THE WARRANTY GROUP, INC. ONGELMIEN ESITTÄMISTÄ JA ILMOITTAMISTA KOSKEVAT PERIAATTEET

Transkriptio

1 THE WARRANTY GROUP, INC. ONGELMIEN ESITTÄMISTÄ JA ILMOITTAMISTA KOSKEVAT PERIAATTEET Yhtiön hallitus on hyväksynyt asiakirjan 18. lokakuuta 2011

2 PERIAATTEET The Warranty Group, Inc. on sitoutunut tarjoamaan työpaikan, joka kannustaa avoimeen keskusteluun liiketoimintakäytännöistämme, ja noudattamaan meihin sovellettavia lakeja ja asetuksia sekä Eettisiä toimintaohjeitamme ( Ohjeet ). Näin ollen Yhtiö ei myöskään salli käytöstä, joka on vastoin tällaisia lakeja, asetuksia tai Ohjeita. Jokaisella työntekijällä on velvollisuus ilmoittaa välittömästi epäilemistään rikkomuksista, laittomasta toiminnasta tai petoksesta, kuten kyseenalaisesta kirjanpidosta, sisäisistä kirjanpitotarkastuksista ja tilintarkastusasioista tai muista lakiin tai Ohjeisiin kohdistuvista rikkomuksista näiden periaatteiden määräysten mukaisesti. Mikä tahansa kolmas osapuoli, kuten urakkatyöntekijät ja väliaikaiset työntekijät, konsultit, itsenäiset alihankkijat, liikekumppanit ja muut TWG:n maailmanlaajuisen yhteisön edustajat voivat myös ilmoittaa näissä periaatteissa kuvailtujen menettelyiden avulla hyvässä uskossa kirjanpito- tai muista rikkomuksista. Näissä Ongelmien esilletuontia ja ilmoittamista koskevissa periaatteissa ( Periaatteet ) The Warranty Group, Inc. -yhtiöstä ja sen tytäryhtiöistä käytetään nimeä "TWG", Yhtiö tai TWGyhtiö ja tällaisten yksiköiden johtajista, toimihenkilöistä ja työntekijöistä käytetään yhteisesti nimeä työntekijät tai sinä -sanaa eri muodoissaan. Näitä Periaatteita sovelletaan maailmanlaajuisesti TWG:hen, sen kaikkiin Yhdysvalloissa ja muualla maailmassa sijaitseviin tytäryhtiöihin, sisaryhtiöihin, yhteisyrityksiin tai muihin liikesuhteisiin, joissa TWG:llä on tosiasiallinen suora tai epäsuora määräysvalta. Ne koskevat Yhtiön kaikkia johtajia, toimihenkilöitä ja työntekijöitä sekä TWG-yhteisön edustajia kaikkialla maailmassa. Yhtiön tilintarkastuskomitea ( Tilintarkastuskomitea ) on vastuussa menettelyiden laatimisesta Yhtiön saamien valitusten tai esille tuotujen ongelmien vastaanottoa, säilytystä ja käsittelyä varten. Tilintarkastuskomitea on hyväksynyt nämä periaatteet velvollisuuksiensa täyttämiseksi. Tilintarkastuskomitea on pyytänyt Yhtiötä muodostamaan komitean ( Valvontakomitea ), jonka puheenjohtajana toimii maailmanlaajuisen valvonnan valvontapäällikkö ( Valvontapäällikkö ) ja jäseninä Yhtiön operatiivinen johtaja ja lakiosastojen (Pohjois-Amerikka, Yhdistynyt kuningaskunta ja Eurooppa), sisäisen tarkastusosaston sekä verotus-, henkilöstö-, riskinhallinta- ja rahoitusosastojen edustajat. Valvontakomitean velvollisuuksiin kuuluvat muun muassa Yhtiön Eettisten toimintaohjeiden valvonta sekä sen seuraaminen, että Yhtiö noudattaa sovellettavia Yhdysvaltain liittovaltion ja osavaltioiden lakeja ja asetuksia, samoin kuin niiden muiden maiden lakeja, joita TWG:hen kuuluvan yrityksen tulee noudattaa. Valvontakomitean vastuuseen kuuluu lisäksi tukea ja edistää valvontaan tai etiikkaan liittyvää tutkintaa. NÄIDEN MENETTELYIDEN SOVELLUSALA Näissä Periaatteissa kutsutaan kirjanpidon epäselvyyksiksi kaikkia kirjanpito- tai tilintarkastusasioita, joista tehdään ilmoitus tai tutkintapyyntö. Tällaiset ilmoitukset tai tutkintapyynnöt voivat perustua esimerkiksi seuraaviin: petos tai tahallinen virhe jonkin TWG:hen kuuluvan yrityksen tilinpäätöksen valmistelussa, arvioinnissa, tarkastelussa tai tilintarkastuksessa petos tai tahallinen virhe jonkin TWG:hen kuuluvan yrityksen taloudellisten asiakirjojen arkistoinnissa tai ylläpidossa

3 puutteet TWG:hen kuuluvaa yritystä koskevissa sisäisissä periaatteissa tai valvonnassa tai näiden noudattamatta jättäminen taloudellisten tietojen tai raporttien vääristely tai TWG:hen kuuluvan yrityksen johtajan, toimihenkilön tai työntekijän tekemä tai saama virheellinen ilmoitus, joka koskee taloudellisissa asiakirjoissa, tilinpäätöksissä tai tilintarkastuskertomuksissa olevaa asiaa poikkeama täydellisestä ja rehellisestä raportoinnista, joka koskee TWG:hen kuuluvan yrityksen laskettua taloudellista tilannetta TWG:n omaisuuteen tai varoihin kohdistuva kavallus tai väärinkäyttö. Voit noudattaa myös jäljempänä olevia menettelyitä ilmoittaessasi seuraavista: muu todellinen, havainnoitu tai mahdollinen lain tai asetuksen rikkomus, jonka TWG:hen kuuluva yritys on tehnyt tai johon se on osallistunut muu rikkomus, joka liittyy TWG:hen kuuluvaan yritykseen, sen liiketoimintaan tai toimiin tai johon se on osallistunut. Tähän voi kuulua erityisesti mahdollisia tai todellisia TWG:n periaatteiden rikkomuksia, joita ovat esimerkiksi, mutta näihin rajoittumatta, TWG:n Eettiset toimintaohjeet, Lahjonnan vastaiset periaatteet ja menettelyt sekä TWG:n Työntekijän käsikirja (yhteisesti Rikkomukset ). Tällaiset ilmoitukset tai tutkintapyynnöt voivat perustua esimerkiksi seuraaviin asioihin liittyviin huoliin: eturistiriidat epäasiallisten lahjojen, edustustilaisuuksien tai muunlaisten maksujen antaminen tai vastaanottaminen lahjonta tai korruptio syrjintä tai ahdistelu sopimusten, raporttien tai asiakirjojen väärentäminen työntekijän rikkomus tai epäasiallinen käytös sabotaasi tai ilkivalta päihteiden väärinkäyttö käteisen, tavaroiden, palveluiden tai yhtiön muiden resurssien varastaminen työnpaikan turvallisuusongelmat työpaikalla esiintyvä väkivalta tai uhkailu palkkoihin liittyvät ongelmat yrityksen yksinoikeudellisten tai luottamuksellisten tietojen paljastaminen kostotoimet (siten kuin jäljempänä on määritelty) ilmoituksesta, valituksesta, huolesta, epäilystä tai muusta näiden periaatteiden nojalla tehdystä tiedonannosta. Työntekijöille, jotka ilmoittavat rikkomuksesta tai väärinkäytöstä hyvässä uskossa, tarjotaan kaikki jäljempänä kuvaillut suojatoimet.

4 EI KOSTOTOIMIA Näiden Periaatteiden tarkoituksena on kannustaa ja auttaa työntekijöitä ilmoittamaan rikkomuksista, epäilemistään rikkomuksista tai huolista luottaen siihen, että he eivät joudu kärsimään ikävistä seurauksista ja että heidän ilmoituksensa otetaan vastaan, käsitellään ja tutkitaan asianmukaisella tavalla. Vuonna 2002 annetun Sarbanes-Oxleyn lain 806 kohdan ja vastaavanlaisen paikallisen lainsäädännön mukaisesti TWG-:hen kuuluva yritys ei irtisano, alenna, erota määräajaksi, uhkaa, ahdistele tai millään tavalla syrji työntekijää tämän työsuhteessaan, mikäli tällainen työntekijä ilmoittaa laillisesti ja hyvässä uskossa näissä menettelyissä käsitellystä asiasta. Johtajaan, toimihenkilöön tai työntekijään, joka ryhtyy kostamaan näissä menettelyissä käsitellystä asiasta hyvässä uskossa ilmoittaneelle henkilölle, kohdistetaan kurinpitotoimia aina työsuhteen irtisanomiseen saakka. Se, että TWG:hen kuuluva yritys tai sen puolesta toimiva henkilö tai muuten vaikutusvaltaisessa asemassa suhteessa työntekijään oleva henkilö ryhtyy tai uhkaa ryhtyä toimiin estääkseen työntekijää ilmoittamasta käsityksestään, että lakia on rikottu tai rikotaan, tai kostaa ilmoituksen tehneelle työntekijälle, saattaa lisäksi olla rikos. ILMOITUSMENETTELYT Sinun vastuullasi on ilmoittaa kaikista kirjanpidon epäselvyyksistä tai Rikkomuksista näiden Periaatteiden mukaisesti, ja kannustamme sinua ilmoittamaan myös muista epäilemistäsi väärinkäytöistä tai ongelmista. Voit kertoa ongelmista asianmukaiselle vastuuhenkilölle TWG:n sisällä tai nimettömästi sellaisen ulkopuolisen palvelun kautta, jonka TWG on varannut tähän tarkoitukseen. Sisäinen ilmoitus TWG:llä on avointen ovien politiikka, joka kehottaa työntekijöitä esittämään kysymyksiä ja ilmaisemaan huolensa, ehdotuksensa tai valituksensa henkilölle, joka kykenee ratkaisemaan ne oikealla tavalla. Useimmissa tapauksissa suora esimiehesi tai osastopäällikkö on parhaassa asemassa käsittelemään ongelmasi. Esimies tai osastopäällikkö voi tuntea ongelman paremmin ja osallistuu mielellään prosessiin, ja hänen tehtävänsä on auttaa sinua ongelman ratkaisemisessa. Jos et mielelläsi puhu esimiehesi tai osastopäällikön kanssa tai et ole tyytyväinen esimiehesi vastaukseen, voit puhua asiasta kenelle tahansa johtajalle, jota sinun on helppo lähestyä. Esimiesten ja päälliköiden tulee ilmoittaa epäillyistä kirjanpidon epäselvyyksistä tai Rikkomuksista Valvontapäällikölle tai kenelle tahansa Valvontakomitean tai Tilintarkastuskomitean jäsenelle. Nimetön ilmoitus Jos sinusta on jotenkin epämiellyttävää ilmoittaa ongelmasta siten, että sinut tunnistetaan ilmoituksen tekijäksi, voit käyttää nimettömiä ilmoituksia vastaanottavaa EthicsPointpalvelua, jonka Yhtiön on varannut tähän tarkoitukseen.

5 Sinun ei tarvitse kertoa nimeäsi ilmoittaessasi ongelmista EthicsPoint-palveluun, mutta voit kertoa sen, jos haluat EthicsPoint-palvelun ottavan sinuun yhteyttä tarkistusprosessinsa aikana. EthicsPoint ei paljasta henkilöllisyyttäsi Yhtiölle. Voit jättää nimettömän ilmoituksen joko puhelimitse tai internetissä seuraavia menettelyitä noudattaen: Puhelimitse Yhdysvaltain sisällä soita Liitteessä A ilmoitettuun numeroon. Kaikkiin puheluihin vastataan englanniksi. Yhdysvaltain ulkopuolelta: soita Liitteessä A mainittuun asianmukaiseen kansainväliseen puhelinnumeroon. Puheluusi vastataan englanniksi. Jatkaaksesi puhelua toisella kielellä, ilmoita kielesi pyytääksesi tulkkia. Tulkin hankkiminen voi kestää 1 3 minuuttia. Älä sulje puhelinta tänä aikana. Mikäli Liitteessä A annettu numero ei toimi, sinun tulisi tehdä ilmoituksesi jäljempänä mainitun verkkosivuston kautta. Ilmoita samalla, että puhelinnumero ei toiminut. Internet-ilmoitus Vaihe 1: Pääset TWG:n EthicsPoint-ilmoituspalveluun internetin kautta kirjoittamalla selaimeesi osoitteen Vaihe 2: Napsauta kohtaa Jätä ilmoitus verkkosivun oikeassa yläkulmassa. Noudata ohjeita ja syötä pyydetyt tiedot. Miten EthicsPoint-ilmoitukset käsitellään? Kun ilmoitus on jätetty EthicsPoint-järjestelmään puhelimitse tai internetin kautta, ilmoittaja saa ainutlaatuisen käyttäjänimen ja ilmoitustunnuksen. Tämän tunnuksen avulla ilmoittaja pystyy seuraamaan ilmoituksensa etenemistä luottamuksellisesti sekä lukemaan Yhtiön lähettämiä kysymyksiä tai vastauksia. Ilmoittaja voi siten vastata lisäkysymyksiin, jotta ilmoituksesta aiheutuva tutkinta saadaan perusteellisesti ja nopeasti saatettua loppuun. Muistathan, että halutessasi ilmoituksesi voidaan käsitellä nimettömänä. Jos haluat pysyä nimettömänä, emme yritä aktiivisesti selvittää henkilöllisyyttäsi. Kaikki EthicsPoint-palvelun kirjeenvaihto pidetään yhtä salassa kuin alkuperäinen ilmoituksesi. Puhelinpalvelun kautta tehdyt ilmoitukset tallennetaan suoraan EthicsPointin turvapalvelimelle, joka estää mahdolliset tietomurrot. EthicsPoint saattaa nämä ilmoitukset vain tiettyjen henkilöiden luettaviksi Yhtiössä. TWG on sitoutunut käsittelemään minkä tahansa tarpeellisen tutkinnan yhteydessä kaikki saamansa ilmoitukset asiaankuuluvan luottamuksellisesti ja huolellisesti.

6 Ilmoitettujen tapahtumien vaihtelevan luonteen vuoksi emme pysty määrittelemään tutkintaprosessien tarkkaa käsittelyaikaa. Tutkintaan nimitetyt henkilöt varmistavat kuitenkin, että tutkinnat hoidetaan mahdollisimman nopeasti heikentämättä tarkastuksen laatua. Voit olla varma, että tutkinnat tehdään asianmukaisesti henkilöllisyydet ja luottamuksellisuuden suojaten niin pitkälle kuin mahdollista voimassa olevia lakeja ja asetuksia noudattaen. Joissakin tapauksissa laki voi velvoittaa TWG:n ilmoittamaan asiasta ulkopuoliselle asiamiehelle tai viranomaisille, jolloin TWG:hen voidaan soveltaa ylimääräisiä säädöksiä, jotka voivat asettaa lisävaatimuksia luottamuksellisuudelle koskien tapahtumasta ilmoittamista tai sen paljastamista ja tutkintaa. ONGELMIEN TUTKIMINEN Kirjanpidon epäselvyyksien tutkiminen Tilintarkastuskomitea on vastuussa kaikkiin kirjanpidon epäselvyyksiin liittyvien valitusten ja epäilyjen tutkimisesta ja ratkaisemisesta. Tilintarkastuskomitea voi palkata riippumattoman lakimiehen, kirjanpitäjiä tai muita henkilöitä auttamaan tutkinnassa. Väärinkäytösten tutkiminen Lakiasiainjohtaja, Tilintarkastuskomitea ja Valvontakomitea ovat vastuussa kaikkiin rikkomuksiin liittyvien valitusten ja epäilyjen tutkimisesta ja ratkaisemisesta. Lakiasiainjohtaja, Tilintarkastuskomitea ja Valvontakomitea voivat palkata riippumattoman lakimiehen, kirjanpitäjiä tai muita henkilöitä auttamaan tutkinnassa. HYVÄSSÄ USKOSSA TOIMIMINEN Kirjanpidon epäselvyyksiä tai muuta väärinkäyttöä koskevan valituksen tehneen tai huolensa ilmaisseen henkilön tulee toimia hyvässä uskossa ja kohtuullisin perustein uskoen, että hänen paljastamansa tiedot viittaavat kirjanpidossa tapahtuneeseen epäselvyyteen tai muuhun Rikkomukseen. Kaikki väitteet, jotka osoittautuvat perättömästi tai väärin perustein tehdyiksi, käsitellään vakavina kurinpito-ongelmina. Kuitenkaan pelkästään se, että epäily osoittautuu perusteettomaksi, ei alista työntekijää millekään kurinpito- tai kostotoimelle, mikäli väite on esitetty hyvässä uskossa ja riittävin perustein. LUOTTAMUKSELLISUUS Epäiltyä kirjanpidon epäselvyyttä tai Rikkomusta koskevan ilmoituksen voi jättää luottamuksellisesti sen havainnut henkilö ja hän voi tehdä sen valintansa mukaan nimettömänä tai omalla nimellään. Kaikki valitukset tai ilmoitukset pidetään niin luottamuksellisina kuin on mahdollista riittävän tutkinnan tekemiseksi, voimassa olevia lakeja ja asetuksia noudattaen. ASIAKIRJOJEN SÄILYTTÄMINEN Kaikki näiden Periaatteiden mukaisiin ilmoituksiin ja tutkintoihin liittyvät asiakirjat, jotka koskevat kirjanpidon epäselvyyksistä tai muista Rikkomuksista tehtyjä ilmoituksia tai tällaisen ilmoituksen tehneen henkilön syrjintää, ahdistelua tai häneen kohdistuneita kostotoimia, säilytetään sovellettavien lakien (tietoturvalait, -määräykset ja -asetukset, asiakirjojen säilyttämistä koskevat periaatteet) mukaisesti tavalla, jonka TWG tai TWG:n Tilintarkastuskomitea katsoo asianmukaiseksi.

7 KYSYMYKSIÄ Jos sinulla on kysyttävää näistä periaatteista, voit esittää ne Valvontapäällikölle tai Valvontakomitean jäsenille.

8 LIITE A Puhelinnumerot, joihin voi tehdä ilmoituksia (1) Yhdysvalloissa työntekijät voivat soittaa numeroon (2) Seuraava on luettelo kansainvälisistä puhelinnumeroista Yhdysvaltain ulkopuolella: Maa Numero Alankomaat Argentiina Argentiina (ensisijainen kieli espanja) Australia Belgia Brasilia Espanja Etelä-Korea Irlanti Iso-Britannia Italia Itävalta Japani Japani (ensisijainen kieli japani) Kiina (eteläosa) Kiina (pohjoisosa) Kolumbia Korea/K Korea/KO Malesia Meksiko Meksiko (ensisijainen kieli espanja) Peru Portugali Puola Ranska Ruotsi Saksa Uusi-Seelanti