TYÖHALLINNON HANKINTASTRATEGIA (osa I) JA HANKINTAOHJE (osa II)

Transkriptio

1 TYÖHALLINNON HANKINTASTRATEGIA (osa I) JA HANKINTAOHJE (osa II)

2 2 (36) SISÄLLYSLUETTELO OSA I TYÖHALLINNON HANKINTASTRATEGIA YLEISTÄ JA HANKINTOJEN SÄÄDÖSPOHJA SOVELTAMISALA HANKINTATOIMINNAN ROOLI TYÖHALLINNOSSA TYÖHALLINNON HANKINTATOIMEN TOIMINTA-AJATUS, VISIO JA PERIAATTEET TUOTERYHMÄANALYYSI TYÖHALLINNON HANKINTOJEN STRATEGIALUOKAT TYÖHALLINNON HANKINTAORGANISAATIO HANKINTAYKSIKÖT HANKINNAN TOTEUTTAMINEN VALTUUTUKSEN / TOIMEKSIANNON PERUSTEELLA HANKINTOJEN KOORDINOINTI JA OHJAUKSEN TEHOSTAMINEN TYÖHALLINNOSSA TYÖMINISTERIÖ TYÖVOIMATOIMISTOT VALTAKUNNALLINEN HANKINTAVERKOSTO...10 OSA II HANKINTAOHJE HANKINTAOHJEEN SOVELTAMINEN JA JULKISIA HANKINTOJA KOSKEVA SÄÄDÖSPOHJA HANKINTAMENETTELYT TYÖMINISTERIÖN KESKITETYSTI KOKO TYÖHALLINNOLLE HANKKIMAT TUOTTEET JA PALVELUT: TYÖMINISTERIÖN YHTEISTOIMINNASSA MUIDEN HALLINNONALOJEN KANSSA HANKKIMAT TUOTTEET JA PALVELUT: TYÖHALLINNON VALTION YHTEISHANKINTAYKSIKKÖ HANSEL OY:N KAUTTA HANKKIMAT TUOTTEET JA PALVELUT: HAJAUTETUSTI HOIDETTAVAT HANKINNAT HANKINTALAIN SOVELTUMINEN ERÄISIIN MUIHIN TYÖHALLINNON HANKINTOIHIN Toimitilojen vuokrat Tutkimustoiminta ja kilpailuttaminen Salassa pidettävät hankinnat Hankinnat jotka tehdään omana työnä, hankintayksikön sidosyksiköltä tai ns. yksinoikeushankintana OSTO- JA VUOKRAUSVAIHTOEHTOJEN VERTAILU HANKINTOJEN RISKINHALLINTA PIENHANKINNAT PIENHANKINTOJEN KÄSITE JA ASEMA UUDESSA HANKINTALAISSA PIENHANKINTOJEN NORMIOHJAUS...17

3 3 (36) Pilkkomiskielto - erityisesti julkisten työvoimapalveluiden hankinnan näkökulmasta Hankinnan ennakoidun arvon laskeminen PIENHANKINTOJEN TOTEUTTAMISTAVAT TYÖHALLINNOSSA Hansel OY:n kautta velvoittavasti yhteishankintana ostettavat tavarat ja palvelut Poikkeamisperusteet Hansel Oy:n puitesopimuksesta Perusteluvelvollisuus yhteishankinnasta poikkeamisesta Hanselin kilpailuttamat muut kuin valtiovarainministeriön velvoittavaan yhteishankintapäätökseen kuuluvat pienhankinnat Julkisen työvoimapalvelun tuotteet ja muut palvelut/ tuotteet, joissa keskitettyä Hansel Oy:n sopimusta ei ole käytettävissä: KEVENNETTY KILPAILUTUS VALTION YHTEISHANKINTAYKSIKKÖ HANSEL OY:N PUITEJÄRJESTELYSOPIMUKSIIN LIITTYMINEN TYÖHALLINNON SUORAHANKINTARAJAT SUORAHANKINNAN YLEISET EDELLYTYKSET TYÖHALLINNOSSA NOUDATETTAVAT SUORAHANKINNAN RAJAT: MUUT ERITYISET SUORAHANKINTATILANTEET SUORAHANKINTAPERUSTEEN MERKINTÄVELVOLLISUUS MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN...27 LIITE 1: Työhallinnon hankintojen jako strategialuokkiin LIITE 2: Tarjouskilpailun prosessikustannukset työhallinnossa LIITE 3: MALLI/Päätös suorahankinnasta LIITE 4: Työhallinnon tavara- ja palveluhankintakohtaiset hankintamenettelyt LIITE 5: VM:n päätös valtionhallinnon yhteishankinnoista... 35

4 4 (36) OSA I TYÖHALLINNON HANKINTASTRATEGIA 1. Yleistä ja hankintojen säädöspohja Uusi laki julkisista hankinnoista tuli voimaan Laki muuttaa hankintojen kilpailuttamisrajoja ja käytäntöjä merkittävässä määrin voimassa olleeseen lakiin verrattuna. Lain tarkoituksena on parantaa hankintaprosessien tarkoituksenmukaisuutta ja tuottavuutta ja siinä otetaan huomioon eri hankintakohteiden erityispiirteet (mm. sosiaali- ja terveyspalveluhankinnat ja työvoimapoliittinen yhteishankintakoulutus) Samalla pyritään turvaamaan hankintojen taloudellisuus ja avoimuus ja palveluntarjoajien syrjimätön kohtelu. Julkisia hankintoja koskevat kaikkia hankintayksiköitä velvoittavat keskeiset säädökset ovat: laki julkisista hankinnoista ( 348 /2007), erityisalojen hankintalaki (349/2007), tilaajavastuulaki ( 1233 /2007), valtioneuvoston asetus julkisista hankinnoista ( /2007), valtion talousarvion muuttamisesta annettu laki (talousarviolain 22 a, 447/2006), valtioneuvoston asetus valtionhallinnon yhteishankinnoista (765/2006) ja valtiovarainministeriön päätös valtionhallinnon yhteishankinnoista (766/2006). 2. Soveltamisala Valtion hankintatoimen yleiset linjaukset on määritelty valtion konsernitason hankintastrategiassa. Valtion konsernitason hankintastrategian ja kunkin hallinnonalan hankintastrategian tulee muodostaa yhtenäinen kokonaisuus Työministeriö vastaa oman hallinnonalansa hankintatoimen ohjauksesta, seurannasta ja valvonnasta. Työhallinnon hankintojen yleiset linjat määritellään tässä hankintastrategiassa ja ohjeessa. Työministeriö vastaa myös siitä, että sen hallinnonalalla noudatetaan koko valtiokonsernia koskevia velvoittavia keskitetyn kilpailuttamisen menettelyjä. Työhallinnon muodostavat työministeriö (TM), työvoima- ja elinkeinokeskusten (TE-keskus) työvoimaosastot, työvoimatoimistot (ml. työnhakukeskus ja työvoiman palvelukeskus), valtion vastaanottokeskukset ja työvoimaopisto. Työministeriöllä on toimivalta kehittää, ohjata ja valvoa työvoimatoimistojen yleishallintoa ja hankintatoimintaa. Lisäksi työministeriö ohjaa ja valvoo työvoima- ja elinkeinokeskusten työvoimaosastoja työvoimapolitiikan toimeenpanossa. Tätä hankintastrategiaa sovelletaan työvoimatoimistojen hankinnoissa, työvoimaosastojen hankinnoissa sikäli kuin on kyse työministeriön pääluokan määrärahojen käytöstä sekä soveltuvin osin myös työhallinnon rahoittamien projektien ym. hankinnoissa (esim. ESR-projektit).

5 5 (36) Työhallinnon hankintastrategia ja hankintaohje on tarkoituksenmukaisuussyistä koottu yhdeksi asiakirjakokonaisuudeksi siten että strategia on asiakirjan I osassa ja teknisempi hankintaohjeistus II osassa. Tätä asiakirjaa tukee ja täydentää valtiovarainministeriön julkaisema koko valtionhallinnolle tarkoitettu valtion hankintakäsikirja (VM 42/01/2006), johon tämän asiakirjan useissa kohdissa viitataan. Valtion hankintakäsikirjassa on kuvattu kattavasti mm. uuden hankintalain mukaiset hankintamenettelyt ja tarjouskäsittelyt, joiden toistaminen hallinnonalan omissa hankintaohjeissa ei ole tarkoituksenmukaista. Työministeriön eri vastuutiimit antavat lisäksi tätä ohjetta täydentäviä hankintaohjeita eri palvelutuotteiden osalta. Työministeriö suosittelee, että kaikki työhallinnon julkisista hankinnoista vastaavat virkamiehet hankkivat tämän hankintastrategian ja ohjeen lisäksi myös valtion hankintakäsikirjan. Valtion hankintakäsikirja sekä hankintoihin liittyvät säädökset ja mm. hakemusosoitus markkinaoikeuteen on tulostettavissa osoitteessa josta edelleen alaotsikot valtiontalous valtion hankintatoimi. 3. Hankintatoiminnan rooli työhallinnossa Hankintatoimi on organisoitu yleensä osaksi hallinnon tukitoimintoja ja siten osaksi yleishallintoa ja sen kehittämistä ja ohjaamista. Tällöin kysymys on perinteisestä tavarahankinnasta ja sellaisten tukipalvelujen hankinnoista, jotka eivät ole organisaation varsinaista substanssitoimintaa. Työhallinnon hankinnoista julkisten työvoimapalvelujen hankinnat muodostavat kuitenkin suurimman osan. Merkittävimmät palveluhankinnat tehdään ostettaessa työvoimakoulutusta. Työhallinnon hankinnoille ominaista on, että niiden ohjaus on voimakkaasti jakaantunut palvelutuotekohtaisesti. Yleishallinnollisen ohjauksen lisäksi työhallinto ohjaa ja kehittää työvoimakoulutuksen ja muiden julkisten työvoimapalveluiden hankintaa osana työpolitiikan valmistelua ja toimeenpanoa. Koulutushankinnoista ja muista julkisen työvoimapalvelun hankinnoista työministeriö antaakin lisäksi erillistä, yleistä hankintastrategiaa ja hankintaohjeistusta täydentävää ohjeistusta. 4. Työhallinnon hankintatoimen toiminta-ajatus, visio ja periaatteet Työhallinnon hankintatoimen toiminta-ajatus Hankintamme ovat suunnitelmallisia. Hankintaprosessimme on tehokas. Hankinnan lopputulos on laadukasta.

6 6 (36) Työhallinnon hankintatoimen visio Hankintatoimi tukee työhallinnon ydintoimintoja tukee työhallinnon strategiaa on johdettua ja osaavaa huomioi työllisyysnäkökohdat huomioi ympäristönäkökohdat Työhallinnon hankinnoissa noudatettavat periaatteet Taloudellisuus ja tarkoituksenmukaisuus Hankintatoimi on tukitoiminto, jonka hoidamme osaavasti. Teemme vain perustellusti tarpeellisia hankintoja. Varmistamme, että hankintaan on tarvittavat varat. Toteutamme hankinnat niiden koko, luonne ja käyttötarkoitus huomioiden tarkoituksenmukaisimmalla tavalla. Tarkoituksenmukaisella yhteistyöllä ja keskittämisellä tarjoamme organisaatiolle edellytykset tulokselliseen toimintaan ja ydintoimintoihin keskittymiseen. Avoimuus, tasapuolisuus ja syrjimättömyys Hankintatoimella tuemme kilpailumahdollisuuksien luomista ja käytämme ne hyväksi. Noudatamme kaikissa hankinnoissa avoimuuden, tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatteita. Kohtelemme ehdokkaita ja tarjouksen tekijöitä tasapuolisesti. Riippumattomuus Hankintoja suunniteltaessa ja toteutettaessa huolehdimme siitä, ettei synny haitallista riippuvuutta ja liian pitkiä sopimuskausia toimittajiin. Kilpailutettujen palvelu- ja puitesopimustemme enimmäiskesto mahdollisine optiovuosineen on pääsääntöisesti 4-6 vuotta. Suorahankintana toteutettavien sopimustemme enimmäiskesto on pääsääntöisesti 2 vuotta. Sopimuskauden keston arvioimme yksittäistapauksittain ottaen huomioon mm. hankinnan kohteen ja käytetyn hankintamenettelyn. Työllisyysnäkökohtien huomioon ottaminen Tuemme hankinnoillamme asiakkaidemme tehokasta työllistymistä ja aktivointia. 5. Tuoteryhmäanalyysi Työhallinnon hankinnoista merkittävimpiä ovat työvoimakoulutushankinnat. Työministeriön tärkeimmät hankinnat jakautuivat seuraavasti vuosina : Toimintamenoilla tehtävät hankinnat olivat vuonna 2005 työhallinnossa yhteensä 57,5 miljoonaa euroa. Suurimmat hankinnat muodostuivat palvelujen ostoista, mm. tietoliikenneverkkoon liittyvät hankinnat ja vuokrasopimuksista (n. 30 %).

7 7 (36) ESR-hankintoina ostettiin vuonna 2005 erilaisia palveluita n. 10,1 miljoonalla eurolla. ESR-hankintana tehtiin lisäksi työvoimakoulutushankintoja vuonna 2005 n. 20,4 miljoonalla eurolla. Työvoimapalveluiden erityismenoina hankittiin kuntoutus- ja ohjauspalveluja vuonna 2006 n. 5,5miljoonalla eurolla. ELMA-hankkeen (eläkemahdollisuuksien selvittäminen) palveluhankintoja tehtiin n. 3,1 miljoonalla eurolla. Työvoimapoliittisen aikuiskoulutuksen hankinnat olivat vuonna 2006 yhteensä 184,5 miljoonaa euroa, josta valmentava koulutus 43,7 miljoonaa euroa ja ammatillinen koulutus 140,8 miljoonaa euroa. Ryhmä- ja muiden palvelujen hankintaan käytettiin vuonna 2006 yhteensä n. 12,4 miljoonaa euroa (työvoimatoimistojen osuus 7 milj. euroa ja palvelukeskukset 5,4 miljoonaa euroa). Merkittävimmät työhallinnon hankinnat ovat työvoimakoulutusten hankintoja, ESR-rahoitteisia hankintoja ja erilaisia työvoimatoimistojen asiakkailleen hankkimia yksilöllisiä palveluja tai ryhmäpalveluja. Toimintamenoista tehtyjen hankintojen kokonaismäärä suhteessa hankintojen kokonaismäärään on työhallinnossa melko pieni. Toimintamenojen kustannustehokkaan käytön kannalta on kuitenkin tärkeää, että hankintojen tuottavuutta ja taloudellisuutta kehitetään järjestelmällisesti myös toimintamenojen osalta Valtion tilinpäätöksessä taseeseen tulee yli maksanut omaisuus. Vuoden 2006 tilinpäätöksessä työhallinnon omaisuuden arvo oli 4,7 miljoonaa euroa. 6. Työhallinnon hankintojen strategialuokat Työhallinnon hankintojen strategialuokkien kriteerit Strategialuokka A Luokkaan sisältyvät sellaiset tuotteet tai palvelut, jotka: - liittyvät keskeisesti työhallinnon ydintoimintoihin ja niillä on suuri strateginen merkitys ja vaikutus työhallinnolle - voivat olla yksikköhinnaltaan kalliita ja harvoin ostettavia, jolloin niiden saatavuudesta täytyy varmistua tai hinnanvaihteluihin varautua - hankinnoissaan edellyttävät erityistä ammattitaitoa, joka täytyy säilyttää työhallinnossa - hankintoja ei ole tarkoituksenmukaista ulkoistaa Strategialuokka B Luokkaan sisältyvät sellaiset tuotteet tai palvelut, joiden: - hankintavolyymit ovat vuositasolla euro- tai kappalemääriltään merkittäviä

8 8 (36) - hankinnat edellyttävät tiettyä soveltuvuutta, yhteensopivuutta ja hyvää saatavuutta - hankinnat edellyttävät erityistä ammattitaitoa tai poikittaista koordinointia yhdenmukaisuuden varmistamiseksi -hankinnoissa pyritään hyödyntämään volyymiedut keskitetyillä ratkaisuilla. Strategialuokka C Luokkaan kuuluvat sellaiset tuotteet tai palvelut, joiden osalta: - saatavuus on suuri, yhteensopivuus laaja, korvattavuus helppoa - hankintoihin liittyy alhainen tekninen tai laadullinen riski eivätkä ne edellytä erityistä teknistä tai kaupallista asiantuntemusta - on keskeistä hankintojen joustava ja resursseja säästävä toteutustapa - hankinta voidaan helposti ulkoistaa ja hajauttaa. Työhallinnon tavara- ja palveluhankintojen sijoittelu strategialuokkiin on kuvattu tämän asiakirjan liitteessä Työhallinnon hankintaorganisaatio Työhallinnossa hankinnat toteutetaan hajautetusti. Työministeriöön tai hallinnonalalle ei perusteta erillistä keskitettyä hankintayksikköä. Hankintojen koordinointiin, riskinhallintaan, yhteistyöhön ja asiantuntijatuen lisäämiseen tulee kuitenkin sekä työministeriössä että TE-keskuksissa panostaa jatkossa nykyistä enemmän. Tällä hankinta-asiakirjalla pyritään ohjaamaan hankintayksiköiden toimintaa siten, että hankintoihin liittyvät tarpeettomat prosessikustannukset ja työmäärä minimoituvat ja kilpailuttamispanostus ja osaaminen keskitettäisiin volyymeiltaan ja/tai strategisesti merkittäviin hankintoihin. Hankintoihin liittyvän taloudellisestikin merkittävän riskinhallinnan kannalta on avainasemassa se, että hankintoja toteuttavilla virkamiehillä on oikea ja ajantasainen tieto mm. yhteishankintavelvoitteista ja mm. suorahankintarajojen käytön edellytyksistä. Työvoimakoulutusten osalta työhallinnon hankintojen ohjaus ja koordinointi hoidetaan jo nykyisin kattavasti ja vakiintuneesti Työministeriön toimeenpanoosaston sekä alueellisen vastuuhenkilöverkoston toimesta. Myös ATK-laitteistohankinnoissa ohjaus ja koordinointi on järjestetty. Työministeriössä vastuutahona on Hallintopalvelut-yksikkö ja TE-keskusalueilla on kattava vastuuhenkilöverkosto. Mainitut hankintaverkostot toimivat myös jatkossa omilla vastuualueillaan. Työhallinnon muissa hankinnoissa lisätään jatkossa koordinointia, yhteistyötä ja asiantuntijatukea jäljempänä kappaleessa 8 esitetyllä tavalla.

9 9 (36) 7.1. Hankintayksiköt Työhallinnossa hankintoja voivat tehdä itsenäisesti kaikki ne toimintayksiköt, joilla 1) on viraston työjärjestyksen, taloussäännön tai muun vastaavan määräyksen tai niistä johdetun delegoinnin perusteella asiallinen toimivalta kyseisen hankinnan tekemiseen ja 2) joille ao. virasto on myöntänyt hankintoja varten määrärahaa ja 3) jotka hyväksyvät näistä menoista aiheutuneet laskut. Hankintayksikköjä voivat siten olla esimerkiksi ministeriön eri osastot, tiimit tai vastaavat yksiköt, työvoimaosasto, työvoimatoimistot (ml. työnhakukeskus ja työvoiman palvelukeskus) tai vastaanottokeskus. On kuitenkin huomattava että tarjouspyynnössä, hankintailmoituksessa, hankintapäätöksessä ja mahdollisessa oikeusprosessissa virallisena hankintaosapuolena on aina myös ao. virasto, ei pelkästään sen yksittäinen tiimi tai osasto Hankinnan toteuttaminen valtuutuksen / toimeksiannon perusteella Hankinnan voi toteuttaa myös muu yksikkö, jos se on saanut valtuutuksen määrärahat omaavalta yksiköltä. Valtuutuksella voidaan edistää hankintojen keskittämistä ja tarkoituksenmukaista prosessiosaamisen hyödyntämistä. Esimerkiksi TE-keskuksen työvoimaosasto ja työvoimatoimistot ovat voineet sopia hankintojen keskittämisestä. Valtuutus/ toimeksiantotilantessa tarjouspyynnössä on aina selkeästi mainittava kuka on palvelun tosiasiallinen ostaja. Jos esimerkiksi TE-keskuksen työvoimaosasto hoitaa kilpailuttamisprosessin työvoimatoimiston tai palvelukeskuksen valtuuttamana, on tästä mainittava tarjouspyynnössä. 8. Hankintojen koordinointi ja ohjauksen tehostaminen työhallinnossa 8.1. Työministeriö Hankintojen yhteistyötä, lainmukaisuutta ja laadunvarmistusta varten ministeriöön perustetaan hankinta-asiantuntijaverkosto, johon kuuluu edustaja kaikista merkittäviä hankintoja itsenäisesti suorittavista tiimeistä tai yksiköistä. Hallintopalvelut- yksiköllä on vastuu verkoston ylläpidosta. Verkoston kautta varmistetaan, että myös satunnaisesti hankintoja tekevillä ministeriön virkamiehillä on tiedossa oleelliset hankintojen menettelytavat, lainmuutokset, ministeriön jo tekemät puite- ja hankintasopimukset ja mm. Hanselin käyttövelvoite ja - mahdollisuus. Verkosto kokoontuu tarpeen mukaan koulutukseen ja kokouksiin minkä lisäksi verkosto toimii sähköpostitse. Työministeriön eri tiimit vastaavat edelleen alaisen hallinnon ohjauksesta omien tuotteidensa palveluhankintojen osalta (esim. työvoimakoulutus, kuntoutuspalvelut, julkisia työvoimapalveluja täydentävät palvelut, ESR - hankinnat).

10 10 (36) Työministeriöstä annettavat hankintaohjeistukset tulee koordinoida, jotta ohjeistus olisi yhdenmukaista. Ohjeet tulee ennen lähettämistä käyttää kommentoitavana koordinoinnista vastaavassa Hallintopalvelut-yksikössä. Työministeriöstä lähtevät yleisen kansallisen kynnysarvon ( ) ylittävät tarjouspyynnöt, hankintapäätökset ja tarvittaessa myös hankintasopimukset voidaan ennen allekirjoittamista ja lähettämistä käyttää kommentoitavana työministeriön hankintoja koordinoivassa Hallintopalvelut-yksikössä Työvoimatoimistot TE-keskusten työvoimaosastot ja työvoimatoimistot voivat sopia hankintatoiminnan organisoinnista ja keskittämisestä alueella joko osastolle tai esim. tiettyyn/tiettyihin työvoimatoimistoihin. Organisoitaessa työvoimatoimiston palveluja erillisiin yksiköihin kuten työvoiman palvelukeskuksiin on mietittävä, miten hankintatoiminta on tarkoituksenmukaisinta järjestää ottaen huomioon toimipisteen koko ja asiantuntemus. Myös alueiden välisen yhteistyön mahdollisuuksia ja resurssien yhdistämistä on syytä tarkastella. Euromääräisesti mittavien hankintojen osalta keskittämiseen tulee pyrkiä, mikäli alueella on hankintaosaamista tarkoitukseen käytettävissä tai koulutettavissa. Keskittämällä hankinnat osaaville, kokeneille hankkijoille prosessiin saadaan yleensä huomattavasti lisää nopeutta, toimivuutta ja kustannustehokkuutta. Lisäksi hankintojen oikeellisuus ja riskinhallinta paranee. Erityisesti tulisi harkita aluetasoisten puitesopimusmenettelyjen käyttöönottoa niiden käyttöön soveltuvissa suurissa hankinnoissa. TE-keskusalueilla tosiasialliset mahdollisuudet keskittämiseen vaihtelevat johtuen sekä henkilöresursseista että palveluntuottajien toiminta-alueista, joten lopulliset ratkaisut keskityksistä ja yhteistyökuvioista jäävät alueille. Hankintojen organisointiratkaisusta riippumatta lähtökohtana on oltava, että työvoimatoimiston hankintahenkilöstöllä on TE-keskuksessa riittävä asiantuntijatuki ja myös mahdollisuus saada koulutusta Valtakunnallinen hankintaverkosto Hankintojen koordinointia ja ohjausta koko työhallinnon tasolla parannetaan siten, että työministeriö perustaa valtakunnallisen hankintaverkoston, johon kukin työvoimaosasto nimeää alueeltaan hankinta-asioista vastaavia henkilöitä. Verkoston jäsenet jakavat hankintaosaamista alueellaan ja toimivat myös alueensa vastaavina hankintayhdyshenkilöinä. Valtakunnalliselle hankintaverkostolle järjestetään ministeriövetoisesti vuosittain neuvottelupäivät tai vastaavat minkä lisäksi verkosto toimii sähköisesti. Valtakunnallisen hankintaverkoston koordinointi- ja vetovastuu on Työministeriön toimeenpano-osastolla. Verkoston ohjaus tulee hoitaa yhteistyössä toimeenpano-osaston eri tiimien kesken. Lisäksi verkoston ohjausvastuussa on hankintojen yleisjuridiikan ja valtion yhteishankintojen osalta Hallintopal-

11 11 (36) velut-yksikkö. Työministeriö nimeää verkostoon eri hankintatuotteiden osalta vastuuhenkilöt.

12 12 (36) OSA II HANKINTAOHJE 1. Hankintaohjeen soveltaminen ja julkisia hankintoja koskeva säädöspohja Tätä hankintaohjetta sovelletaan työministeriön, työvoimaopiston, valtion vastaanottokeskusten ja työvoimatoimistojen (ml. työnhakukeskus ja palvelukeskus) hankinnoissa, TE-keskusten työvoimaosastojen hankinnoissa sikäli kuin kyse on työministeriön pääluokan määrärahojen käytöstä sekä soveltuvin osin myös työhallinnon rahoittamien projektien ym. hankinnoissa (esim. ESR-projektit). Työministeriö antaa tarvittaessa tätä ohjetta täydentäviä hankintaohjeita eri palvelutuotteiden osalta. Mikäli työministeriö jonkin palvelun tai tuotteen osalta myöhemmin antaa tästä ohjeesta poikkeavan tai tarkentavan ohjeen, sovelletaan uutta ohjeistusta tämän sijasta. Hankintaohje täydentää tämän asiakirjan I osassa olevaa työhallinnon hankintastrategiaa. Ohje keskittyy hankintalain kansallisen kynnysarvon alle jäävien pienhankintojen ohjeistukseen, jonka osalta hallinnonaloille on delegoitu itsenäiset norminantovaltuudet. Kansallisen kynnysarvon ylittävien hankintojen osalta hankintayksiköitä sitovat yhteiset hankintalain mukaiset menettelyt ja hallinnon oman ohjeistuksen merkitys on vähäisempi. Hankintalain mukaisten menettelyjen osalta valtio on antanut kattavan yhteisen menettelytapaohjeistuksen (Valtion hankintakäsikirja ) Työministeriö suosittelee, että kaikki työhallinnon julkisista hankinnoista vastaavat virkamiehet hankkivat tämän hankintastrategian ja ohjeen lisäksi myös valtion hankintakäsikirjan. Valtion hankintakäsikirja sekä hankintoihin liittyvät säädökset ja mm. hakemusosoitus markkinaoikeuteen on tulostettavissa osoitteessa josta edelleen alaotsikot valtiontalous valtion hankintatoimi. Lisätietoa hankinnoista ja hankinta-aineistoa, päätösmalleja ym. löytyy runsaasti myös internetistä, esim. Kuntaliiton ja kauppa- ja teollisuusministeriön yhteinen julkisten hankintojen neuvontayksikkö ( antaa viranomaisille maksutonta puhelinja sähköpostineuvontaa.

13 13 (36) 2. Hankintamenettelyt 2.1. Työministeriön keskitetysti koko työhallinnolle hankkimat tuotteet ja palvelut: -Työhallinnon erityistarvetta ja substanssia palvelevat tietojärjestelmät. - Tietoliikenneverkon ylläpitämiseen, tietoturvaan ja tukitehtäviin liittyvät hankinnat, ml. hallinnon yhteinen puhelinjärjestelmä ja tarvittavat kaapeloinnit - Työhallinnon palvelinlaitteistot 2.2. Työministeriön yhteistoiminnassa muiden hallinnonalojen kanssa hankkimat tuotteet ja palvelut: tie- Valtionhallinnon yhteiset ja usean viranomaisen yhteiskäytössä olevat tojärjestelmät 2.3. Työhallinnon valtion yhteishankintayksikkö Hansel Oy:n kautta hankkimat tuotteet ja palvelut: Strategialuokka C, ryhmät 1-8 (ks. liite 1, mm. toimistotarvikkeet, kalusteet, sähkö, tietokoneet, matkustuspalvelut, työterveyshuolto) Ryhmien nro 1 8 tavarat ja palvelut on aina hankinnan arvosta riippumatta valtion talousarviolain 22 :n nojalla hankittava Hansel Oy:n kilpailuttamien puitesopimusten kautta. Mikäli ryhmien 1-8 hankintoja poikkeuksellisesti tehdään muualta tai suorahankintana, tulee poikkeamalle olla riittävä peruste, joka hankintayksikön on merkittävä hankinta-asiakirjaan. Poikkeamisperusteita on tarkemmin selostettu tämän ohjeen sivulla 18. Strategialuokka C, ryhmät 9 16 (ks. liite 1, mm. painatus, julkaisut, matkapuhelimet, kuljetus- ja majoituspalvelut) Myös ryhmien 9-16 tavarat ja palvelut tulee työhallinnossa ostaa hankinnan arvosta riippumatta pääsääntöisesti Hansel Oy:n puitesopimusten kautta. Hansel Oy:n puitesopimusten käyttö näissä hankinnoissa ei ole lakisääteisesti velvoittavaa, mutta työministeriö suosittaa vahvasti niiden käyttöä etenkin tilanteissa, joissa hankinnan ennakoitu arvo ylittää kansallisen kynnysarvon ( ) ja tulee hankintalain muotosidonnaisten kilpailutussäännösten piiriin. Keskitettyjen sopimusten käyttämisellä voidaan etenkin pitkällä tähtäimellä saavuttaa merkittäviä hintaetuja valtion konsernitasolla. Lisäksi hankintayksikön tulee ottaa huomioon säästyvät kilpailuttamiskustannukset ja Hanselin sopimusten kautta ostettavien hankintojen riskittömyys. Mikäli hankintayksikkö ei kuitenkaan katso tarkoituksenmukaiseksi käyttää Hanselin puitesopimusta tai puitesopimus ei lainkaan sovellu hankintayksikön tarpeisiin, tulee hankinta ryhmien 9 16 osalta tehdä joko kilpailuttamalla omatoimisesti kevennetyllä menettelyllä (hankinnan arvo ) tai suorahankintana muulta toimittajalta (hankinnan arvo alle ).

14 14 (36) Yli kansallisen kynnysarvon ennakoidulta arvoltaan menevät hankinnat on aina kilpailutettava hankintalain muotosäännösten mukaisesti Hajautetusti hoidettavat hankinnat Strategialuokkaan A kuuluvat työvoimapalveluhankinnat sekä muut hankinnat, joissa Hansel Oy:n keskitettyä sopimusta ei ole käytettävissä, hoidetaan työhallinnossa hajautetusti. TE-keskusalueilla hankinnat tai osa hankinnoista voidaan hoitaa työvoimaosaston toimesta keskitetysti esim. puitesopimuksin tai yhteiskilpailutuksilla. Tarkoituksenmukaisuussyiden niin edellyttäessä ja etenkin yhteiskilpailuttamiseen soveltumattomien palvelujen osalta hankintoja voidaan kuitenkin hoitaa myös hajautetusti työvoimatoimistoissa ja työvoiman palvelukeskuksissa. Valittu hankintaratkaisu voi myös vaihdella palvelutuotteittain. Ratkaisumallista riippumatta TE-keskustasolla ja työvoimatoimistoissa tulee aina kiinnittää riittävää huomiota hankintoja tekevien virkamiesten hankintaosaamiseen Hankintalain soveltuminen eräisiin muihin työhallinnon hankintoihin Toimitilojen vuokrat Toimitilojen hankinta ja vuokraus kuuluu hankintalain soveltamisalan ulkopuolelle (HankintaL 8 1 mom 1 kohta). Toimitilojen vuokrasopimuksia ei siten tarvitse kilpailuttaa. Työhallinnon tulee kuitenkin pyrkiä vaikuttamaan myös toimitilojen vuokrakustannusten kehitykseen ja taloudellisuuteen seuraamalla aktiivisesti vuokramarkkinoita ja ryhtymällä tarvittaessa vuokrasopimusten tarkennusneuvotteluihin ja toimipisteiden ja toimitilojen uudelleenorganisointeihin. Toimitilojen hankkimisesta ja vuokraamisesta ks. tarkemmin valtion hankintakäsikirja s Tutkimustoiminta ja kilpailuttaminen Hankintalain 8 1 mom. 6 kohdan mukaan hankintalakia ei sovelleta eräisiin tutkimus- ja kehittämispalveluihin. Työhallinto, lähinnä työministeriö tilaa ulkopuolisilta toteuttajilta kuten tutkimuslaitoksilta ja yksittäisiltä tutkijoilta mm. työvoimapolitiikkaan, maahanmuuttoon ja työelämään liittyviä tutkimuksia. Mikäli tutkimus tilataan yksin työministeriön rahoituksella, katsotaan sen tulevan yksinomaan tilaajan käyttöön ja hyödyksi, jolloin hankinta kuuluu hankintalain soveltamisalaan ja se tulee kilpailuttaa hankintalain säännösten mukaisesti. Mikäli tutkimushankintaa kuitenkin rahoitetaan myös toisen, työministeriöstä erillisen organisaation toimesta, jää hankinta hankintalain soveltamisalan ulkopuolelle. Poikkeuksena kilpailuttamisvelvoitteesta ovat myös tilanteet, joissa tutkimuksen toteuttava yksittäinen tutkija tekee tutkimuksen hankintayksikköön työsuhteessa tai toimeksiantosuhteessa toimien. Tutkimushankinnoissa tarjouspyynnön laatiminen on usein haasteellista hankinnan kohteen määrittyessä tarkemmin vasta hankintaprosessin aikana. Tutkimusten kilpailuttamisessa kannattaakin jatkossa harkita erityisesti neuvottelumenettelyn (ks. mm. valtion hankintakäsikirja s. 31) käyttömahdollisuuksia.

15 15 (36) Salassa pidettävät hankinnat Hankintalain 7 1 mom. 1 kohdan mukaan hankintalakia ei sovelleta salassa pidettäviin hankintoihin. Työhallinnossa salassa pidettäviä hankintoja voi olla lähinnä ministeriössä. Julkisuuslain mukainen salassapito ja sen soveltaminen hankintoihin saattaisi koskea esim. erilaisia henkilöiden tai kiinteistöjen turvajärjestelyhankintoja tai poikkeusoloihin varautumista koskevia hankintoja. Työhallinnon asiakkaiden henkilötiedot ovat salassapidettäviä mutta se ei aiheuta sinällään työhallinnon heille ostamien palveluhankintojen salassapitoa. Asiakkaiden henkilötiedot tulee kuitenkin tarvittaessa poistaa asiakirjoista niitä edelleen luovutettaessa. Hankinta-asiakirjojen julkisuudesta ks. valtion hankintakäsikirja s Hankinnat jotka tehdään omana työnä, hankintayksikön sidosyksiköltä tai ns. yksinoikeushankintana Valtion virastojen itselleen tai toisilleen tarjoamat palvelut jäävät hankintalain ulkopuolelle (ns. oma tuotanto). Hankintalain 10 :n mukaan lakia ei sovelleta myöskään hankintoihin, jotka hankintayksikkö tekee sen sidosyksiköltä. Työhallinnossa omaa tuotantoa tarjoaa esim. työvoimaopisto, joka kuuluu organisatorisesti työministeriöön. Työvoimaopistolta ostettavaan koulutukseen tms. ei sovelleta hankintalakia. Työhallinto ostaa siviilipalveluskeskustoiminnot normiperusteisella yksinoikeudella (palvelun tuottaja Lapinjärven kunta). Hankintalain 12 :n nojalla mainitun palvelun hankintaan ei sovelleta hankintalakia Osto- ja vuokrausvaihtoehtojen vertailu Valtiovarainministeriö on antanut kirjeen (VM 15/01/2005) vuokrauksen käyttämisestä valtion käyttöomaisuuden hankinnassa. Ohjeen mukaan vuokraus on varteenotettava hankintavaihtoehto erityisesti lyhyen elinkaaren (käyttöikä keskimäärin 36 kk) tuotteissa ja tuotteissa joiden käyttöiän jälkeinen hävittäminen, poistaminen tai varastointi aiheuttaa hankintayksikölle suurehkoja kustannuksia ja lisätyötä. Vuokraaminen voi olla hyvä vaihtoehto myös tuotteille joissa tarve on määräaikainen ja niiden käytön jälkeinen jäännösarvo markkinoilla on pieni verrattuna alkuperäiseen hankintahintaan. Vuokrauksen käyttö tulee harkita hankintayksikön toiminnan tarpeista ja mahdollisuuksista lähtien. Vuokrauksen kustannustehokas käyttö ja oikean vuokrausvaihtoehdon valinta edellyttävät, että ostamistarve suunnitellaan riittävästi ja huomioon otetaan myös mahdollisesti muuttuvien olosuhteiden edellyttämät tarpeet, esim. ennenaikaisen päättämisen mahdollisuus. Valtion hankinnat on suoritettava mahdollisimman edullisesti. Vuokraamisvaihtoehdon käyttäminen käyttöomaisuuden hankinnassa edellyttää aina, että hankintayksikkö voi vertailulaskelmin osoittaa vuokrausvaihtoehdon edullisuuden ostamiseen verrattuna.

16 16 (36) Mikäli päädytään leasingvaihtoehtoon, on huomattava, että Valtiovarainministeriön päätöksen mukaan hankintayksikön tulee käyttää Hanselin keskitetysti kilpailuttamia leasingsopimuksia tietokoneiden, tietoteknisten laitteiden, toimistokoneiden ja laitteiden, toimistokalusteiden sekä ajoneuvojen osalta. 3. Hankintojen riskinhallinta Hankintayksikön kannalta julkisiin hankintoihin liittyvistä riskeistä voidaan mainita ainakin hankintaosaamiseen ja tiedon kulkuun liittyvät riskit, toimivaltaan ja vastuisiin liittyvät riskit, päätöksenteon ja valmistelun puolueettomuuteen liittyvät riskit sekä toimitusten asianmukaiseen tarkastukseen ja valvontaan liittyvät riskit. Hankintojen osalta riskin realisoituminen tarkoittaa lähes poikkeuksetta taloudellisia menetyksiä. Julkisten hankintojen tekeminen on poikkeuksellisen vahvasti lakisidonnaista ja ehdottomien säännösten alaista toimintaa. Laillisten menettelyjen turvaamiseksi hankintaa toteuttavien virkamiesten on oltava tarkasti selvillä julkista hankintaa koskevista säännöksistä, mikä edellyttää panostusta hankintojen asianmukaiseen organisointiin, koulutukseen ja vastuutukseen. Taloudellisesti mittavat ja erityisosaamista vaativat hankinnat, esim. järjestelmähankinnat, tulisi aina projektoida ja projektin käytössä olevaan tekniseen, juridiseen ym. asiantuntemukseen ja projektinhallintaan tulee kiinnittää riittävästi huomiota ja resursseja. Erityisesti tarjouspyyntövaiheessa laadittaviin määrittelyihin ja hankinnan kohteen kuvaamiseen käytettävä asiantuntemus on avainasemassa, jotta vältytään mittavilta ongelmilta tarjousten vertailu- ja sopimuksen tekovaiheessa. Hankintojen toteuttamiseen hankintayksikössä oikeuttava toimivalta ja vastuu tulisi aina ilmetä riittävällä tarkkuudella. Toimivalta tulisi olla selvästi johdettavissa joko viraston työjärjestyksestä, taloussäännöstä tai vastaavasta määräyksestä tai niistä johdetuista selkeistä delegoinneista tai kirjallisista toimenkuvista. Hankintoihin liittyvien merkittävien taloudellisten intressien vuoksi hankintojen valmistelussa ja päätöksenteossa on syytä kiinnittää huomiota etenkin esteettömyyttä ja lahjomien kieltoa koskeviin säännöksiin. Puolueettomuusarviointia tehtäessä on huomattava että luottamuksen heikentyminen ei aina edellytä konkreettista, todennettavissa olevaa puolueettomuuden vaarantumista vaan riittävää on jo se, että tällainen mahdollisuus on ulkopuolisen (esim. toisen tarjoajan) silmin katsottuna olemassa. Hankintaa suunniteltaessa tai sen vireillä ollessa asiaa hoitavan virkamiehen on syytä pidättyä kaikenlaisten etuuksien vastaanottamisesta. Mikäli lahja, matka tai taloudellinen etuus muussa yhteydessä vastaanotetaan, on aina varmistauduttava menettelyn avoimuudesta, asianmukaisista matkamääräyksistä ja siitä, että menettely ei aiheuta minkäänlaista kiitollisuuden velkaa antajaa kohtaan.

17 17 (36) 4. PIENHANKINNAT 4.1. Pienhankintojen käsite ja asema uudessa hankintalaissa Pienhankinnalla tarkoitetaan hankintalain mukaisen kansallisen kynnysarvon alle jääviä hankintoja. Uuden hankintalain keskeinen muutos on se, että alle euron (ilman alv) hankintoihin ei sovelleta hankintalakia. Sosiaali- ja terveyspalvelujen (mm. useimmat kuntoutuspalvelujen hankinnat) sekä yhteishankintana yrityksen kanssa toteutettavien työvoimakoulutusten osalta lain soveltamisraja on euroa (työhallinnon rahoitusosuus) ja rakennusurakoiden osalta euroa. Pienhankinnoista ei uuden hankintalain voimaantulon myötä ole ilmoitusvelvollisuutta eikä niistä voi valittaa markkinaoikeuteen. Kukin hallinnonala määrittelee tuotteilleen suorahankintarajat, joiden ylittävien pienhankintojen kilpailuttaminen voi olla kevennettyä ja lakisääteistä menettelyä vapaamuotoisempaa Pienhankintojen normiohjaus Työhallinnon pienhankintoja ohjaavat ja velvoittavat tärkeimmät säännökset ovat uuden hankintalain myötä seuraavat: 1) Valtiovarainministeriön virastoja velvoittava päätös (766/2996) yhteishankinnan piiriin kuuluvista tavaroista ja palveluista. Valtiovarainministeriön päätöksen mukaiset tavarat ja palvelut on hankinnan arvosta riippumatta ostettava keskitetysti käyttämällä Hansel Oy:n puitesopimuksia. Keskitetyn hankinnan piiriin kuuluvia tavaroita ja palveluita voidaan ostaa suorahankintana tai hankintayksikön omalla kilpailutuksella ainoastaan silloin, jos yhteishankinnasta poikkeamiselle on olemassa erityinen syy. Hankintayksiköllä on vastuu siitä, että poikkeamisen syy on riittävä, objektiivinen ja perusteltavissa. 2) Työhallinnon omat hankintaohjeet Työministeriö antaa tämän hankintaohjeen lisäksi tarkennettuja ja täydentäviä hankintaohjeita eri palvelutuotteiden osalta, mm. työvoimapoliittinen aikuiskoulutus, kuntoutuspalvelut ym. Tämän ohjeen lisäksi hankinnoissa tulee noudattaa mainittuja erityisohjeita. 3) Määrärahojen käytöstä ja päätöstoimivallasta annetut määräykset ja soveltamisohjeet Määräyksiä rahan käytöstä, päätöstoimivallasta ja vastuista on etenkin viraston työjärjestyksessä ja taloussäännössä (mm. määrärahan käyttötarkoitus, sen tehokas ja optimaalinen käyttö, hyväksymismenettelyt, vastaanottotarkastukset, tilausten dokumentointi).

18 18 (36) 4) EU:n perustamissopimuksen mukaiset yleiset periaatteet Syrjimätön kohtelu, avoimuus, suhteellisuus Pienhankinnoissa nämä periaatteet tarkoittavat mm. sitä, että hankinnalle asetetut vaatimukset eivät saa olla esimerkiksi tiettyjä palveluntuottajia suosivia tai syrjiviä, hankintapäätökset ja asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia ja tarjoajille asetettavat vaatimukset ovat hankinnan laatuun nähden kohtuullisia 5) Hallintomenettelyä koskevat yleiset säännökset ja hallintooikeudelliset periaatteet Hankintojen toteuttaminen on hallintomenettelyä ja sovellettavaksi tulevat hallintolain säännösten lisäksi etenkin virkamieslain mukaiset vastuut. 6) Hankinnan ennakoidun arvon laskeminen ja pilkkomiskielto Hankintalaki ei jatkossa sovellu pienhankintoihin, mutta myös pienhankintoja toteutettaessa tulee huomioida erityisesti lain mukaiset hankinnan ennakoidun arvon laskentasäännöt ja hankintojen pilkkomiskielto Pilkkomiskielto - erityisesti julkisten työvoimapalveluiden hankinnan näkökulmasta Pilkkomiskielto tarkoittaa sitä, että hankinnat tulee suorittaa suunniteltuina, tarkoituksenmukaisina ja luontevina kokonaisuuksina. Puite- ja vuosisopimuksia tulee käyttää kaikissa niissä hankinnoissa, joihin se tarkoituksenmukaisesti soveltuu. Pilkkomiskielto ei kuitenkaan tarkoita sitä, että yhteiskilpailuttamiseen tai puite- ja vuosisopimuksiin sopimattomia tuotteita tai palveluja tulisi yrittää keinotekoisesti yhdistää. Pilkkomiskieltoa tarkastellaan hankintayksikkökohtaisesti. Eri TE-keskusten tai työvoimatoimistojen toteuttamia samansisältöisiä hankintoja ei pilkkomiskiellon johdosta tarvitse toteuttaa yhdessä, ellei sillä katsota saavutettavan selkeää taloudellista tai laadullista lisäarvoa. Sen sijaan esim. saman työvoimatoimiston eri palvelupisteiden samantyyppisiä hankintoja on arvioitava ottaen huomioon pilkkomiskieltoa koskevat säädökset. Mikäli hankinnat on tarkoituksenmukaisuussyistä keskitetty TE-keskukseen, tarkastellaan pilkkomiskieltoa TE-keskuksen tekemien hankintojen näkökulmasta. Osa hankittavista työvoimapalveluista on määritelty julkisesta työvoimapalvelusta annetussa laissa. Palveluja voidaan hankkia yksilöllisesti räätälöitynä tai ryhmille muodostamalla toisiaan läheisesti täydentävistä (esim. kuntoutukselliset ja ohjaavat palvelut) palveluista laajempi palvelupaketti tai rakentamalla usean erillisen palvelun ketjuttamiseen perustuva kokonaisuus (esim. ohjaava palvelu, jota seuraa ammatillinen koulutus). Laissa määriteltyjen palvelujen lisäksi voidaan hankkia julkisia työvoimapalveluja täydentäviä palveluja. Hankittavaksi voi tulla joko yksittäinen palvelu (esim. työhönvalmennus) tai palvelukokonaisuus (johon liittyy esim. työnhaku-

19 19 (36) valmennus, työnetsijä- ja työhönvalmennus). Palvelujen tuottaminen/toteuttaminen voi tapahtua joko ryhmä- tai yksilöpalveluna tai em. yhdistelmänä. Hankintayksikön on määriteltävä hankittavat palvelut. Useimmat ryhmäpalvelut ja myös monet yksilöpalveluna toteutettavat palvelut voidaan hankkia kootusti siten, että puite- tai vuosisopimuksen mukainen palvelun tuottaja toteuttaa tilatun ryhmäpalvelun tai kunkin yksittäisen asiakkaan yksilöllisen palvelun palvelutarpeen perusteella. Puite- tai vuosisopimuksiin sopimattomia palveluja ovat tyypillisesti työvoimapalveluhankinnat, joissa hankintayksikkö itse räätälöi asiakkaalle yksilöllisen palvelun, joka ei toistu samanlaisena useammalle asiakkaalle. Tällöin on kyseessä irrallinen, kertaostona tehtävä palveluosto Hankinnan ennakoidun arvon laskeminen Hankinnan ennakoitu arvo tulee myös pienhankinnoissa laskea hankintalain :n mukaisesti: Yksittäinen tavara- tai palveluhankinta: suurin maksettava kokonaiskorvaus mukaan lukien mahdolliset vaihtoehdot sekä optio- ja pidennysehdot Tavarahankinta, jonka kohteena on leasing, vuokraus tai osamaksulla hankkiminen: A) Määräaikaisen, enintään 12 kk voimassa olevan sopimuksen osalta ennakoitu voimassaolon aikainen kokonaiskorvaus B) Toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen osalta ennakoitu kuukausiarvo kerrottuna 48:lla Säännöllisesti toistuvat tai määräajoin uudistettavat tavara- tai palveluhankinnat: Viimeksi kuluneen 12 kuukauden aikana tehtyjen vastaavien hankintojen arvo tulevan kauden muutokset huomioiden Palveluhankinta ilman kokonaishintaa: A) Määräaikainen enintään 48 kk voimassa olevan sopimuksen kokonaisarvo B) Toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen kuukausiarvo kerrottuna 48:lla Puitejärjestely: puitejärjestelyn keston ajaksi suunniteltujen hankintojen kokonaisarvo 4.3. Pienhankintojen toteuttamistavat työhallinnossa Hansel OY:n kautta velvoittavasti yhteishankintana ostettavat tavarat ja palvelut Valtiovarainministeriön päätöksessä luetellut tavarat ja palvelut on niiden arvosta ja työhallinnon määrittämistä omista suorahankintarajoista riippumatta ostettava käyttämällä Hansel Oy:n puitesopimuksia.

20 20 (36) Päätöksen mukaisia tuotteita ovat ohjeen voimaantulohetkellä liitteen 5 mukaiset tuotteet (mm. sähkö, toimistotarvikkeet, tietokoneet, toimistokalusteet, eräät leasingpalvelut, työterveyshuoltopalvelut, matkustuspalvelut) Hankintayksiköiden tulee huomata, että velvoittavaan yhteishankintapäätökseen tulee todennäköisesti lisäyksiä ja muutoksia sitä mukaa kun yhteishankinnan käyttö lisääntyy ja yhteiset kilpailuttamismahdollisuudet lisääntyvät. Hankintayksiköiden tuleekin seurata säännönmukaisesti valtiovarainministeriön velvoittavassa päätöksessä tapahtuvia muutoksia. Päätöksen tarkoittamat sopimukset on yksilöity Hansel Oy:n kotisivuilla Muutoksista informoidaan myös mm. säädöskokoelmassa sekä työministeriön toimesta hankinta-asioiden foorumilla ja hankintaverkoston jäsenille Poikkeamisperusteet Hansel Oy:n puitesopimuksesta Mahdollisuus omaan suorahankintaan tai omaan kilpailuttamiseen edellyttävät aina tapauskohtaista erityisharkintaa. Poikkeamisperuste voidaan katsoa olevan seuraavissa tilanteissa: 1) Poikkeava tarve, saatavuuden esteet Poikkeamisperuste voi syntyä, mikäli hankintayksikön tuotteen tai palvelun laadulle, saatavuudelle tai koostumukselle asettamat vaatimukset poikkeavat huomattavasti yhteishankinnalla saavutetusta. Esim: työterveyshuoltopalvelut kuuluvat velvoittavasti Hansel Oy:n kautta ostettaviin palveluihin. Saattaa kuitenkin esiintyä tilanteita jossa viraston sijaintipaikkakunnalta on lähimmälle yhteishankintasopimuksen mukaiselle lääkäriasemalle matkaa kohtuuttomasti. Poikkeamisperuste voi tällöin olla olemassa ja palvelu voidaan ostaa lähempää. Hankinta on silloin kuitenkin hankintayksikön itse kilpailutettava. 2) Huomattava hintaero Poikkeamisperuste voi syntyä myös jos Hansel Oy:n yhteishankintasopimuksella saatava hankinnan loppuhinta hankintayksikölle muodostuu huomattavasti korkeammaksi kuin kokonaiskustannus käytettäessä muuta kilpailuttamista /omaa hankintaa. Esimerkkinä tästä voi olla hankintayksikön saama erityishinnoittelu. Säädöstasolla ei ole prosenttimääriä tai euromääriä siitä, milloin kyseessä on huomattava kokonaiskustannusero. On kuitenkin selvää, että pelkkä vähäinen hintaero ei riitä ohittamaan suorahankintavelvoitetta, vaan hintaeron tulee olla varsin merkittävä ja yleensä perustua joko hankintayksikön erityishinnoitteluasemaan tai varsin merkittävään kertaluonteiseen tarjoukseen.