Valmistelutoimielin (VATE)-projektiryhmä Kokous 23/2018. torstai klo kokoustila Koivikko, Etelä-Karjalan liiton tilat

Transkriptio

1 MUISTIO 1 Valmistelutoimielin (VATE)-projektiryhmä Kokous 23/2018 Aika Paikka torstai klo kokoustila Koivikko, Etelä-Karjalan liiton tilat Kutsutut Varsinainen jäsen Varajäsen Gunnar Leena Kaakkois-Suomen ELY-keskus Jyrki Karhula Heinonen Markku Lappeenrannan kaupunki x Markus Lankinen x Hokkanen Erkki Etelä-Karjalan pelastuslaitos Jani Kanerva x Karhula Tuula Eksote Merja Tepponen* x Kosonen Marja Eksote Merja Tepponen* Kouvo Juha Kaakkois-Suomen TE-toimisto Tiia Piikki x Willberg Juha Lappeenrannan kaupunki Alina Kujansivu x Kaskinen Susanna Kunnat Pekka Reiman Mäkelä Satu Kaakkois-Suomen ELY-keskus x Jyrki Pitkänen x Sarlomo Sirkku Imatran kaupunki Terhi Karttunen Siiskonen Keijo Eksote Liisa Mänttäri x Stoor Jussi Kunnat Kristiina Pihlajamäki x Viialainen Matti Etelä-Karjalan liitto Satu Sikanen *kahden varsinaisen jäsenen varajäsen Muut osallistujat x Eerola Niina työntekijöiden edustaja Anne Saikko Kopra Jukka maakuntahallituksen puheenjohtaja, Heikki Järvenpää poliittisen seurantaryhmän edustaja Vesterinen Marja-Liisa Eksoten hallituksen puheenjohtaja, Pentti Salenius poliittisen seurantaryhmän edustaja x Tuimala Aija muutosjohtaja, valmistelija Airaksinen Salla sihteeri x Lignell Minna sote- koordinaattori Seppänen Olli talousasiantuntija x Bräysy Piia muutosvalmentaja, saapui klo 9.50 x Hautaniemi Mika ICT-projektipäällikkö x Päivi Ilves sihteeri 1. Kokouksen avaus ja läsnäolijoiden toteaminen Puheenjohtaja avaa kokouksen ja todetaan läsnäolijat. Puheenjohtaja avasi kokouksen ja totesi läsnäolijat. Puheenjohtaja muisti kokouksen aluksi Marja Kososta, joka oli viimeistä kertaa VATE:n kokouksessa. Merja Tepponen toimii Marja Kososen varajäsenenä VATE:n jäsenenä kunnes varsinainen jäsen on nimetty.

2 MUISTIO 2 2. Kokouksen esityslistan hyväksyminen Hyväksytään kokouksen esityslista. Kokouksen esityslista hyväksyttiin. 3. Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen kokouksen muistio on toimitettu esityslistan liitteenä 1. Tarkastetaan edellisen kokouksen muistio ja hyväksytään se kokouksen kulun mukaisena. Tarkastettiin ja hyväksyttiin edellisen kokouksen muistio. 4. Maakuntauudistuksen valtakunnallinen katsaus Päätökset ja lausunnot Asettamispäätös Maakuntien palvelukeskusyhtiöiden omistajapoliittisia tavoitteita ja periaatteita valmisteleva työryhmä, meitä edustaa Uudenmaan muutosjohtaja Markus Sovala, toimikausi Muut materiaalit ja kirjeet Maakuntien yleinen esivalmisteluavustus vuonna 2019, hakulomake. Maakuntien tulee hakea rahoitusta alkukeväästä jatkuvalle esivalmistelulle. Vuoden 2018 rahoituksesta jäävä osuus voidaan käyttää vuoden 2019 puolella. Etelä-Karjalan hakemus on euroa saakka esivalmisteluvaiheeseen. Vuodelta 2018 arvioidaan siirtyvän rahoitusta noin euroa. Virallinen VATE tulee saamaan rahoituksensa erikseen valtiolta. Hakemus tulee jättää 7.1. mennessä, Etelä-Karjala hakee rahoitusta heti kokouksen jälkeen MUJO- kokouksen taustamateriaalia mm. ympäristöterveydenhuollon palveluista ja rahoituksesta on toimitettu maakuntaan. Tilaisuudet YTA-alueen neuvottelu liikennetehtävien hoitamisesta tulevaisuudessa. Muistio kokouksesta sekä kokouksen taustamateriaalit ovat valmistuneet. Matti Viialainen ja Sonja Tynkkynen osallistuivat kokoukseen. Uudenmaan liiton tiedote asiasta lehdistötilaisuus maakunnan tilanteesta tilastotietojen valossa, syntyvyys erityisasiana. Samalla julkistettiin kampanja syntyvien lasten muistamisesta Eksoten synnytysosaston kanssa seminaari Palvelut monialaisessa maakunnassa, tilaisuutta voi seurata myös netissä

3 MUISTIO EKA2018 palautetilaisuus Etelä-Karjalan maakunnalle Merkitään tiedoksi ajankohtaiset asiat ja huomioidaan niiden vaikutukset valmisteluun. Merkittiin tiedoksi ja otetaan huomioon valmistelussa. Maakuntien palvelukeskusten osalta pohdittiin sitä, miten maakunnat ohjaavat yhtiöitä, minkälaiset yhtiöjärjestykset ja osakassopimukset tuleville yhtiöille laaditaan, tuleeko mahdollisesti vähemmistöosakassopimuksia sekä siitä, miten pienten maakuntien edut turvataan. Vimanan toimintaa koskevista lausunnoista on laadittu yhteenveto linkki Esivalmistelun rahoituksesta on valmistelu hakemus, joka perustuu siihen, että esivalmistelun projektihallinnon palkkamenoihin varaudutaan toukokuun loppuun asti. Koska mahdollinen käyttämätön avustus ei heti palaudu uudelle VATE:lle, hakemus kannattaa tehdä mahdollisimman realistisesti. Virallisen VATE:n rahoitus tulee erikseen 100% valtion rahoituksena sen aloittaessa toimintansa. YTA-alueella Uusimaa ja Päijät- Häme ovat päätyneet yhteistyöhön tienpidon suunnittelussa. Näyttää siltä, että Kymenlaakso ja Etelä-Karjala YTA- alueen maakunnista samaa tienpidon aluetta mahdollisesti muiden maakuntien kanssa. Maakuntauudistuksen liikennelait on viety hallituksen esityksenä eduskunnalle Eduskunnan maakunta- ja sote- uudistusta koskevan lainsäädännön valmistelussa on kireä aikataulu, mistä johtuen on riski, että maku II- paketin laeista osa voi jäädä kesken tai avoimeksi ennen eduskuntavaaleja. Myös maakuntavaalien ajankohta riippuu Maku II:sta. Aloitus ei ole kuitenkaan vielä uhattuna. Eriävä näkemys opposition taholta kohdistuu lähinnä valinnanvapauteen. 5. Valmistautuminen kevään neuvottelupäiviin Viime kokouksessa sovittiin valmisteluvastuista neuvottelupäivien materiaalien valmisteluun. Valtioneuvoston aiemmin annettua ohjeistusta neuvottelujen valmistelumateriaaleihin ja aikatauluihin liittyen on päivitetty Kirjeessä myöhäistettiin materiaalien toimitusaikatauluja sekä kevennettiin aiemmin esitettyä talousvalmistelua paremmin koetalousarvioiden laadintaan niveltyväksi. listan liitteinä 2a on päivitetty ohje ja liitteinä 2b ja 2c vastausluonnokset lähetettäväksi tilannekuvan valmisteluun. Talousasiantuntija Olli Seppänen esittelee tilanteen ja valmistellut materiaalit. Valmistelujen etenemisestä pidetään 6.2. tunnin skype -palaveri valtioneuvoston edustajien kanssa. Merkitään tiedoksi ja sovitaan mahdolliset tarkennukset lähetettävään vastaukseen.

4 MUISTIO 4 VN tasolla ministeriöiden edustajat valmistelevat neuvottelupäivää, joka on vain osa tulevaa vuorovaikutusprosessia maakuntien ja valtion välillä. Käytiin palautettava tilannekuva läpi kohta kohdalta. Vastausyhteenvetoa voidaan täydentää myöhemmin mm. tulevassa LYNC-keskustelussa. Merkittiin käyty keskustelu tiedoksi, muutosjohtaja kirjasi muutokset ja ne vastausyhteenvedossa. Päivitetty tilannekuva liitetään kokousmuistion liitteeksi päivittämällä liite 2b. 6. Järjestämistehtävän valmistelun aikataulu ja keskeiset sisällöt Sote-koordinaattori on valmistellut järjestämisen kokonaisuutta täysipäiväisesti 1.9. alkaen. Järjestämisen näkökulma on uusi erillinen kokonaisuus, ja erityistä huomiota se vaatii sote-palvelujen valinnanvapauden näkökulmasta. Samoja elementtejä valinnan mahdollisuuksien lisääntyessä on kuitenkin myös kasvupalveluissa, joten valmistelussa olennaista on rakentaa yhtä kokonaisuutta. Asukkaille annettava palvelulupaus kohdistuu ennen kaikkea sote-palveluihin, mutta Etelä-Karjalassa sitä halutaan valmistella kaikki palvelut kattavana kokonaisuutena. Minna Lignell esittelee valmistelutilanteen sekä valmistelun aikataulutuksen, jotka ovat tarkemmin esiteltyinä liitteissä 3a ja 3b. Merkitään valmistelutilanne tiedoksi ja sovitaan mahdolliset alkuvuoden valmistelun painopisteet. Sote-koordinaattori Minna Lignell esitteli palvelulupauksen valmistelun tilannetta. Asiasta on pidetty kaksi ideatyöpajaa ja valmistelu jatkuu tammikuussa. Keskustelussa nousi esille, että palvelulupauksen tulee olla yhteensopiva strategian kanssa. Lupaus ei saa olla luvat liikoja tai kaikkea palvelua, vaan todetaan mihin keskitytään. Myös asukkaiden vastuut on hyvä kuvata osana kokonaisuutta. Minna Lignell esitteli myös päivitetyn järjestämisen tiekartan, jossa järjestäjän roolin ja tehtävien valmistelun aikataulu ja tilanne liikennevaloilla on kootusti. Todettiin, että järjestäjä tuottaja malli on muutoksista suurin juuri Etelä-Karjalalle. Merkittiin katsaukset tiedoksi ja jatketaan asioiden valmistelua esitetyltä pohjalta. 7. ESR- hankkeen ja henkilöstöjohtamisen kartoituksen eteneminen ESR-hankkeen tilanne ESR-hanke Tuottavuutta ja työhyvinvointia Etelä-Karjalassa- hankkeen valmennukset ovat hyvässä vaiheessa. Neljä valmennusryhmää ovat käyneet koko nelipäiväisen valmennusohjelman loppuun ja loput neljä ryhmää päättyvät mennessä. Alkuvuodelle on suunnitteilla lisävalmennuspäivä niille kohderyhmään kuuluville, jotka eivät päässeet syksyn valmennusohjelmaan mukaan. Lisäksi järjestetään ns. valmennusohjelman koonti-

5 MUISTIO 5 päivä kaikille ryhmille, joihin kutsutaan myös esimiesten omia esimiehiä laajemmin mukaan. Koontipäivistä tehdään lyhyet videokoosteet, jotka myös julkaistaan hankkeen nettisivuilla ja mahdollisesti myös mukana olevien organisaatioiden nettisivuilla henkilöstön ja esimiesten käyttöön. Muutosvalmennukseen osallistuneet lähiesimiehet ovat kokeneet valmennuksen teemat tärkeiksi, etenkin muutosjohtamisen, oman ja alaisten jaksaminen sekä työhyvinvoinnin. Liiketoimintaosaaminen ja asiakkaan palveluprosessien suunnittelu ja mittarointi ovat olleet monille lähiesimiehille uutta ja haastavampaa pohdittavaa oman työn kannalta. Johtopäätöksenä voidaan todeta, että johtamisen ja esimiestyön kehittäminen ja tukeminen tulee olla prioriteettina nykyorganisaatioissa, mutta erityisesti uudistuksen toteutuessa. Myös lähiesimiesten ja henkilöstön jaksamiseen ja työhyvinvointiin monissa muutoksissa tulee kiinnittää huomiota. Strategisen henkilöstöjohtamisen kartoitus Muutosvalmentajan työajasta irrotettiin 50 % strategisen henkilöstöjohtamisen valmisteluun 1.9. alkaen. Muutosvalmentaja on osallistunut ja perehtynyt kansalliseen henkilöstöasioiden valmisteluun sekä haastatellut organisaatioiden johtoa nykyorganisaatioiden henkilöstöjohtamisen tilaan ja käytäntöihin liittyen. Haastatteluja on tehty marras joulukuun aikana. Yhteenvetona vaikuttaa siltä, että pääsääntöisesti nykyorganisaatioiden henkilöstöjohtaminen on muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta suhteellisen toimialakohtaista ja operatiivista, lukuun ottamatta eläköitymisten suunnittelua. Uudistuksen toteutuessa strateginen henkilöstöjohtaminen vaatii uudenlaista maakunnallista näkökulmaa. Henkilöstövalmistelua jatketaan ja keskitytään jatkossa erityisesti strategisen henkilöstösuunnittelun ja henkilöstöjohtamisen suuntaviivojen valmisteluun uudessa maakuntaorganisaatiossa ja sen liikelaitoksissa. Liitteessä 4a on kuvattu ESR-hankkeen Tuottavuutta ja työhyvinvointia esimiesvalmennuksen kokonaisuutta. Kokousmuistion liitteeksi 4b täydennetään kokouksessa esitetty kooste haastatteluissa esille nousseista teemoista. Merkitään katsaukset tiedoksi. ESR-hankkeen osalta sovitaan, että mukana olevat organisaatiot hyödyntävät muutosvalmennusen lisävalmennuspäiviä (alustavat päivät: Lappeenranta ja Imatra) sekä valmennukseen osallistuneiden koontipäiviä (alustavat päivät: 20.2.Lappeenranta ja Imatra) ja tiedottavat näistä esimiehilleen. Tilaisuuksien markkinointi käynnistetään ennen joulua. Strategisen henkilöstöjohtamisen valmistelua jatketaan tammikuun alussa henkilöstöhallinnon dokumenttien kokoamisella ja jatkosuunnittelulla maakuntaorganisaatiota varten. Piia Bräysy esitteli siirtyvien organisaatioiden johtajille tehdyn haastattelun tuloksia sekä ESR- rahoitteisen esimiesvalmennusohjelman tilannetta. Strategisen henkilöstöjohtamisen sekä osaamisen kehittämisen asioissa maakunnalla on kehitettävää joka tapauksessa joko erillisinä organisaatioina tai yhdessä. Uuden maakunnan henkilöstöjohtamista valmistellaan esityksen mukaan tammikuussa siten, että organisaatioiden dokumentit kerätään mennessä.

6 MUISTIO 6 ESR-hankkeen valmennusten koontipäivien ajankohtaa pyydettiin tarkentamaan, jotta Eksoten esimiehet pääsevät paikalle (20.2. oma tilaisuus). Hyväksyttiin esityksen mukaisesti. 8. Maakunnan kokonaisarkkitehtuuri- johtamisrakenteen ja ICT-järjestelmien kokonaiskuvaus (VATE ) Maakunta- ja sote-uudistuksen valmistelun ja toimeenpanon tueksi on laadittu järjestämisen käsikirja. Sen mukaan järjestämisvastuussa oleva maakunta vastaa asukkaan laissa säädettyjen oikeuksien toteutumisesta ja palvelukokonaisuuksien yhteensovittamisesta sekä järjestettävien palvelujen ja muiden toimenpiteiden yhdenvertaisesta saatavuudesta. Tämä edellyttää maakunnassa hyvin organisoitua ja osaavaa henkilöstöä. Jos organisaatio rakenneteen perinteiseen tapaan liittämällä siirtyvät organisaatiot erillisinä yksiköinä, on vaarana sektoreiden ja toiminnan siiloutuminen. Tämän [siiloutuminen] välttämiseksi voi olla järkevämpi rakentaa organisaatio yleisten toimintojen ja tehtävien mukaisesti. Suomen lainsäädäntö velvoittaa julkishallinnon toimijoita kuvaamaan organisaation kokonaisarkkitehtuurin. Maakuntauudistuksen yhteydessä on tehty maakuntien viitearkkitehtuurikuvaus, joka yleisellä tasolla kuvaa maakunnan kokonaisarkkitehtuurin ja tarjoaa maakunnille yhteisen perustan kokonaisarkkitehtuurin tekemiseksi. Maakunnan viitearkkitehtuurin kautta voidaan lähteä määrittelemään (yksittäisen) maakunnan palvelukokonaisuutta, arvioimaan Etelä-Karjalan maakunnalle kuuluvia toimintoja ja tehtäviä ja sitä kautta rakentamaan maakunnan organisaation/organisoinnin mallia. Ehdotus on, että maakuntaan liittyvät organisaatiot ryhtyvät listaamaan tehtäviä ja kuvaamaan maakunnan palvelukarttaa, joka a) helpottaa maakunnan organisoitumista ja samalla b) täyttää lain maakunnalle asettaman velvoitteen. Muutosjohtaja ja ICT-projektipäällikkö toimivat koordinaattoreina tiedonkeruussa. listan liitteenä 4 on kooste asiasta. Merkitään tiedoksi katsaus ja työsuunnitelma asian jatkovalmistelusta. Raportointi työstä esitetään viimeistään tammikuun VATEssa. Merkittiin katsaus tiedoksi. ICT-projektipäällikkö Mika Hautaniemi esitteli maakunnan kokonais- ja viitearkkitehtuuria.. Laki velvoittaa tekemään kokonaisarkkitehtuurin, josta on laadittu viitteellinen malli kansallisesti (viitearkkitehtuuri). Kokonaisarkkitehtuurin laadinta auttaa maakunnan organisoitumista, palveluiden määrittelemistä ja prosessien kuvaamista. Maakuntien viitearkkitehtuurista tarkastellaan, mitkä osat viitearkkitehtuurin palvelukartasta koskettavat meidän maakuntaa. Tällä hetkellä viitearkkitehtuurissa on eritasoisia kuvauksia ja joidenkin organisaatioiden osalta tarvitaan täsmällisempää kuvausta.

7 MUISTIO 7 Organisaatioiden kanssa käydään läpi maakunnan viitearkkitehtuuri kommentoiden ja laaditaan ensimmäinen versio maakunnan kokonaisarkkitehtuurista jatkovalmistelun pohjaksi Mika Hautaniemi esittelee valmistelun tilanteen. Valmistelua tullaan jatkamaan alkuvuonna tarkentaen sekä palveluita, että myöhemmin prosesseja. Liitteessä 5 kuvataan kokonaisarkkitehtuurityön valmistelua tarkemmin. Merkitään valmistelutilanne tiedoksi ja annetaan evästys jatkovalmisteluun. Mika Hautaniemi esitteli viitearkkitehtuurin palvelukartan päivityksen. 10 toimintoa on kuvattu ja 3 on vielä kesken. Alkuperäinen lähtötilanne viitearkkitehtuurin (valtakunnallinen malli) osalta oli hyvin erimitallista ja päivitettyjen kuvausten yhteismitallistaminen sekä tarkentaminen jatkuu vielä keväällä Arkkitehtuuria käytetään oman työn ja organisaation ohjaamiseen. Palvelukarttaa hyödynnetään myös johtamisjärjestelmän rakentamisessa. Keskusteltiin myös maaseutupalvelujen niveltämisestä kokonaisuuteen. Jyrki Pitkänen totesi, että vielä ei ole olemassa selvää uudistuksen toteutusmallia Kaakkois-Suomessa. Hyväksyttiin esityksen mukaisesti. 9. Asiantuntijaselvitysten valmistuminen (NHG Oy ja Perlacon Oy) Etelä-Karjalan maakunta- ja sote-uudistuksen epävirallinen valmistelutoimielin (VATE) on yhdessä Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiirin (Eksote) kanssa teettänyt selvityksen NHG Oy:llä Eksoten strategiakaudesta, kehittämistoiminnasta ja tulevasta strategiasta sote-palveluissa. Lisäksi Perlacon Oy:ltä on tilattu selvitys kuntien kantokyvystä. Selvitysten mukaan Etelä-Karjalassa sote-palveluissa on tehty merkittävää rakennemuutosta ja sote-kustannusten kasvu on ollut erittäin maltillista muuhun maahan verrattuna. Samaan aikaan kuntien valtionosuuksien määrä, verotulot sekä asukasmäärä ovat laskeneet, mikä kiristää kuntien taloutta. Etelä-Karjalan kuntien tulevaisuus näyttää erittäin haastavalta, mutta strategisilla valinnoilla ja yhteistyöllä on mahdollista pärjätä tulevaisuudessakin. Selvitysten valmistumisesta pidettiin lehdistötilaisuus ja selvitysten tiedot ovat olleet mediassa esillä sen jälkeen. Lehdistötiedote ja selvitysmateriaalit ovat liitteinä 6 a-c. Merkitään valmistuneet selvitykset tiedoksi ja hyväksytään selvitystehtävien valmistuminen. Raporttien todettiin avaavan maakunnan kokonaistilannetta eri toimijoiden osalta ulkopuolisten silmin, mikä on edistänyt haastavan tilanteen hahmotusta. Merkittiin tiedoksi valmistuneet selvitykset ja hyväksyttiin selvitystehtävien valmistuminen. 10. Muut asiat

8 MUISTIO 8 Seuraava kokous on ja silloin käsittelyssä ovat mm. kotouttamisen asiat sekä kevään työskentelyn tarkempi suunnittelu kokous perutaan EKA 2018 tilaisuuden vuoksi. Marras joulukuun työtunnit tulee kirjata SOLE-järjestelmään hyvissä ajoin. Tehdyt tunnit laskutetaan marras joulukuun ajalta, kun laskelma saadaan tehtyä. Keskusteltiin lisäksi työterveyshuollon tilanteesta sekä valtakunnallisella tasolla (Keva) että sen vaikutuksista maakunnassa (Työkunto). 11. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo