Whistleblower-ohjeistus

Transkriptio

1 Whistleblower-ohjeistus Whistleblower-ohjeistus Johdanto Soveltamisala henkilöstö Yleistä kehotus ilmoittaa kyseenalaisista kirjanpitokäytännöistä ja muista lakien tai yhtiön toimintaperiaatteiden rikkomuksista Ilmoitusmenettelyt Ilmoituksen sisältö Ilmoitusten käsittely Raportointi tarkastusvaliokunnalle Kostotoimenpiteiden kielto Ohjeistuksen julkaiseminen Ohjeistuksen hyväksyntä... 4 Sisäinen asiakirja

2 WHISTLEBLOWER-OHJEISTUS 1. JOHDANTO SSAB on sitoutunut tinkimättömiin eettisiin vaatimuksiin. Käytännössä tämä tarkoittaa ehdottoman rehellistä ja kaikilta osin voimassa olevien lakien ja määräysten mukaista toimintaa. Kuten SSAB:n hyvän liiketavan periaatteissa (Code of Conduct) todetaan, nämä arvot ovat yhtiön pitkäaikaisen menestyksellisen toiminnan perusta. Tämän sitoumuksen nojalla ja avoimuusperiaatteidensa mukaisesti SSAB tarjoaa whistleblower-menettelyn kautta henkilöstölle mahdollisuuden tuoda esiin hyvässä uskossa mitä tahansa epäilemiään väärinkäytöksiä ilman pelkoa kostotoimenpiteiden tai muun asiattoman kohtelun kohteeksi joutumisesta. 2. SOVELTAMISALA HENKILÖSTÖ Tässä whistleblower-ohjeistuksessa ( ohjeistus ) esitetyt vaatimukset ja periaatteet sitovat SSAB:n kaikkia työntekijöitä, toimihenkilöitä ja johdon jäseniä ( henkilöstö ). 3. YLEISTÄ KEHOTUS ILMOITTAA KYSEENALAISISTA KIRJANPITOKÄYTÄNNÖISTÄ JA MUISTA LAKIEN TAI YHTIÖN TOIMINTAPERIAATTEIDEN RIKKOMUKSISTA Jokaisen henkilöstön jäsenen tulee ilmoittaa tietoonsa tulleet todisteet kenen tahansa yhtiön johtoon tai henkilöstöön kuuluvan tai konsultin (sis. tilintarkastajat) toiminnasta, joka ilmoittajan käsityksen mukaan on jotakin seuraavista ( raportoitava toiminta ): a) kirjanpitoon, tilintarkastukseen tai muutoin talousraportointiin liittyvä petos tai vilppi b) laiton teko, joka voi olennaisesti heikentää yhtiön mainetta tai julkista kuvaa, tai teko joka muutoin on katsottavissa törkeän asiattomaksi c) minkä tahansa SSAB:n ohjeistuksen, esim. hyvän liiketavan periaatteiden vastainen epäeettinen liiketoiminta d) vaara henkilöstön ja/tai yleisön terveydelle, turvallisuudelle tai hyvinvoinnille. 4. ILMOITUSMENETTELYT Henkilöstö voi ilmoittaa raportoitavasta toiminnasta millä tahansa seuraavista tavoista: a) Ilmoituksen voi tehdä omalle esimiehelle tai esimiehen esimiehelle täyttämällä ilmoituslomakkeen, joka on tämän ohjeistuksen liitteenä A ( ilmoituslomake ) ja ladattavissa SSAB:n intranetsivuilla. Täytetyt ilmoituslomakkeet lähetetään mainituille esimiehille tavallisena postilähetyksenä. Ilmoittaja voi halutessaan tehdä ilmoituksen mainituille henkilöille myös suullisesti (puhelimitse tai kasvokkain). Esimiehen tulee välittömästi toimittaa saamansa ilmoitus, riippumatta siitä miten se on tehty, SSAB konsernin sisäisen tarkastuksen johtajalle (Group Internal Audit Director) sisäistä tutkintaa varten kohdan 6 (a) mukaisesti. Sisäinen asiakirja 1 (8)

3 b) Myös konsernin sisäisen tarkastuksen johtajalle ilmoituksen voi tehdä täyttämällä ilmoituslomakkeen, joka on tämän ohjeistuksen liitteenä A ja ladattavissa SSAB:n intranetsivuilla. Täytetyt ilmoituslomakkeet lähetetään sisäisen tarkastuksen johtajalle niinikään tavallisena postilähetyksenä. Ilmoituksen voi halutessaan tehdä myös suullisesti (puhelimitse tai kasvokkain). Ilmoitukset tehdään joko ruotsin tai englannin kielellä. Suomenkieliset ilmoitukset voi toimittaa Suomen sisäiselle tarkastukselle. Konsernin sisäisen tarkastuksen johtajan ja Suomen sisäisen tarkastuksen yhteystiedot ovat tämän ohjeen liitteessä B. c) Koskee SSAB:n pääkonttorin ja liiketoiminta-alueiden SSAB Special Steels, SSAB Europe, Tibnor ja Ruukki Construction henkilöstöä: Ilmoituksen voi tehdä Konsernin sisäisen tarkastuksen johtajalle Ruotsiin puhelimitse tai tai Suomessa sisäiselle tarkastukselle puhelimitse tai Ilmoituksen voi myös tehdään PricewaterhouseCoopersin tutkintaosastolle (Forensic Department) täyttämällä ilmoituslomake, joka on tämän ohjeen liitteenä A ja ladattavissa SSAB:n intranetsivuilla. Täytetyt ilmoituslomakkeet lähetetään PricewaterhouseCoopersin tutkintaosastolle tavallisena postilähetyksenä. Ilmoitukset tehdään joko ruotsin, suomen tai englannin kielellä. PricewaterhouseCoopersin tutkintaosaston yhteystiedot ovat tämän ohjeen liitteessä B. d) Koskee SSAB Americas-liiketoiminta-alueen henkilöstöä: Ilmoitus tehdään EthicsLine-palveluun (riippumaton ilmoituspalvelu, jonka koulutettu henkilöstö on Global Compliancen palveluksessa) soittamalla maksuttomaan numeroon Soitettaessa Yhdysvaltain tai Kanadan ulkopuolelta: Katso ohjeista suora pääsykoodi sijaintimaasi mukaan. Näppäile sijaintimaasi mukainen AT&T Direct Code ja merkin jälkeen yllä oleva maksuton puhelinnumero. Puhelun aikana on pyynnöstä saatavissa tulkkausapua. Global Compliancelle voi halutessaan tehdä ilmoituksen myös täyttämällä ilmoituslomakkeen, joka on tämän ohjeistuksen liitteenä A ja ladattavissa SSAB:n intranetsivuilla. Täytetyt ilmoituslomakkeet lähetetään Global Compliance/SSAB Ethics Linelle tavallisena postilähetyksenä. Ilmoitukset tehdään joko ranskan, espanjan, portugalin tai englannin kielellä. Global Compliance/SSAB - Ethics Linen yhteystiedot ovat tämän ohjeistuksen liitteessä B. Kaikilla yllä mainituilla tavoilla ilmoituksen tekevät henkilöstön jäsenet voivat halutessaan pysyä nimettöminä. On kuitenkin syytä huomata, että asian perusteelliselle tutkimiselle on eduksi, jos henkilö ilmoittaa nimensä, puhelinnumeronsa ja muut yhteystietonsa. Kaikki henkilötiedot ja ilmoituksen sisältö pysyvät ehdottoman luottamuksellisina; tietoja annetaan eteenpäin ainoastaan siinä määrin kuin se on asian perusteellisen ja tasapuolisen tutkimisen kannalta välttämätöntä. 5. ILMOITUKSEN SISÄLTÖ Riippumatta siitä, tehdäänkö ilmoitus nimettömänä vai omalla nimellä, whistleblowermenettelyn kautta tehtävien ilmoitusten tulee antaa mahdollisimman täydelliset tiedot käsillä olevasta asiasta, jotta asian perusteellinen tutkiminen on mahdollista. Tarpeellisia tietoja ovat esimerkiksi tapahtuma-aika ja -paikka, asiaan liittyvien henkilöiden nimet ja tehtävät sekä mahdollisimman täydellisesti kaikki muutkin ilmoittajan tiedossa olevat olennaiset yksityiskohdat. Sisäinen asiakirja 2 (8)

4 6. ILMOITUSTEN KÄSITTELY Ilmoitukset käsitellään jollakin seuraavista tavoista: a) Sisäinen tutkinta. Toimenpiteet riippuvat raportoitavan toiminnan luonteesta. Useimpien tämän ohjeistuksen mukaisten ilmoitusten tutkimisesta ja tarvittavista toimenpiteistä vastaa SSAB:n konsernin sisäisen tarkastuksen johtaja ja/tai henkilöstöhallinnosta vastaava johtaja (Executive Vice President and Head of Group Human Resources). Määrätyissä olosuhteissa ja raportoitavan toiminnan luonteesta riippuen he voivat delegoida asian hoidon muille henkilöille tai käyttää muita apuna. Jos esimerkiksi raportoitava toiminta liittyy työturvallisuuteen, konsernin sisäisen tarkastuksen johtaja voi siirtää asian käsittelyn asianmukaiselle SSAB:n turvallisuusvastaavalle. Asiaa ei kuitenkaan missään olosuhteissa siirretä sellaisen SSAB:n henkilöstön jäsenen hoidettavaksi, jota ilmoitus koskee tai joka muutoin ei sovellu avustamaan tutkimustyössä. b) Tarkastusvaliokunnan tutkinta. Jos raportoitava toiminta koskee (a) kyseenalaista kirjanpitoa tai muuta seikkaa, joka paikkansa pitäväksi osoittautuessaan on vaikuttanut tai voi vaikuttaa olennaisesti yhtiön taloudelliseen asemaan tai tulevaisuuden näkymiin, tai (b) konsernin johtoryhmän (Group Executive Committee) jäsenen, ulkoisen ja/tai sisäisen tilintarkastajan tai SSAB:n johtoon kuuluvan väitettyä väärinkäytöstä, ilmoitus siirretään välittömästi SSAB:n tarkastusvaliokunnan (Audit Committee) puheenjohtajan käsiteltäväksi. Hän voi harkintansa mukaan kutsua tarkastusvaliokunnan koolle käsittelemään asiaa (ja ilmoittaa joka tapauksessa asiasta tarkastusvaliokunnan seuraavassa säännönmukaisessa kokouksessa). Tarkastusvaliokunta voi asian tiedoksi saatuaan aloittaa tutkimuksen raportoitavasta toiminnasta. Tarkastusvaliokunta tai sen nimittämä erillinen valiokunta voi tarpeelliseksi katsomassaan määrin käyttää tutkimuksessa yhtiön kustannuksella yhden tai useamman henkilöstön jäsenen ja ulkopuolisen lainopillisen tai kirjanpitoasiantuntijan tai muiden asiantuntijoiden apua. 7. RAPORTOINTI TARKASTUSVALIOKUNNALLE. Konsernin sisäisen tarkastuksen johtaja raportoi kaikista whistleblower-ilmoituksista SSAB:n tarkastusvaliokunnalle neljännesvuosittain (mukaan lukien tutkimusten tulokset pääpiirteissään). 8. KOSTOTOIMENPITEIDEN KIELTO Tämän ohjeistuksen tarkoituksena on rohkaista SSAB:n henkilöstöä ilmoittamaan perustelluista väärinkäytösepäilyistä. SSAB ei salli minkäänlaista häirintää, kostotoimenpiteitä tai syrjintää raportoitavasta toiminnasta hyvässä uskossa ilmoittaneita henkilöstön jäseniä kohtaan. Kaikenlaiset kostotoimenpiteet on kielletty. Vastaavasti tämä ohjeistus edellyttää, että ilmoitukset raportoitavasta toiminnasta tehdään hyvässä uskossa. Jos ilmoitus osoittautuu tahalliseksi ilkivallaksi, se katsotaan vakavaksi väärinkäytökseksi. 9. OHJEISTUKSEN JULKAISEMINEN Tämä ohjeistus julkaistaan kokonaisuudessaan SSAB:n intranetsivuilla. Mahdollisiin kysymyksiin ohjeistuksen tulkinnasta vastaa SSAB:n lakiasioista vastaava johtaja (Head of Legal), jonka yhteystiedot ovat liitteessä B. Sisäinen asiakirja 3 (8)

5 10. OHJEISTUKSEN HYVÄKSYNTÄ Tämän ohjeistuksen on julkaissut SSAB:n lakiasioista vastaava johtaja, joka myös vastaa ohjeistuksen sisällöstä ja tulevista päivityksistä. SSAB:n tarkastusvaliokunta on hyväksynyt ohjeistuksen 18. lokakuuta Ohjeistus on päivitetty 25. maaliskuuta Sisäinen asiakirja 4 (8)

6 Liite A Epäillyn väärinkäytöksen ilmoituslomake Nimi (ei pakko täyttää ilmoituksen voi tehdä myös nimettömänä): Liiketoiminta-alue/osasto (ei pakko täyttää): Esimies (ei pakko täyttää): Puh (ei pakko täyttää): Sähköpostiosoite (ei pakko täyttää): SSAB KÄSITTELEE KAIKKI TÄMÄN OHJEISTUKSEN MUKAISESTI TEHDYT ILMOITUKSET NIIN LUOTTAMUKSELLISESTI KUIN SE ASIAN PERUSTEELLISEN JA TASAPUOLISEN TUTKIMISEN KANNALTA ON MAHDOLLISTA. MYÖS OMALLA NIMELLÄ TEHDYT ILMOITUKSET KÄSITELLÄÄN MAHDOLLISIMMAN LUOTTAMUKSELLISESTI, KUNNES VIRALLINEN TUTKIMUS ASIASTA KÄYNNISTYY. TUTKIMUSTEN ALKAESSA ILMOITUKSEN TEKIJÄN HENKILÖLLISYYS PALJASTETAAN SIINÄ MÄÄRIN KUIN SE ASIAN PERUSTEELLISEN JA TASAPUOLISEN TUTKIMISEN KANNALTA ON VÄLTTÄMÄTÖNTÄ. Kuvaile raportoitava toiminta: Sisäinen asiakirja 5 (8)

7 Päivämäärä, jona raportoitava toiminta tuli tietoosi: 201_ Raportoitava toiminta: jatkuu ei jatku En tiedä, jatkuuko toiminta vai ei Liiketoiminta-alue/osasto, jota epäilty raportoitava toiminta koskee: Henkilö(t), jota/joita epäilty raportoitava toiminta koskee: Miten raportoitava toiminta tuli tietoosi? Kerro mahdolliset toimenpiteesi ennen tämän ilmoituksen jättämistä (esim. ilmoitus esimiehelle): Sisäinen asiakirja 6 (8)

8 Liite B Yhteystiedot SSAB:n pääkonttorin ja liiketoiminta-alueiden SSAB Special Steels, SSAB Europe, Tibnor ja Ruukki Construction henkilöstö osoittaa ilmoitukset seuraavasti: Puhelimitse: Konsernin sisäisen tarkastuksen johtaja tai ; tai Suomen sisäinen tarkastus tai Postitse: Claim desk PricewaterhouseCoopers AB SE Stockholm Sweden Kirjeen sisältöön tulee merkitä SSAB. EthicsLine SSAB Americas -liiketoiminta-alueen henkilöstölle: Puhelinnumero: Yhdysvalloissa ja Kanadassa. Soitettaessa Yhdysvaltain ja Kanadan ulkopuolelta: näppäile maasi AT&T Direct Code -tunnus* ja sen jälkeen merkin saatuasi Postitse: SSAB EthicsLine Global Compliance PMB Ballantyne Corporate Place Charlotte, NC USA *(AT& T Direct Code -tunnusten luettelo: Konsernin Sisäisen tarkastuksen johtaja (Director of Internal Audit) Jan Haglund P. O. Box 70, Klarabergsviadukten 70, D6 SE Stockholm, Sweden Puh: tai Sisäinen tarkastaja (Internal auditor) Juha Toppinen Panuntie Helsinki Puh: Sisäinen tarkastaja (Internal auditor) Juha Halonen Panuntie Helsinki Puh: Sisäinen asiakirja 7 (8)

9 Henkilöstöjohtaja, (Executive Vice President and Head of Group Human Resources) Monika Gutén P. O. Box 70, Klarabergsviadukten 70, D:6 SE Stockholm Sweden Puh: Lakiasioista ja strategiasta vastaava johtaja (Executive Vice President and Head of Legal and Strategy) Jonas Bergstrand P. O. Box 70, Klarabergsviadukten 70, D:6 SE Stockholm Sweden Puh: Sisäinen asiakirja 8 (8)