Kysymykset/vastaukset

Transkriptio

1 Kysymykset/vastaukset 1) Mikä on L ORÉAL Ethics Open Talk -sivuston soveltamisalue? L ORÉAL Ethics Open Talk -sivusto noudattaa alla olevassa kysymyksessä 2 määriteltyjä ehtoja ja mahdollistaa seuraaviin aiheisiin liittyvien vakavien rikkomusten esiintuomisen: - Taloudelliset ja ammatilliset dokumentit - Sisäpiirikauppa - Verotus - Korruptio ja maksujen helpottaminen - Lahjat ja kutsut - Terveys, hygienia ja turvallisuus - Työpaikkakiusaaminen - Seksuaalinen häirintä - Tuotteiden turvallisuus ja laatu - Yrityksen pääoman ohjaaminen uuteen tarkoitukseen ja/tai väärinkäyttö - Luottamuksellisuus/liikesalaisuus/ATK-salaisuus - Moninaisuus/syrjintä - Henkilötietojen yksityisyyden ja suojauksen laiminlyönti - Eturistiriidat - Ympäristövastuu - Mainonta ja markkinointi - Toimittajien valinta ja oikeudenmukainen kohtelu - Kilpailunvastaiset käytännöt - Ihmisoikeuksien loukkaukset 2) Onko L ORÉAL Ethics Open Talk -sivuston käyttö pakollista, mikäli huolenaiheita ilmenee? Ei, tämän järjestelmän käyttö on vapaaehtoista. 1

2 Lisäksi tätä käytäntöä tulee käyttää seuraavissa tilanteissa: kaikkia omassa toimipisteessäsi saatavilla olevia tavanomaisia kanavia on jo käytetty (esimiehesi, henkilöstöpäällikkö, asiantuntijat, etiikkavastaava, toimitusjohtaja ja henkilöstön edustaja) eikä mielestäsi tämä ole toiminut tai tehty päätös on selkeästi väärä tai mielestäsi vastaukset ovat riittämättömiä JA huolenaiheesi täytyy koskea tämän käytännön soveltamisalueeseen liittyvää vakavaa rikkomusta. (Kts. kysymys 1 liitteenä olevasta Kysymyksiä ja vastauksia -asiakirjasta.) Tätä verkkosivustoa käyttävää työntekijää vastaan ei voida ryhtyä oikeudellisiin toimiin. 3) Kuka voi käyttää L ORÉAL Open Talk -sivustoa? Tämä sivusto on tarkoitettu L'ORÉAL-yhtymän työntekijöiden käyttöön. 4) Onko L ORÉAL Open Talk -sivusto Ranskan kansallisen ATK-tietojen ja -vapauksien komission (CNIL) hyväksymä? Kyllä. 5) Miksi L ORÉAL Ethics Open Talk -sivusto luotiin? Suurinta osaa aiheista voidaan käsitellä maassasi saatavilla olevien tavanomaisten kanavien kautta (esimiehesi, henkilöstöpäällikkö, asiantuntijat, etiikasta vastaava henkilö, toimitusjohtaja ja henkilöstön edustajat). L ORÉAL haluaa kuitenkin varmistaa, että kaikki huolenaiheet käsitellään ja sen vuoksi luotiin myös suora viestintälinja yhtymän etiikkajohtajaan. Tämä sivusto on yksinkertaisesti tekninen väline yhteyden ottamiseksi yhtymän etiikkajohtajaan. Häneen voidaan ottaa yhteyttä myös postitse (Mr. Emmanuel LULIN, Director of Ethics of the Group, L ORÉAL S.A., 41, rue Martre, Clichy, France) tai sähköpostitse (elulin@dg.loreal.com Merkitsethän sähköpostin henkilökohtaiseksi ). 6) Miten luottamuksellisuus varmistetaan? L ORÉAL Ethics Open Talk -sivuston tietoja pystyy tarkastelemaan vain hyvin rajallinen määrä henkilöitä. Näitä valtuutettuja henkilöitä sitoo tiukka salassapitovelvollisuus. L ORÉAL Open Talk -sivusto sijaitsee ulkoisella palvelimella L ORÉALin tietokonejärjestelmän ulkopuolella. Myös tätä palveluntarjoajaa sitoo tiukka salassapitovelvollisuus ja tämän sivuston kautta kerätyt tiedot tulee hävittää kahden tunnin kuluessa valtuutettujen henkilöiden vastaanottovahvistuksesta. Mikäli tutkimus katsotaan tarpeelliseksi, tiedot luovutetaan ainoastaan henkilöille, joilla on niihin oikeutettu tarve ja joilla on myös ehdoton salassapitovelvollisuus. 2

3 Sitoutumista luottamuksellisuuteen ei kuitenkaan voida taata tiettyjen kolmansien osapuolten osalta, erityisesti oikeusviranomaisten ja säätelyelimien kohdalla, ellei se ole yleisen järjestyksen vastaista. 7) Kuinka kauan tietoja säilytetään? Tiedot, joiden ei katsota kuuluvan L ORÉAL Ethics Open Talk -sivuston soveltamisalueeseen, hävitetään tai arkistoidaan välittömästi. Huomaathan, että palveluntarjoajan keräämät tiedot hävitetään kahden tunnin kuluessa valtuutettujen henkilöiden vastaanottovahvistuksesta. Kaikki tarkastetut tiedot hävitetään tai arkistoidaan kahden kuukauden kuluessa tarkistustoimenpiteiden päättymisen jälkeen (elleivät tiedot johda kurinpidollisiin tai oikeudellisiin toimenpiteisiin). Mikäli syytettyä henkilöä tai vääriä syytöksiä tehnyttä henkilöä vastaan ryhdytään kurinpidollisiin tai oikeudellisiin toimenpiteisiin, tietoja voidaan säilyttää menettelyn loppuun saakka. Arkistoidut tiedot säilytetään rajoitetussa tietojärjestelmässä ajanjakson, joka ei ylitä oikeudellisten toimenpiteiden aikaa. 8) Onko minulla oikeus tarkastella itseäni koskevia henkilötietoja? Tätä menettelyä käyttävillä henkilöillä sekä mahdollisilla todistajilla ja henkilöillä, joita valitus koskee, on oikeus tarkastella ja korjata omia tietojaan, mikäli tiedot ovat virheellisiä, epätarkkoja, epäselviä tai vanhentuneita ATK-pohjaisia tietoja ja oikeuksia (Ranska) koskevan lain pykälien 39 ja 40 mukaisesti. Pyyntö tulee lähettää postitse yhtymän etiikkajohtajalle (Mr. Emmanuel LULIN, Director of Ethics of the Group, L ORÉAL S.A., 41, rue Martre, Clichy, France). Tämä oikeus ei salli kyseessä olevan henkilön hankkia tietoonsa sen ihmisen henkilöllisyyttä, joka on ilmoittanut häneen liittyvästä huolenaiheesta, eikä tutkimuksiin mahdollisesti osallistuvien ihmisten henkilöllisyyttä. 9) Suojataanko minut kostotoimilta? Vilpittömin mielin raportoidut huolenaiheet eivät altista työntekijää rangaistuksille, mukaan lukien kurinpidollisille toimenpiteille, vaikka tiedot todettaisiinkin myöhemmin virheellisiksi. Lisäksi vilpittömän työntekijän, johon kohdistetaan kostotoimia sivuston käytön seurauksena, tulee ilmoittaa tästä. 10) Voinko pysyä nimettömänä? Se riippuu Sinuun sovellettavista laeista. Mikäli olet Ranskan, Espanjan tai Portugalin kansalainen ja/tai työskentelet Ranskassa, Espanjassa tai Portugalissa ja/tai olet L ORÉAL-yhtymän ranskalaisen, espanjalaisen tai portugalilaisen tytäryhtiön työntekijä, huomaa, että tätä toimenpidettä ei voi suorittaa nimettömänä. Muiden työntekijöiden osalta nimettömyys ei ole kiellettyä, mutta emme suosittele sitä. Uskomme, että tarjoamme riittävät takeet työntekijälle, joka haluaa ilmoittaa huolenaiheestaan vilpittömin mielin, jotta se 3

4 voidaan tehdä ilman henkilöllisyyden salaamisen tarvetta. Lisäksi tilanteesta on vaikea tehdä perusteellisia tutkimuksia, mikäli ilmoitus tehdään nimettömänä. 11) Kerrotaanko syytöksistä henkilölle, josta tein ilmoituksen? Oikeudenmukaisen oikeudenkäynnin ja syyttömyysolettamuksen periaatteita täytyy noudattaa, ja siksi henkilölle ilmoitetaan syytöksistä. Hänelle ei kuitenkaan kerrota asiasta välittömästi, mikäli esim. tapahtumat täytyy tarkistaa ja todisteet säilyttää. Henkilölle ilmoitetaan sen vuoksi näiden toimenpiteiden suorittamisen jälkeen. 12) Ilmoitetaanko minulle tutkimusten lopputuloksista? Jokainen tapaus on erilainen ja on mahdotonta vastata tähän kysymykseen etukäteen. Yleensä yhtymän etiikkajohtaja antaa asianmukaisen vastauksen ja sillä ehdolla, että tiedot voidaan viestittää lakia tai muita salassapitovelvollisuuksia rikkomatta. 13) Mitä tapahtuu siinä tapauksessa, että väitteet ovat vääriä? Henkilöön, joka käyttää L ORÉAL Ethics Open Talk -sivustoa vilpillisin mielin väärien syytösten tekemiseen, kohdistetaan kurinpidollisia ja/tai oikeudellisia toimenpiteitä. 14) Mitä tapahtuu, jos ilmoitan huolenaiheesta vilpittömin mielin, mutta myöhemmin käy ilmi, että olinkin väärässä? Mikäli olit rehellinen ja täsmällinen tietoja luovuttaessasi, sillä ei ole kielteistä vaikutusta. Mikäli tajusit ilmoituksen tehtyäsi, että huolenaiheesi oli perusteeton, ota välittömästi yhteyttä yhtymän etiikasta vastaavaan henkilöön. 15) Mitä tapahtuu, jos soitan hätänumeroon ? Sinut yhdistetään ulkoiselle palveluntarjoajallemme Englannissa. Palveluntarjoaja yhdistää Sinut tulkille kirjatakseen huolenaiheesi muistiin. Se käsitellään samoja sääntöjä ja ehtoja noudattaen kuin sivuston kautta lähetetyt ilmoitukset. 16) Onko henkilöstöä edustaville elimille ilmoitettu ja onko heidän kanssaan neuvoteltu tästä toimenpiteestä? Kyllä, tästä toimenpiteestä on ilmoitettu L Oréalin henkilöstöä edustaville elimille erityisesti L Oréal Ranskassa ja siitä on tarpeen mukaan neuvoteltu heidän kanssaan. 17) Mitä tietoja tässä toimenpiteessä käsitellään? Ainoastaan seuraavan tyyppisiä tietoja voidaan käsitellä: - huolenaiheesta ilmoittavan ihmisen henkilöllisyys, tehtävä ja yhteystiedot - syytetyn ja mahdollisten todistajien henkilöllisyys, tehtävä ja yhteystiedot - tapahtumat, jotka on tarpeen ymmärtää ilmoitetun huolenaiheen kannalta. Ainoastaan tapahtumat, jotka kuvataan objektiivisesti ilmoittaen, mikäli mahdollista, päivämäärät ja huolenaiheeseen suoraan liittyvät henkilöt, joiden ilmoittaminen on ehdottoman tarpeellista voidaksemme tarkistaa onko huolenaiheesi otettu huomioon. Mikäli Sinulla on pieninkään epäilys 4

5 kuvailemistasi tapahtumista, ole hyvä ja ilmoita, että näin väitetään tapahtuneen. 5