ROTARYPIIRIN 1390 TOIMINTASUUNNITELMA

Transkriptio

1 Sisällysluettelo ROTARYPIIRIN 1390 TOIMINTASUUNNITELMA Rotaryn strategia ja rotaryvuoden teema ja painopisteet 2 2. Piirin strategiset tavoitteet 4 3. Johtamisjärjestelmä ja organisaatio Piirijohtosuunnitelma (District Leadership Plan) Organisaatiorakenne Kokoukset ja koulutus Kuvernööriehdokkaan valinta Apulaiskuvernöörit (AG) Tiedottaminen ja julkisuuskuva 7 4. Talous 8 5. Piirin komiteat Uudistuva rotary -komitea Nuorisovaihtokomitea Rotarysäätiö Avustukset- alakomitea Rotarysäätiölahjoitukset/PHF-asiamies alakomitea Polio Plus alakomitea Ammatillinen valmennusryhmä (Vocational Training Team - VTT) Koulutusohjelmat - stipendit ja opintoapurahat Alumnit Tarkastuskomitea Piirin palveluohjelmat Yhteiskuntapalvelu Kansainvälinen palvelu RYLA Rotaract Nuorisopalvelu Ystävyysvaihto (Friendship Exchange) Suomen rotareiden yhteiset projektit Lääkäripankki Puhdas vesi Itämeri Suomen Rotaryn palvelut ja toiminta Toiminnan määrälliset tavoitteet 19 1

2 1. Rotaryn strategia ja rotaryvuoden teema ja painopisteet Rotaryn strategia on tiivistetty seuraavaan kuvioon: Rotareina perustehtävänämme on palvella yhteiskuntaamme maailmanlaajuisena verkostona. Verkostomme yhteiskunnallisella toiminnalla muutamme ja parannamme sekä paikallisten ihmisten että kaukana asuvien elämää. Rotarytoiminnan perusarvot ovat palvelu, toveruus, moninaisuus, rehellisyys ja johtajuus. Piirimme painopistealueina strategiakaudella ovat rotaryn tunnettavuus, nuoret sukupolvet ja hyväntekeminen. 2

3 Rotaryvuoden RI:n presidentti K.R. Ravindran (Ravi) on srilankalainen liikemies ja yrittäjä. Hänen teepakkausyrityksensä Print Plc voitti kansallisen ja kansainvälisen kilpailun. Hän on työskennellyt monissa RI:n vastuullisissa ja kansainvälisissä tehtävissä. Ravindran tavoite on, että kuten liikeyrityksen pitää tuottaa voittoa samoin Rotarynkin. Rotaryssa meidän pitää tuottaa voittoa saada tulosta ja menestystä: jäsenyyden kehitys ja pysyvyys julkisuuskuva projektit lahjoitukset EPN-lupauksen loppuun saattaminen. Rotaryjärjestön lupaus on: Taistelu poliota vastaan ei lopu, ennen kuin polio on saatu hävitetyksi Kaksi virustyyppiä kolmesta on saatu hävitettyä. Intia on ollut kolme vuotta virallisesti vapaa poliosta. Paljon on tehty, mutta työtä on jatkettava. Nyt on sen aika eikä myöhemmin. Meidän on tarkasteltava ja paneuduttava jäsenasiaan uudesta näkökulmasta Miten me kehitämme toimintaamme, jotta saamme mukaan kiireiset ammattilaiset nuoret ammattilaiset? Olemme ylpeitä järjestöstämme. Mielellään esitämme Rotaryn saavutuksia. Antamalla itse ja itsestämme olemme osa tätä palvelujärjestöä emme vain tarkkailijoita. Tekemällä Rotaryn näkyväksi, saamme uusia jäseniä ja enemmän tekeviä käsiä. Rotarysäätiön apurahajärjestelmän mukaan kansainväliset apurahat kohdistuvat kuudelle painopistealueelle. Näitä ovat Rauhantutkimus sekä konfliktien ehkäisy ja sovittelu, Sairauksien ehkäisy ja hoito, Vesi ja sanitaatio, Äidin ja lapsen terveys, Peruskoulutus ja lukutaito ja Taloudellinen ja yhteiskunnallinen kehittäminen. 3

4 Ulospäin näkyvin on humanitaarisen toiminnan painopistealue End Polio Now -kampanjan loppuun saattaminen siten, että polio saadaan hävitettyä maailmasta. Kampanjan keskeisinä alueina ovat Keski-Afrikan maat, Pakistan ja Afganistan. Ulkoministeriö ei hyväksynyt Suomen Rotaryn Afganistan-projektin hakemusta, joka suunniteltiin täydentävien rokotusten toteuttamiseen, seurannan vahvistamiseen ja koulutukseen Afganistanissa ja Pakistanissa. Avustuksia leikattiin 15 % vuonna Rotaryn julkisen kuvan kehittämiseksi ja rotarytoiminnan julkisen tietoisuuden lisäämiseksi järjestämme Rotary Day tapahtumia. Tilaisuuksia voidaan järjestää kauppakeskuksissa, kouluissa, kirkoissa tai urheilutapahtumissa. Tärkeää on, että tapahtumat ovat koko perheen tapahtumia. Paikallisten hankkeiden lisäksi järjestämme suuria kansallisia Rotary Day tapahtumia muiden piirien kanssa. Piiri kouluttaa klubivirkailijoita klubien tukemiseksi: tulevia presidenttejä, sihteereitä, rotarysäätiö- ja vaihto-oppilasasiamiehiä sekä muita klubin tai piirin toiminnasta kiinnostuneita. Jäsenhuoltoa ja uusien jäsenten hankkimista tarkastellaan klubien toiminnan monipuolistamisen kautta. Klubitasolla painopistettä siirretään toimintaan ja projekteihin viikoittaisten lounaskokouksien ohella. Erityistä huomiota on kiinnitettävä järjestömme jäsenmäärän kehittymiseen. Jokaisen rotaryn vastuulla on uusien jäsenten hankinta omasta vaikutuspiiristään. Rotaryn arvomaailma ja toiminta on arvokas asia. Ne ovat paremman tulevaisuuden tienviitat. Rotarius ei ole sitä mitä me olemme, vaan sitä mitä teemme ja miten toimimme lähipiirissämme. Arvomaailmamme sopii jokaiselle vastuunsa tuntevalle ja kantavalle ihmiselle. Presidentti Huangin viime rotaryvuonna julkistama pinssi luovutetaan uuden jäsenen kummille. Piiri- ja klubitason yhteistyöllä saamme toiminnalle voimaa ja jatkuvuutta sekä samalla lisää vaikuttavuutta. Jatkamme edeltäjiemme pohjustamaa tietä. Autamme toisiamme ja seuraajiamme. He jatkavat siitä, mihin työmme jää. 2. Piirin strategiset tavoitteet Piirimme strategia on RI:n strategia. Painopistealueet soveltuvat myös kansallisiin ja paikallisiin olosuhteisiimme. Rotaryjärjestön strategisista tavoitteista johdetut piirimme strategiset tavoitteet ovat: jäsenyyden kehittäminen ja pysyvyys; uudet jäsenet ja uudet sukupolvet klubien toiminnan tukeminen ja tehostaminen humanitaarisen avun lisääminen lähellä ja kaukana julkisuuskuvan kehittäminen ja rotarytietoisuuden vahvistaminen. 4

5 Keskeisinä projekteina ovat polion hävittäminen maailmasta End Polio Now julkisuuskuvan kehittäminen jäsenlisäys ja jäsenistön pysyvyys nuorisovaihto avustustoiminnan tehostaminen paikallisesti ja globaalisti lääkäripankki 3. Johtamisjärjestelmä ja organisaatio 3.1. Piirijohtosuunnitelma (District Leadership Plan) Piirijohtosuunnitelma (DLP) on RI:n vaatima piirin johtamisjärjestelmän yksityiskohtainen kuvaus. DLP:ssa määritellään piirin organisaatio sekä toimihenkilöiden tehtävät ja toimintatavat. DLP:ssa korostetaan apulaiskuvernöörien roolia klubien ja piirikuvernöörin työn tukijoina. Kukin tuleva kuvernööri (DGE) tarkistaa ja tarvittaessa päivittää piirijohtosuunnitelman valmistautuessaan tulevaan toimikauteensa. Piirijohtosuunnitelma esitellään ensin piirineuvostolle kommentoitavaksi. PETS:n yhteydessä pidettävässä piirineuvottelussa se esitetään piirin klubien edustajien hyväksyttäväksi ja vahvistettavaksi Organisaatiorakenne Piirin henkilöorganisaation rungon muodostavat piirikuvernööri, apulaiskuvernöörit ja komiteoiden vetäjät. Piirin toiminnalliset yksiköt muodostuvat piirikokouksista (piirineuvottelu ja piirikokous) piirineuvostosta ja pysyvistä komiteoista sekä palveluohjelmista. Osa organisaation vastuupaikkojen täyttämisperiaatteista on määritelty piirijohtosuunnitelmassa, ja osan vastuuhenkilöistä valitsee tuleva kuvernööri. Organisaation laajuutta on pyritty minimoimaan nimeämällä samoja henkilöitä useampiin tehtäviin. Tarvittaessa voidaan organisaatiota muuttaa kesken vuottakin kuvernöörin päätöksellä. Piirijohtosuunnitelmassa piirin organisaatio on toteutettu RI:n käsikirjan sääntöjen mukaisesti. Organisaatiorakenteen tarkoitus on tukea mahdollisimman hyvin klubien työtä. Rotaryvuoden piiriorganisaatio on liitteenä. 5

6 Apulaiskuvernöörien (AG) rooli piirin toiminnassa korostuu siten, että AG:t järjestävät mm. Pre PETS:n. Apulaiskuvernöörin tehtävänä on toimia alueensa klubien ja RI:n edustajan, piirikuvernöörin, välisenä tiedonvälittäjänä ja klubipresidenttien tukihenkilönä klubien toiminnan suunnittelussa ja johtamisessa. Apulaiskuvernööri on piirikuvernöörin luottohenkilö ja alueensa klubien konsultti rotaryasioissa. Apulaiskuvernööri raportoi säännöllisesti piirikuvernöörille Kokoukset ja koulutus Rotaryvuoden aikana suunnitellaan pidettävän neljä piirineuvoston kokousta 1. elo-syyskuussa - ennen piirikokousta 2. marras-joulukuussa kuvernööriehdokkaan valinta 3. helmikuussa - ennen PETS:ä - virkailijakoulutusta ja piirineuvottelua 4. huhtikuussa - ennen piirikonferenssia. Piirineuvoston kokousten työjärjestyksen pääkohtia ovat piirin toimintojen ja talouden tilannekatsaus sekä tulevan toiminnan suunnittelu. Piirineuvosto on piirikuvernöörin neuvoa-antava elin. Piirikuvernööri tekee omaa toimikauttansa koskevat päätökset kuultuaan piirineuvostoa. Klubien presidentit koulutetaan ennakkoon tehtäviinsä Pre PETS-tilaisuuksissa, joiden järjestämisestä vastaavat apulaiskuvernöörit. Heitä on valmennettu Pre PETS:t järjestetään AGaluettain PETS-koulutukseen mennessä. Pre PETS -koulutus keskittyy presidentin tehtävän rutiineihin, yleistietoon Rotarysta ja My Rotaryyn. Piirin laatima Pre PETS materiaali on käytössä. PETS - tulevien klubipresidenttien ja -virkailijoiden koulutus ja piirineuvottelu järjestetään Laukaassa. Klubien virkailijat perehdytetään RI:n teemaan ja tavoitteisiin PETS-koulutuksessa, jonka järjestää Laukaan rotaryklubi. Pre PETS:ien ja PETS:n järjestämisestä kokonaisvastuussa on piirikuvernööri. PETS-koulutukseen osallistuvat myös piirin toimihenkilöt. Klubien nuorisovaihtoasiamiehille piiri järjestää koulutustilaisuuden joka syksy. Uusille jäsenille järjestetään yhteiset paikkakuntakohtaiset koulutustilaisuudet, joiden tavoitteena on perehdyttää ja sitouttaa uudet jäsenet rotaryaatteeseen. Koollekutsujina toimivat AG:t ja kouluttajina toimivat tarvittaessa myös piirin virkailijat. Piirikokous ja Rotaryseminaari järjestetään Lahdessa. Rotaryvuoden piirikonferenssi pidetään Lahdessa Tilaisuudesta suunnitellaan mahdollisimman kansainvälinen ja ohjelmaltaan Ole lahja maailmalle -teeman mukainen.. 6

7 Piirimme DGE osallistuu elokuussa 2015 Suomen Rotaryn järjestämään Suomen tulevien kuvernöörien valmennustilaisuuteen sekä GETS-koulutukseen (Governors Elect Training Seminar) Birminghamissa Englannissa. Samassa yhteydessä järjestettävään Zone Institute tapahtumaan osallistuu myös kuvernööri. GETS on RI:n määräämä ja maksama pakollinen koulutustilaisuus tuleville kuvernööreille. Piiri maksaa Instituutista aiheutuvat DGE:n kulut. International Assembly on tulevalle kuvernöörille pakollinen koulutus. Se järjestetään San Diegossa Yhdysvalloissa tammikuussa RI kustantaa tämän koulutuksen kokonaisuudessaan tulevalle kuvernöörille ja seuralaiselle. Kuvernööri osallistuu rotaryvuoden Rotary Internationalin kansainväliseen kongressiin, joka järjestetään Soulissa Etelä-Koreassa. Kuvernööri tiedottaa kongressista klubeille eri tilaisuuksissa ja kuukausikirjeissä sekä piirin nettisivuilla Kuvernööriehdokkaan valinta Rotaryvuoden kuvernöörin haku on syksyllä Klubit ehdottavat kuvernööriehdokkaansa kuvernöörille mennessä. Kuvernöörin valintamenettelyt ja kelpoisuusvaatimukset on kuvattu piirijohtosuunnitelmassa, RI:n Manual of Procedure:ssa (MOP) sekä menettelytapasäännöissä (RCP, Rotary Code of Policies) Apulaiskuvernöörit (AG) Piiri on jaettu kahdeksaan apulaiskuvernöörialueeseen. Kullakin AG-alueella on 5-10 klubia. AG:t tukevat klubien hallintoa ja muuta toimintaa. He huolehtivat, että klubit laativat klubijohtosuunnitelman (Club Leadership Plan) ja täyttävät Club Centralissa vaaditut rotaryvuoden suunnitelmat. Näin klubeille muodostuu looginen kokonaisuus koko vuoden toiminnasta. AG:t vastaavat, että alueen klubit hoitavat hallintonsa, määräaikaiset maksut ja raportoinnit täsmällisesti. Rotaryvuoden apulaiskuvernöörejä on koulutettu AG-valmennustilaisuudessa Asikkalassa. AG-kokouksia pidetään tarvittaessa Asikkalassa Piirikokous/Rotaryseminaarin yhteydessä Lahdessa PETS:n yhteydessä Laukaassa. 7

8 3.6. Tiedottaminen ja julkisuuskuva Piirin toiminnasta tiedotetaan klubeille pääasiallisesti kuvernöörin kuukausikirjeillä ja niiden liitteinä olevilla komitea- ja tapahtumakohtaisilla tiedotteilla sekä komiteoiden puheenjohtajien tiedotteilla. Näiden aineistojen jakelu hoidetaan pääsääntöisesti sähköpostilla klubipresidenteille, sihteereille, apulaiskuvernööreille ja komiteoiden puheenjohtajille. Piirin tiedotusväylänä toimivat myös piirimme kotisivut osoitteessa ja Facebook sivusto Rotary D 1390 Piirin tärkeimmistä tapahtumista toimitetaan artikkeli ainakin Rotary Nordeniin ja paikallislehtiin sekä myös muihinkin medioihin. Klubeja kehotetaan esittelemään merkittäviä projektejaan ja hankkeitaan mediassa ja lähettämään artikkelikopiot piirikuvernöörille. Näin parannamme omalta osaltamme Rotaryn tunnettuutta ja julkista näkyvyyttä. Piiri suosittelee jäsenille kattavasti rotarien kansainvälisistä tapahtumista kertovan Rotarian-lehden tilaamista. Rotaryvuonna järjestetään Rotary Day päivä Särkänniemessä. Ne tuovat rotarytoimintaa tutuksi ja lisäävät kiinnostusta tulla mukaan toimintaan. Rotary Day -tapahtuma on suunnattu suurelle yleisölle. 4. Talous Piirimme toimintaa hoidetaan kustannustehokkaasti piirin varoja säästäen. Matkustamisessa käytetään mahdollisuuksien mukaan ryhmämatkoja ja edullisinta matkustustapaa. Piirineuvoston kokouskustannusten ja matkustamisen minimoimiseksi voidaan pitää verkkokokouksia Suomen Rotaryn verkkokokoushuoneessa tai muussa vastaavassa. Piirin tuloksen tavoitteena on varmistaa, että vuosittaisten tulojen ja menojen ajoittuminen rotaryvuoden eri jaksoille ei aiheuta maksuvaikeuksia sekä varmistaa, että mahdolliset tappiolliset vuodet pystytään rahoittamaan edellisten vuosien kertyneellä pääomalla. Piirin taloudenhoidon yleisohje kuvaa piirimme taloudenhoidon menettelytavat. Kuvernöörin laatima ja talouskomitean sekä piirineuvoston käsittelemä talousarvioehdotus sekä taloudenhoidon yleisohje vahvistetaan piirineuvottelussa. Piirin tuleva talousarvio on toimitettava klubeille vähintään viikkoa ennen piirineuvottelua, jossa tämä talousarvio vahvistetaan. Talousarvion perusteet on selostettu liitteessä Talousarvion perusteet Kuvernööri merkitsee hyväksymiinsä kululaskuihin kirjanpidon tarvitsemat tiliöintitiedot. Kuvernöörin aiheuttamat piirin maksamat kululaskut hyväksyy talouskomitean puheenjohtaja tai piirin taloudenhoitaja. Piirin kirjanpito ja maksuliikenne hoidetaan Suomen Rotarytoimiston toimesta. Tilintarkastuksesta päätetään piirineuvottelussa. 8

9 Juokseva talousseuranta toteutetaan piirineuvoston kokouksissa siten, että talouskomitean puheenjohtaja pyytää Rotarytoimiston kirjanpidosta tilannetiedot ja laatii niiden pohjalta budjettivertailun sekä ennusteen. Talouskomitea valvoo, että taloudenhoito pysyy suunnitelluissa raameissa. 5. Piirin komiteat 5.1. Uudistuva rotary -komitea Uudistuva rotary komitea sisältää jäsenyyden sekä julkisuuskuvan ja viestinnän. Sen tavoitteena on saada piirin jäsenmäärä kasvuun. Viime aikojen kehitys on ollut laskeva. Piiri asettaa klubikohtaisen positiivisen ja kohtuullisen tavoitteen eli yhden jäsenen nettolisäyksen rotarykaudella Viime kauden RI:n presidentin Huangin julkistama pinssi annetaan jokaiselle rotarille, joka tuo klubiin uuden jäsenen. Rotaryvuoden alkaessa piirissä on 59 klubia, joissa jäsentä. Piiri kehittää jäsenhankintaa vaikuttamalla seuraaviin toimintoihin: uusien jäsenten hankkiminen jäsenpalvelusta huolehtiminen jäsenten pysyminen klubissa uusien klubien perustaminen klubitoiminnan monipuolistaminen. Piiri valmistelee nuorten ja niiden potentiaalisten jäsenten mukaantuloa ja osallistumista, joiden on muuten hankalaa osallistua klubikokouksiin, kehittämällä monimuotoista klubitoimintaa. Jäsenpalveluun kiinnitetään erityistä huomiota mm. huolehtimalla uusien jäsenten perehdyttämisestä ja aktiivisesta mukaan ottamisesta sekä aktivoimalla ns. vanhoja jäseniä. Uusia tapoja jäsenhankintaan haetaan muiden Pohjoismaiden piirien kokemuksista. Klubien toiminnan kehittymistä ja jäsenhankintaa seurataan kuvernöörin klubivierailuilla yhdessä klubipresidentin kanssa. Uudistuva rotary -komitean tärkein tehtävä on avustaa klubeja löytämään toimintaansa nuoria jäseniä ja jäsenkanditaatteja kiinnostavia toimintamuotoja. Toiminnan mielekkyys on avainsana. Alueelliset erot on käännettävä voimavaroiksi. Monipuolinen toiminta, kokoontumisaikojen joustot ja projektien toteuttaminen ja niihin osallistuminen lisäävät Rotaryn kiinnostavuutta. Jokainen klubi toimii omassa toimintaympäristössään. Jokainen klubi tarkastelee klubinsa kehitysnäkymiä ja suuntia. 9

10 Uudistuva rotary komitea vastaa piirin sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä yhteistyössä kuvernöörin kanssa. Komitea laatii piirille suunnitelmat yhteiskunta- ja mediasuhteiden, tiedotuksen ja markkinointiviestinnän kehittämiseksi sekä kannustaa ja tukee klubeja näissä toiminnoissa. Tärkeää on yhteistyö TRF-komitean ja palveluohjelmien komitean kanssa, jotta tieto onnistuneista toimintamuodoista ja projekteista saadaan julkisuuteen ja laajempaan käyttöön. Komitea huolehtii myös piirin merkittävimpien tapahtumien tiedottamisesta yhteistyössä järjestelytoimikuntien kanssa. Rotaryvuonna on tavoitteena järjestää mahdollisimman monella paikkakunnalla Rotary Day -tapahtuma, joka suunnataan perheille. Suomen piirien kanssa valmistellaan myös suurempia valtakunnallisia Rotary Day päiviä, joista apulaiskuvernöörit raportoivat piirikuvernöörille. Tietotekniikan hyväksikäyttöä tehostetaan edelleen sekä piiritasolla että tekemällä klubeille tunnetuksi tarjolla olevia Suomen Rotaryn ja Rotary Internationalin tietojärjestelmäpalveluita. My Rotary -verkkosivu on jokaisen rotarin ulottuvilla. Suositetaan, että vähintään 50 % klubin jäsenistä on rekisteröitynyt My Rotaryyn. Toimintakaudella jokainen klubi hyödyntää viestinnässä sähköpostia. Piirin Facebook-sivuston käyttöön laaditaan ohjeistus. Piirin kotisivut päivitetään riittävän usein, jotta tietojen sisältö ja ajantasaisuus turvataan. Piirin IT-vastaava vastaa kotisivujen tekniikasta. Sisällön tuottaa pääasiassa kuvernööri presidenttien avustuksella. Klubeja tuetaan tietotekniikan hyväksikäytössä erityisesti klubien kotisivuja, sosiaalista mediaa, RI:n tietojärjestelmiä sekä Suomen Rotaryn tietojärjestelmiä. Klubeja kannustetaan tietojärjestelmien hyödyntämiseen. Apulaiskuvernöörit auttavat tarvittaessa sivuihin tutustuttamisessa. Tietojärjestelmien avulla klubihallinto hoituu tehokkaasti ja ajallaan eikä aikaa tuhraannu puuttuvien tietojen etsimiseen. PETS:iin ja klubivirkailijakoulutukseen sisällytetään osio Rotaryn tietojärjestelmien käytännön harjoituksiin netissä Nuorisovaihtokomitea Nuorisovaihto on piirimme ja klubiemme kansainvälisen palvelutoiminnan näkyvin ja tärkein toimintamuoto. Nuorisovaihdossa on vuosivaihto, kesävaihto ja leirivaihto. Nuorisovaihto on maassamme organisoitu Suomen Rotaryn nuorisovaihdon monipiiriorganisaation kautta. Piirimme nuorisovaihtokomitean kaikki jäsenet osallistuvat Suomen nuorisovaihdon monipiiriorganisaation toimintaan. Piirimme on vuosivaihdossa Suomen aktiivisimpiä piirejä. Vuosittain lähteviä ja tulevia vaihtooppilaita on ollut n nuorta kumpaankin suuntaan. Pidämme tavoitteen edellisten vuosien tasolla. Tehostamme isäntäperheiden rekrytointia mm. Rotary Day tapahtumissa. 10

11 Piiri järjestää klubien nuorisovaihtoasiamiehille joka syksy koulutustilaisuuden. Tavoitteena on tehdä kesä- ja leirivaihtoa nykyistä tunnetummaksi. Nuorisovaihtoasiamiesten koulutustilaisuus on Piirikokouksen yhteydessä Lahdessa. Kielikoe, joka kestää 6 tuntia, järjestetään Wellamo-opistossa, Kirkkokatu 16, Lahti. Vaihto-opiskelijat osallistuvat Piirikonferenssiin ohjelman mukaisesti Rotarysäätiö Piirin klubit osallistuvat rotarien oman säätiön (The Rotary Foundation, TRF) varojen hankintaan. Rotarysäätiö määrittää painopistealueensa, joiden mukaan suunnataan myös piirin rotarysäätiötoiminta. Piirin rotarysäätiökomitean muodostavat komitean puheenjohtaja ja alakomiteoiden puheenjohtajat. Komitea pitää vähintään kerran vuodessa toimintavuoden alussa kokouksen ja tarkistaa yhteiset tavoitteet yhteistyössä piirikuvernöörin kanssa.. Rotarysäätiökomitea alakomiteoineen ja koulutustilaisuuksineen tekee tunnetuksi Rotarysäätiön toimintamuotoja, erityisesti säätiön tarjoamia mahdollisuuksia humanitääristen projektien rahoittamiseksi. Sen tehtävänä on myös tiedottaa klubeille haettavana olevista opintoihin liittyvistä stipendeistä. Klubeja kannustetaan perustamaan hankkeita, joihin ne voivat saada Rotarysäätiön varoja. Piiri kannustaa tutustumaan viime vuosien onnistuneisiin projekteihin. Rotarysäätökomitean puheenjohtajan johdolla parannetaan piirin klubien tietämystä ja mahdollisuuksia hakea säätiön varoja klubien hankkeisiin. Se auttaa myös klubeja mutkikkaassa hakuprosessissa sekä projektien käynnistämisessä. Piiri järjestää rotarysäätiöseminaareja AG-alueittain tai useamman alueen yhteisinä tilaisuuksina. Rotaryvuonna Rotarysäätiö siirtyi uuteen apurahajärjestelmään Future Vision. Apurahajärjestelmä uusittiin siten, että Rotarysäätiön apurahoja on jatkossa kaksi: 1. District Grants - pienemmät apurahat rotarypiirin päätöksellä jaettavat 2. Global Grants - suuremmat apurahat TRF:n päätöksellä jaettavat apurahat. Piiriavustusten myöntämismenettely siirtyi piirin rotarysäätiökomitealle, mikä toi piirille lisää kirjanpito- ja hallintovastuuta, alakomiteoita sekä avustustoimintaa valvovan ja tarkastavan tarkastuskomitean (Auditing Committee). 11

12 Piirin apurahat jaetaan kullakin kaudella olevista DG varoista. TRF suosittelee, että mainituista varoista käytetään 20 % End Game Polio kampanjaan, jotta pitkäaikainen säätiön hanke polion poistamiseksi saa tarvitsemansa rahoituksen. SHARE-järjestelmä säilyy, ja piirille palautuva avustusmäärä (piirirahasto, DDF) kasvaa 50 %:iin vuosirahaston lahjoituksista. Palautuksesta 50 % ohjautuu DDF tilille ja 50 % käytettäväksi DG-ohjelmaan. Maailmanrahaston avustukset kohdistetaan säätiön kuudelle painopistealueelle Avustukset-alakomitea Rotarysäätiö tarjoaa useita mahdollisuuksia klubien kansainvälisten humanitääristen projektien rahoittamiseen ja tukemiseen. Rotarysäätiökomitea tekee tunnetuksi, aktivoi ja tukee erityisesti kahdennettujen piiriapurahojen käyttömahdollisuuksia kahden eri maan klubien välisissä kansainvälisissä humanitäärisissä yhteisprojekteissa. Piirillä on myös mahdollisuus osoittaa DDF-varoja klubien humanitääristen hankkeiden tukemiseen rotarysäätiön avustusmenettelyn mukaisesti. Piiri saa DDFvaroja vain Vuosirahaston lahjoituksista. Uuden avustusmenettelyn koulutuksia järjestetään Rotarysäätiökomitean johdolla AG-alueittain pidettävissä seminaareissa ja piirin kokousten yhteydessä Rotarysäätiölahjoitukset/PHF-asiamies -alakomitea Piirin klubit kartuttavat Rotarysäätiön varoja pääasiassa hankkimalla Paul Harris Fellow -tunnustuksia ansioituneille jäsenilleen sekä ulkopuolisille rotaryn toimintaa edistäneille henkilöille. Klubit asettavat klubinsa toimintavuonna rotarysäätiölahjoitusten tavoitteen. Niiden perusteella syntyy piirille Rotarysäätiön varainhankintatavoite. Komitean puheenjohtaja rekisteröi klubien lahjoitustavoitteet PETS-koulutuksen yhteydessä ja seuraa tavoitteiden saavuttamista rotaryvuoden aikana. Klubit tekevä PHF-hakemukset itsenäisesti, ja ohjeet ovat piirin sivuilla. Klubien lahjoitustavoite on USD, josta puolet lahjoitetaan Vuosirahastoon ja puolet Polio Plus -rahastoon. Piiri kannustaa Rotarysäätiölahjoitukseen Every Rotarian, Every Year (EREY). Rotarysäätiön EREY-tavoitteena on 100 USD/jäsen. Jos haluaa olla mukana tässä arvokkaassa toiminnassa, mutta ei voi lahjoittaa mainittua tavoitesummaa, ohjelmaan voi osallistua myös pienemmällä summalla. RI:n presidentti Ravindran nimesi oman kautensa World Class -kaudeksi. Hän toivoo lahjoituksia piireistä ja rotareilta. 12

13 Polio Plus -alakomitea Vuonna 1985 aloitettu Rotarysäätiön kaikkien aikojen suurin hanke Polio Plus -projekti jatkuu End Polio Now projektina, koska poliota esiintyy vielä sodista kärsivillä kriisialueilla. Säätiön varoja polion poistamiseen rotarit ovat käyttäneet jo yli milj. dollaria. Tämän lisäksi kymmenet tuhannet rotarit ovat tehneet miljoonia vapaaehtoistyön tunteja usein hyvin vaikeakulkuisilla seuduilla ympäri maailman. Näiden ponnistelujen avulla vuosittaisten uusien poliotapausten määrä maailmassa on laskenut vuoden 1988 n tapauksesta muutamaan sataan tapaukseen. Virustyypeistä kaksi, tyyppi 2 ja tyyppi 3 on saatu hävitettyä. Intiassa alkoi jo neljäs vuosi ilman uusia poliotapauksia. Kriisialueilla puhjenneet uudet tapaukset on saatu ehkäistyä nopealla rokotuskampanjalla ennen taudin leviämistä epidemiaksi. Rotarysäätiö osoitti mm. Syyriassa löytyneen esiintymän hoitamiseen USD Välitön puuttuminen, moneen kertaan testatut menetelmät ja rohkeat rokotusyksiköt ovat osoittautuneet tehokkaiksi. Rotarien antama lupaus velvoittaa meitä vielä. Polio Plus -projektille kohdistettu lahjoitus (esim. PHF-hankinta) menee PolioPlus -rahastoon (The PolioPlus Fund), eikä siitä palaudu varoja piirin käyttöön. Sen sijaan Vuosirahastoon (The Annual Programs Fund) tehdyistä lahjoituksista puolet palautuu piirille kolmen vuoden kuluttua käytettäväksi Rotarysäätiön hyväksymiin projekteihin, stipendeihin tai muihin kohteisiin. PHF-hakemukset kulkevat piirissämme PHF-asiamiehemme kautta. Hän myös auttaa hakemusten teossa ja neuvoo lahjoitusten kohdistamisessa Rotarysäätiön rahastoille. Tavoite on hävittää polio kokonaan. Suomen rotarypiirit ovat olleet yhteistyössä Suomen ulkoasiainministeriön (UM) kehitysyhteistyöosaston kanssa Afganistanin poliorokotuksissa. Hanke tuotti vuosina yhteensä 1,22 milj euroa, josta rotareiden osuus oli euroa. Afganistanprojektin jatko riippuu UM:n avustuspäätöksistä. Piirin lipaskeräys sai uuden keräysluvan Lipaskeräystä jatketaan ohjausryhmän ilmoittamalla tavalla. End Polio Now -ohjelma on näkynyt useilla paikkakunnilla monenlaisina tapahtumina. Klubit hoitavat keräykset itsenäisesti. Tavoitteena on kaikkien klubien osallistuminen jollain tavalla EPN-keräykseen. Viime rotaryvuonna aloittamamme Rotary krookusten myynti jatkuu aktiivisesti End Polio Now kampanjan hyväksi. 13

14 Ammatillinen valmennusryhmä (Vocational Training Team - VTT) Ammatillinen valmennusryhmä (Vocational Training Team VTT) aloitti rotaryvuonna Rotarysäätiön uutena toimintamuotona. Se korvaa pitkään toiminnassa olleen Opintoryhmävaihto GSE (Group Study Exchange) toiminnan. VTT-toiminnan tarkoituksena on avustaa ammatillisia ryhmiä toteuttamaan kehitys- ja/tai koulutusprojektin kohdemaassa. Toiminta ei edellytä vastavuoroisuutta, vaan voidaan toteuttaa yksipuolisena tai monenkeskeisenä. Toiminta on rahoitettava piiriavustuksilla tai maailmanrahaston avustuksella. Maailmanrahastolla rahoitettavien projektien vähimmäisrahoitus on oltava euroa ja kohdistuttava painopistealueille. Ryhmät voivat matkustaa ja asua kohdemaassa myös omalla kustannuksellaan. Rotarypiiri ainoastaan koordinoi projektia. Rotaryvuonna seurataan VTT-toiminnan kehittymistä Koulutusohjelmat - stipendit ja opintoapurahat Piirin stipendi- ja palkitsemiskomitea tekee tunnetuksi sekä piirin että Rotary Internationalin stipendejä ja palkitsemistapoja. Piirin myöntämistä omista stipendeistä päätetään tapauskohtaisesti talousarvion sallimissa puitteissa. Piirin nykyisiä palkitsemis-, tunnustus- ja muistamismuotoja harmonisoidaan ja kehitetään uusia muotoja. Piirin stipendikomitean tehtävänä on tehdä tunnetuksi Rotarysäätiön stipendien saantimahdollisuuksia, informoida klubeja sekä antaa neuvoja stipendien haussa. Piirin rahoittamia pieniä stipendejä voidaan myöntää piirineuvoston harkinnan jälkeen kuvernöörin päätöksellä Alumnit Alumnien eli entisten stipendiaattien ja GSE-vaihdossa olleiden kontaktit rotaryyn ovat usein hiipuneet ajan mittaan. Alumni-toiminnan tavoitteena on saada entiset stipendiaatit ja opintoryhmien jäsenet mukaan rotarytoimintaan esim. kutsumalla heidät esitelmöimään klubeihin ja mahdollisesti liittymään rotaryklubin jäseneksi Tarkastuskomitea Rotarysäätiön uusi avustusmenettely siirtää päätösvaltaa piiriavustusten osalta piirin kuvernöörille ja rotarysäätiökomitealle. Rotarysäätiökomitea esittelee piiriavustukset kuvernöörin päätettäväksi. Tämä aiheuttaa piirille avustusten kirjanpito-, valvonta- ja raportointivelvollisuuksia. Piirin pitää raportoida avustustoiminnasta sekä rotarysäätiölle että piirin klubeille. 14

15 Rotarysäätiö edellyttää, että avustustoiminnan sääntöjen ja paikallisen lain noudattamista valvomaan asetetaan tarkastuskomitea (Auditing Committee). Komitean on nimetty tilintarkastukseen aikanaan aktiivisesti osallistuneita sekä rotarytoimintaa tuntevia past-kuvernöörejä. 6. Piirin palveluohjelmat 6.1. Yhteiskuntapalvelu Yhteiskuntapalvelu on nuorisovaihdon ohella rotaryn näkyvin palveluväylä. Yhteiskuntapalvelun projekteilla klubit tekevät rotarya parhaiten tunnetuksi. Piirin ja RI:n kannalta on tärkeätä saada klubien toteuttamien, käynnissä olevien ja käynnistettäväksi päätettyjen projektien tietokanta mahdollisimman kattavaksi. Piirin klubeille välitetään tietoa onnistuneista projekteista ja uusista projekti-ideoista koulutustapahtumissa ja tiedottamisen avulla, jotta mahdollisimman monet klubit innostuisivat toteuttamaan yhteiskuntapalvelun projekteja. Klubi voi valita yhteiskuntapalvelun painopisteeksi nuorison, vanhukset, sairaat tai muut avun tarvitsijat, jotka eivät selviä yksinomaan yhteiskunnan tarjoamalla tuella. Nuorison terveen harrastustoiminnan tukeminen ja vaikeuksissa olevien nuorten ohjaaminen ovat rotaryjärjestön yhteiskuntapalvelutoiminnan painopistealue. Tämän alueen hankkeisiin on mahdollista hakea myös Rotarysäätiön piirin käyttöön osoittamia DDFvaroja. Uusi avustusmenettely helpottaa avustusten käyttöä paikallisiin projekteihin Palveluohjelmien perustehtävät ovat määriteltyinä piirijohtosuunnitelmassamme Kansainvälinen palvelu Klubeja kannustetaan solmimaan yhteyksiä ja verkostoitumaan kansainvälisten klubien kanssa esimerkiksi luomalla ystävyysklubisuhteita. Rotaryvuoden Rotary Internationalin kansainvälinen kongressi pidetään Soulissa, Etelä-Koreassa. Kongressit ovat rotarymaailman vuotuisia suurtapahtumia, joissa tapaa rotareita ympäri maailman. Niihin osallistuja näkee ja kokee rotaryn erilaiset toimintamuodot mahdollisimman laajasti. Entistä useamman suomalaisenkin rotarin tavoitteeksi sopii osallistua ainakin kerran elämässään kongressiin. 15

16 6.3. RYLA RYLA-seminaarit (Rotary Youth Leadership Awards) ovat vuotiaille nuorille suunnattuja johtamiskoulutustilaisuuksia. Piirissämme on järjestetty vuosittain 1 2 RYLA-seminaaria rotaryvuodesta lähtien. Piirin klubit etsivät ja sponsoroivat seminaariin osallistujat. Piiri toimii seminaarien liikkeellepanevana voimana. Seminaarin toteutuksesta vastaa hankkeeseen nimetty rotaryklubi, mahdollisesti yhteistyössä jonkin oppilaitoksen tai Rotaract-klubin kanssa. RYLA-seminaarit ovat erinomainen tapa välittää rotarien kokemusta ja osaamista nuorille. Seminaareissa käytetään joskus vetonaulana järjestömme ulkopuolisia nimekkäitä julkisuuden henkilöitä. Suuremmat klubit saavat yksin ja pienemmät klubit yhdessä kohtuullisin ponnistuksin omasta jäsenkunnastaankin kokoon seminaarin pätevän opettajaryhmän. Tavoitteenamme onkin järjestää kaudella kaksi RYLA-seminaaria. RYLA-toiminnan tehostamiseksi ja tunnetuksi tekemiseksi piiriin on nimetty RYLA-toiminnasta vastaava asiamies Rotaract Rotaract-klubit ovat rotaryn perusperiaatteiden hengessä toimivia nuorten aikuisten klubeja. Ne kasvattavat potentiaalisia tulevia rotareita. Piirissämme on yksi Rotaract-klubi Tampereella. Rotaryvuonna käynnistetään Lahdessa, Jyväskylässä ja Hämeenlinnassa Rotaract-klubit. Kummiklubi huolehtii säännöllisestä yhteydenpidosta perustamiinsa Rotaract-klubeihin. Tavoitteena on vahvistaa piirin tukea Rotaract-klubien toiminnan aktivoimiseksi. Piirin organisaatioon kuuluu Rotaract-toiminnasta vastaava henkilö Nuorisopalvelu Palveluväylä kokoaa nuorisolle sopivat hankkeet ja pyrkii löytämään niille innostuneet tekijät. Mahdollisuus on aloittaa uusi klubi esimerkiksi entisten rotaractoreiden, entisten vaihto-oppilaiden ja alumnien toimesta. Uusi tapa toimia kannattaa ottaa jäsenkehityksen kannalta mahdollisuutena. 16

17 6.6. Ystävyysvaihto (Friendship Exchange) Rotary Friendship-vaihto eli ystävyysvaihto tarkoittaa perheittäin vaihtoa jonkin ulkomaisen rotarypiirin kanssa. Vaihtoryhmä käsittää yleensä 5-10 pariskuntaa, jotka vastavuoroisesti vierailevat jonkin ulkomaisen piirin klubijäsenten perheissä. Vaihtoperheet maksavat itse kaikki vaihdon kustannukset. Piirimme ystävyysvaihtokomitea organisoi tätä vaihtotoimintaa etsimällä vaihtokohteita sekä valmistelemalla vaihdon matkat ja ohjelman. Vaihtoryhmän vieraillessa paikkakunnalla piirin klubien toivotaan osallistuvan tähän kansainvälisen palvelun muotoon järjestämällä isäntäperheitä ja ohjelmaa ulkomaiselle ryhmälle. 7. Suomen rotareiden yhteiset projektit 7.1. Lääkäripankki Piirin lääkäripankkikomitea vastaa lähinnä tiedottamisesta ja klubien kannustamisesta antamaan tukensa lääkäripankkitoimintaan. Suomen lääkäripankkitoiminnan kohde on Tansania, jossa työskentelee jaksoittain parikymmentä suomalaista lääkäriä (osa rotareita) vuodessa. Rotareiden panostustarve on noin 2 /jäsen vuodessa. Tällä summalla varmistamme tärkeän kansainvälisen humanitäärisen toiminnan jatkuvuuden. Lääkäripankki jatkaa monipiiriorganisaationa. Piirimme lääkäripankkikomitean puheenjohtaja, Pekka Rysä, Vanajavesi (Hämeenlinna) -klubista, on piirimme edustaja Rotary Doctor Bank Finland (RDBF) toiminnassa Puhdas vesi -Itämeri Itämeri on varsin raskaan ympäristökuormituksen kohteena ja siksi myös huolestuttavasti saastunut. Itämeren saastekuormituksen vähentämiseksi ja veden puhdistamiseksi on perustettu organisaatioita ja työryhmiä. Rotarijärjestö on sitoutunut osallistumaan suojeluun ja edistämään Itämeren puhdistumista. Piirimme edustajana rotareiden perustamassa työryhmässä on Esa Kokkonen Tampere-Kaleva rotaryklubista. Toistaiseksi rotaryn osalta on meneillään seurantavaihe eikä toiminnassa ole varauduttu taloudellista panosta vaativiin toimiin. 17

18 8. Suomen Rotaryn palvelut ja toiminta Suomen Rotaryn piireille tarjoamia palveluita ovat mm. piirin kirjanpidon ja maksuliikenteen hoitaminen, nuorisovaihdon monipiiritoiminta, tulevan piirikuvernöörin valmennus, kuvernöörin kuukausikirjeiden ja muiden tiedotteiden jakelu, Suomen Rotaryn tietojärjestelmäpalvelut, rotarymatrikkelin julkaiseminen, RI:n nimettyjen julkaisuiden kääntäminen suomeksi, Rotary Norden lehden jakeluluettelon ylläpito, Suomen Rotaryn ja piirien per capita -maksujen kerääminen, Suomen Rotary ry:n hallinnon sihteeritoiminta, arkistojen ylläpito ja Rotaryn nimeen ja merkkiin liittyvien etujen ja oikeuksien valvonta. Edellä mainittujen palvelujen käytöstä päätetään PETS:n ja virkailijakoulutuksen yhteydessä pidettävässä piirineuvottelussa. Kokoukselle esitetään näiden palvelujen käytön jatkamista entiseen tapaan. Suomen Rotaryn koulutustoimikunnan tehtäviin kuuluu PETS:ssä ja muissa koulutustilaisuuksissa käytettävien koulutus- ja ohjeaineistojen kehittäminen. Piirikouluttaja osallistuu toimikunnan toimintaan. Suomen Rotaryn julkaisutoimikunnan tehtäviin kuuluvat PETS:ssä käytettävien koulutusmateriaalien kehittäminen ja jakelu, matrikkelikirjan rakenteesta ja tekstisisällöstä vastaaminen, Suomen Rotaryn Internet-kotisivujen sisällöstä vastaaminen sekä erilaiset ohjeistukset piireille ja klubeille. Piirin IT-vastaava on Suomen Rotaryn IT -toimikunnan jäsen, joka osallistuu toimikunnan toimintaan. Toimikunnan tehtävänä on SR:n tietojärjestelmien kehittäminen ja käytön tukeminen. Piirien välinen yhteistoimintafoorumi TRF-yhteistoimintarengas järjestää mm. valtakunnalliset Rotarysäätiöseminaarit ja kartoittaa piirien mahdollisia yhteisiä projekteja. Jäseninä ovat piirien rotarysäätiökomiteoiden puheenjohtajat. Piirin edustajat (varsinainen ja varaedustaja) Suomen Rotary ry:n varsinaisiin kokouksiin nimetään piirineuvottelussa. Suomen Rotary ry:n järjestämään DGEvalmennustilaisuuteen elokuussa 2015 osallistuu DGE Pekka Tähtinen. 18

19 9. Toiminnan määrälliset tavoitteet Piirin tavoitteet rotaryvuonna ovat seuraavat: Jäsenmäärä RI:n tavoite alle 49 jäsentä: nettokasvu 1 jäsen/klubi nettokasvu 1 naisjäsen/klubi 50 tai enemmän jäsentä: nettokasvu 2 jäsentä/klubi nettokasvu 2 naisjäsentä/klubi Piirin klubikohtainen RI:n tavoitteen mukainen lisäys tarkoittaa 48 klubia: nettokasvu 1 jäsen/klubi 11 klubia: nettokasvu 2 jäsentä/klubi Talousarvio perustuu 2200 jäseneen (vrt jäsentä). Piirin kasvutavoite nettokasvu 1 jäsen/klubi Uusien jäsenten naiset/miehet 60/40 % tavoitejakauma alle/yli 45 vuotta 60/40 % Vaihto-oppilasohjelmiin osallistuminen Rotaract-klubien perustaminen Rotarysäätiölahjoitukset vuosivaihto nuorta kumpaankin suuntaan kesävaihto oppilasta 3 Rotaract-klubia Vuosirahastoon PHF: USD /noin 20 eur/jäsen EREY, 100 USD/vuosi, 50 jäsentä RIP/World Class: 100 % jäsenistä haluamansa summa haluamaansa rotarysäätiön rahastoon 19