Markkinointi- ja viestintästrategia

Transkriptio

1 Markkinointi- ja viestintästrategia Yhtymähallitus

2 Sisällysluettelo 1. Johdanto Lounais-Suomen koulutuskuntayhtymä Toiminta-ajatus Arvot Visio Tuloskortti Markkinointi- ja viestintästrategian tavoitteet Kohderyhmät Markkinoinnin ja viestinnän välineet Viestinnän painopistealueet Ulkoinen viestintä Tunnettavuuden lisääminen ja opiskelijoiden saannin varmistaminen Työelämälähtöisyys Kansainvälinen toiminta ja viestintä Yhteiskuntasuhteet Sisäinen viestintä Ajankohtaisen ja oikean tiedon levittäminen Esimiesviestintä ja palautteet Kriisiviestintä Integroitu markkinointiviestintä Viestinnän organisointi Palautteet ja seuranta Markkinointi- ja viestintäsuunnitelma... 9

3 1. Johdanto Markkinointi- ja viestintästrategian tarkoituksena on antaa suuntaviivat organisaation markkinoinnin ja viestinnän suunnittelulle, toteutukselle ja kehittämiselle. Sillä kuvataan markkinoinnin ja viestinnän keinot organisaation tavoitteisiin pääsemiseksi. Organisaatioiden toimintatavat ja -ympäristö muuttuvat jatkuvasti, joten käsillä olevan strategian yhtenä tärkeänä tehtävänä onkin varmistaa menestyminen tulevaisuudessa myös nopeasti muuttuvissa olosuhteissa. Vaikka tässä strategiassa keskitytään enemmän ulkoiseen viestintään sekä markkinointiviestintään, on sisäinen viestintä myös tärkeä viestintästrategian osa-alue. Sen avulla lunastetaan ulkoisella viestinnällä ja markkinointiviestinnällä annetut lupaukset. Viestinnässä annettujen lupausten tulisi näkyä käytännön tekoina niin organisaation sisällä kuin ulkopuolellakin. Seuraavassa esitetään aluksi Lounais-Suomen koulutuskuntayhtymän tehtävät ja tavoitteet ja tämän jälkeen markkinointi- ja viestintästrategia. 2. Lounais-Suomen koulutuskuntayhtymä 2.1. Toiminta-ajatus Lounais-Suomen koulutuskuntayhtymän tarkoituksena on valtakunnallisen ammattiopistostrategian periaatteiden mukaisesti tukea opiskelijoiden ammatillista kasvua työelämän muuttuviin alueellisiin, valtakunnallisiin ja kansainvälisiin tehtäviin. Kuntayhtymä turvaa alueellisen koulutuksen monipuolisen saatavuuden, osallistuu yrittäjyyden edistämiseen ja alueelliseen kehittämistoimintaan sekä edistää kestävää kehitystä Arvot 2.3. Visio 2015 Toimimme vastuullisesti Kohtelemme toisiamme oikeudenmukaisesti Kehitämme toimintaamme yhteistyössä Toimimme työelämän ja opiskelijoiden tarpeisiin perustuen Lounais-Suomen koulutuskuntayhtymällä on hyvät edellytykset toteuttaa ammattiopistostrategiaa itsenäisenä koulutuksen järjestäjänä. Kuntayhtymän oppilaitokset tarjoavat kilpailukykyiset koulutus- ja kehittämispalvelut, jotka perustuvat työelämälähtöisiin oppimisympäristöihin, osaavaan henkilöstöön, hyviin kumppanuksiin, toimivaan verkostoyhteistyöhön ja kestävään talouteen. 1

4 2.4. Tuloskortti Näkökulmat Keskeiset strategiset tavoitteet Ratkaisevat menestystekijät Henkilöstö ja toiminnan uusiutumiskyky Asiakkaat ja yhteistyötahot Ydin- ja tukiprosessit Talous - ammatti-taitoinen ja motivoitunut henkilöstö - opettajat perehtyneet hyvin alansa työelämään ja sen kehitysnäkymiin - työelämän tarpeiden mukainen tutkinto- ja kurssitarjonta - pysyminen kehityksen eturintamassa - pätevän henkilöstön saanti, onnistunut rekrytointi - ennakointitoiminta laajaa työhallinnon ja työelämän kanssa - oppimisympäristöt soveltuvia koko ikäluokkaa ja elinikäistä oppimista varten - läheinen yhteistyö työelämän kanssa opetuksen toteutuksessa ja opetusvälineiden käytössä -osallistuminen tiiviisti alueen kehittämiseen -ryhmätyöskentelyn, verkostoitumisen ja yhteistyön syventäminen -yhteistyö valmistuneiden työllistämisessä - kokonaisvaltainen toiminnan suunnittelu ja ohjaus - toiminnan arviointijärjestelmä - systemaattinen palautteen kerääminen ja sen tulosten hyödyntäminen - kustannusten hyvä hallinta - riittävä investointikyky - henkilöstön osaaminen - henkilöstön työkyky ja motivaatio - joustavat työajat ja -muodot - koulutustarjonnan uusiutumiskyky - tutkintotiimien innovatiivisuus - johtamisen ja esimiestoiminnan tasokkuus - tilojen ja välineiden ajanmukaisuus - koulutustarjonnan vetovoimaisuus - yhteisten kehittämishankkeiden määrä työelämän, kehittämiskeskuksen ja Turun amk:n kanssa - aikuiskoulutuksen joustavuus ja laatu - asiakaspalautteen kerääminen ja sen hyödyntäminen - oppimisen teho ja laatu - opetusjärjestelyjen joustavuus - koulutuksen osuvuus, asiakastyytyväisyys, valmistuminen ammattiin normiajassa, erityisopetuksen teho - kaksoistutkintojen kehittäminen yhteistyössä lukioiden kanssa - sähköinen toiminnan ohjausjärjestelmän käyttöönotto - esimiestoimintaa palvelevat kustannusten seurantajärjestelmät - välineiden ja tilojen uusiminen - tutkinnot toteutettava vos-rahoituksella 2

5 3. Markkinointi- ja viestintästrategian tavoitteet 4. Kohderyhmät Lounais-Suomen koulutuskuntayhtymän markkinointi- ja viestintästrategian tavoitteena on tukea koulutuskuntayhtymän keskeisten strategisten tavoitteiden (tuloskortti ) saavuttamista. Markkinointi ja viestintä ovat yhteydessä laadunhallintajärjestelmään, ottavat huomioon asiakkuusnäkökulman ja korostavat myös alueellisuutta ja paikallisuutta. Markkinoinnin ja viestinnän keinoin saavutetaan toiminta-alueilla top of mind -asema eli ollaan opiskelijoiden ja elinkeinoelämän mielissä ensimmäinen koulutuksen tarjoajavaihtoehto, kun kouluttautumistarve syntyy. Markkinointi- ja viestintästrategia määrittelee keinot, joilla kaikille kohderyhmille voidaan tarjota reaaliaikaista, asiantuntevaa ja avointa viestintää. Viestintä on saavutettavissa paikasta riippumattomasti silloin kun kohderyhmä sitä haluaa, ja niillä välineillä, joilla kohderyhmän jäsen tiedon haluaa vastaanottaa. Markkinoinnin ja viestinnän kohderyhmiä ovat: toiminta-alueen yläkoulujen oppilaat (8-9-luokkalaiset) ja heidän huoltajansa peruskoulut, erityisesti rehtorit ja oppilaanohjaajat oppilaitosten opiskelijat ja henkilökunta toiminta-alueen yritykset ja yhteisöt yhtymävaltuusto, yhtymähallitus, johtokunnat, toimielimet ja neuvottelukunnat Varsinais-Suomen ELY-keskus ja alueen TE-toimistot kuntayhtymän kunnat oppisopimustoimistot alueen lehdet ja muut mediat verkostokumppanit 3

6 5. Markkinoinnin ja viestinnän välineet 6. Viestinnän painopistealueet Kohderyhmille suunnatun markkinoinnin ja viestinnän välineitä ovat - esitteet ja julkaisut, mainostaulut, ajoneuvojen ja laitteiden merkintä, liput - lehti-ilmoitukset ja -artikkelit - opiskelijahallinto-ohjelma, www-sivut, intranet, sosiaalinen media - sähköpostiviestit ja -tiedotteet, kyselyt ja palautteet - asiakastietokanta - markkinointiin liittyvät tapahtumat ja tilaisuudet, kilpailut, liikelahjat, sponsorointi ja mukaan otettavat tuotteet. - työvaatteet - koulutukseen liittyvät tapahtumat kuten seminaarit - elinkeinoelämäyhteistyö ja osallistuminen alueen kehittämiseen 6.1. Ulkoinen viestintä Tunnettavuuden lisääminen ja opiskelijoiden saannin varmistaminen Näkyvyys medioissa ja tapahtumissa Tavoitteena on tunnettavuuden lisääminen ja julkisuuskuvan terävöittäminen. Digitaalinen viestintä laajenee edelleen ja Lounais-Suomen koulutuskuntayhtymä panostaa siihen. Perinteisten www-sivujen, intranetin ja bannerimainonnan lisäksi vahvistetaan näkyvyyttä sosiaalisissa medioissa. Tällä hetkellä (vuonna 2011) suosittuja ovat Facebook, Youtube, blogit, wikit, kuvan-, videon- ja äänenjakopalvelut, virtuaaliset kohtaamispaikat ja sosiaaliset kirjanmerkit. Keinoja tulee jatkuvasti lisää ja entisiä poistuu, joten tilannetta on seurattava jatkuvasti ja arvioitava uusien ilmiöiden merkitys viestinnässä. Näkyvyyden ylläpitoa toteutetaan edelleen harkitusti printtimediassa ottaen huomioon sen kustannukset ja saatujen kontaktien määrä. Lehtimainontaa käytetään kohderyhmille suunnatuissa lehdissä. Opiskelijalehtinen tai hakuopas jaetaan alueen 8-9-luokkalaisille. Edellisten lisäksi ylläpidetään aktiivisesti suhteita lehdistöön ja tarjotaan heille mielenkiintoisia juttuaiheita ja valmiita artikkeleita julkaistaviksi. Tapahtumamarkkinointina järjestetään nuorille, aikuisille ja yritysasiakkaille. Näitä toteutetaan mm. siten, että sähköisen suoramainonnan välinettä käytetään koulutusalakohtaiseen mainontaan aikuiskoulutuksessa sekä tiedottavaan viestintään peruskouluille. 4

7 Opinto-ohjaajat ja opettajat käyvät säännöllisesti oppilaitosvierailuilla peruskouluissa. Erityiset ammatillisen koulutuksen perehdyttävät tapahtumat ja kilpailut kuten Taitaja9 ja TehoTET ja 8-9-luokkalaisten vierailut tekevät toimintaamme konkreettisesti tutuksi. Tavoitteena on saada mahdollisimman moni peruskoululainen käymään oppilaitoksissamme ennen yhteisvalintaa. Osallistutaan paikallistason messutapahtumiin oppilaitosten omilla osastoilla sekä koulutuskuntayhtymän yhteisosastoilla Varsinais-Suomen alueella järjestettävillä koulutustarjonnan esittelyyn soveltuvilla messuilla kuten NextStep ja Osaava Nainen. Ajankohtaisen ja kiinnostavan materiaalin tuottaminen Pidetään yllä yhtenäistä graafista ohjeistusta, jonka mukaisesti laaditaan kaikki materiaali. Oppilaitokset ja oppisopimustoimistot pitävät yllä ajantasaista esitemateriaalia kuten tutkintoesitteitä ja hakuoppaita jaettavaksi potentiaalisille opiskelijoille ja elinkeinoelämälle. Oppilaitokset ja oppisopimustoimistot tuottavat esittelyvideoita ja kuvia jaettavaksi Internetiin ja sosiaaliseen mediaan. Markkinointimateriaalin laadusta ja ajantasaisuudesta vastaavat oppilaitosten rehtorit/apulaisrehtorit apunaan nimetty tiedottaja tai markkinointivastaava. Oppilaitokset varaavat materiaalin tuottamiseen riittävät resurssit Työelämälähtöisyys Pyritään olemaan mukana alueiden työnantajien arjessa tarjoamalla aktiivisesti koulutus- ja kehittämispalveluja. Koko henkilökunta osallistuu tähän sopivalla tavalla mm. työpaikkakäyntien yhteydessä ja välittämällä esitetyt toiveet ja palautteet esimiehelleen. Yhteyttä alueen yrityksiin ja työpaikkoihin pidetään yllä säännöllisesti tiedottamalla toiminnastamme Keskeisinä keinoina työelämäyhteyksien ylläpidossa ja kehittämisessä ovat omat luottamuselimet kuten johtokunnat, neuvottelukunnat ja toimielimet. 5

8 Oppisopimustoimistot pitävät yllä yhteyksiä alueiden työelämään ja viestivät koulutuskuntayhtymän palveluista. Opettajat ja heidän esimiehensä pitävät jatkuvasti yllä työelämäsuhteitaan ja viestivät samalla koulutuskuntayhtymän palveluista. Järjestetään informaatiotilaisuuksia koulutuksen markkinoimiseksi työelämälle. Järjestetään alueellisia yritystilaisuuksia ja muita vastaavia tapahtumia henkilökohtaisen viestinnän ja markkinoinnin ylläpitämiseksi Kansainvälinen toiminta ja viestintä Kansainvälisiä yhteistyö- ja verkostokumppaneita sekä ulkomaisia opiskelijoita varten on Internet-sivuston linkki International, jota pitää yllä kuntayhtymän kv-työryhmä ainakin englanniksi. Sivustolla on lyhyt kuvaus Suomen ammatillisesta koulutuksesta sekä kuntayhtymän ja oppilaitosten toiminnasta yhteistietoineen. Omia opiskelijoita ja henkilökuntaa varten on kv-työryhmän ylläpitämä sivusto, jossa annetaan tietoa ulkomaisista opiskelu- ja työssäoppimismahdollisuuksista. Sivustoa ylläpitää kuntayhtymän kvtyöryhmä Yhteiskuntasuhteet Järjestetään säännöllisiä informaatio- ja keskustelutilaisuuksia kuntayhtymän kunnille. Järjestetään säännöllisiä tapaamisia alaikäisten opiskelijoiden huoltajien kanssa. Osallistutaan alueiden kehittämisorganisaatioiden väliseen yhteistyöhön ja seudulliseen kehittämiseen Sisäinen viestintä Ajankohtaisen ja oikean tiedon levittäminen Sisäisellä viestinnällä varmistetaan, että kaikilla koulutuskuntayhtymässä toimivilla on tiedossaan toiminnan tavoitteet ja kaikki tuloksellisen työn tekemisen kannalta oleellinen tieto. 6

9 Sisäinen viestintä luo ja ylläpitää avointa vuorovaikutusta koulutuskuntayhtymässä ja siten edistää me-henkeä, välitöntä ilmapiiriä ja halua tehdä työtä yhteisten tavoitteiden eteen. Se, että oma henkilöstö saa tiedon muutoksista ennen ulkoisia sidosryhmiä poistaa riskiä väärän tiedon leviämisestä koulutuskuntayhtymän sisä- kuin ulkopuolella. Tiedonkulkua oppilaitosten sisällä ja niiden välillä sekä oppilaitosten ja koulutuskuntayhtymän hallinnon välillä tehostetaan sähköpostin lisäksi mm. intranetin avulla, yhteisten palaverien ja tilaisuuksien kautta sekä henkilöstön informaatiotilaisuuksilla. Sisäinen viestintä on tärkeä osa henkilöstön hyvinvointia ja siten kuuluu myös henkilöstöstrategiaan. Sisäisen viestinnän haasteisiin vastataan avoimuudella, luottamusta herättävällä toiminnalla ja riittävällä henkilökohtaisella vuorovaikutuksella. Mikäli viestinnässä havaitaan puutteita esimerkiksi välineiden tai henkilöiden taitojen osalta, niihin puututaan välittömästi lähimmän esimiehen toimesta Esimiesviestintä ja palautteet Esimiehet viestivät systemaattisesti, avoimesti ja monipuolisesti käyttäen intranetin, sähköpostin, infotv:n ja muun sähköisen viestinnän lisäksi henkilökohtaista vuorovaikutusta järjestäen henkilökunta-, opettajakunta-, koulutusala- ja muita vastaavia kokouksia ja informaatiotilaisuuksia. Näiden pöytäkirjat ja muistiot ovat yleisesti nähtävänä viivytyksettä sähköisillä välineillä. Henkilökunnalle järjestetään viestintäkoulutusta sekä viestin lähettämisessä että vastaanottamisessa. Säännöllistä palautetta kerätään palautejärjestelmän avulla ja niitä käsitellään johtoryhmissä ja henkilöstön kanssa. Palautejärjestelmän antamat tulokset ja mahdolliset toimenpiteet julkaistaan. Koulutuskuntayhtymän tavoitteet ja strategiat jalkautetaan riittävällä viestinnällä ja vuorovaikutuksella Kriisiviestintä Koulutuskuntayhtymällä on erillinen kriisienhallintasuunnitelma. 7

10 7. Integroitu markkinointiviestintä Viestintä ja markkinointi tukevat toinen toisiaan tämän strategian mukaisesti. Ne on integroitu päivittäiseen toimintaan sen olennaisena osana ja jokainen on omalta osaltaan toteuttamassa niitä. Jokainen edustaa tehtävissään koulutuskuntayhtymää ja ottaa sen huomioon niin sisäisessä kuin ulkoisessa viestinnässä. Kuntayhtymäjohtaja vastaa koulutuskuntayhtymän markkinointiviestinnästä ja tulosalueiden esimiehet (rehtorit) tulosalueiden oppilaitosten ja oppisopimustoimistojen vastaavasta viestinnästä. Kaikki koulutuskuntayhtymän markkinointi ja ulkoinen viestintä edustavat koulutuskuntayhtymän ja oppilaitosten yrityskuvaa niin graafisesti kuin sisällöllisestikin. Koulutuskuntayhtymän markkinointiviestinnän tulee olla suunnitelmallista sekä tämän strategian ja koulutuskuntayhtymän arvojen mukaista. 8. Viestinnän organisointi Päävastuu viestinnästä on kuntayhtymäjohtajalla ja tulosalueiden osalta myös oppilaitosten rehtoreilla sekä apulaisrehtoreilla, jotka vastaavat siitä, että tulosalueet toteuttavat viestintä- ja markkinointistrategiaa. Markkinointiviestinnän suunnittelusta ja toteuttamisesta vastaavat esimiesten apuna viestintä- ja markkinointivastaavat ja tiedottajat tarvittaessa yhdessä mainostoimistojen kanssa. Tähän strategiaan pohjautuva oppilaitosten ja oppisopimustoimistojen markkinointisuunnitelma tarkistetaan vuosittain ja ne hyväksyy tulosalueen esimies. Opettajien virkavelvollisuuksiin kuuluu (opettajan TVA-toimenkuva) osallistua oppilaitoksen ja sen sidosryhmien väliseen yhteistoimintaan sekä edistää oppilaitoksen palvelujen markkinointia ja opiskelijarekrytointia Oppilaitosten opinto-ohjaajat, opinto- ja toimistosihteerit sekä aikuiskoulutuksen ja oppisopimistoimistojen henkilökunta antavat ajantasaista ja luotettavaa tietoa koulutuspalveluista puhelimitse ja vastaavat sähköisesti esitettyihin tiedusteluihin viipymättä. Henkilökunnan tulee osallistua kaikkiin järjestettyihin suunnittelu- tai vastaaviin kokouksiin, joihin esimies kutsuu. 8

11 Henkilökunnan on myös seurattava sähköpostin ja intranetin kautta välitettävää informaatiota. 9. Palautteet ja seuranta Viestinnän ja markkinoinnin vaikutuksia ja tuloksia seurataan säännöllisillä palautteilla ja kyselyillä. Tällaisia ovat mm. kurssipalautteet, työssäoppimisen palautteet, markkinointikysely uusille opiskelijoille, henkilöstö-, opiskelija- ja elinkeinoelämäkyselyt. Ulkoista viestintää ja markkinointia seurataan julkaistujen lehtiartikkelien ja mainosten kautta, jotka arkistoidaan myös sähköiseen muotoon. Internetin ja sähköpostien kautta yhteyttä ottavien määriä seurataan. Palautteet otetaan huomioon markkinointi- ja viestintäsuunnitelmassa ja sen toteutuksessa. 10. Markkinointi- ja viestintäsuunnitelma Lounais-Suomen koulutuskuntayhtymällä on vuosittain päivitettävät markkinointi- ja viestintä- suunnitelma, jossa on kuvattu aikataulu, operatiiviset toimenpiteet, vastuuhenkilöt sekä toteuttajat ja välineet. 9