Budjetti on päätöksenteon väline

Transkriptio

1 Tämän materiaalin tarkoituksena on tarjota yleispäteviä ohjeita toimivan budjetointiprosessin luomiseen. Toimivan budjetointiprosessin luominen vaatii ennen kaikkea oman liiketoiminnan ymmärtämistä. Prosessi on luotava liiketoiminnan ehdoilla. Budjetti on päätöksenteon väline Budjettia pidetään yhtenä tärkeimmistä yrityksen päätöksenteon työkaluista. Se on arvio tulevien kuukausien tai vuosien tuloista, menoista ja taloudellisesta suoriutumisesta. Siksi budjettia kutsutaan myös nimellä talousarvio. Miten tulevaisuutta voi muka ennustaa? Mitä epätietoisuus sinun elämässäsi tarkoittaa? Vähän kuin kävelisi silmät sidottuna? Askel on hatara ja eteneminen hidasta? Epätietoisuus aiheuttaa myös negatiivista stressiä. Ennustamisen sijaan pitää asettaa tavoitteita, luoda suuntaviivoja ja varautua tulevaan. Epätietoisuus vähenee tekemällä suunnitelmia, jotka perustuvat toteutuneisiin lukuihin ja omiin realistisiin tavoitteisiimme. Liiketoiminnan kuvaamista budjetin muodossa helpottavat osabudjetit, joita voit laatia esimerkiksi henkilöstöstä, ostoista, tuotannosta ja investoinneista. Riittävän tarkkuuden saavuttaminen budjetoinnissa edellyttää osabudjettien hyödyntämistä. 1

2 Osabudjetit auttavat kokonaisuuden hahmottamisessa Budjetointi on parasta aloittaa osabudjetteja rakentamalla, jolloin voidaan käsitellä pienempiä kokonaisuuksia ja päästään oikeasti pureutumaan kulu- ja tuotto-odotuksiin. Osabudjettien avulla rakennetaan lopulta kokonaisbudjetti. Hyödyllisiä osabudjetteja ovat esimerkiksi myyntibudjetti, henkilöstöbudjetti, investointibudjetti ja tuotantobudjetti toki toimialasta ja yrityksen toiminnasta riippuen. Käytännössä mille tahansa toiminnolle voidaan luoda oma osabudjettinsa, jos vain sen muodostumista voidaan seurata jollain tapaa numeerisesti. Osabudjetit auttavat ennen kaikkea suunnittelussa ja budjetin rakentamisessa, mutta ovat hyödyksi myös sellaisissa tilanteissa, joissa budjetti ei ole toteutunut odotetulla tavalla. Esimerkiksi, jos yrityksen kaikille henkilöstökuluille on määritetty pelkästään yksi könttäsumma, mutta määrä ylittyykin reilusti, on kulujen ylittymisen syihin vaikea päästä pureutumaan. Todetaan vain, että henkilöstökulut ylittyivät budjetoidusta, mutta kukaan ei tiedä, missä ylitys todella tapahtui. Jos henkilöstökuluihin olisi käytetty perusteellista osabudjettia, nähtäisiin suoraan, tuleeko ylitys esimerkiksi palkoista, sivukuluista tai vuosilomista. Budjetoinnissa käytetään kirjanpidon tilikohtaisia tuloslaskelmaa ja tasetta erittelyineen. 2

3 Budjetti on tehty seurattavaksi Toteumatiedon seurannan arvo ei pienene budjetoinnin myötä. Päinvastoin, siitä tulee entistä arvokkaampaa. Toteumatiedosta saadaan paljon enemmän irti, kun lukuja voidaan verrata selkeisiin euromääräisiin tavoitteisiin. On hyvä muistaa, että yrittäjänä teet budjetit ja raportit ennen kaikkea itsellesi ja yrityksellesi, et muita varten. Toki myös ulkopuoliset tahot, kuten rahoittajat, saattavat vaatia tietyn raportoinnin. Raporttien laadusta ei kannata tinkiä. Jos itse olet perillä yrityksesi tilanteesta, tiedon jakaminen eteenpäin on hyvin helppoa. Budjetti on mitä parhain tapa johtaa yrityksen kasvua. Hyvä budjetti kirkastaa koko organisaation näkemyksen siitä, mitä kasvu vaatii. Samalla juhlapuheiden kasvutavoitteet muuttuvat konkretiaksi eli numeroiksi. Budjetti on mahdollista määrittää vaikkapa vuodeksi eteenpäin, mutta siinä tapauksessa realistisen budjetin aikaansaaminen vaatii yritystoiminnalta jo tiettyä vakiintuneisuutta. Monille pk-yrityksille on järkevämpää budjetoida lyhyempiä ajanjaksoja kerrallaan. Budjettikausi voi olla vaikka vain kuukauden mittainen. Toki aina kannattaa tehdä myös kiinteä, pitkän tähtäimen suunnitelma, mutta se on usein järkevää palastella pienempiin osakokonaisuuksiin ja valmistautua päivittämään sitä aina tarpeen tullen. 3

4 Ota aikaa budjetin tekemiselle Budjetin tekemisen pitäisi olla jokaiselle yrittäjälle tuttua. Paperille laitettu suunnitelma kannattaa aina, sillä se helpottaa huomattavasti tavoitteiden toteutumisen seurantaa. Budjetin tekeminen vie yrittäjän kallisarvoista aikaa. Aika on kuitenkin hyvin käytetty, vaikka budjetti perustuukin aina vain parhaimpaan valistuneeseen arvaukseen yrityksen tulevasta toiminnasta ja mahdollisuuksista. Siksi onkin tärkeää, että budjetin laatijalla on mahdollisimman realistinen käsitys yrityksen nykytilasta. Historiatietojen ja menneen kehityksen arviointi ovat keinoja tehdä niin kutsuttua nykytila-analyysia. Vinkkejä budjetin tekemiseen Säilytä kirjanpidosta saamasi yrityksen talouden historiatiedot tallessa yhdessä paikassa. Ennen kuin aloitat uuden budjetin tekemisen, käy läpi muutaman edellisen vuoden kirjanpitoa. Huomaatko kenties jotain kausivaihtelua tai säännöllisesti toistuvia maksuja? Lisää nämä huomiot tekemääsi budjettiin. Laadi budjetti sellaiseen muotoon, että sen toteutumista on helppo myös seurata. Historiatietoja katsoessasi, saatat huomata, että osa kuluista muuttuu myyntimäärän mukaan ja osa pysyy kiinteinä. Nämä tiedot pysynevät saman luonteisina jatkossakin, joten muista skaalata niitä myyntimäärän mukaan myös budjetissa. 4

5 Ole realistinen ja rehellinen! Teet budjettia ennen kaikkea oman itsesi vuoksi, helpottamaan omaa taloussuunnitteluasi, joten ylilyönneillä huijaat vain itseäsi. Pyydä ulkopuolisen mielipidettä omasta budjettihahmotelmastasi. Onko sinulla kenties joku yrittäjäkollega, jolta voisit pyytää konsultaatiota? Voit pyytää kirjanpitäjääsi tekemään sinulle analyysin muutaman edellisen vuoden kirjanpidosta. Onnistunut budjetointi edellyttää realistista tavoiteasetantaa Budjetti ei saa perustua kokonaan menneisyyteen. Liiketoiminnan tulisi olla edes jossain määrin tavoitteellista, ethän halua aina vain polkea paikallaan? Tämä ei tarkoita kasvun väkisin tavoittelua vaan kehittymistä. Ympäröivä maailma muuttuu jatkuvasti ja muutoksessa on pysyttävä mukana. Budjettia ei kannata laatia siten, että lisätään esimerkiksi 10 % edellisen vuoden toteutuneisiin lukuihin ja budjetti on valmis. Joskus budjettiin osataan kerätä kulut hyvinkin tarkkaan, mutta tulot merkitään vain sen mukaan, että kulut tulevat katetuiksi. Varsinkin yhdistyksissä tämä näyttää olevan hyvin yleinen tapa budjetoida. Tuottojen budjetointiapuna tulisi käyttää erillistä myyntibudjettia sopimuskannan, sovittujen tilausten jne. mukaan, jolloin epärealistiselta myyntitulojen kasvuarviolta vältytään. 5

6 Muista seuranta Mitäpä jos kesken budjettikauden huomataankin, että kulut toteutunevat, mutta tulopuolella jäädään selvästi budjetoidusta? Tällöin on toki syytä karsia tarpeettomista kuluista, mutta liiallista säästämistä kannattaa välttää, sillä yrityksen voi myös säästää hengiltä. Tärkeämpää on arvioida, miksi budjetoituun tulotasoon ei päästä? Miksi myynti sakkaa? Vai onko luvut alun perinkin arvioitu väärin? Tuskin lukuja on kuitenkaan heitetty täysin hatusta, joten analysointi tulee tehdä tarkoin: mikä on todellinen syy tavoitteista jäämiselle? Voimmeko vaikuttaa tilanteeseen vielä jotenkin? Budjettia seuraamalla voidaan pidemmällä aikavälillä oppia huomaamaan yrityksen talouden vaaran paikat, eli tilanteet joissa kulut uhkaavat ylittyä ja tulot taas eivät ole sitä tasoa kuin on oletettu. Muutoksiin ja poikkeamiin reagoiminen helpottuu ja tulevaisuudessa niihin voidaan valmistautua jo etukäteen. Tässä vaiheessa on hyvä kiinnittää huomiota siihen, että pelkästään vuosibudjetin seuraaminen ei riitä, vaan seurantaa tulee tehdä jatkuvasti eli vähintään kuukausittain. Muutoin sinulta voi jäädä huomaamatta merkittäviäkin signaaleja yritystoiminnan suunnasta. Jos poikkeamat huomataan vasta vuoden päättymisen jälkeen, ei asioille ole siinä vaiheessa enää mitään tehtävissä. 6

7 Budjetin seuraaminen antaa avaimia myös seuraavaan budjettikauteen valmistautuessa. Jos esimerkiksi tiedetään, että aiemmalla budjettikaudella myyntibudjetti asetettiin saavuttamattoman kauas ja tavoitteista jäätiin jo puolessa välissä budjettikautta, seuraavan budjettikauden tavoitteet osataan asettaa tarkemmin. Tällöinkin pitää käydä tarkkaan läpi miksi budjetti oli ylioptimistinen, eikö myyntiä vain saatu aikaiseksi, loppuiko jonkin tuotteen valmistus kokonaan tai peruuntuiko jokin odotettu tilaus. Vaikka budjetti toimiikin ikään kuin kuukausittaisena tavoitemittaristona, sen on syytä olla myös realistinen. Saavuttamattomissa olevat tavoitteet eivät motivoi ketään eivätkä luo yritystoimintaan haluttua ohjausvaikutusta. Rullaava budjetointi vai perinteisempi vuosibudjetti? Budjetointia tehdään pääasiassa kahdella tapaa: rullaavana budjetointina tai perinteisenä vuosibudjetointina. Rullaava budjetointi edellyttää jatkuvaa seurantaa ja ennusteiden päivittämistä. Rullaava budjetointi sopii kaikille yrityksille, mutta vaatii hieman enemmän vaivannäköä ja aikaa budjetin parissa. Rullaavan budjetoinnin avulla ennusteita päivitetään toteuman perusteella jatkuvasti ja budjetteja tarkennetaan vastaamaan toteumaa ja ennustetta aina vain paremmin. 7

8 Tällöin yrityksen talouden tilasta ollaan helpommin perillä ja muutoksiin reagoiminen on helpompaa. Jatkuva päivittäminen ei kuitenkaan tarkoita sitä, että lukuja tarvitsee olla muuttamassa ja laskemassa päivittäin, vaan käytännössä huolehditaan siitä, että yrityksen budjetti ulottuu aina 12 kuukauden päähän eikä pelkästään tilikauden vaihteeseen. Perinteisempi vuosibudjetti ei ole sen huonompi vaihtoehto budjetoinnille, kunhan budjetti ei muodostu kerran vuodessa puristettavaksi ja unohdettavaksi Excel-taulukoksi. Vuosibudjetti voi toimia yhtä hyvin toimintaa ohjaavana välineenä kuin rullaavakin, kunhan sitä seurataan säännöllisesti ja sen rinnalle mahdollisesti rakennetaan ennusteita toteuman perusteella. Seurantaa ei saa unohtaa kummassakaan tapauksessa, muutoin budjetoinnista ei ole käytännössä mitään hyötyä. Miten päästä alkuun budjetoinnin kanssa? Budjetointi ei ole vaikeaa, mutta vaatii hieman aikaa ja ajatusta. Vaikka budjetointiin käytetty aika onkin pois tuottavasta asiakastyöstä, oikein tehtynä ja hyödynnettynä budjetti auttaa yritystoiminnan suunnan määrittämisessä. Etenkin kasvuyrityksille ja aloitteleville yrityksille budjetointi on elintärkeää, jotta varojen riittävyys varmistetaan. Yli varojensa ei voi elää. Vaikka budjetointi ei olekaan suoraan kassavirtoihin vaikuttavaa tekemistä, sen hyödyt lopulta voittavat haitat. 8

9 Aloita osabudjeteista, palanen kerrallaan, ja hahmottele kokonaisbudjettia vähitellen. Budjettikaudelta toiselle taitosi karttuvat ja tavoitteiden asettamisesta tulee aina vain tarkempaa. Älä siis odota täydellisyyttä heti ensimmäisellä tai toisellakaan budjettikaudella, vaan kokeile rohkeasti. Budjetointia varten on olemassa lukuisia työkaluja. Kevyemmissä tapauksissa Exceliin tehty taulukko riittää hyvin. Budjettia ei kannata jättää tekemättä siksi, että ei ole välineitä. On parempi, että piirrät taulukon vaikka ruutuvihkoon kuin että jätät sen kokonaan tekemättä. Jo pelkkä kynälläkin raapustelu aktivoi ajatuksiasi oikeaan suuntaan ja ehkä seuraavassa kuussa huomaat silmäillä tilauskantaa hieman toisesta näkökulmasta. Jos budjetointi tuntuu haasteelliselta prosessilta, sen voi osittain myös ulkoistaa asiantuntijalle. Asiantuntija ei kuitenkaan voi tietää tai ennustaa yrityksen tulevaisuuden näkymiä ilman johdon osallistumista ja panostusta. Budjetointia ei tästä syystä voi ulkoistaa kokonaan: ei kukaan ulkopuolinen voi laatia budjetteja tuntematta yrityksen toimintaa ja tulevaa suuntaa tarkemmin. Jos tavoitteiden asettaminen numeroiksi tuntuu haastavalta, asiantuntija osaa kysyä oikeita kysymyksiä ja muuntaa johdon näkemyksen luvuiksi. Kysymykset esimerkiksi asiakkaiden määrän, myynnin painopisteiden tai tulevien investointitarpeiden muutoksista auttavat sinua hahmottamaan tavoitteita lopulta myös numeroin. 9

10 Asiantuntija rakentaa budjetin yhteistyössä kanssasi ja osaa antaa näkökulmia ja ajatuksia budjetoinnissa huomioitaviin seikkoihin. Budjetointia käsitellään myös muissa kurssikokonaisuuksissa, katso lisää kurssikaupasta! Valmentajat ovat myös käytettävissäsi! 10