ELINTARVIKKEET ELT301. Tarjouspyyntö

Transkriptio

1 ELINTARVIKKEET ELT301 Tarjouspyyntö Tällä tarjouspyynnöllä pyydetään tarjouksia elintarvikkeista Nokian, Oriveden ja Ylöjärven kaupungeille sekä Kangasalan, Lempäälän, Pirkkalan ja Vesilahden kunnille. Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy

2 2 (19) Sisältö 1 Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy Hankinnan kohde Vaatimukset Hankintamenettely Sopimuskausi*** Osatarjoukset*** Hankinnan jakaminen Vaihtoehtoiset tarjoukset*** Hankinnan arvo Tuotteiden ja niihin liittyvän palvelun vaatimukset*** Tuotteiden ja niihin liittyvän palvelun osakohtaiset vaatimukset Osa 1: Maitotaloustuotteet Osa 2: Leipomotuotteet Osa 3: Mustamakkara Osa 4: Liha, lihatuotteet, HeVi tuotteet, tukkutuotteet ja pakasteet Asiakaspalvelu ja toiminnan kehittäminen Reklamaatiot Raportointi Vastuullisuus hankinnoissa Tuotteiden laatuarviointi osassa 4*** Tilaaminen*** Toimitusaika ja toimituspaikat*** Toimitusehto*** Viivästyssakko*** Tuotteiden hinnoittelu*** Hinnanmuutokset Hinnanmuutokset osan 4 HeVi tuotteissa, osa 4 positiot Muiden tuotteiden hinnoittelu Palvelumaksu*** Lisät ja kulut*** Maksuehto ja laskutus*** Tarjoukset*** Tarjottavat tuotteet Hankinnan valinta ja vertailuperusteet Vertailu osissa Vertailu osassa Tarjouksen sisältö*** Tarjoajan kelpoisuus*** Sopimusehdot*** Hankintapäätös Tarjousten voimassaoloaika*** Tarjousten palautus*** Lisätiedot Allekirjoitus Liitteet... 19

3 3 (19) 1 KUNTIEN HANKINTAPALVELUT KUHA OY Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy (jäljempänä Asiakas) on Kangasalan, Lempäälän, Pirkkalan ja Vesilahden kuntien sekä Nokian, Oriveden ja Ylöjärven kaupunkien (jäljempänä Kehyskunnat) omistama hankintaosakeyhtiö, joka tuottaa osakkailleen julkisia hankintapalveluja. Asiakas on hankintalain 11 :n tarkoittama yhteishankintayksikkö. 2 HANKINNAN KOHDE Hankinnan kohteena ovat Kehyskuntien keittiöillä käytettävät elintarvikkeet ja niiden toimittamiseen liittyvät palvelut. Elintarvikkeita (jäljempänä Tuotteet) toimitetaan Kehyskuntien kouluille, terveyskeskuksiin, päiväkoteihin, vanhainkoteihin ja palvelukeskuksiin sekä muihin yksiköihin. Ruokailijamäärä Kehyskunnissa on päivittäin noin , joista koululaisia on noin Kehyskuntien peruskoulujen, lukioiden ja päiväkotien ruokalistan raaka ainepohja on yhdenmukaistettu. Hankinta on jaettu neljään osakokonaisuuteen. Osakokonaisuudet ovat seuraavat: Osa 1: Osa 2: Osa 3: Osa 4: Maitotaloustuotteet Leipomotuotteet Mustamakkara Lihat, valmisruoat, HeVi, tukkutuotteet ja pakasteet 3 VAATIMUKSET Tarjouksen, tarjottavien Tuotteiden ja niihin liittyvän palvelun tulee täyttää tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä olevat vaatimukset. Merkinnällä *** on tässä asiakirjassa merkitty ehdottomia vaatimuksia, joiden täyttämättä jättäminen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen. 4 HANKINTAMENETTELY Avoin, jolloin kaikki halukkaat tarjoajat voivat jättää tarjouksen. Ennakkoilmoitus EU kynnysarvon ylittävästä hankinnasta on julkaistu HILMA palvelussa ( ja hankintailmoitus on jätetty HILMA palveluun

4 4 (19) 5 SOPIMUSKAUSI*** Sopimuskauden suunniteltu aloitusajankohta on Sopimuskausi on 36 kuukautta, jonka jälkeen optiona on 2 vuoden optiokausi. Mikäli sopimuskausi alkaa on optiokausi ajalle Mahdollisen option käytöstä sovitaan erikseen Asiakkaan ja Toimittajan kesken viimeistään Kangasalan kunnalla on tarjouspyynnön kilpailutushetkellä meneillään ateriaselvitys, jonka pohjalta Kangasalan kunnan osto/tilausvolyymi saattaa laskea sopimuskauden aikana merkittävästi (Kangasalan osuus arvioidusta vuosiarviosta on tällä hetkellä noin 1,6 milj. ). Tämä mahdollinen tilausvolyymien väheneminen voidaan huomioida valitun Toimittajan kanssa erikseen. 6 OSATARJOUKSET*** Osatarjoukset koskien koko osaa 1, koko osaa 2, koko osaa 3 ja koko osaa 4 otetaan myös erikseen huomioon. Tarjoajan on kuitenkin tarjottava tarjoamansa osan Tuotteiden tarjoustaulukon (tarjouspyynnön liite 1 välilehdet osa 1 osa 4) kaikkia tuotepositioita (Positio). 7 HANKINNAN JAKAMINEN Asiakkaalla on oikeus jakaa hankinta useammalle kuin yhdelle Toimittajalle osien 1, 2, 3 ja 4 mukaisesti. Asiakas valitsee osittain (osat 1 4) yhden tarjouskilpailussa parhaiten osassa menestyneen tarjoajan Toimittajaksi. 8 VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET*** Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. 9 HANKINNAN ARVO Hankinnan arvioitu arvo vuositasolla on noin euroa (alv 0 %). Hankinnan arvioitu kokonaisarvo mukaan lukien mahdolliset optiokaudet on noin euroa (alv 0 %). 10 TUOTTEIDEN JA NIIHIN LIITTYVÄN PALVELUN VAATIMUKSET*** Tarjottavien Tuotteiden tulee olla ammattikäyttöön soveltuvia ja niiden tulee täyttää elintarvikkeista ja niiden valvonnasta Suomessa voimassa olevat lait, asetukset, standardit ja muut viranomaismääräykset. Tuotteiden alkuperä tulee pystyä selvittämään aukottomasti. Tuotteiden

5 5 (19) raaka aineet eivät saa sisältää GMO tai säteilytettyjä raaka aineita (poisluettuna mausteet). Tarjottavista Tuotteista tulee pystyä valmistamaan suomalaisten ravitsemussuositusten mukaisia aterioita. Ravitsemussuosituksiin voi tutustua Internet sivuilla: Asiakkaan tai Asiakkaan nimeämän tilaajan (jäljempänä Tilaaja) pyynnöstä tarjoajan tai Toimittajan on todistettavasti pystyttävä esittämään Tuotteelle asetettujen vaatimusten täyttyminen. Tarjoajan tai Toimittajan on myös pyynnöstä lähetettävä virallisen laadunvalvontaelimen todistus Tuotteiden mikrobiologisesta laadusta tai koostumuksesta. Kaikista liitteellä 1 tarjottavista Tuotteista on liitettävä tarjoukseen selvitys, jonka perusteella voidaan yksiselitteisesti todentaa Tuotteelle liitteellä 1 esitettyjen laatuvaatimusten täyttyminen. Selvitys voi olla esim. tuoteluettelo tai tarjotun Tuotteen erillinen tuotekortti, josta tarjottu Tuote on yksilöitävissä Tuotteelle ilmoitetulla tuotekoodilla. Tuotteet tulee olla pakattuna mahdollisimman vähän ympäristöä kuormittaviin ja työturvallisiin pakkauksiin. Koska Tilaajina ovat erikokoiset Kehyskuntien keittiöt, tulee tarjottavien myyntierien olla sekä suurille että pienille keittiöille soveltuvia. Näin ollen Tuotteen myyntierän koko ei voi olla esim. täysi lava. Kaikilla tarjoajan Tuotteilla tulee olla suomenkieliset yksilöidyt ja tarkat tuoteselosteet ja ravintotiedot Tuotteiden sisältämistä aineista. Nämä tuoteselosteet tulee ensisijaisesti olla luettavissa tarjoajan Internet sivuilla, jonka tarkka osoite on mainittava tarjouksessa. Toissijaisesti tarjoajan tulee pyynnöstä esittää tuoteselosteet ja ravintotiedot Asiakkaalle. Mikäli sopimuskauden aikana todetaan, että Toimittajan liitteellä 1 tarjoama Tuote ei täytä sille tarjouspyynnössä asetettuja laatu tai käyttövaatimuksia, tulee Toimittajan välittömästi vaihtaa tämä tuote korvaavaan tuotteeseen, joka täyttää kyseiset vaatimukset. Korvaavan tuotteen tulee olla vähintään kyseiselle Tuotteelle alun perin asetetut laatuvaatimukset täyttävä ja korvaavan tuotteen hinta voi olla korkeintaan alkuperäisen Tuotteen hinta Tuotteiden ja niihin liittyvän palvelun osakohtaiset vaatimukset Osa 1: Maitotaloustuotteet Osan 1 maitotaloustuotteiden Toimittajan tulee hakea EUkoulumaitotukea itsenäisesti Kehyskuntien puolesta. Jotta Maaseutuvirastolta voidaan hakea EU koulumaitotukea, tulee EUkoulumaitotuen piiriin kuuluvien Tuotteiden olla alkuperältään Euroopan unionin alueella tuotettuja.

6 6 (19) Tuotteilla tulee olla vähintään seuraava määrä käyttöpäiviä jäljellä Tilaajalle tapahtuneen toimituspäivän jälkeen: Maito, 5 päivää Jogurtit ja viilit, 7 päivää Juustot, 21 päivää Rae ja tuorejuusto, 7 päivää Liitteellä 2 osa 1 ilmoitetut toimituspisteet, jotka on nyt merkitty liitteessä merkillä, tulevat sopimuskauden alusta alkaen osan 1 toimituspisteiksi. Näiden pisteiden pudotusmääräarviot on otettu huomioon kuntakohtaisissa pudotusmääräarvioissa tarjouspyynnön liitteen 1 osassa Osa 2: Leipomotuotteet Liitteen 1 välilehdellä osa 2 tarjottavien leipomotuotteiden tulee olla toimituspäivän aamuna/aamuyöllä valmistettua tai aikaisintaan toimituspäivää edeltävänä päivänä valmistettua. Toimituspäiviä ovat arkipäivät tiistaista perjantaihin. Toimitukset on toimitettava toimipisteisiin pääsääntöisesti kello välisenä aikana Osa 3: Mustamakkara Tarjoajan tulee pystyä toimittamaan mustamakkara Kehyskuntien toimipisteisiin myös kuumana (yli + 60 celsiusastetta) ja tarjoiluvalmiina pakattuna kuljetuslaatikkoihin. Tällöin Tuotteen on säilyttävä kuumana (yli + 60 celsiusastetta) toimituksen jälkeen kuljetuslaatikossa vähintään 4 tuntia. Mustamakkaraa kuumana toimitettavia pisteitä on kaikista toimituspisteistä yli 90 %:a. Kuuma ja kylmätoimituspisteiden arvioitu lukumäärä on ilmoitettu Kehyskunnittain liitteen 1 välilehdellä osa 3. Toimitukset on toimitettava toimipisteisiin pääsääntöisesti kello välisenä aikana Osa 4: Liha, lihatuotteet, HeVi tuotteet, tukkutuotteet ja pakasteet Osan 4 tarjoajan tuotevalikoimassa on oltava tilattavissa sekä lähiruokaa että luomutuotteita tarjouspyynnön mukaisesti määriteltyinä muina sopimustuotteina. Lähiruualla tässä yhteydessä tarkoitetaan suomalaista ruokaa, jonka raaka aineiden alkuperä ja valmistaja tiedetään ja joka on lisäksi mahdollisuuksien mukaan mahdollisimman lähellä esim. Pirkanmaalla tuotettua. Luomutuotteilla tässä yhteydessä tarkoitetaan Euroopan yhteisöjen asetuksessa (EY) 834/2007 määritetyllä luonnonmukaisella tuotantotavalla tuotettuja tuotteita.

7 7 (19) Lihatuotteet Kalatuotteet Tarjoajan tarjoamat lihatuotteet on oltava jäljitettävissä pyydettäessä aina tuottajatilalle saakka. Lihan ja lihajalosteiden raaka aineiden tulee olla kansallisen ja EU lainsäädännön mukaisesti BSE testattuja. Toimittajan on myös varmistettava, että raaka aineena käytettävien eläinten ruokinnassa ja kohtelussa on noudatettu kulloinkin voimassa olevia tuotantomaan lakeja ja asetuksia. Tarjoajan on tarjottava liitteen 1 välilehdellä osa 4 ainoastaan sellaisia kalapakasteita, joiden tuottamisessa on huomioitu kalastuksen seuraavat eettiset periaatteet: Periaate 1: Kestävät kalakannat Kalastuksen täytyy pysyä sellaisella tasolla, että kalapopulaatiot pystyvät uudistumaan. Jokaisen sertifioidun kalastuskunnan on toimittava siten, että kannat kestävät jatkuvaa kalastusta myös tulevaisuudessa eikä resursseja riistetä. Periaate 2: Ympäristövaikutusten minimoiminen Kalastustoimet tulee toteuttaa siten, että koko niissä hyödynnettävien ekosysteemien rakenne, tuotantokyky, toimintakyky ja monimuotoisuus on turvattu. Periaate 3: Toimiva ohjaus Kalastusyhteisön täytyy noudattaa kaikkia paikallisia, kansallisia ja kansainvälisiä lakeja ja sillä tulee olla vastuullinen toimintatapa sekä kyky reagoida muuttuviin olosuhteisiin ja siten ylläpitää kestävää luonnonvarojen käyttöä. Näiden periaatteiden huomioiminen voidaan osoittaa esim. MSC sertifikaatilla tai muulla kolmannen osapuolen myöntämällä eettiset periaatteet huomiovan kalastuksen todistuksella Reilu kauppa Tarjoajalla tulee olla valikoimassaan myös Tuotteita, jotka täyttävät Reilun kaupan yleiset periaatteet. Näitä periaatteita mm. ovat: Tuotteesta maksetaan viljelijälle vähintään takuuhinta, joka kattaa ympäristön ja ihmisten kannalta kestävän tuotannon kustannukset. Suurtilojen työntekijät saavat vähintään lakien mukaista ja asteittain nousevaa palkkaa, asialliset työolot ja oikeuden liittyä ammattiyhdistyksiin.

8 8 (19) Takuuhinnan ohella maksetaan lisää, joka on tarkoitettu koko yhteisön hyväksi yhteisöä kehittäviin hankkeisiin. Lisän käytöstä päätetään demokraattisesti. Lapsityövoiman käyttö on kielletty. Ympäristön hyvinvoinnista huolehditaan. Viljely on ympäristön kannalta kestävää ja luonnon monimuotoisuutta vaalitaan. Tuotteissa edellä mainittujen periaatteiden täyttyminen voidaan osoittaa Reilun kaupan sertifiointimerkillä tai muulla vastaavalla kolmannen osapuolen myöntämällä sertifikaatilla. Reilun kaupan tai vastaavan sertifioinnin omaaville Tuotteille on mahdollista myöntää erikseen alennusprosentti liitteellä 1 sille varatussa kohdassa Tuotteiden käyttöpäivät Tuotteilla tulee olla vähintään seuraava määrä käyttöpäiviä jäljellä Tilaajalle tapahtuneen toimituspäivän jälkeen: Kypsä liha 5 päivää Lihavalmisteet 5 päivää Valmisruoat 5 päivää Maito 4 päivää Jogurtit ja viilit 7 päivää Juustot 21 päivää Rae ja tuorejuusto 7 päivää Kuorittu raaka peruna 4 päivää Kypsä peruna 21 päivää Esikäsitellyt vihannekset 3 päivää Tuoreet vihannekset 4 päivää Pakasteet 30 päivää 10.2 Asiakaspalvelu ja toiminnan kehittäminen Toimittajalla tulee olla nimetty yhteyshenkilö, joka vastaa Toimittajan toiminnasta Asiakkaalle ja Tilaajille. Lisäksi Toimittajalla tulee olla asiakaspalvelunumero, josta Tilaajat saavat henkilökohtaista palvelua. Toimittajan on sitouduttava toiminnan kehittämiseen sopimuskauden aikana yhdessä Asiakkaan ja Tilaajien kanssa. Toiminnankehittäminen sisältää mm. tuotekoulutuksia, ruokalistan kehittämistä yhdessä Tilaajan kanssa hyödyntäen sopimustuotteita, koulutussuunnitelman laadintaa yhdessä Tilaajan kanssa. Lisäsi Toimittaja sitoutuu osallistumaan toiminnankehittämispalavereihin 2 4 kertaa vuodessa Reklamaatiot Toimittajalla on oltava sähköinen reklamaatiojärjestelmä, josta saa raportteja tehdyistä reklamaatioista toimituspisteittäin Asiakkaan tai Tilaajan niin pyytäessä. Reklamaatioita tulee pystyä jättämään vähintään sähköpostilla ja puhelimella.

9 9 (19) 10.4 Raportointi Tarjoajan tulee pystyä toimittamaan puolivuosittain sähköisesti myyntiraportit Kehyskuntien ostamista Tuotteista kuntakohtaisesti. Raporteissa tulee vähintään eritellä kustannuspaikoittain tilatut Tuotteet ja toimitusmäärät tuoteryhmittäin sekä eurosummat tuoteryhmittäin ja yhteenlaskettuna Vastuullisuus hankinnoissa Asiakas velvoittaa, että Toimittajan tulee noudattaa itse ja huolehtia myös siitä, että sen alihankkijat noudattavat tarjottavaa Tuotetta valmistettaessa ja palvelua tuotettaessa alla lueteltuja Kansainvälisen työjärjestön ILO:n perussopimusten ja YK:n lapsen oikeuksien määräyksiä sekä muita alla lueteltuja määräyksiä: - ILO:n yleissopimukset pakkotyöstä, lapsityöstä ja syrjinnästä (numerot 29, 105, 111, 138 ja 182) - YK:n lapsen oikeuksien yleissopimuksen 32 artikla - valmistusmaan työsuojelulainsäädäntö - valmistusmaan työlainsäädäntö, mukaan lukien vähimmäispalkkaa ja sosiaaliturvaa koskeva lainsäädäntö 11 TUOTTEIDEN LAATUARVIOINTI OSASSA 4*** Osan 4 Tuotteille tullaan järjestämään liitteen 3 mukainen Tuotteiden laatuarviointi, jolla on myös vaikutus Tuotteiden kokonaistaloudellisen edullisuuden arviointiin tarjouspyynnön kohdan 22.2 Vertailu osassa 4 mukaisesti. Liitteessä 3 on määritelty tuotekohtaisesti ja tarkemmin ne Tuotteet, jotka otetaan mukaan laatuarviointiin. Tarjoajan tulee toimittaa Tuotteiden laatuarviointiin liitteen 1 välilehdellä osa 4 tarjoamistaan ja yksilöimistään Tuotteista juuri ne Tuotteet, jotka on ilmoitettu myös liitteellä 3. Laatuarviointi tapahtuu testiryhmän toimesta, joka koostuu Kehyskuntien ruokapalvelun asiantuntijoista (7 10 henkilöä). Laatuarvioinnissa arvioidaan Tuotteiden makua, ulkonäköä ja rakennetta/koostumusta asteikolla 1 5, arvosanan 5 ollessa korkein. Testiryhmän jäsenet antavat kunkin vertailtavan tuotteen laatuominaisuuden osalta henkilökohtaiset arvosanat tuotteittain. Näistä arvosanoista lasketaan vertailuperusteittain keskiarvot, jotka muodostavat tarjotun tuotteen laatuvertailupisteet. Laatuvertailupisteet lasketaan tarjoajittain yhteen, jolloin muodostuvat tarjoajan laatuarviointipisteet kohdan 22.2 mukaiseen kokonaistaloudellisen edullisuuden Tuotteiden laatuarviointiin. Osan 4 tarjoajan tulee toimittaa tarjoamansa ja liitteessä 3 yksilöidyt Tuotteet Pirkkalan tuotantokeittiölle (Killonvainiontie 2, Pirkkala)

10 10 (19) klo mennessä. Tarjoaja vastaa Tuotteiden ja niiden toimittamisen kustannuksista. Mikäli tarjoaja ei toimita tarjoamiaan Tuotteita edellä mainitun mukaisesti, ei tarjoajan tarjousta voida ottaa mukaan tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuun puuttuvien laatuarviointipisteiden vuoksi. Laatuarviointi suoritetaan klo Pirkkalan tuotantokeittiöllä. Tarjoajalla on mahdollisuus tulla seuraamaan Tuotteiden laatuarviointia. Koska tilat, jossa laatuarviointi suoritetaan, ovat rajalliset, on tarjoajalla mahdollisuus nimetä ainoastaan yksi henkilö seuraamaan arviointia. Tämä henkilö voi olla tarjoaja tai tarjoajan nimeämä alihankkija. Mahdolliset ilmoittautumiset on lähetettävä sähköpostilla osoitteeseen mennessä, sähköpostin otsikoksi on laitettava Ilmoittautuminen ELT301 laatuarviointiin. 12 TILAAMINEN*** Tämän tarjouskilpailun perusteella Asiakas tai Tilaajat tilaavat tarvitsemansa tässä tarjouspyynnössä kilpailutetut Tuotteet suoraan tarjouskilpailun perusteella valitulta Toimittajalta. Liitteessä 1 on vain osa Kehyskuntien tarvitsemista Tuotteista, joten Asiakas ja Tilaajat voivat tilata myös muita Toimittajan tuotteita, mikäli ne katsotaan sopimustuotteiksi kohdan 16.2 Muiden tuotteiden hinnoittelu mukaan. Kaikki liitteillä 1 ilmoitetut kulutusarviomäärät ovat kulutusarvioita vuositasolla, eivätkä ne ole Asiakasta tai Tilaajia sitovia. Tilauksia on pystyttävä tekemään vähintään puhelimitse ja sähköpostilla. Osissa 1, 2, ja 4 Tilaajan tulee pystyä tekemään tilaukset myös sähköisen tuotannonohjausjärjestelmän Jamixin avulla. Osien 1, 2, ja 4 tarjoajalla tulee lisäksi olla Internet pohjainen tilausjärjestelmä, josta on tilattavissa kaikki sopimustuotteet sopimushinnoin. Kehyskunnissa on 6 viikon kiertävät ruokalistat, joten ennakkotilausten tekeminen Tilaajan toimesta on mahdollista ruokalistan mukaisesti. Ennakkotilauskäytännöistä voidaan tarvittaessa sopia Asiakkaan, Toimittajan ja Tilaajien kesken sopimuskauden alussa.

11 11 (19) 13 TOIMITUSAIKA JA TOIMITUSPAIKAT*** Tarjoajan on ilmoitettava Tuotteiden normaali toimitusaika tarjouksessaan. Toimitusaika on ilmoitettava arkivuorokausina tilauksen jättämisestä Toimittajalle. Tarjottu toimitusaika voi olla korkeintaan yksi viikko (7 vuorokautta) tilauksen jättämisestä Toimittajalle. Osien 1, 2 ja 3 Tarjoajan on pystyttävä toimittamaan Tuotteita vähintään 2 kertaa viikossa Kehyskuntien yksiköihin. Osan 4 tarjoajan on pystyttävä toimittamaan Tuotteita vähintään 3 4 kertaa viikossa Kehyskuntien yksiköihin. Sopimuskauden alussa Asiakkaan, Tilaajan ja Toimittajan kesken sovitaan Kehyskunnittain tarkat toimipistekohtaiset pudotuskerrat ja toimitusaikataulut. Sopimuskauden aikana Tilaajalla on oltava mahdollisuus lisätä tai muuttaa toimituspäiviä, mikäli Tilaajan kunnan tarve näin vaatii. Mahdollisista lisäyksistä tai muutoksista sovitaan yhteisesti Asiakkaan, Tilaajan ja Toimittajan kesken. Tarjouspyynnön liitteen 1 välilehdillä osa 1 osa 4 on arvioitu tulevan sopimuskauden toimipistemäärät ja pudotusten määrät Kehyskunnittain. Nämä arviot perustuvat tarjouspyynnön laatimishetkellä tehtyihin arvioihin tulevista pudotusmääristä ja toimituspisteistä. Toimituspisteiden lukumäärä ja pudotuskerrat voivat vaihdella sopimuskauden aikana. Tarjouspyynnön liitteellä 2 on ilmoitettu Kehyskunnittain osien 1, 2 ja 4 edellisen vuoden toimituspisteet sekä osissa 1 ja 4 toimitusten kappalemäärät sekä toimitetut kilot toimipisteittäin. 14 TOIMITUSEHTO*** TOP Kehyskuntien yksiköt, toimipisteet tai vastaavat FIN01. Tuotteet toimitetaan Tilaajan ilmoittamaan toimituspaikkaan perille sisätiloihin. Tuotteiden toimitus tapahtuu klo välisenä aikana (pois luettuna osa 2, jossa toimitukset pääsääntöisesti klo 7 9 ja osa 3, jossa toimitukset pääsääntöisesti klo 7 10), ellei Toimittaja ja Tilaaja yhteisesti toisin sovi. Toimittajan on huolehdittava toimitusten kylmäketjun katkeamattomuudesta sekä informoitava toimituksen yhteydessä Tilaajan henkilökuntaa saapuneesta toimituksesta. Mikäli toimitus tapahtuu aikana, jolloin toimituspisteessä ei ole henkilökuntaa vastaanottamassa toimitusta, huolehtii Toimittaja Tuotteiden toimituksen kylmätiloihin, mikäli toimitettavana on sellaisia Tuotteita, joiden kylmäketju ei saa katketa.

12 12 (19) Tuotteet tulee olla pakattuna siten, että raskaat ja kooltaan suuret Tuotteet/pakkaukset ovat pakattuna kuorman pohjalle. Mikäli kuitenkin toimituspaikkaan toimitetaan rullakoita siten, että raskaita ja kooltaan suuria Tuotteita/pakkauksia on pakattu kuorman päällimmäiseksi, vastaa Toimittaja siitä, että tällaiset Tuotteet/pakkaukset puretaan kuorman päältä Toimittajan toimesta Tuotteiden luovutuksen yhteydessä. Toimittaja vastaa tyhjien rullakoiden, lavojen ja liha /leipä /maitolaatikoiden säännöllisestä poiskuljetuksesta viikoittain. Tyhjät rullakot, lavat ja liha /leipä /maitolaatikot ovat Tilaajan tiloissa Toimittajan vastuulla. 15 VIIVÄSTYSSAKKO*** Toimituksen viivästyessä Tilaajalla tai vastaavalla on oikeus viivästyssakkoon osoittamatta, että viivästymisestä on aiheutunut vahinkoa. Viivästyssakko on suuruudeltaan kolme (3) prosenttia jokaiselta alkavalta seitsemän (7) vuorokauden pituiselta ajanjaksolta, jolla Toimittaja ylittää sovitun toimitusajan. Viivästyssakko lasketaan sellaisenaan Tuotteen tai sen osan hinnasta, jota ei ole viivästymisen takia voitu ottaa käyttöön, ja sitä peritään enintään 10 viikolta. Tilaajalla tai vastaavalla on oikeus vähentää viivästyssakot Toimittajalle tapahtuvista maksusuorituksista. Tilaajalla on myös oikeus olla ottamatta vastaan viivästynyttä toimitusta. 16 TUOTTEIDEN HINNOITTELU*** Tarjottavien Tuotteiden hinnat pyydetään ilmoittaman euroina ilman arvonlisäveroa (alv 0 %). Hinnat on ilmoitettava kahden (2) desimaalin tarkkuudella. Hinnat tulee ilmoittaa tarjouspyynnön liitteen 1 välilehdillä osa 1 osa 4. Tarjoajan on ilmoitettava liitteellä 1 tarjoajan Tuotteiden nettohinnat. Tuotteiden hintojen tulee sisältää tarjouspyynnön kohdassa 17 Palvelumaksu*** määritelty Asiakkaalle tilitettävä palvelumaksu Hinnanmuutokset Sopimustuotteiden hintojen tulee olla kiinteät vähintään asti (poisluettuna osan 4 HeVi tuotteet, joiden hinnoittelu on ilmoitettu kohdassa ). Mikäli Tuotteiden yleisessä hintatasossa tapahtuu tämän jälkeen oleellisia muutoksia, on sekä Asiakkaalla että Toimittajalla tarvittaessa mahdollisuus ehdottaa ja neuvotella hinnanmuutoksista seuraavasti;

13 13 (19) - Ensimmäinen mahdollisuus ehdottaa hinnanmuutosta on Tämän jälkeen hinnanmuutosehdotus on mahdollista tehdä vuosittain huhti ja lokakuussa, kuukauden viimeiseen arkipäivään mennessä. Hinnanmuutosehdotus tulee esittää kirjallisesti ja siinä on selvitettävä hinnanmuutoksen perusteet. - Hinnanmuutos astuu voimaan aikaisintaan yhden (1) kuukauden kuluttua siitä päivästä, jolloin hinnanmuutosehdotus on hinnanmuutosehdotuksen vastaanottajan puolesta hyväksytty. Hinnanmuutosehdotuksen vastaanottajan on ilmoitettava kantansa hinnanmuutosehdotukseen kuukauden kuluessa ehdotuksen vastaanottamisesta Hinnanmuutokset osan 4 HeVi tuotteissa, osa 4 positiot Osan 4 hedelmä ja vihannestuotteiden (tarjouspyynnön liitteen 1 osa 4 positiot 63 89) hintojen tulee olla kiinteät vähintään asti. Mikäli näiden Tuotteiden yleisessä hintatasossa tapahtuu tämän jälkeen oleellisia muutoksia, on sekä Asiakkaalla että Toimittajalla tarvittaessa mahdollisuus ehdottaa ja neuvotella hinnanmuutoksista seuraavasti; - Ensimmäinen mahdollisuus ehdottaa hinnanmuutosta on Tämän jälkeen hinnanmuutosehdotus on mahdollista tehdä kuukauden välein, kuukauden viimeiseen arkipäivään mennessä. Hinnanmuutosehdotus tulee esittää kirjallisesti ja siinä on selvitettävä hinnanmuutoksen perusteet perusteluineen. - Hinnanmuutos astuu voimaan aikaisintaan yhden (1) kuukauden kuluttua siitä päivästä, jolloin hinnanmuutosehdotus on hinnanmuutosehdotuksen vastaanottajan puolesta hyväksytty. Hinnanmuutosehdotuksen vastaanottajan on ilmoitettava kantansa hinnanmuutosehdotukseen kuukauden kuluessa ehdotuksen vastaanottamisesta Muiden tuotteiden hinnoittelu Sopimustuotteiksi tullaan katsomaan myös muut tarjoajan tuotteet, joille tarjoaja hinnoittelee tuoteryhmäkohtaisen alennusprosentin liitteen 1 välilehdillä osa 1 osa 4. Alennusprosentit tulee ilmoittaa täysinä prosenttiyksikköinä. Tuoteryhmäalennuksen tulee sisältää kaikki kyseisen tuoteryhmän tuotteet. Tuoteryhmäalennus lasketaan Toimittajan hinnastosta. Tarjoukseen on liitettävä paperinen versio hinnastosta tai ilmoitettava www osoite sähköiseen tuoteluetteloon/hinnastoon. Alennusprosenttien tulee olla kiinteänä voimassa koko sopimuskauden mukaan lukien mahdollinen optiokausi. Vaihtoehtoisesti sopimustuotteiksi tullaan katsomaan myös ne tarjoajan tarjouksen mukaan liittämän hinnaston tuotteet, jotka tarjoaja on tätä kilpailutusta varten tarjoushinnoitellut.

14 14 (19) Toimittajan tulee taata, että sopimustuotteiden hinnat eivät missään tilanteessa saa olla korkeammat kuin samanaikaisesti voimassa oleva Toimittajan virallinen hinnasto tai virallinen kampanjahinta. 17 PALVELUMAKSU*** Asiakas aloittaa palvelumaksun perimisen Toimittajalta Palvelumaksun suuruus on 1,0 prosenttia (+ alv 24 %) Toimittajan arvonlisäverottomasta (alv 0 %) kokonaismyynnistä Kehyskunnille. Palvelumaksua peritään kaikista Toimittajalta tapahtuneista ostoista. Toimittaja maksaa Asiakkaalle palvelumaksun kolme kertaa vuodessa. Palvelumaksu maksetaan Asiakkaalle jälkikäteen laskutusjakson päätyttyä. Toimittaja lähettää sopimuskauden toimituksista Asiakkaalle 3 kertaa vuodessa yhteenvetoraportin, josta näkyy laskutusjakson aikana tapahtunut kokonaismyynti (alv 0 %) Kehyskunnittain. 18 LISÄT JA KULUT*** Tarjoajan tarjoamien hintojen tulee sisältää kaikki lisät ja kulut, myös kohdan 17 Palvelumaksu*** aiheuttamat kustannukset, poisluettuna mahdollinen toimitusmaksu. Toisin sanoen mahdollisen toimitusmaksun lisäksi muita laskutus, pakkaus tai muita vastaavia lisiä ja toimistokuluja sekä palvelumaksulisiä ei hyväksytä. Mahdollisen toimitusmaksun hinta tulee ilmoittaa Kehyskunnittain tarjouspyynnön liitteen 1 välilehdillä osa 1 osa 4. Toimitusmaksut on ilmoitettava euroa per toimitus /pudotuskerta. Mahdollista pudotus /toimitusmaksua peritään ainoastaan kerran per toimituskerta vaikka samassa osoitteessa olisi useampi kuin yksi pudotuspaikka. 19 MAKSUEHTO JA LASKUTUS*** Maksuehto on 14 päivää netto tavaran hyväksytystä vastaanotosta ja laskun saapumisesta. Tarjoajalla tulee olla mahdollisuus sähköiseen laskutukseen. Kehyskuntien kaikki laskut tulee toimittaa sähköisinä laskuina, ellei Asiakaan tai Tilaajan kanssa erikseen toisin sovita. Osan 1 ja 4 tarjoajalla tulee olla mahdollisuus myös koontilaskutukseen. Asiakas tai Tilaaja ja Toimittaja sopivat Kehyskuntakohtaisesti toimitetaanko laskut koontilaskuna vai hajautetusti kustannuspaikoittain. Mikäli laskutus tapahtuu koontilaskulla, tulee laskussa olla kustannuspaikkakohtainen erittely arvonlisäverokannoittain.

15 15 (19) 20 TARJOUKSET*** Tarjoukset tulee tehdä Tuotteiden osalta liitteenä 1 olevaan Excel taulukkoon (välilehdet osa 1 osa 4). Huom. Tuoterivejä ei saa lisätä liitteeseen 1 tarjousten vertailtavuuden takia. Tarjoajan tulee liittää tarjoukseen myös ne palvelukuvaukset, joita tarjouspyynnössä pyydetään tarjoajan tarjoamassa osassa/osissa. 21 TARJOTTAVAT TUOTTEET Asiakas korostaa, että tarjoajan on tarjottava vain ja ainoastaan Tuotteita, joita se pystyy varmuudella ja tämän tarjouspyynnön ja tarjouksensa mukaisesti toimittamaan sovittujen ehtojen mukaisesti. Tämä ei kuitenkaan estä Toimittajaa tekemästä innovatiivisia ratkaisuja, esimerkiksi parantamalla ja kehittämällä sopimustuotteita. Mikäli valitun Toimittajan tuotevalikoima muuttuu sopimuskauden aikana, tulee uusien tuotteiden olla ominaisuuksiltaan vähintään vastaavia kuin tarjouksen Tuotteet. 22 HANKINNAN VALINTA JA VERTAILUPERUSTEET 22.1 Vertailu osissa 1 3 Osissa 1 3 tarjouksista valitaan osakohtaisesti kokonaishinnaltaan halvin tarjous. Tarjoajan kokonaishinta muodostuu siten, että kulutusmäärillä painotetut Tuotteiden tarjoushinnat ja mahdolliset kuljetuskustannukset lasketaan yhteen. Tarjouspyynnön liitteen 1 välilehdille osa 1 osa 3 on laitettu kaava, joka laskee automaattisesti tarjoajan vertailuun otettavan kokonaishinnan Vertailu osassa 4 Osassa 4 tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Tarjousten vertailusta voi saada enintään 100 pistettä. Tarjousten kokonaistaloudellinen edullisuus vertaillaan seuraavilla arviointiperusteilla ja painoarvoilla: - Hinta painoarvo 90 % - Tuotteiden laatuarviointi painoarvo 10 % Hinta - Osan 4 kulutusmäärillä painotetut Tuotteiden hinnat ja mahdolliset kuljetuskustannukset lasketaan yhteen ja halvin tarjottu kokonaishinta saa 90 pistettä. - Muut tarjoukset: halvin hinta / tarjouksen hinta x 90 pistettä. - Tarjouspyynnön liitteen 1 välilehdelle osa 4 on laitettu kaava, joka laskee automaattisesti tarjoajan vertailuun otettavan hinnan.

16 16 (19) Tuotteiden laatuarviointi - Tarjoajan tarjoamien Tuotteiden laatua arvioidaan tarjouspyynnön kohdan 11 Tuotteiden laatuarviointi mukaisesti. - Mahdollisuus saada enintään 10 pistettä. Suhteellinen painoarvo lasketaan siten, että tarjoajan Tuotteiden laatuarviointipisteet / korkeimmat Tuotteiden laatuarviointipisteet x 10 pistettä. Hintapisteet ja Tuotteiden laatuarvioitipisteet lasketaan yhteen ja eniten pisteitä saanut tarjoaja valitaan osan 4 Toimittajaksi. 23 TARJOUKSEN SISÄLTÖ*** Tarjouksen tulee sisältää vähintään tässä tarjouspyynnössä vaaditut tiedot. Tarjouksessa on ilmoitettava tarjoajan Y tunnus. Tarjouksen ja sen liitteiden laatimiskielen tulee olla suomi. Tarjoukseen on liitettävä vähintään: Tarjouspyynnön liite 1 täydennettynä tarjoajan antamilla tiedoilla niiltä osin, mitä tarjouspyynnön osia 1 4 tarjoaja tarjoaa. Palvelukuvaukset tarjouspyynnön mukaisesti. Tarjoajan hinnasto ja tuoteluettelo CD ROM tai muistitikku johon koko tarjousaineisto on tallennettu tarjoajan sähköpostiosoite hankintapäätöksen lähettämistä varten Seuraavat selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia: verovelkatodistus ilmoitus eläkevakuutusmaksuvelvollisuuksien täyttämisestä tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä tieto mahdollisesta velkasaneerauksesta Tarjouspyynnön liitteenä 4 on tarjoajan muistilista. Muistilistan tarkoituksena on toimia tarjoajan tukena tarjousta tehdessä ja helpottaa hankintayksikköä todentamaan tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus. Muistilistan täyttäminen on vapaaehtoista, mutta ehdottomana vaatimuksena on, että tarjoaja täyttää kaikki tarjouspyynnössä asetetut ehdottomat vaatimukset tarjoajalle, tarjoukselle ja tarjotuille Tuotteille sekä osoittaa ne tarjouksessaan. 24 TARJOAJAN KELPOISUUS*** Tarjoajan on oltava rekisteröity ammatti tai elinkeinorekisteriin sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaisesti. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin.

17 17 (19) Toimittajan tulee suorittaa kaikki hankintaan ja Tuotteiden toimittamiseen liittyvä palvelu sujuvalla suomen kielellä. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa toimijan päätoimipaikka sijaitsee, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Osien 1 ja 4 tarjoajalla tulee olla laatujärjestelmä ISO 9001 sekä ympäristösertifikaatti ISO tai tarjoajan tulee vähintään ottaa nämä standardit toiminnassaan huomioon. Tarjoajan tulee pyydettäessä osoittaa näiden sertifikaattien voimassaolo tai niiden mukaisen toiminnan osoittama laatu ja ympäristösuunnitelma. Tarjoajan liitteellä 1 tarjoamien Tuotteiden tuotantolaitoksilla tulee olla elintarviketurvallisuuden hallintajärjestelmä ISO tai tarjoajan tuotantolaitosten tulee vähintään ottaa tämä standardi toiminnassaan huomioon. Tarjoajan tulee pyydettäessä osoittaa tämän standardin voimassaolo tai sen mukaisen toiminnan osoittama elintarviketurvallisuuden hallintasuunnitelma. Tarjoajalla tulee olla elintarvikevalvontaviranomaisen hyväksymä ja voimassa oleva HACCP periaatteisiin perustuva omavalvontasuunnitelma. Lisäksi tarjoajalla tulee olla kirjallinen suunnitelma poikkeustilanteiden varalle, kuten lakko, vesikriisi, toiminnanohjausjärjestelmän kaatuminen tai muu vastaava normaalista poikkeava vakava tilanne, joka vaatii erityisjärjestelyjä sekä tilaajalta että Toimittajalta. Tarjoajan tulee pyydettäessä esittää nämä dokumentit välittömästi Asiakkaalle. Tarjoaja, joka ei toimita pyydettyjä selvityksiä tai jonka selvitykset ovat puutteellisia, voidaan myös sulkea pois tarjouskilpailusta. 25 SOPIMUSEHDOT*** Hankinnassa noudatetaan liitteen 5 mukaisia julkisten tavarahankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 TAVARAT). Mikäli tarjouspyynnön varsinaisen tekstiosan ehdot ovat ristiriidassa sen liitteiden (liitteet 1 5) kanssa, sovelletaan tarjouspyynnön tekstiosan ehtoja ja sen jälkeen liitteitä niiden nousevassa numerojärjestyksessä. Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen, kuten hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen vuoksi.

18 18 (19) Hankinnassa noudatetaan odotusaikaa. Julkisista hankinnoista annetun lain 77 :n mukaan EU kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi (odotusaika). 26 HANKINTAPÄÄTÖS Hankintapäätös oheisasiakirjoineen annetaan tiedoksi käyttäen ehdokkaan ja tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa. Ehdokkaan ja tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon sinä päivänä, jolloin mainitut asiakirjat sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää. Lainsäädännön mukaan hankinta asiakirjat tulevat julkisilta osiltaan kaikille julkisiksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Mikäli tarjousasiakirja sisältää tietoja yksityisestä liike tai ammattisalaisuudesta, tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan tästä tarjouksessa. Tarjouksen tarjousvertailussa käytettävää hintatietoa ei pidetä liike tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). Tarjoajan salassapitotahto ei ole yksistään ratkaiseva, vaan hankintayksikön on arvioitava asiaan liittyvät salassapitointressit kokonaisuutena. 27 TARJOUSTEN VOIMASSAOLOAIKA*** Tarjousten tulee olla sitovina voimassa viisi kuukautta tarjousten viimeisestä sisäänjättöpäivästä lukien. 28 TARJOUSTEN PALAUTUS*** Tarjoukset on palautettava viimeistään klo mennessä kirjallisesti suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy, Suupantie 2,. Kirjekuoreen tulee laittaa merkintä: Elintarvikkeet ELT301 Lisäksi tulee kirjallisesti lähetettävään paperiseen tarjoukseen liittää CD ROM (tai muistitikku), johon tarjousaineisto on tallennettu yleisesti käytetyillä MS Officen sovelluksilla tai PDF tiedostoina. Mikäli kirjallinen tarjous ja sähköinen tarjous eroavat sisällön osalta toisistaan, kirjallisen tarjouksen sisältö on ratkaiseva.

19 19 (19) Asiakas ei voi ottaa huomioon tarjouksia, jotka ovat saapuneet myöhässä. Asiakkaalla on myös oikeus olla ottamatta huomioon tarjouksia, jotka eivät täytä tämän tarjouspyynnön ehdottomia vaatimuksia tai joissa esitetään varauksia koskien Asiakkaan esittämiä tarjouspyynnön ehtoja. 29 LISÄTIEDOT Mahdolliset tarjousten laadintaa koskevat kysymykset sekä tarjouspyyntöä koskevat lisätietokysymykset tulee esittää kirjallisesti sähköpostilla klo mennessä osoitteeseen sähköpostin otsikoksi tulee laittaa Lisätietopyyntö / Elintarvikkeet ELT301. Kaikki vastaukset kysymyksineen julkaistaan Asiakkaan verkkosivuilla osoitteessa: viimeistään ja ne ovat näkyvillä aina tarjousten viimeiseen jättöaikaan asti. Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin ei voida tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi vastata. Tarjoajan tulee esittää mahdolliset kysymykset sähköpostitse edellä mainittuun määräaikaan mennessä. 30 ALLEKIRJOITUS Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy Mervi Haataja Hankintapäällikkö 31 LIITTEET Liite 1: Tarjouslomake Liite 2: Toimituspisteet 2014/2015 Liite 3: Laatuarviointilomake Liite 4: Tarjoajan muistilista Liite 5: Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot tavarahankinnoissa (JYSE 2014 TAVARAT)