonnalla on käytössä Lupapisteen tiedonhallintakokonaisuus. Tiedonhallinnan käyttöönottokoulutus on pidetty. Digitointikokonaisuus on suunniteltu. Digitointityökalun käyttöohjeeseen (alla) on tutustuttu. Mikäli yllä olevat ehdot täyttyvät, eikä rakennusvalvonnalla ole digitointityökalua päällä, tulee asiasta ilmoittaa Lupapisteen tukeen joka aktivoi työkalun käyttöön. Tämän jälkeen kunnalla pitäisi näkyä Arkistoi paperilupa - painike Lupapisteessä. Digitointityökalu aktivoidaan kuitenkin nykyään käyttöön aina tiedonhallinnan käyttöönottokoulutuksen yhteydessä, joten yllä mainittu koskee lähinnä tietyssä välitilassa olevia kuntia. KUVA 11. PAPERILUVAN ARKISTOINTI LUPAPISTEESSÄ ON MAHDOLLISTA, KUN KUNNALLA NÄKYY ARKISTOI PAPERILUPA -PAINIKE PALVELUSSA. Oletusarvoisesti painike näkyy vain arkistonhoitajan oikeuksilla, mutta Lupapisteen pääkäyttäjätilin kautta voidaan määritellä digitoijan oikeudet palveluun. Tällöin kyseinen henkilö saa näkyvyyden ainoastaan digitoitaviin hankkeisiin. Hän pääsee avaamaan digitoitavia hankkeita Lupapisteeseen ja muokkaamaan näiden tietoja, mutta ei arkistoimaan hankkeita. Tämän oikeuden käyttäminen on perusteltua esimerkiksi silloin, kun ulkopuolinen kumppani digitoi lupia palveluun. DIGITOINTITYÖKALUN KÄYTTÖ Paperiluvan digitointi aloitetaan Lupapisteessä klikkaamalla Arkistoi paperilupa - painiketta. 19

21 KUVA 12. PAPERILUVAN DIGITOINTI ALOITETAAN "ARKISTOI PAPERILUPA" -PAINIKKEEN KAUTTA. Tämän jälkeen aukeavalle sivulle syötetään valmistuneen paperiluvan kuntalupatunnus ja valitaan organisaatio, jossa päätös on annettu. Lupa avataan käsittelyyn klikkaamalla Etsi lupa -painiketta. Jos kuntalupatunnuksella ei löydy tietoja, yritetään hanketta hakea kartalta kiinteistötunnuksen perusteella. Tällöin Lupapiste yrittää hakea tietoa kiinteistön rakennustiedoista sijainnin perusteella. KUVA 13. LUPA TUODAAN PALVELUUN JOKO KUNTALUPATUNNUKSEN TAI SIJAINNIN PERUSTEELLA. Digitoitava hanke saa otsikokseen Digitoidun luvan arkistointi. Hanke saa avatessa väliaikaisen LX-alkuisen asiointitunnuksen tyypillisen LP-alkuisen asiointitunnuksen sijaan. Avatun hankkeen tiedot on jaettu kolmelle välilehdelle. Näiden välilehtien lisäksi hanke saa Yhteenveto-välilehden. Avatun hankkeen arkistointimenettelyä pääsee tarvittaessa vaihtamaan kartan oikealta puolelta. Mikäli hankkeelle aukeaa vääriä tietoja, tulee hanke peruuttaa. Korjaukset hankkeen tietoihin tulee tehdä taustajärjestelmään, jonka jälkeen hanke avataan uudelleen Lupapisteeseen digitoitavaksi. 20

22 KUVA 14. DIGITOITAVALLE LUVALLE TEHDÄÄN TARVITTAVAT LISÄYKSET ERI VÄLILEHDILLÄ. Hakemuksen tiedot -välilehti pitää sisällään selostukset hankkeen toimenpiteistä, rakennusten pysyvät rakennustunnukset (VTJ-PRT) sekä käyttötarkoitukset. RH-tiedot eivät siirry digitoinnin myötä Lupapisteeseen. Osapuolet -välilehdellä on tietoja hankkeen osapuolista. AINEISTON METATIEDOTUS 21

23 KUVA 15. DIGITOIDUN AINEISTON METATIEDOTTAMINEN VARMISTAA TIEDON LÖYDETTÄVYYDEN. Aineiston metatiedotuksen avulla asiakirjat saavat niitä kuvaavat tiedot aineiston hakuja varten. Metatiedotus tehdään Lupapisteessä sinne digitoidun hankkeen sisällölle. Tallennettavat tiedot kannattaa käydä tarkasti läpi silloin, kun syötetään ensimmäistä kertaa metatietoja liitteille tai uusi henkilö aloittaa aineiston indeksoinnin. Tätä työvaihetta kannattaa priorisoida, jotta ei synny korjausvelkaa. Mahdollisia indeksointivirheitä voidaan kyllä korjata Lupapisteen pysyväisarkistossa arkistonhoitajan toimesta, mutta järkevän ajankäytön kannalta kannattaa panostaa selkeään ohjeistukseen ja toimintamalliin jo heti aluksi. Koko Lupapisteessä käytettävän liitelistauksen ja vaihtoehdot asiakirjoille valittaville liitetyypeille näet täältä. 22

24 KUVA 16 ASIAKIRJOJEN METATIEDOTTAMINEN TAPAHTUU LIITTEEN LISÄÄMISEN YHTEYDESSÄ Hankkeelle skannatut liitteet lisätään Suunnitelmat ja liitteet -välilehdelle. Liitteiden lisäyksen yhteydessä niille määritetään aineiston löydettävyyden kannalta tärkeät metatiedot. Tämän lisäksi välilehdellä määritetään ne rakennukset, joihin liitteet liittyvät. Lisättävän liitteen maksimikoko on palvelussa 100 MB. Liitteiden lisäys tapahtuu Lupapisteen normaalin ohjeistuksen mukaisesti. Liitteitä lisätessä määritetään liitekohtaisesti liitteen siirtymisestä myyntiin Lupapiste Kauppaan. Valitsemalla Estä myynti, liite ei siirry myyntiin, vaikka tiedonohjaussuunnitelmassa kyseinen liitetyyppi olisikin määritetty siirrettäväksi myytäväksi. KUVA 17. HANKE JÄTETÄÄN TARKASTETTAVAKSI YHTEENVETO -VÄLILEHDELLÄ. Digitoitu hanke jätetään arkistonhoitajalle tarkistettavaksi Yhteenveto -välilehdellä klikkaamalla Valmis arkistoitavaksi -painiketta. Hanke siirtyy Tarkastettavana - tilaan, ja ohjautuu arkistonhoitajan oikeudet omaavan henkilön työstettäväksi. AINEISTON TARKASTUS 23

25 KUVA 18. AINEISTON TARKASTUS VARMISTAA AINEISTON LAADUN. On erittäin tärkeää, että viranomainen tarkastaa aineiston läpikotaisin ennen arkistoon siirtoa. Laadunvarmistus ja hyväksymismenettely ovat avainasemassa laadukkaassa lopputuloksessa. Aineisto palvelee luonnollisesti entiseen tapaan rakennusvalvonnan asiakkaita, mutta jakelusta on mahdollista tehdä sähköisten kanavien (mm. Lupapiste Kauppa, Arkistopääte) ansiosta itsepalveluperiaatteella toimivaa, jolloin on tärkeää, että jaeltavan materiaalin laatuun voidaan luottaa. Hankkeen tarkastuksesta vastaavalla henkilöllä tulee olla arkistonhoitajan oikeudet Lupapisteessä. Hän näkee luvan Digitoidut luvat -välilehdellä Tarkastettavana - tilassa. Tässä tilassa olevat digitoidut luvat tulevat myös arkistonhoitajan omaan työjonoon Arkistoitavat -välilehdelle. 24

26 KUVA 19. TARKASTETTAVANA OLEVA DIGITOITU HANKE NÄKYY OMALLA VÄLILEHDELLÄÄN. Arkistonhoitaja voi vaihtaa hankkeen menettelyn sopivaan, ja tarkistaa hankkeen tiedot liitteineen kuten muutkin arkistoon vietävät hankkeet. ARKISTOSIIRTO KUVA 20. AINEISTON SIIRTO ARKISTOON VIIMEISENÄ DIGITOINNN ASKELEENA. Lupapisteeseen digitoitu hanke arkistoidaan lopulta täysin samaan tapaan kuin muutkin Lupapisteen hankkeet. Arkistoitava hanke löytyy tarkastuksen jälkeen välilehdeltä Arkistoitavat. 25

27 KUVA 21. TARKASTETTAVANA OLEVA DIGITOITU HANKE NÄKYY OMALLA VÄLILEHDELLÄÄN. Hanke muuttuu arkistoinnin jälkeen tilaan Arkistoitu, ja se poistuu viranomaisten hankenäkymästä ja siirtyy löydettäväksi Lupapisteen dokumentinhausta. Mikäli kuitenkin myöhemmin huomataan, että hankkeelle tulee lisätä asiakirjoja arkistoinnin valmistuttua, tulee prosessi aloittaa alusta klikkaamalla Arkistoi paperilupa - painiketta. 26

28 AINEISTON JAKELU JA MYYNTI Kun materiaali on digitoitu Lupapisteeseen ja siirretty arkistoinnin myötä pysyväisarkistoon, voidaan aineistoa hyödyntää useilla eri tavoilla. Se on jatkossa löydettävissä muiden hankkeiden tavalla Lupapisteen dokumenttihaun kautta, mutta uusien palvelujemme, Lupapiste kaupan sekä Arkistopäätteen, avulla sähköisen aineiston jakelu ja myynti voidaan hoitaa itsepalveluperiaatteella ilman, että rakennusvalvontaviranomaisten työaikaa sitoutuu tiedon etsimiseen tai jakeluun. KUVA 22. SÄHKÖISEN AINEISTON MYYNTI JA JAKELU UUSIEN PALVELUIDEMME AVULLA. Uusien palveluidemme avulla sähköisestä aineistosta saadaan välitön hyöty irti. Kaupan ja Arkistopäätteen käyttöönotoista on pyritty tekemään mahdollisimman mutkattomia. Alla lyhyet kuvaukset kyseisistä jakelukanavista ja samassa yhteydessä lisätietolinkit palveluiden käyttöönotosta sekä hinnoittelusta. LUPAPISTE KAUPPA 27

29 Lupapiste Kauppa on sähköinen jakelutie rakennusvalvonnan dokumenteille. Kaupan ideana on korvata aiemmin viranomaisen toimesta tehtävä manuaalinen ja työläs jakelu. Asiakkaat ostavat Kaupasta itsepalveluna tarvitsemansa dokumentit, ja palveluun sisältyvän aineistopyyntötoiminnon avulla asiakkaat voivat pyytää kunnalta aineistoa, jota ei vielä palvelusta löydy. KUVA 23. RAKENNUSVALVONNAN AINEISTON MYYNTI ONNISTUU VAIVATTOMASTI LUPAPISTE KAUPASTA. Kaupassa voidaan myydä Lupapisteen arkistoon joko sähköisen asioinnin kautta syntyneet tai sinne digitoinnin kautta tuodut dokumentit. Dokumentteja voivat ostaa esimerkiksi yritykset, ammattilaiset ja kuntalaiset. Mikäli rakennusvalvonnalla on Kauppa käytössä, aineisto Lupapiste kauppaan poimitaan Lupapisteen sähköisestä arkistosta. Arkistoidun dokumentin metatiedot vaikuttavat siihen, siirtyykö dokumentti myytäväksi Lupapiste kauppaan vai ei. Dokumentti on mahdollista ostaa kaupasta, jos liitekohtaiset valinnat ovat seuraavat: Myyntipalvelu = sallitaan julkaisu myyntipalvelussa 28

30 Näkyvyys = julkinen Julkisuusluokka = julkinen (tai salassapitoaika on päättynyt) Henkilötiedot = ei sisällä henkilötietoja TAI sisältää henkilötietoja (eli dokumentti ei sisällä arkaluonteisia henkilötietoja) Muokkausmahdollisuus metatietoihin on arkistonhoitajan tunnukset omaavalla henkilöllä. Metatietoja voidaan muokata Onkalo-säilytysjärjestelmässä osoitteessa: Lisätietoa Kaupan käyttöönotosta ja hinnoittelusta saat täältä. Kaupan käyttöohjeet asiakkaille löytyvät puolestaan täältä. LUPAPISTE ARKISTOPÄÄTE Lupapisteen Arkistopääte on sekä sisäiseen käyttöön että asiakaskäyttöön tarkoitettu itsepalvelupääte rakennusvalvonnan dokumenteille. Arkistopääte korvaa viranomaisten toimesta tehtävän ja aikaa kuluttavan tiedonhaun sekä aineiston välityksen. Arkistopäätteen avulla asiakkaat ja viranomaiset voivat itsenäisesti hakea, 29

31 selata ja katsella Lupapisteen pysyväisarkistossa olevia rakennusvalvonnan dokumentteja. KUVA 24. LUPAPISTEEN ARKISTOPÄÄTTEEN KAUTTA AINEISTON HAKU JA SELAILU ONNISTUU NÄPPÄRÄSTI YHDEN HAKUKENTÄN KAUTTA. Palvelussa on nähtävillä dokumentit, jotka viranomaiset ovat luokitelleet julkisiksi ja nähtäviksi Lupapisteen Arkistopäätteellä. Asiakkaiden toimesta aineiston lataaminen omaan käyttöön ei palvelun kautta onnistu, vaan tavoitteena tietysti on, että varsinaisista aineistohankinnoista maksetaan kunnalle korvaus esimerkiksi Lupapiste Kaupan kautta. Sisäiseen käyttöön lataus voidaan mahdollistaa ja näistä käyttötarpeista keskustellaan kunnan kanssa käyttöönoton yhteydessä. Lisätietoa Arkistopäätteen käyttöönotosta ja hinnoittelusta saat täältä. 30

32 LOPPUSANAT Kuten todettua, arkiston digitointi ei ole mikään pikkujuttu, vaan huolellisesti suunniteltava projekti, joka on hyvä miettiä kokonaisuutena tiedon hallittavuuden ja hyödyntämisen näkökulmasta. Kun kuitenkin digitoinnin suunnittelu on hyvin tehty ja vastuutettu, voidaan projektin kanssa edetä päättäväisesti kohti hetkeä, jolloin stressi relevantin tiedon löytymisestä on eilispäivää ja tiedonhaku on pääosin ulkoistettu loppukäyttäjille. Syitä digitointiin on runsaasti kuin myös tukea digitoinnin edistämiseen. Muistakaa, että me lupislaiset, muut viranomaiset sekä eri palveluntarjoajat digitoinnin saralla jaamme mielellämme tietoa ja autamme teitä eteenpäin hankkeidenne kanssa. Toivomme, että saitte muun muassa tämän oppaan kautta lisää ymmärrystä digitoinnin kokonaisuudesta ja tie kohti paperitonta arkea vaikuttaa entistä houkuttelevammalta. Toivotammekin teille koko tiimimme voimin sähköistä tekemisen meininkiä! 31

33 LINKKEJÄ AIHEPIIRIN YMPÄRILLÄ Alla kootusti linkkejä digitointiin sekä sähköisen aineiston hyödyntämiseen linkittyvään materiaaliin. Pääset näkemään kyseisen materiaalin aihetta klikkaamalla. Linkkilistaa päivitetään jatkuvasti ja otammekin mielellämme vinkkejä hyvistä tietolähteistä digitointiin liittyen. Linkkivinkit voit lähettää osoitteeseen: Palveluesitteitä Aineiston massasiirto Lupapisteeseen kuvaus palvelusta sekä hinnoittelu Lupapiste Kauppa esite, käyttöönotto ja hinnoittelu Lupapiste Arkistopääte esite, käyttöönotto ja hinnoittelu Digitoinnin tarpeisiin Digitoinnin FAQ Lupapisteen digitointityökalun käyttö Lohjan laatima opas Lupien digitointi Lupapisteeseen arkistosta Liitteet toimenpiteittäin Lupapisteessä 32