Kirjaston uuden johtamisjärjestelmän valmistelutilanne, vuosi -13, ajankohtaiset tila-asiat

Transkriptio

1 Kirjaston uuden johtamisjärjestelmän valmistelutilanne, vuosi -13, ajankohtaiset tila-asiat Kimmo Tuominen ylikirjastonhoitaja, professori Helsingin yliopiston kirjasto

2 Pitäisikö meidän? Parantaa opiskelijoiden kurssikirjallisuuden tarjontaa? Lisätä luku- ja opiskelupaikkoja ja pidentää aukioloaikoja? Lisätä humanistien ja yhteiskuntatieteilijöiden tarvitsemaa tutkimuskirjallisuutta? Tuplata kirjaston hankkimien e-lehtien määrä?

3 Onnistumisen edellytykset Osaava henkilökunta Tarkoituksenmukaiset välineet (tietojärjestelmät, laitteet, yms.) Hyvät tilat (asiakkaille, kokoelmille ja henkilökunnalle) Talous kunnossa

4 RAHOITUS (SAP, ei epäsuoria, ei rahastoja) B2014/1 muutos % muutos % yliopiston rahoitus (ilman alv) ,6 % ,7 % oma rahoitus ,1 % ,1 % Rahoitus yhteensä (ilman alv) ,5 % ,2 % kokonaismenot (ilman alv) ,0 % ,0 % TULOS

5 Kirjaston toimintakulut, milj. euroa v Kirjaston kulurakenne milj. euroa v (ilman epäsuoraa rahoitusta) 0,7 milj. euroa ,3 milj. euroa ,7 milj. euroa Muut kulut Tilat* Kirjastoaineistot** Henkilöstömenot (palkat, koulutus ym) ,5 milj. euroa 0 Toimintakulut olivat yhteensä 23,2 milj. euroa Osasto / Henkilön nimi / Esityksen nimi

6 Kirjaston kulurakenne, % Muut kulut 3 % *Tilakulut ilman HUSin maksamia Terkon tiloja Tilat* 32 % Henkilöstömenot (palkat ja koulutus) 44 % Kirjastoaineistomenot ilman epäsuoraa rahoitusta ja OKM -tukea FinELib -aineistoihin Kirjastoaineistot 19 % Osasto / Henkilön nimi / Esityksen nimi

7 HY-kirjasto, suurimpien menoerien ja rahoituksen prosentuaalinen kehitys indeksinä (suorat netto) 30% 25% tilat; 26,8 % 20% 15% % 10% 5% aineistot; 6,9 % kokonaisrahoitus; 5,2 % 0% palkat; -0,2 % B2014/1-5%

8 Johtopäätöksiä kirjaston resursseista Kirjaston resurssit on kohdennettava yliopiston kannalta mahdollisimman tarkoituksenmukaisesti. Taloudellisesti haastava tilanne vallitsee kaikkialla: kirjasto ei ole yksin. Jotta kirjasto selviää haasteistaan, tarvitaan rakenteellista kehittämistä Lisärahaa ei tule, joten rahaa aineistoihin pitää siirtää tiloista ja henkilöstöstä (ns. pehmeän poistuman myötä). Muussa tapauksessa kirjaston tavoiteohjelmaan kirjattu määrällinen tavoite ( Kirjaston aineistobudjetin osuus kirjaston kokonaisbudjetista 22 % ) ei tule toteutumaan

9 Miksi organisaatiouudistus? Yleisjohtajuudesta parempaan palvelujen johtamiseen, hajanaisuudesta kokonaisuuksien hallitsemiseen Tuottavampi ja johdonmukaisempi toimintatapa Organisaation koko voimatekijänä pikemminkin kuin haittana ( organisaatiomuutoksen loppuunsaattaminen ) Yksi hallinto (ei viittä hallintoa ja viisiä rahoja) Prosessit kuntoon Toiminta tavoitteellisempaa ja tavoitteet mitattavissa Tutkimuksen palvelut ja osaamisen johtaminen erityisinä kehittämiskohteina Yhteisöllisyyden kehittäminen: kollegoja on kaikilla kampuksilla Asiakas- ja asiakkuustyön parantaminen -> asiakaslähtöisyys!

10 Helsingin yliopiston kirjasto organisaatiokartta Rehtori Hallitus Johtokunta YLIKIRJASTONHOITAJA JOHTAMINEN JA TOIMINNAN SUUNNITTELU: Johtoryhmä KAMPUKSET SAATAVUUSPALVELUT Palvelujohtaja Aineistot Aineiston välitys Tietojärjestelmäpalvelut TUTKIMUKSEN PALVELUT Palvelujohtaja Tiedon- ja datanhallinta Julkaisemisen palvelut Arviointi ja näkyvyys (metriikat) OPPIMISEN PALVELUT Palvelujohtaja Asiakaspalvelu ja neuvonta Tiedonhallintapalvelut Oppimisympäristöt SISÄISET PALVELUT Hallintopäällikkö Toiminnanohjaus ja strateginen suunnittelu Talous- ja HR-palvelut Viestintäpäällikkö OsaamisenSuvi johtaminen Kataja Tilat Varainhankinta YVV-koordinointi Viestintä KAMPUKSET

11 Helsingin yliopiston kirjasto organisaatiokartta (luonnos) Rehtori Jukka Kola Hallitus Jaana Husu-Kallio Johtokunta Anna Mauranen KUMPULAN KAMPUS VIIKIN KAMPUS KESKUSTAKAMPUS MEILAHDENKAMPUS SAATAVUUSPALVELUT Palvelujohtaja Annikki Roos Aineistopalvelut Kokoelmatyöt: kokoelmapolitiikan valmistelu ja sen toteuttaminen; valinta; kokoelmien evaluointi; karsinta/säilytys; kokoelmien markkinointi ja tiedotus; e- aineistojen käytön tuki; saapumisvalvonta; painetun aineiston käyttöönsaattaminen: kirjankorjaus; asiakkaiden tarpeitten ja käyttötapojen seuraaminen; yhteydenpito laitoksiin Hankinta: aineistobudjetin valmistelu ja käytön seuranta; hankintamenettelyt ja mallit, hankintatyö; valinnan tuki, hankintaesitysväylät; e-aineistojen käyttöönsaattaminen ja käytön ylläpito; käyttötilastojen kokoaminen Metadatan tuotanto: metadatapolitiikan /periaatteiden laadinta ja toteuttaminen; metadatan tuottamien, ylläpito ja kehittäminen; auktoriteettityö, sanastotyö sisällönkuvailu ja ontologioiden hyödyntämienn avoimen datan ja linkitetyn datan hyödyntäminen Tietojärjestelmäpalvelut Digitaalisen kirjaston sekä muiden kirjastopalvelujen tietotekninen kehittäminen ja toteuttaminen Taustajärjestelmät, ylläpito Järjestelmäpalvelujen toteutus ja ylläpito JOHTAMINEN JA TOIMINNAN SUUNNITTELU: johtoryhmä TUTKIMUKSEN PALVELUT Palvelujohtaja Pälvi Kaiponen Tiedon- ja datanhallinta Tiedonhankinnan tuki Tutkijakoulujen IL-opetus Tutkijoiden tuki datan hallinnassa Datan hallintapalvelujen kehittäminen verkossa Julkaisemisen palvelut Tutkijoiden tuki: Tutkimussuunnitelmat, rahoitus, julkaisu OA-julkaisut Tuhat-palvelu Arviointi ja näkyvyys (metriikat) Julkaisu- ja tutkimustiedon tuotanto yo:n hallinnolle, sidosryhmille, asiakkaille Tutkijoiden ja tutkimuksen näkyvyyden tukeminen YLIKIRJASTONHOITAJA Kimmo Tuominen OPPIMISEN PALVELUT Palvelujohtaja Kirsi Luukkanen Asiakaspalvelu ja neuvonta Lainauspalvelut/Aineiston välitys Neuvonta ja asiakasviestintä Aineiston paikannus ja käytön opastus (p ja e) Kevyt tietopalvelu ja ohjaus tietoasiantuntijalle Tilat ja laitteet Kaukopalvelu; HY Suora palvelu Etäpalvelu (palvelut kuten yllä) Puhelinpalvelu/sähköposti/chat ja muut sähköiset kanavat? Kirjastokioski? Tiedonhallintapalvelut HY opiskelijan tiedonhankinnan tuki Tiedonhankinnan ohjaus ja opetus Tutkielmantekijän palvelut HY opettajan työn tuki Oppimateriaalit Osallistuminen tiedonhankinnan opettamiseen Tiedonhankinnan oppaat ja ohjeet Kaikille avoin IL-opetus Oppimisympäristöt Kirjastotila oppimisympäristönä Monipuoliset työskentelytilat: laitteet; hiljaisia lukutiloja, ryhmätyötiloja Aukioloajat Oppimisympäristö verkossa Välineet oppimisen ja opetuksen tueksi SISÄISET PALVELUT Hallintopäällikkö Tiina Äärilä Osaamisen johtaja Hannele Fabritius Viestintäpäällikkö Suvi Kataja Toiminnanohjaus ja strateginen suunnittelu Talous- ja hr-palvelut Sopimusasiat Tilat Viestintäpäällikkö Suvi Kataja Osaamisen johtaminen Varainhankinta YVV-koordinointi Viestintä & markkinointi

12 Työjärjestys Kertoo kirjaston toimintaperiaatteista ytimekkäästi ja tiiviisti Tärkeä paperi, mutta ei elämää suurempi: olennaisinta on se, kuinka me arkipäivässä toimimme Ei ole esite, julkilausuma tai mainos Poistettu viittaukset kirjaston johtosääntöön Yliopiston johtosääntöuudistuksen sekä v. 15 erillislaitoksille tehtävän yhteisen johtosäännön vuoksi Lakimies tarkistanut, käsitelty johtoryhmässä ja YT-ryhmässä viime viikolla Johtokunnassa Jos johtokunta hyväksyy, tulee voimaan välittömästi

13 Mikä muuttuu? Vanha organisaatio keskitettyjen palvelujen ja kampuskirjastojen välisine jakoineen puretaan (kampuskirjastonjohtajan tilalle palvelujohtajan positio) Kirjaston johtoryhmä pienenee ja ryhmä keskittyy johtamiseen Koska johtajalla on kokonaisvastuu laitoksen johtamisesta, hänen tulee valita johtoryhmään jäseneksi henkilöitä, joilla on johtamisosaamista, ammatillista kokemusta ja joilla työtilanteensa puolesta on edellytyksiä hoitaa johtoryhmän tehtäviä Johtoryhmä ei ole edunvalvontafoorumi[.] Evers, Aino-Maija (toim.), Johtamisen hyvät käytännöt Helsingin yliopistossa, 2010, osa 3, s. 2. YT-ryhmä vakinaistuu henkilöstön ja johdon väliseksi keskeiseksi yhteistyöelimeksi

14 Tehtäviä syksylle Työjärjestyksen käsittely henkilökunnan ja johtokunnan kanssa Johtosääntö odottaa yliopistotason muutoksia Henkilökunnan jako toimintakokonaisuuksiin Esimiesrakenne Keskustelut työntekijöiden kanssa Muutoksen käsittely johtokunnassa ja neuvottelukunnissa; muutosviestintäsuunnitelman toteuttaminen Talousasiat uudessa rakenteessa Johtoryhmän toiminnan kehittäminen

15 Henkilötyövuosien määrä vuosina ,2 243, ,8 232,8 236, ,6 212, Palkattu henkilökunta Yhteensä Vuoteen 2010 verrattuna henkilötyövuosia tehtiin 25,6 htv vähemmän. Strategiakauden tavoitteena on, että palkatun henkilökunnan henkilötyövuosien määrä vähenee 6-8 %. Vähenemä oli n. 6 %. Htv -lukuihin sisältyvät lomat ja muut palkalliset poissaolot.

16 Aineistohankintojen rahoitus v (ml. epäsuora rahoitus ja OKM -tuki) Elektroniset, OKM-tuki 10 % Elektroniset, EVOrahoitus 5 % Painetut ja muut ei elektroniset 17 % Elektroniset, oma rahoitus 68 % Osasto / Henkilön nimi / Esityksen nimi

17 Aineistomenot, milj. euroa (ml. epäsuora rahoitus ja OKM-tuki) ,6 milj V kirjasto sai kvestorin lisärahoitusta aineistohankintaan euroa. Myös kurssikirjojen uusimisvuodet vaikuttavat kuvaan jonkin verran. Elektronisten aineistojen hankintamenot ovat kasvaneet nopeasti ja ne olivat v jo suuremmat kuin painettujen aineistojen menot. Kirjaston tiukka taloustilanne on verottanut monografiahankintarahaa vuodesta 2011 lähtien. 0,9 milj Painetut ja muut ei elektroniset Elektroniset yhteensä Osasto / Henkilön nimi / Esityksen nimi

18 Kirjastokäynnit ja lainaus Lainojen ja uusintojen määrä oli alimmillaan v (muutot ja sulkuajat). Lainausmäärä kasvoi v mm. Kaisa-talon kirjaston käyttöönoton ja lainauskäytäntöjen muutoksien johdosta. 3 milj milj Vuosina kirjastossa käynnit vähenivät keskustakampuksella mm. tilajärjestelyjen ja muuttojen takia (Opiskelijakirjasto ja hum.tdk-kirjasto). Vuonna 2013 Kaisa-talon kirjasto lisäsi kävijämäärää noin :lla. Meilahdessa ja Kumpulassa kävijämäärät ovat tarkastelujaksolla hieman laskeneet, Viikissä pysyneet ennallaan. Yleistrendi on laskeva molemmilla kuvaajilla Kirjastokäynnit yhteensä Lainat ja uusinnat yhteensä Lin. (Kirjastokäynnit yhteensä) Lin. (Lainat ja uusinnat yhteensä) Helsingin yliopiston kirjasto/kitt-tilastoja 18

19 Kurssikirjojen ja muiden kuin kurssikirjojen lainaus vv ja 2013 (ensilainat) Lainauksen jakauma v Lainauksen jakauma v V kurssikirjojen lainaus kasvoi 3 % ja muiden kuin kurssikirjojen lainaus 15 %. Lainaus, muut kuin kurssikirjat 47 % Lainaus, kurssikirjat 53 % Lainaus, muut kuin kurssikirjat 50 % Lainaus, kurssikirjat 50 % Muiden kuin kurssikirjojen ensilainoja tehtiin kpl Kurssikirjojen ensilainoja tehtiin kpl Muiden kuin kurssikirjojen ensilainoja tehtiin kpl Kurssikirjojen ensilainoja tehtiin kpl Osasto / Henkilön nimi / Esityksen nimi 19

20 Tilakulut, tilojen käyttö ja kirjastossa käynnit (2002=100) Tilakulut ja tilan käyttö v indeksi = 100 v yliopisto otti käyttöön ns. 100 %:n säännön tilakulujen kohdennuksessa tulosyksiköille. Kirjaston tilakulut kasvoivat 1 milj. euroa Kirjastossa käynnit, v indeksi = Kaisa-talon kirjasto avattiin syyskuussa 2012, mikä heijastuu kävijämääriin, samoin kuin toimipisteiden muuttojen aikainen kiinniolo edeltäneinä vuosina. Tilakulut Neliömetrit Hyllymetrit Osasto / Henkilön nimi / Esityksen nimi

21 Tilakulut, kirjastossa käynnit ja tilakulut käyntiä kohti, v. 2002= Kävijämäärän kasvu v alensi laskennallista kirjastossa käynnin hintaa. Tilakulut olivat laskennallisesti yhtä käyntiä kohti v. 2002: 2,35 euroa v. 2011: 3,99 euroa v. 2013: 3,65 euroa Tilakuluihin 2012 vaikuttaa HY:n uusi tilojen kohdennusmalli (ns. 100%:n sääntö) ja Kaisa-talon valmistuminen. Tilakulujen kasvu on noin 2,5 % vuosittain, kirjastorahoituksen yo-indeksi noin 1,25 % suorien tilakulujen muutos (ei epäsuoria) kirjastossa käynnin laskennallisen hinnan kehitys kirjastossa käyntien muutos Osasto / Henkilön nimi / Esityksen nimi

22 Lainat ja lukusalilainat kampuksittain Keskustakampus / muut yhteensä Kumpulan, Meilahden ja Viikin kampuskirjastot Yhteensä Kumpula, Meilahti ja Viikki keskusta kumpula meilahti viikki Osasto / Henkilön nimi / Esityksen nimi 22

23 Palvelu vs. itsepalvelu Itsepalvelulainat ja uusinnat vs. virkailijan tekemät lainat ja uusinnat (kpl) 2,7 milj Itsepalvelulainat ja uusinnat vs. virkailijan tekemät lainat ja uusinnat indeksinä (v. 2002=100) Itsepalvelulainojen määrä on kasvanut tarkastelujaksolla 66 %, virkailijalainat ovat puolestaan vähentyneet 74 % ,3 milj IP-lainaus ja uusinnat virkailijan tekemät IP-lainaus ja uusinnat virkailijan tekemät Osasto / Henkilön nimi / Esityksen nimi 23

24 Kaukopalvelun toimittamat lainat ja jäljenteet Kaukopalvelun toimittamat lainat ovat vähentyneet mm. elektronisten aineistojen saatavuuden myötä. Kirjasto toimittaa lainoja muille kirjastoille enemmän kuin saa niitä muista kirjastoista. Trendi on laskeva antolainauksen toimitukset Lin. (antolainauksen toimitukset) pyyntölainauksen toimitukset Lin. (pyyntölainauksen toimitukset) Osasto / Henkilön nimi / Esityksen nimi 24

25 Tiedonhankinnan koulutus Tiedonhankinnan opetukseen käytetyt tunnit ovat hieman lisääntyneet tarkastelujaksolla. osallistujamäärä on vaihdellut vuosittain, trendi on ollut nouseva Osallistujat Tunnit Lin. (Osallistujat) Lin. (Tunnit) Osasto / Henkilön nimi / Esityksen nimi 25

26 Tiedonhakujen toimeksiannot Tilastointitavat ovat vaihdelleet vuosittain ja toimipisteittäin. Bibliometristen analyysien määrää ei ole selvitetty erikseen Maksullisten tiedonhakujen toimeksiantojen osuus oli keskimäärin 0,8 % vuosina Osasto / Henkilön nimi / Esityksen nimi 26

27 Elektronisten palvelujen käyttö: avatut e-lehtiartikkelit Elektronisten artikkelien käyttö on yli kolminkertaistunut tarkastelujaksolla. Samaan aikaan kirjaston hankkimien e-lehtien nimekemäärä on viisinkertaistunut. 2,4 milj ,7 milj Osasto / Henkilön nimi / Esityksen nimi 27

28 Elektronisten palvelujen käyttö, Helka ja sanakirjatietokannat Haut Helkasta ja sanakirjatietokannoista 12,8 milj. Hakumäärät ovat laskeneet tarkastelujaksolla. Laskun syitä on tutkittava tarkemmin. Trendi on laskeva muissakin yliopistokirjastoissa. Onko kyseessä käyttötapojen muutos, tilastoinnin tekninen muutos vai todellinen käytön väheneminen? 10 milj ,9 milj. 6,4 milj Helka-tiedonhaut Haut sanakirjatietokannoista Osasto / Henkilön nimi / Esityksen nimi 28

29 Elektronisten palvelujen käyttö: elektroniset kirjat ja Helda Kirjaston hankkimien e-kirjojen ja E-thesis väitöskirjojen käyttö on kaksinkertaistunut tarkastelujaksolla. Heldan muiden kuin väitöskirjoja- dokumenttien käyttö on kasvanut 65 %. 1,5 milj ,9 milj ,3 milj. 0,36 milj. 0,7 milj. 0,7 milj Avatut e-kirjat (ostetut) Avatut Ethesis-väitöskirjat Heldan avatut dokumentit (muut kuin väitöskirjat) Osasto / Henkilön nimi / Esityksen nimi 29

30 E-aineistojen ostohinta avattua dokumenttia kohti (epäsuora rahoitus ja OKM-tuki ei mukana) 1,60 1,40 Luvut kuvaavat kirjaston oman budjettirahoituksen käyttöä avattua artikkelia/kirjaa kohti. 1,20 1,13 1,00 0,80 0,60 0,40 0,28 0,20 0, /ladattu artikkeli /avattu e-kirja Osasto / Henkilön nimi / Esityksen nimi 30

31 Kirjaston tila-asiat v (1) Viikki: A-talon T-varastosta luovutaan palkattu projektityövoimaa tyhjennystyöhön (TILA osallistuu kustannuksiin) tila tyhjä tämän vuoden lopussa (menee muuhun yliopistokäyttöön) Keskusta / Minerva Merkittävä osa tiloista siirtyy muuhun yliopistokäyttöön kiireisellä aikataululla K2-kerros jää pääosin kirjastolle; muilta osin tilojen tulee olla tyhjiä mennessä Kokoelmat ja henkilökunta siirtyvät pääkirjastoon (edellyttää kokoelmien RFID-tarroitusta) K2-kerrosta muokataan oppimisympäristöksi (palvelujohtaja Kirsi Luukkasen vastuulla)

32 Kirjaston tila-asiat v (2) Kumpula Remontti meneillään; maanantaina avattiin ensimmäiset remontissa valmistuneet tilat asiakaskäyttöön Matemaattis-luonnontieteellisen tiedekunnan hallinto siirtyy kirjastolle aiemmin kuuluneisiin tiloihin Remontti valmistuu kokonaisuudessaan lähikuukausina; avajaiset viimeistään joulukuun alussa Terkko Tilasuunnittelu meneillään Kellariin sijoitetaan tiivishyllyjä: painetun aineiston osuus vähenee merkittävästi asiakastiloissa Aikataulussa vielä epävarmuustekijöitä