Henri Kinnunen Seppo Tompuri Tero Malkki Matti Heiskanen Tommi Rönkönharju Tuomas Valkeapää Troijan hevosen tapahtumakalenteri ja jäsentietojärjestelmä Käyttöohje Sisällysluettelo TÄSTÄ OHJEESTA...2 KIRJAUTUMATON KÄYTTÄJÄ...2 Uuden käyttäjän rekisteröinti...2 Tapahtumaan ilmoittautuminen...2 JÄSEN...2 Sisäänkirjautuminen...2 Käyttäjän omien tietojen muokkaaminen...2 Jos salasana unohtuu...2 TOIMIHENKILÖ...3 Uuden tapahtuman luominen...3 Ilmoittautuneen autotilanteen selvittäminen...3 Ilmoittautumisen peruminen...4 Tapahtuman muokkaus ja poisto...4 JÄSENVASTAAVA...4 Jäsenhallinta...4 Yhteenveto kaikista jäsenistä...4 Tapahtuma- ja jäsenmaksutietojen muokkaus...4 YLLÄPITÄJÄ...5 Jäsentasojen hallinta...5 Kategorioiden hallinta...5 1
TÄSTÄ OHJEESTA Tämä käyttöohje on pyritty kirjoittamaan siten, että sen avulla kuka tahansa pystyy helposti käyttämään Troijan hevosen tapahtumakalenteria ja jäsentietojärjestelmää. Ohjeessa on listattu järjestelmän toiminnallisuus hierarkisesti, eli kaikki toiminnallisuus, mikä on mahdollista käyttäjälle, joka on mainittu ohjeessa ensin, on myös käytettävissä korkeamman tason käyttäjällä. Siis esimerkiksi jäsenvastaava pystyy kaikkeen samaan kuin toimihenkilö, mutta toimihenkilö ei pysty kaikkeen, mihin jäsenvastaava ja ylläpitäjä pystyvät. Jäsentasojen järjestys on siis kirjautumaton käyttäjä -> peruskäyttäjä -> toimihenkilö -> jäsenvastaava -> ylläpitäjä. KIRJAUTUMATON KÄYTTÄJÄ Uuden käyttäjän rekisteröinti Uusi käyttäjä saadaan rekisteröityä klikkaamalla sivun yläosasta Rekisteröi uusi käyttäjä. Käyttäjä täyttää tietonsa kaavakkeeseen ja rekisteröityminen on valmis. Salainen kysymys -kenttään käyttäjä antaa kysymyksen, johon hänen on osattava vastata, jos hän unohtaa salasanansa ja haluaa sen takaisin. Salaisen kysymyksen olisi siis syytä olla sellainen, että vain käyttäjä itse tietää siihen vastauksen. Tapahtumaan ilmoittautuminen Tapahtumaan ilmoittautuminen aloitetaan siirtymällä tapahtumakalenteriin, johon pääsee Tapahtumat linkistä yläpalkissa. Tämän jälkeen etsitään tapahtumista se, johon aiotaan ilmoittautua, ja sen nimeä klikataan. Ruudulla näkyy tapahtumasta tarkemmat tiedot sekä tietojen alla oleva ilmoittautumislinkki, josta pääsee antamaan ilmoittautumistiedot. Tässä näkymässä käyttäjän tulee täyttää tiedot ja sitten painaa Ilmoittaudu. Jos kaikkia tietoja ei ole annettu oikein, järjestelmä huomauttaa tästä. JÄSEN Sisäänkirjautuminen Järjestelmään kirjaudutaan sisään kirjoittamalla oma sähköpostiosoite ja salasana kirjautumiskenttiin, jotka sijaitsevat sivun oikeassa ylälaidassa. Klikkaamalla Kirjaudu käyttäjä kirjautuu sisään. Jos salasana tai sähköpostiosoite on väärä, järjestelmä ilmoittaa tästä. Käyttäjän omien tietojen muokkaaminen Sisäänkirjautunut käyttäjä voi muokata henkilökohtaisia tietojaan menemällä kohtaan Oma sivu. Tällä sivulla on Toiminnot valikon alla Omien tietojen muokkaus linkki, josta käyttäjä pääsee muuttamaan sähköpostiosoitettaan, puhelinnumeroaan ja niin edelleen. Jotta muutokset saa tallennettua, käyttäjän tulee syöttää lopuksi salasanansa. Jos salasana unohtuu Sisäänkirjautumiskenttien yläpuolella on Unohtuiko salasana? -nappula. Tätä klikkaamalla käyttäjältä kysytään hänen salaiseen kysymykseensä vastausta, minkä jälkeen hän saa uuden salasanan. Uusi salasana näkyy näytöllä. On fiksua kirjautua heti uudella salasanalla sisään ja 2
vaihtaa generoitu salasana uuteen, itsemäärättyyn ja helpompaan muistaa salasanaan. TOIMIHENKILÖ Uuden tapahtuman luominen Uuden tapahtuman saa luotua klikkaamalla ensin Tapahtumat kohtaan, ja täältä Tee uusi tapahtuma. Uuden tapahtuman luominen ei onnistu peruskäyttäjältä, vaan tason pitää olla vähintään toimihenkilö. Klikattuaan Tee uusi tapahtuma käyttäjä pääsee tapahtuman lisäys -sivulle. Tässä käyttäjä täyttää kaikki tapahtumaan liittyvät tiedot ja lopuksi tallettaa tapahtuman painamalla Tallenna uusi tapahtuma. Tapahtumaan liittyvät tiedot ovat: Nimi: Tapahtuman nimi. Kuvaus: Tapahtumaan liittyvää lisätietoa vapaassa muodossa. Tapahtuman kesto: Määritellään tapahtuman alkamis- ja loppumisajankohdat. Päivän voi joko valita tavallisista valikoista tai kalenterinäkymästä klikkaamalla kalenteri-ikonia. Ilmoittautumisen kesto: Toimii samoin kuin tapahtuman kesto, valitaan mistä alkaen ja mihin saakka tapahtumaan voi ilmoittautua. Vaadittu taitotaso: Tapahtumaan vaadittu taitotaso. Osallistumishinta: Tapahtuman hinta, anna tähän kenttään vain euromäärä, ei muuta (esim. "20", ei "20 e" tai "kaksikymppiä"). Osoite: tapahtumapaikka. Anna tähän varsinainen osoite, esim. "Peuramaantie 114, 02400 Kirkkonummi". Tapahtumaa katsoessa tähän osoitteseen tulee Goolemaps linkki automaattisesti. Www-sivut: tapahtumaan liittyvien nettisivujen osoite/osoitteet. Max. osallistujamäärä: Osallistujamäärän yläraja. Järjestäjän yhteystiedot: Järjestäjän yhteystiedot. Maksutiedot: Kaikki maksamiseen liittyvät tiedot. Julkisuus: Kertoo, onko tapahtuma sellainen, että siihen saa osallistua kuka vain, vai sellainen, että vain Trojan hevosen jäsenet saavat osallistua. Toistuvuus: Ilmaisee, tapahtuuko tapahtuma vain kerran, vai onko se viikoittain toistuva. Jos käyttäjä valitsee toistuvan tapahtuman, hän valitsee, minä päivinä tapahtuma toistuu. Lisähuomautus: Jos jokin tapahtuma on toistuva, mutta sen alkamisaika tai loppumisaika vaihtelee päivän mukaan, voi olla fiksua tehdä kaksi eri tapahtumaa, joista molemmat ovat toistuvia. Tämä siksi, että alkamis- ja loppumisaika on aina sama systeemissä. Osa tapahtuman tiedoista on merkitty tähdellä, ja ne ovat kenttiä, jotka on pakko täyttää. Jos niitä ei täytä, järjestelmä ei anna tallettaa tapahtumaa ja se ilmoittaakin tästä, kun käyttäjä koittaa tallettaa tapahtumaa. Ilmoittautuneen autotilanteen selvittäminen Järjestelmä tarjoaa apua ilmoittautuneiden autotilanteen selvittämiseksi. Nähdäkseen, onko 3
jollakulla auto käytössä vai ei, tulee ensiksi mennä tarkastelemaan kyseistä tapahtumaa. Tapahtuman tietojen oikealla puolella näkyy toimihenkilölle tai korkeammalle jäsenelle ilmoittautuneiden nimet. Jos nimen vieressä on tähti, käyttäjä on ilmoittanut, että hänellä on käytössään auto. Nimeä klikkaamalla saa vielä lisätietoja, joita käyttäjä on mahdollisesti kommenttina antanut. Ilmoittautumisen peruminen Peruskäyttäjä ei voi itse perua ilmoittautumistaan tapahtumasta, vaan hänen pitää ottaa yhteyttä Troijan hevosen henkilökuntaan. Järjestelmässä tapahtuman luoja voi poistaa tapahtumaan ilmoittautuneen henkilön menemällä tarkastelemaan tapahtumaa ja sitten klikkaamalla punaista raksia ilmoittautuneen nimen vieressä. Tapahtuman muokkaus ja poisto Tapahtuman luoja sekä järjestelmän ylläpitäjä (admin) voivat muokata tapahtuman tietoja. Tämä onnistuu menemällä katsomaan tapahtuman tarkempia tietoja (esim. klikkaamalla tapahtuman nimeä tapahtumakalenterista) ja valitsemalla Muokkaa tietoja alhaalta. Tästä pääsee muuttamaan kaikkia tapahtumaan liittyviä asioita. Tapahtuman voi myös tästä näkymästä poistaa valitsemalla Poista. JÄSENVASTAAVA Jäsenvastaava pääsee käsiksi kaikkiin asemaansa liittyviin toimintoihin Omat sivut painikkeesta. Seuraavassa näkymässä on Jäsenvastaava alaotsikon alla kolme linkkiä: Jäsenhallinta, Yhteenveto kaikista jäsenistä ja Tapahtuma- ja jäsenmaksutietojen muokkaus. Jäsenhallinta Tämän valikon alla jäsenvastaava pääsee hyväksymään uudet rekisteröinnit sekä asettamaan rekisteröityneet jäsenet aktiivisiksi tai ei-aktiivisiksi. Näkymässä on neljä nappulaa, jotka helpottavat jäsenvastaavan työtä: Kaikki, näyttää rekisteröidyt jäsenet; Aktiiviset, näyttää rekisteröidyt jäsenet, jotka ovat aktiivisia; Ei-aktiiviset, näyttää rekisteröidyt jäsenet, jotka eivät ole aktiivisia; Uudet rekisteröinnit, näyttää jäsenet, jotka ovat rekisteröityneet järjestelmään, mutta ei ole vielä hyväksytty Troijan hevosen jäseniksi. Yhteenveto kaikista jäsenistä Tässä jäsenvastaava pääsee tarkastelemaan jäseniä listamuodossa, valiten näkyviksi kaikki, maksaneet tai ei-maksaneet. Tulosta-napista aukeaa uusi ikkuna, jossa on jäsenet listamuodossa, josta ne on helppo paperille tulostaa. Tämän ikkunan yläosasta voi valita, mitä tietoja jäsenistä halutaan tulostettavan. Tapahtuma- ja jäsenmaksutietojen muokkaus Tässä näkymässä on mahdollista muuttaa tapahtumien maksutieto-kentän tekstiä sekä uusille rekisteröityneille jäsenille näytettävää jäsen- ja liittymismaksu tekstiä. Muuttaminen tapahtuu yksinkertaisesti kirjoittamalla kyseiseen tekstikenttään halutun tekstin ja painamalla muokkaa. 4
YLLÄPITÄJÄ Jäsentasojen hallinta Ylläpitäjän oikeuksilla voi muokata muiden käyttäjien tasoa eli oikeuksia. Omat sivut osiossa Admin otsikon alla on käyttäjätasojen hallinta linkki, josta tämä onnistuu. Käyttäjien tasojen muuttamisen jälkeen Tallenna muutokset nappi muuttaa tasot halutuiksi. Kategorioiden hallinta Ylläpitäjän oikeuksilla voi muokata tapahtumien mahdollisia kategorioita. Tapahtumakatergorioiden hallinta linkistä siirrytään muokkaussivulle, jossa on kolme osaa: poisto, lisäys ja muokkaus. On huomattavaa, että kategorioiden hallinta ei vaikuta suoraan tapahtumiin, vaan ainoastaan siihen, millaisia kategorioita on käytettävissä tapahtumia luodessa. 5