MOVI 2010 LOPPURAPORTTI. Aalto-yliopiston Teknillinen korkeakoulu, BIT Tutkimuskeskus

Transkriptio

1 MOVI 2010 LOPPURAPORTTI Aalto-yliopiston Teknillinen korkeakoulu, BIT Tutkimuskeskus 0

2 RAPORTIN RAKENNE 1. Projektin ja tutkimuskohteen taustaa 1.1 MoVi-projektin lähtökohtia ja keskeisiä käsitteitä 2. Virtuaaliset tilat 2.1 ICT:n käyttöönotto 2.2 ICT:n käyttö 3. Sosiaaliset tilat 3.1 Sosiaaliset tilat kyselyiden valossa 3.2 Sosiaaliset tilat työprosessien näkökulmasta 3.3 Sosiaaliset tilat ja monipaikkaisuus 4. Fyysiset tilat 1

3 1. PROJEKTIN JA TUTKIMUSKOHTEEN TAUSTAA

4 MOVI-PROJEKTI FOKUKSENA MONIPAIKKAINEN TYÖ Alueellistaminen Mavi Monipaikkainen virasto MoVi 3

5 VALTION VIRASTOJEN ALUEELLISTAMINEN Valtion keskushallinnon yksikköjen ja toimintojen alueellistaminen käynnistyi nykymuodossaan 4/2000, hallituksen määritellessä toimenpiteet aluepolitiikan ja seutukuntayhteistyön tehostamiseksi Alueellistamispäätöksen mukaan hallitus tehostaa aluepolitiikkaa, eri toimenpiteiden yhteensovittamista ja niiden vaikuttavuutta Päätös sisältyi oleellisena osana valtion toimintojen uudelleen sijoittaminen Taustaoletuksena alueellistamispäätöksellä oli, että nykyaikaiset tietoliikenneyhteydet ja kommunikaatioteknologia parantavat merkittävästi mahdollisuuksia sijoittaa valtion toimintoja pääkaupunkiseudun ulkopuolelle 4

6 MAVIN TAUSTAA Maaseutuvirasto (Mavi), on keväällä 2007 toimintansa käynnistänyt valtionhallinnon organisaatio Vastaa EU:n maataloustuki- ja maaseuturahaston varojen käytöstä Suomessa Hallinnoi vuosittain yli kahden miljardin euron tukia Mavin henkilöstö muodostuu Maa- ja metsätalousministeriöstä ja Tietohallintokeskuksesta siirtyneestä sekä myöhemmin palkatusta tietotyötä tekevästä henkilöstöstä (n. 210 henkeä) 5

7 TAPAHTUMIA MAVISSA 5/2007 -Mavi perustetaan Alueellistamisen seurauksena merkittävää henkilöstön vaihtuvuutta 8-9/2009 -Neljä viidestä osastosta alkaa toimia monipaikkaisesti välillä Hki- Sjoki Kevät Muutto Kampin toimitiloista Pasilaan 6/ Monipaikkaistamisprojektia varten palkataan oma projektipäällikkö 2011 Alku -Uusi toimitila valmis Seinäjoella 6

8 1.1 MOVI-PROJEKTIN LÄHTÖKOHTIA JA KESKEISIÄ KÄSITTEITÄ

9 MOVI-PROJEKTIN AIKATAULU, RAHOITUS JA YHTEISTYÖ Aikataulu (Valtiovarainministeriö on rahoittanut projektia 3 kk aikavälillä 4-6/2008) Rahoitus Rahoitus Tekesin TILA-ohjelmasta ja yhteistyöyrityksiltä (Microsoft, Senaatti-kiinteistöt, TeliaSonera, Videra) Tutkimusryhmä TKK:n BIT Tutkimuskeskuksen Virtual and Mobile Work -tutkimusyksikkö ( yhteistyössä TKK:n Strategisen käytettävyyden (Stratus) -tutkimusyksikön ja TuKKK:n Tulevaisuuden tutkimuskeskuksen kanssa 8

10 PROJEKTIN TAVOITTEET JA TUTKIMUSMENETELMÄT Tavoitteet o Rakentaa ja kuvata tavoitetila hajautetusti toimivalle organisaatiolle ( Monipaikkainen Maaseutuvirasto 2011 ) o Tukea ja seurata muutosta sekä sitä varten kehitetyn toimintasuunnitelman ja sen virtuaalisten, sosiaalisten ja fyysisten tilojen toteutusta ja toimivuutta o Kehittää yleinen toimintatapamalli ja opas hajautettua ja mobiilia työtä tekeville valtionhallinnon organisaatioille Menetelmät o Olemassa olevien dokumenttien analysointi o Haastattelut o Kyselyt o Visioseminaari o Pilottiryhmien tutkiminen (työpajat, haastattelut, väline- ja tilaluotaimet) 9

11 TUTKIMUSAINEISTON KERÄÄMINEN MOVISSA 4-6/2008 -Alkuhaastattelut -Tulevaisuusverstas 3/2009 -Ensimmäinen kysely -Toinen tulevaisuus verstas 10-11/2009 -Pilottien toisen työpajan havainnointi 4/2010 -Toinen kysely 11/2008-2/2009 -Pilottien sähköpostikysely ja haastattelut -Pilottiryhmien ensimmäisen työpajan havainnointi 7-8/2009 -Pilottien haastattelut 1. kierros -Välineluotaimet 2-3/2010 -Pilottiryhmissä prosessiseuranta haastattelut -Lisäksi välineluotaimet ja tilapäiväkirjat 10

12 LÄHTÖKOHTANA TYÖN ANALYYSI Työn analyysin tarkoituksena on tunnistaa organisaation perustehtävä sekä analysoida työtä ja työnkuvia, joita organisaatiossa esiintyy Analyysi pitää sisällään työn kolme tilaa (virtuaalinen, sosiaalinen sekä fyysinen) ja sen avulla tunnistetaan ne tilojen ominaisuudet, jotka tarvitaan työn onnistuneeseen toteuttamiseen Työn analyysissa työtä kartoitetaan mm. työtehtävien sisällön, yhteistyö- ja viestintäsuhteiden, johtamiskäytäntöjen, käytettävien ICT-välineiden ja käytettyjen fyysisten tilojen kautta Tarkoituksena on selvittää, missä ja millaisissa tiloissa työ on mielekästä ja kannattaa tehdä 11

13 TYÖN ANALYYSISSA KÄYTETTY JÄSENNYSTÄ ERILAISIIN TILOIHIN MoVi-projektissa on käytetyssä tarkastelukehikossa on jaettu työ kolmeen tilaan: virtuaalisiin, sosiaalisiin ja fyysisiin Virtuaalinen tila o Tähän tilaan sisältyvät tietotekniikka ja sovellukset, joilla työtä ja yhteistyötä tehdään Sosiaalinen tila o Tällä tarkoitetaan ihmisten välisiä sosiaalisia rakenteita ja vuorovaikutussuhteita, kuten yhteistyötä, työnjakoa ja johtamista Fyysinen tila o Tähän tilaan kuuluvat rakennettu ympäristö, kuten toimisto, etätyöpisteet, koti, sekä julkiset- ja liikkuvat-tilat 12

14 ESIMERKKEJÄ MONIPAIKKAISUUDEN LUOMISTA HAASTEISTA (1/2) Tavoitettavuus ja tiedonkulku asettavat haasteita etenkin yhteistyölle o Tavoitettavuuden helpottaminen, etenkin liikkuvassa työssä o Tiedonkulun ja jakamisen helpottaminen ilman, että se ruuhkauttaa sähköpostia Yhteisöllisyys ja epävirallinen viestintä vahvistavat toisiaan ja auttavat avoimemman tiedonjaon rakentamisessa o Miten lisätä keskustelua (työ- ja kahvipöytä) ja yhteydenpitoa? o Henkilökohtainen ja epävirallinen viestintä tärkeää o Kynnys ottaa yhteyttä etäällä työskenteleviin oltava riittävän matala Hajautetut tapaamiset mahdollistettava paikasta riippumatta o Tasapuolinen mahdollisuus osallistua videoneuvotteluhuoneissa järjestettyihin palavereihin eri toimipisteistä ja etätyöpäivinä

15 ESIMERKKEJÄ MONIPAIKKAISUUDEN LUOMISTA HAASTEISTA (2/2) Fyysisiltä tiloilta vaaditaan enemmän joustavuutta o Tilojen tulisi tukea erilaisten töiden vaatimuksia o Vaatimukset voivat muuttua ajan kuluessa Matkustamisen oltava tarkoituksenmukaista ja myös matkustusaika pitäisi pystyä hyödyntämään o Matkustaminen ja sen raskaus ei haluta matkustaa turhaan o Työnteon ja yhteydenpidon mahdollistaminen liikkeellä esim. junassa välillä Helsinki-Seinäjoki 14

16 Virtuaalinen tila Fyysinen tila ICT järjestelmien toimintavarmuus Arkistointitilat Hiljaiset tilat Yhteinen muisti Kysyminen vierustoverilta Yhdessä työstettävät tehtävät Yhteistyö ulkopuolisten kumppanien kanssa Sosiaalinen tila

17 2. VIRTUAALISET TILAT

18 2.1 ICT:N KÄYTTÖÖNOTTO

19 ICT:N KÄYTTÖÖNOTTO MAVISSA Järjestelmiä valittaessa lähtökohtina olivat työntekijöiden työtehtävien ja työympäristöjen asettamat vaatimukset Vaatimuksia kartoitettiin enimmiltä osin yksikkötasolla, ja vaihtoehdoista pyrittiin päättämään mahdollisimman nopeasti, jotta järjestelmiä päästiin kokeilemaan ja käyttämään tutkimusprojektin yhteydessä Käyttöönoton alkuvaiheessa kohdattiin teknisiä ongelmia ja viivästyksiä o osasyinä tukipalveluiden tarjoajan vaihtuminen ja kesälomat Vieläkin tarkempi tarvekartoitus ja työnanalyysi yksilötasolla esimerkiksi ulkopuolisista yhteistyökumppaneista olisi voinut hyödyttää uusien työvälineiden kartoitusta 18

20 KÄYTTÖÖNOTON AIKAJANA Videran videokonferenssi järjestelmä (Virtual office HD) otetaan käyttöön 5/2009 -Pilottiryhmien koulutukset alkavat -OCS:n päivityksen mukana asentuu myös Live Meeting (LM) ja Groove 8-9/2009 -Sharepoint (SP) asennettu mutta ei toimi - Lisää koulutusta pilottiryhmille ja muutamille ryhmien ulkopuolisille 11/2009 -VOM:n kanssa edelleen joitain ongelmia -LM asennettu kaikille -SP mallisivuja ja ohjeistuksia luotu 2-8/2010 -LM:n ja SP:n hyödyntäminen osana monipaikkaisen työn valmennusta 2-4/2009 -Pilottiryhmien workshopit ja testattavien välineiden valinta -Näiden jälkeen aloitettiin Microsoft Office Communicator:in (OCS) asennus 6/2009 -Havaittu teknisiä ongelmia uusissa sovelluksissa -Videra Office Mobile:n (VOM/Vidyo) asennuksissa ongelmia 10/2009 -OCS, LM ja Groove asennettu kaikille pilottilaisille -SP:lle luodaan sisältöä -Järjestelmien toimintavarmuus parantunut 12/2009-1/2010 -SP edelleen testiympäristönä joten käyttö rajoitettua -Sisällönluonti tuotettava suurelta osin itse -Projektipäällikkö järjestää lisää koulutuksia 19

21 KYSELYTULOKSIA: IT:N KÄYTÖN MUUTOS VÄLILLÄ IT-välineiden käyttö: % vastaajista käyttää päivittäin tai viikoittain 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Sähköposti Videoneuvottelu Videoneuvottelu/Neuvotteluhuone Videoneuvottelu/Työasema Pikaviestin chat Puhelinneuvottelu Sharepoint Makasiini Intranet muu kuin Makasiini Kannettava tietokone oman työpisteen ulkopuolella Matkapuhelin muu käyttö kuin puhelut ja tekstiviestit 20

22 HAVAINTOJA KÄYTÖN KASVUSTA AIKAVÄLILLÄ Kyselytulosten perusteella videoneuvotteluiden määrä on lisääntynyt ja chatin viikoittainen ja päivittäinen käyttö jopa tuplaantunut Hajautettuihin neuvotteluihin osallistuminen vaikuttaa lisääntyneen selvästi sekä neuvotteluhuoneista että omalta työpisteeltä otettujen yhteyksien muodossa Sharepointin käyttöönotto ollut toistaiseksi hieman vähäisempää, tosin se on myös otettu käyttöön myöhemmin Kannettavien tietokoneiden ja mobiililaitteiden käyttö kasvanut lisääntyneen matkustamisen myötä 21

23 TEKNOLOGIAN TARKOITUKSENMUKAISUUS JA OIKEA TIEDOTUS TÄRKEÄÄ Teknologian täytyy kohdata aito käyttötarve o Keskittyminen tehtäväkohtaiseen ratkaisujen räätälöintiin ryhmäkohtaisen sijaan o Joissain työtehtävissä asiat kulkevat vielä pitkälti papereiden välityksellä o Yhteistyö muihin valtion virastoihin ja ulkoistettuihin palveluihin Organisaatiorajat ylittävä käyttöönotto o Päällekkäisten järjestelmien välttäminen Ajankohtainen ja toimiva tiedotus uusista välineistä tärkeää o Uusien järjestelmien käyttötarkoitus ja toiminnallisuus tehtävä selväksi o Virheelliset oletukset haittaavat käyttöönottoa Käyttöönotossa etäällä työskentelevien huomioiminen erityisen tärkeää, ettei päädytä lisäämään heidän kokemustaan etäisyydestä muuhun organisaatioon

24 ORGANISAATION TUKI JA MOTIVOINTI AUTTAVAT KÄYTTÖÖNOTOSSA Organisaation tuki on tärkeä käyttöönoton tukipilari o Esimiehen myönteinen suhtautuminen teknologiaan, oma esimerkki ja kannustus käytössä mielletään merkitykselliseksi o MoVi-projektipäällikön tuki käyttöönotossa o Työkavereihin voi tukeutua ongelmatilanteissa Motivaatio ja innostus uusien välineiden käyttöön syntyvät yksilöiden ja organisaation vuorovaikutuksessa o Kaikille osapuolille on oltava selvää, miksi jotain ratkaisua tai teknologiaa kannattaa käyttää: vain jaettu ymmärrys hyödyistä synnyttää kestäviä muutoksia o Tarvittaessa koulutus auttaa ymmärryksen luomisessa ja teknologioiden omaksumisessa o Viivytykset syövät alkuinnostusta, joka saattaa olla kriittinen kynnys hyötyjen havaitsemisessa ja laajemmassa käyttöönotossa 23

25 YKSITTÄISTEN JÄRJESTELMIEN KÄYTTÖÖNOTOSSA HUOMIOITAVAA Käyttäjäkunnan kattava määrittely o Käyttöönotto tulisi suorittaa yhteistyötarpeiden perusteella, ei yksiköittäin o Kaikki eivät käytä välineitä, vaikka mahdollisuus olisikin. Tämä turhauttaa niitä, jotka kokevat välineet työn helpottajina ja toivoisivat tehottomampien menetelmien korvautumista Tuen ja koulutuksen ajoitus ja laatu o Ajoitus kriittistä erityisesti yhteistyöjärjestelmissä, joissa arvo kasvaa käyttäjämäärän myötä, samoin koulutuksessa o Teknisiin vaikeuksiin suhtautumiseen vaikuttaa tuen laatu apua pyydettäessä Huomioitava myös asennustarpeet päätoimipisteiden ulkopuolelle o Kotoa käsin tai muissa etäpisteissä työskentelevät 24

26 KEHITYSSUUNTIA Työntekijöiden tietämystä saatavilla olevista työvälineistä ja niiden käyttötarkoituksista edelleen lisättävä, jotta saadaan edistettyä käyttöönottoa Sidosryhmien kanssa toimimiseen kannattaa rakentaa selvä ohjeistus rinnakkaisten tai korvaavien ratkaisujen löytämiseksi Uusien järjestelmien aktiivinen harjoittelu ja käyttö, sekä yhteisten pelisääntöjen sopiminen ovat tärkeitä tekijöitä järjestelmien työhön upottamisessa Tällä hetkellä eletään tilanteessa, jossa voidaan alkaa arvioimaan kokeiltujen järjestelmien hyödyllisyyttä sekä vaatimuksia joihin ei vielä ole täysin nykyisillä järjestelmillä pystytty vastaamaan 25

27 ONNISTUNEEN KÄYTÖN PERUSTEET Etäasennusten ripeys Onnistunut ja oikea aikainen koulutus Pikainen vian määritys ja korjaus Tarve kartoitus Asennukset Tietoisuus Ohjeistus & opastus Tutustuminen Tuki Upottaminen Onnistunut käyttö Tavoittava tiedottaminen Käyttötarkoitusten selkeyttäminen Esimiehen / aktivoijan vaikutus 26

28 2.2 ICT:N KÄYTTÖ

29 KÄYTTÖÄ RAJOITTAVAT REUNAEHDOT Organisaatiorajojen reunaehdot o Suurin yksittäinen käyttöä rajoittava tekijä on välineiden puuttuminen yhteistyötahoilta Tehtävien ja toimintaympäristön asettamat reunaehdot o Osapuolten lukumäärän, tehtävän luonteen (tiedotus, lyhyet kysymykset, ideointi, neuvottelu jne.) ja käsiteltävän asian monimutkaisuuden asettamat vaatimukset viestinnälle o Toimintatilanne asettaa omat vaatimuksensa (esim. chattia/sähköpostia voi käyttää huomaamattomasti kokoustilanteessa) o Tehtävien spontaanisuus ja kiireellisyys (esim. chatilla saa nopeammin vastauksen kuin sähköpostilla) Teknologiset reunaehdot o Teknologian käytettävyyden ominaisuudet kuten toimintavarmuus ja helppokäyttöisyys ovat onnistuneen käyttökokemuksen kannalta tärkeitä o Käytössä olevat tietoliikenneyhteydet rajaavat käyttömahdollisuuksia 28

30 KYSELYTULOKSIA: IT:N TUKI TYÖLLE VÄLILLÄ IT-välineiden koettu tuki: % vastaajista joiden mielestä tukee erittäin hyvin tai hyvin 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Sähköposti Videoneuvottelu Videoneuvottelu/Neuvotteluhuone Videoneuvottelu/Työasema Pikaviestin chat Puhelinneuvottelu Sharepoint Makasiini Intranet muu kuin Makasiini Kannettava tietokone oman työpisteen ulkopuolella Matkapuhelin muu käyttö kuin puhelut ja tekstiviestit 29

31 ICT-JÄRJESTELMIEN TUKI OMALLE TYÖLLE Kyselytulosten perusteella merkittävimmin oman työn kannalta hyödyllisiksi katsotaan sähköposti ja chat Chatin ja Makasiinin koettu hyöty omalle työlle on kasvanut eniten kyselyvälillä Kannettavan tietokoneen koettu hyöty toimiston ulkopuolella on laskenut selvästi Puhelinneuvottelun koettu hyöty on myös laskenut merkittävästi, mikä johtunee ainakin osittain uusien videoneuvottelusovellusten käyttöönotosta 30

32 ICT HELPOTTAA YHTEISÖLLISYYDEN RAKENTAMISTA MONIPAIKKAISESSA TYÖSSÄ Tutkitut teknologiat mahdollistavat puhelimiin ja sähköpostiin verrattuna erityyppisen yhteydenpidon, josta hyötyä henkilösuhteiden ja yhteenkuuluvuuden tunteen kannalta etenkin työskenneltäessä monipaikkaisesti Yhteisöllisyyden rakentaminen onnistuu myös teknologiavälitteisesti o Epämuodollinen viestintä chatissa helpottaa tutustumista o Nopeat vastaukset ja kommentit chatissa lyhentävät etäisyyttä o Chat ja läsnäolotiedot madaltavat kynnystä ottaa yhteyttä myös esimieheen o Sharepoint myös yksiköiden yhteisöllisyyden mahdollistaja: yhteinen foorumi, omien profiilien käyttö ja ajatusten vaihto 31

33 MATKUSTUSAJAN HYÖTYKÄYTTÖ JA MATKUSTUSTARPEEN VÄHENTÄMINEN ICT helpottaa matkustusajan hyödyntämistä o Esimerkiksi sähköpostin lukeminen kännykästä paikka- ja aikariippumatonta. Haasteena oman ajankäytön rajaus ja vaatimukset päätelaitteelle (näytön koko liitetiedostojen lukemisessa, muisti ja virran kulutus, näppäimistö) o Erityisesti liikkuvaa työtä tehdessä ICT-välineiden toimintanopeus ja varmuus kuitenkin kriittistä Virtuaalitapaamiset vähentävät matkustamisen tarvetta o Teknologiavälitteisesti toimiminen koetaan ajankäytön kannalta tehokkaammaksi, kuin kiireisten ihmisten kokoaminen saman pöydän ääreen eri paikoista o Videoyhteys koneelta ja neuvotteluhuoneesta vähentää matkustustarvetta 32

34 ICT TIEDONJAON JA YHTEISTYÖN AVUSTAJANA ICT:n avulla tavoitettavuus ja tiedonkulku paranee o Muiden näkeminen läsnäolotiedoista ja tieto tavoitettavuudesta helpottaa yhteydenottamista o Sovittujen asioiden dokumentointi ja tiedon varastointi on keskeistä: videoneuvotteluiden pöytäkirjat, chatin keskusteluhistoria, tiedostojen tallentaminen ja löytäminen Osa sovelluksista helpottaa yhdessä työstettävissä tehtävissä o Yhteisen näkemyksen säilyttäminen on usein haasteellista o Kuitenkin videoyhteys koneelta ja neuvotteluhuoneesta rikastaa ja helpottaa vuorovaikutusta o Tietyt sovellukset (esim. LiveMeeting) mahdollistavat samanaikaisen dokumenttien tarkastelun ja muokkauksen monipaikkaisuudesta huolimatta o Uudet työvälineet (esim. chat ja läsnäolotieto) mahdollistavat yllättäviä ja hyödyllisiä prosessipyrähdyksiä ja rajojen ylityksiä, esimerkiksi kommenttikierroksia o Sharepoint voi osaltaan mahdollistaa paremman yhteistyön koordinoinnin 33

35 ICT:N HAASTEINA EDELLEEN Organisaation ulkopuolisten yhteistyökumppaneiden kanssa puuttuu yhteisiä työvälineitä Ongelmaksi muodostuu useiden (kenties päällekkäisten) ratkaisujen tarjoaminen ja tuki Tutkittuja teknologioita voi käyttää liikkuvassa työssä pääasiassa vain konttorilla Teknologian takana on aina ihminen teknologia ei ole ratkaisu kaikkiin monipaikkaisuuden haasteisiin eikä täysin korvaa kasvokkain tapaamisia 34

36 KEHITYSSUUNTIA (1/2) Työn kehittämistä mm. työn analyysin tai prosessien dokumentoinnin avulla ei pidä pitää irrallaan teknologian kehittämisestä. Kehittämällä työtä ja teknologiaa yhtäaikaisesti voidaan varmistaa työn ja teknologioiden yhteensopivuus. Päällekkäisten järjestelmien kartoituksessa on tärkeää selvittää myös eri teknologioiden tarjoamat työlle välttämättömät toiminnot, eli toiminnot jotka liittävät järjestelmät kiinteästi työprosesseihin ja ovat täten välttämättömiä työn suorittamisen kannalta Prosesseja ja teknologioiden käyttöä kehitettäessä on tärkeää selvittää miten voitaisiin sovittaa yhteistyövälineet organisaation ulkopuolisten yhteistyökumppaneiden kanssa sopiviksi 35

37 KEHITYSSUUNTIA (2/2) Ratkaisujen toimintavarmuuden arvioimiseksi ja kehittämiseksi tulisi edelleen kehittää parempia työtapoja ja suhteita myös ICT-järjestelmien tukipalveluiden tarjoajiin Käyttöönoton edistämiseksi tulisi uusien järjestelmien käyttöön tarjottua koulutusta jatkaa edelleen, uusissa teknologioissa kriittinen massa on varmin tapa saavuttaa teknologioiden mahdollistamat hyödyt 36

38 3. SOSIAALISET TILAT

39 MUUTOKSIA SOSIAALISISSA TILOISSA Mavi perustetaan -Alueellistamissuunnitelman valmistelu ja julkaisu Alueellistamiseen liittyvät kehityskeskustelut -Lakeus-projekti alkaa - Case Mavi alkaa Syksy Alueellistamisen lopullinen muoto ja vaikutukset henkilöstölle varmistuvat Valmennusta monipaikkaiseen työhön Esimiesvalmennuksia -Työmarkkinakelpoisuuden kehittämiseen liittyviä tapahtumia ja koulutuksia Henkilöstössä suurta vaihtuvuutta Etä- ja liikkuva-työ lisääntyy -Seinäjoelle paljon uusia työntekijöitä -Etäjohtaminen lisääntyy 38

40 MUUTOS MONIPAIKKAISUUTEEN Monipaikkaisuuden taustalla useampia muutoksia, kuten Mavin perustaminen, jotka osaltaan tuovat lisähaasteita mm. useampien toimintatapojen, työkulttuurien ja organisaatioidentiteetin muodostumisessa Lisäksi monipaikkaistamisen seurauksena henkilöstön vaihtuvuus ollut suurta, mikä on osaltaan voinut aiheuttaa haasteita esimerkiksi osaamisen ylläpitämiselle, yhteisöllisyydelle ja etäjohtamiselle Monipaikkaisuuteen on kuitenkin sopeuduttu yllättävän nopeasti etenkin, jos se on ollut ennalta tuttu toimintatapa ja tarjolla olevat välineet saatu riittävän nopeasti käyttöön ja toimimaan Monipaikkaisuus nähdään tutkimuksen toisen kierroksen tulosten perusteella usein etuna ja jopa välttämättömyytenä toiminnan keskittyessä lähemmäksi sidosryhmiä (myös eriäviä näkökulmia) 39

41 MUUTOKSEN TUNNUSLUKUJA (1/2) Vastanneista vuonna 2010 (suluissa vuoden 2009 tulokset) o Naisia 66 % (70 %) o Seinäjoella 58 % (27 %), Helsingissä 36 % (63 %), muualla 6% (10 %) o Esimiehiä 15 %, asiantuntijoita 74 %, tukipalveluissa 11 % o Vuonna 2008 tai myöhemmin aloittaneita 45 % (33 %) Työ on pääasiassa o Yksilötyötä 60 % (70 %) o Ryhmätyötä eriaikaisesti 24 % o Ryhmätyötä samanaikaisesti 16 % o Erityisesti asiantuntijat pitävät työtään pääasiassa yksilötyönä 72 % Siirtymässä Seinäjoelle (jos ajankohtaista) 22 % (21 %) o 16 % ei ole vielä varma ja 62 % ei aio siirtyä o Elämäntilanne koetaan esteeksi muutolle 40

42 MUUTOKSEN TUNNUSLUKUJA (2/2) Vuoden 2010 kyselytulosten perusteella monipaikkainen työ vaikuttaa lisääntyneen (suluissa vuoden 2009 tulokset) o Matkustus on lisääntynyt selvästi: vähintään 2 pv/kk matkustavia oli vuonna % (26%) o Yhteistyötä etäällä työskentelevien kollegoiden kanssa päivittäin tai viikoittain 86% vastaajista (70%) o Myös etäjohtaminen on lisääntynyt edellisvuodesta: esimies etäällä 58% vastaajista vuonna 2010 (34%) Vuoden 2010 kyselyn perusteella etätöitä tekee 25% vastaajista, keskimäärin 5,5 pv/kk 41

43 3.1 SOSIAALISET TILAT KYSELYIDEN VALOSSA

44 KYSELYTULOKSIA: ASENNEMUUTTUJAT 2009 JA 2010 Asennemuuttujien keskiarvot Työn imu Työpaikan vaihtoaikeet Esimiestyön oikeudenmukaisuus Muutosprosessin oikeudenmukaisuus Muutos uhkana Muutos mahdollisuutena Samastuminen Skaalan korkein arvo 43

45 ASENNEMUUTTUJAT MITÄ NE OVAT? Työn imu o esim. Työni inspiroi minua. Työpaikan vaihtoaikeet o esim. Aion hakea työpaikkaa Mavin ulkopuolelta. Esimiestyön koettu oikeudenmukaisuus o esim. Lähin esimieheni pyrkii antamaan päätöksilleen rehellisen selityksen. Muutosprosessin koettu oikeudenmukaisuus o esim. Kaikilla on ollut oikeus sanoa mielipiteensä itseään koskevissa asioissa. Muutos uhkana o esim. Minulla on tapana kiinnittää huomiota Mavin muutoksien negatiivisiin puoliin. Muutos mahdollisuutena o esim. Uskon, että Mavin muutoksiin liittyy useita mahdollisia etuja. Samastuminen o esim. Kun puhun Mavista, puhun useammin meistä kuin heistä. 44

46 ASENNEMUUTTUJIEN VÄLISET SUHTEET Asennemuuttujien väliset suhteet eivät ole oleellisesti muuttuneet vuodesta 2009 Mavin vahvuudeksi muutoksessa voidaan nostaa erityisesti o Esimiestyön koettu oikeudenmukaisuus o Työn imu 45

47 MUUTOSPROSESSIN KOETUN OIKEUDENMUKAISUUDEN VAIKUTUKSIA Kokemus muutosprosessin oikeudenmukaisuudesta lisäsi työn imua eli positiiviseen ja motivoivaan kokemukseen päivittäisestä työstä Kokemus muutosprosessin oikeudenmukaisuudesta lisäsi myös samastumista Maviin ts. kokemusta yhteenkuuluvuuden tunteesta Maviin ja tämän merkittävyydestä itselle Vastaajillla jotka kokivat muutosprosessin keskimääräistä oikeudenmukaisemmaksi oli vähemmän työpaikan vaihtoaikeita 46

48 MUUTOS KOKEMUKSENA JA TYÖN LUONTEEN VAIKUTUKSET Seinäjoella ja aluetoimipisteissä muutos koettiin enemmän mahdollisuutena kuin uhkana Yleisesti ottaen työntekijät jotka kokivat muutoksen mahdollisuutena olivat halukkaampia jatkamaan työskentelyä Mavissa muutoksesta huolimatta Työntekijät, jotka mielsivät työnsä enemmän ryhmä- kuin yksilötyöksi kokivat voimakkaampaa samastumista Maviin 47

49 JOHTOPÄÄTÖKSIÄ KYSELYISTÄ (1/2) Helsingissä työskentelevien kokemukset muutoksesta varauksellisempia Muutoksen kokeminen mahdollisuutena ennusti vielä Helsingissä työskentelevien halukkuutta siirtyä Seinäjoelle Samastumista Maviin selitti vahvimmin muutosprosessin koettu oikeudenmukaisuus Itseasiassa juuri kokemus muutosprosessin oikeudenmukaisuudesta on yksi tärkeimmistä myönteisten vaikutusten aikaansaajista: o Lisää samastumista Maviin ja samalla o Vähentää työpaikan vaihtoaikeita sekä o Lisää työn imun kokemusta 48

50 JOHTOPÄÄTÖKSIÄ KYSELYISTÄ (2/2) Työn imu ja esimiestyön koettu oikeudenmukaisuus olivat kyselyissä korkealla tasolla ja vahvasti yhteydessä toisiinsa o Mitä suurempi epävarmuus työntekijöillä on tilanteestaan sitä tärkeämpää on lähiesimiehen toiminta! o Tulosten valossa on selvää, että esimiestyö on laadukasta ja se onnistuu hyvin myös etäältä = Mavin vahvuus 49

51 3.2 SOSIAALISET TILAT TYÖPROSESSIEN NÄKÖKULMASTA

52 ERILAISIA PROSESSEJA Epälineaariset tiimiprosessit keskittyvät ainakin pääosin jonkin ydintiimin yhteistyön ympärille Epälineaarinen tiimiprosessi B E Lineaarisissa yksilökeskeisissä prosesseissa on yksi prosessin omistaja tai keskushenkilö, joka lähinnä kerää palautetta muilta A C D Prosessin luonteen määrää toiminnan logiikka: tiimi sopii esimerkiksi monivaiheiseen kehitystyöhön ja yksilöasetelma vaiheiltaan selkeään tai rutiininomaiseen työhön Lineaarinen yksilökeskeinen prosessi Kummankinlaiset prosessit voivat olla hajautuneita tai paikallisia prosessin omistaja 51

53 EPÄSYMMETRIA A:n näkökulma B:n näkökulma A B D E tietojärjestelmä tietojärjestelmä A B D E F G C Erilaiset näkökulmat prosessiin eli epäsymmetria on erittäin tavallista ja sen syitä ovat ainakin: o Näköala asema prosessissa (verkostokeskeisyys) o Historia prosessin ja verkoston tuntemus Epäsymmetrian seurauksia: o Ei havaintojen perusteella vaikuttanut suurestikaan tehtävän suorittamiseen o Voi kuitenkin kysyä, mikä olisi tulos jos epäsymmetriaa ei olisi o Kokonaiskuva jää sitä vajaammaksi, mitä epäsymmetrisempiä näkemykset ovat o Tällöin on todennäköistä, että kaikkien osaamista ei osata hyödyntää! 52

54 VERKOSTOVAIKUTTAJAT tärkeä verkostovaikuttaja Keskeisiä, mutta näkyvissä vain muutamille kaikki eivät ehkä edes itse tunnista asemaansa Mavin kannalta elintärkeitä: jos verkostovaikuttaja poistuu, moni prosessi ja toiminto vaarantuu! Erityisesti muutostilanteissa vaikuttajat on tärkeää paikantaa o Jos vaikuttaja lähtee, on mietittävä tarkasti millä kriittisillä poluilla kyseinen henkilö on, jotta rekrytointi ei perustu puutteelliseen työnkuvaan 53

55 JOHTOPÄÄTÖKSIÄ PROSESSEISTA Prosessit ovat kovin henkilösidonnaisia ja verkostot ovat enemmän yksilöiden pääomaa kuin Mavin sosiaalista pääomaa Työntekijät osaavat valita prosessit intuitiivisesti valita työn logiikan ja tarpeen mukaan. Tämä kuitenkin johtaa siihen, että verkostot jäävät yksilöiden hiljaiseksi tiedoksi, mikä aiheuttaa tiedon katoamisen riskin työntekijän lähtiessä Mavista Vuoden 2010 kyselyn perusteella yksilötyön suuri osuus (60%) ja yksilökeskeisten prosessien yleisyys viittaavat siihen, että työ vaatii usein lähinnä kommentointia, joten sitä ei koeta ryhmätyöksi o Näin siitä huolimatta, että etäyhteyksiä raportoitiin olevan varsin paljon ja o n. 60% vastaajista koki työnsä onnistumisen olennaisesti riippuvan jonkin verran ja 30% erittäin paljon kollegoidensa työsuoritteista 54

56 KEHITYSSUUNTIA Prosessien läpinäkyvyyttä on syytä lisätä ja harkittavan arvoista olisi kartoittaa verkostovaikuttajat koko organisaatiossa kattavalla verkostoanalyysillä Jo valmisteltuja prosessidokumentteja voisi mahdollisesti käyttää verkostojen havainnollistamisessa, henkilöstön koulutuksessa, sekä hyväksi havaittujen toimintatapojen jakamisessa Mavissa 55

57 3.3 SOSIAALISET TILAT JA MONIPAIKKAISUUS

58 OSAAMINEN JA AKTIIVISUUS TÄRKEITÄ MONIPAIKKAISTA TYÖTÄ TUKEVIA TEKIJÖITÄ Toimivat yhteistyö- ja kommunikaatiovälineet, -ohjelmat ja etäyhteydet tärkeitä mutta ovat vain yksi monipaikkaisuutta tukevista tekijöistä Monipaikkainen työ usein autonomisempaa, jolloin työntekijän ammattiosaaminen sekä aktiivisuus ja omatoimisuus korostuvat Samassa toimipisteessä työskentelevät kollegat tai oman organisaation ulkopuoliset sosiaaliset verkostot tärkeitä avun lähteitä ongelmatilanteissa Aiempi kokemus hajautuneesta työskentelystä tuo ymmärrystä sosiaalisten tekijöiden merkityksestä monipaikkaisessa työssä

59 JAETUT PELISÄÄNNÖT JA PÄÄMÄÄRÄT SEKÄ YHTEISÖLLISYYS KOROSTUVAT Monipaikkaisessa työssä vuorovaikutuksen väheneminen voi syödä yksiköiden yhteisöllisyyttä ja hankaloittaa yhteistä toimintaa Tärkeäksi muodostuvat ennalta sovitut toimintatavat ja pelisäännöt, sekä ajoittaiset kasvokkain tapahtuvat palaverit, joissa yksikön jäsenet pääsevät lujittamaan ihmissuhteita sekä arvioimaan ja kehittämään omaa toimintaansa Myös esimiestyöllä tärkeä merkitys yksikön yhteishengen rakentamisessa Yhteisöllisyys rakentuu yhteisistä päämääristä ja kollegoiden tuntemisesta o Yhteinen identiteetti rakentuu osittain yhteisten päämäärien kautta 58

60 MYÖS ESIMIESTYÖLLÄ MERKITTÄVÄ ROOLI MONIPAIKKAISEN TYÖN TUKEMISESSA Esimies osoittaa työlle yhteisen suunnan o Kirkastamalla työryhmän yhtenäisen tavoitteen o Selkeyttämällä työryhmän rooleja ja vastuita Työn läpinäkyvyyden parantaminen viime kädessä esimiesten vastuulla o Työtehtävien ja prosessien dokumentoiminen auttaa osaltaan uusia työntekijöiden opastamisessa o Työn seurannan läpinäkyvyys auttaa sekä esimiestä että työntekijöitä ryhmässä tehtävän työn edistymisen seuraamisessa Joustavuutta ei kuitenkaan pidä unohtaa o Yksittäisille työntekijöille annettava tilaa sovittaa prosessit omaan työhönsä o Rakennettava luottamuksen ilmapiiri jossa annetaan tilaa kokeilla ja kehittää Monipaikkaisessa työssä korostuu vuorovaikutuksen ja tiedon johtaminen 59

61 JOHTOPÄÄTÖKSIÄ ESIMIESTYÖN HAASTEISTA MONIPAIKKAISESSA TYÖSSÄ Monipaikkaisuus vähentää tilaisuuksia kasvokkaiseen vuorovaikutukseen esimiehen ja työntekijän välillä Edellä mainitut teknologiset ratkaisut yksi apuväline Työntekijöiden tunteminen henkilökohtaisemmalla tasolla helpottaa vuorovaikutusta ja kontaktin ottoa puolin ja toisin Uusien työntekijöiden kanssa toimiminen alkuun hankalampaa o Työtapojen oppiminen ja luottamuksen rakentaminen vie aikaa o Vähemmän tietoa uusien työntekijöiden osaamisesta ja vahvuuksista Yhteisissä tapaamisissa olisi hyvä keskustella myös yksittäisten tehtävien ulkopuolisista asioista Sharepointin profiilisivut yksi mahdollisuus tuoda henkilökohtaista osaamista paremmin esiin 60

62 KEHITYSSUUNTIA Lisääntyneen monipaikkaisen työn tukeminen jatkokoulutusten ja joustavien etätyöratkaisujen kautta Työprosesseja ja uusia yhteistyön muotoja sekä teknologisia ratkaisuja ei tulisi kehittää erillään vaan uudet teknologiat pitäisi ottaa työprosessien kehittämisen yhdeksi osa-alueeksi, jotta voitaisiin helpommin löytää mahdolliset toimintatapojen ja teknologioiden synergia-edut Lisääntyneen etäjohtamisen tueksi yhteisissä palavereissa voisi varata enemmän aikaa myös työn kehittämistä ja arviointia koskeviin kysymyksiin 61

63 4. FYYSISET TILAT

64 FYYSISTEN TILOJEN MUUTOKSET MAVISSA Syksy Seinäjoelta Framista vuokrataan toimitilaa 95m 2 Kevät Muutto Kampista Itä-Pasilaan Syksy Framista vuokrataan lisää toimitilaa 1/2008 -Framista vuokrataan 500m 2 toimitilaa Toimintoja siirtyy Seinäjoelle, samaan aikaan uuden henkilöstön rekrytointia -Toimitilaa vapautuu Itäpasilasta 2011 Alku -Uusi toimitila valmis Seinäjoella 63