Kuvernöörin käyttövarat Rotary Internationalilta ja piirin budjetista

Transkriptio

1 1/10 PDG Kari Tallberg 2007, Tarkistettu painos 2008, 2009, 2010, 2011 PDG Markku Kalliomäki Suomen Rotary ry Kuvernöörin käyttövarat Rotary Internationalilta ja piirin budjetista 1. KUVERNÖÖRIN KÄYTTÖVARAT ROTARY INTERNATIONALILTA Kuvernööri saa Rotary Internationalilta käyttövaroja, jotka on tarkoitettu vain kuvernöörin virallisen viranhoidon kustannusten peittämiseen. RI:ltä saadut varat eivät ole piirin varoja eikä niitä saa liittää piirin varoihin eikä säilyttää piirin tileillä. Rotary Internationalin varat tulee säilyttää ja kulut maksaa kuvernöörin sitä varten erikseen avatulta tililtä. Rotary Internationalilla on tilintarkastusoikeus kuvernöörin RI:lta saamiin varoihin. Piirillä ei ole tarkastusoikeutta kuvernöörin RI:ltä saamien varojen käyttöön. Kuvernöörin käyttövaroista annetaan piirikokouksessa muun tilinpäätösmateriaalin mukana yhteenvetoraportti, josta ilmenee varojen määrä ja käyttö sen yhteenvedon pohjalta, joka toimitetaan myös Rotary Internationalille varojen tilityksen yhteydessä. Samalla voidaan esittää selvitys siitä, että Rotary International on hyväksynyt tilityksen. Tämä tilitys tulee antaa Rotary Internationalille jo mennessä. Kuvernöörivarat jakaantuvat kahteen osaan. Ensimmäinen osa suoritetaan heti kuvernöörivuoden alussa sitä varten osoitetulle kuvernöörin avaamalle tilille. Tämä osuus on 70 % myönnetystä määrärahasta. Loppuosa, maksimissaan 30 %, suoritetaan, kun kuvernööri on tehnyt tilityksen sekä edellä mainitun 70 % :n käytöstä että jäljellä olevasta 30%:sta tai niistä kuluista, jotka ylittävät ensin saadun erän (70 %) ja kulut ja tositteet on hyväksytty. Loppuosa ei automaattisesti ole 30 % määrärahasta, vaan vain sen verran kuin todelliset ja hyväksyttävät kulut ovat olleet. Kokonaismäärärahaa ei ole mahdollista ylittää ilman, että siihen on saatu erikseen anomuksesta RI:n hallituksen lupa. Varsinaisen määrärahan lisäksi kuvernööri voi saada 10 % lisän kokonaismäärärahaan käytettäväksi apulaiskuvernöörien koulutukseen, jos piirissä on hyväksytty (esim. Piirineuvottelun yhteydessä) Piirijohtosuunnitelma eli District Leadership Plan sekä toteutettu apulaiskuvernöörien koulutusohjelma. Tämä lisämääräraha tilitetään tilityslomakkeella nimeltään Assistant Governor Training Expense Report (E). DGE vastaa koulutuksesta ja tekee anomuksen. Kuvernöörin rahavarojen käyttötilitys Rotary Internationalille tehdään sitä varten olemassa olevilla kaikkiaan seitsemällä yksityiskohtaisella lomakkeella sekä niiden yhteenvetolomakkeella. Lisäksi on pari muuta raha-asioihin liittyvää raporttia / lomaketta: GETS Expense Report (B) ja District Governor Expense Report for Organizing New Clubs (I). Tilityksen laatimista helpottaa huomattavasti, jos kaikkia lomakkeita täyttää juoksevasti jokaisen kuluerän tapahduttua. Lomakkeet ovat olemassa myös Excel taulukkoina, joten ne voidaan täyttää myös PC:llä. Tositteet on syytä numeroida ja kirjata heti kronologisessa järjestyksessä sekä tehdä erikseen merkintä, silloin kun tositteen summa ylittää 75 dollaria (= n. 55 ), jolloin se tulee liittää alkuperäisenä RI:lle menevään tilitykseen. Kurssina käytetään kunkin kuukauden rotarydollarin kurssia. On pidettävä tarkasti huolta siitä, että RI:ltä laskutettu kulu ei tule laskutetuksi uudelleen piiriltä, joten kummassakin tilityksessä tulee olla vain alkuperäisiä tositteita.

2 2/10 KUVERNÖÖRIN KULURAPORTIT RI:lle RI HYVÄKSYY / EI HYVÄKSY KUVERNÖÖRIN KULUIKSI Lomake "A" Printing and Photocopying, PAINATUS- ja KOPIOINTIKULUT: - Kuukausikirjeiden tuottamisen kustannukset kuten painatus ja monistus - Rotary käyntikorttien ja kirjelomakkeiden ja kuorten painatus. Ei hyväksytä: Niitä painatuskuluja, jotka liittyvät Piirikonferenssin aineistoon, ohjelmaan, kutsuihin ym., PETS koulutukseen tai Piirin The Rotary Foundation koulutukseen ei voida esittää hyväksyttäväksi. Myöskään mitään piirin omaa aineistoa eikä onnittelu- tai tervehdyskortteja hyväksytä. Piirin tai kuvernöörin internet kotisivuihin liittyviä kustannuksia ei hyväksytä. Lomake "B" Postage, POSTITUS - Postituskulut kuukausikirjeistä, yleisestä kirjeenvaihdosta klubeihin ja apulaiskuvernööreille ja muille piirin toimihenkilöille. Mikäli SR / Rotarytoimisto hoitaa kuukausikirjeiden jakelun (normaalisti s-postilla), niin SR:n piirille esittämä lasku hyväksytään kulutositteeksi Myös postituskulut RI:lle lähetettävistä raporteista kuuluvat tähän ryhmään. Ei hyväksytä: Minkään muun aineiston postituskuluja kuin niiden aineistojen, jotka liittyvät suoranaisesti kuvernöörin viralliseen hallinnolliseen tehtävään ei voida esittää. Rotary Foundation aineiston postituskuluja ei hyväksytä. Ne on syytä panna kuukausikirjeen liitteeksi. Lomake "C" Office Supplies, TOIMISTOTARVIKKEET: - Yleiset toimistotarvikkeet paperit, kalvot, kynät, tietokoneen kirjoittimen paperit ja musteet, CD- romput ja muut kulutustarvikkeet - Tarpeellisten tietokoneohjelmien hankinta esim. Microsoft Office Ei hyväksytä: - Tietokoneiden ja niiden liittyvien oheislaitteiden, kameroiden, puhelimien ja muiden telekommunikaatiolaitteiden vuokrakuluja ei hyväksytä - Tietokone- ja muiden laitteiden korjauksia ei korvata Lomake "D" Telephone and Fax, PUHELIN, FAKSI, INTERNET: - Yhden lankapuhelinliittymän kohtuulliset kulut, sisältäen kiinteät yhteyden kuukausimaksut. Jos puhelin on vain Rotarytoiminnan vuoksi olemassa ja perheen muu liikenne hoidetaan toisen liittymän kautta, korvataan koko kustannus. - Yhden matkapuhelimen kohtuulliset kulut. Jos liittymä on myös yksityisessä käytössä korvataan vain se osa, joka voidaan katsoa kohtuulliseksi Rotarytoiminnan osaksi. - Yhden kiinteän laajakaistayhteyden kuukausimaksut sellaisinaan. Myös DGE:lle voi saada korvauksen, siltä osin, kun hän joutuu käyttämään telekommunikaatiovälineitä järjestäessään PETS, Piirineuvottelu tai Piirikoulutustilaisuuksia Ei Hyväksytä: - Laitehankintoja tai laitevuokria eikä niiden korjauksia hyväksytä.

3 3/10 Lomake "E1 Official Duties Automobile Travel Log, MATKAT / KILOMETRIKORVAUKSET Kun kuvernööri suorittaa klubikierroksensa hänelle syntyy ajokilometrikustannuksia, jotka korvataan todellisen ajomäärän mukaan.(yksi vierailu/klubi). Ajokilometrit, jotka liittyvät piirikokouksen järjestämiseen korvataan myös. Ajetut kilometrit kirjataan kaavakkeelle "E1" siten, että ne ovat kronologisessa järjestyksessä ja kustakin ajosta ilmenee käyty klubi ja päivä sekä ajomäärä. Myös ne ajokilometrit, jotka liittyvät PETS tai Piirineuvottelun järjestämiseen ja läpivientiin korvataan. DGE:lle. Zürichin toimistossa on hyvät historialliset tiedot piirien kilometrimääristä, joten ajopäiväkirjan pidon suhteen on syytä olla tarkkana. RI vahvistaa vuosittain maksamansa maakohtaiset kilometritaksat. Ajopäiväkirjaa on syytä ylläpitää juoksevasti. Ei hyväksytä: Piirin tai klubien juhliin ja muihin tilaisuuksiin liittyviä matkakuluja ei korvata. Nämä maksetaan piirin budjetista. Jos on olemassa tarvetta käydä useita kertoja samassa klubissa, on joko hankittava korvaus omasta piiristään tai tehtävä erikseen RI:lle anomus. Mikäli kuvernööri on apulaiskuvernöörin kyydissä, niin korvaus AG:lle tulee suorittaa piirin matkakorvausbudjetista DGE:n matkoja ei korvata. Kuluvaraus on tehtävä piirin omaan budjettiin, paitsi milloin on kyse PETS ja Piirineuvottelutilaisuuksista. Muuta matkoista Kuvernöörin matkat piirin ulkopuolelle eivät myöskään kuulu korvattaviin kustannuksiin. Kuvernööri ei voi matkustaa RI:n kustannuksella vaikkapa Konventioon tai Instituuttiin, vaan näihin matkoihin on varattava rahat piirin budjetista. Myöskään kuluja siitä, että kuvernööri osallistuu piirin joihinkin omiin tilaisuuksiin ei korvata, vaan matkakorvaus on otettava piirin budjetista. Mitään piirin virkailijoiden matkakuluja ei korvata, vaan niihin tulee osoittaa varat piirin budjetista. Myöskään nuorisovaihtoon liittyviä kuluja ei korvata eikä GSE-ryhmän matkoja ja muita kustannuksia määränpäässä. Rotary Internationalin Presidentin virallisen edustajan kulut hänen ollessa piirissä edustamassa RI:n presidenttiä jakautuvat siten että RI maksaa edustajan matkan mutta ei majoitusta eikä muonitusta niiltä päiviltä jotka hän osallistuu varsinaiseen piirikonferenssiin joten, kulut tästä tulee sisällyttää piirikonferenssin kustannuksiin. Huom.! Piirikokoukseen saapuvalla RI:n virallisella edustajalla on samat oikeudet ja sama protokolla-asema kuin RI:n presidentillä ja näin ollen hänet tulee majoittaa paikkakunnalla hyvätasoiseen hotelliin ja hänen kuljetuksistaan ja muonituksesta on huolehdittava siitä hetkestä lähtien kun hän puolisoineen saapuu paikkakunnalle siihen saakka kun hän poistuu, yleensä päivää ennen piirikokouksen alkua ja piirikokouksen päättymistä seuraavaan päivään.

4 4/10 Lomake "E2 Official Duties: Hotels and Meals, HOTELLI JA MUONITUSKULUT Kaikista hotellikuluista on esitettävä kuitti eli hotellilasku. Henkilökohtaiset hotelli tai muonituskulut eivät kuulu korvattavien kulujen piiriin. Näin ollen, puolison, partnerin tai kenenkään muun henkilön muonitusta tai majoituskuluja ei korvata myöskään virallisten tehtävien yhteydessä. Jos kuvernöörin puoliso on mukana klubivierailumatkoilla, tämä merkitsisi sitä, että esim. yhden hengen ja kahdenhengen huoneen erotuksen joutuu kuvernööri itse maksamaan. (Kukaan ei kuitenkaan tiedä montako henkilöä huoneessa on yöpynyt)! Ei hyväksytä: Puolison tai jonkun muun henkilön osalta ruokailuita ja majoittumisia. Piirin GSE, TRF ym. tilaisuuksiin liittyviä ruokailu- ja majoituskustannuksia. Alkoholipitoisia juomia ei korvata missään tapauksessa. Lomake E3 Official Duties: Miscellaneous Expenses, MUUT SEKALAISET KULUT Todelliset ja kohtuulliset matkakulut korvataan siten, että matkaliput edullisinta matkustustapaa ja edullisimmassa matkustusluokassa korvataan. Tässä kohdassa laskutetaan myös piirin 1420 osalta lauttaliput Viroon ja mahdolliset lentoliput Ahvenanmaalle piirissä Tällä kaavakkeella veloitetaan myös pysäköinti, viisumimaksut tai muut viralliset luvat. Myös kuvernöörille piirikokouksen järjestämisestä syntyneet matkakulut korvataan, samoin korvataan hänen piirikokouksessa läsnäolosta syntyneet matkakustannukset, majoituskulut ja muonituskulut sekä mahdollinen osanottomaksu. Järjestäjät saavat (ja kannattaa) laskuttaa kuvernööriä ja hän saa veloittaa tämän maksun edelleen RI:lta. Myös PETS järjestelyiden matkakulut korvataan, jolloin sekä DG että DGE, joka itse asiassa on tuon kokouksen järjestelyistä päävastuussa, saavat korvauksen sekä matkoista että majoituksesta ja muonituksesta järjestäjän esittämää laskua vastaan. Myös DTTS (District Team Training Seminar) järjestämisestä ja osallistumisesta korvataan samoilla periaatteilla.(matkat, hotelli, muonitus, osallistumismaksu). Lipuista on aina syytä säilyttää kantaosa ja kuitti maksusta, josta ilmenee kuka on matkustanut, minne, koska ja mikä on ollut kustannus. Jos kustannus on yli 75 dollaria, niin kuitti on pakollinen. Kaikista hotellimajoituksista olivatpa ne sitten maksaneet vähemmän tai enemmän kun 75 dollaria tulee liittää kuitti tilitykseen. Matkoilla tapahtuneista ruokailusta on oikeus laskuttaa ja jos muonitus on maksanut enemmän kuin 75 dollaria vaaditaan kuitti. RI ei korvaa alkoholijuomia missään muodossa! Huomionarvoista on että RI ei korvaa puolison muonituskuluja eikä myöskään matkakuluja. Jos siis puoliso on mukana, joka on usein toivottavaa tai joissain yhteyksissä sitä edellytetään, on joko saatava ylimääräisiin kuluihin varat piirin varoista, omasta taskusta tai joskus hieman luovuutta käyttäen.

5 5/10 MUITA EI-HYVÄKSYTTÄVIÄ KULUJA: Avustajat, sihteerit, käännöstyöt RI ei korvaa mitään kustannuksia, jotka liittyvät avustajien tai sihteereiden palkkioihin. RI ei korvaa käännöstöistä syntyneitä kuluja (jos on tarvetta kääntää ). Jos on tarvetta laskuttaa käännöstyöstä, niin on toimittava niin, että kääntäjä laskuttaa otsikolla "kuukausikirjeiden valmistus" "beredninga av månadsbrev" "preparation of monthly letters" tai vastaavaa. Tilityksessä on syytä olla selittelemättä liikaa! Vuokrat, tilavuokrat RI ei korvaa tila- ja laitevuokria, jotka liittyvät Piirikonferenssiin tai PETS:iin tai muihin piirin järjestämiin tilaisuuksiin. HUOM! Apulaiskuvernöörien koulutustilaisuutta varten on saatavissa 10 % kuvernöörin budjettiin lisää, jos Piirijohtosuunnitelma (DLP) on hyväksytty Piirin presidenttien kokouksessa siis käytännössä PETS:n yhteydessä, jolloin AG-koulutustilaisuuden kuluihin voidaan liittää matkakuluja, muonitusta, tilavuokraa. mutta ei siis suoraan kuvernöörin budjetista. Nämä kulut laskutetaan käyttäen "Assistant Governor Training Expence Statement" kaavaketta. Lahjat, muistamiset, tuliaiset RI ei kustanna mitään lahjoja, palkintoja, huomionosoituksia pinssejä, bannereita yms. Muut kulut Tietokoneiden ja liittyvien oheislaitteiden ostoa, korjaamista, huoltoa, päivittämistä, tukipalveluita ei korvata. Laajakaistaliittymien (ADSL) asennusta ja ADSL-modeemia ei korvata. Digikameroiden ostoa tai vuokrausta ei korvata. Autojen korjausta, hinausta, huoltoa ei korvata. Matkavakuutukset: RI lähtee siitä, että kuvernöörit ja DGE:t huolehtivat itse riittävästä vakuutussuojasta kaikkia tilanteita varten eikä RI korvaa myöskään äkillisiä sairastapauksia osallistuttaessa viran puolesta kokouksiin joskin esim. San Diegon Assemblyssa hotellissa on lääkäri, joka vierailee yleensä huoneessa toteamassa sairauden laadun, jos ilmoittaa, että ei voi osallistua päivän istuntoihin ja seminaareihin koulutuksen aikana. Lisäksi on käytössä ASSISTANT GOVERNOR TRAINING SEMINAR EXPENSES E GETS EXPENSES Report Form B ja NEW CLUB EXPENSES Form I kaavakkeet. Näiden kaavakkeiden yhteydessä on selkeät ohjeet sitä mitä korvataan ja mitä ei. GETS (Governor Elect Training Seminar) ja Rotary Instituutti. Kaavake B GETS EXPENSE REPORT Kustannukset jakautuvat siten että RI korvaa DGE:lle kolme hotelliyötä ja kahden päivän muonituksen GETS:n osalta. Myöskään mitään maksua osallistumisesta ei peritä. DGE:n matkakuluihin on varattava rahaa piirin budjettiin. Myös DGE:n puolison matkoihin ja (osittaiseen)-muonitukseen on varattava rahat piirin budjettiin. GETS:n yhteydessä pidettävään Instituuttiin osallistuminen ja majoittumiset maksetaan piirin budjetista. Tässä kohdassa on syytä kiinnittää huomiota siihen, että myöskään piirin ei tulisi suostua siihen, että DGE tai DG matkustaa kokouspaikalle tai maahan paljon ennen kokouksen alkua tai viipyy sillä kokouksen jälkeen ja veloittaa majoituksesta tai muonituksesta. Tämä koskee sekä GETS, Institute, Assembly ja Konvention matkoja. Rotaryjärjestön piirissä on aina noudatettava sitä periaatetta, että kuluja korvataan vain todellisen tarpeen mukaan ja ne kulut, jotka liittyvät omaan aikaan tai huviin, maksetaan myös itse.

6 6/10 Yhteenvetona RI:n tilityksistä RI:lle tehtävään tilitykseen liitettään kaikki vaaditut kaavakkeet ja alkuperäiset hotellilaskut ja 75 dollaria ylittävät muut alkuperäiset laskut ja tositteet. Kuitenkin kaikista kuluista on oltava olemassa tosite oli se sitten suurempi tai pienempi kuin 75 dollaria. Tämä siksi että RI:llä on tilintarkastusmahdollisuus. Suomalaiset tekevät raporttinsa euroissa, joten on seurattava RI:n julkaisemaa kuukausikohtaista kurssia tuon em. 75 dollarin rajan euromääräisyyden suhteen. Mitään muuta aineistoa kuin mitä vaaditaan, ei tule toimittaa RI:lle eikä kulujen yksilöinnin yhteydessä ole tarvetta antaa laajaa selvitystä kulujen yksilöinnistä. Pankin tiliotteita ei liitetä tilitykseen. Jos tilityksen vastaanottajalla on tarvetta saada lisätietoja, sellainen pyyntö kyllä esitetään. Jos mahdollista, niin kannattaa lähettää tilitys jo ennen määräaikaa esitarkistukseen Zürichin toimistoon, josta saa pyydettäessä palautteen onko jotain korjaustarvetta. Tilitysraporttiin kannattaa panna nekin erät, jotka mahdollisesti ylittävät kokonaismäärärahan, koska se jättää pelivaran RI:n karsimisille. RI:n korvauspäätöksiin ei ole valitusoikeutta. Tämän esityksen lopussa on RI:n yhteenveto korvattavista ja ei-korvattavista kuluista A Guide to Your RI District Governor Allocation Tilityksen määräaika on nykyisin mennessä 2. KUVERNÖÖRIN KÄYTTÖVARAT PIIRIN BUDJETISTA Piirien budjettiin sisällytetään yleensä määrärahat: - PETS-koulutukseen - Piirineuvotteluun - Piirikonferenssiin ja piirikokoukseen - Huomatkaa, että kuvernöörin osallistumiskustannukset (majoitus,muonitus, osallistuminen) em. tapauksissa, voidaan veloittaa kuvernööriltä, joka vuorostaan saa laskua vastaan korvauksen RI:ltä. - GETS ja Instituutti matkakulut siltä osin kuin niitä ei korvata RI- määrärahan kautta. - Mahdolliset RI:n Konvention osallistumis- ja matkakulut - Matkakulut, joita RI ei korvaa, kuten käynnit klubien vuosipäivillä, toisissa piireissä ym. - Piirin hallintokulut (jotka syntyvät osittain siksi, että SR veloittaa palveluistaan erillisen taksan mukaan). - Piirin TRF- ym. seminaarien ja koulutustilaisuuksien kulut - Group Study Exchange kulut - Nuorisovaihdon piirikohtainen avustus, (jos on). - Kuvernöörin mahdolliset edustuskulut sekä lahjat ja muistamiset, jos ne eivät ole häneltä henkilökohtaisesti. Varojen tilityksestä Tarkka tilitys kaikista kuluista kuitteineen. Jos kuvernööri on saanut piiriltään ennakkoja esim. GETS, Instituutti tai Konvention matkoihin, tulee hänen tehdä niistä tilitykset heti kun on saanut RI-varat käyttöönsä tai vastaavasti kun hän voi alkaa käyttää piirinsä osoittamia piirin varoja. Kaikki ennakot, jotka on saatu ennen virkaanastumista on tilitettävä viimeistään mennessä virkakauden alussa. Jos kuvernööri on saanut ennakkoja tai muuta rahoitusta piiriltään siihen kuvernöörikulujen osaan, joka liittyy määrärahan loppuosaan (30 %) on nämä varat tilitettävä piirille välittömästi, kun suoritus niistä on saatu RI:ltä.

7 7/10 Piirin maksamat matkakulut on veloitettava asiallisella matkalaskulla ja muista kuluista on esitettävä kuitit. Kuvernöörin omiin piiriltä veloitettaviin kuluihin on hankittava piirin talouskomitean tai sen valtuuttaman henkilön hyväksyminen ennen maksatusta. Kaikki kuitit ja veloitukset, jotka toimitetaan Rotarytoimistoon maksettavaksi piirin tililtä on varustettava merkinnällä siitä mihin ne liittyvät sekä merkintä siitä mille tilille kukin kulu on kirjattava Piirien tilikartat noudattavat samaa perusrunkoa mutta, viime vuosina on ollut havaittavissa että näihin karttoihin on ilmaantunut piirien omia lisätilejä. Piirien kaikki tulot ja menot on tavoite saada kirjattua kirjanpitoon tilikauden loppuun mennessä, joten tositteiden lähettäminen Rotarytoimistoon on syytä tehdä mennessä Piirien tilikartat harmonisoitiin tilikaudelle ja näitä tilikarttoja tulee käyttää. Piireillä on syytä olla olemassa Talousohje, josta ilmenee mistä kuluista piiri vastaa, miten kulut hyväksytään, miten menetellään, jos budjetti uhkaa ylittyä ( lisäbudjetit) sekä siitä millä linjoilla budjetti laaditaan. PIIRIKOKOUKSELLE ANNETTAVA TILITYS Piirikokoukselle annettavaan tilitykseen tulee sisältyä: Tuloslaskelma ja tase sekä tilintarkastajien lausunto, kaikki ne varat jotka piirin on saanut Rotarysäätiöltä käyttöönsä (DDF, DSG, GSE ym.), selvitys kuvernöörin mahdollisista piirin varoja koskevista operaatioista (sijoitukset, lainat), selvitys mahdollisesta piirin rahaston käytöstä. Myös yhteenveto RI:n suorittamista kuvernöörin kulujen korvauksista on syytä tuoda julki. HUOM! kaikki nämä seikat eivät ilmene piirin tilinpäätöksestä sillä mm. saatuja DSGvaroja ei liitetä kirjanpitoon, vaikka ne kulkevat piirin tilin kautta ja niiden määrä ja käyttö näkyy tiliotteista. Myöskään piirin kertyneitä DDF-varoja ei kirjata kirjanpitoon eikä niiden käyttöä voida seurata kirjanpidon kautta sillä mm. Matching Grant projektien rahoitus ei näy rahavirtoina kirjanpidossa eikä piirin pankkitileillä. Tällaiset tiedot on siis syytä antaa erillisenä liitetietona. SUOMEN ROTARY Suomen Rotary maksaa kunkin kuvernöörin ja tämän puolison matkakulut Pohjoismaisena edustajana jonkin toisen pohjoismaan piirin Piirikonferenssiin, jos kuvernöörit ovat tällaisesta vastavuoroisesta vierailusta sopineet. Isännät vastaavat vastavuoroisesti vieraidensa majoitus ja muonituskuluista piirikonferenssin aikana. Kaikki kuvernöörit eivät ole halunneet käyttää tätä mahdollisuutta. Määrärahavaraus ei ole kuitenkaan luonteeltaan siirtyvä, joten sitä ei voida käyttää muuhun tarkoitukseen. Suomen Rotaryn budjettia ei pidä pyrkiä käyttämään kuvernöörien tai piirien taloudellisen edun ajamiseen. LOPUKSI Piirin ja RI:n myöntämät varat eivät ole kuvernöörille tulonlähde tai sellainen maksulähde, josta kuvernööri voi pyrkiä saamaan mahdollisimman suuren taloudellisen hyödyn. Perinteisesti asianlaita on niin että kuvernöörin tehtävään ryhtyessään jokainen tietää, että viran hoidosta syntyy myös kuluja, jotka on kannettava itse. Kuvernöörivuoden kokemukset kuitenkin palkitsevat runsain mitoin mahdollisesti koituneet kustannukset. Näihin ohjeisiin ja neuvoihin saattaa tulla RI:n hallituksen päätöksiin perustuvia muutoksia ennen DGE:n kuvernööri-kautta tai kuvernöörikauden aikana, jolloin luonnollisesti noudatetaan kulloinkin voimassa olevia RI:n ohjeita.

8 8/10 District Governor s Training Manual

9 9/10

10 10/10