Seminaarin ohjelma Loppukeskustelu ja loppusanat, johtaja Kari-Pekka Mäki-Lohiluoma Seminaari päättyy

Transkriptio

1 Seminaarin ohjelma Seminaarin avaus, pääjohtaja Elli Aaltonen Kelan hankintatoiminta, hankintapäällikkö Hannamaija Haiminen Uudistamisselvitys: kuulemisten ja kyselyjen tulokset, muutosjohtaja Tomi Ståhl Tauko Palveluntuottajien ja järjestöjen odotukset uudistustyölle Kohti rekisteröintimenettelyä Tauko Vaihtoehtoja uusiksi hankintamenettelyiksi Esimerkkinä rekisteröintimenettely Palvelusetelit Dynaaminen hankintajärjestelmä Loppukeskustelu ja loppusanat, johtaja Kari-Pekka Mäki-Lohiluoma Seminaari päättyy

2 Kelan hankintojen uudistamisselvitys -kuulemisten ja kyselyiden tulokset Hankintaseminaari Tomi Ståhl muutosjohtaja

3 Kelan vision mukaan luomme palvelujen edelläkävijänä hyvinvointia ja oman elämän hallintakykyä. Strategisena tavoitteena on, että olemme aloitteellinen ja luotettava kumppani eri verkostoissa. Asiakkaille hankittavien palvelujen onnistuminen yhdessä kumppanien kanssa on aivan keskeinen osa Kelan kokonaisonnistumista.

4 Selvitys hankintojen uudistamisesta Taustalla kilpailutusten haasteet ja toisaalta tärkeys Kelan asiakkaille. Tavoitteena varmistaa, että Kelan hankinnat ovat kokonaistaloudellisesti edullisia, vastaavat mahdollisimman hyvin asiakkaiden tarpeita ja tuottavat korkealaatuisia sekä vaikuttavia palveluita. Painopiste on suoraan asiakkaille tehtävissä etuushankinnoissa. Kehittämistarpeita tarkastellaan muun muassa jo toteutettujen merkittävien hankintojen kokemusten perustella. Selvitystyötä johtaa muutosjohtaja Tomi Ståhl Raportti valmistuu maaliskuussa 2019

5 Selvitysmenetelmät Hankinnoista saadut palautteet Haastattelut ja kuulemiset (lokakuu-tammikuu) Tilastotieto, tutkimukset, selvitykset Kysely Kelan sisäisille hankinnan asiantuntijoille ( ) Kysely asiakasjärjestöille, palveluntarjoajille ja asiantuntijoille ( ) Kuulemistilaisuudet Seminaari Ulkopuolisten hankinta-asiantuntijoiden kuuleminen

6 Hankintojen tasapainotteluhaaste - hankintakohtaisesti ratkaistava mm. Laatu valintakriteerinä palvelukuvauksessa Hinta Asiakkaan asioinnin helppous erinomainen asiakaskokemus Vaikuttavuus arviointi ja mittaaminen Vastuullisuus ekologinen sosiaalinen taloudellinen Asiakkaan valinnanvapaus Vaikutukset markkinoille Vaikutukset palveluntuottajille Toimeenpanokustannukset

7 Kysely asiakasjärjestöille, palveluntarjoajille ja asiantuntijoille

8 Tietoa kyselystä Kyselylinkki on lähetetty 525 asiantuntijalle, asiakasjärjestön edustajalle ja palveluntarjoajalle Erilaisten hankintojen palveluntarjoajista on tehty hankintajärjestelmästä otos. Vastauksia on saatu 270 kpl Suurin osa (yli 90 %) vastaajista palveluntarjoajia

9 Kyselyn tuloksia, kaikki vastaajat, N 260

10 Tavoitteiden toteutuminen/ ICT-hankinnat (keskiarvot, N 18)

11 Tavoitteiden toteutuminen/ ICT-hankinnat, N 18

12 Koettuja vahvuuksia ja kehittämiskohteita mm. Lainmukaisuus Avoimuus Syrjimättömyys Puitesopimukset Markkinakartoitus Selkeät tarjouspyynnöt Kelan hankintatapa pitkälti kuten muillakin Sopimusaikainen yhteistyö Laatukriteerit jäävät hinnan jalkoihin Kokonaistaloudellinen edullisuus Markkinatuntemus Palvelun sisällön ja laadun määrittelyosaaminen (Tarjouspyynnöt eivät vastaa aina todellista tarvetta) Tarjouspyynnöt on tiukasti rajattu (eivät mahdollista innovatiivisten ratkaisujen tarjoamista) Kommunikointi, tarjoajien kuuleminen

13 Tavoitteiden toteutuminen/ Kuntoutushankinnat (keskiarvot, N 166) - sisältää avoterapiat ja laitosmuotoisen kuntoutuksen

14 Tavoitteiden toteutuminen/ Kuntoutushankinnat, N 166

15 Koettuja vahvuuksia ja kehittämiskohteita mm. Sähköisen palvelut oli pääosin koettu toimiviksi ja virheitä vähentäviksi Aikaisemmat kilpailutukset saivat kiitosta. Niiden nähtiin ohjanneen alan kehitystä. Viestintä, informointi, ohjeiden selkeys Selkeät palvelukuvaukset Aikataulujen pitäminen Auditoinnit Kokemus, osaaminen Laadun painoarvo, erityisosaaminen Yhteistyö ja vuorovaikutus Asiakkaiden tarpeiden huomiointi Pitkien terapiasuhteiden jatkuvuus Kokonaiskustannusten huomiointi (esim. matkakustannukset) Markkinavaikutusten huomioiminen Suuret vs. pienet palveluntuottajat Vastuullisuus Kumppaneiden arvostus

16 Tavoitteiden toteutuminen/ Taksien välityskeskukset (keskiarvot, N 8)

17 Tavoitteiden toteutuminen/ Taksien välityskeskukset, N 8

18 Koettuja vahvuuksia ja Lainmukaisuus Hankinnat vastaavat hyvin asiakkaiden tarpeita Syrjimättömyys ja avoimuus Tarjouspyyntöjen yksityiskohtaisuus ja selkeys kehittämiskohteita mm. Kokonaistaloudellinen edullisuus Markkinatuntemus, markkinavaikutusten arviointi Hankinnan suuruus, alueellisuus Aikataulu Ympäristönäkökohtien huomiointi Asiakasviestintä

19 Tavoitteiden toteutuminen/ Tulkkauspalvelut (keskiarvot, N 35)

20 Tavoitteiden toteutuminen/ Tulkkauspalvelut (keskiarvot, N 35)

21 Koettuja vahvuuksia ja kehittämiskohteita, mm. Selkeät ohjeet, tiedotukset Selkeä tarjouspyyntö On hyvä, että on yksi maksaja ja tilaaja. On hyvä, että koulutus on huomioitu Sähköinen kilpailutus Suora tiedotus tuottajille tulevasta hankinnasta. Kela on pyrkinyt tarjoamaan osallistumisen mahdollisuuksia Laadun painoarvo 50/50 Pyrkimys on ollut asiakaslähtöisen toteutuksen suuntaan. Myös lähitulkkipalvelu on hyvä Kelan kilpailutus on parantunut kerta kerralta. Osaaminen on karttunut. Yhteistyö Alan ymmärrys Kokonaistaloudellisuus (mm. matkat) Markkinavaikutukset (Kela ostaa lähes koko tuotannon), suuri merkitys ammattikunnalle Tiukoiksi koetut palvelukuvauksen ehdot, mm. tulkin työskentelyalueet/ hankinta-alueet Peruuntuneiden tilausten huomioiminen Työntekijöiden vaihto- tai tilausten siirtomahdollisuus Tuotteiden rajoittaminen (2 tulkkausmuotoa/tulkki)

22 Tavoitteiden toteutuminen/ Äitiyspakkaus (keskiarvot, N 17)

23 Tavoitteiden toteutuminen/ Äitiyspakkaus N 17

24 Koettuja vahvuuksia ja kehittämiskohteita mm. Lainmukaisuus Laatuun panostetaan (painotus 70 %) Arvioidut kulutusmäärät pitävät hyvin paikkansa Sähköinen tarjousjärjestelmä toimii hyvin ja sitä on helppo käyttää Ympäristönäkökohtia ja vastuullisuutta on painotettu, erityisesti viimeksi. Kilpailutuksesta tiedotetaan hyvin Tarjouspyynnöt ovat melko selkeitä kokonaisuuksia Pitävät aikataulut Vaaditaan melko paljon erilaisia dokumentteja, mikä aiheuttaa yrityksille ajoittain melkoisesti työtä Vaaditut referenssit hankaloittavat mukaan pääsemistä Pitkät tarjouspyynnön ja toimitusten väliset ajat, raskas prosessi pienille yrityksille Ympäristönäkökohdat ja vastuullisuus edelleen, niiden varmistaminen ja esim. tuotantoolosuhteiden valvonta Tarjottavien tuotteiden mallien ja kuosien vaatimukset ovat joskus epäselviä tai tulkinnanvaraisia Toivottu mm. kotimaisuuden arvostamista

25 Hankintamenettelyt/ kuntoutus (keskiarvot, N 166)

26 Hankintamenettelyt/ kuntoutus (N 166)

27 Hankintamenettelyt/ Äitiyspakkaus (keskiarvot, N 17)

28 Hankintamenettelyt/ Äitiyspakkaus (N 17)

29 Hankintamenettelyt/ Tulkkauspalvelut (keskiarvot, N 35)

30 Hankintamenettelyt/ Tulkkauspalvelut (N 35)

31 Hankintamenettelyiden koettuja kehittämistarpeita mm. Yhteistyö ja vuorovaikutus Aito vaikutusmahdollisuus Palveluntuottajien ja asiantuntijoiden osaamisen hyödyntäminen valmisteluvaiheessa Tekninen vuoropuhelu Palautteiden kerääminen Viestintä Sopimushallinta

32 Osaamisen kehittäminen (kaikki vastaajat, N 260)

33 1. Teemakohtaiset kuulemiset - syventävää tietoa ja ymmärrystä 1. Julkisten hankintojen hyvät käytännöt avoimessa menettelyssä, rajoitetussa menettelyssä ja neuvottelumenettelyssä sekä sopimusaikana Uudet järjestämis- ja hankintamenettelyt; innovatiiviset hankinnat, rekisteröintimenettely, palveluseteli ja hankinnan vaikutukset markkinoihin Vastuulliset hankinnat

34 Teema 1. Kuulemis- ja yhteistyöprosessi Palautteet palveluntuottajilta Palveluntuottajille ja asiakkaille informointi -> neuvottelut Hankintapäätöksen esittely tarvittaessa - tarvittaessa voidaan ottaa kantaa muun muassa, miksi palveluntuottajan ehdotusta x ei otettu tarjouspyyntöön 6. Sopimuskausi alkaa 5. Sopimusneuvottelu 1. Sopimusyhteistyö 4. Hankintapäätöksen esittely 2. Tarjouspyynnön valmistelu 3. Tarjousvertailu ja hankintapäätös Palautteet asiakkailta - miten kerätään? - laadunvalvonta - tulospalkkio Keskustelu palvelujentuottajien ja Kelan välillä - uusia palveluja? - palvelujen laatutaso - hankintojen kehittämistarpeet Kehittämistarpeet tarjouspyyntöluonnokseen Kuulemistilaisuus (live) - etukäteen lähetetty materiaali (tarjouspyyntö v.1) riittävällä kommentointiajalla - mahdollisuus kommentoida myös sähköpostitse luottamuksellisesti Tarjouspyyntöluonnos v.2 - kommentointimahdollisuus Tarjouspyynnön julkaisu - kysymykset <-> vastaukset

35 2. Uudet järjestämis- ja hankintamenettelyt; innovatiiviset hankinnat, rekisteröintimenettely, palveluseteli ja hankinnan vaikutukset markkinoihin Uudet menettelyt, etenkin rekisteröintimenettely, kiinnostivat ja saivat laajasti kannatusta Esim. rekisteröintimenettelyn hyötyinä pidettiin mm. Asiakkaiden valinnanvapauden ja vallan lisääntymistä Asiakassuhteiden jatkuvuutta Palveluntuottajien joustavaa mahdollisuutta päästä mukaan Nykyistä nopeampaa reagointia muutoksiin Työllistävän ja stressaavan kilpailutuksen välttämistä Suuria haasteita ovat mm. Hinnan määrittely Tuotteistus Laatukriteerien määrittely Matkojen huomioiminen Kannustimet Portinvartijuus jne.

36 3. Vastuulliset hankinnat

37 Vastuulliset hankinnat - palaute ja teemakohtaisen keskustelun perusteella syvennettyä pohdintaa Vastuullisuutta on huomioitu erityisesti äitiyspakkaukseen ja ict-hankintoihin liittyen, kehitettävää on edelleen. Muissa hankinnoissa arviot olivat huonommat tai vastaaja ei osannut sanoa (kertoo, että asia ei ole ollut hankinnassa juurikaan esillä). Suurin osa vastaajista on palveluntuottajia. Käyttäjien/asiakkaiden ja asiantuntijoiden vastaukset voisivat painottua eri tavalla. Kuntoutusmatkat nousivat vahvasti esille -> myös ympäristönäkökulma tässä yksi keskeinen Sosiaalinen vastuullisuus on yleisesti ottaen hankalammin arvioitava asia kuin konkreettisempi ympäristönäkökulma. Esimerkiksi tarjoajien syrjimättömyys kytkeytyy myös sosiaaliseen vastuullisuuteen. Sosiaalinen vastuullisuus kytkeytyy moniin hankintoihin, ei pelkästään äitiyspakkaukseen. Vastuullisuutta pitää tarkastella hankintalajeittain, niissä ei voi soveltaa yhtä vastuullisuuden kaavaa. Ovat osin arvovalintoja myös. Vastuullisuutta on hankinnoissa hyvä miettiä myös riskien kautta: mitkä asiat ovat keskeisiä missäkin hankinnassa ja minkälaisia hallintatoimenpiteitä tarvitaan Vastuullisuus kehittyy koko ajan. Tänä vuonna ajateltuja vastuullisuusnäkökohtia voi olla tarpeen kehittää jo lähitulevaisuudessa.

38 Kyselyn ja kuulemisten perusteella keskeisiä kehittämiskohteita Keskeisiä kehittämistarpeita Kelan hankinnoissa, yhteisiä/ yleisiä mm. Yhteistyö ja vuorovaikutus Asiakkaiden roolin vahvistaminen Markkinatuntemuksen parantaminen Laadun määrittely ja tunnistaminen, vaikuttavuuden arviointi Laadun varmistaminen Riskienhallinta Saatu eri hankintoihin myös huomattava määrä yksityiskohtaisia kehittämisehdotuksia Jatkosuosituksena on, että nämä käydään vielä tarkemmin läpi hankintakohtaisesti tulevaa kehittämistä varten.

39 Vaikuttavuuden ekosysteemi ja hankintojen vaikuttavuusketju Palvelut ja etuudet Kustannusvaikuttavuus - toimintakyky, elämänlaatu Työ Asiakas Perhe Palveluntuottajan palvelut Kelan palvelut ja etuudet Ystävät ja tukiverkostot

40 Alustavia kehittämissuosituksia Osaamisen vahvistaminen Luottamuksen rakentaminen mm. avoimuus ja yhteistyö sekä viestintä Yhteistyössä moniammatillisesti hankinnan kohteen määrittely, laatukriteerien määrittely, markkinatuntemus yhteistyössä Laadun määrittäminen Laatukriteerien tulee edistää asiakkaalle korkealaatuista/kustannus vaikuttavaa palvelua (mittaaminen) Laadun varmistaminen auditointi ja asiakaspalautteet Riskienhallinta, riskien ennakointi ja hallintatoimenpiteet Oppiva kone edellisen hankinnan opit hyödynnetään (kyselyt ) Datan hyödyntäminen, analyysit muutoksista Vastuullisuus vaiheittaisuus/tiekartta? Mitä muuta! anna palautetta

41 Jatkotyö Vielä asiantuntijakuulemisia Edellä kuvatut arviot vahvuuksista ja kehittämiskohteista ovat vasta alustavia ja niitä tullaan syventämään ja varmistamaan arvioiden oikeellisuutta Selvityksen loppuraportti valmistuu maaliskuun aikana Raportissa on tarkoitus tuoda selkeästi esille suurimmat haasteet ja suositukset kehittämistoimenpiteiksi. Yhtenä suosituksena on alustavasti, että Kelan sisällä tilaajat ja hankintaryhmä yhdessä perehtyvät tarkemmin hankintakohtaiseen palautteeseen, jotta sitä voidaan hyödyntää jatkokehittämisen apuna.

42 Suuri kiitos aktiivisesta osallistumisesta Kelan hankintojen kehittämiseen!