Toimistotalo Ruori, C6 kokoushuone, Valto Käkelän katu 3, Lappeenranta

Transkriptio

1 AIKA :00-15:50 PAIKKA Toimistotalo Ruori, C6 kokoushuone, Valto Käkelän katu 3, Lappeenranta KÄSITELLYT ASIAT Otsikko Sivu 149 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Pöytäkirjantarkastajien valinta Seurantaraportti 08/ Selvitys kiireettömien henkilökuljetusten toteutumisesta ja edellytyksistä 7 purkaa niitä koskevat sopimukset 153 Hallituksen selvitykset tarkastuslautakunnalle arviointikertomuksen johdosta 154 Selvitys- ja kuulemispyyntö hoitoon pääsyn toteutumisesta 25 perusterveydenhuollossa ja suun terveydenhuollossa 155 Toimien Eteenpäin -hankehakemuksen käsittely 156 HUS-yhteishankintaan liittyminen: Ortopediset endoproteesit ja kudospesurit 157 Tiedoksi merkittävät asiat Muut mahdolliset asiat Muutoksenhakuohje 30 Puheenjohtaja: Vesterinen Marja-Liisa Nimi Tehtävä Lisätieto Päätöksentekijät Vesterinen Marja-Liisa Puheenjohtaja Pulli Jarmo 1. varapuheenjohtaja Järvenpää Heikki 2. varapuheenjohtaja Berg Ari Jäsen Heltimoinen Ilpo Pöytäkirjan tarkastaja Kauvo Kirsi-Marja Pöytäkirjan tarkastaja Kohvakka-Turja Leena Jäsen Niemi Pepi Jäsen Nummela Tuija Jäsen Salenius Pentti Jäsen Urpalainen Anu Jäsen Salmisaari Timo Varajäsen Hölsä Janne Varajäsen Poissaolevat Itkonen Pentti Toimitusjohtaja Tepponen Merja Kehitysjohtaja Peltonen Pentti Jäsen Tanninen Heikki Jäsen Lonka Taina Edustaja Sivu 1/32

2 Muut osallistujat Siiskonen Keijo Hallintojohtaja Karhula Tuula Terveys- ja vanhustenpalvelujen johtaja Kosonen Marja Perhe- ja sosiaalipalvelujen johtaja Mänttäri Liisa Talousjohtaja Hupli Markku Kuntoutusjohtaja Martikainen Salla Johdon assistentti Liimatainen Irja Edustaja Voipio Iikko Edustaja Karhu Anu Edustaja Byckling Leena Edustaja Siitonen Arto Edustaja Käsitellyt asiat Sivu 2/32

3 149 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Toimitusjohtaja toteaa kokouksen osanottajat, laillisuuden ja päätösvaltaisuuden. Päätös Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Sivu 3/32

4 150 Pöytäkirjantarkastajien valinta Toimitusjohtaja päättää valita pöytäkirjantarkastajiksi Ilpo Heltimoisen ja Kirsi-Marja Kauvon. Päätös Hyväksyttiin. Sivu 4/32

5 151 Seurantaraportti 08/2018 Valmistelijat puh. (Yhteydenotot sähköpostilla: Talousjohtaja Mänttäri Liisa Liitteet 1. Tammi-elokuu 2018 Oheismateriaali Toimitusjohtaja Tammi-elokuun tulos ja nettotoimintamenot toteutuivat -3,4 milj. euroa käyttösuunnitelmaa heikompina. Alijäämää kertyi -9,9 milj. euroa. Suurin osa, -3,3 milj. euroa, negatiivisesta erosta syntyi terveys- ja vanhustenpalveluissa. Henkilöstökulujen ylitykset kohdistuvat suurimmalta osin akuuttisairaalan päivystykseen ja vuodeosastotoimintaan sekä hoivaan. Palvelujen osalta ylitykset kohdistuivat sairaala-, IT-, asumis- ja hoivapalveluihin sekä kuljetuspalveluihin. Loppuvuodesta negatiivista budjettieroa ennustetaan edelleen syntyvän terveys- ja vanhustenpalveluiden henkilöstökuluissa sekä akuuttisairaalan lääkäripalvelujen ostoissa. Myös vammaispalvelujen asiakaspalvelujen ostojen ja avustusten ennustetaan ylittävän tarkistetun talousarvion. Koko vuoden tuloksen ennakoidaan olevan n. -13,98 milj. euroa alijäämäinen ja -5,3 milj. tarkistettua talousarviota heikompi. Mahdollisia lisätoimenpiteitä talouden tasapainottamiseksi kartoitetaan kuitenkin aktiivisesti. Laskutusjärjestelmän uusimisen ja siihen liittyvien laskutusviiveiden takia tuottoja on jouduttu edelleen jaksottamaan tulokseen. Tätä on tehty varovaisuuden periaatetta noudattaen. Talousjohtaja esittelee raportin kokouksessa. Sivu 5/32

6 merkitsee tiedoksi seurantaraportin 08/2018. Päätös Hyväksyttiin toimitusjohtajan kokouksessa tekemä muutettu päätösesitys: päättää: - merkitä seurantaraportin 08/18 tiedoksi; ja - edellyttää edelleen toimenpiteitä sen tavoitteen saavuttamiseksi, että kuluvan vuoden alijäämä on enintään 12,7 miljoonaa euroa. Sivu 6/32

7 152 Selvitys kiireettömien henkilökuljetusten toteutumisesta ja edellytyksistä purkaa niitä koskevat sopimukset EKS/2534/ /2018 Käsittelyhistoria Aiempi käsittely: 147 Toimitusjohtaja Päätös Kuultiin hallintojohtaja Keijo Siiskosen selvitys kiireettömien henkilökuljetusten toteutumisesta. Eksoten hallitus: - edellyttää Kuntalogistiikka Oy:ltä selvityksen siitä mistä puhelinpalvelun viivästykset ja ruuhkatilanteet ovat johtuneet; ja - mitä toimenpiteitä ja milloin Kuntalogistiikka Oy on tehnyt ja tekee ja mihin mennessä puhelinpalvelun saatavuuden parantamiseksi; sekä - edellyttää kuljetuspalveluja tuottavilta sopimusyrityksiltä selvitystä millä perusteella he ovat elokuussa kieltäytyneet heille tarjotuista kuljetuksista - selvitykset tulee toimittaa viimeistään perjantaina Saatujen selvitysten perusteella hallitus päättää jatkotoimista. Hyväksyttiin. Tämän kokouksen käsittely: Valmistelijat (Yhteydenotot sähköpostilla: etunimi.sukunimi@eksote.fi) puh. Sivu 7/32

8 Hallintojohtaja Siiskonen Keijo Perhe- ja sosiaalipalvelujen johtaja Kosonen Marja Logistiikkapäällikkö Granqvist Henna Liitteet 1. Vammaispalvelujen lausunto 2. Selvitys Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiirin selvityspyyntöön Suomen Kuntalogistiikka Oy Oheismateriaali Taustaa Eksote on aikaisemmin kilpailuttanut Eksoten yksikköjen väliset kuljetukset, ns. laitossiirrot ja reittimuotoiset kuljetukset (kuten päivä/työtoiminta, saunakuljetukset). Sopimukset päättyivät nykyisten kuljetussopimusten tultua voimaan (6/2018). Asiakkaiden tilaamia kuljetuksia (vammaispalvelulain ja sosiaalihuoltolain mukainen kuljetuspalvelu) ei ole aikaisemmin kilpailutettu. Asiakkailla oli käytettävissään maksuvälineenä taksikortit, joille matkustusoikeus talletettiin yhdensuuntaisina matkoina kuukautta kohden. Asiakkaat tilasivat kuljetuspalvelumatkat suoraan yrityksiltä. Palvelumalli koettiin asiakkaiden näkökulmasta pääosin toimivaksi, vaikkakin reklamaatioitakin vastaanotettiin. Palvelutuotantoa ei pystytty kuitenkaan Eksoten näkökulmasta käytännössä valvomaan, koska sopimuksia autoilijoiden kanssa ei ollut. Tilanne oli ongelmallinen, koska Eksoten on valvottava ostamiensa palveluiden laatua ja niiden järjestämistä, jos se hankkii palveluita yksityiseltä palveluntuottajalta ostopalveluna. Eksote ei voi siirtää omaa järjestämisvastuutaan yksityiselle palveluntuottajalle tai lakisääteistä valvontavelvollisuutta yksittäiselle asiakkaalle (ks. esim. eoak 5170/2016). Tällä hetkellä Eksotella on käynnissä oikeusprosessi koskien yhden autoilijan epäiltyä väärinkäytöstä. Kaikkien autoilijoiden ajoneuvopäätteet eivät lisäksi olleet yhteensopivia käytettyjen taksikorttien kanssa, jonka takia asiakkaiden matkustusoikeus taksikortilla ei pysynyt ajan tasalla. Puute aiheutti palvelun liikakäyttöä, joka oli yksittäisissä tapauksissa merkittävää. Mahdollisiin takaisinperintöihin on haettava lupa hallinto-oikeudelta. Suuri osa asiakkaista tilasi kuljetuspalvelumatkat maksullisesta tilausvälityspalvelusta. Vaikeavammaisille asiakkaille erillistä tilausmaksua ei olisi saanut syntyä (KHO T 1217). Syntyneitä tilausmaksuja maksettiin asiakkaan hakemuksesta tositteita vastaan. Käytäntö ei ollut siis tyydyttävä myöskään asiakasmaksulainsäädännön näkökulmasta. Sivu 8/32

9 Hankinnan valmistelu Kuljetuspalveluhankinnan valmistelu käynnistettiin loppuvuodesta Kiireettömien kuljetuspalvelujen arvioitu arvo oli noin 4,5 miljoonaa euroa vuodessa. Hankintaa käynnistäessä tuli edellä mainittujen nykyjärjestelmän ongelmien lisäksi ilmi, että markkinaoikeus oli antanut useita ratkaisuja, joiden mukaan myös asiakkaiden tilaamat vammaispalvelumatkat ja tilausvälityspalvelut tulee hankintalain mukaan kilpailuttaa (MAO 216/2009, MAO: /11, MAO:252/11). Alkuperäisenä suunnitelmana oli kilpailuttaa toimintamalli, jossa hankinnan kohteena on sekä kiireettömät henkilökuljetukset, kuljetuspalveluun sisältyvä tilaustenvälityspalvelu ja matkakorttien hallintapalvelu. Hankinta päätettiin toteuttaa ulkopuolisen toimijan (Hankintajuristit) toimesta riittävän kuljetuspalvelualaan liittyvän osaamisen varmistamiseksi. Valmisteluun osallistui Eksotesta useita henkilöitä mm. lakimies, IT-päällikkö, hankinta-asiantuntija, logistiikkapäällikkö ja vammaispalvelujen edustajia. Alustavista suunnitelmista laadittiin kirjallinen tietopyyntö palveluntuottajille. Lopullinen hankintailmoitus julkaistiin Hankinta-asiakirjoista vastaanotettiin 51 kysymystä. Tarjousten jättöaikaa pidennettiin. Yhtään tarjouksia ei kuitenkaan saatu määräajassa ( ). Palveluntuottajat pitivät valittua hankintamenettelyä ongelmallisena, mm. Joutsenon taksi ry vaati hankinnan keskeyttämistä. Hankinnan valmistelua jatkettiin kilpailuttamalla ensin kyydinvälityspalvelu ja vasta sen jälkeen varsinaiset kuljetuspalvelut. Lopullinen tarjouspyyntö kyydinvälityspalveluista ja matkustusoikeuden hallintapalvelusta julkaistiin Määräaikaan ( ) mennessä vastaanotettiin yksi tarjous Suomen Kuntalogistiikka Oy:lta. Hankintasopimuksen suunniteltu voimassaoloaika oli kaksi vuotta + optiokaudet (1 + 1 vuotta). Hankintapäätös tehtiin ehdollisena siten, että sopimusta palveluiden tuottamisesta ei voitu tehdä ennen kuin Eksote oli kilpailuttanut kyydinvälityspalvelun kohteena olevat kuljetuspalvelut. Kuljetuspalvelujen hankinnan valmistelua jatkettiin tilausvälityshankintakokonaisuuden rinnalla. Kiireettömät kuljetuspalvelut päädyttiin kilpailuttamaan kokonaisuutena, johon kuuluvat laitossiirrot, ns. reittikuljetukset (päivätoiminta, saunakuljetukset ym.) ja asiakkaiden tilaamat vammaispalvelulain ja sosiaalihuoltolain mukaiset kuljetukset. Hankintalain mukaan palvelut tulee kilpailuttaa tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina. Lisäksi kaikki kuljetukset haluttiin ns. samalle viivalle, jotta myös lyhyempiin kuljetuksiin löytyy palveluntuottaja. Asiakkailta saadun palautteen perusteella lyhyisiin matkoihin oli vaikea löytää halukasta palveluntuottajaa erityisesti maaseutukunnissa. Sivu 9/32

10 Palveluntuottajille järjestettiin kuulemistilaisuus Toimijoilla oli mahdollisuus pyytää alustavat tarjouspyyntöasiakirjat sähköpostilla kilpailutusta hoitaneelta yritykseltä. Palveluja käyttäville asiakkaille järjestettiin kuulemistilaisuus Asiakaskuulemistilaisuudessa kirjattiin ylös saatu palaute ja tämän lisäksi annettiin mahdollisuus kirjalliseen palautteeseen mennessä. Kuljetuspalveluja koskevaksi hankintamenettelyksi valittiin dynaaminen hankintajärjestelmä, joka mahdollistaa uusien tarjoajien mukaan tulon joustavasti sopimuskaudella. Joustavalla hakeutumisjärjestelyllä pyrittiin huomioimaan myös liikennepalveluja koskeva lainsäädäntöhanke. Mm. hinnoittelu oli vapautumassa Dynaaminen hankintajärjestelmä on kaksivaiheinen menettely sisältäen osallistumispyyntövaiheen ja tarjouspyyntövaiheen. Osallistumishakemuksen tehneille ja järjestelmään hyväksytyille palveluntuottajille toimitetaan varsinaiset tarjouspyynnöt sopimuskaudella ns. minikilpailutuksina. Ensimmäiseen minikilpailutukseen saivat osallistua kaikki mennessä järjestelmään hyväksytyt palveluntuottajat. Ensimmäisen sopimuskauden kesto jouduttiin sitomaan tilausvälityksen sopimukseen, joka päättyy jo Hankintapäätös kuljetuspalveluista tehtiin Kuljetuspalveluja valittiin tuottamaan kaikki tarjouksen tehneet 25 yritystä. Palvelujen käyttöönotto Palvelutuotanto käynnistettiin vaiheittain, siten että Eksoten yksikköjen väliset kuljetukset otettiin toimintamallin piiriin 4.6 alkaen. Päivätoimintakuljetukset, saunakuljetukset ja muut vastaavat reittikuljetukset siirtyivät toimintamallin piiriin alkaen huomioiden yksikköjen heinäkuiset sulut. Asiakkaiden tilaamat vammaispalvelulain ja sosiaalihuoltolain mukaiset kuljetukset siirtyivät toimintamalliin alkaen. Porrastetulla käyttöönotolla pyrittiin turvaamaan palvelujen saatavuus asiakkaille. Eksote oli huhtikuussa yhteydessä paikalliseen tilausvälityskeskukseen ja tiedusteli heidän mahdollisuuksiaan osallistua kuljetusten suorittamiseen tilanteessa, jossa sopimusyrittäjät eivät pysty kuljetusta hoitamaan. Eksote pyysi myös jo ennen toiminnan käynnistämistä sopimusyrittäjiä lisäämään ajoneuvojen määrää, minkä osa sopimusyrittäjistä ilmoitti vaiheittain tekevänsä. Tähän aikatauluun vaikutti mm. kuljettajien saatavuus. Merkittävästi ajoneuvojen määrä on lisääntynyt elokuussa. Eksote toteutti myös järjestelyn, jolla niin sanotut ylivuotokuljetukset, eli kuljetukset, joita alueelle kuljetukseen sopivaa ajoneuvoa tarjonneet sopimusyrittäjät eivät ehdi hoitamaan, vapautetaan kaikille sopimusyrittäjille. Järjestely edellytti muutoksia tilausvälitysjärjestelmään. Tällä hetkellä tilausvälityskeskus on valmistellut tilausvälitysjärjestelmään muutosta, jonka kautta vuoden 2019 kuljetuksia varten Sivu 10/32

11 osallistumishakemuksen tehneet yrittäjät voivat osallistua ylivuotokuljetusten hoitamiseen jo Toiminnan käynnistämisvaiheessa on ilmennyt ongelmia. Palautetta on saatu erityisesti puhelinpalvelun ruuhkaisuudesta, etusijajärjestyksen toteutumisesta (autoilijat), kuljetusten myöhästymisistä ja ajoneuvojen riittävyydestä. Eksoten hallitus on käsitellyt kiireettömien kuljetuspalvelujen ja henkilökuljetusten kyydinvälityspalvelusta sekä matkustusoikeuden hallintapalvelujen tilannetta ja päätti tuolloin pyytää selvityksiä palveluntuottajilta (Kuntalogistiikka Oy:ltä sekä kuljetuspalveluja tuottavilta sopimusyrityksiltä). Selvitykset on lähetetty sähköpostitse kaikille 26 palveluntuottajille. Selvitykset pyydettiin toimittamaan viimeistään perjantaina Yhteenveto tilausvälityskeskuksen antamasta selvityksestä Kuntalogistiikka Oy:ltä on saatu selvitys Myöhästyneet kuljetukset Tilausvälityksen näkemyksen mukaan myöhästymisten syynä on ajoneuvojen riittämättömyys. Suomen Kuntalogistiikka Oy:n kyydinvälityskeskus kertoo välittävänsä saamansa kuljetustilaukset kilpailutuksen ehdot täyttäviin autoihin Eksotelta saatujen ohjeiden pohjalta. Tilausta välitettäessä tilausta tarjotaan ensisijaisesti autoihin, jotka paikannus- sekä reititystietojen perusteella ehtivät ajoissa lähtöpaikalle. Jos saatavilla ei ole autoja, jotka pystyisivät tilauksen ajoissa hoitamaan, on tilaukset välitetty autoihin, jotka paikannus- ja reititystietojen mukaan myöhästyisivät vähiten tilauksen alkuajasta. Kyydinvälityskeskuksen henkilökunta on pyrkinyt puhelimitse saamaan esim. tauolle ilmoittautuneita autoja ajamaan kyytejä ruuhkatilanteissa. Autoilijoiden kyydeille ehtimisen seurantaa on pyritty mahdollisuuksien mukaan lisäämään. Puhelinpalvelu Tilausvälityskeskus tuo esille alustavassa selvityksessään, että he ovat rekrytoineet kuukauden sisällä neljä uutta työntekijää varmistamaan kyydinvälityskeskuksen toimintaa. Vastaanotetuista puheluista yli puolet on autoilijoilta, mitä ei huomioitu palvelun resurssia suunniteltaessa. Lappeenrannassa sijaitsevan kyydinvälityskeskuksen ruuhkautuessa tilausvälitys on siirtänyt puheluita yrityksen (Kuntalogistiikka Oy) sisällä toisiin toimipisteisiin. Alustava yhteenveto kuljetuspalveluja tuottavien yritysten antamista selvityksistä Alustavaa yhteenvetoa varten (21.9. klo 9 mennessä) on ollut käytettävissä 80 % (n=20) kuljetuspalveluyrittäjien vastauksista. Otos nähdään kattavana, koska vastaajien antamat vastaukset ovat varsin yhteneväisiä. Sivu 11/32

12 Yhteenvedossa vastaukset on ryhmitelty. Yksi yritys on vastannut yhden tai useamman syyn. Suurimmiksi syiksi kuljetuksista kieltäytymisiin nähtiin: Välitysjärjestelmä tai tilausvälityksen henkilöstö ei toimi sovitulla tavalla (17 yritystä) Kyytitarjouksiin ei ole ehditty reagoida, jonka takia ne on aikakatkaistu (11 yritystä) Tilausta ei ole ehditty suorittamaan esim. toisen varauksen takia (12 yritystä) Ajon aikana kieltäytymisen syy nähtiin haasteellisena kirjata järjestelmään turvallisuussyistä (7 yritystä) Muut syyt, esim. auto huollossa (5 yritystä) Välitysjärjestelmässä nähtiin erityisesti seuraavia ongelmia. Tilausvälityssovelluksen on ilmoitettu välittävän ajoja ajanjaksolle, jossa ajoneuvo on jo varattuna. Päällekkäisten varausten pelko on estänyt joitain autoilijoita hyväksymästä kuljetuksia, koska he eivät ajoa hyväksyessään muistaneet mitä muita kyytejä olivat jo varanneet kyseiselle ajanjaksolle. Tarkastusmahdollisuutta ajokalenteriin tilauksen hyväksymisen yhteydessä toivottiin ja toive on välitetty Eksotesta tilausvälityskeskukseen ( ). Myös kuljetukseen varattu ajoaika on nähty joissain tilauksissa riittämättömänä, jonka takia kyydistä on kieltäydytty. Kuljetuksia ilmoitettiin elokuussa tarjotun virheellisesti auton ajovuoron ulkopuolelle tai alueelta, jota autoilija ei ollut tarjonnut lainkaan. Myös nämä kieltäytymiset näkyivät tilastossa. Tilausvälitystä on pyydetty tarkistamaan kaikkien ajoneuvojen kuljetusalueet tilausvälitysjärjestelmässä ( ) suhteessa tarjottuun. Tilausvälityskeskus on jo tehnyt korjauksia tilausvälitysjärjestelmän taustassa olevaan ajokalenteriin. Lisäksi autoilijat ovat tuoneet epäilyksiä siitä, että etusijajärjestystä ei noudateta ja että ajoneuvon sijaintia järjestelmässä ei tunneta. Järjestelmä on GPS-pohjainen. Myöskään tilatietoja eli tulevia varauksia ei pääse katsomaan tilauksen tullessa tarjontaan joten kyytien päällekkäisyyksien pelossa silloin on kieltäydyttävä. Järjestelmä työntää kyytiä vaikka ei ole työvuoroa, (ilmeisesti loppu viikolla 37 on vika saatu korjattua?) "En myöskään ole tarjouksessani tarjonnut Lappeenrannan, Imatran, Ruokolahden ja Rautjärven sisäisiä kuljetuksia." ajoaikaa 30min, todellinen ajoaika 55min Järjestelmä ei tunne missä autot oikeasti ovat. Järjestelmä ei tunne, jos auto on varattuna. Viimeksi tänään 16.9 laitoin sovelluksesta "ei tilauksia", niin järjestelmä työntää niitä vaan. Sivu 12/32

13 Tarjouksiin ei ole kaikissa tilanteissa ehditty reagoida, koska ollaan oltu avustamassa asiakasta tai puhelin on ollut autossa. Tarjouksiin vastaaminen ajamisen aikana on lisäksi vaikeaa, koska se edellyttää auton pysäyttämistä. Kuljettaja on saattanut olla tauolla, auton ulkopuolella, suorittamassa kuljetusta ja täten estynyt vastaamaan Kuljettaja joko ollut ajamassa munlog kyytiä, jolloin on hyvin vaarallista ja jopa tieliikennelaki määrää että ajon aikana ei saa käyttää puhelinta, ajon aikana on todella vaarallista kirjoittaa selitystä keskukseen. Tilausta ei ole lisäksi ehditty suorittaa esimerkiksi muiden tilausvälitysten (esim. KELA) ajanjaksolle sovittujen kuljetusten takia. Olen toisella kyydillä tai olen menossa toiselle kyydille, tai olen kouluajolla tai kela kyydillä niin silloin en ole pystynyt ottamaan Munlog kyytiä. Kilpailutuksen yhteydessä esitettyihin kysymyksiinhän Eksote vastasi, että muitakin kuljetuksia saa ajaa täysin vapaasti ja toinen kuljetus on hyväksytty syy kieltäytyä kuljetuksesta. Muutamilla yrityksillä ajoneuvo oli ollut huollossa ja tilausjärjestelmä oli unohtunut päälle. Muutamassa vastauksessa tuotiin esille kieltäytymisen syynä kuljetuksen matala arvo tai palvelun loppukäyttäjästä johtuva syy. Asiakas on esimerkiksi jättänyt aikaisemmin omavastuuosuuden maksamatta. Ei kukaan ota tilauksia vastaan tunnin, kahden, saati kolmen päähän!!! Sinä aikana voi tulla suoratilaus esim. Kelalta Helsinkiin tms. tässä nyt kuitenkin on tarkoitus tehdä bisnestä sen mukaan mistä parhaan rahan saa! Yhteenveto Eksote on kilpailuttanut kiireettömät kuljetuspalvelut ja henkilökuljetusten kyydinvälityspalvelun sekä matkustusoikeuden hallintapalvelut. Hankinnan valmisteluprosessi on ollut haastava ja kestoltaan pitkä, johon on vaikuttanut useat tekijät mm. kaksivaiheinen hankintamenettely ja se, ettei ensimmäisellä tarjouskierroksella (2016) saatu lainkaan tarjouksia. Palvelujen käynnistämisvaiheessa on ollut ongelmia, joita on selvitetty ja edelleen selvittelyssä. Erityisesti tulee ratkaistavaksi palvelujen saatavuus tilanteissa, joissa sopimusyrittäjän palvelua ei ole saatavilla. Tällä hetkellä tilausvälityskeskus valmistelee tilausvälitysjärjestelmään muutosta, jonka kautta vuoden 2019 kuljetuksia varten osallistumishakemuksen tehneet sopimusyrittäjät voisivat jo tässä vaiheessa osallistua ylivuotokuljetusten hoitamiseen. Sivu 13/32

14 Toimitusjohtaja Päätös Lisäksi Eksoten tulee tilausvälityskeskuksen kanssa analysoida autoilijoiden antama palaute ja sen aiheuttamat kehitystarpeet tilausvälitystoimintaan. Tilausvälityskeskuksen ja autoilijoiden välistä yhteistyötä tulee edistää esimerkiksi järjestämällä keskustelutilaisuuksia ja kehittämällä tiedottamista. Eksote joutuu arvioimaan sopimuksien jatkamista uudessa toimintamallissa tilanteessa, joissa valtaosa asiakkaista on käyttänyt palveluja vajaat kaksi kuukautta. Sopimuksen purkaminen ja palvelujen uudelleen kilpailutus arvioidaan tässä vaiheessa ennenaikaiseksi ja aiheuttavan lisäriskejä asiakkaille. Palvelut tulee kuitenkin saada kaikilta osin toimiviksi ja sopimuksen mukaiseksi. Sopimukset puretaan tarvittaessa optiokausina, mikäli ongelmia ei saada korjattua. Esityslistan liitteenä on Eksoten vammaispalvelujen lausunto asiasta. Eksoten hallitus päättää: - Merkitä tiedoksi saadun selvityksen ja - ottaa 1 vuoden optiokauden käyttöön kiireettömissä kuljetuspalveluissa ja henkilökuljetusten kyydinvälityspalvelussa sekä matkustusoikeuden hallintapalvelujen tehdyssä sopimuksessa. Eksoten hallitus edellyttää osapuolilta sopimusten noudattamista. Esille nousseet puutteet tulee korjata pikaisesti, mutta viimeistään marraskuun 2018 loppuun mennessä. Palveluja koskevat sopimukset on mahdollista purkaa myös optiokauden aikana, mikäli edellä mainittuja ongelmia ei korjata. Toimitusjohtajan kokouksessa tekemä korjattu päätösesitys: päättää, että: - kiireettömissä kuljetuspalveluissa ja henkilökuljetusten kyydinvälityspalvelussa sekä matkustusoikeuden hallintapalvelujen tehdyssä sopimuksessa olevaa optiota ei oteta käyttöön; - esille nousseet puutteet tulee korjata pikaisesti, mutta viimeistään marraskuun 2018 loppuun mennessä; ja - uudessa kilpailutuksessa tarjouspyynnön määrittelyssä otetaan erityisesti huomioon vammaisten erityistarpeet. Hyväksyttiin. Sivu 14/32

15 153 Hallituksen selvitykset tarkastuslautakunnalle arviointikertomuksen 2017 johdosta EKS/1097/ /2018 Valmistelijat puh. (Yhteydenotot sähköpostilla: Hallintojohtaja Siiskonen Keijo Terveys- ja vanhustenpalvelujen johtaja Karhula Tuula Perhe- ja sosiaalipalvelujen johtaja Kosonen Marja Kehitysjohtaja Tepponen Merja Kuntoutusjohtaja Hupli Markku Talousjohtaja Mänttäri Liisa Liitteet Oheismateriaali Arviointikertomuksessa 2017 tarkastuslautakunta halusi kuntayhtymän hallitukselta kirjalliset selvitykset eräistä asioista mennessä. Tarkastuslautakunnan pyytämät selvitykset olivat seuraavat: 1. Valtuustoon nähden sitovista 14:sta tavoitteesta on toteutunut vain 3. Mitä konkreettisia toimenpiteitä hallitus on tehnyt tai tekee, jotta valtuustoon nähden sitoviin toiminnallisiin tavoitteisiin päästäisiin? Kotona hoidettavien osuus yli 75 vuotiaista Tavoitetta ei ole saavutettu. Toteutumisprosentti on heikentynyt edelliseen vuoteen verrattuna. Mittarilla ei kuvata strategistatavoitetta "Asiakkaan omatoimisuuden tukeminen." Kotona asuminen kokonaisuudessaan tukee omatoimisuutta ja samoin kotiin tuotetut palvelut. Laitosympäristöön verrattuna kotiympäristö tukee omatoimisuutta ja kuntoutumista enemmän. Ikääntyneen omassa toimintaympäristössä toimintakyky säilyy tai Sivu 15/32

16 paranee nopeammin kuin laitosympäristössä. Viime vuonna mittarin raportoinnissa esimerkiksi ei saatu näkyviin mm. muistikoordinaattoreiden käyntejä ja asiakkuuksia. Mittaria kehitetään edelleen. Kuntoutujien määrä kotona 4 kk kuntoutusjakson jälkeen Tavoitetta ei saavutettu. Tulos on hieman parantunut vuodesta Tavoitteena on, että 95 % kuntoutujista on kotona 4 kk jälkeen. Keskimäärin vuonna 2017 kuntoutujista 92,4 % oli kotona 4kk kuntoutusjakson jälkeen. Tavoitteeseen (95 %) päästiin kolme kertaa vuoden 2017 aikana. Keskimäärin osastoille palaajia oli 7,6 % vuonna Tämä on vähemmän kuin edellisenä vuonna, jolloin keskimäärin palaajia oli 10 % kuntoutujista. Vähiten palaajia on vaativan kuntoutuksen osastolta 3. Tähän on syynä hyvin ennakkoon valikoidut kuntoutujat. Heidän kuntoutusjaksollaan (joka on Armilan kuntoutuskeskuksen pisin: n vrk) pohditaan hyvin laaja-alaisesti apu-ja turvavälineitä sekä kodinmuutostöitä. Usein tämä osasto 3:n kuntoutujat ovat nuorempia, työikäisiä ja iäkkäämmätkin ovat olleet toimintakykyisempiä ennen sairastumistaan aivotapahtumaan. Mahdollinen kuntoutujien ikä, moniongelmaisuus ja ennen kaikkea lähtötilanteen hauraus-raihnaus-tilanne selittää paluuta sairaalaan. Armilan kuntoutuskeskuksessa oikea aikaista kotiutumista pohditaan ja arvioidaan tiimeissä jatkuvasti omaiset otetaan mahdollisuuksien mukaan ja hyvin usein kuntoutumissuunnitelmien tekoon omaisten kanssa keskustellaan ja pohditaan kotiutusta ja jakson alusta saakka tehdään suunnitelma kotiutumisesta eli valmistellaan omaista myös kotiutukseen kaikki mahdolliset apuvälineet ja turvavälineet pohditaan tiimin terapeuttien kanssa, kotikäynnit valaisevat kuntoutujien asumisolosuhteita ja selviytymistä asiakas- ja omaispalautejärjestelmää, joita käydään systemaattisesti lävitse, hyödynnetään, jotta löytäisimme lisää keinoja turvalliseen kotiutumiseen asiakkaat kotiutetaan, milloin se vain on mahdollista, kotikuntoutuksen turvin, tätä kotiutusta ja kotona selviämistä tukevat myös sekä Tehosa (tehostettu kotisairaanhoito) että kotihoito (jos asiakas on kotihoidon asiakkaana) Sähköisen ajanvarauksen osuus kaikista ajanvarauksista Tavoitetta ei saavutettu, vaikka osuus on kasvanut edellisestä vuodesta reilusti Sähköisen asioinnin kehittämiseksi ja käytöntoton lisäämiseksi on tehty useita toimenpiteitä 2017 ja 2018 aikana. Vuoden 2017 loppupuolella otettiin käyttöön uusi sähköinen alusta ja ohjeistusta ja verkkosivustoa uudistettiin. Uuden sähköisen alustan käyttöönoton vuoksi 2M-IT:n raportointirajapinta on puutteellinen ja aiheuttaa katkosta sähköisen asioinnin luotettavien tilastojen ja raportointitietojen saatavuuteen. Tämä korjautuu vuoden 2019 aikana. Sähköisen asioinnin kehittämiseen ja toimeenpanoon nimettiin vastuuhenkilö, sähköisen asioinnin kehittämispäällikkö ja tukitiimi. He tukevat vastuualueita sähköisen asioinnin käyttöönotossa. Sivu 16/32

17 Sähköisen ajanvarauksen edistämiseksi käynnistettiin mainoskampanja ensin ammattilaisille ja myöhemmin kansalaisille. Elokuussa aloitettiin kansalaisille suunnattu sähköistä asiointia edistävä Varaa aika netissä kampanja. Varattavia aikoja lisättiin jokaisella alueella. Varattavissa olevien aikojen määrä on tämän vuoden puolella kasvanut. Ammattilaiset ovat avanneet aikoja hiukan enemmän viime vuoteen verrattuna. Uusia sähköisiä palveluita kehitetään ja käyttöönottoa tuetaan opastamalla henkilökuntaa. Laboratoriotulosten välittäminen kansalaisille on tähän mennessä tapahtunut aina ammattilaisen toimesta. Lokakuun 2018 puolessa välissä on tulossa päivitys, jossa viitearvojen sisäpuolella olevat tulokset välittyvät sähköiseen asiointipalveluun automaattisesti. Muutoksesta järjestetään koulutusta ja opastusta. Palveluohjauksessa on käytössä chat-palvelu. Vuoden 2018 loppupuolella otetaan käyttöön erilliset sähköiset seurantapalvelut palvelut olka- ja selkäpotilaiden itseasiointiin sairaalan toiminnasta vastaavien kirurgisten poliklinikoiden kanssa. Sosiaalipalveluiden sähköisen ajanvarauksen osalta on lähdössä käyntiin ja koulutukset henkilöstölle on suunniteltu lokakuulle Mielenterveys- ja päihdepalveluissa sekä lastenvalvojien palveluissa suunnitelmat käyttöön ottaa sähköinen ajanvaraus vielä vuoden 2018 aikana. ltseilmoittautumisen osuus kaikista ilmoittautumisista Tavoitetta ei saavutettu, vaikka osuus on edellisestä vuodesta kasvanut huimasti. Itseilmoittautumisen osuus on pysynyt viime vuoden tasolla. Keskussairaalassa itseilmoittautuminen oli käytössä kaikilla ajanvarauspoliklinikoilla, jossa käyttöaste on %, ja terveysasemilla vain niiltä osin, missä itseilmoittautuminen on ollut järkevää ottaa käyttöön. Sähköisen asioinnin osuus yhteydenotoista Tavoitetta ei saavutettu Neljäntoista kuntatoimijan yhteisessä Omahoidon Digitaaliset Arvopalvelut (ODA) projektissa on jatkettu sähköisten oire- ja palveluarvioiden ja määräaikaistarkastusten kehittämistä yhdessä 13 muun sote-alueen kanssa. Käyttöönotto tapahtuu vuoden 2019 aikana asteittain. Sähköisen asiointia, palveluohjausta sekä palvelu- ja kuntoutustarpeen hyödyntämistä kehitettiin useissa hankkeissa mm. iäkkäiden ja vammaisten palveluissa. Henkilökohtaisen budjetoinnin kärkihankkeessa valmisteltiin sähköistä prosessia asiakkaan yhteydenotosta palvelupäätökseen. Palveluja kuntoutustarpeen arvioinnissa otettiin käyttöön mobiiliarviointityökalu, jolla kotona kirjatut tiedot siirtyvät potilastietojärjestelmään automaattisesti. Täten henkilöstön välitöntä työaikaa on saatu lisättyä. Sähköisen asioinnin edistämiseksi on järjestetty sekä asiakkaille, henkilökunnalle, järjestöille ja yrityksille. kyselyjä (esim. Martti-hanke). Päivystyksen läpimenoaika (sis. odotusaika), mediaani Tavoitetta ei saavutettu. Sivu 17/32

18 Päivystyksen läpimenoaika Yle-päivystyksessä on miltei tavoitteessa, mutta palvelua hiotaan koko ajan sujuvammaksi uudessa yhteispäivystyksessä. Medisiinisen päivystyksen osalta on aloitettu Lean prosessi, jossa on tarkoitus lyhentää sellaisia välivaiheita eli odotusaikoja, jotka eivät tuo lisäarvoa potilaalle ja hänen hoidolleen. Pitkäaikaistyöttömyyden nettokustannus = Työmarkkinatuen kuntaosuus + aktivointitoimien nettokustannukset Tavoitetta ei saavutettu Vuoden 2018 aikana on lisätty ja monipuolistettu kuntouttavan työtoiminnan paikkatarjontaa. Palvelusetelin käyttöönotto on alkuvaikeuksien jälkeen lähtenyt hyvin käyntiin. Työllistymisen monialaisen yhteispalvelun (Typ) asiakasohjausta on tehostettu. Kuntouttavan työtoiminnan prosessia on sujuvoitettu ja nopeutettu lean-kehittämisprosessissa. Yhteistyötä 3. sektorin toimijoiden, TE-toimiston ja kuntien kanssa on tiivistetty. Näitä toimenpiteitä edelleen jatketaan loppuvuoden ajan. Pitkäaikaistyöttömien aktivointiaste Tavoitetta ei saavutettu. Tavoitearvoon on kuitenkin päästy osassa jäsen kuntia. Kuntouttavaa työtoimintaa ja muita aktivointitoimenpiteitä tullaan entistä enemmän (lainsäädännön mahdollistamissa rajoissa) kohdentamaan tälle kohderyhmälle. Asiakkaita ohjataan tehostetusti työ- ja toimintakyvyn arviointiin ja kuntoutukseen. Vain osa kohderyhmään kuuluvista on Typin asiakkaita. Aktivointiasteen nostamiseksi neuvotellaan TE-toimiston asiakkuudessa olevien ko. kohderyhmään kuuluvien työnhakijoiden asiakasohjauksen parantamisesta. Lyhyiden sairauspoissaolojen määrä/htv Tavoitetta ei saavutettu. Sairauspoissaolot ovat kuitenkin vähentyneet vuodesta 2016 Eksotessa on käytössä korvaavan työn malli. Vuonna 2017 korvaavaa työtä tehtiin 2453 päivää, vuonna 2018 kesäkuun loppuun mennessä korvaavan työn päiviä on jo HR on toteuttanut kuluneen 12 kk:n aikana noin 30 kehittämispäivää, mm. työyhteisön vuorovaikutus, jaksaminen muutoksessa ja itsensäjohtaminen. Kehittämispäivissä on ollut teoriaa ja kehittämistehtäviä. Käytössä on myös varhaisen välittämisen malli, työhyvinvointiohjelma ja kysely. Palvelussuhdeasioiden tuki esimiehille on järjestetty (HR-helpdesk). Lisäksi on työnohjausta, esimiesvalmennusta, ohje epäasiallisen käytöksen korjaamiseen/puuttumiseen, savuton Eksote malli ja päihdeohjelma (päivitetään parhaillaan), Esimies- ja alaistaitojen koulutusta järjestetään. Suunnitellaan pilotointia yksikköön, jossa on paljon sairauspoissaoloja. Esimiehille tullaan painotettamaan 30 päivän poissaolon ilmoittamisen tärkeyttä työterveyshuoltoon. Työterveyshuollon kanssa tehdään aiempaa tiiviimpää yhteistyötä ja seurantaa tehostetaan. Sivu 18/32

19 Nettotoimintamenojen budjettiero Tavoitetta ei saavutettu Vuoden 2017 nettotoimintamenot toteutuivat 1,2 milj. euroa (0,3 %) käyttösuunnitelmaa suurempina. Ylitys aiheutui pääosin aineiden ja tarvikkeiden käytön ylityksestä. Parempien hoitomahdollisuuksien ja muuttuneiden käypähoitosuositusten myötä lääkekustannusten kasvu on viime vuosina ylittänyt tavanomaisen tason. Kasvu oli vuonna 2017 yli 14 %. Näin suureen kasvuun ei pystytty varautumaan. Myös hoitotarvikkeiden osalta kasvu oli vuonna 2017 huomattava. Koska osa aineiden ja tarvikkeiden käytön kasvusta realisoitui vasta joulukuussa viivästyneiden käyttökirjausten myötä inventaarierokirjausten yhteydessä, ei tätä pystytty aiemmin ennakoimaan. Tarvevakioitujen nettotoimintamenojen määrä asukasta kohden Tavoitetta ei saavutettu Tilinpäätösaikaan koko vuoden 2017 tarvevakioituja nettotoimintamenoja asukasta kohden ei ollut vielä saatavilla, vaan jouduttiin raportoimaan 1-8/2017 tietoja. Eksotessa kustannuksia ja tuottoja kirjataan suoriteperusteisesti ja jaksotetaan kuukausille muulloinkin kuin tilinpäätöksen yhteydessä. Monissa vertailukohteissa näin ei menetellä, vaan siellä joulukuulle tilinpäätöskirjausten takia kohdistuu huomattavasti enemmän kustannuksia kuin suoriteperusteisesti kuuluisi. Koko vuoden 2017 osalta Eksoten toteutuneet tarvevakioidut nettotoimintamenot asukasta kohden olivat 3043 euroa. Tämä oli 108 euroa alle 60 suurimman kunnan keskiarvon, mikä oli 3151 euroa. Myös vuoden 2018 ensimmäinen vuosineljännes on toteutunut alle 60 suurimman kunnan keskiarvon. Sivu 19/32

20 2. Kuntayhtymän ennustettu alijäämä vuodelle 2018 on 13,4 M. Mitä toimenpiteitä hallitus on tehnyt tai tekee alijäämän kattamiseksi? Vuoden 2018 alijäämäennuste on heinäkuun tuloksen pohjalta -13,7 milj.. Negatiivista budjettieroa on syntymässä -5 milj.. Hallituksen toukokuussa 2018 linjaamista muutetun talousarvion perusteena olevista toimenpiteistä tasaeräiset asiakasmaksut on korotettu hallituksen päätöksen mukaisesti. Lisäksilääkäripalvelujen hankintaa hyvinvointi- ja terveysasemilla sekä hoitajavastaanottoja Imatran keskustassa, Korvenkylässä, Lauritsalassa ja Saarella on rajoitettu ja naistentautien kuusipaikkainen osasto on sulautettu G-siiven osastoihin. Sijaisten käytön rajoittaminen ei ole onnistunut tavoitteiden mukaisesti, vaan henkilöstökulut ovat ylittyneet. K-siiven käyttöönotto ja pitkä hellekausi ovat aiheuttaneet suunniteltua suuremman henkilökunnan tarpeen. Henkilöstökulujen ylitysuhka n. -2,4 milj. kohdistuu pääasiassa akuuttisairaalan päivystykseen ja vuodeosastotoimintaan sekä hoivaan, joissa potilasturvallisuus on oleellinen ja jonka toimintoja ja henkilöstömitoitusta AVI seuraa tarkasti. Palvelujen ostoissa merkittävää ylitystä ennakoidaan IT-palveluihin -1 m, mutta myös asiakaspalvelujen ostoihin -0,4 m, lääkäri- ja hoitajapalvelujen ostoihin -0,4 m sekä kuljetuspalveluihin -0,5 m Laskutuksen ongelmien takia tulopohja on edelleen epävarma. 3. Potilaiden tasapuolinen palvelu laajalla Etelä-Karjalan alueella on tärkeää. Vuoden 2017 aikana on avoterveydenhoidon eri alueilla jonotusajat vaihdelleet. Esimerkiksi jonotusaika kiireettömään lääkärinvastaanottoon saattaa jollakin hyvinvointiasemalla olla 3 kertaa pidempi kuin toisella. Mihin toimenpiteisiin hallitus aikoo ryhtyä tilanteen parantamiseksi? Mittarina käytetty T3 ei ole jonotusaika, vaan se on mediaani aseman lääkärien kolmansien kiireettömien vapaiden vastaanottoaikojen osalta. Puolet kolmansista vapaista ajoista on tätä ennen ja puolet T3 luvun jälkeen. Näihin lukuihin vaikuttaa se, ovatko ajanvarauskirjat avoinna, onko määräaikaisia lääkäreitä lopettamassa tai lomakausi tulossa. Meillä ei ole käytössä jonotusjärjestelmää, vaan potilaalle tarjotaan aikaa hoitotakuun puitteissa, myös muilta asemilta. Eksoten alueella asukkaat voivat valita terveys- ja hyvinvointiasemansa myös yksittäistä käyntiä koskien miltä tahansa asemalta. Lappeenranta on ainoa paikkakunta jonka asemille saadaan rekrytoitua miltei riittävästi omia lääkäreitä. Ostopalvelulääkärien käyttö on kalliimpaa eikä näin ollen budjettirajoitteilla voida päästä siihen, että joka asemalle pääsisi yhtä nopeasti. Ostopalvelulääkäreitä ei ole myöskään ollut aina saatavissa, vaikka heitä on pyritty budjetin puitteissa hankkimaan. Uusia toimintamalleja on kehitetty, kuten lääkärien tukemia hoitajien walk in vastaanottoja, Sivu 20/32

21 lääkärien etävastaanottoja, puolikiireellisiä vastaanottoja ja työnjakoa lääkärien ja hoitajien osalta. Kaiken kaikkiaan avoterveydenhuollossa kiireettömän hoidon hoitoonpääsy on parantunut huomattavasti verrattuna aiempiin vuosiin. 4. Tarvikevarastojen seuranta on aiheuttanut ongelmia budjettiseurannassa sekä itse varastojen hallinnassa. Mihin toimenpiteisiin hallitus aikoo asian korjaamiseksi ryhtyä? Logistiikkaa on ohjeistettu tekemään inventaariot vähintään kerran vuodessa ja kirjaamaan tasearvot. Lisäksi kuutioyhteyden rakentaminen Martta - järjestelmän tietokantaan raportoinnin laadun parantamiseksi on käynnistetty. Tavoitteena on ollut myös tasearvollisten varastojen lukumäärän vähentäminen K-Sairaalan käyttöönoton yhteydessä. Tasearvollisten varastojen vähentämisen hyöty tulee siitä, että kustannukset kirjautuvat suoraan käyttökuluihin ja esim. viivästyneiden tai muuten virheellisten käyttökirjausten vaikutus varaston arvoon ja sitä kautta inventaarieroihin ja tilinpäätöksen tuloskirjauksiin poistuu. Haittana on se, että tasearvollisesta varastosta luopumisen yhteydessä kaikki varastossa olevat erät kirjataan heti kuluiksi tulokseen, vaikka tavarat käytetään pois ajan kuluessa. Tämä tulosvaikutus on kertaluonteinen. Varastonhallinnassa käytettävästä Martta-ohjelmasta on olemassa kattava ohjeistus jokaisen esimiehen ja työntekijän ulottuvilla Eksonetissa. Tämän lisäksi logistiikkahenkilöstöllä on omat toiminta- ja työohjeet sekä perehdytysohjelma varastoinnista. Varastolla on asiakaspalveluyhteystiedot, joista koko henkilökunta saa palveluaikoina ( ) neuvontaa ja opastusta yhden luukun periaatteella. Varaston ryhmäkutsupuhelin palvelee aukioloaikoina 7 henkilön voimin. Henkilökunnalle on ollut tarkoitus järjestää myös vuoden 2018 aikana skype-koulutuksia Martan peruskäytöstä, mutta valitettavasti ne eivät K-siiven varastointiin liittyvien töiden vuoksi ole toteutuneet, mutta ne toteutetaan jatkossa. 5. Potilastyytyväisyyttä on mitattu vuodeosastoilla vuonna Mitä toimenpiteitä aiotaan tehdä, jotta kaikilla osastoilla on laatu ja potilastyytyväisyys samalla korkealla tasolla, kuin parhaissa yksiköissä? Potilastyytyväisyyttä mitataan mm. NPS-indeksillä jatkuvasti. Palautteita käydään säännöllisesti läpi osastokokouksissa myös vertaillen muihin osastoihin ja oman osaston aiempiin tuloksiin sekä hyviä käytäntöjä etsien. Osastojen profiili on erilainen ja esimerkiksi synnytysosaston hyvä mitattu potilastyytyväisyys johtuu paljolti myös tilanteen positiivisuudesta. Osastoilla kehitetään vuorovastaavan ja vastuuhoitajan työmallia. Tarkoituksena on, että potilas yhdessä lääkärin kanssa kohtaa ammattilaisen, kenellä ns. syväosaamista potilaan sairauden hoidossa. Tarkoituksena on, että potilas saa tarvitsemansa ohjauksen lääkityksenettä sairauden hoidossa ja kotiutuu siten turvallisesti. Lisäksi pyrimme soittamaan tietyille erikoisalan potilaille kotiutuksen jälkeen, varmistaen että kotona kaikki sujuu ja Sivu 21/32

22 antaaksemme potilaalle mahdollisuuden kysyä epäselvistä asioista. Takaisinsoitto potilaita ovat mm. uudet avanne potilaan, kertakatetrointia vaativat potilaat sekä polviproteesipotilaat. Mikäli potilaasta on huoli pärjääkö kotona, osastojen hoitajat ja kotiutushoitajat soittavat kotiin tarkistussoittoja esim. tarvitaanko kotiapua. Vuodeosastojen tavoitteet, joihin koko ajan pyritään: Asiakkaan yksityisyys turvataan Asiakkaan ei tarvitse tulla vuodeosastolle jos valmistelu- tai hoitotoimenpiteet voidaan tehdä kotona tai polikliinisesti Asiakas toipuu ja kuntoutuu mahdollisimman nopeasti ja pystyy omatoimisesti edistämään omaa toipumistaan Asiakas kuulee ja voi halutessaan osallistua keskusteluun ja kysyä tarkennuksia kun hänen asioistaan puhutaan Asiakas voi osallistua omaan palvelukokonaisuuteensa alusta alkaen mahdollisimman paljon Asiakas kokee palvelun henkilökohtaisena ja turvallisena Omaiset otetaan mukaan hoitoon ja saavat olla läheisensä kanssa 6. Tietosuoja-asetus tulee voimaan , jonka noudattamatta jättämisellä on merkittäviä sanktioita. Miten hallitus on valvonut tietosuoja-asetuksen edellyttämien muutosten toimeenpanon? EU:n yleinen tietosuoja-asetus, GDPR, on ollut suoraan sovellettavaa oikeutta alkaen kaikissa jäsenmaissa. Asetus on hyväksytty keväällä 2016, ja organisaatioilla on ollut kahden vuoden siirtymäaika suorittaa sen edellyttämät toimenpiteet. GDPR mm. vahvisti rekisteröityjen oikeuksia ja toi uusia vastuita johdolle. Uutta mm. riskiperusteinen lähestymistapa ja osoitusvelvollisuus, dokumentointi, lähtökohtana sisäänrakennettu ja oletusarvoinen tietosuoja. Toukokuussa oli tarkoitus tulla samaan aikaan voimaan asetusta täydentävä kansallinen tietosuojalaki ja henkilötietolaki kumoutua, mutta ovat yhä vireillä eduskunnassa. On erotettava toisistaan tietosuojan tila sekä tietosuoja-asetuksen edellyttämät toimenpiteet ja siihen varautuminen. Pääsääntöisesti tietosuojan tila on ollut Eksotessa hyvä, ks. tietosuojaraportti Sosiaali- ja terveydenhuollon toimialalla rekisteröityjen, asiakkaiden ja potilaiden oikeuksien toteutuminen on lähtökohtaisesti saatettu kuntoon jo ennen tietosuoja-asetusta henkilötietojen käsittelyä ja asiakas- sekä potilastietoja koskevan erityislainsäädännön nojalla. Uuden sääntelyn myötä tietosuojan tilaa Eksoten eri yksiköissä ja rekisteröityjen oikeuksien toteutumista on tarkastettu ja säännönmukaisesti koko ajan seurataan mahdollisiin tietosuojaa vaarantaviin epäkohtiin puuttuen. Verkkosivujen lomakkeita tullaan päivittämään, esim. rekisteritietojen tarkastaminen (tehdään kun lait vahvistettu/kumottu). Verkkosivuille on liitetty tietosuojavastaavan yhteystiedot ja Eksotelle luotu oma tietosuojan sähköposti, jotka on ilmoitettu valvontaviranomaiselle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Sivu 22/32

23 Eksotessa tietosuojavastaavana toimii lakimies. Tietosuojavastaavan osalta tai mukana ollen Eksotessa on laadittu muun muassa seuraavia asiakirjoja ja tehty toimenpiteitä tietosuojaasetuksen johdosta: Laadittu/päivitetty asiakirjapohjat: tietosuojaseloste, sopimuksiin liitettävä turvallisuussopimus, henkilökunnalta sekä ulkopuolisilta otettava vaitiolo- ja salassapitositoumus, sekä päivitetty tietoturva- ja tietosuojapolitiikka (tarkempi sisältöpäivitys maakuntayhteydessä). Valmistelussa tai osin jo tehtynä: rekisteri-/tietosuojaselosteiden päivittäminen, sopimukset, henkilötietojen käsittelijöiden selosteiden pyytäminen, tietoturvan ja -suojan omavalvontasuunnitelma, tietosuojaohje ja muut ohjeistusasiakirjat, tietoturvaloukkausprosessin kuvaus ja ohjeistus henkilökunnalle, ilmoituslomake ja raportointipohja, varsinaisen turvallisuussopimuksen rinnalle kevennetty turvallisuussopimuspohja, hankkeille ja projekteille tietosuojan tarkastusohjeet, lokivalvontaprosessin kuvaus, Eksoten seloste henkilötietojen käsittelytoimista (laaja muuttuva sisäinen asiakirja, johon liitetään henkilötietojen käsittelijöiden toimittamat selosteet). Aikataulutavoite näille asiakirjoille pääsääntöisesti v loppuun mennessä. Valmiit asiakirjat ja ohjeistukset siirretään Eksonetin Turvasatamaan tai verkkosivuille ko. asiakirjasta riippuen. Koko henkilökunnalle lähdössä sähköposti ajankohtaista tietosuojasta, jossa kerrotaan asetuksen vaatimista toimenpiteistä tarkemmin. Henkilökuntaa koulutetaan säännöllisesti tietosuojasta. Tietosuojavastaava seuraa ja valvoo tietosuojan tilaa Eksotessa sekä laatii ja raportoi johdolle tietosuojasta vuosittain laajemmassa tietosuojaraportissa. Raportissa käydään läpi tärkeimmät asiat edellisvuodelta ja tulevan vuoden näkökulmat. Lisäksi johtoa raportoidaan tarpeen mukaan muista ajankohtaisista tietosuoja-asioista. Tietosuojatyö on jatkuvaa. Tietosuoja läpäisee kaiken Eksoten toiminnan tietojen käsittelyn elinkaaren alusta loppuun. Toimintatapoja tarkennetaan jatkuvasti, epäkohdat korjataan ja tietosuojaloukkauksiin suhtaudutaan vakavasti. Tietosuojavastaavan ohella esimiesten ja yksiköiden oma vastuu ja tietosuojan seuranta on olennaista Eksoten kokoisessa organisaatiossa. Fujitsu on teettänyt Eksotessa talvella nykytilan kartoituksen, jossa tietosuojaa ja turvaa käsiteltiin varsin laaja-alaisesti, myös muilta kuin tietoteknisiltä osin. Tietosuoja-asetuksen kaksi keskeisintä vaatimusta tietojärjestelmien osalta liittyvät tietojärjestelmien kyvykkyyteen tuottaa logiaineistoa vaaditulla tavalla sekä tietojärjestelmien käyttäjätunnuksien ja -oikeuksien hallintaan liittyviin ominaisuuksiin. Pääsääntöisesti sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien osalta asiat ovat jo nykyisen erityislainsäädännön vaatimusten mukaisesti hyvällä tasolla. Eksotelle tietojärjestelmiä tuottavat tietojärjestelmät toimittajat ovat tietoisia GDPR:n vaatimuksista, ja mikäli muutoksiin on tarvetta, toimittajat tuottavat kehitystyön uusiin järjestelmäversioihin. Tietohallinto on aikatauluttanut järjestelmien päivitykset vuosille ympäristön Sivu 23/32

24 Toimitusjohtaja Päätös mahdollistamien olosuhteiden mukaisesti. Tietojärjestelmiin liittyvien sopimuksien osalta järjestelmätoimittajille on lähetetty erillinen GDPR asetuksien velvoitteita täsmentävä tietosuojasopimus (turvallisuussopimus) kesän 2018 lopussa. Tavoitteena on ratifioida tämä sopimus eri toimittajien kanssa vuoden 2018 loppuun mennessä päättää antaa yllä olevan selvityksen tarkastuslautakunnalle arviointikertomuksen 2017 johdosta. Hyväksyttiin. Sivu 24/32

25 154 Selvitys- ja kuulemispyyntö hoitoon pääsyn toteutumisesta perusterveydenhuollossa ja suun terveydenhuollossa EKS/1806/ /2018 Valmistelijat puh. (Yhteydenotot sähköpostilla: Terveys- ja vanhustenpalvelujen johtaja Karhula Tuula Johtava ylilääkäri Tulonen-Tapio Johanna Liitteet 1. Selvitys- ja kuulemispyyntö Oheismateriaali Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL on välittänyt aluehallintovirastolle helmikuuta 2018 koskevan AvoHILMO-tiedon, jonka mukaan Etelä-Karjalan terveyskeskuksessa perusterveydenhuollossa 73 potilasta on odottanut kiireettömään hoitoon pääsyä yli kolme kuukautta ja suun terveydenhuollossa 24 potilasta on odottanut kiireettömään hoitoon pääsyä yli kuusi kuukautta. Olemme pyytäneet ja saaneet THL:lta näiden potilaiden henkilötunnukset, jotta olemme voineet selvittää, pitävätkö viivästystiedot paikkaansa. Selvityksessä kävi ilmi, että hoidon tarpeen arviointi on yhdistynyt väärään käyntiin eli todellisuudessa käynti on toteutunut jo aiemmin. Läpikäydyissä tapauksissa käynti toteutui alta kuukauden sisällä, mutta hoidon tarpeen arviointi on linkittynyt virheellisesti paljon myöhemmin tapahtuneeseen käyntiin. Näin ollen tarkastuksen perusteella voimme todeta, että kiireettömään hoitoon pääsyä ei ole tarvinnut odottaa aikarajojen yli. Selvityksen mukaan pitkän odotusajan omaavat olivat siis saaneet hoidon. THL:n toimittamassa listassa Hoidon tarpeen arvio ja ajanvarauksen tekohetki eivät päivämäärällisesti kohdanneet. Tämä ei voi pitää paikkaansa, koska tieto täytetään ainoastaan samalla hetkellä kun annetaan aika ja tehdään hoidon tarpeen arvio; erillisiä hoitoonpääsyjonoja ei ole. Sivu 25/32

26 Tiedon Effican pth hoidon saatavuuden seurannan sovellus on käytettävyydeltään ja toiminnallisuudeltaan huono. Tämä on todettu muiden organisaatioiden toimesta ja myös Tieto itse on asian todennut ja siksi lähtenyt kehittämään uutta ratkaisua, joka julkaistaan osana LifeCare kokonaisuutta. Eksotessa hoidon saatavuuden osion käyttöönottoa yritettiin siirtää mahdollisimman pitkälle näiden valtakunnallisesti todettujen haasteiden takia ja sen takia, että olemassa olevan Effica-potilastietojärjestelmään Tieto ei tule tekemään mitään korjauksia, vaan muutokset tehdään Effican seuraajaan LifeCareen. LifeCaren käyttöön otossa on ollut paljon ongelmia muualla, ja sen käyttöönottoa Eksotessa on siirretty syksyyn AVI vaati 2016 Hoidon saatavuus osion käyttöönottoa, joten Eksoten alueella Hoidon saatavuus otettiin käyttöön 2017 alusta. Käyttö suunniteltiin niin, että saisimme mahdollisimman luotettavaa tietoa ja mahdollisimman kohdennetusti. Tämä oli myös Tiedon suositus, koska tiedon luotettavuutta on koko ajan jo osiota käyttävillä organisaatioilla epäilty. Eksoten vastineissa AVIlle vedottiin ohjelman ongelmiin. Hoidon saatavuus perustuu ammattilaisen arvioon. Jos kansalainen tekee itse ajanvarauksen netin kautta, alkupäätä hoidon saatavuus seurantaketjulle ei synny. THL:n pikaraporteilla Hoitoon pääsy pth:ssa sisältää ainoastaan ne kontaktit, joissa ammattilainen on tehnyt hoidon tarpeen arvion, ei niitä, joita kansalaisen itse on mahdolliselle ei-kiireelliselle ajalle varannut. Eksotessa seurataan vastaanottoaikojen saatavuutta perusterveydenhuollossa ja suun terveydenhuollossa T3 raportoinnilla, jolla saadaan tieto kiireettömästä hoitoonpääsystä terveys- ja hyvinvointiasemilla. T3-raportoinnilla Effican ajanvarauskirjojen mukaan saadaan lääkäreittäin, hoitajittain, hammaslääkäreittäin ja suuhygienisteittäin koottua tietoa jokaisen kolmannesta kiireettömästä vapaasta ajanvarausajasta. Näistä lasketaan myös asemittain mediaani. Esimiehet seuraavat tilannetta ja ajanvarausaikoja muokataan tilanteen mukaan. Asemittain julkaistaan Eksoten julkisilla nettisivuilla tiedot, jotka päivittyvät öisin ja kuukauden viimeisen päivän tiedot myös arkistoituvat Eksotessa. Ostopalvelut vaikuttavat raportointiin, sillä ostopalvelulääkärien ajanvarauskirjat avataan vain niiksi ajoiksi, jotka he ovat resurssina käytössä, usein vain hyvin lyhyen aikaa. Eksotessa potilas voi valita asiointiaan varten terveys- ja hyvinvointiaseman vaikka yksittäistä käyntiä varten koko maakunnassa. Näin ollen hoidon saatavuuden aikarajoissa on aina tarjolla aikoja joillakin asemilla. Selvityksen laatimisen hetkellä on lääkärinvastaanottojen osalta asemien T3 mediaani nettisivuilla ollut 12, hoitajien vastaanottojen osalta 6. Suun terveydenhuollossa julkisilla nettisivuilla on näkyvissä ensimmäinen kiireetön vastaanottoaika asemittain ja mediaani hammaslääkärien ja suuhygienistien osalta oli 1. Sivu 26/32