LUENNON TAVOITTEET JA SISÄLTÖ

Transkriptio

1 LUENNON TAVOITTEET JA SISÄLTÖ Ymmärrätte: Mikä on budjetti Mitä tehtäviä budjetilla voi olla? Kuinka yrityksen budjetointiprosessi etenee? Minkälaisista osa- ja pääbudjeteista budjettijärjestelmä tyypillisesti koostuu? Mitä tietoa yrityksestä voidaan saada rahoitusbudjetin avulla? Kuinka standardikustannuslaskentaa ja siihen liittyvää eroanalyysiä hyödynnetään? Mitä on rullaava ennustaminen? Mistä budjetointia on viime vuosina kritisoitu? Harjoitusten pohjalta osaatte laatia budjetin ja analysoida, mistä erot budjetin ja toteuman väillä johtuvat

2 BUDJETTI TAI yrityksen tai sen osaston toimintaa varten laadittu mahdollisimman edullisen taloudellisen tuloksen sisältävä ja määrättynä ajanjaksona toteutettavaksi tarkoitettu euromääräinen, joskus määrällisesti ilmaistu toimintasuunnitelma.

3 BUDJETIN TEHTÄVÄT Taloudellisen kehityksen ennustaminen / ennakointi Suunnittelu Koordinointi Tarkkailu ja valvonta Motivointi ja suorituksen arviointi Lupa käyttää rahaa

4 SUUNNITTELU Budjetti auttaa varmistamaan, että suunniteltuihin toimenpiteisiin on rahaa ja että suunnitellut toimenpiteet tuottavat halutun taloudellisen lopputuloksen Budjettiprosessin aikana etsitään vaihtoehtoja ja suunnitelmia muutetaan niin kauan, kunnes toiminta on myös taloudellisessa mielessä hyväksyttävää Budjettiprosessi pakottaa koko organisaation ainakin kerran vuodessa systemaattisesti suunnittelemaan tekemisiään ja talouttaan

5 KOORDINOINTI osa-alueiden budjetit tuotanto logistiikka tuotekehitys Budjetti tuotekehitys taloushallinto IT myynti & markkinointi

6 KOORDINOINTI koko yrityksen budjetti tuotanto logistiikka tuotekehitys Budjetti tuotekehitys taloushallinto IT myynti & markkinoint

7 TARKKAILU JA VALVONTA Yrityksen johto eri organisaatiotasoilla voi verrata toteutuneita tuloksia ja rahankäyttöä suunniteltuun ja puuttua merkittäviin poikkeamiin Erilaisilla eroanalyyseillä pyritään löytämään syyt poikkeamiin jotta niihin voidaan puuttua

8 MOTIVOINTI JA SUORITUKSEN ARVIOINTI Budjetti auttaa ohjaamaan organisaatiossa toimivien ihmisten toimintaa Sovitaan taloudelliset tavoitteet, jotka yksikön tulisi budjettikaudella saavuttaa Haastavat, mutta saavutettavissa olevat tavoitteet motivoivat henkilöstöä tekemään parhaansa yrityksen eteen Budjetoivan yksikön johdon osallistuessa tavoitteiden asettamiseen se myös sitoutuu niiden tavoittelemiseen Palkitseminen on usein kytketty budjetoinnin yhteydessä sovittuihin taloudellisiin tavoitteisiin Kun johto tietää, että suoritusta tullaan arviomaan suhteessa budjettiin, he pyrkivät budjettitavoitteensa saavuttamaan

9 LUPA KÄYTTÄÄ RAHAA Esim. yrityksen sisäisellä IT osastolla tai tuotekehitysyksiköllä ei kummallakaan ole tuloja, joita myymällä ne voisivat rahoittaa toimintaansa. Toisaalta näihin molempiin voidaan käyttää loputtomasti rahaa. Budjetin yhteydessä tämän kaltaisille toiminnoille asetetaan taloudelliset raamit, joissa yksiköiden tulee tehtävistään suoriutua mahdollisimman hyvin

10 KYSYMYS Voivatko jotkut budjetin tavoitteet olla ristiriidassa keskenään? Toisin sanoen, kun yrität tehdä mahdollisimman hyvän budjetin yhtä tarkoitusta varten se ei toimikkaan hyvin jotain toista tarkoitusta varten?

12 BUDJETTIJÄRJESTELMÄ BUDJETTI Tulosbudjetti Rahoitusbudjetti Tasebudjetti myyntibudjetti valmistusbudjetti hallinnon budjetti osto- / raakaainevarasto ITbudjetti investointibudjetti Osabudjetit

13 TULOSBUDJETIN KOKOAMINEN OSABUDJETEISTA myyntibudjetti Myynti Alennukset Arvonlisävero 24% Liikevaihto Muut liiketoiminnan tuotot Varastojen muutos Materiaalit ja palvelut Henkilöstökulut Poistot ja arvonalentumiset Liikevoitto Rahoitustuotot ja -kulut Voitto ilman satunnaisia eriä ja veroja Verot Tilikauden voitto

14 TULOSBUDJETIN KOKOAMINEN OSABUDJETEISTA osto- / raakaainevarasto Myynti Alennukset Arvonlisävero 24% Liikevaihto Muut liiketoiminnan tuotot Varastojen muutos Materiaalit ja palvelut Henkilöstökulut Poistot ja arvonalentumiset Liikevoitto Rahoitustuotot ja -kulut Voitto ilman satunnaisia eriä ja veroja Verot Tilikauden voitto

15 TULOSBUDJETIN KOKOAMINEN OSABUDJETEISTA investointibudjetti Myynti Alennukset Arvonlisävero 24% Liikevaihto Muut liiketoiminnan tuotot Varastojen muutos Materiaalit ja palvelut Henkilöstökulut Poistot ja arvonalentumiset Liikevoitto Rahoitustuotot ja -kulut Voitto ilman satunnaisia eriä ja veroja Verot Tilikauden voitto

17 ESIMERKKI RAHOITUSBUDJETISTA RAHOITUSBUDJETTI kausi: XX Tammikuu Helmikuu Maaliskuu Q1 yhteensä KASSA KAUDEN ALUSSA KASSAANMAKSUT Käteismyynti Maksut myyntisaamisista Muut tulot Kassaanmaksut yhteensä KASSASTAMAKSUT Käteisostot Maksut ostoveloista Arvonlisävero Palkat Ennakonpidätys ja sosiaaliturvamaksut Vuokrat Rahoitusmenot Verot Muut menot Kaluston hankinta Lainan lyhennys Kassastamaksut yhteensä KASSA KAUDEN LOPUSSA (yli/alijäämä)

18 VAPAA KASSAVIRTA (FREE CASH FLOW) Vapaalla kassavirralla (FCF) tarkoitetaan kassavaroja, jotka jäävät jäljelle kun liiketoiminnan kassavirroista on vähennetty investointien kassavirrat. Vapaassa kassavirrassa ei siis huomioida rahoituksen kassavirtoja Voidaan käyttää esim. kasvun rahoittamiseen, velkojen lyhentämiseen tai lisäosinkoihin Keskeinen käsite yritysten arvonmäärityksessä Yrityksen arvo laskennallisesti sen tulevaisuudessa tuottamien vapaiden kassavirtojen nykyarvo Osa yrityksistä seuraa / ennustaa / budjetoi vapaata kassavirtaa

20 STANDARDIKUSTANNUSLASKENNASTA Monissa valmistusyrityksissä budjetit laaditaan nojautumalla ns. standardikustannuksiin Esimerkiksi jonkin tuotteen valmistus voi vaatia jotain raaka-ainetta x kiloa (=standardi); kun budjettia laaditaan arvioidaan kustannus tarvittavan määrän (kuinka monta tuotetta) ja raaka-aineen oletetun yksikköhinnan (=standardi) perusteella Standardeja voi olla työlle (esim. tilauksen käsittely 5 minuuttia), tuotteille (tuotteen kustannus 3 / kpl), jne. Standardit ovat myös tavoitteita; näihin tulisi ainakin päästä

21 BUDJETTIEROT Budjettierolla tavallisesti tarkoitetaan alkuperäisen budjetin ja toteuman välistä eroa. Nyt kun toteutuneita kustannuksia verrataan budjetoituihin, ei usein riitä, että todetaan budjetin ylittyneen tai alittuneen Johto haluaa ymmärtää miksi näin on käynyt ja mitä asialle tulisi / voisi tehdä, jos budjetista on jääty Tässä voidaan hyödyntää eroanalyysejä ja standardeja

22 LIUKUVA BUDJETTI Jos yrityksen toiminta-asteessa, eli toiminnan volyymissä, tapahtuu usein muutoksia, voidaan laatia ns. liukuva budjetti. Tällä tarkoitetaan sitä, että laaditaan uusi budjetti toteutuneen toimintavolyymin pohjalta. Tämä mahdollistaa helpommin toiminnan analysoinnin mikä osa kustannusten kasvusta tai laskusta on johtunut siitä, että volyymit ovat olleet jotain muuta kuin mitä alun perin budjetoitiin ja mikä osa johtuu kasvaneesta tehottomuudesta tai oletettua tehokkaammasta toiminnasta.

23 Budjetti, liukuva budjetti ja toteuma Myynnin määräero Budjettiero Tehoero Budjettiero = Myynnin määräero + tehoero Myynnin määräero selittyy toiminta-asteen eli volyymin muutoksella Tehoero on relevantti kustannusten hallinnan näkökulmasta Mm. materiaalin ja työn osalta voidaan tarkastella niiden määrä ja hintaeroa

24 Määrä- ja hintaeron välinen suhde Hinta toteuma standardi 1) Jos sekä määrä että hinta ylittävät standardin, muodostuu kulma-alue 2) Kulma-alue tulee sisällyttää joko määrä- tai hintaeroon; ei molempiin. Käytännössä tämä sisällytetään hintaeroa koskevaan kaavaan: standardi Määrä toteuma Hintaero= (standardihinta toteutunut hinta) * toteutunut määrä (vihreällä merkitty alue) Määräero = (standardimäärä toteutunut määrä) * standardihinta (punaisella merkitty alue)

25 ESIMERKKI ANALYYSISTÄ: ULKOMAINEN MYYNTIYHTIÖ Oletetaan, että myynti riippuu ensisijaisesti ko. alueen kokonaisvolyymistä, meidän markkinaosuudesta, myyntihinnasta ja valuuttakurssista Näiden pohjalta laaditaan myyntibudjetti Kun sitten kauden päätteeksi katsotaan toteumia, on käytännössä varmaa, että toteutunut myynti eroaa budjetoidusta Kysymys kuuluu, mistä ero johtuu ja tulisiko meidän tehdä asialle jotain?

26 ESIMERKKI ANALYYSISTÄ: ULKOMAINEN MYYNTIYHTIÖ Myyntibudjetti Toteutunut Toteutunut Toteutunut Toteutunut markk. vol mark. osuus hinta kurssi Markkinoiden oletettu volyymi (MVB) MVA MVA MVA MVA Tavoiteltu markkinaosuus (MOB) MOB MOA MOA MOA Suunniteltu hinta (HB) HB HB HA HA (paikallisessa valuutassa) Valuuttakurssi (FXB) FXB FXB FXB FXA Markkinaero Hintaero Markkinaosuusero Valuuttakurssiero

27 ESIMERKKI LUVUILLA Suunnitelma Toteuma Markkinavolyymi 2 milj 2,4 milj Markkinaosuus 10 % 8 % Hinta 0,90 1,1 Valuuttakurssi 1 koti : 1 vieras 1,2 koti : 1 vieras Myynti emon valuutassa: Suunnitelma = (2 milj. x 0,1 x 0,9 x 1) Toteuma = (2,4 milj. x 0,08 x 1,1 x 1,2) Budjettiero = positiivinen

28 ESIMERKKI: ANALYYSI EROISTA (emon valuutassa) Markkinavolyymi ero: markkina oletettua suurempi, tästä suunniteltu 10 % on ja hinnalla 0.9 eroksi tulee rahassa (positiivinen) Markkina-osuusero: budjetti oletti 10% 2,4 miljoonasta eli , mutta toteutui 8% eli , eli ero kpl ja hinnalla 0,9 eroksi rahassa 43,200 (negatiivinen) Hintaero: Budjetti, kun huomioidaan toteutunut volyymi, oletti myytävän hintaan 0,9, eli rahassa Saatiin 1,1 per kpl eli rahassa Näiden rahasummien erotus on (positiivinen)

29 ESIMERKKI: ANALYYSI EROISTA (emon valuutassa) Valuuttakurssi ero: Budjetti oletti, kun huomioidaan sekä toteutunut volyymi että hinta, että olisi saatu rahassa Kun emon valuutta heikkeni 20%, saatiin emon valuutassa , eli ero (positiivinen) Tarkistus: markkinavolyymistä, markkina-osuudesta, hinnasta ja valuuttakursseista = Nyt tiedetään, mistä ero johtuu. Mitä tässä voisi pohtia toimenpiteiden suhteen?

31 PERINTEINEN VS. RULLAAVA ENNUSTAMINEN Latest Estimate Ytd 1 Ytd 2 Ytd 3 1 Jan 31 Dec Scenario Planning Rolling forecasts Ytd 1 Jan 31 Dec

32 RULLAAVA ENNUSTAMINEN Käytetään: Kun annetaan ohjeistuksia markkinoille Oman toiminnan ohjaamisessa, ns. feed-forward controls Eri firmat ennustavat eri ajanjaksoja Lähelle tarkemmin, kauas karkeammin Keskeisin haaste tavallisesti myynnin ennustaminen Käytetään usein rinnan perinteisen vuosibudjetin kanssa, ei korvaa vuosibudjettia

34 BUDJETOINNIN KRITIIKKI Vie paljon aikaa ( ei tuottavaa työtä) On jo syntyessään vanha Johtaa pelaamiseen: Budjetoidaan enemmän kuin tarvitaan, jotta varmistetaan riittävät varat Käytetään budjetoidut rahat vaikka tarvetta ei olisi, jotta varmistetaan vähintään yhtä suuri budjetti ensi vuodelle Yksiköt pitävät kiinni omista rahoistaan ja strategisten muutosten aikaansaaminen on vaikeaa Vertailukohtana edellinen vuosi, ei strategia tai ulkoiset vertailukohdat Hitaus investoida Ongelmia liittyy budjetin ja palkitsemisen kytköksiin

35 YHTEENVETO Budjetilla ymmärretään eri organisaatioissa eri asioita Yrityksissä budjetin tulisi olla tavoitelaskelma Budjetilla on lukuisia eri tehtäviä Ennustaminen / ennakointi Suunnittelu Koordinointi Tarkkailu ja valvonta Motivointi ja suorituksen arviointi Lupa käyttää rahaa Osa tehtävistä ristiriidassa keskenään ja ehkä kaikkia tehtäviä ei kannata yrittää tehdä yhdellä ja samalla työkalulla

36 YHTEENVETO Yrityksen budjetti koostuu tavallisesti kolmesta pääbudjetista, tulos-, rahoitus ja tasebudjetista, sekä eri määristä osabudjetteja Budjetointi aloitetaan tavallisesti osabudjeteista, yleensä toimintaa eniten rajoittavasta tekijästä, joka tavallisesti on myynti Osabudjeteista kootaan tulos-, rahoitus- ja tasebudjetit Pienillä ja aloittelevilla yrityksillä rahoitus / kassabudjetti on usein kaikkien keskeisin budjetoinnin muoto

37 YHTEENVETO Eroanalyysien avulla voidaan etsiä syitä budjettipoikkeamiin ja syiden ymmärtäminen taas mahdollistaa oikeat toimenpiteet Rullaava ennustaminen yleistynyt viime vuosina, käytetään toiminnan ohjaamisessa ja sijoittajaviestinnän tukena Budjetointia on kritisoitu paljon viime vuosina kritiikistä huolimatta useimmat yritykset edelleen hyödyntävät budjettia taloutensa hallinnassa