Rehtorin asettama kirjastotoimen kehittämisprojekti Projektiryhmän loppuraportti

Transkriptio

1 Rehtorin asettama kirjastotoimen kehittämisprojekti Projektiryhmän loppuraportti Tiivistelmä Konsistorin päätöksen toteuttamiseksi ja hallintoviraston kirjastopalveluosaston ( ) toiminnan valmistelua varten rehtori käynnisti projektin ja asetti projektiryhmän osana Helsingin yliopiston kirjastolaitoksen rakenteellista kehittämistä (rehtorin päätös 225/2007). Projektiryhmän tehtävänä on kirjastolaitoksen henkilöstösuunnitelman täsmentäminen, esityksen tekeminen kirjastolaitoksen toiminnallisista kokonaisuuksista ja rahoituksesta sekä kirjastopalveluosaston toiminnasta ja rahoituksesta. Lisäksi tehtävänä on kirjastopalveluosaston ja kampuskirjastojen sekä ulkopuolisten toimijoiden kanssa tehtävän yhteistyön suunnittelu. Toimeksianto sisältää myös aikataulun laatimisen. Projektiryhmän väliraportti valmistui ja siitä pyydettiin kommentteja loppuraportin valmistelua vasten e-lomakkeella mennessä. Kommentteja, joita tuli pääasiassa kirjastojen henkilökunnalta ja kirjastojen työryhmiltä, on hyödynnetty loppuraportin valmistelussa. Projektin määräaika päättyi , mutta rehtori myönsi projektille lisäaikaa asti. Kirjastopalveluosaston rakenteen suunnittelussa on otettu huomioon hallintoviraston uusi työjärjestys (rehtorin ja hallintojohtajan allekirjoittama ). Osaston johtajana on toimialajohtaja, joka toimii hallintojohtajan alaisuudessa. Palvelutuotannosta vastaavat palvelupäälliköt, joista yksi on osaston palvelujohtaja. Kirjastopalveluosasto (nykyinen kirjastopalvelujen koordinointiyksikkö) vastaa hallintoviraston johtosäännön mukaisesti yliopiston tieto- ja kirjastopalveluiden kehittämisestä ja koordinoinnista sekä erityisesti yliopiston elektronisen kirjaston yhteisistä palveluista. Rehtorille tehtävän esityksen mukaisesti osaston tehtäviin siirtyy vuonna 2010 myös painettujen aineistojen kokoelma- ja luettelointipalveluja, kirjastojärjestelmän ylläpitopalveluja ja sovelluspalveluja. Kirjastopalveluosasto muodostuu palveluryhmistä, joita ovat hallinto- ja viestintäpalvelut, hankinta- ja luettelointipalvelut ja verkkopalvelut. Raportissa kuvataan palveluryhmien tehtäviä ja toimintaa. Loppuraportissa on alustava luonnos osaston henkilöstörakenteesta. Osaston vahvuudeksi esitetään 57 vakanssia. Osaston koko perustuu aiempaan suunnittelutyöhön, jossa keskitettävien tehtävien osuudeksi on työnajan seurantaotosten perusteella arvioitu noin 1/3 koko kirjastolaitoksen tulevasta henkilöstöstä. Henkilöstösuunnitelmassa on kuvattu vakansseihin liittyvät tehtävät vain yleisellä tasolla. Kampusten kirjastot ottavat omassa henkilöstösuunnittelussaan huomioon kirjastopalveluosastoon siirtyvät tehtävät ja resurssit. Tavoitteena on hallittu eteneminen kohti uutta kirjastorakennetta. Projektiryhmä esittää että rehtori nimeää työryhmän, joka käsittelee kirjastoissa vapautuvat vakanssit ja joka valmistelee esityksen asianomaiselle taholle vakanssien täytöstä ottaen huomioon koko kirjastolaitoksen tulevan henkilöstörakenteen. Kirjastopalveluosasto rahoitetaan vuodesta 2010 alkaen hallintoviraston kuluina (päältä pois - menettelyllä). Raportissa esitetään kampusten laskennalliset osuudet kirjastopalveluosaston perustamisesta ja tehtävien siirtämisestä keskitetysti hoidettaviksi. Periaatteena on, että malli kohtelee kaikkia kampuksia tasapuolisesti. Tietoaineistojen (painetut ja elektroniset kirjat, lehdet, hakuteokset, ym.) hankintarahoitus esitetään keskitettäväksi päältä pois menettelyllä. Nykyinen e-hankintojen keskitetty rahoitusperiaate laajennetaan koskemaan kaikkia tietoaineistoa ja mahdollistetaan kaikille kampuksille tasavertaiset palvelut. Kooste projektiryhmän esityksistä on raportin sivuilla 4-7. Muutoksen toimeenpanon valmistelu jatkuu projektiryhmän työn päätyttyä osana kirjastojen rakenteellisen kehittämisen hanketta koordinointiyksikön ja kampusten kirjastojen yhteistyönä. Yliopistolain muutoksen valmistelu otetaan huomioon suunnittelussa.

2 Esitykset Seuraavat esitykset perustuvat konsistorin päätökseen , rehtorin tältä pohjalta tekemään toimeksiantoon sekä konsistorin päätöstä edeltävään pitkäjänteiseen valmisteluun. Työssä on otettu huomioon sekä yliopiston strategiatyö, uuden yliopistolain valmistelu sekä hallintoviraston johtosääntö 2005 ja työjärjestys Työhön ovat osallistuneet ohjaus- ja projektiryhmän lisäksi kirjastonjohtajat, lukuisat työryhmät sekä kirjastojen henkilöstö palautteen antajina. Väliraportin tuloksia on esitelty kirjasto- ja tietopalvelutoimikunnassa, dekaanikokouksessa, kirjastojen yhteisissä ja kampuskirjastoissa järjestetyissä tiedotustilaisuuksissa. Päätöksenteko ja toiminnanohjaus 1. Hallintovirastoon muodostetaan lukien kirjastopalveluosasto noudattaen konsistorin päätöstä, hallintoviraston johtosääntöä ja työjärjestystä sekä ottaen huomioon uuden yliopistolain valmistelussa esille tulevat kehittämistarpeet. 2. Osaston toiminnan ja talouden suunnittelussa noudatetaan yliopiston ohjeita ja aikatauluja. 3. Yhteistyö kampusten tiedekuntien ja kirjastojen kanssa järjestetään seuraavin tavoin: a. Kirjastotoimen strategista kehittämistä varten perustetaan toimikunta tai vastaava elin (vastaa nykyistä kirjasto- ja tietopalvelutoimikuntaa). b. Kirjastotoimen toimialajohtaja on esittelijä yliopistotason. toimikunnassa. c. Kirjastotoimen toimialajohtaja on kampuskirjastojen johtokunnissa pysyvä asiantuntija. d. Toimialajohtaja ottaa tarpeen mukaan osaa johtoryhmän kokouksiin ja rehtorin ja dekaanien sekä erillisten laitosten johtajien tapaamisiin. e. Kirjastopalveluosaston ja kampuskirjastojen johdon yhteistyötä varten perustetaan toimialan kehittämisryhmä (vastaa nykyistä kirjastonjohtajien kokousta). 4. Osaston palvelutuotannosta sovitaan toiminnanohjauksen osana vastaavalla tavalla kuin muista hallintoviraston palveluista. Kirjastopalveluosaston tehtävät ja palvelut 5. Kirjastopalveluosasto vastaa kirjastojen yhteisistä tieteenaloista riippumattomista palveluista. Kampuskirjastot vastaavat tieteenala- ja asiakaspalvelusta. 6. Kirjastopalveluosasto on vastuussa kirjastotoimen toimialajohtamisesta. 7. Kirjastopalveluosaston palvelutuotanto muodostuu seuraavista palveluryhmistä: hallinto- ja viestintäpalvelut, hankinta- ja luettelointipalvelut ja verkkopalvelut. Tarkemmat esitykset palvelutuotannon uusista toimintamalleista ovat luvussa 3 sivuilla Palvelutuotantoa seurataan ja sitä kehitetään toimintaympäristön muutosten mukaan. 8. Osasto toimii tiiviissä yhteistyössä Kansalliskirjaston ja tietotekniikkaosaston verkkopalvelujen kehittämisessä ja ylläpidossa sekä hallintotehtävien kehittämisessä kampuspalvelukeskusten kanssa. Tarkemmin asiaa käsitellään kirjastopalveluosaston palvelujen yhteydessä. Henkilöstösuunnitelma 9. Rehtori nimeää työryhmän, joka käsittelee kirjastoissa vapautuvat vakanssit ja joka valmistelee esityksen asianomaiselle taholle vakanssien täytöstä ottaen huomioon koko kirjastolaitoksen tulevan henkilöstörakenteen. 10. Henkilöstön kehittäminen a. Toteutetaan henkilöstön osaamisen kehittämisohjelma. Tarkempi suunnitelma esitetään liitteessä 6.

3 Rahoitus b. Uusien tehtäväkuvien suunnittelussa käytetään kirjastojen rakenteellisen kehittämisen suunnittelussa ja työajanseurannassa kertynyttä tietoa. c. Tehtävänimikkeet muutetaan työtehtäviä vastaavaksi. Esitys nimikkeistä on liitteessä Kirjastopalveluosaston muodostaminen a. Henkilöstömääräksi esitetään 57 henkilöä, joista valtaosa siirtyy kampusten kirjastoista. Mikäli tässä esityksessä suunniteltujen tehtävien keskittämistä laajennetaan, joudutaan kirjastoista siirtämään vastaava määrä henkilöstöresursseja esitettyjen lisäksi. b. Kirjastopalveluosastoon siirretään lukien nykyisen kirjastopalvelujen koordinointiyksikön vakinainen henkilöstö (kuusi vakanssia) rahoituksineen. Osastoon siirretään myös muut koordinointiyksikön hallinnoimat voimavarat. c. Kirjastopalveluosastoon siirretään lukien Kansalliskirjastosta Helka-, Julki- ja Ethesis -palveluista vastaavat tehtävät rahoituksineen. Kansalliskirjaston kanssa neuvotellaan yksityiskohtaisesta työnjaosta vuoden 2008 aikana. 12. Rekrytoinnin periaatteet rakenteellisessa muutoksessa a. Tehtävät täytetään ensisijaisesti kirjastolaitoksen sisällä ilmoittautumisperiaatteella. b. Valintamenettelyssä etusijalle asetetaan vastaavia tehtäviä aiemmin hoitaneet. c. Rekrytoinnissa noudatetaan soveltuvin osin hallintoviraston kampuspalvelukeskusten muodostamisessa käytettyjä periaatteita sekä valtioneuvoston periaatepäätöstä valtion henkilöstön aseman järjestämisestä organisaation muutostilanteissa. d. Osaston palveluryhmien esimiehet rekrytoidaan mahdollisuuksien mukaan vuonna e. Tarkempi rekrytointisuunnitelma valmistellaan vuoden 2008 loppuun mennessä yhteistyössä kampusten kirjastojen ja henkilöstö- ja lakiasianosaston kanssa. 13. Kampuskirjastojen henkilöstösuunnittelu a. Kirjastot kehittävät tiedekuntien ja laitosten tarvitsemia tutkija-, opettaja- ja opiskelijapalveluja sekä vastaavat yhteiskunnallisesta palvelutehtävästä. b. Kirjastojen kokonaisuutta kehitetään siten, että asiakkaat saavat laadukasta, samantasoista palvelua kaikilla kampuksilla. c. Henkilöstöresurssin siirtymisessä kampuskirjastosta kirjastopalveluosastoon huomioidaan se työmäärä henkilötyövuosina, jonka keskitetyt palvelut kullekin kampukselle tuottavat. d. Kampuksilta kirjastopalveluosastoon siirtyvät voimavarat on esitetty liitteessä 9. e. Vaikka keskitettävät tehtävät siirtyvät kaikista kampuskirjastoista kirjastopalveluosaston vastuulle, on mahdollista, että joissakin kirjastoissa laadukas ja tasavertainen asiakas- ja tieteenalojen asiantuntijapalvelu voi edellyttää henkilöstörakenteen vahvistamista nykyisestään. 14. Kirjastopalveluosasto rahoitetaan 2010 lukien hallintoviraston kuluina (päältä pois menettelyllä). Suunnittelussa noudatetaan aiemman suunnittelun periaatteita (Muistio ). 15. Talousseurannassa noudatetaan yliopiston ohjeita ja määräyksiä. 16. Erillislaitosten osalta kirjastokustannukset selvitetään, kun yliopistolain muutosten vaikutukset yliopiston rakenteisiin ja rahoitukseen ovat selvillä.

4 Henkilöstökustannukset 17. Kampusten laskennalliset osuudet tehtävien siirtymisestä keskitetysti hoidettaviksi kirjastopalveluosastossa on esitetty liitteessä 9. Periaatteena on, että malli kohtelee kaikkia kampuksia tasapuolisesti. Tietoaineistokustannukset 18. Tietoaineistojen hankintarahoitus (painetut ja elektroniset kirjat, lehdet, hakuteokset, ym.) esitetään keskitettäväksi päältä pois- menettelyllä yliopiston strategisen tutkimusinfrastruktuurin varmistamiseksi. Nykyinen e-hankintojen keskitetty rahoitusperiaate laajennetaan koskemaan kaikkea tietoaineistoa ja mahdollistetaan kaikille kampuksille tasavertaiset palvelut. Muutoksessa noudatetaan seuraavia periaatteita: a. lähtökohtana ovat kaikkien kampusten nykyiset (v 2007) aineiston hankintaan käyttämät resurssit b. aineiston hankintarahoitus korvamerkitään erillisenä muusta kirjastopalveluosaston rahoituksesta c. kampuskirjastojen johtokunnat käsittelevät kampuskirjaston aineistonhankintasuunnitelmat ja voimavaratarpeet osana toiminnan suunnittelua d. kirjasto- ja tietopalvelutoimikunta tai vastaava elin käsittelee aineistonhankintaan liittyvät periaatteet ja resurssien allokoinnin yliopiston tasolla. e. kampuskirjastojen johtokunnat käsittelevät kirjastojensa osalta aineistonhankintoihin myönnetyn määrärahan sisäisen allokoinnin ja ilmoittavat ne kirjastopalveluosastoon. f. kirjastopalveluosasto raportoi säännöllisesti sovittavin väliajoin kampuskirjastojen johdolle ja johtokunnalle aineistonhankintaresurssien käytöstä. Tila- ja muut kustannukset 19. Kampuskirjastot ja kirjastopalveluosasto vastaavat kukin omista tilakustannuksistaan. 20. Tiedekunnat yhdessä teknisen osaston kanssa etsivät ratkaisuja vapautuvien tilojen käytölle. Siirtymäkauden mahdollisista päällekkäisistä tilakustannuksista neuvotellaan teknisen osaston kanssa. 21. Kirjastopalveluosastoon siirtyvät kampuskirjastojen budjeteista myös keskitettävien yhteisten toimintojen muut kustannukset juoksevien toimintamenojen kattamiseen. Näiden kustannusten kattamiseen siirretään kampuskirjastojen budjetista laskennallisesti 0,5 %. Suunnittelun edetessä tämä osuus tarkennetaan. Kustannusten kohdentaminen 22. Kirjastopalveluosaston kustannusten kohdentamisessa 2010 lukien menetellään samoin kuin kohdennettaessa hallintoviraston muiden osastojen kustannuksia uuden yliopistolain tultua voimaan. 23. Henkilöstökustannusten kohdentamisessa esitetään, että hankinta- ja luettelointipalvelut kohdennetaan käyttöperusteisesti ja muut kustannukset päältä pois -menettelyllä. Yhteistyö ulkopuolisten toimijoiden kanssa 24. Yhteistyötä kirjastopalvelujen tarjonnassa vahvistetaan kaikilla kampuksilla: a. yhteistyön yleiset periaatteet sovitaan koko yliopiston tasolla b. yhteistyösopimukset allekirjoittaa rehtori c. palvelujen tuottamisen kustannuslaskennassa (kokonaiskustannusmalli) noudatetaan yhteisiä periaatteita.

5 Muutoksen aikataulutus 25. Esitys muutoksen aikataulutuksesta: Vuonna 2008 kirjastotoimen toimeenpano-ohjelman valmistelu kirjastopalveluosaston toiminta- ja palvelutuotantoprosessien suunnittelu yhteistyössä kirjastojen kanssa jatketaan kirjastolaitoksen henkilöstösuunnitelman täsmentämistä yhteistyössä kampuskirjastojen ja asiantuntijaryhmien kanssa rekrytoinnin periaatteiden tarkentaminen Jatketaan keskustakampuksen yhteiskirjaston johtamisjärjestelmän ja organisaation valmistelua aiemman työryhmän esitysten pohjalta (Muistio ). täsmennetään työnjakoa Kansalliskirjaston, tietotekniikkaosaston ja kampuspalvelukeskusten kanssa käynnistetään osaamisohjelman toteuttamiseksi ehdotetut toimenpiteet jatketaan yhteistyöperiaatteiden valmistelua ulkopuolisten toimijoiden kanssa rakenteellisia henkilöstömuutoksia voidaan toteuttaa jo Vuonna 2009 tarkennetaan kirjastolaitoksen johtamis- ja päätöksentekojärjestelmää yliopistolain muutosten mukaisesti valmistellaan tarvittavat muutokset kirjastojen johtosääntöihin ja työjärjestyksiin laaditaan työjärjestys kirjastopalveluosastolle tarkennetaan kirjastolaitoksen rahoitusmallia yliopistolain muutosten mukaisesti uusi yliopistolaki astuu voimaan rekrytoidaan kirjastopalveluosaston palveluryhmien vetäjät ja suunnitellaan prosessien muuttamisen edellyttämät toimenpiteet keskustakampuksen yhteiskirjastolle valitaan johtaja jatketaan kampuskirjastojen henkilöstörakenteen kehittämistä käynnistetään ja toteutetaan rekrytoinnin edellyttämät toimenpiteet kirjastopalveluosaston ja kirjastojen henkilökunnan toimenkuvien läpikäynti ja virkasuhteiden muuttaminen työsopimussuhteiksi jatketaan osaamisen kehittämisohjelman toteuttamista: ura-polkuohjelman suunnittelu yliopiston ja Kansalliskirjaston välinen kirjastosopimus vuosille : sopimusneuvottelut valmistellaan seurantajärjestelmät. valmistellaan tilajärjestelyjen väliaikaiset ratkaisut. Vuonna 2010 yliopistot aloittavat uuden lain mukaisen toimintansa kirjastopalveluosasto aloittaa toimintansa ja kirjastolaitoksen uusi hallintomalli astuu voimaan vakiinnutetaan uusi toimintamalli keskustakampuksen tilaohjelman ja muutoshankkeen toteuttaminen keskustakampuksen kirjastot ovat hallinnollisesti yhtenäinen kokonaisuus yliopiston ja Kansalliskirjaston välinen kirjastosopimus jatketaan osaamisen kehittämisohjelman toteuttamista. vakiinnutetaan seurantajärjestelmät Vuosina keskustakampuksen kirjastotilan valmistuminen toteutetaan tarvittavat muutot uuden strategia- ja suunnittelukauden valmistelu kirjastotoiminnan mahdollinen kansainvälinen arviointi 1 Helsingin yliopiston kirjasto- ja tietopalvelujen rakenteellinen kehittäminen Kirjasto- ja tietopalvelutoimikunnan asettamien työryhmien muistio ( )