Hyvän liiketavan periaatteet + eettiset ohjeet

Transkriptio

1 Hyvän liiketavan periaatteet + eettiset ohjeet

2 JOHDANTO Haluamme kertoa sinulle iheartmedia, Inc:n ja Clear Channel Outdoor Holdings, Inc:n hyvän liiketavan periaatteista ja eettisistä ohjeista. Bob Pittman Richard Bressler Hyvän liiketavan periaatteet ja eettiset ohjeet määrittävät ne periaatteet ja käytöstä koskevat ohjeet, joita meidän on sekä yhtiönä että yksittäisinä työntekijöinä noudatettava. Yhtiömme menestys perustuu vahvojen ja kestävien suhteiden luomiseen radioasemiemme kuuntelijoiden, ulkomainontamme yleisön, liikekumppaniemme, mainostajiemme ja paikallisyhteisöjemme kanssa voitamme heidän luottamuksensa tarjoamalla erinomaista palvelua ja sitoutumalla eettiseen ja rehelliseen toimintaan kaikessa, mitä teemme. Sama pätee keskinäisiin suhteisiimme iheartmedia, Inc. konsernin sisällä. Yhtiön vakaumuksen mukaan meidän on jatkuvasti huolehdittava siitä, että toimintamme täyttää tiukimmatkin eettiset vaatimukset. Yhteiset ohjeet auttavat meitä tässä. Tämä asiakirja sisältää: periaatteet, joiden mukaan toimimme liike-elämässä esimerkkejä, jotka auttavat mahdollisten ongelmien ratkaisussa yhteystietoja, joiden kautta voit pyytää neuvoa. Lisäksi olemme pyrkineet pysymään ajan tasalla media-alalla ja muuallakin kehittyvien uusien, esimerkiksi sosiaalisen median trendejä ja yhtiön omaisuuden asiallista käyttöä koskevien suuntausten suhteen. Kuten ohjeissamme selvitetään, meillä jokaisella on velvollisuus toimia aina rehellisesti ja oikeudenmukaisesti. Uskomme, että tuet pyrkimyksiämme noudattaa kaikessa yritystoiminnassa avoimuuden, rehellisyyden ja oikeudenmukaisuuden periaatteita, sillä se on ensiarvoisen tärkeää yhtiön mission toteutumisen kannalta. Kunnioittaen, Bob Pittman Hallituksen puheenjohtaja ja toimitusjohtaja iheartmedia, Inc. Richard Bressler TJ, Rahoitusjohtaja, Operatiivinen johtaja iheartmedia, Inc. i

3 TEHTÄVÄMME (Missio) Tehtävämme on luoda tuotteita ja palveluita, jotka ovat asiakkaille, yhteisöille, mainostajille ja liiketoimintakumppaneille kiinnostavia. Meidän on varmistettava, että tuotekehityksemme seuraa kehitystä ja että otamme huomioon uudet teknologiat sekä kuluttajien käytöksen ja tottumusten muutokset. Meidän on oltava kaikkialla missä kuluttajammekin, ja missä kumppanimme ja mainostajamme tarvitsevat meitä, tarjoamassa heidän haluamiaan tuotteita ja palveluita. YRITYKSEMME ARVOT: MIKÄ YHDISTÄÄ TIIMIMME Innovaatio, uteliaisuus ja kokeileminen Tavoittelemme aina uusia ideoita. Menestyksemme perustuu jatkuvaan uusien ideoiden ja näkökulmien etsimiseen. Meidän täytyy katsoa jatkuvasti uteliaasti tulevaisuuteen. Meidän on hyödynnettävä omia tuotteitamme ja annettava niistä palautetta, seurattava kehittyviä kilpailevia tuotteita ja ideoita sekä oltava avoimia uusille mahdollisuuksille. Riskien ottaminen ja mahdollisten virheiden sietäminen asioissa, jotka olivat kuitenkin mahdollisimman hyvin etukäteen valmisteltuja Virheet ovat innovaation sivutuote ja niitä ei voida välttää, kun etsitään uusia ideoita. Jos pelkäämme virheitä liikaa, emme uskalla ottaa riskejä, jotka ovat tarpeellisia todellisia mullistuksia varten. Älä siis pelkää riskien ottamista uusia ideoita varten. Kun teemme väistämättä virheitä, ne pitää huomata nopeasti ja tehdä muutos tai korjaus mahdollisimman pian. Eriävien näkökulmien kuunteleminen ja harkitseminen Eriävien näkökulmien ja mielipiteiden esilletuomista (kohteliaasti) ei pitäisi pelätä, kun kehitämme uusia tuotteita, palveluita ja prosesseja. Eriävät näkökulmat pakottavat meidät tarkastelemaan mahdollisia kehityskohteita; haluamme löytää haasteet, jotka täytyy huomioida ja korjata uusien ideoiden tai olemassa olevien tuotteiden parantamiseksi. Eriävät näkökulmat ovat avain tähän. Kaaos on OK Kun kehitämme uusia ideoita, ne ovat usein niin uusia ja erilaisia, että niiden ympärillä ei ole vielä rakennetta. Joskus tämä johtaa jonkinasteiseen kaaokseen. Mutta me voimme ja meidän tuleekin hyväksyä tietty määrä kaaosta osana uusia ideoita, innovaatioita ja läpimurtoja. Jos uusi idea toimii, kehitämme sen ympärille prosessin. Nopeat voitot ja päätöksenteko Meidän täytyy tehdä päätökset heti, kun meillä on tarpeeksi tietoja, eikä odottaa kaikkien mahdollisten tietojen saamista. Aina on paras toimia nopeasti. Tämä ei ole rentouttavaa, mutta kylläkin palkitsevaa. Nopea päätöksenteko on kilpailuetumme; sen avulla voimme vastata erilaisiin haasteisiin nopeammin kuin muut yritykset. Se myös välttää turhan byrokratian syntyä. ii

4 Rehellisyys ja kunniallisuus Ainoa tapa olla loistava on olla luotettava ja ainoa tapa tehdä hyviä päätöksiä on perustaa ne faktoihin. Vaikka joskus voi olla epämukavaa kertoa ihmisille epämieluisia asioita, ainoa tapa kasvaa ja muuttua paremmaksi on luottaa faktoihin. Se on myös ainoa tapa säilyttää luottamus sekä yrityksen sisällä että kumppaneiden kanssa. Meidän täytyy perustaa kaikki sisäisesti ja ulkoisesti tekemämme asiat rehellisyyteen ja kunniallisuuteen. Positiivinen vaikutus Asemamme ja yrityksemme ovat tärkeitä paikallisten yhteisöjensä osia, kuten myös jokainen meistä. Kaikessa toiminnassamme on erittäin tärkeää saada aikaan positiivinen vaikutus yhteisöissä, joissa asumme ja työskentelemme toimintamme ja yhteisöpalveluhankkeemme rikastuttavat ihmisten ja yhteisöjen elämää joka päivä ja ne antavat meille eväät toimia luonnonmullistuksien ja inhimillisten tragedioiden aikana. Meidän täyty muistaa, että vaikka pyrimme vahvistamaan yhteisöämme, tämä vaatii paljon harkintaa ja töitä sekä lähetyksissä että niiden ulkopuolella. Yhteistyö, läpinäkyvyys ja tarkka kommunikointi Tiimityöskentely on aina tehokkaampaa. Lukuun ottamatta tapauksia, joissa tiedot pidetään luottamuksellisina kilpailullisista tai laillisista syistä, on hyvä pitää toiminnassa läpinäkyvyyden periaate ja selittää toimintaamme. Tällöin muillakin on tarvittavat tiedot menestymiseen. Ja jos kommunikoimme tarkasti, kaikki tietävät, mitä pitää tehdä ja miksi. Kunnioitus kuuluu kaikille Kun työskentelemme kumppaneiden kanssa ja sisäisesti omin voimin, on aina välttämätöntä pitää ihmisarvo kunniassa. Kaikkia on kohdeltava kuten haluaisimme itse tulla kohdelluksi. Teemme aina töitä samaa tavoitetta varten, mutta meidän on myös annettava kaikille vapaus tuoda erilaiset taustansa ja elämänkokemuksensa mukaan työhön tulosten saamiseksi ja jotta yrityksemme kuvastaa yrityksiä, joita palvelemme. iii

5 SISÄLTÖ Johdanto i Tehtävämme (Missio) ii Tietoja tästä ohjeistosta Neuvojen pyytäminen + epäilyjen ilmoittaminen Ilmoituksen tekemisen tärkeys Keneen ottaa yhteys Epäilyjen tutkinta + käsittely Sitoutuminen kostonvastaiseen käytäntöön Rikkeiden seuraamukset Tuemme toisiamme työntekijöinä Reilu kohtelu Työturvallisuus Yhtiön omaisuus Teknologian käyttö Asiakkaamme + mainoskumppanimme luottavat meihin Rehti kilpailu Myynnin + markkinoinnin eettisyys Palvelun laatu Kolmannen osapuolen omaisuuden suojeleminen Kansainvälisen kaupan rajoitukset Osakkeenomistajamme luottavat meihin Eturistiriidat Korruptionvastaisuus Sisäpiirikauppa Tietojen täsmällisyys Yhteisömme muovaavat meitä Tiedonvälitys Velvollisuutemme yleisöä kohtaan Yhteiskuntavastuu Yhteiskunnallisiin asioihin osallistuminen Poliittiset avustukset Poikkeukset + vapautukset Vahvistus iv

6 TIETOJA TÄSTÄ OHJEISTOSTA

7 TIETOJA TÄSTÄ OHJEISTOSTA Tavoitteenamme on tarjota rehellinen, avoin ja eettinen työympäristö työntekijöillemme. Haluamme tuoda nämä arvot myös toimintaamme ja viestintäämme kuulijoidemme, katsojiemme ja asiakkaidemme kanssa. Yhtiöidemme koko henkilöstö luo ja toteuttaa jaettua visiota yhteistyössä. Avuksemme olemme kehittäneet nämä Hyvän liiketavan periaatteet ja eettiset ohjeet ("ohjeisto"), joista on hyötyä eettisten päätösten teossa ja jotka viime kädessä hyödyttävät myös kaikkia sidosryhmiämme. Ohjeistossa kuvataan iheartmedia, Inc:n toimintaa ohjaavat eettiset normit ja lailliset vaatimukset riippumatta siitä, missä päin maailmaa harjoitamme liiketoimintaa. Saatat työssäsi kohdata tilanteita, joita ei ole käsitelty paikallisissa työkäytännöissä, toimintaohjeissa tai muissa resursseissa. Tämä on toinen ohjeiston olemassaolon syy se tarjoaa suuntaviivoja ja resursseja, jos sinulla on kysymyksiä tai epäilyjä. Jos et ole varma, miten sinun pitäisi toimia, pohdi seuraavaa: Mikä toimintatapa parhaiten edustaa meitä ohjaavia arvoja? Mikä vaihtoehdoista on rehellinen? Miten päätöksesi vaikuttaa muihin? Miltä toimintatapa ja sen tulos näyttäisivät uutisissa julkaistuina? Ohjeisto edistää tasa-arvoa ja selkeyttä, koska se koskee meitä kaikkia toimihenkilöistä, johtajista ja työntekijöistä harjoittelijoihin, alihankkijoihin ja edustajiin kattaen koko konsernin mukaan lukien myös iheartmedia, Inc.- ja Clear Channel Outdoor Holdings, Inc. yhtiöt ja niiden tytäryhtiöt. 2

8 Maailmanlaajuisena yhtiönä meillä on velvollisuus noudattaa paikallisia lakeja kaikissa maailman toimipaikoissamme. Joissakin maissa lainsäädäntö saattaa olla tiukempi kuin muualla. Jos paikalliset lait ovat ristiriidassa ohjeiston tai osastosi ja toimipaikkasi käytäntöjen kanssa, noudata tiukinta normia. Meillä kaikilla on velvollisuus olla tietoisia kaikista työtämme koskevista laeista ja käytännöistä ja noudattaa niitä. Jos sinulla on kysymyksiä tai epäilyjä sen suhteen, miten sinun odotetaan toimivan, kysy neuvoa lakiosastolta ennen kuin etenet asian kanssa. Johtajien ja toimihenkilöiden velvollisuuksiin kuuluu, että he noudattavat ohjeistoa henkilökohtaisesti, pyrkivät edistämään ohjeiston noudattamista työyhteisössä ja velvoittavat alaisensa osallistumaan ohjeistoa koskeviin koulutusohjelmiin. Johtajien täytyy: johtaa näyttämällä esimerkkiä ja varmistaa, että kaikki työntekijät tuntevat ohjeiston ja noudattavat sitä ja muita yhtiön käytäntöjä sekä sovellettavia lakeja varmistaa, että heidän välittömät alaisensa ymmärtävät ohjeistoa koskeviin koulutuksiin osallistumisen tärkeyden luoda avoin ympäristö, jossa heidän alaisensa ja muut yhtiön henkilökunnan jäsenet voivat huoletta esittää kysymyksiä tai tehdä ilmoituksia viedä välittömästi eteenpäin havaitut tai epäillyt ohjeiston, käytäntöjen tai lakien rikkomukset huomioida etiikkaan ja ohjeiden ja lakien noudattamiseen liittyvä toiminta antaessaan säännöllistä palautetta tai tehdessään arviointeja. Johtajien on myös varmistettava, että yhtiön työntekijöille, jotka ilmaisevat mielipiteensä tai tekevät ilmoituksen, kerrotaan kostonvastaisesta käytännöstämme. Johtajien on noudatettava kyseistä käytäntöä, esitettävä se selkeästi alaisilleen ja ryhdyttävä tarvittaviin toimiin saadessaan tietää kostotoimesta tai epäillessään sellaisen tapahtuneen. 3

9 01 NEUVOJEN PYYTÄMINEN + EPÄILYJEN ILMOITTAMINEN

10 01 NEUVOJEN PYYTÄMINEN + EPÄILYJEN ILMOITTAMINEN Ilmoituksen tekemisen tärkeys Kaikilla yhtiön työntekijöillä on velvollisuus tehdä ilmoitus tämän ohjeiston, käytäntöjemme tai lakien rikkomuksista ja avustaa rikkomusten tutkinnassa paikallisten lakien mukaan. Vaikka ilmoituksen voi tehdä nimettömänä, toivomme, että annat henkilötietosi rikkomuksesta ilmoittaessasi, jotta voimme ottaa sinuun yhteyden siinä tapauksessa, että tarvitsemme lisätietoja tutkintaa varten. Henkilöllisyytesi pidetään luottamuksellisena, jos se on olosuhteissa mahdollista ja laki sen sallii. K Tienne kuuli esimiehensä keskustelevan tulostietojen muuttamisesta bonusten parantamiseksi. Tienne pitää keskustelua sopimattomana. Hän haluaisi tehdä tapahtuneesta ilmoituksen, mutta pelkää, että esimies saattaisi alkaa kohdella häntä eri tavoin ja että ilmoituksen tekeminen vaikuttaisi hänen työhönsä. Mitä Tiennen pitäisi tehdä? Keneen ottaa yhteys Jos sinulla on kysymyksiä tai epäilyjä, joista haluat keskustella tai tehdä ilmoituksen, ota yhteys yhteen tai useampaan seuraavista: esimiehesi toinen esimies, johon luotat henkilöstöosasto päälakimies tai muu lakiosaston jäsen päälaillisuusvalvoja tai oman alueesi paikallinen laillisuusvalvoja johtokunnan tarkastusvaliokunta V Tiennen pitää tehdä rehellinen ilmoitus kuulemastaan keskustelusta ja siihen liittyvistä epäilyistään. Koska hän tekee ilmoituksen hyvässä uskossa, yhtiö suojelee häntä kaikilta kostotoimilta. Tienne voi tehdä asiasta ilmoituksen toisen esimiehen tai minkä tahansa muun tässä ohjeistossa luetellun resurssin kautta. Hän voi myös soittaa yhtiön hotlinepuhelinpalveluun. yhtiön hotline-puhelinpalvelu: (soittaessasi Yhdysvaltain ulkopuolelta käytä AT&T-pääsykoodia, joka on käytössä siinä maassa, josta soitat)

11 Epäilyjen tutkinta + käsittely Ilmoitettujen tapausten käsittelyssä pyritään noudattamaan aina samoja periaatteita. Kun ilmoitus on tehty, tiedot lähetetään edelleen asianmukaiselle resurssille arviointia ja tutkintaa varten. Tutkimme kaikki uskottavat epäilyt tämän ohjeiston, käytäntöjemme tai lakien mahdollisesta rikkomuksesta nopeasti, hienotunteisesti ja ammattimaisesti. Ryhdymme tarvittaessa myös korjaaviin toimenpiteisiin, mikä saattaa tarkoittaa, että asiasta ilmoitetaan viranomaisille. Meidän kaikkien on myös avustettava tutkintaa paikallisten lakien vaatimassa laajuudessa. Tämä tarkoittaa, että kaikki tutkittavaan asiaan liittyvät tiedot on ilmoitettava rehellisesti ja täydellisesti ja että arkistot ja muut hallussasi olevat tiedot on säilytettävä osastollasi tai toimipaikassasi voimassa olevan tiedonhallintakäytännön mukaisesti. Sitoutuminen kostonvastaiseen käytäntöön Yhtiö ei salli kostotoimia ketään sellaista vastaan, joka hyvässä uskossa ilmoittaa meille mahdollisesta ohjeiston, käytäntöjen tai lakien rikkomuksesta, emmekä suvaitse epäillystä rikkomuksesta ilmoituksen tehneen työntekijän häirintää tai ahdistelua. "Hyvässä uskossa" toimiminen tarkoittaa, että luovutat kaikki hallussasi olevat tiedot ja uskot itse ilmoituksesi vilpittömyyteen ja täydellisyyteen. Sillä ei siis ole merkitystä, osoittautuuko ilmoituksesi aiheelliseksi, vaan sillä, että uskot itse sen aiheellisuuteen. Henkilöön, joka tekee tietoisesti perättömän ilmoituksen tai joka ryhtyy kostotoimiin hyvässä uskossa ilmoituksen tehnyttä tai tutkintaan osallistunutta henkilöä vastaan, saatetaan kohdistaa kurinpitotoimia. Tämä voi myös johtaa irtisanomiseen paikallisista laeista riippuen. K Nicon kotimaassa ei ole kohteliasta puhua toisesta henkilöstä tämän selän takana. Nico uskoo kuitenkin nähneensä työtoverinsa Michaelin tekevän jotain mahdollisesti laitonta. Mitä hänen pitäisi tehdä? V Yhtiö suojelee Nicoa kostotoimilta, joita saattaisi seurata, jos hän tekee ilmoituksen havainnoistaan. Nicon pitää vain varmistaa, että puhuu totta ja kertoo kaiken tietämänsä. Yhtiö suojelee työntekijöitään kostotoimilta. Vastavuoroisesti meidän odotetaan tekevän ilmoitus lukuisten käytettävissä olevien kanavien kautta, jos tiedämme tai epäilemme, että kostotoimia on esiintynyt. Saat lisätietoja ilmoitusten käsittelystä osastosi tai toimipaikkasi voimassa olevista käytännöistä. 6

12 Rikkeiden seuraamukset Ohjeiston, käytäntöjen tai lakien rikkomuksista saattaa olla vakavia seurauksia sekä yksittäisille henkilöille että koko yhtiölle. Henkilöt, jotka toimivat epäeettisesti tai laittomasti (ja jotka ohjaavat, suvaitsevat, hyväksyvät tai edistävät tällaista käytöstä), saattavat joutua oikeustoimien tai muiden kurinpitotoimien kohteeksi, ja tästä saattaa paikallisten lakien mukaan seurata myös työsuhteen irtisanominen. Muista, että epäasianmukainen käytös asettaa meidät kaikki vaaraan, saattaa vahingoittaa mainettamme ja vaikuttaa negatiivisesti sidosryhmiimme, ja voi siksi johtaa: sakkoihin siviilioikeudelliseen vastuuseen rikosoikeudelliseen vastuuseen. Jos olet osallisena rikkeessä, tutkinnassa otetaan huomioon: teitkö asiasta ilmoituksen yhteistyöasteesi rikkeen tahallisuus tai tahattomuus. Nämä seikat huomioidaan myös kurinpitotoimista päätettäessä. 7

13 02 TUEMME TOISIAMME TYÖNTEKIJÖINÄ

14 02 TUEMME TOISIAMME TYÖNTEKIJÖINÄ Reilu kohtelu Häirintä + syrjintä Yhtiössämme tavoitteisiin päästään tiimityöllä. Kaikki työntekijät ovat vastuunalaisia toisilleen ja heidän odotetaan noudattavan tasaarvon periaatteita yhtiön tehtävissä. Haluamme houkutella alamme huippuväkeä tähän pääsemme luomalla ympäristön, jossa jokaista tiimin jäsentä arvostetaan ja kunnioitetaan. Emme suvaitse häirintää työpaikalla tai syrjintää tiimin mahdollisia tulevia jäseniä tai nykyisiä jäseniä kohtaan. Häirintää voi esiintyä monessa muodossa; se voi olla sanallista, fyysistä tai visuaalista, ja sen lähteenä voivat olla työtoverit, esimiehet, toimittajat tai alihankkijat. Käytös katsotaan häiritseväksi, jos sen tavoitteena tai vaikutuksena on luoda toiselle henkilölle pelottava, loukkaava tai alentava ympäristö. On tärkeätä myös huomata, että häirintä voi olla luonteeltaan joko seksuaalista tai ei-seksuaalista. Häirinnän välttämiseksi työympäristössämme meidän täytyy varmistaa, että kommenttimme ja toimintamme ovat asianmukaisia ja kunnioittavia. Emme suvaitse myöskään puheita tai käytöstä, jotka johtavat työnhakijan tai työntekijän syrjintään tai häirintään rodun, ihonvärin, iän, sukupuolen, seksuaalisen suuntautumisen, sukupuoli-identiteetin tai sen ilmaisun, uskonnon, vammaisuuden, etnisen alkuperän, kansallisuuden, raskauden, siviilisäädyn, veteraaniaseman, geneettisten tietojen tai muiden lain suojaamien ominaisuuksien tai asemien perusteella. Työsuhdetta koskevat päätökset tehdään ainoastaan ansioiden perusteella, ei koskaan lain suojaaman ominaisuuden perusteella. "Työsuhdetta koskevia päätöksiä" ovat mm.: K Sandran kollega Liam kysyi häneltä eilen, haluaisiko hän lähteä töiden jälkeen drinkille. Tämä on kolmas kerta, kun Liam on ehdottanut tapaamista työajan ulkopuolella, ja hän usein tekee myös huomautuksia, jotka nolostuttavat Sandraa. Liamin käytös tuntuu Sandrasta epämiellyttävältä. Mitä hänen pitäisi tehdä? V Sandralla, kuten muillakin yhtiön työntekijöillä, on oikeus tuntea olonsa mukavaksi töissä. Hänen pitää heti ilmoittaa Liamin käytöksestä esimiehelleen tai muille tässä ohjeistossa luetelluille resursseille, mukaan lukien yhtiön hotlinepuhelinpalvelu. työhönotto nimitys ylennys alennus siirrot virkavapaa lomautus kotiinkutsu koulutus palkkaus edut yhtiön sponsoroimat ohjelmat kurinpito irtisanominen. Jos havaitset käytöstä, jota pidät epäsopivana, tai jos olet mielestäsi ollut tällaisen käytöksen kohteena, ilmoita asiasta esimiehellesi tai henkilöstöosastolle. 9

15 Tietosuoja Yhtiö on sitoutunut suojelemaan luottamuksellisia tietoja, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa ("henkilökohtaiset tiedot"), kaikkien osallisten yksityisyyden ja henkilöllisyyden suojelemiseksi. Henkilökohtaisia tietoja ovat mm. seuraavat tietotyypit: tiedot eduista palkkatiedot terveyttä koskevat tiedot yhteystiedot, kuten kotiosoitteet ja puhelinnumerot sosiaaliturvatunnus verotustiedot pankki- tai taloustiedot. Kaikilla on velvollisuus suojella omia henkilökohtaisia tietojaan sekä muiden henkilötietoja. Kenelläkään ei ole oikeutta tarkastella työtovereiden henkilökohtaisia tietoja ilman erityistä valtuutusta ja liiketoimintaan liittyvää syytä. Jos olet tekemisissä tällaisten tietojen kanssa työsi luonteen vuoksi, varjele niitä huolellisesti katoamiselta, varkaudelta ja tahattomalta paljastumiselta, ja käytä niitä vain niihin tarkoituksiin, joita varten olet saanut niihin pääsyn. Jos henkilökohtaisia tai luottamuksellisia tietoja on lähetettävä ulkopuoliselle, käytä suojaustekniikoita ja tarkista lakiosastolta, että vastapuolen tietoturvatekniikka on kunnossa. Jos sinulla on lisäkysymyksiä työntekijöiden tietojen suojauksesta tai jos haluat tehdä ilmoituksen havaitsemastasi tai epäilemästäsi tietojen paljastumisesta, pyydä neuvoa esimieheltäsi tai lakiosastolta. Saat lisäohjeita toimittajien, asiakkaiden ja muiden liikekumppanien tietojen suojelemisesta ohjeiston kohdasta "Kolmannen osapuolen omaisuuden suojeleminen". 10

16 Työturvallisuus Turvalliset työtilat + ajoneuvojen turvallisuus Uskomme, että meillä kaikilla on työtehtävästä tai -nimikkeestä riippumatta yhteinen velvollisuus edistää työympäristön terveellisyyttä ja turvallisuutta. Sitoudumme yhdessä noudattamaan kaikkia turvallisuutta koskevia lakeja ja sääntöjä sekä sisäisiä käytäntöjämme ja toimintaohjeitamme. Tämä tarkoittaa, että yhtiön toimet toteutetaan tavoilla, jotka suojaavat ja tukevat ympäristön puhtautta, turvallisuutta ja terveellisyyttä. Jos huomaat tai epäilet, että olosuhteet ovat vaaralliset tai että yhtiössä käytetään turvallisuuden tai terveyden kannalta vaarallisia toimintatapoja tai laitteita, tai jos havaitset onnettomuuden tai loukkaantumisen, ilmoita siitä esimiehellesi, lakiosastolle tai riskienhallintajohtajalle välittömästi. Jos sinut on valtuutettu käyttämään yhtiön ajoneuvoa, voit käyttää sitä vain työsi puitteissa ja lakien sallimalla tavalla. Suosittelemme, että yhtiön ajoneuvoa ajettaessa ei käytetä matkapuhelinta. Jos sinun täytyy käyttää puhelinta ajaessasi, käytä handsfree-laitetta ja toimi aina paikallisten tieliikennelakien mukaisesti. Myöskään tekstiviestien tai sähköpostien kirjoittaminen tai muiden matkapuhelinominaisuuksien käyttö moottoriajoneuvoa kuljetettaessa ei koskaan ole suotavaa ja saattaa joissakin maissa olla laitonta. K Osallistun huomenna yhtiön edustajana tapahtumaan, jossa tarjoillaan alkoholia. Voinko juoda alkoholia tapahtumassa? V Kyllä, kunhan sinulla paikallisen lain mukainen lupa käyttää alkoholia. Nauti alkoholia kohtuullisesti ja vältä aina humaltumista. On tärkeää, että et saata itseäsi tai yhtiötä kiusalliseen tilanteeseen. Väkivalta Emme harjoita tai suvaitse minkään tyyppistä väkivaltaa. Tämä sisältää uhkailun, väkivaltatoimet, uhkaavan käytöksen ja muut yritykset herättää muissa pelkoa. On tärkeää, että olemme tietoisia näistä asioista työympäristössämme ja huomaamme mahdollisen väkivaltaisen käytöksen merkit. Väkivalta voidaan usein estää, jos epävakaan tai selkeästi epäjohdonmukaisen käytöksen merkit havaitaan ajoissa. Työpaikalla ei myöskään saa olla aseita, kuten lakikin määrää. Jos havaitset tai epäilet havainneesi työpaikkaväkivaltaa tai uhkauksia, tee epäilyistäsi heti ilmoitus. Jos uskot, että joku on välittömässä vaarassa, kutsu paikalle rakennuksen turvamiehet tai paikalliset viranomaiset. Alkoholi, huumeet + lääkkeet Meidän odotetaan olevan työkuntoisia ja kykeneviä hoitamaan työvelvollisuutemme mahdollisimman turvallisesti. Tämä edellyttää vastuullista ja ammattimaista käytöstä kaikissa tilanteissa. Siksi töitä ei koskaan saa hoitaa alkoholin, huumeiden tai väärin käytettyjen resepti- tai käsikauppalääkkeiden vaikutuksen alaisena. Lisäksi on kiellettyä käyttää, pitää hallussa, luovuttaa tai myydä huumeita tai alkoholia yhtiön tiloissa tai yhtiön tapahtumien aikana. Yhtiö tekee tähän sääntöön poikkeuksen sellaisissa tapauksissa, joissa alkoholia tarjoillaan luvallisesti ja kohtuullisissa määrin yhtiön tapahtumassa. Saat lisätietoja työturvallisuuteen liittyvistä asioista osastosi tai toimipaikkasi voimassa olevista käytännöistä. 11

17 Yhtiön omaisuus Meidän käyttöömme luovutetaan päivittäin yhtiön omaisuutta. Olemme vastuussa kyseisen omaisuuden suojelemisesta ja asianmukaisesta käytöstä. Muista aina, että yhtiömme hyvä maine ja brändi ovat koko yhtiön kannalta tärkeintä yhteistä omaisuuttamme. Osallistumme kaikki yrityskuvan ja maineen säilyttämiseen myönteisinä palvelemiemme ihmisten ja yhteisöjen silmissä. Yhtiön omaisuutta on myös muu aineellinen ja aineeton omaisuus, kuten fyysinen omaisuus ja luottamukselliset ja yhtiön omistamat materiaalit, mukaan lukien teollis- ja tekijänoikeuksien alaiset materiaalit. K Kara matkustaa paljon ja vastaa usein työpuheluihin matkapuhelimellaan ja käyttää yhtiön hänelle antamaa kannettavaa tietokonetta odotellessaan terminaaleissa ja pitkillä juna- tai lentomatkoilla. Millä tavoin Kara voi suojella yhtiön luottamuksellisia tietoja? Tiedot Meidän on suojeltava yhtiön luottamuksellisia ja tekijänoikeuden alaisia tietoja, joihin sisältyvät kaikki yleisesti julkaisemattomat tiedot. Luottamuksellisia tietoja voidaan jakaa vain sellaisille henkilöille, joilla on yhtiön liiketoimintaa koskevien tarkoitusten vuoksi valtuudet niiden näkemiseen. Sinun ei esimerkiksi pidä koskaan lähettää edelleen sähköpostiviestejä tai muita yhtiön tiedonantoja tai asiakirjoja toisille yhtiön työntekijöille tai ulkopuolisille, ellei heillä ole valtuuksia niiden vastaanottamiseen ja tarvetta tietojen saamiseen yhtiön liiketoimintaa koskevia tarkoituksia varten. Vältä myös yhtiön asioista keskustelemista julkisissa paikoissa. Luottamuksellisia tietoja voivat olla mm. seuraavat: V Kara voi noudattaa velvollisuuttaan suojella yhtiön tietoja huolehtimalla, ettei keskustele arkaluonteisista asioista julkisissa paikoissa, joissa muut voivat kuulla (esimerkiksi taksit, junat, lentokoneet ja jopa yhtiön omien tilojen taukohuoneet tai WC-tilat). Hänen on myös pidettävä kaikki tietokoneet ja muut mahdollisesti yhtiön tietoja sisältävät laitteet aina turvassa ja omassa hallussaan. liiketoimintasuunnitelmat salassapitosopimuksen alaiset tiedot tulostiedot asiakkaita, toimittajia tai kilpailijoita koskevat tiedot hinnoittelukäytännöt tai budjetit yhtiön turvallisuussuunnitelmat yksityiset työntekijätiedot oikeudenkäyntejä koskevat tiedot tai asiakkaan ja asianajajan väliset luottamukselliset tiedot lakien noudattamista koskevat tiedot teollis- ja tekijänoikeuslakien alaiset tiedot ohjelmistoja tai teknologioita koskevat tiedot yhtiön omistamien laitteiden, teknologioiden tai tiedostojen salasanat. 12

18 Aineeton omaisuus Aineeton omaisuutemme on arvokas osa yhtiön pääomaa. Meidän on yhtiössä työskennellessämme huolehdittava tarkasti, että suojelemme aina yhtiön aineetonta omaisuutta. Aineeton omaisuus sisältää muun muassa tekijänoikeudet, patentit, liikesalaisuudet, tavaramerkit, mallioikeudet, keksinnöt, järjestelmät, prosessit, asiakasluettelot, ohjelmistot, logot ja tuotemerkit. Laki suojelee oikeuksiamme tähän omaisuuteen samoin kuin muihinkin omaisuusmuotoihin. Meidän on suojeltava yhtiön aineetonta omaisuutta lain sallimissa rajoissa ja muistettava, että kaiken yhtiön materiaalien avulla ja yhtiön ajalla ja kustannuksella luodun aineettoman materiaalin oikeudet kuuluvat yhtiölle. Jos sinulla on kysyttävää siitä, mitä luottamukselliset tiedot tai aineeton omaisuus ovat tai miten niiden suhteen toimitaan, ota yhteys lakiosastoon. Aineellinen omaisuus Yhtiön aineellinen omaisuus on hankittu kaikkien yhtiön työntekijöiden kovan työn avulla. Joitakin esimerkkejä aineellisesta omaisuudesta ovat yhtiön laitteet, tilat, ajoneuvot, varat ja asiakirjat, ja meidän tulee suojella niitä huolellisesti vahingoilta ja haaskaukselta. Vaikka satunnainen käyttö henkilökohtaisiin tarkoituksiin on kohtuullista esimerkiksi soittaminen kotiin lapselle tai satunnaisen valokopion ottaminen henkilökohtaiseen käyttöön meidän tulee välttää yhtiön omaisuuden liiallista ja kallista henkilökohtaista käyttöä. K Yhtiöllä on kauppasuhde autoliikkeen kanssa. Autoliike toimittaa yhtiön ajoneuvojen renkaat ja huollot yhtiön mainostaulujen mainostilaa vastaan. Sven, yhtiön myyntipäällikkö, on dokumentoinut kauppasuhteen asianmukaisesti ja varmistanut, että sen oikea arvo on kirjattu yhtiön kirjanpitoon. Nyt Sven pohtii, voisiko hän käyttää kauppasuhdetta saadakseen uudet renkaat omaan henkilökohtaiseen autoonsa, koska hän on yhtiön työntekijä. Olisiko tämä sopivaa? V Ei. Yhtiön kauppasuhde autoliikkeen kanssa on yhtiön omaisuutta ja sitä voidaan käyttää vain liiketoimintatarkoituksiin. Sven ei saa käyttää kauppasuhdetta omaksi henkilökohtaiseksi edukseen. Väärinkäytösten estäminen Meillä on velvollisuus suojella meille luovutettua omaisuutta vilpilliseltä käytöltä, varkaudelta tai väärinkäytöltä. Yhtiön omaisuutta ja varoja saa käyttää vain yhtiön yritystoiminnan tarkoituksiin eikä niitä saa koskaan käyttää laittomiin tarkoituksiin. Jos havaitset omaisuuden tai varojen mahdollista tai todellista väärinkäyttöä tai jos sinulla on kysymyksiä niiden asianmukaisesti käytöstä, puhu välittömästi esimiehesi kanssa. Voit myös ilmoittaa huolistasi johtokunnan tarkastusvaliokunta ottamalla yhteyden yhtiön hotlinepuhelinpalveluun. 13

19 Teknologian käyttö Tietoturva Yhtiö luovuttaa käyttöömme työn tehokkaaseen suorittamiseen tarvittavan teknologian. Yhtiön tietojen suojaamiseksi sekä työsuhteen aikana että sen päätyttyä sinun on noudatettava näitä sääntöjä: Merkitse tiedot johdonmukaisesti, pidä ne turvassa ja rajoita niiden käyttöoikeus henkilöihin, joilla on oltava pääsy tietoihin. Käsittele kaikkia salasanoja luottamuksellisena tietona äläkä jaa niitä, koska tämä voi johtaa liike- tai henkilökohtaisten tietojen paljastumiseen. Jos salasana on jaettu, se on vaihdettava mahdollisimman pian, jotta se säilyisi luottamuksellisena. Lukitse työasemasi, tietokoneesi, henkilökohtaiset laitteesi ja puhelimesi, kun et käytä niitä. Oleta aina, että joku muu saattaa olla kuulolla. Älä keskustele yhtiön asioihin liittyvistä luottamuksellisista tiedoista julkisissa paikoissa, kuten lentokentillä, junissa ja ravintoloissa. Ole varovainen, kun kopioit, faksaat tai hävität arkaluonteisia papereita, levyjä, ääninauhoja tai muita yhtiön asiakirjoja tai tallenteita, äläkä jätä niitä sellaisiin paikkoihin tai muotoihin, joissa niiden tiedot voitaisi selvittää. Kaikista katoamisista tai varkauksista tulee ilmoittaa esimiehelle tai lakiosastolle välittömästi. Tutustu osastollasi tai toimipaikassasi voimassa oleviin yhtiön tietoturvaa koskeviin käytäntöihin ja noudata niitä kaikissa tilanteissa. Pidä matkustaessasi kaikki laitteesi (kannettavat tietokoneet, henkilökohtaiset laitteet, puhelimet, taulutietokoneet, jne.), salkkusi ja muu käyttämäsi yhtiön omaisuus aina hallussasi. Huolehdi myös yhtiön tiloissa ollessasi arkaluonteisten tietojen ja sähköpostitilien salasanasuojauksesta, kun ne eivät ole käytössä. Jos jokin käytössäsi oleva, yhtiön omistama laite tai yhtiön tietoja sisältävä laite katoaa tai varastetaan, tee siitä välittömästi ilmoitus esimiehellesi ja maasi IT-tukipalvelulle. IT-osasto saattaa pystyä rajoittamaan henkilökohtaisten tietojen paljastumisen tai tietojen vuotamisen riskiä, vaikka laite olisi vaarantunut. 14

20 Sosiaalinen media Yhtiö on tietoinen sosiaalisen median käyttöön osallistumisen kasvavasta tärkeydestä ja kehottaa meitä käyttämään näitä arvokkaita resursseja vastuullisesti. "Vastuullisuus" tarkoittaa sitä, että meidän on oltava varovaisia tällaisilla julkisilla foorumeilla kirjoitettujen kommenttien luonteen ja vaikutusten suhteen. Tähän sisältyvät muun muassa blogit, mikroblogit kuten Twitter, sosiaaliset verkostosivustot kuten Facebook ja LinkedIn, wikit, valokuva- ja videojakosivustot ja keskustelupalstat. Alla on lueteltu joitakin yleisiä sääntöjä sosiaalisen median vastuulliseen käyttöön sekä yhtiön tehtäviä hoitaessasi että henkilökohtaisessa käytössä: K Ryan toimii DJ:nä paikallisella iheartmedia radioasemalla. Vapaa-aikanaan hän myös ylläpitää blogia, ja monet hänen bloginsa lukijoista ovat tietoisia hänen yhteydestään yhtiöömme. Joskus he kysyvät häneltä kysymyksiä yhtiöstä ja hän saattaa myös kirjoittaa mielenkiintoisista työtapahtumista. Pitäisikö Ryanin olla varovainen bloginsa suhteen? Älä julkaise luottamuksellista tietoa yhtiöstä tai liikekumppaneista, esimerkiksi osaketietoja, toimintastrategioita, taloudellisia tuloksia tai kauppasalaisuuksia. Ilmaise vain omia mielipiteitäsi ja vältä yhtiön edustajana toimimista tai esiintymistä, ellei sinulla ole lupaa siihen. Julkaise vain asiallista, rehellistä, totuudenmukaista ja ketään loukkaamatonta sisältöä, joka noudattaa tämän ohjeiston henkeä. Vältä sosiaalisen median käyttöä kollegojen tai liikekumppaneiden kanssa kommunikointiin, kun kasvokkain keskustelu on sopivampaa. Nämä odotukset pätevät kaikkina aikoina, olit sitten töissä tai muualla. Jos sinulla on kysymyksiä, puhu esimiehesi kanssa tai käänny osastollasi tai toimipaikassasi voimassa olevien käytäntöjen puoleen. V Kyllä. Ymmärrämme, että blogin kirjoittaminen voi olla arvokas ilmaisukeino sosiaalisen median piirissä. Ryanin ei kuitenkaan pidä jakaa mitään luottamuksellista tai tekijänoikeuksien alaista tietoa internetissä riippumatta siitä, onko tiedon omistaja yhtiö, asiakkaamme tai muu taho. Luottamuksellisia tietoja voidaan jakaa vain, jos olemme varmistaneet, että jakamiselle on asiallinen liiketoimintaan liittyvä syy, eikä niitä saa koskaan jakaa blogeissa tai muissa sosiaalisen median julkaisumuodoissa tai ylipäätään internetissä. 15

21 03 ASIAKKAAMME + MAINOSKUMPPANIMME LUOTTAVAT MEIHIN

22 03 ASIAKKAAMME + MAINOSKUMPPANIMME LUOTTAVAT MEIHIN Rehti kilpailu Kilpailu- ja kartellilait Kilpailulait (tai kartellilait) on suunniteltu pitämään kilpailu tasapuolisena kaikille yrityksille. Lait pyrkivät edistämään vapaata ja rehtiä kilpailua ja estämään sopimukset tai käytännöt, jotka rajoittavat kaupankäyntiä kohtuuttomasti. Nämä lait auttavat varmistamaan, että asiakkaamme nauttivat vapaan kilpailun tarjoamista eduista. Myös me hyödymme toimittajiemme ja alihankkijoidemme välisestä vapaasta kilpailusta. Yhtiö luottaa työntekijöidensä, tuotteidensa ja palvelujensa laatuun hankkiessaan asiakkaita ja noudattaa kilpailulakeja kaikkialla, missä toimii. Vaikka kilpailulait ovat monimutkaisia, ne yleisesti kieltävät sellaiset kilpailijoiden välillä tehtävät muodolliset tai epämuodolliset sopimukset, jotka saattavat rajoittaa kauppaa, kuten markkinoiden tai alueiden jakamisen tai määräämisen tai hintoja, myyntiehtoja, kustannuksia, markkinointisuunnitelmia tai asiakkaita koskevien tietojen tai muiden tekijänoikeuksien alaisten tai luottamuksellisten tietojen jakamisen. Muista, että laittoman sopimuksen ei tarvitse olla kirjallinen. Jos kilpailija yrittää keskustella näistä aiheista kanssasi, lopeta keskustelu heti ja poistu paikalta. Ole erityisen varovainen osallistuessasi kaupan alan tapahtumiin, seminaareihin tai alan konferensseihin. Vältä yleisesti keskusteluja kilpailun kannalta arkaluonteisista tiedoista kilpailijoiden edustajien kanssa. Ilmoita kaikista kyseenalaisista tapauksista esimiehellesi heti. Jos sinulla on kysymyksiä kartellilaeista, kysy neuvoa lakiosastolta. Kaikki sopimukset, jotka voisivat johtaa kartellisyytöksiin, on hyväksytettävä etukäteen päälakimiehellämme. K Francisco osallistuu alan konferenssiin. Lounastauolla häntä lähestyy kilpailijan palveluksessa toimiva kollega, joka on hänen ystävänsä. Tervehdittyään Franciscoa ystävä alkaa puhua työnantajansa suunnitelmista alentaa heidän ulkomainosja lentokenttämainososastojensa hintoja. Francisco on huolissaan tämän vaikutuksista yhtiön kilpailukykyyn ja haluaisi vastata ystävälleen jotenkin. Pitäisikö hänen vastata? V Ei, Franciscon ei pidä keskustella yhtiön hinnoittelukäytännöistä kollegansa tai kenenkään sellaisen kanssa, jolla ei ole todistettavaa tarvetta tietojen saamiseen. Tässä tapauksessa Franciscon pitäisi keskeyttää keskustelu heti kun hänen ystävänsä alkaa puhua hinnoittelusta, poistua paikalta ja ilmoittaa tapauksesta välittömästi yhtiön lakiosastolle. 17

23 Kilpailutietojen asiallinen käyttö Joskus saatamme saada kilpailijoistamme luottamuksellista tietoa, joka antaa yhtiölle kilpailuetua. Tieto saattaa tulla liikekumppaneiltamme tai uusilta työntekijöiltä, jotka aiemmin työskentelivät kilpailijan palveluksessa tai joilla on kilpailijasta tietoa. On tärkeää, että toimimme aina laillisesti ja eettisesti tällaisten tietojen suhteen. Tämä tarkoittaa, että luottamuksellisia tietoja ei pyritä hankkimaan haastatteluissa, uusilta työntekijöiltä tai toisella osastolla olevalta kollegalta, jolla saattaa olla suuremmat valtuudet tietojen käyttöön kuin itselläsi. Vaikka kilpailutiedon käyttö olisi laillista, se ei ehkä ole eettistä. Jos sinulle tahallisesti tai tahattomasti paljastetaan kilpailijaa koskevia luottamuksellisia tietoja, keskustele asiasta lakiosaston jäsenen kanssa ja jätä tiedot hyödyntämättä, ellet saa siihen lupaa. Myynnin + markkinoinnin eettisyys Maineemme suojelemiseksi ja asiakkaidemme lojaaliuden säilyttämiseksi on tärkeää, että toimimme aina hyvän liiketavan mukaisesti. Tuotteidemme ja palvelujemme myyntiin, mainostukseen, kampanjoihin ja markkinointiin osallistuvien henkilöiden on varmistettava, että liiketoimintamme ohjenuorana ovat aina rehellisyys ja oikeudenmukaisuus. Tämä tarkoittaa, että olemme tarkkoja ja totuudenmukaisia tuotteidemme ja palvelujemme laadun, ominaisuuksien ja saatavuuden ilmaisussa. Se tarkoittaa myös, että emme koskaan hanki epärehellisesti etua olennaisia tietoja vääristelemällä, manipuloimalla, salaamalla, luottamuksellisia tietoja väärin käyttämällä, petoksella tai muulla epärehellisellä liiketoiminnalla. Palvelun laatu Asiakassitoumukset Päätöksissämme yhtiön työntekijöinä meidän on aina ajateltava asiakkaitamme mitä he ajattelevat, haluavat ja odottavat meiltä. Meidän täytyy myös noudattaa asiakkaiden kanssa tehtyjen sopimusten ehtoja. Jos emme jostain syystä pysty noudattamaan näitä ehtoja, meidän on suhtauduttava asiaan vastuullisesti ja pyrittävä palauttamaan asiasta kärsineiden asiakkaiden luottamus. Vastaavien ongelmien toistumisen estämiseksi on tärkeätä, että tutkimme myös ongelman perussyyt ja korjaamme ne. 18

24 Lainsäädännölliset vaatimukset Kaikkien lähetystoimintojemme täytyy olla niihin sovellettavien lakien ja säädösten mukaisia, mukaan lukien Yhdysvaltain telehallintoviraston (Federal Communications Commission, FCC) määräykset. Tietyt säädökset vaativat erityistä huomiota: sponsorien ilmoittaminen ja siihen liittyen payola- ja plugola-toiminta jotka ovat kiellettyjä sekä epäsiveellinen sisältö. Kaikki näiden sääntöjen yksittäiset rikkomukset saattavat johtaa huomattaviin sakkoihin ja mahdollisesti radioaseman toimiluvan epäämiseen tai muihin rangaistuksiin. Payola tarkoittaa sitä, että yksittäinen henkilö vastaanottaa rahallisen tai muun korvauksen siitä, että soittaa tietyn kappaleen, ohjelman tai minkä tahansa ilmoituksen tekemättä selväksi, että lähetyksestä on maksettu palkkio, ja ilmoittamatta sponsoroivan tahon nimeä. Plugola tarkoittaa sitä, että aseman työntekijä lähettää jotakin, josta on taloudellista etua hänelle itselleen, ilmoittamatta sitä lähetyksessä. Plugola ja payola eroavat toisistaan sikäli, että plugolaan ei välttämättä liity ulkopuolista osapuolta tai minkäänlaista maksua. Sponsorien ilmoittamista koskevat säännöt vaativat, että radiotoimittajan on ilmoitettava lähetyksessä kaikki sopimukset, joiden mukaan hän tai asema saa rahaa, palveluja tai jotakin muuta arvokasta vastalahjana kappaleen, ohjelman tai minkä tahansa muun materiaalin lähetyksestä. FCC on myös antanut epäsiveellisyyden määritelmän ja säännöt, joiden mukaan se on tietyissä olosuhteissa kiellettyä. Myös muualla maailmassa paikallinen lainsäädäntö sisältää vastaavia ohjeita. Jos sinulla on FCC:n säädöksiin tai niitä paikallisesti vastaaviin määräyksiin liittyviä kysymyksiä, pyydä neuvoa lakiosastolta. Kolmannen osapuolen omaisuuden suojeleminen Meillä on velvollisuus suojella liikekumppaniemme omaisuutta yhtä tarkoin kuin omaakin omaisuuttamme. Tämä auttaa meitä ylläpitämään luottamusta, jonka olemme saavuttaneet toimittajiemme, asiakkaidemme ja muiden liikekumppaniemme kanssa. Jos saat kolmatta osapuolta koskevia tietoja, jotka eivät ole yleisesti tiedossa (mukaan lukien heidän yhteystietonsa), sinun on tämän periaatteen mukaisesti pidettävä tiedot luottamuksellisina ja luovutettava ne edelleen vain, jos olet saanut siihen etukäteen luvan lakiosastoltamme. Vastaavasti sinun pitää aina pyytää ja hankkia asianmukainen lupa ennen kuin kopioit, jaat tai muulla tavalla käytät tekijänoikeuden alaisia tai muita toisten omistamia materiaaleja, joita yhtiö ei omista tai joiden käyttöön yhtiöllä ei ole oikeuksia. 19

25 Kansainvälisen kaupan rajoitukset Tuonti- ja vientirajoitukset Maailmanlaajuisena yhtiönä toimitamme tuotteita ja palveluja kaikkialle maailmaan. Siksi on olennaista, että noudatamme tarkasti kaikkia kansallisia ja paikallisia sääntöjä ja asetuksia, joilla säädellään kansainvälistä kaupankäyntiä. Meidän on tunnettava vientiä, uudelleenvientiä ja tuontia koskevat lait ja noudatettava niitä niin Yhdysvalloissa kuin muissakin maissa, joissa meillä on toimintaa. Koska tämä aihealue saattaa olla monimutkainen, esitä sitä koskevat kysymykset lakiosastolle. Boikotit, rajoitusten alaiset maat + pakotteet Yhtiön on noudatettava kaikkia kansallisia ja monikansallisia pakotteita ja säädöksiä, jotka koskevat kaupankäyntiä tiettyjen maiden kanssa. Yhdysvaltain hallitus on esimerkiksi antanut pakotteita koskevia säädöksiä estääkseen yhdysvaltalaisia yrityksiä ja niiden tytäryhtiöitä ryhtymästä tiettyihin taloudellisiin toimiin. Euroopan unionilla on myös vastaavia pakoteohjelmia. Lisäksi Yhdysvalloissa boikotoinnin vastaiset lait yleensä estävät yhdysvaltalaisia yrityksiä ja niiden tytäryhtiöitä osallistumasta kansainvälisiin boikotteihin, joita Yhdysvaltain hallitus ei ole hyväksynyt, ja niiden on ilmoitettava hallitukselle kaikista saamistaan boikotointipyynnöistä. Muilla mailla saattaa myös olla omia lakeja, jotka estävät maakohtaisiin boikotteihin osallistumisen. Jos sinulla on kysymyksiä pakotteista tai boikotoinnin vastaisista laeista, tai jos mielestäsi eri maiden lait tai yhtiön käytäntö ovat ristiriidassa, pyydä neuvoja lakiosastolta. 20

26 04 OSAKKEENOMISTAJAMME LUOTTAVAT MEIHIN

27 OSAKKEENOMISTAJAMME 04 LUOTTAVAT MEIHIN Eturistiriidat Velvollisuutenamme on toimia yhtiömme parhaan edun mukaisesti. Jotta voisimme hoitaa tehtäviämme ilman ulkoisia vaikutteita tai häiriötekijöitä, meidän on oltava tietoisia kaikista tilanteista, joissa saattaa esiintyä eturistiriitoja. Eturistiriita muodostuu, kun sitoutumisemme yhtiöön joutuu kyseenalaiseksi joko todellisen tai mahdollisen ulkopuolisen edun tai vaikutuksen vuoksi. Meidän tulee olla tietoisia kaikista mahdollisista tekijöistä, jotka voivat joko vaikuttaa tai näyttää vaikuttavan sitoutumiseemme yhtiöön, ja välttää niitä mahdollisuuksien mukaan. Jos eturistiriita syntyy tai näyttäisi syntyvän, kerro siitä heti esimiehellesi. Kaikki mahdolliset ristiriidat, jotka koskevat yhtiön varatoimitusjohtajaa, pääjohtajaa tai muuta korkean tason johtohenkilöä, on annettava päälakimiehen hyväksyttäväksi. Tällä tavalla tilanne voidaan arvioida asianmukaisesti ja ohjata oikeille tahoille, ja jos hyväksyntä myönnetään, se voidaan dokumentoida asiallisesti. Emme voi kuvata kaikkia mahdollisia eturistiriitatilanteita, mutta tässä on joitakin esimerkkejä: kaupankäynti perheenjäsenten kanssa osakkuus toisessa yrityksessä, jonka kanssa käymme kauppaa liiketoimintatilaisuuden siirtäminen yhtiöltämme toiselle yritykselle toisen työpaikan hankkiminen oman yrityksen johtaminen toisen yrityksen johtokunnan jäsenenä toimiminen joidenkin organisaatioiden johtajana toimiminen lahjojen tai kestityksen vastaanottaminen tai tarjoaminen tietyissä tilanteissa. Käymme seuraavassa läpi joitakin tavallisimpia eturistiriitatilanteita. Jos sinulla on kysymyksiä mahdollisesta eturistiriitatilanteesta, ota yhteys lakiosastoon. 22

28 Liiketoimet perheenjäsenten + ystävien kanssa Jos työntekijöiden välillä on perhesuhde tai muu henkilökohtainen suhde, erityisesti jos kyse on alaisuudesta, saattaa vaikuttaa siltä, että yhtä työntekijää suositaan tai kohdellaan eri tavalla kuin muita. Perheenjäseniä ovat esimerkiksi puoliso, elämänkumppani tai muu samassa taloudessa elävä, lapset, sisarukset, vanhemmat, isovanhemmat, lapsenlapset, isä- tai äitipuolet, aviopuolison lapset, lailliset huoltajat tai muut läheiset perheenjäsenet tai sukulaiset avioliiton kautta. Perheenjäseniä ei pidä sijoittaa asemaan, jossa heillä on joko alaisuussuhde tai päätäntävalta toiseen perheenjäseneen nähden. Tämä koskee myös työhönottoa koskevia suosituksia ja päätöksiä. Vaikka kannustamme antamaan suosituksia ehdokkaista avoimiin työpaikkoihin, pyrimme välttämään työhönotossa sellaisia suhteita, jotka saattaisivat antaa vaikutelman epäasianmukaisesta vaikutuksesta tai suosimisesta. On tärkeää, ettei tilanne edes vaikuta siltä, että suosintaa esiintyisi. Osakkuudet Eturistiriita voi esiintyä myös, jos sinä olet tai perheenjäsenesi tai muu henkilökohtainen ystäväsi on osallisena tai omistaa huomattavan osan jostakin yhtiön toimittajasta, mahdollisesta toimittajasta, asiakkaasta tai kilpailijasta. Jos joudut tällaiseen tilanteeseen, et saa käyttää asemaasi vaikuttaaksesi liiketoimiin tai neuvotteluihin millään tavalla. Ennen kuin ryhdyt liiketoimiin yhtiön edustajana sellaisen organisaation kanssa, jossa perheenjäsenesi on työssä tai osakkaana, ilmoita esimiehellesi, hanki hänen hyväksyntänsä ja dokumentoi hyväksyntä. K Veljeni omistaa yrityksen, jota yhtiö aikoo mahdollisesti käyttää toimittajana, ja tiedän, että sopimus olisi todella hyödyllinen veljeni yritykselle. Voinko mitenkään auttaa veljeäni saamaan sopimuksen? V Et, koska jos yrittäisit vaikuttaa toimittajan valintaan, et toimisi eettisesti. Jos et ole jo osallisena päätöksessä, älä osallistu siihen mitenkään. Jos taas roolisi yhtiössä sisältää hankintapäätöksiä ja olisit osallisena veljesi tarjouksen hyväksymisessä, ota heti yhteys esimieheesi, jotta yhtiö voi varmistaa prosessin läpinäkyvyyden ja oikeudenmukaisuuden. Kunhan teet ilmoituksen asiasta hyvässä uskossa heti, kun olet tilanteesta tietoinen, siitä ei aiheudu kielteisiä seuraamuksia. Voit määrittää kahden testin avulla, onko osakkuus merkittävä: Sinä tai perheenjäsenesi omistatte yli 5 prosenttia yrityksen osakkeista tai teillä on päätösvaltaa kyseisessä yrityksessä, tai Sijoituksen arvo on yli 5 prosenttia sinun tai perheenjäsenesi kokonaisomaisuudesta. Liiketoimintamahdollisuudet Hoitaessamme työtehtäviä yhtiössä meillä on velvollisuus asettaa yhtiön etu oman etumme edelle. Tämä tarkoittaa sitä, että emme koskaan käytä omaksi (tai ystävien tai perheen) eduksi mahdollisuuksia, jotka saamme tietoomme yhtiön yhteyksien kautta ilman päälakimiehen tai toimitusjohtajan ennakkoon antamaa lupaa. 23

29 Ulkopuolinen työ + johtokuntiin osallistuminen Ulkopuolisen työn vastaanottaminen tai muihin johtokuntiin osallistuminen saattaa muodostaa eturistiriidan. Tällaiset tilanteet on aina harkittava huolellisesti eikä meidän koskaan pidä ryhtyä sellaiseen ulkopuoliseen toimintaan, joka haittaa tai voisi haitata kykyämme hoitaa tehtäviämme yhtiössä. Tämä sisältää työt, jotka voisivat kilpailla yhtiön kanssa tai avustaa kilpailijoitamme tai muita liikekumppaneitamme. Ulkopuolista työtä ei koskaan saa tehdä yhtiön ajalla eikä siihen saa käyttää yhtiön tarvikkeita tai laitteita. Ennen kuin ryhdyt ulkopuolisiin töihin tai liityt johtokuntiin, kerro suunnitelmistasi esimiehellesi ja varmista, että ehdotettu toiminta ei ole ristiriidassa yhtiön edun kanssa. Voit myös ottaa yhteyden henkilöstöosastoon saadaksesi lisätietoja osastollasi ja toimipaikassasi voimassa olevista ulkopuolista työtä koskevista käytännöistä. Johtohenkilöstö + johtokunnan jäsenet Johtotason henkilöstöllä ja johtokunnan jäsenillä on velvollisuus ilmoittaa lähipiiritapahtumista päälakimiehelle ja hankkia hyväksyntä ennen tällaisiin tapahtumiin osallistumista. Joissakin tapauksissa vaaditaan myös ennakkohyväksyntä johtokunnan tarkastusvaliokunnalta. Toimintasääntömme eivät salli lainoja yhtiöltä johtohenkilöstölle tai johtokunnan jäsenille. Lähipiiritapahtumat voivat olla monimutkaisia ja ne on mahdollisesti julkaistava Yhdysvaltain arvopaperimarkkinoita valvovan Securities and Exchange Commissionin sääntöjen mukaan. Saat lisätietoja Lähipiiritapahtumia koskevasta lausunnostamme. K John työskentelee yhtiön mainostaulujen parissa säännöllisesti ja on kätevä käsistään. Voiko John tehdä freelance-pohjalta osa-aikatöitä yleismiehenä? V Kunhan John ei käytä ulkopuolisiin töihin yhtiön työaikaa, materiaaleja (esim. työkaluja) tai muita resursseja, hän voi vapaasti hankkia tuloja muista lähteistä sillä edellytyksellä, että muut työtilaisuudet eivät kilpaile yhtiömme kanssa. Johnin on syytä ensin kertoa suunnitelmistaan esimiehelleen, jotta voidaan varmistaa, että ristiriitaa yhtiön etujen kanssa ei synny. Johtokunnan jäsenet, jotka eivät ole yhtiön palveluksessa, sekä heidän perheenjäsenensä saattavat omistaa huomattavia osuuksia yrityksistä, jotka ovat yhtiön toimittajia, asiakkaita tai kilpailijoita tai joiden kanssa yhtiö käy tai harkitsee käyvänsä kauppaa. Koska kaikki johtokunnan jäsenet eivät ole yhtiön työntekijöitä, tässä ohjeistossa kuvattuun eturistiriitakäytäntöön on tehty joitakin ulkopuolisia johtokunnan jäseniä koskevia poikkeuksia. Johtohenkilöstö ja johtokunnan jäsenet, joilla on eturistiriita-asioita tai lähipiiritapahtumia koskevia kysymyksiä tai huolia, voivat ottaa yhteyden päälakimieheen. 24

30 Liikesuhteiden hoito lahjat ja kestitys Pyrimme aina kohtelemaan tasapuolisesti ja puolueettomasti kaikkia henkilöitä ja yrityksiä, joiden kanssa käymme kauppaa. Väärinkäsitykset voidaan yleensä välttää käytöksellä, joka tekee selväksi, että yhtiömme toimii liiketoiminnassaan eettisten periaatteiden mukaisesti eikä pyydä tai myönnä erioikeuksia. Siksi työntekijämme eivät saa antaa tai vastaanottaa lahjoja, kestitystä tai etuisuuksia, jotka voisivat vaikuttaa tai näyttää vaikuttavan liiketoimintapäätöksiin. Lahjat ovat yleensä tavaroita tai palveluja, mutta ne voivat olla mitä tahansa, millä on arvoa. Kestitys kattaa tapahtumat, joissa sekä kestityksen tarjoava että sen vastaanottava henkilö ovat läsnä, kuten ateriat tai urheilutapahtumat. Muutoin kuin yhtiön hyväksymien tapahtumien yhteydessä voimme antaa tai vastaanottaa lahjan tai kestityksen vain, jos se täyttää kaikki seuraavat ehdot: Sillä on hyväksyttävä liiketoimintaan liittyvä tarkoitus. Se ei ole käteistä tai käteistä vastaavaa. Minkään sovellettavan sopimuksen ehdot tai lait eivät rajoita tai estä sitä. Kestityksen ollessa kyseessä sen tarjoava osapuoli on läsnä tapahtumassa. Se on antajan ja vastaanottajan asemaan nähden sopiva. K Raquel auttaa yhtiön sivuston ylläpidossa ja yksi hänen mainoskumppaneistaan toisessa yhtiössä on lähettänyt hänelle pienen korun. He ovat työskennelleet yhdessä jo lähes vuoden ja kumppanin edustaja haluaa kiittää häntä yhteistyöstä. Miten Raquelin pitäisi toimia? V Raquelin ei todennäköisesti pitäisi ottaa lahjaa vastaan, vaan kysyä esimieheltään neuvoa tai ohjeita tilanteen hienotunteiseen käsittelyyn. Lahja saattaisi vaikuttaa liialliselta ja se voitaisiin katsoa yritykseksi vaikuttaa senhetkisiin tai tuleviin liiketoimintapäätöksiin. Se ei asettaisi vastaanottajaa kiusalliseen asemaan. Sitä ei ole pyydetty. Jos annat lahjan tai tarjoat kestityksen, varmista, että se on vastaanottajana olevan liikekumppanin käytäntöjen mukainen. Tämä on tärkeätä varmistaa ennen lahjojen antamista tai kestityksen tarjoamista. Saat lisäohjeita liikesuhteiden hoitamisesta osastollasi tai toimipaikassasi voimassa olevista käytännöistä tai ottamalla yhteyden esimieheesi tai paikalliseen laillisuusvalvojaan. Huomaa, että säännöt, jotka koskevat lahjojen tai kestityksen tarjoamista tai antamista valtion virkamiehille, ovat tiukemmat kuin muiden liikekumppanien suhteen toimimista ohjaavat säännöt. Jos sinulla on kysymyksiä lahjojen tai kestityksen tarjoamisesta valtion virkamiehille, ota yhteys lakiosastoon. 25

31 Korruptionvastaisuus Yhtiö ei suvaitse lahjontaa. Olemme ennemmin valmiita menettämään liiketoimintatilaisuuksia tai sietämään viiveitä kuin osallistumaan laittomaan toimintaan. Emme koskaan lahjo kolmansia tahoja, julkisia tai yksityisiä, suoraan tai epäsuorasti (esimerkiksi edustajan kautta). Uskomme siihen, että saamme asiakkaita tuotteidemme ja palvelujemme laadun ansiosta, emme lahjomalla. Noudatamme kaikkia kansainvälisiä lakeja, sopimuksia ja säädöksiä, jotka kieltävät lahjonnan, mukaan lukien Yhdysvaltain korruptionvastainen Foreign Corrupt Practices Act -laki ja Iso- Britannian lahjonnanvastainen Bribery Act -laki. Ollaksemme vastuullisia liiketoimintayhteisöjen jäseniä meidän on noudatettava näitä lakeja kaikilla toimialueillamme paikallisista laeista ja tavoista riippumatta. Tämä tarkoittaa, että emme koskaan tarjoa, yritä tarjota, valtuuta tai lupaa minkäänlaisia lahjuksia tai palkkionpalautuksia liiketoimien edistämiseksi tai jatkamiseksi tai epäoikeudenmukaisen edun saavuttamiseksi. Emme myöskään koskaan pyydä tai hyväksy lahjuksia tai palkkioita. Lahjus on tarjottu tai lahjaksi annettu esine tai etu, jolla on arvoa ja jolla pyritään epäasiallisella tavalla vaikuttamaan (tai jonka voidaan mieltää vaikuttavan epäasiallisesti) vastaanottajan toimintaan. Lahjukset voivat olla rahaa, matka- tai muita kuluja, kestitystä, markkinahintaa halvempia lainoja, alennuksia, palveluksia, liiketoiminta- tai työllistymistilaisuuksia, poliittisia tai hyväntekeväisyyslahjoituksia tai mitä tahansa etua tai erityiskohtelua joko suoraan tai epäsuorasti. Yhtiö kieltää myös voitelurahat, jotka ovat pieniä yksityishenkilöille maksettuja palkkioita tavallisten valtion toimien, kuten lupien myöntämisen nopeuttamiseksi. Palkkionpalautus tarkoittaa, että jo maksettu tai erääntyvä summa palautetaan palkkiona tehdystä sopimuksesta tai sopimuksen jatkamisesta. Ole erityisen varovainen, jos toimit valtion virkamiesten kanssa. Jos sinulla on kysymyksiä siitä, katsotaanko yhteyshenkilösi valtion virkamieheksi, ota yhteys lakiosastoon välittömästi. K Marie on vastuussa tarvittavien valtion myöntämien lupien hankkimisesta uudessa maassa, jossa yhtiö on aloittamassa toimintaa. Hän on tutkimuksissaan löytänyt joitakin ulkopuolisia yrityksiä, jotka tarjoavat valtion myöntämien lisenssien ja lupien nopeampaa toimitusta, ja hän haastattelee nyt viimeisen listallaan olevan yrityksen edustajaa. Tapaamisen aikana edustaja, Raul, ilmoittaa, että vaikka hänen hintansa ehkä ovat hieman korkeammat, kukaan muu ei pysty toimittamaan toimilupia häntä nopeammin. Miten Marien pitäisi tulkita tämä ilmoitus? V Ilmoituksen pitäisi tuntua Mariesta huolestuttavalta. Korkeampi hinta nopeammasta palvelusta saattaa olla merkki siitä, että Raulin yritys suorittaisi asiattomia tai laittomia maksuja yhtiön puolesta, eikä Marie voi sallia tällaista toimintaa. Marien pitää kiittää Raulia, päättää tapaaminen, tehdä tapauksesta ilmoitus yhtiön lakiosastolle ja välttää Raulin yrityksen palkkaamista. 26

32 VALTION VIRKAMIEHET: Kaikki kansallisen, alueellisen, paikallisen tai muun hallinnon työntekijät Virkaan valittu toimihenkilö Valtion omistaman tai hallitseman yhtiön virkailija tai työntekijä ESIMERKKI Tullitarkastaja, poliisiviranomainen, hallituksen ministeri tai valtion työntekijä, joka on vastuussa mainostoimilupien tai muiden lupien myöntämisestä Kaupunginjohtaja, lainsäätäjä tai valtuuston jäsen Valtion lähetystoimintaa säätelevä virkamies tai valtion omistaman sähköyhtiön johtaja K Marcus ja hänen tiiminsä tapaavat hallituksen ministereitä eräässä Euroopan maassa. Kahvitauon aikana yksi ministereistä kysyy Marcukselta, mistä hän on ostanut rannekellonsa, koska hän arvelee, että hänen miehensä pitäisi siitä. Marcus päättää antaa kellon ministerille lahjaksi hänen miehelleen sanoen, että se on hyvän tahdon osoitus. Oliko tämä hyväksyttävää? Yksityishenkilö, joka toimii tilapäisesti valtion viraston toimessa tai edustajana Valtion poliittisen tai vaalilla valittavan viran ehdokas Poliittinen puolue tai puolueen toimihenkilö Valtion konsultti, joka toimii valtion valtuutuksella Paikalliseen lainsäädäntöelimen ehdokas Paikallisen puolueen johtaja On myös tärkeää huomata, että emme voi palkata ulkopuolista tahoa tekemään jotain sellaista, mitä emme voisi itse eettisesti tai laillisesti tehdä. Ulkopuolisen tahon palkkaaminen epäsuoran maksun maksamista tai jonkinlaisen edun tarjoamista varten on ohjeistomme ja korruptionvastaisten lakien vastaista. Meidän on tutkittava due diligence -prosessien mukaisesti kaikki ulkopuoliset toimijat ennen kuin otamme heidät palvelukseemme. V Ei, Marcus teki vakavan virheen. Vaikka hänen aikeensa olivat hyvät, emme voi antaa mitään arvokasta valtion edustajalle tai työntekijälle. Lahja voitaisi tulkita Marcuksen yritykseksi päästä epäasiallisesti hallituksen ministerin suosioon. Korruptionvastaiset lait ovat monimutkaisia ja niiden rikkomisesta aiheutuvat seuraamukset ovat vakavia. Tästä syystä sinun on vältettävä kaikkea toimintaa, joka voitaisi tulkita lahjonnaksi. Saat lisätietoja ja korruption vastaisia lakeja ja käytäntöjä koskevia selvityksiä osastollasi tai toimipaikassasi voimassa olevista käytännöistä sekä pyytämällä neuvoa lakiosastolta. 27

33 Sisäpiirikauppa Yhtiössä työskennellessämme saatamme saada olennaista, ei-julkista tietoa yhtiöstämme tai muista yhtiöistä. Olennainen, ei-julkinen tieto (eli sisäpiirin tieto) on yritystä koskevaa tietoa, joka ei ole julkisesti tiedossa ja joka saattaisi vaikuttaa sijoittajien päätökseen ostaa, myydä tai pitää hallussaan yhtiön arvopapereita. Koska yhtiömme on pörssiyhtiö, osakkeidemme ja muiden myytävien arvopapereidemme hankinta ja myynti on useiden lakien alaista. Yhtiön arvopapereiden ostaminen tai myyminen olennaisen, eijulkisen tiedon perusteella on rikos ja yhtiön käytännöt myös kieltävät sen riippumatta asemastasi yhtiössä. Tämä koskee tietoja yhtiömme tai liikekumppaniemme osakkeista, osingoista, lähitulevaisuudessa toteutuvista fuusioista tai yrityskaupoista, oikeudenkäynneistä, liiketoimintastrategioista, johdon henkilövaihdoksista, velkakirjalainoista, osakeoptioista tai johdannaisarvopapereista. Tieto ei ehkä enää ole "ei-julkista", kun: se ilmoitetaan Yhdysvaltain arvopaperimarkkinoita valvovaan elimeen (Securities and Exchange Commission) ja julkaistaan se julkaistaan laajalevikkisessä tiedotusvälineessä se on muuten tehokkaasti julkaistu suurelle yleisölle ja on kulunut kohtuullinen odotusaika, jonka kuluessa tiedon voidaan olettaa levinneen markkinoille. Lisäksi, jos paljastat sisäpiirin tietoa toiselle henkilölle, jonka ei liiketoimintasyistä ole tarpeen tietää sitä (mukaan lukien perheenjäsenet tai samassa taloudessa asuvat), ja kyseinen henkilö ostaa tai myy arvopapereita (tai antaa tiedon edelleen jollekulle muulle, joka käyttää sitä), sinua voidaan syyttää vihjeen antamisesta. Vihjeen antaminen on ohjeistomme ja sisäpiirikauppoja koskevien lakien vastaista. Muista, että vaikka tekisit kauppoja muista syistä kuin hallussasi olevan sisäpiirin tiedon perusteella, sinun voidaan katsoa syyllistyneen sisäpiirin kauppoihin. Jos sinulla on kysymyksiä arvopaperilaeista tai sisäpiirin tiedoista, älä käy kauppaa, vaan ota heti yhteys päälakimieheemme. Saat lisätietoja Sisäpiirikauppoja koskevasta käytännöstämme ja sen liitteestä. 28

34 Tietojen täsmällisyys Kaikki tiedot, joita kirjaat tai raportoit yhtiön puolesta, on kirjattava täsmällisesti ja rehellisesti. Tietoja, joita ovat mm. asiakastilit, kuluraportit ja tilinpäätökset, on ylläpidettävä kohtuullisella ja asianmukaisella tarkkuudella, ne on kirjattava ajoissa ja niiden on vastattava yhtiön tapahtumia. Tietojen väärentäminen tai asianmukaisen dokumentoinnin tekemättä jättäminen on vakava rikkomus ja saattaa johtaa syytetoimiin tai työsuhteen irtisanomiseen. Arkistoistamme haettuja tietoja toimitetaan osakkaille ja rahoittajille sekä valtion virastoille. Siksi kirjanpitotietojemme on noudatettava paitsi sisäisiä valvonta- ja julkaisukäytäntöjämme, myös yleisesti hyväksyttyjä kirjanpitoperiaatteita ja verotusvaatimuksia sekä lakeja ja asetuksia. Julkisten tiedonantojemme ja valtion virastoille toimittamiemme raporttien tietojen on oltava täydelliset, totuudenmukaiset, täsmälliset, ajoissa toimitetut ja ymmärrettävät. Sisäiset ja ulkoiset tarkastustoimintomme auttavat varmistamaan, että kirjanpitomme, tietomme ja tilimme ovat täsmällisesti kirjattuja. Siksi sinun on toimittava yhteistyössä kirjanpito-osaston kanssa ja toimitettava kirjanpito-osastolle, sisäisille tilintarkastajille, johtokunnan tarkastusvaliokunnalle ja riippumattomille tilintarkastajille kaikki heidän pyytämänsä tiedot. Kannustamme työntekijöitä avoimeen viestintään johtokunnan tarkastusvaliokunnan, kirjanpitäjien ja tilintarkastajien kanssa ja kysymään kysymyksiä omista vastuistaan. Riippumattomiin tilintarkastajiin ei tietenkään saa yrittää vilpillisesti vaikuttaa eikä heitä saa houkutella, pakottaa, manipuloida tai johtaa harhaan. Jos et ole varma, miten tietty asia kirjataan, tai uskot, että jokin tapahtuma on kirjattu väärin tai sinulla on muuten jokin huoli tai valituksen aihe kirjanpitoa, tarkastusta tai sisäistä kirjanpidon valvontaa koskien, tee asiasta ilmoitus. Kysy neuvoa esimieheltäsi, liiketoimintayksikkösi laskentapäälliköltä, pääkirjanpitäjältä tai talouspäälliköltä, tai voit myös antaa huolenaiheesi johtokunnan tarkastusvaliokunnan tutkittavaksi ottamalla yhteyden yhtiön hotlinepuhelinpalveluun. K Vivienne on tuntipalkattu työntekijä ja hän on tehnyt viisi tuntia ylityötä tällä viikolla. Hänen esimiehensä on kuitenkin juuri pyytänyt häntä lähtemään tuntia aikaisemmin joka päivä ensi viikolla ja jättämään ylityötunnit ilmoittamatta tältä viikolta. Ylimääräinen vapaa tunti ensi viikolla auttaisi häntä kyllä hoitamaan asioitaan työpäivän jälkeen mitä hänen pitäisi tehdä? V Vivennen on tehtävä kaksi asiaa. Ensinnäkin hänen ei pidä suostua esimiehen pyyntöön vaan kirjata ylityö asianmukaisesti ja pitää seuraavan viikon työaika normaalina. Toiseksi, Viviennen pitää ottaa yhteys toiseen esimieheen tai muuhun tässä ohjeistossa lueteltuun resurssiin ja tehdä ilmoitus esimiehensä epäasiallisesta pyynnöstä. Olemme kaikki vastuussa yhtiön täsmällisten tietojen ylläpidosta, ja tämä koskee myös aikakirjanpitoa. 29

35 Tietojen hallinta, säilytys + tuhoaminen Meillä on velvollisuus säilyttää ja hävittää asiakirjoja, sähköpostiviestejä ja muita aineellisia tiedonlähteitä joko elektronisessa tai paperimuodossa yhtiön tietojen säilytystä koskevien käytäntöjen ja sovellettavien lakien ja asetusten mukaisesti. Ajoittain joudumme osallisiksi oikeusjuttuihin tai meitä uhkaa oikeudenkäynti, haaste tai valtion tutkinta, ja joudumme siksi säilyttämään asiakirjoja tai toimittamaan tietoja kolmansille osapuolille. Tällaisissa tapauksissa on ennen vastaamista otettava yhteys lakiosastoon, joka auttaa selvittämään, miten pyyntöön on vastattava. Tietojen tehokas hallinta auttaa vastaamaan liiketoiminnan tarpeisiin ja varmistaa, että tiedot ovat käytettävissä silloin, kun niitä tarvitaan. Älä koskaan muuta, tuhoa, muokkaa tai salaa tietoja, jotka liittyvät tutkintaan, estä tai vaikeuta virallista tutkintaa tai muuten sekaannu tutkimuksiin tai edes anna vaikutelmaa tällaisesta toiminnasta. Saat lisätietoja osastollasi tai toimipaikassasi voimassa olevista tietojen hallintakäytännöistä tai esittämällä kysymyksiä esimiehellesi. 30

36 05 Yhteisömme muovaavat meitä

37 05 Yhteisömme muovaavat meitä Tiedonvälitys Sähköposti + pikaviestit Meillä kaikilla on velvollisuus käyttää yhtiön verkkoa ja tietokonejärjestelmiä eettisesti ja lainmukaisesti. Vaikka järjestelmien satunnainen henkilökohtainen käyttö on sallittua, yhtiö varaa oikeuden valvoa käyttöä lain sallimissa rajoissa. Tämä kattaa kaiken datan ja tietoliikenteen, jota lähetetään, vastaanotetaan tai säilytetään yhtiön sähköposti- tai puhelinvastaajatileillä, sekä kaikki elektroniset asiakirjat, jotka on tallennettu yhtiön kannettaviin tietokoneisiin tai muihin kannettaviin laitteisiin. Internetiä ei milloinkaan saa käyttää luvattomiin, laittomiin tai epäeettisiin tarkoituksiin tai seksuaalisesti arveluttavan tai siveettömän materiaalin lataamiseen. Meidän on myös muistettava sähköpostiviestejä laatiessamme ja pikaviestejä lähettäessämme, että sähköisessä muodossa olevia viestejä on mahdollista muokata ja lähettää edelleen ilman lupaamme. Saat lisätietoja osastollasi tai toimipaikassasi voimassa olevista käytännöistä. Suhteet tiedotusvälineisiin + analyytikoihin Yhtiö on nimittänyt tietyt työntekijät vastaamaan tiedotusvälineiden, analyytikoiden tai muiden ulkopuolisten tahojen pyyntöihin. Tiedotusvälineiden edustajia ovat esimerkiksi uutis-, sanomalehti-, televisio- ja radiotoimittajat sekä vain internetissä luettavien julkaisujen kuten blogien kirjoittajat. Vain tehtävään nimitetyt työntekijät voivat esiintyä yhtiön edustajina tiedotusvälineissä ja yhteyksissä arvopaperianalyytikoiden ja/tai sijoittajien kanssa tai vastata ulkopuolisten tahojen esittämiin yhtiötä koskeviin kyselyihin. Jos tällaiset yhteydet eivät kuulu työtehtäviisi, et saa vastata kyselyihin tai kommentoida niitä. Kaikki yhtiön taloudellisia tai muita arkaluonteisia tietoja koskevat ulkopuolelta tulevat kyselyt on ohjattava sijoittajasuhteiden osastolle. Kaikki yhtiötä koskevat tiedotusvälineiden kyselyt on ohjattava konsernin tiedotusosastolle tai paikalliselle tiedotushenkilöstölle. 32

38 Tarkastuksiin + sisäisiin/ulkoisiin tutkintapyyntöihin vastaaminen Sitoudumme osallistumaan kaiken tyyppisiin laillisiin tilintarkastuksiin, katsastuksiin ja tutkimuksiin, mukaan lukien valtion suorittamat tutkinnat. Annamme tutkijoille heidän tarvitsemansa tiedon ja ryhdymme välittömästi toimiin tutkintaa varten tarvittavien asiakirjojen säilyttämiseksi. Jos yhtiön ulkopuolinen taho ottaa sinuun yhteyden tilintarkastukseen, katsastukseen tai tutkintaan liittyen, ohjaa asia heti päälakimiehelle. Velvollisuutemme yleisöä kohtaan Yleisö luottaa siihen, että toimitamme laadukkaita tuotteita ja palveluja, ja yhtiön menestys riippuu sitoutumisestamme tämän luottamuksen säilyttämiseen. Meillä on lisäksi lähetysluvan haltijana velvollisuus palvella yleistä etua. Siksi pyrimme tarjoamaan paikallisyleisön tarpeita vastaavia ohjelmia valitsemalla vaihtelevaa ja sopivaa sisältöä sekä tarjoamalla ylivoimaisen kokemuksen mediatarjontamme parissa. Yhteiskuntavastuu Johtavana maailmanlaajuisena mediayhtiönä meillä on velvollisuus osallistua palvelemiemme yhteisöjen keskeisten ongelmien ratkaisuun. Yhtiön yhteisöbrändi iheartmedia Communities pyrkii parantamaan asuinalueita Yhdysvalloissa ja ympäri maailmaa esimerkiksi perhe-elämän, terveyden, koulutuksen, lukutaidon, musiikin ja taiteiden aloilla. Kannustamme kaikkia tiimin jäseniä osallistumaan paikallisyhteisöjensä toimintaan. Lisätietoja näistä hankkeista saat kysymällä esimieheltäsi ja käymällä verkkosivustomme "iheartmedia Communities" -osassa. 33

39 Ihmisoikeuksien + työsuojelulakien kunnioittaminen Osana sitoutumistamme sosiaalisiin ja yhteisöllisiin vastuisiin kunnioitamme yksilön ihmisoikeuksia kaikissa toiminnoissamme ja odotamme samaa kaikilta liikekumppaneiltamme. Tarjoamme työntekijöillemme kohtuullisen työajan ja palkkatason. Yhtiömme noudattaa myös nollatoleranssipolitiikkaa lapsi- tai pakkotyövoiman käytön ja ihmiskaupan suhteen. Emme tietoisesti käy kauppaa sellaisten alihankkijoiden, liikekumppaneiden tai toimittajien kanssa, jotka rikkovat näitä käytäntöjä. Ympäristönsuojelu Yhtiöllämme on velvollisuus myös toimia siten, että suojelemme ja edistämme ympäristön puhtautta, turvallisuutta ja terveellisyyttä. Tämä edellyttää sovellettavien ympäristölakien ja niiden pohjana olevien julkisten käytäntöjen tiukkaa noudattamista. Ympäristölakien ja -käytäntöjen noudattamatta jättämisen seuraukset voivat olla vakavia. Sekä yhtiö että yksittäiset henkilöt saattavat joutua vastuuseen saastuneiden alueiden puhdistuskustannuksista ja sen lisäksi vielä joutua siviili- ja rikosoikeudellisten rangaistusten kohteeksi. Pyri aina varmistamaan, että lakeja ja säädöksiä noudatetaan ja ilmoita kaikista rikkeistä esimiehellesi, lakiosastolle tai riskienhallintajohtajalle. Health & Education Yhteiskunnallisiin asioihin osallistuminen Yhtiö kannustaa sinua osallistumaan itse valitsemiisi yhteisö- ja hyväntekeväisyystapahtumiin omassa paikallisessa yhteisössäsi. Et voi kuitenkaan ajaa henkilökohtaista hyväntekeväisyys- tai muuta asiaa työtovereidesi keskuudessa yhtiön tiloissa. Vastaavasti et saa käyttää yhtiön omaisuutta, tiloja, aikaa tai varoja henkilökohtaisten hyväntekeväisyys- tai muiden asioiden hoitoon. Sinua kannustetaan osallistumaan yhtiön sponsoroimiin hyväntekeväisyyttä ja muita asioita edistäviin tapahtumiin. Wellness Social & usic & MLiteracy Impact A rt 34

40 Poliittiset avustukset Yhtiön poliittiset toimet Useimmissa maissa laki rajoittaa tarkasti yhtiöiden mahdollisuuksia tukea poliitikkoja, poliittisia puolueita ja julkisiin virkoihin ehdolla olevia. Et voi antaa suoria tai epäsuoria lahjoituksia tai käyttää varoja poliittisiin tarkoituksiin yhtiön puolesta, ellei lakiosasto ole sitä ensin hyväksynyt. Tämä sisältää lahjoitukset ehdokkaille, viranhaltijoille, poliittisille puolueille ja muille poliittisille virkamiehille tai komiteoille. Lahjoitukset voivat olla minkä tahansa arvokkaan tarjoamista, kuten lippujen ostaminen poliittiseen varainkeruutapahtumaan, tuotteiden tai palvelujen tarjoaminen poliittiseen kampanjatapahtumaan tai kampanjan mainoskulujen maksaminen. Poliittinen toimintakomitea Joidenkin Yhdysvaltain osavaltioiden ja paikallisten lainsäädäntöjen mukaan yhtiö voi antaa lahjoituksia osavaltio- ja paikallistason ehdokkaille ja puoluekomiteoille. Yhdysvaltain lait kuitenkin estävät yhtiötä antamasta tukea Yhdysvaltain liittovaltion ehdokkaille. Yhtiömme tukee iheartmedia, Inc:n/Clear Channel Outdoorin poliittista toimintakomiteaa ( iheartmedia, Inc. Clear Channel Outdoor PAC ), jolle tietyt työntekijät voivat antaa vapaaehtoisia lahjoituksia tukeakseen Yhdysvaltain liittovaltion virkojen ehdokkaita. Jos sinulla on kysymyksiä iheartmedia, Inc. Clear Channel Outdoor PAC -komiteasta, ota yhteys valtiota koskevien asioiden toimistoomme Washington D.C.:ssä. 35

41 Henkilökohtainen poliittinen toiminta Yhtiö kannustaa sinua osallistumaan poliittiseen prosessiin ja tukemaan valitsemiasi poliittisia ehdokkaita ja puolueita. Voit kuitenkin käyttää tähän vain omia resurssejasi. Et saa käyttää yhtiön omaisuutta, tiloja, aikaa tai varoja henkilökohtaiseen poliittiseen toimintaasi. Älä koskaan anna vaikutelmaa yhtiön edustajana esiintymisestä antaessasi henkilökohtaisesti poliittisia avustuksia. Joskus laki vaatii, että yhtiömme on ilmoitettava tiettyjen työntekijöiden tai johtokunnan jäsenten henkilökohtaiset poliittiset toimet ja/tai politiikkaan käyttämät varat sekä heidän kanssaan samassa taloudessa asuvien perheenjäsenten henkilökohtaisesti politiikkaan käyttämät varat. Tällaisissa tapauksissa on yksittäisen työntekijän tai johtokunnan jäsenen vastuulla vastata tietopyyntöihin nopeasti ja täsmällisesti. Kerätyt tiedot ovat luottamuksellisia ja niitä käytetään vain vaadittuihin raportointitarkoituksiin. Jos sinulla on kysymyksiä tai huolia näistä raportointivaatimuksista, pyydä neuvoa lakiosastolta, osastosi tiedotus- tai valtion asioiden toimistosta tai alueesi laillisuusvalvojalta. Lobbaus On tärkeätä huomata, että lobbaustoimintaa koskevat erityiset säännöt, jotka saattavat edellyttää, että lobbaustoimiin osallistuvat työntekijät rekisteröityvät ja ilmoittavat toimistaan. Lobbaus käsittää monenlaisia toimia. Saatat osallistua lobbaukseen, jos joudut työssäsi: K Tutustuessani työtovereihini yhtiössä olen huomannut, että jotkut heistä jakavat suurelta osin poliittisen katsomukseni. Olen myös hiljattain alkanut osallistua paikalliseen kampanjointiin alueellamme tietyn lain puolesta. Voinko käyttää yhtiön sähköpostia kampanjatietojen jakamiseen sellaisille työtovereilleni, joita en usko sen häiritsevän? V Ei, et voi koskaan käyttää yhtiön resursseja henkilökohtaisten poliittisten pyrkimysten ajamiseen. Yhtiö kunnioittaa lain sallimia oikeuksiasi toimia vapaasti työajan ulkopuolella, mutta nämä toimet ja työtehtävät on pidettävä erillään. olemaan yhteydessä lainsäätäjiin, sääntelyviranomaisiin, toimeenpanoelimiin tai ministeritason virkamiehiin tai heidän henkilökuntaansa viestimään valtion virkamiesten tai työntekijöiden kanssa tai myymään heille mainostuotteita vaikuttamaan lainsäädäntö- tai hallintotoimiin tarjoamaan lahjoja tai kestitystä valtion virkamiehille tai työntekijöille. Kaikki lobbausta koskevat kysymykset on osoitettava lakiosastolle, osastosi tiedotus- tai valtion asioiden toimistolle tai alueesi laillisuusvalvojalle. 36

42 POIKKEUKSET + VAPAUTUKSET Kaikki tämän ohjeiston sääntöjä koskevat vapautuspyynnöt on tehtävä kirjallisena päälakimiehelle, jolla on valtuudet päättää vapautuksen antamisesta. Mistä tahansa tämän ohjeiston säännöstä johtokunnan jäsenille tai johtohenkilöille annettavat vapautukset on kuitenkin hyväksytettävä yhtiön johtokunnassa tai johtokunnan nimittämissä komiteoissa ja ne on julkaistava lakien ja säädösten määräämässä laajuudessa. 37