Selvitys kiireettömien henkilökuljetusten toteutumisesta ja edellytyksistä purkaa niitä koskevat sopimukset

Transkriptio

1 Selvitys kiireettömien henkilökuljetusten toteutumisesta ja edellytyksistä purkaa niitä koskevat sopimukset EKS/2534/ /2018 Käsittelyhistoria Hallitus Aiempi käsittely: Hallitus 147 Toimitusjohtaja Päätös Kuultiin hallintojohtaja Keijo Siiskosen selvitys kiireettömien henkilökuljetusten toteutumisesta. Eksoten hallitus: - edellyttää Kuntalogistiikka Oy:ltä selvityksen siitä mistä puhelinpalvelun viivästykset ja ruuhkatilanteet ovat johtuneet; ja - mitä toimenpiteitä ja milloin Kuntalogistiikka Oy on tehnyt ja tekee ja mihin mennessä puhelinpalvelun saatavuuden parantamiseksi; sekä - edellyttää kuljetuspalveluja tuottavilta sopimusyrityksiltä selvitystä millä perusteella he ovat elokuussa kieltäytyneet heille tarjotuista kuljetuksista - selvitykset tulee toimittaa viimeistään perjantaina Saatujen selvitysten perusteella hallitus päättää jatkotoimista. Hyväksyttiin. Tämän kokouksen käsittely: Hallitus Valmistelijat puh. (Yhteydenotot sähköpostilla: etunimi.sukunimi@eksote.fi) Hallintojohtaja Siiskonen Keijo Perhe- ja sosiaalipalvelujen johtaja Kosonen Marja Logistiikkapäällikkö Granqvist Henna Liitteet 1. Vammaispalvelujen lausunto 2. Selvitys Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiirin selvityspyyntöön Suomen Kuntalogistiikka Oy

2 Oheismateriaali Taustaa Eksote on aikaisemmin kilpailuttanut Eksoten yksikköjen väliset kuljetukset, ns. laitossiirrot ja reittimuotoiset kuljetukset (kuten päivä/työtoiminta, saunakuljetukset). Sopimukset päättyivät nykyisten kuljetussopimusten tultua voimaan (6/2018). Asiakkaiden tilaamia kuljetuksia (vammaispalvelulain ja sosiaalihuoltolain mukainen kuljetuspalvelu) ei ole aikaisemmin kilpailutettu. Asiakkailla oli käytettävissään maksuvälineenä taksikortit, joille matkustusoikeus talletettiin yhdensuuntaisina matkoina kuukautta kohden. Asiakkaat tilasivat kuljetuspalvelumatkat suoraan yrityksiltä. Palvelumalli koettiin asiakkaiden näkökulmasta pääosin toimivaksi, vaikkakin reklamaatioitakin vastaanotettiin. Palvelutuotantoa ei pystytty kuitenkaan Eksoten näkökulmasta käytännössä valvomaan, koska sopimuksia autoilijoiden kanssa ei ollut. Tilanne oli ongelmallinen, koska Eksoten on valvottava ostamiensa palveluiden laatua ja niiden järjestämistä, jos se hankkii palveluita yksityiseltä palveluntuottajalta ostopalveluna. Eksote ei voi siirtää omaa järjestämisvastuutaan yksityiselle palveluntuottajalle tai lakisääteistä valvontavelvollisuutta yksittäiselle asiakkaalle (ks. esim. eoak 5170/2016). Tällä hetkellä Eksotella on käynnissä oikeusprosessi koskien yhden autoilijan epäiltyä väärinkäytöstä. Kaikkien autoilijoiden ajoneuvopäätteet eivät lisäksi olleet yhteensopivia käytettyjen taksikorttien kanssa, jonka takia asiakkaiden matkustusoikeus taksikortilla ei pysynyt ajan tasalla. Puute aiheutti palvelun liikakäyttöä, joka oli yksittäisissä tapauksissa merkittävää. Mahdollisiin takaisinperintöihin on haettava lupa hallinto-oikeudelta. Suuri osa asiakkaista tilasi kuljetuspalvelumatkat maksullisesta tilausvälityspalvelusta. Vaikeavammaisille asiakkaille erillistä tilausmaksua ei olisi saanut syntyä (KHO T 1217). Syntyneitä tilausmaksuja maksettiin asiakkaan hakemuksesta tositteita vastaan. Käytäntö ei ollut siis tyydyttävä myöskään asiakasmaksulainsäädännön näkökulmasta. Hankinnan valmistelu Kuljetuspalveluhankinnan valmistelu käynnistettiin loppuvuodesta Kiireettömien kuljetuspalvelujen arvioitu arvo oli noin 4,5 miljoonaa euroa vuodessa. Hankintaa käynnistäessä tuli edellä mainittujen nykyjärjestelmän ongelmien lisäksi ilmi, että markkinaoikeus oli antanut useita ratkaisuja, joiden mukaan myös asiakkaiden tilaamat vammaispalvelumatkat ja tilausvälityspalvelut tulee hankintalain mukaan kilpailuttaa (MAO 216/2009, MAO: /11, MAO:252/11).

3 Alkuperäisenä suunnitelmana oli kilpailuttaa toimintamalli, jossa hankinnan kohteena on sekä kiireettömät henkilökuljetukset, kuljetuspalveluun sisältyvä tilaustenvälityspalvelu ja matkakorttien hallintapalvelu. Hankinta päätettiin toteuttaa ulkopuolisen toimijan (Hankintajuristit) toimesta riittävän kuljetuspalvelualaan liittyvän osaamisen varmistamiseksi. Valmisteluun osallistui Eksotesta useita henkilöitä mm. lakimies, IT-päällikkö, hankinta-asiantuntija, logistiikkapäällikkö ja vammaispalvelujen edustajia. Alustavista suunnitelmista laadittiin kirjallinen tietopyyntö palveluntuottajille. Lopullinen hankintailmoitus julkaistiin Hankinta-asiakirjoista vastaanotettiin 51 kysymystä. Tarjousten jättöaikaa pidennettiin. Yhtään tarjouksia ei kuitenkaan saatu määräajassa ( ). Palveluntuottajat pitivät valittua hankintamenettelyä ongelmallisena, mm. Joutsenon taksi ry vaati hankinnan keskeyttämistä. Hankinnan valmistelua jatkettiin kilpailuttamalla ensin kyydinvälityspalvelu ja vasta sen jälkeen varsinaiset kuljetuspalvelut. Lopullinen tarjouspyyntö kyydinvälityspalveluista ja matkustusoikeuden hallintapalvelusta julkaistiin Määräaikaan ( ) mennessä vastaanotettiin yksi tarjous Suomen Kuntalogistiikka Oy:lta. Hankintasopimuksen suunniteltu voimassaoloaika oli kaksi vuotta + optiokaudet (1 + 1 vuotta). Hankintapäätös tehtiin ehdollisena siten, että sopimusta palveluiden tuottamisesta ei voitu tehdä ennen kuin Eksote oli kilpailuttanut kyydinvälityspalvelun kohteena olevat kuljetuspalvelut. Kuljetuspalvelujen hankinnan valmistelua jatkettiin tilausvälityshankintakokonaisuuden rinnalla. Kiireettömät kuljetuspalvelut päädyttiin kilpailuttamaan kokonaisuutena, johon kuuluvat laitossiirrot, ns. reittikuljetukset (päivätoiminta, saunakuljetukset ym.) ja asiakkaiden tilaamat vammaispalvelulain ja sosiaalihuoltolain mukaiset kuljetukset. Hankintalain mukaan palvelut tulee kilpailuttaa tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina. Lisäksi kaikki kuljetukset haluttiin ns. samalle viivalle, jotta myös lyhyempiin kuljetuksiin löytyy palveluntuottaja. Asiakkailta saadun palautteen perusteella lyhyisiin matkoihin oli vaikea löytää halukasta palveluntuottajaa erityisesti maaseutukunnissa. Palveluntuottajille järjestettiin kuulemistilaisuus Toimijoilla oli mahdollisuus pyytää alustavat tarjouspyyntöasiakirjat sähköpostilla kilpailutusta hoitaneelta yritykseltä. Palveluja käyttäville asiakkaille järjestettiin kuulemistilaisuus Asiakaskuulemistilaisuudessa kirjattiin ylös saatu palaute ja tämän lisäksi annettiin mahdollisuus kirjalliseen palautteeseen mennessä. Kuljetuspalveluja koskevaksi hankintamenettelyksi valittiin dynaaminen hankintajärjestelmä, joka mahdollistaa uusien tarjoajien mukaan tulon joustavasti sopimuskaudella. Joustavalla hakeutumisjärjestelyllä pyrittiin huomioimaan myös liikennepalveluja koskeva lainsäädäntöhanke. Mm. hinnoittelu oli vapautumassa Dynaaminen hankintajärjestelmä on kaksivaiheinen menettely sisältäen osallistumispyyntövaiheen ja tarjouspyyntövaiheen. Osallistumishakemuksen tehneille ja järjestelmään hyväksytyille palveluntuottajille toimitetaan varsinaiset tarjouspyynnöt sopimuskaudella ns. minikilpailutuksina. Ensimmäiseen minikilpailutukseen saivat osallistua kaikki mennessä järjestelmään hyväksytyt palveluntuottajat. Ensimmäisen sopimuskauden kesto jouduttiin sitomaan tilausvälityksen sopimukseen, joka päättyy jo

4 Hankintapäätös kuljetuspalveluista tehtiin Kuljetuspalveluja valittiin tuottamaan kaikki tarjouksen tehneet 25 yritystä. Palvelujen käyttöönotto Palvelutuotanto käynnistettiin vaiheittain, siten että Eksoten yksikköjen väliset kuljetukset otettiin toimintamallin piiriin 4.6 alkaen. Päivätoimintakuljetukset, saunakuljetukset ja muut vastaavat reittikuljetukset siirtyivät toimintamallin piiriin alkaen huomioiden yksikköjen heinäkuiset sulut. Asiakkaiden tilaamat vammaispalvelulain ja sosiaalihuoltolain mukaiset kuljetukset siirtyivät toimintamalliin alkaen. Porrastetulla käyttöönotolla pyrittiin turvaamaan palvelujen saatavuus asiakkaille. Eksote oli huhtikuussa yhteydessä paikalliseen tilausvälityskeskukseen ja tiedusteli heidän mahdollisuuksiaan osallistua kuljetusten suorittamiseen tilanteessa, jossa sopimusyrittäjät eivät pysty kuljetusta hoitamaan. Eksote pyysi myös jo ennen toiminnan käynnistämistä sopimusyrittäjiä lisäämään ajoneuvojen määrää, minkä osa sopimusyrittäjistä ilmoitti vaiheittain tekevänsä. Tähän aikatauluun vaikutti mm. kuljettajien saatavuus. Merkittävästi ajoneuvojen määrä on lisääntynyt elokuussa. Eksote toteutti myös järjestelyn, jolla niin sanotut ylivuotokuljetukset, eli kuljetukset, joita alueelle kuljetukseen sopivaa ajoneuvoa tarjonneet sopimusyrittäjät eivät ehdi hoitamaan, vapautetaan kaikille sopimusyrittäjille. Järjestely edellytti muutoksia tilausvälitysjärjestelmään. Tällä hetkellä tilausvälityskeskus on valmistellut tilausvälitysjärjestelmään muutosta, jonka kautta vuoden 2019 kuljetuksia varten osallistumishakemuksen tehneet yrittäjät voivat osallistua ylivuotokuljetusten hoitamiseen jo Toiminnan käynnistämisvaiheessa on ilmennyt ongelmia. Palautetta on saatu erityisesti puhelinpalvelun ruuhkaisuudesta, etusijajärjestyksen toteutumisesta (autoilijat), kuljetusten myöhästymisistä ja ajoneuvojen riittävyydestä. Eksoten hallitus on käsitellyt kiireettömien kuljetuspalvelujen ja henkilökuljetusten kyydinvälityspalvelusta sekä matkustusoikeuden hallintapalvelujen tilannetta ja päätti tuolloin pyytää selvityksiä palveluntuottajilta (Kuntalogistiikka Oy:ltä sekä kuljetuspalveluja tuottavilta sopimusyrityksiltä). Selvitykset on lähetetty sähköpostitse kaikille 26 palveluntuottajille. Selvitykset pyydettiin toimittamaan viimeistään perjantaina Yhteenveto tilausvälityskeskuksen antamasta selvityksestä Kuntalogistiikka Oy:ltä on saatu selvitys Myöhästyneet kuljetukset Tilausvälityksen näkemyksen mukaan myöhästymisten syynä on ajoneuvojen riittämättömyys. Suomen Kuntalogistiikka Oy:n kyydinvälityskeskus kertoo välittävänsä saamansa kuljetustilaukset kilpailutuksen ehdot täyttäviin autoihin Eksotelta saatujen ohjeiden pohjalta. Tilausta välitettäessä tilausta tarjotaan ensisijaisesti autoihin, jotka paikannus- sekä reititystietojen perusteella ehtivät ajoissa lähtöpaikalle. Jos saatavilla ei ole autoja, jotka pystyisivät tilauksen ajoissa hoitamaan, on tilaukset välitetty autoihin, jotka

5 paikannus- ja reititystietojen mukaan myöhästyisivät vähiten tilauksen alkuajasta. Kyydinvälityskeskuksen henkilökunta on pyrkinyt puhelimitse saamaan esim. tauolle ilmoittautuneita autoja ajamaan kyytejä ruuhkatilanteissa. Autoilijoiden kyydeille ehtimisen seurantaa on pyritty mahdollisuuksien mukaan lisäämään. Puhelinpalvelu Tilausvälityskeskus tuo esille alustavassa selvityksessään, että he ovat rekrytoineet kuukauden sisällä neljä uutta työntekijää varmistamaan kyydinvälityskeskuksen toimintaa. Vastaanotetuista puheluista yli puolet on autoilijoilta, mitä ei huomioitu palvelun resurssia suunniteltaessa. Lappeenrannassa sijaitsevan kyydinvälityskeskuksen ruuhkautuessa tilausvälitys on siirtänyt puheluita yrityksen (Kuntalogistiikka Oy) sisällä toisiin toimipisteisiin. Alustava yhteenveto kuljetuspalveluja tuottavien yritysten antamista selvityksistä Alustavaa yhteenvetoa varten (21.9. klo 9 mennessä) on ollut käytettävissä 80 % (n=20) kuljetuspalveluyrittäjien vastauksista. Otos nähdään kattavana, koska vastaajien antamat vastaukset ovat varsin yhteneväisiä. Yhteenvedossa vastaukset on ryhmitelty. Yksi yritys on vastannut yhden tai useamman syyn. Suurimmiksi syiksi kuljetuksista kieltäytymisiin nähtiin: Välitysjärjestelmä tai tilausvälityksen henkilöstö ei toimi sovitulla tavalla (17 yritystä) Kyytitarjouksiin ei ole ehditty reagoida, jonka takia ne on aikakatkaistu (11 yritystä) Tilausta ei ole ehditty suorittamaan esim. toisen varauksen takia (12 yritystä) Ajon aikana kieltäytymisen syy nähtiin haasteellisena kirjata järjestelmään turvallisuussyistä (7 yritystä) Muut syyt, esim. auto huollossa (5 yritystä) Välitysjärjestelmässä nähtiin erityisesti seuraavia ongelmia. Tilausvälityssovelluksen on ilmoitettu välittävän ajoja ajanjaksolle, jossa ajoneuvo on jo varattuna. Päällekkäisten varausten pelko on estänyt joitain autoilijoita hyväksymästä kuljetuksia, koska he eivät ajoa hyväksyessään muistaneet mitä muita kyytejä olivat jo varanneet kyseiselle ajanjaksolle. Tarkastusmahdollisuutta ajokalenteriin tilauksen hyväksymisen yhteydessä toivottiin ja toive on välitetty Eksotesta tilausvälityskeskukseen ( ). Myös kuljetukseen varattu ajoaika on nähty joissain tilauksissa riittämättömänä, jonka takia kyydistä on kieltäydytty. Kuljetuksia ilmoitettiin elokuussa tarjotun virheellisesti auton ajovuoron ulkopuolelle tai alueelta, jota autoilija ei ollut tarjonnut lainkaan. Myös nämä kieltäytymiset näkyivät tilastossa. Tilausvälitystä on pyydetty tarkistamaan kaikkien ajoneuvojen kuljetusalueet tilausvälitysjärjestelmässä ( ) suhteessa tarjottuun. Tilausvälityskeskus on jo tehnyt korjauksia tilausvälitysjärjestelmän taustassa olevaan ajokalenteriin. Lisäksi autoilijat ovat tuoneet epäilyksiä siitä, että etusijajärjestystä ei noudateta ja että ajoneuvon sijaintia järjestelmässä ei tunneta. Järjestelmä on GPS-pohjainen.

6 Myöskään tilatietoja eli tulevia varauksia ei pääse katsomaan tilauksen tullessa tarjontaan joten kyytien päällekkäisyyksien pelossa silloin on kieltäydyttävä. Järjestelmä työntää kyytiä vaikka ei ole työvuoroa, (ilmeisesti loppu viikolla 37 on vika saatu korjattua?) "En myöskään ole tarjouksessani tarjonnut Lappeenrannan, Imatran, Ruokolahden ja Rautjärven sisäisiä kuljetuksia." ajoaikaa 30min, todellinen ajoaika 55min Järjestelmä ei tunne missä autot oikeasti ovat. Järjestelmä ei tunne, jos auto on varattuna. Viimeksi tänään 16.9 laitoin sovelluksesta "ei tilauksia", niin järjestelmä työntää niitä vaan. Tarjouksiin ei ole kaikissa tilanteissa ehditty reagoida, koska ollaan oltu avustamassa asiakasta tai puhelin on ollut autossa. Tarjouksiin vastaaminen ajamisen aikana on lisäksi vaikeaa, koska se edellyttää auton pysäyttämistä. Kuljettaja on saattanut olla tauolla, auton ulkopuolella, suorittamassa kuljetusta ja täten estynyt vastaamaan Kuljettaja joko ollut ajamassa munlog kyytiä, jolloin on hyvin vaarallista ja jopa tieliikennelaki määrää että ajon aikana ei saa käyttää puhelinta, ajon aikana on todella vaarallista kirjoittaa selitystä keskukseen. Tilausta ei ole lisäksi ehditty suorittaa esimerkiksi muiden tilausvälitysten (esim. KELA) ajanjaksolle sovittujen kuljetusten takia. Olen toisella kyydillä tai olen menossa toiselle kyydille, tai olen kouluajolla tai kela kyydillä niin silloin en ole pystynyt ottamaan Munlog kyytiä. Kilpailutuksen yhteydessä esitettyihin kysymyksiinhän Eksote vastasi, että muitakin kuljetuksia saa ajaa täysin vapaasti ja toinen kuljetus on hyväksytty syy kieltäytyä kuljetuksesta. Muutamilla yrityksillä ajoneuvo oli ollut huollossa ja tilausjärjestelmä oli unohtunut päälle. Muutamassa vastauksessa tuotiin esille kieltäytymisen syynä kuljetuksen matala arvo tai palvelun loppukäyttäjästä johtuva syy. Asiakas on esimerkiksi jättänyt aikaisemmin omavastuuosuuden maksamatta. Ei kukaan ota tilauksia vastaan tunnin, kahden, saati kolmen päähän!!! Sinä aikana voi tulla suoratilaus esim. Kelalta Helsinkiin tms. tässä nyt kuitenkin on tarkoitus tehdä bisnestä sen mukaan mistä parhaan rahan saa! Yhteenveto Eksote on kilpailuttanut kiireettömät kuljetuspalvelut ja henkilökuljetusten kyydinvälityspalvelun sekä matkustusoikeuden hallintapalvelut. Hankinnan valmisteluprosessi on ollut haastava ja kestoltaan pitkä, johon on vaikuttanut useat tekijät mm. kaksivaiheinen hankintamenettely ja se, ettei ensimmäisellä tarjouskierroksella (2016) saatu lainkaan tarjouksia. Palvelujen käynnistämisvaiheessa on ollut ongelmia, joita on selvitetty ja edelleen selvittelyssä. Erityisesti tulee ratkaistavaksi palvelujen saatavuus tilanteissa, joissa sopimusyrittäjän palvelua ei ole saatavilla. Tällä hetkellä tilausvälityskeskus valmistelee tilausvälitysjärjestelmään muutosta, jonka kautta vuoden 2019 kuljetuksia varten

7 Toimitusjohtaja Päätös osallistumishakemuksen tehneet sopimusyrittäjät voisivat jo tässä vaiheessa osallistua ylivuotokuljetusten hoitamiseen. Lisäksi Eksoten tulee tilausvälityskeskuksen kanssa analysoida autoilijoiden antama palaute ja sen aiheuttamat kehitystarpeet tilausvälitystoimintaan. Tilausvälityskeskuksen ja autoilijoiden välistä yhteistyötä tulee edistää esimerkiksi järjestämällä keskustelutilaisuuksia ja kehittämällä tiedottamista. Eksote joutuu arvioimaan sopimuksien jatkamista uudessa toimintamallissa tilanteessa, joissa valtaosa asiakkaista on käyttänyt palveluja vajaat kaksi kuukautta. Sopimuksen purkaminen ja palvelujen uudelleen kilpailutus arvioidaan tässä vaiheessa ennenaikaiseksi ja aiheuttavan lisäriskejä asiakkaille. Palvelut tulee kuitenkin saada kaikilta osin toimiviksi ja sopimuksen mukaiseksi. Sopimukset puretaan tarvittaessa optiokausina, mikäli ongelmia ei saada korjattua. Esityslistan liitteenä on Eksoten vammaispalvelujen lausunto asiasta. Eksoten hallitus päättää: - Merkitä tiedoksi saadun selvityksen ja - ottaa 1 vuoden optiokauden käyttöön kiireettömissä kuljetuspalveluissa ja henkilökuljetusten kyydinvälityspalvelussa sekä matkustusoikeuden hallintapalvelujen tehdyssä sopimuksessa. Eksoten hallitus edellyttää osapuolilta sopimusten noudattamista. Esille nousseet puutteet tulee korjata pikaisesti, mutta viimeistään marraskuun 2018 loppuun mennessä. Palveluja koskevat sopimukset on mahdollista purkaa myös optiokauden aikana, mikäli edellä mainittuja ongelmia ei korjata. Toimitusjohtajan kokouksessa tekemä korjattu päätösesitys: Hallitus päättää, että: - kiireettömissä kuljetuspalveluissa ja henkilökuljetusten kyydinvälityspalvelussa sekä matkustusoikeuden hallintapalvelujen tehdyssä sopimuksessa olevaa optiota ei oteta käyttöön; - esille nousseet puutteet tulee korjata pikaisesti, mutta viimeistään marraskuun 2018 loppuun mennessä; ja - uudessa kilpailutuksessa tarjouspyynnön määrittelyssä otetaan erityisesti huomioon vammaisten erityistarpeet. Hyväksyttiin.