Enemmän arvoa asiakkaalle - tehokkaammilla prosesseilla ja sujuvammalla toiminnalla!

Transkriptio

1 Enemmän arvoa asiakkaalle - tehokkaammilla prosesseilla ja sujuvammalla toiminnalla! Lean-ajattelu koulutussektorilla? Marja Blomqvist QDC Business Engineering marja.blomqvist@qdc.fi LEAN? Tehokkain tällä hetkellä tunnettu tapa kehittää organisaation laajuista osaamista ja kyvykkyyttä! Maalaisjärkistä toiminnan kehittämistä: ei juosta nopeammin vaan kävellään lyhyempi matka. Poistetaan sujuvan työn esteitä arjessa. Asiakkaan / opiskelijan / potilaan pistämistä etusijalle ja kaiken turhan häslinginpoistamista. Yhdessä tekemistä. Järjestystä ja selkeyttä, visuaalista ohjausta Ongelmien löytämisestä ja niiden ratkaisemisesta innostunut organisaatio. Prosessien kehittämistä systemaattisesti läpi siilojen. Sitä, että jokaisen tehtävä on tehdä työnsä hyvin ja kehittää työtä. Systemaattista, tasaista laatua. Yhteisten, järkevien toimintatapojen luontia Henkilöstön tyytyväisyyttä vaikutusmahdollisuuksien ja paremman työn kautta. Piirroskuva Karri Esala 1

2 Lean = kehittämisjärjestelmä Lean on joukko käsitteitä, periaatteita, työkaluja ja johtamistapoja tavoitteena tuottaa mahdollisimman paljon lisäarvoa asiakkaalle resurssit tehokkaasti hyödyntäen Oikeat asiat (palvelu / tuote / hoito / tieto / päätös ) oikeaan aikaan, oikeassa paikassa Ei juosta nopeammin vaan kävellään lyhyempi matka Toyotan ydinperiaatteet Jatkuva kehittäminen Ihmisten kunnioittaminen QDC 2015; Kuca Karri Esala LEAN Hyödynnä resurssisi tehokkaasti tuottamalla arvoa asiakkaallesi poistamalla samalla kaikki hukka arvoketjustasi toiminnot virtauttaen jatkuvasti parantaen yhdessä, ihmisiä kunnioittaen. 2

3 Lean on kotoisin Toyotalta, mutta se on yksi tärkeä osa työn ja organisaatioiden kehittämisen perinnettä ja sitä ovat hyödyntäneet mitä erilaisemmat organisaatiot ympäri maailman. QDC 2015 Tärkeitä rakennusaineita Toyotalta 3

4 Teollisuudessa Lean-ajattelulla on raportoitu saadun hyviä tuloksia... LEAN-periaatteilla saavutettuja tuloksia teollisuudessa Parannus työvoiman tuottavuudessa 45-75% Kustannussäästöt 25-55% Tuotos lisääntynyt 60-90% Laatuvirheet vähentyneet 50-90% Varastot vähentyneet 60-90% Tilankäyttö vähentynyt 35-50% Läpäisyajat vähentyneet 50-90% (keskiarvo usean 1-7 vuotta Lean-työtä tehneen yrityksen tuloksista)...ja terveydenhuollon Lean-aallon seurauksena raportoidaan mm. lyhentyneitä hoitoaikoja, parantunutta kapasiteettia (suurempi määrä potilaita jotka voidaan hoitaa), vähentyneitä virheitä, lyhentyneitä odotusaikoja, parantunutta potilaiden ja henkilöstön tyytyväisyyttä Lähteet: Womack, J., Byrne, A., Flume, O., Kaplan, G., Toussaint, J., Miller, D (ed) (2005): Going Lean in Health Care. Institute of healthcare improvement Innovation series White paper. Poksinka, Bozena (2010): The current state of Lean implementation in Health Care: literature review. Quality Management in Health Care, (19), 4, Asiakkaan arvo LEAN-kehittämisen tärkeä pohja Kuka on asiakkaamme? Voimme menestyä vain jos tuotamme arvoa asiakkaillemme. Mitä arvoa tuotamme? Liike-elämässä: Palvelun tai tuotteen konkreettinen hyöty tai ominaisuus, josta asiakas on valmis maksamaan. Terveydenhuollossa esimerkiksi terveyden lisääminen, sairauden estäminen, sairauden vähentäminen, elämänlaadun paraneminen. Koulutussektorilla? Arvon lisääminen: tiedon, materiaalin, ihmisen muokkaaminen Määriteltävä konkreettisesti: kuinka nopeasti, millä sisällöllä, millä laatutasolla 4

5 Kun ymmärrämme asiakkaan arvoa, voimme päästä kiinni hukkaan HUKKA = mikä tahansa aktiviteetti joka ei tuota arvoa asiakkaalle Hukkatyypit kts Lisämateriaalit - osio TOIMINNALLINEN HUKKA (7+1 Hukkaa) HAJONTA YLIKUORMITUS ; piirroskuvat Karri Esala Hukkia koulutussektorilla? Koordinoimaton opetus ja oppimisen testaaminen Päällekkäinen opetus Testaus ei vastaa opetusta hylätyt suoritukset Kurssit, joiden läpäisyyn opiskelijoilla ole vielä edellytystä Koulutus joka ei luo arvoa Koulutus joka tarjoa työllistymismahdollisuuksia Opetus joka ei lisää ammatillista osaamista tai yleissivistystä Opetus joka on sisällöltään vanhentunutta Odottaminen Opettajat odottavat jotakuta toista voidakseen tehdä työnsä Opiskelijat odottavat esim. kurssin järjestämistä Opiskelijat odottavat esim. hallinnollisia päätöksiä Resurssien huono käyttö Toimimattomat prosessit, joista seuraa odotusta, virheitä, korjaustyötä, päällekkäistä työtä. Sovellettu lähteistä Dahlgaard (2000) ja Lareau (2003) lähteessä Barroso et al (2010) Beyond classroom boundaries: how higher education institutions apply Lean. 5

6 Lean tähtää arvovirran tehostamiseen ja työn arvon kehittämiseen Kuinka suuri osa ketjun ajasta on arvoa lisäävää? Esimerkki: prostatapotilas 33 päivää 47 päivää 2 5 pv Esimerkin lähde: Maija Tarkkanen, HYKS Syöpäkeskus, HUS ja Helsingin yliopisto 6

7 Palvelun tarjoaja Asiakas Onko arvovirta sujuva ja hukaton asiakkaan näkökulmasta? Esimerkki autokorjaamo 25 Min 1 Etsi ja valitse korjaamo 5 Min 5 Min 2 Ajanvaraus 1 Vastaa puhelimeen 2 Ajanvaraus Arvoa tuottava aika Arvoa tuottamaton aika 45 Min 10 Min 35 Min 3 Aja korjaamolle 4 Jonota, kuvaile ongelma, luovuta auto 5 Odota sijausauto 3 Vastaanotto 4 Auto varastoalueelle 5 Sijaisauton haku 6 Luov. korjaamolle 7 Luov. korjaajalle 8 Ongelman diagnosointi 9 Tarkista osat 10 Auto varastoon 11 Luovutus toimistolle 6 keskustelediagnoosista, hyväksy korjaukset 12 Luov. Asiakaspalv. 13 Soita asiakkaalle, keskustele diagnoosi 14 Luov. korjaamolle 15 Luov. korjaajalle 16 Osien keräily 17 Korjaa auto 7 Jonota ja maksa, vastaanota auto 8 Aja kotiin 5 Min 25 Min 38 Min 14 Min 85 Min 35 Min 21 Luov. Asiakaspalv. 22 Laskutus 23 Auton nouto 24 Auton luovutus asiakkaalle 25 Sijaisauton parkki Korjaajan aika Sovellettu lähteestä: Womack & Jones: Lean Consumption, Harvard Business Review March Testiajo 19 Auto varastoon 20 Luovutus toimistoon Arvovirta = kaikki ne aktiviteetit, jotka vaaditaan palvelun tai tuotteen toimittamiseksi asiakkaalle Tunnistetaan arvovirtoja, kuvataan niitä ja tunnistetaan niistä kehityskohteita Virtauksen parantaminen: Poista hukkaa (odottaminen!) Tunnista ja hallitse kapeikkoja Mittaa tuloksia, seuraa päivittäin ja puutu poikkeamiin Sujuvoita tukitoimia Sujuvoita arvoa lisääviä aktiviteetteja 7

8 Työn arvon kehittäminen: sujuvoitetaan arjen työtä Miten mahdollisimman suuri osa ajasta voisi olla arvoa tuottavaa oikeaa tekemistä? Mikä estää tai vaikeuttaa hyvän työn tekemistä arjessa? Priorisointi! Varottava osaoptimointia, katsottava kokonaisuutta! Mennään paikan päälle! Helpottavattuodaesillekehitysideoita; ideoidensystemaattinentyöstäminenja seuranta. Erilaisia työmenetelmiä: työn havainnointi, työpajat, brainstorming, hukkakävelyt, simuloinnit Ei kaikkea kerralla, mutta tehdään valmiiksi ja katsotaan tepsikö mittaaminen, seuranta! Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Perusasiatkuntoon: järjestys, vakiotoimintatavat, visuaalisuus Jatkuvan parantamisen ydin: systemaattinen kokeilu Miten ongelmat ja ideat tuodaan esille? Miten tuetaan systemaattista ratkaisua ja kokeilemista (PDSA)? Miten seurataan edistymistä, vastuita ja statusta kaikille läpinäkyvästi? 8

9 Lean-kartta: arvoa työkaluilla QDC 2015 Entä sitten? Maailma reagoi toimintaan, ja hyvin vähän mihinkään muuhun. 9

10 Liikkeelle Lean-polulla Asiakas ja asiakkaan arvo lähtökohtana. Tunnista arvovirtoja ja paranna niiden virtausta Kaikki mukana kehittämisessä: Hukkaherkkyyden lisääminen Kehittäminen osana työtehtäviä Kehittämiskulttuuri Suoritusten mittaaminen Kehittämisen puitteet: ideoiden esilletuonti, edistäminen, seuranta Kehitä työn arvoa (tehokkuutta) Päivittäisjohtaminen Lopuksi Lean on jatkuvasti kehittyvä organisaatio Työkaluja on, mutta paljon tärkeämpää on asenne, systemaattisuus ja sitkeys Lean-kehittäjä on käytännön kokeentekijä joka johtaa oppimisprosessia Jokainen on kehittäjä yhdessä toisten kanssa. 10

11 LISÄMATERIAALEJA Kun ymmärretään arvoa, päästään kiinni hukkaan HUKKA = mikä tahansa aktiviteetti joka ei tuota arvoa potilaalle HUKKA (MUDA) Toiminnallisen hukan (MUDA) eri tyypit YLITUOTANTO - ylimääräiset tai ennenaikaiset työnsuoritukset VARASTOT - materiaalien varastointi työpaikalla tai muualla ODOTTAMINEN JA ETSIMINEN - työnteon estyminen SIIRTYMISET - työntekijän tai toimihenkilön turha liikkuminen SIIRROT JA KÄSITTELYT - materiaalien käsittely, varastoinnit, siirrot KORJAUSTYÖ - virheiden korjaustyö TURHA TYÖ - työ, jonka tuloksista asiakas ei maksa HAJONTA (MURA) YLIKUORMITUS (MURI) QDC 2015 Piirroskuvat Karri Esala Kahdeksas (pahin) hukka ihmisten osaamisen käyttämättä jättäminen Toiminnallisen hukan lisäksi voi olla myös tiloihin liittyvää hukkaa, energianhukkaa, kliinistä hukkaa jne. 11

12 7+1 hukkaa kansainvälisiä esimerkkejä terveydenhuollosta YLITUOTANTO Potilaan sisäänottoon liittyy 16 erilaista lomaketta, joista 7 tarpeettomia SIIRROT JA KÄSITTELYT SIIRTYMISET TURHA TYÖ KORJAUSTYÖ ODOTTAMINEN JA ETSIMINEN VARASTOT IHMISTEN OSAAMISEN KÄYTTÄMÄTTÄ JÄTTÄMINEN 25% osastolle otetuista potilaista siirretään 36 tunnin sisällä sisäänotosta toiselle osastolle joka tarjoaa vastaavan tasoista hoitoa. Työntekijä käyttää 20 minuuttia tietyn lääkkeen etsimiseen useista paikoista Hoitajan täytyy kirjata potilaan hengitystietoja 4 eri paikkaan potilaan tiedoissa Röntgenkuvista 10-20% tehdään uusiksi koska lähetteeseen merkitty väärä puoli vartalosta Leikkaussalitiimin täytyy odottaa 20 minuuttia leikkauksen alkua eikä voi tehdä muita tehtäviä. Varastossa on vanhentuneita lääkkeitä koska varastoontilaattiin niitä liikaa. Paljon käyttökelpoisia parannusehdotuksia jää käyttämättä koska kukaan ei ole kiinnostunut niistä. QDC 2015 Esimerkit vapaasti suomennettu lähteestä Carrus et al (2010) 26 12