KOHTI UUTTA HENKILÖSTÖN VERKKOPALVELUA

Transkriptio

1 KOHTI UUTTA HENKILÖSTÖN VERKKOPALVELUA Juha Sjöblom & Pauliina Pajunen Yliopistojen intrapäivä Kohti uutta henkilöstön verkkopalvelua / Juha Sjöblom & Pauliina Pajunen

2 HELSINGIN YLIOPISTON INTRANET-UUDISTUS Kohti uutta henkilöstön verkkopalvelua / Juha Sjöblom & Pauliina Pajunen

3 HELSINGIN YLIOPISTON INTRANET-UUDISTUS Yliopiston sisäinen verkkopalvelu Flamma uudistuu vuosien 2018 ja 2019 aikana. Uusi Flamma on suunnattu jatkossa vain henkilökunnalle. Opiskelijat voivat edelleen kirjautua intraan ja tutustua sen sisältöön vapaasti. Opiskelijat ohjataan student.helsinki.fi - palvelukokonaisuuden alle. Uusi Flamma toteutetaan Liferayjulkaisualustalle. Ensimmäinen kaikille yliopistolaisille suunnattu julkaisu on tulossa vuoden 2019 alussa. Kohti uutta henkilöstön verkkopalvelua / Juha Sjöblom & Pauliina Pajunen

4 MIKSI INTRANET-UUDISTUS? Teknisen alustaratkaisun käyttöikä on lähenemässä loppuaan. Nykyinen intranet ei ole responsiivinen tai muuten mobiilikäytettävä. Nykyisen intranetin käyttökokemus on osittain sekava, koska se on palvellut samanaikaisesti sekä opiskelijoita että henkilöstöä. Käyttöliittymään, sivurakenteeseen ja sisältöihin kaivataan terävöitystä. Nykyisessä intranetissa korostuu vahvasti yksikkörakenne, joka on ristiriidassa uuden organisaation ja yliopistopalveluiden keskittämisen kanssa Haku ei toimi halutulla tavalla, ja sisältöjen löydettävyyttä on tarve parantaa. Sisäisen viestinnän ja yhteisöllisyyden edellytyksiä halutaan parantaa. Sisällönhallinta on koettu vaikeaksi. Kohti uutta henkilöstön verkkopalvelua / Juha Sjöblom & Pauliina Pajunen

5 INTRAUUDISTUS AIKAJANALLA BACKLOG EPICS YMPÄRISTÖT STAGEING YLLÄPIDON JA SISÄLLÖNTUOTANNON EKAT KOULUTUKSET SISÄLLÖN LISÄÄMISEN ALOITUS KICKOFF TOTEUTUKSEN ALOITUS YMPÄRISTÖT QA JA PROD BETA V KK Helmi Maalis Huhti Touko Kesä Heinä Elo Syys Loka Marras Joulu Tammi Helmi Maalis SUUNNIT- TELU TYÖPAJAT TARKENNUKSET TOTEUTUS YMPÄRISTÖ SISÄLTÖ SISÄLLÖNTUOTANTO SISÄLLÖNTUOTANTO Kohti uutta henkilöstön verkkopalvelua / Juha Sjöblom & Pauliina Pajunen

6 RINNAKKAISET PROJEKTIT JA VAIHEISTUS Laaditaan viikon 36 tilanteen mukaan. 09/ / / / / / / / / / / / /2019 Nykyinen Flamma 0.1 Beta Flamman-uudistuksen toteutus Flamma-uudistuksen käyttöönotto ja jatkokehitys Asiantuntijahakemiston suunnittelu ja toteutus Asiantuntijahakemiston käyttöönotto Oman työpöydän suunnittelu Oman työpöydän toteutus OT käyttöönotto Aloitussivun suunnittelu ja toteutus Ohjausryhmä / Juha Sjöblom, Pauliina Pajunen & Jarmo Kuittinen

7 FLAMETHON- KONSEPTOINTIHAASTE Kohti uutta henkilöstön verkkopalvelua / Juha Sjöblom & Pauliina Pajunen

8 FLAMETHON-KONSEPTOINTIHAASTE Loppuvuonna 2017 osallistettiin yhteisöä uuden intran konseptin työstämiseen Flamethon-haasteessa, jonka tavoitteena oli 1) osallistujien joukkoistaminen, 2) oikeiden ongelmakohtien tunnistus ja 3) parhaiden oivalluksien toimivuuden testaaminen ja käytäntöön vieminen Flamethonissa työskenneltiin fasilitaattorien johdolla työpajoissa, joissa konseptia työstettiin yhteistyöskentelyn menetelmillä. Tiimien työskentelyn tuloksia validoitiin työskentelyn aikana käyttäjätestein, osallistavin menetelmin, asiantuntija-arvioilla, sparrauksella ja muilla "törmäytyksillä". Lopputuloksena saatiin käyttäjäkokemukseen ja yhteiseen näkemykseen pohjautuvia konsepteja, jotka esiteltiin yliopistolaisille näyttävästi intrahaasteen finaalissa. Kohti uutta henkilöstön verkkopalvelua / Juha Sjöblom & Pauliina Pajunen

9 FLAMETHONIN PROSESSI Flamethon koostui yhdestä koko päivän ja neljästä puolen päivän tapaamisesta, joilla kaikilla oli oma teema. Tapaamisten välillä tiimien töitä testattiin ja työstettiin eteenpäin. Haasteen kokonaiskesto oli viisi viikkoa. Osallistujat jaettiin ensimmäisessä tapaamisessa ryhmiin, joista jokainen työsti yhtä intranetin tärkeää osa-aluetta: Sisäinen viestintä Tiedekunta- ja kampussivut Tutkijan ja opettajan Flamma Henkilöstön Flamma Esimiehen Flamma Ongelmat ja ratkaisut Nopeat kokeilut Sparraustyöpaja Törmäytystyöpaja Finaali Finaali Kohti uutta henkilöstön verkkopalvelua / Juha Sjöblom & Pauliina Pajunen

10 Kohti uutta henkilöstön verkkopalvelua / Juha Sjöblom & Pauliina Pajunen

11 FLAMETHONIN LOPPUTUOTOS JA SEN SOVELTAMINEN PROJEKTIIN Flamethonin konkreettisena lopputuotoksena saatiin kuuden työryhmän finaaliesitykset. Lisäksi työpajoista saatiin runsaasti arvokkaita ideoita ja näkemyksiä intranetin kehittämiseksi. Näiden tuotosten joukosta projektin asiantuntijat valikoivat muutaman realistisesti toteutuskelpoisen idean, jotka otettiin jatkosuunnitteluun. Flamethon-tilaisuudet loivat positiivista pöhinää sekä kehitys- ja intramyönteistä ilmapiiriä. Kohti uutta henkilöstön verkkopalvelua / Juha Sjöblom & Pauliina Pajunen

12 FLAMETHONIN EHDOTUKSISTA TOTEUTUKSESSA Kaikille käyttäjille oma profiilisivu + ohjattu profiilin täyttäminen Vuosikellokalenterit eri henkilöstörooleille Sisältösivuille yhteiset ja yksikkökohtaiset sisällöt, jotka kohdentuvat käyttäjän mukaan Ennakoiva ja ehdottava haku Dashboardit, eli eri rooleille omat sivut, joille on koostettu kyseiselle roolille tärkeitä asioita. Kohti uutta henkilöstön verkkopalvelua / Juha Sjöblom & Pauliina Pajunen

13 SISÄLLÖNTUOTANTO UUTEEN FLAMMAAN Kohti uutta henkilöstön verkkopalvelua / Juha Sjöblom & Pauliina Pajunen

14 SISÄLLÖNTUOTANTO Toteutetaan omana "mini-projektina" Tavoitteena palveluiden ja ohjeiden kuvaaminen asiakasnäkökulmasta hallinnollisten tekstien ja rakenteen sijaan Yksikkösivujen keventäminen, päällekkäisten sisältöjen karsiminen, tekstien tiivistäminen, asiakokonaisuuksien rakentaminen ja sisäisen viestinnän selkeyttäminen Sisältöjen suunnittelu yli toimialarajojen Tukea sisällöntuottajille otsikointiin, verkkokirjoittamiseen, editointiin, aihesanoitukseen Flamma-klinikoilla ja Yammerissa Kohti uutta henkilöstön verkkopalvelua / Juha Sjöblom & Pauliina Pajunen

15 PILOTTI YHDESSÄ HENKILÖSTÖPALVELUJEN KANSSA HR mukana uudistusprojektissa alusta saakka > toiminnallisuuksia suunniteltu yhteistyössä Sisältöjenkirjoittamisen starttitilaisuus, omat Flamma-klinikat, yhteinen "sisällöt uuteen Flammaan -tilaisuus" & Liferay-koulutus Toimintamalli pohjaksi myös muille palveluntuottajille Tärkeä yhteistyökumppani projektille Ohjausryhmä / Juha Sjöblom, Pauliina Pajunen & Jarmo Kuittinen

16 MINKÄLAINEN ON UUSI FLAMMA? #Flamethon / Juha Sjöblom

17 TUTTU NIMI, MUTTA TÄYDELLINEN UUDISTUS Täydellinen uudistus: uusi alusta, ulkoasu, sisältörakenne, sisällöt tuotetaan uudelleen, yms. Runsaasti nykyisestä intrasta tuttuja ominaisuuksia, mutta paremmin ja ajanmukaisemmin toteutettuna. Täysin uusia toiminnallisuuksia: mm. oma profiili / henkilöhaku, sosiaalinen virta, roolien omat sivut, päätökset paremmin esille, kriisi- ja poikkeustilanneviestintä Suurimmat uudistukset sosiaalisissa ominaisuuksissa Sisällön lisäämisen ja muokkauksen oikeudet kaikilla Työryhmätilat ja tapahtumakalenteri eivät kuulu uudistuksen piiriin. Kohti uutta henkilöstön verkkopalvelua / Juha Sjöblom & Pauliina Pajunen

18 KÄYTETTÄVYYS JA HAKU KESKIÖSSÄ Parannuksia käytettävyyteen: mm. sisällön päivittäminen, uutisen luominen, rakenteen syvyys ja esittäminen, navigaatio Tavoitteena sisäisen viestinnän helpottaminen Responsiivisuus ja mobiilikäytettävyys Haku ISO kysymys: uusi hakukone (Elastic Search) ja sen säätäminen panostuksia sisältöjen hakukoneoptimointiin haun käyttöliittymään parannuksia Eri vaiheiden testaamista ja pilotointia tehdään suunnitelmallisesti. Kohti uutta henkilöstön verkkopalvelua / Juha Sjöblom & Pauliina Pajunen

19 MAHDOLLINEN JATKOKEHITYS: OMA TYÖPÖYTÄ Opettajan digitaalinen toimintaympäristö - konseptointiprojektissa on päädytty ideaan opettajan työpöytä ja sen sijoittamiseen Flammaan. Ideaa jatkokehitettiin muotoon oma työpöytä", jossa olisi työkalumaisia toiminnallisuuksia, jotka palvelevat paitsi opettajia, myös muita Flamman käyttäjiä: esim. vuosikello, tehtävälista, kurssilista, oma tiimi, yms. Haasteena on oman työpöydän sijoittaminen ja integrointi jo suunniteltuun käyttöliittymään ja sen suhde erityisesti roolien sivuihin. Ohjausryhmä / Juha Sjöblom, Pauliina Pajunen & Jarmo Kuittinen

20 FLAMMA-UUDISTUS: KOKEMUKSIA Kohti uutta henkilöstön verkkopalvelua / Juha Sjöblom & Pauliina Pajunen

21 HYVIÄ KOKEMUKSIA Työskentely yhteistyökumppaneiden kanssa on toiminut hyvin. Tekninen toteutus etenee oletettua nopeammin. Yhdessä tekeminen on koettu positiiviseksi ja viestinnän tuki tärkeäksi. Yhteisten tavoitteiden ja sisältökokonaisuuksien tunnistamistamista ja tekstien uudelleen kirjoittamista on pidetty tärkeänä niin oman työn kuin koko yliopistopaveluden kannalta. Luottamus siihen, että sisällöt löytyvät uudesta Flammasta paremmin kuin nykyisestä, on vahva "tästä tulee hyvä" Sisältöjen lisääminen koettu suhteellisen helpoksi ja alusta intuitiiviseksi. "ihana päästä erillisestä julkaisuvälineestä eroon"! Kohti uutta henkilöstön verkkopalvelua / Juha Sjöblom & Pauliina Pajunen

22 HAASTEITA Sisällöntuotanto etenee hitaasti. Organisaatiouudistuksen tuomat muutokset hallinnon prosesseihin ja toimintamalleihin hakevat osittain vielä paikkaansa > kuvaamisen hankaluus. Rinnakkaiset projektit ja intressit hidastavat ja luovat projektille painetta. Julkaisualusta uusi kaikille omaksuminen vaatii aikaa ja perehdyttämistä. Yhteisössä moninaisia näkemyksiä intranetin tarkoituksesta ja avoimuudesta. Kohti uutta henkilöstön verkkopalvelua / Juha Sjöblom & Pauliina Pajunen