Terveyspalvelujen ajanvarauksen valtakunnallisen arkkitehtuurin suuntaviivat

Terveyspalvelujen ajanvarauksen valtakunnallisen arkkitehtuurin suuntaviivat ekat-hanke, Ajanvaraus-työryhmä Tekijät Juha Mykkänen, Mika Tuomainen, Pirkko Kortekangas, Anne Niska Dokumentin versio 1.0 Päiväys 9.6.2008

Sisällysluettelo 1 Tausta, aiemmat määrittelyt ja ajanvarausratkaisujen kehittäminen... 6 1.1 Työn tavoitteet ja rajaukset... 7 1.2 Pohjamateriaali... 9 1.3 Käytetty lähestymistapa... 10 1.4 Dokumentin rakenne... 12 2 Ajanvarauksen toiminnallisuus, tasot ja perusolettamukset... 13 2.1 Perusolettamukset... 13 2.2 Ajanvarauksen toiminnallinen viitemalli... 13 2.3 Kansalaisen ajanvarauksen tasot... 15 2.4 Ajanvarauksen toimintaketjun keskeiset muuttujat... 17 3 Palvelujen varaamisen oikeuksien muodostuminen... 20 3.1 Asiakkuus... 21 3.2 Lähete... 22 3.3 Suunnitelma... 23 4 Ajanvarauksen käsitteet ja tuotteistaminen... 25 4.1 Käytettävät käsitteet... 25 4.2 Ajanvarauksen käsitemalli... 27 4.3 Tuotteistamisen tarpeet... 28 4.4 Palvelutuote, palvelutuoteluokka, palveluluokka ja tuotekortti... 29 4.5 Palvelutuotteiden muodostamisen tavat... 31 5 ekat-osahankkeiden ajanvarausprosessit... 35 5.1 Ajanvaraushankkeiden kuvaukset ja prosessit... 35 5.2 Osahankkeiden välinen yhteistyö... 37 5.3 Osahankkeiden ajanvarauksissa hyödynnetyt tietojärjestelmät ja IT-palvelut... 38 5.4 Osahankkeiden tarpeet, varattavien palvelujen rajaukset ja palvelutuoteajattelu... 39 6 Ajanvarauksen toimintaketjut... 41 6.1 Ajan varaamisen esimerkkejä... 41 6.2 Varattujen aikojen katselun ratkaisumalleja... 49 6.3 Aikojen perumiset ja siirrot... 50 7 Ajanvarauksen arkkitehtuurin suuntaviivat... 52 7.1 Ajanvarausratkaisujen kehitystasojen edellytykset... 53 7.1.1 Kansalaisajanvarauksen tasojen toteutusedellytykset... 53 7.1.2 Toimintojen automatisoinnin edellytyksiä... 56 7.2 Ajanvarausratkaisujen lähtökohtana olevat tietojärjestelmät ja tietojärjestelmäpalvelut 57 7.2.1 Potilastietojärjestelmät... 58 7.2.2 Potilasasiakirja-arkisto / ajanvaraustietojen säilytys... 59 7.2.3 Kansalaisen katseluyhteys... 60 7.2.4 Koodistopalvelu... 61 2 ekat-hanke

7.3 Ajanvaraukseen liittyvät tietojärjestelmäpalvelujen kehitystarpeet... 62 7.3.1 Ajanvarausprosessin ohjauspalvelu... 63 7.3.2 Ajanvarauskalenteripalvelu... 64 7.3.3 Kansalaisen ajanvarauskäyttöliittymät ja kansalaisen palvelualusta... 65 7.3.4 Ilmoitus- ja vahvistuspalvelut (esim. tekstiviestipalvelut)... 67 7.3.5 Kansalaisen tunnistaminen... 68 7.3.6 Ajanvarauksen ammattilaiskäyttöliittymät... 69 7.3.7 Terveyspalvelujen hakemisto... 70 7.3.8 Säännöstöpalvelu... 71 7.3.9 Asiakkuuspalvelu... 72 7.3.10 Valtuutuspalvelu... 73 7.3.11 Suostumuspalvelut... 74 7.3.12 Kansalaisen tavoitettavuuspalvelu... 75 7.3.13 Henkilökohtaiset hyvinvointitiedot... 75 7.4 Ajanvarauksen eri tasoilla tarvittavat komponentit... 76 7.5 Eri palvelujen toteuttaminen valtakunnallisesti, alueellisesti ja paikallisesti... 79 7.6 Arkkitehtuurin kehittämisperiaatteet ja niiden vaikutukset... 82 7.6.1 Joustavuuden ja avoimuuden varmistaminen... 82 7.6.2 Kattavuuden varmistaminen... 83 7.6.3 Kansallisten ratkaisujen hyödyntäminen... 83 7.6.4 Helppo liikkeellelähtö... 84 8 Ajanvarausasiakirja... 85 8.1 Ajanvarausasiakirjan käyttökohteet, rajaukset ja käyttöperiaatteet... 85 8.2 Ajanvarausasiakirjan sisältö... 87 8.3 Ajanvarausasiakirja suunnitelmana... 89 9 Suostumus, ajanvaraus ja henkilörekisterit... 90 10 Luokitukset ja koodistot... 93 10.1 Palvelutuoteluokituksen ehdotus... 93 10.2 Ajanvarausrajapintojen koodistot... 94 11 Keskeiset kehittämistarpeet ja tuki toteutuksille... 95 11.1 Jatkotyön lähtökohtia... 95 11.2 Suosituksia jatkotoimenpiteiksi: ajanvarauksen työpaketit... 96 11.2.1 Kansallisten edellytysten luonti... 97 11.2.2 Yhteisten käsitteiden ja koodistojen kehittäminen... 98 11.2.3 Yhteisen arkkitehtuurin ja rajapintojen jatkokehitys... 98 11.2.4 Ajanvarauksen alueelliset kehittämishankkeet... 100 11.2.5 Alueellisen hoidonohjauksen ja valtakunnallisen ajanvarauskeskuksen kehittämishanke... 101 11.2.6 Mittareiden kehittäminen ja valinta... 102 11.3 Ajanvarauskehittämisen riskit... 103 11.4 Muita esiin nousseita kehityskohteita ja tarkennettavia kysymyksiä... 104 12 Yhteenveto... 106 Liite 1. Ehdotus palvelutuoteluokituksesta... 109 Liite 2. Ajanvarausrajapintojen koodistot... 113 ekat-hanke 3

Versiohistoria Versio Päiväys Laatijat Selitys 1.00 9.6.2008 JM, MT, PK, AN 17.4. seminaarin ja sen jälkeen saadun palautteen lisäykset ja tarkennukset ja korjaukset, lopullinen versio 4 ekat-hanke

Esipuhe Tämä työ liittyy ekat-hankkeeseen, jonka tavoitteena on kansalaisten sähköisten terveyspalveluiden kehittämishankkeiden tulosten yhdistäminen, hyvien käytäntöjen mallintaminen ja arviointi kansallisesti eri organisaatioiden ja toimijoiden yhteistyötä lisäämällä. Lisäksi tuetaan sähköisten palveluiden käyttöönottoa ja hyvinvointiteknologiayritysten tuotekehitystä. Hankkeessa kootaan sähköisten palveluiden yleisiä periaatteita lainsäätäjien, palveluiden toteuttajien ja toimittajien käyttöön sekä tarjotaan kansalaisille koordinaatioon liittyvien hankkeiden avulla mahdollisuus testata palveluita. Osana ekat-hanketta on osoitettu tarpeita kansalaisen ajanvarausratkaisujen tarkentamiseen valtakunnallisia ratkaisuja varten. Tehtäväkokonaisuus pohjautuu ekat-koordinaatiohankkeen tavoitteisiin, erityisesti: o "Kansalaisen ajanvarauksen ja suostumuksenhallinnan prosessi ottaen huomioon KANTAmäärittelyt ja niiden pohjalta rakennettavat Kelan kansalliset palvelut. Määrittelytyön täydentäminen ja tarkentaminen." o "Kansalaisen ajanvarauksen järjestelmäriippumattoman toteutuksen kehittäminen ja testaaminen käyttäen hyväksi V-S shp:n esiselvityksen tuloksia sekä SerAPI-hankkeessa tuotettuja rajapintamäärityksiä." o "Ajanvaraukseen liittyvien tekstiviestisovelluksien testaaminen, ml. seulontakutsut, peruutetut ajat, aikojen valinta ja vaihtaminen, hätäkutsupalvelu." o "Kansalaisen sähköisen asioinnin arkkitehtuuriratkaisujen kehittäminen. Painopisteenä on erityisesti ajanvarausarkkitehtuuri sekä portaaliarkkitehtuuri. Ajanvarausarkkitehtuurin tavoitteena on kansallinen ratkaisu." Tämä raportti kokoaa näihin tavoitteisiin liittyvän työn tuloksia ajanvarauksen osalta lokakuusta 2007 toukokuuhun 2008. Työssä esitetään ekat-osahankkeiden tarpeiden ja taustamateriaalin pohjalta koottuja ja kehitettyjä malleja ja toimenpide-ehdotuksia ajanvarausratkaisujen arkkitehtuurin jatkotyötä varten. Tekijät kiittävät ekat-osahankkeiden ja -osapuolten edustajia ja tapahtumien sekä yhteistyökokousten osallistujia aktiivisesta osallistumisesta ja ratkaisumallien sekä jatkotarpeiden esiin nostamisesta. ekat-hanke 5

1 Tausta, aiemmat määrittelyt ja ajanvarausratkaisujen kehittäminen Terveys- ja hyvinvointipalvelujen varaukseen kohdistuu monia tavoitteita ja odotuksia sekä kansaslaisten valtaistamisen että palvelujärjestelmän toiminnan ja tuottavuuden kehittämisen kannalta. Sähköisen asioinnin avulla voidaan parantaa kansalaisen kokemaa palveluiden sujuvuutta sekä luoda uusia mahdollisuuksia omatoimiseen terveydestä huolehtimiseen. Samalla voidaan tehostaa palvelutapahtumien varaus-, kirjaus- ja hallintaprosesseja hyvinvointipalvelujen tuotannossa. Lisäksi ajanvaraus liittyy kiinteästi hyvinvointi- ja terveyspalvelujen yhteismitallistamiseen ja tuotteistukseen, ja monia ajanvarausten kehittämisen yhteydessä ratkaistavia seikkoja voidaan hyödyntää muun muassa organisaatioiden hoidollisten tehtävien järjestämisprosessin vaatimien panosten vertailussa ja seurannassa. Kansalaisen valtaistamiseen itseään koskevissa palveluissa liittyy monia kehittämistavoitteita. Sähköinen asiointi edellyttää myös ratkaisujen helppokäyttöisyyttä ja ymmärrettävyyttä sekä palvelujen tekemistä selkokieliseksi. Lisäksi sen edellytyksenä on monien palvelujen järjestämiseen liittyvien yksityiskohtien piilottaminen ajanvarausratkaisujen käyttäjiltä. Toisaalta tavoitteena on nähty luoda asiakkaille entistä laajempia mahdollisuuksia paitsi palvelujen ajankohdan, myös itse palvelujen sekä niiden tuottajien valintaan. Tämä kuitenkin edellyttää uudentyyppisiä ratkaisuja palvelujen järjestämisessä ja niitä tukevissa tietojärjestelmäratkaisuissa. Hoidon järjestämisen uudistamismahdollisuudet kattavat pitkälle vietynä myös mm. hoidon tarpeen arvioinnin ja palvelujen ohjauksen potilaslähtöisesti sekä erityyppisten tilaaja-tuottaja-mallien tukemisen. Vuonna 2007 tehdyssä kuluttajatutkimuksessa 24 % vastanneista kansalaisista näki Internetpohjaisen terveyspalvelujen ajanvarauksen mieluisimpana ajanvarausmuotona, ja 65 % asetti etusijalle puhelimitse tehtävän varauksen (TOY 2008). Internetpalvelujen kautta käytettävän ajanvarauksen osuus on kasvanut selvästi vuosina 2003-2007. Myös tekstiviesti ensisijaisena kanavana ajanvarauksiin sai 4 % kannatuksen. Tutkimuksessa kansalaisajanvarauksen käytöstä (Mustamäki 2007) on havaittu, että Internet-ajanvarauksen käyttäjät pitävät sitä nopeana, miellyttävänä ja helppona tapana hoitaa ajanvarauksia. Suuri osa tutkimusten vastaajista pitää internet-ajanvarausta sopivana tapana hoitaa kaikkia ajanvarauksia. Erityisesti ajanvaraukset, joihin ei liity akuuttia tarvetta tai kysymyksiä, sopivat hoidettavaksi Internetissä. Kansalaisen palvelun parantamisen lisäksi sähköisillä ajanvarauspalveluilla pyritään myös tehostamaan terveydenhuollon resurssien käyttöä. Jo annettujen aikojen siirtämiset ja perumiset aiheuttavat nykyisin runsaasti hallinnollista työtä. Näiden toimintojen osittaisellakin automatisoinnilla voidaan saavuttaa merkittäviä ajansäästöjä ja palvelun tason paranemista (Mikola & Halonen 2007). Sähköisillä ajanvarauspalveluilla on pyritty myös vähentämään käyttämättömiä aikoja terveyspalveluissa, tasaamaan kuormitusta eri kellonajoille ja päiville sekä lyhentämään odotusaikoja (Hyppönen & Niska 2008). Myös Sitran ja WM-datan Saini-hankkeen materiaalissa (mm. Kilpikivi ym. 2006, Valkeakari ym. 2008) on vedetty yhteen useita kyselyjä ja tutkimuksia kansalaisten ja ammattilaisten valmiudesta ja halusta käyttää sähköisiä ajanvarauspalveluja sekä yleisesti että pilottikokeilujen pohjalta. Valtakunnallisten IT-palvelujen ja niihin liittyvien järjestelmien kehitys on juuri nyt ajankohtaista. Kansallisen arkiston ja sähköisen reseptin kehittämisen yhteydessä joudutaan ratkaisemaan monia potilasasiakirjoihin, käyttöoikeuksiin ja tietojen jakamiseen ja uudelleenkäyttöön liittyviä ongelmia. Lisäksi potilastietojärjestelmiin valtakunnallisen kehityksen yhteydessä tehtävät muutokset mahdollistavat potilasasiakirjojen ja reseptien lisäksi myös niihin liittyvien tietojen ja toimintojen uudel- 6 ekat-hanke

leen tarkastelua. Terveydenhuollon prosessin terminologian ja käsitteistön kehittäminen sekä yhteisten toiminnallisten ja teknisten ratkaisujen suuntaviivojen luominen ajanvarausten osalta niveltyy tähän asti tehtyyn palveluntarjoajalähtöiseen sähköisen potilaskertomuksen kehittämiseen ja nousee entistä tärkeämpään asemaan, kun kehitystä suunnataan kohti kansalaislähtöisiä palveluja. Mm. osana kansallisia palveluja kehitettävä kansalaisen katseluyhteys, Tekesin FinnWell-ohjelman asiakaslähtöiset hankkeet sekä Saini-hankkeen tulokset ovat rakentamassa pohjaa kansalaisen sähköisten hyvinvointipalvelujen kehittämiselle. Kansalaisfokuksesta huolimatta ajanvarausratkaisujen kehittäminen vaatii pelisääntöjen yhteistä määrittelyä myös (ja ennen kaikkea) palvelujen tuotannon puolella: yhteistä sanastoa tarvitaan sekä käsitteiden, tarjottavien palvelujen, rajapintojen että toimintamallien osalta. Tavoitteena ei kuitenkaan ole yhtenäistää palvelutuotannon prosesseja, järjestämismalleja tai tietojärjestelmiä, vaan luoda yhteistä ja yhtenäistä pohjaa palvelujen ja niitä tukevien ohjelmistojen verkostomaiselle toiminnalle. Tätä varten on välttämätöntä hyödyntää ja huomioida monissa eri hankkeissa jo tehtyjä malleja ja ratkaisuja, joista saadaan valmista pohjaa sekä tietämystä laajempien ratkaisujen kehittämiseen. Valtakunnallisella tasolla on erotettava keskitetty tietojärjestelmäpalvelujen toteutus yhteisestä määrittelystä ja yhdenmukaisten paikallisten ja alueellisten ratkaisujen edellyttämisestä. Ajanvarausratkaisujen yhteensopivuuden ja järjestelmäriippumattomuuden edellytyksiä on kuvattu ajanvarauksen esiselvityksessä (VSSHP 2007). Riittävä tekninen ja käsitteellinen yhdenmukaisuus edellyttävät, että käsiteltävä tieto on sähköisessä muodossa, tiedon siirtorajapinnat on määritelty, tiedon rakenne ja sisältö on kuvattu, tiedon luokittelu, merkitys ja suhteet muihin liittyviin tietoihin on määritelty. Lisäksi tehtyjä määrittelyjä on testattava. Vaikka suuri osa tarvittavista tiedoista on saatavissa sähköisesti, vain osaan kokonaisuudesta on tähän mennessä määritelty tarvittavia rajapintoja. On lähdettävä liikkeelle osasten ja rajapintojen tunnistamisesta ja priorisoinnista, jota tässä dokumentissa kuvataan. Lisäksi tarvittavien tietojen rakenteita ja sisältöjä ei ole kuvattu vielä yhtenäisesti tai kattavasti, eikä tarvittavia luokitteluja tai tiedon merkitysten yhteisiä määrittelyjä ole ollut saatavilla. Kokonaisuuden eri osissa käyttökelpoisia malleja on kuitenkin jo tuotannossa sekä avointen määrittelyjen (mm. ajanvarausrajapinnat) että paikallisten kokeilujen (web-ajanvaraukset, tekstiviestipalvelut ja aikojen vahvistamiset asiakkailta) osalta. Eri maissa on jo käytössä valtakunnallisia ajanvarausratkaisuja tiettyihin tarpeisiin. Esimerkiksi Englannissa NHS:n Choose and Book-palvelun kautta kansalainen voi valita avoterveydenhuollon ensimmäisen spesialistikäynnin paikan ja ajan yleislääkärin ohjaamana, ja Tanskan sundhed.dkportaalin kautta kansalainen pääsee yleislääkärien ja hammaslääkärien palveluhakemistoon, josta voi myös tehdä ajanvarauksia. Myös Suomessa on kehitetty kansalaisille suunnattuja ajanvarauspalveluita, mutta ne ovat toistaiseksi olleet enimmäkseen tiettyjen yksityisten palvelu nantajien tai yhden palveluntarjoajan tai potilastietojärjestelmän paikallisesti tarjoamia ratkaisuja. 1.1 Työn tavoitteet ja rajaukset Tämän raportin lähtökohtana on ollut suuntaviivojen luonti sähköisten ajanvarausratkaisujen entistä kehittyneemmälle toteuttamiselle terveydenhuollossa tukemaan sähköisten kansalaispalvelujen ja terveydenhuollon palvelujen kehittämistä. Tämä tarkoittaa sähköisten palvelujen ja tietojärjestelmien kehittämiseen liittyviä malleja ja toimenpide-ehdotuksia. Selvitystyön tavoitteiksi on erityisesti asetettu: ekat-hanke 7

ajanvarauksen kansallisen arkkitehtuurin suuntaviivojen tarkentaminen, suunnitelma ajanvarauksen kansallisten ratkaisujen tarkempaan määrittelyyn ja tukeen toteutuksille, tuki alueellisille hankkeille: tarpeiden ja valmiiden ratkaisujen kerääminen, yhteisten suuntaviivojen määrittely ajanvaraukseen liittyen. Näitä tavoitteita on edistetty mm. valtakunnallisen tason työkokouksien, osahankkeiden yhteisten läpikäyntien ja materiaalin keräämisen kautta yhteistyössä hankekoordinaattorin ja muiden toimijoiden kanssa. Näin on saatu koottua kokemuksia ja ratkaisuja sekä tarkennettua yhteisiä tarpeita sekä levitettyä tietoa valmiista malleista ja standardeista. Lisäksi työhön liittyen on tarkennettu ajanvaraukseen liittyviä käsitemalleja, erityisesti kansalaisajanvarauksessa näkyvien käsitteiden ja valtakunnallisesti tai alueellisesti yhteisesti määriteltävien osien suhteen sekä palvelutuotteiden ja niihin liittyvien luokittelujen määrittelytarpeita. Asiakkaan omatoimisuuden mahdollisuuksien lisääminen palvelujen varaamisessa ja järjestämisessä sekä palvelun tarjoajan ulospäin tarjottavan palvelun ja sisäisen toiminnan muutosten mahdollistaminen ovat taustalla vaikuttavia tavoitteita, joita työllä pyritään tukemaan. Se, kuinka syvälle organisaation ulkopuolisille avataan palvelujen ajoitusta tai järjestämistä ja kuinka ensikontakti tai suunniteltuun hoitoon liittyvä ajankohdan ja muiden tarkennusten avaus viedään, riippuu kuitenkin viime kädessä palvelujen järjestäjien halusta ja mahdollisuuksista uudistaa toimintaprosessejaan. Työn rajausten ulkopuolella on tarkkojen ratkaisumallien tuottaminen eri osien tai rajapintojen määrityksiin sekä suostumusten hallinnan tarkkojen ratkaisujen määrittelyt. Lähtökohtana on ensisijaisesti kansalaisen ajanvaraus, mutta työssä on huomioitu runsaasti edellytyksiä ja vaikutuksia myös palvelutuotannossa. ekat-hankkeen ajanvaraustyötä on aktiivisesti linkitetty kansalliseen Kantatyöhön sekä mm. koodistopalvelun johtoryhmän, palveluyksikkörekisterin sekä palveluluokituksen kehittämistyöhön. Työssä ei ole tarkoitus tehdä tai määritellä yhtenäisiä ajanvarausprosesseja, vaan tukea yhteisten "minimipelisääntöjen" määrittelyä tietojärjestelmärajojen ja toimintakulttuurirajojen yli ja kuvata eritasoisiin ratkaisuihin tarvittavia yhteisesti sovittavia seikkoja luoden pohjaa toimintamallien muutoksille. Toimintamallien paikallinen muuttaminen ajanvaraukseen liittyen on suuri haaste, jolle pyritään luomaan edellytyksiä tämän työn avulla; tavoitteena on tukea esimerkiksi ammattilaisen ajanvarausprosessin keventämistä sikäli, kuin asiakas itse voi hoitaa esimerkiksi ajan varaamisen, ajanvarausten siirtoja ja peruutuksia. Tämä kuitenkin edellyttää tietojärjestelmien toimimista yhteen. Arkkitehtuuripelisäännöt selkeyttävät tietojärjestelmien kehittämistä ja vähentävät päällekkäisen tai yhteensopimattoman kehitystyön tekemistä. Eri osien keskitys ja hajautus, osien ja niiden rajapintojen tunnistaminen ja keskeisten kehittämisperiaatteiden määrittely luovat näitä yhteisiä pelisääntöjä. Arkkitehtuurin osalta toiminnallisuuden ja tarvittavien tietojen suuntaviivojen tunnistamisen lisäksi vertaillaan erilaisia kehittämisen ohjausperiaatteita: joustavuuden ja kattavuuden varmistaminen, kansallisten ratkaisujen hyödyntäminen ja helppo liikkeellelähtö ovat keskeisiä lähtökohtia ratkaisujen kehittämiselle. Tunnistetut toiminnallisuudet, tiedot ja vastuut jaetaan osajärjestelmiin ja komponentteihin, jotka piilottavat sisäisen toteutuksen yksityiskohtia palvelujen käyttäjiltä ja muilta osajärjestelmiltä. Osajärjestelmien omistajuus ja sijoittuminen sekä vaihtoehtojen tunnistaminen siihen, mitkä osajärjestelmät voivat sijaita yhdessä on keskeinen osa työtä. Lisäksi kiinnitetään huomiota siihen, miten edetään teknisiin ratkaisuihin ja rajapintoihin: mitä teknisiä standardeja käy- 8 ekat-hanke

tetään tai voidaan hyödyntää, mitä jatkomäärittelyjä tarvitaan, ja mitä osia jo tehdyistä ratkaisuista voidaan erityisesti hyödyntää. Työ nojautuu valmiisiin malleihin terveydenhuollosta ja muilta toimialoilta sekä jo toteutettuihin ja määrittelyihin valtakunnallisiin, alueellisiin ja paikallisiin ratkaisuihin. Työn painopiste ei kuitenkaan ole ollut tuottaa uutta laajaa katsausta valmiista malleista tai pohjamateriaalista (ks. luku 1.2). Työssä keskitytään kokonaisuuden toiminnallisiin ominaisuuksiin, eikä käsitellä syvällisesti tietoturva- ja tietosuojaratkaisuja. 1.2 Pohjamateriaali Tämän dokumentin kokoamisessa on hyödynnetty monia aikaisempia ajanvaraukseen ja asiointiin liittyviä selvityksiä ja määrittelyjä. Pohjamateriaalin sekä työn tekijöiden ja kommentoijien näkemysten kautta dokumentissa yhdistyy monien paikallisten, valtakunnallisten ja ulkomaisten kehittämis-, määrittely- ja standardointihankkeiden kokemuksia. Pääasiallinen työn pohja on ollut Kansallisen ajanvarauksen esiselvitys -materiaali (Terveydenhuollon kansallinen varauspalvelu: toiminnallinen määrittely ja suunnitelma kehittämisen koordinaatiosta) (VSSHP 2007), jossa on kuvattu ajanvaraukseen liittyvää nykytilaa ja kehityskohteita, mm. hoidon varaamiseen liittyvän työn, prosessisanaston ja käsitteistön, toisen puolesta toimimisen sekä kansalaisen ohjaamisen näkökulmasta. Dokumentissa kuvataan ratkaisumalleja varausprosessin avaamiseen kansalaiselle, sekä eri ratkaisujen edellytyksiä mm. käyttöliittymien, yksikön toiminnan, resurssien, arkkitehtuurin analyysin sekä hoidon tarpeen arvioinnin ja suunnittelun osalta. Samoin selvityksessä on kuvattu potilashoidon vaiheita ja tapahtumia sekä siihen liittyviä tilaaja-, järjestäjä-, tuottaja- ja kansalaisrooleja. Tässä dokumentissa on esiselvityksen pohjalta tarkennettu ehdotusta ajanvaraukseen liittyvään käsitemalliin sekä ajanvarausasiakirjaan (tapahtuma-asiakirja), jonka avulla esimerkiksi kansallisen arkiston kautta voitaisiin välittää ajanvaraukseen sekä hoidon ohjaukseen liittyviä tietoja. Toinen tärkeä pohja työlle ovat ekat-osahankkeiden kuvaukset ratkaisuista ja prosesseista sekä heidän esiin tuomansa kehitystarpeet. ekat-hankkeen osapuolilta koottua materiaalia kuvataan tarkemmin luvussa 5. Lisäksi työ seuraa ekat-hankkeen projekti- ja työsuunnitelmia. Monet selvityksen johtopäätöksistä ja ehdotuksista perustuvat hankkeen osapuolten ja sidosryhmien kanssa järjestettyjen työkokousten tuloksiin. Osahankkeiden lisäksi työkokouksissa on käyty läpi useiden ohjelmistoyritysten ja sovellusten ajanvarausratkaisuja. Tässä työssä on hyödynnetty myös HL7 versio 3 -ajanvarausmäärittelyjä ja niiden pohjaksi SerAPIhankkeessa tuotettua vaatimus-, ja määrittelymateriaalia (mm. Tuomainen ym. 2007). SerAPIhankkeen ajanvaraustyön lähtökohtana oli tukea alueellisten ajanvarauspalvelujen sekä webajanvarauksen kehittämistä. Hankkeessa kehitettiin määrittelyjä, joiden avulla eri järjestelmiin ajanvarauspalvelun ja yhdenmukaisen avoimen rajapinnan kautta pystytään tekemään ajanvarauksia sekä niiden muutoksia, kyselyjä sekä ilmoituksia. Tuotoksia ovat vaatimus- ja tekniikkariippumattomat määrittelyt avoimille ajanvarausrajapinnoille, sisältäen mm. käyttöskenaariot, rajapinnan kannalta tuotetut käsitemallit sekä vuorovaikutustilanteet ajanvarauspalveluun. Lisäksi hanke tuotti tekniset rajapintamäärittelyt HL7 versio 3 -standardia soveltaen sekä niitä hyödyntävän soveltamisoppaan alueelliseen ajanvaraukseen. Tekniset määrittelyt on hyväksytty HL7 Finlandstandardiksi, ja ne pohjautuvat kansainväliseen HL7 version 3 Scheduling -standardiin (johon myös on tunnistettu jatkokehityskohteita kotimaisten määrittelyjen pohjalta). Työhön osallistui joukko asiantuntijoita eri yrityksistä, sairaanhoitopiireistä sekä HL7-yhdistyksestä. Lisäksi ajanvarauksen ekat-hanke 9

ulkomaisista malleista pohjana käytettiin erityisesti Englannin NHS:n Choose and Book -ajanvaraushankkeen materiaalia ja sen asiantuntijoiden näkemyksiä. Saini-hankkeessa on tuotettu useita ehdotuksia sähköisten kansalaispalvelujen toteuttamiseksi. Ehdotuksissa osa palveluista keskitetään valtakunnallisesti, osa toimii hajautetusti (esim. alueellisesti tai paikallisesti, nk. ohjattu hajautus). Valtakunnallisesti keskitettäviä palveluja (mallissa, joka sijoittuu maksimaalisen ja minimaalisen hajautuksen välimaastoon) ovat mm. kansalaisen katseluyhteys arkistoon, saavutettavuuspalvelu, palveluiden hallinta, tunnistautuminen, (tekninen) palveluhakemisto sekä lokipalvelut. Hajautettuja palveluja esitetyssä mallissa ovat mm. ajanvaraus, terveystili tai -taltio, ajanvaraustapahtuma, viestintä, maksu- ja korvauspalvelu sekä valtuutukset. Sainihankkeessa on myös tehty suosituksia kansalaisen sähköisen asioinnin arkkitehtuurin jatkokehitykseen sekä mm. portaalien ja kansalaisen asiointialustan eri palvelujen suhteen terveydenhuollossa. Saini-hankkeessa hahmoteltua ajanvarausarkkitehtuuria käsitellään tarkemmin luvussa 7 Ajanvarauksen arkkitehtuurin suuntaviivat. Saini-hankkeessa on myös tunnistettu joukko tietoteknisiä palveluja, joilla tuetaan kansalaisen terveydenhuollon asiointi-, omahoito- ja terveyden edistämisen prosesseja. Ajanvaraus on tunnistettu yhdeksi keskeiseksi sähköisen asioinnin interaktiiviseksi verkkopalveluksi. Asiointipalvelujen lisäksi Saini-hankkeen tunnistettuja palveluryhmiä ovat terveystilipalvelut (terveystaltio), tietopalvelut sekä tukipalvelut. Näistä erityisesti tukipalvelut ovat tarpeen myös ajanvarauksiin liittyvien tietoteknisten palvelujen kehittämisessä. Sainissa tunnistettuja tukipalveluja (Kilpikivi ym. 2006) ovat: tavoitettavuus rekisteröityminen palveluiden hallinta profilointi tunnistautuminen oikeuksien ja valtuuksien hallinta lokitietojen hallinta. Tässä työssä on hyödynnetty myös STM:n, Kelan ja Fujitsun materiaalia liittyen terveydenhuollon kansallisten tietojärjestelmäpalvelujen kehittämiseen (erityisesti Kanta-arkiston osalta) sekä sähköisen potilaskertomuksen jatkomäärittelyjä (Alkula 2007). Tämän lisäksi mm. Valtiovarainministeriön kautta tapahtuva kokonaisarkkitehtuuri- (Valtonen & Seppänen 2008) ja asiointimallien kehittäminen (VM 2007) sekä monien asiointipalvelujen kehityssuunnitelmat terveydenhuollossa ja myös toimialariippumattomasti ovat ajanvarauksen kannalta oleellisia. Ajanvarauksiin liittyviä tarpeita on monilla eri toimialoilla, joiltakin osin pystytään hyödyntämään toimialariippumattomia ratkaisuja. Lisäksi mm. sanastojen ja dokumenttienhallinnan yhteisiä suuntaviivoja kehitetään yhteisesti julkishallinnossa. 1.3 Käytetty lähestymistapa Tämä työ perustuu aiempaan pohjamateriaaliin ja ekat-projektin osahankkeiden ajanvaraukseen liittyvien tavoitteiden määrittelyyn ja kuvaamiseen eri tavoitetasojen ja ajanvarausprosesseihin liittyvien muuttujien avulla, joihin liittyviä ratkaisuvaihtoehtoja kuvataan sekä toiminnallisten esimerkkien että arkkitehtuuriratkaisujen kautta. Ratkaisujen kuvaamisessa hyödynnetään palvelupohjaista lähestymistapaa tietojärjestelmien kehittämiseen. Ratkaisujen osat hahmotetaan sovelluspalveluina, joita voidaan yhdistellä uudelleen ja muokata, kun tarpeet muuttuvat. Näin kokonaisuutta 10 ekat-hanke

voidaan kehittää vähitellen ja saavuttaa säästöjä käyttämällä uudelleen jo kehitettyjä ratkaisuja. Myös uusien ratkaisujen tuottamisen nopeus valmiista osista uudelleen yhdistelemällä on lähestymistavan etuna. Tavoitteena on tunnistaa ajanvarausratkaisuihin tarvittavat toiminnalliset komponentit, niiden vastuut ja niiden väliset rajapinnat. Rajapintojen kautta eri osiin saadaan tarkennettua riittävän tarkasti määritellyt vastuut, toiminnot ja tiedot. Tärkeimmät avointa ja yhteistoiminnallista määrittelyä tarvitsevat seikat (käsitteet, rajapinnat, koodistot) tunnistetaan kuvausten perusteella. On huomioitava, että yksittäisissä paikallisissa tai alueellisissa ratkaisuissa eri osat voivat sijaita usein yhdessä tietojärjestelmässä tai saman ohjelmistotuotteen eri osissa. Rajapintojen tarkoituksena on mahdollistaa myös toiminta monitoimittajaympäristössä. Rajapintoja on toteutettavissa vanhoihin ja uusiin järjestelmiin. Vastaavantyyppistä palvelupohjaista lähestymistapaa on käytetty mm. Kanta- ja Saini-hankkeissa. Tässä työssä hyödynnetään erityisesti SerAPI-hankkeessa kehitettyjä palvelupohjaisen kehittämisen menetelmiä, jonka yhteydessä vastaavantyyppistä arkkitehtuurin havainnollistamista ja prosessi- ja skenaariokuvausten hyödyntämistä on tehty useissa soveltamiskohteissa. Työssä myös käsitellään kehittämistyön prioriteettien vaikutuksia arkkitehtuuriin ja siinä tehtäviin valintoihin, mikä auttaa havainnollistamaan kehittämistyön ja sen ohjauksen eri vaihtoehtoja 1. Tietojärjestelmäpalvelujen luokittelussa ja sijoittelussa hyödynnetään palvelupohjaista viitearkkitehtuuria (Arsanjani ym. 2007) sekä sovelluspalvelujen luokittelua (Mykkänen ym. 2007). Näiden mallien avulla voidaan tunnistaa ja määritellä erilaisten tietojärjestelmäpalvelujen tyypillisiä ominaisuuksia ja ryhmitellä selvästi eri tarkoituksiin vastaavia tietojärjestelmäpalveluja. On huomattava, että viitearkkitehtuuri ei kuvaa konkreettista toteutusta missään tietyssä ympäristössä, vaan sitä käytetään apuvälineenä ratkaisujen suunnittelussa ja tarkentamisessa. Käyttäjä Portlets WSRP Prosessi Sovelluspalvelut -atomiset -yhdistetyt Taustajärjestelmät Palvelin Hyllytuote Räätälöity Palvelukomponentit Oliopohjainen CRM, ERP Business intelligence Integrointiarkkitehtuuri (ESB) (turvallisuus-, hallinta- ja seurantainfrastruktuuri) Laadunhallinta (QoS) (metatiedot, kuvaukset, tietovarastointi) Tietoarkkitehtuuri (governance, policy) Hallintakäytännöt Kuva 1. Viitearkkitehtuuri (muk. Arsanjani ym. 2007). Lisäksi tietojärjestelmäpalvelujen tunnistamisessa hyödynnetään seuraavanlaista palvelujen perustarkoitusta ja integrointitapaa noudattavaa luokittelua (Mykkänen ym. 2007): prosessipalvelut toteuttavat suoraan jotain määriteltyä prosessia tai osaprosessia; tietopalvelut liittyvät suoraan tiettyyn tunnistettuun tietokokonaisuuteen tai esimerkiksi tietyn tyyppisiin dokumentteihin, toiminnallisissa 1 vastaavaa rajapinta- ja kehittämisperiaatteiden vertailua on tehty mm. kliinisen päätöksentuen rajapintojen kehittämisessä (Suhonen ym. 2007). ekat-hanke 11

palveluissa keskeistä on tarjottava toiminnallisuus (business capability), ja tukipalvelut ovat yleiskäyttöisiä palveluita, joilla ei ole suoraa kytkentää toiminnalliseen arkkitehtuuriin, tai joita tarvitaan muiden palvelujen tai teknisten ratkaisun piirteiden toteuttamiseksi tai muuntamiseksi. Tässä dokumentissa esitetty arkkitehtuurityö on sovitettavissa myös kokonaisarkkitehtuurin kehittämisen keskeisiin näkökulmiin (Valtonen & Seppänen 2008). Monet tämän dokumentin osista voidaan nähdä kohdealuekohtaisen (terveyspalvelujen ajanvaraus) kokonaisarkkitehtuurin osaratkaisuina. Ajanvarauksen toiminnallinen viitemalli, osahankkeiden prosessikuvaukset sekä ajanvarausketjujen esimerkit kuvaavat ajanvarauksen toiminta-arkkitehtuuria. Ajanvaraukseen liittyvä käsitemalli sekä luokitusten ja koodistojen, ajanvarauksen toimintaketjun muuttujien sekä ajanvarausasiakirjan määrittelyt ovat keskeisiä ajanvarauksen tietoarkkitehtuurissa. Tietojärjestelmäarkkitehtuuriin taas kuuluvat tunnistetut ja tarkennetut tietojärjestelmäpalvelut sekä rajapinnat. Useat dokumentin luvuista ja osista kuitenkin yhdistävät useita eri arkkitehtuurinäkökulmia kokonaisuuden arkkitehtuuriperiaatteet-tasolla. Vaikka työn tavoitetaso ulottuu varsin merkittäviin muutoksiin kansalaisen roolissa palvelujen aktiivisena valitsijana ja ajanvarauksen ja hoidon ohjauksen konsepteissa, mahdollistaa käytetty lähestymistapa myös sen, että voidaan erottaa myös suhteellisen yksinkertaisia ja kevyesti toteutettavissa olevia (osa)ratkaisuja, joiden määrittelyssä ja käyttöönotossa voidaan edetä nopeammin tai vähemmin riskein pienten askelten kautta. Dokumentissa ei mennä teknisten standardivalintojen tai käytettävän teknisen infrastruktuurin yksityiskohtiin. Avoimet XML-pohjaiset standardit, web-sovelluspalvelutekniikat ja palvelupohjaisten arkkitehtuurien toteutukseen soveltuvat infrastruktuurit kuten palveluväylä ovat kuitenkin toimineet työn lähtökohtana. 1.4 Dokumentin rakenne Tämän raportin luvussa 2 esitellään raportin pohjana käytettyjä perusolettamuksia sekä raportissa hyödynnettäviä viitemalleja ajanvarauksen toiminnallisuuteen, kansalaisajanvarauksen tasoihin sekä ajanvarauksen toimintaketjun keskeisiin muuttujiin. Luvussa 3 kuvataan aikojen varaamiseen liittyvien oikeuksien muodostumisen keskeisiä tekijöitä. Luku 4 sisältää ajanvarauksen kannalta keskeisten käsitteiden määrittelyä, ajanvarauksen käsitemallin palvelutuotannon näkökulmasta sekä palvelujen tuotteistamiseen liittyviä tarpeita, malleja ja luokitteluja. Luvussa 5 kuvataan ekatosahankkeiden ajanvarauksiin liittyviä tavoitteita ja niiden ratkaisujen perusteita, hyödynnettyjä tietojärjestelmiä ja tietojärjestelmäpalveluita sekä osahankkeiden yhteistyötä. Luku 6 sisältää yhteismitallistettuja esimerkkejä erityyppisistä ja -tasoisista ajanvarauksen toimintaketjuista suhteessa käytettyihin viitemalleihin. Luku 7 sisältää kuvauksen ajanvarauksen eri tasojen toteutusedellytyksistä sekä joukon tunnistettuja ajanvarauksen modulaarisissa arkkitehtuuriratkaisuissa tarvittavia tietojärjestelmäpalveluja (mukaan lukien valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut ja potilastietojärjestemät). Lisäksi luvussa kuvataan palvelujen eri yhdistämisvaihtoehtoja, sijoittumista paikallisesti, alueellisesti ja valtakunnallisesti sekä arkkitehtuurin kehittämisperiaatteiden vaikutuksia. Luku 8 käsittelee ajanvarauksen keskeistä talletettavaa tietojoukkoa ajanvarausasiakirjan muodossa. Luvussa 9 käsitellään suostumusta sekä ajanvarauksen suhdetta palvelutapahtumiin, sekä ammattilaisten mahdollisuuksia hyödyntää kansalaisen ajanvaraustietoja. Luvussa 10 kuvataan ajanvarauksen kannalta keskeisiksi nähtyjä luokituksia ja koodistoja, ja luvussa 11 tehdään suosituksia tarvittavaan jatkotyöhön. 12 ekat-hanke

2 Ajanvarauksen toiminnallisuus, tasot ja perusolettamukset 2.1 Perusolettamukset Vaikka ekat-hankkeen ajanvaraustyön lähtökohtana on kansalaisen omavaraus, on ratkaisujen kehittämisessä huomioitava myös monia palvelujen tuotantoon liittyviä seikkoja. Tavoitteena on ensisijaisesti luoda edellytyksiä kansalaisen omalle aktiivisuudelle ajanvarauksissa. Tämä edellyttää kuitenkin monien seikkojen huomiointia myös palvelujen tuotannossa ja siihen liittyvässä sopimisessa. Lähtökohtana ajanvarausten tarjoamisessa on, että terveydenhuollon palveluiden tuottaja hallitsee itse omien resurssiensa ajanvarauksia ja voi avata niiden varauksen haluamassaan laajuudessa yksittäin tai ryhmiteltynä organisaation ulkopuolisille käyttäjille. Lisäksi on huomioitava soveltuvuus monitoimittajaympäristöön, jossa eri osien välillä tarvitaan yhteisesti sovittuja rajapintoja. Määrittelyn ja tarkennuksen kohteena on ensisijaisesti yhtä palveluntuottajaa laajempi ajanvarausten käyttö, eli varsinkin ajanvarauksen pidemmälle menevässä kehittämisessä tavoitellaan tilannetta, jossa varaaja voi valita toisiaan riittävästi vastaavista palveluista itselleen sopivimmat esimerkiksi ajankohdan, paikan tai muiden preferenssien perusteella. Tämä edellyttää kuitenkin monien käsitteellisten, toiminnallisten ja sopimuksellisten seikkojen ratkaisemista. Tavoitetila kohdistetaan tilanteeseen, jossa kansallisen arkiston vaihe 1 on käytössä ja arkistoa tai kansallisia palveluja voidaan laajentaa uudella toiminnallisuudella. STM:n linjausten mukaisesti ehdotettavissa ratkaisuissa korostetaan avoimia rajapintoja, modulaarisia palveluja sekä valmiiden tuotteiden ja ratkaisujen hyödyntämistä (Iivari 2008). Esitettyjen viitemallien, tasojen ja ajanvaraukseen liittyvien muuttujien avulla tuetaan ajanvarauksiin jo tehtyjen ja jatkossa tehtävien prosessikuvausten yhteismitallistamista. Ratkaisujen tukemiseen tarvittavaa normipohjaa (lait, asetukset, standardit) on jo monilta osin luotu valtakunnallisten terveydenhuollon tietojärjestelmäpalvelujen kehittämistä varten, ja STM koordinoi sähköisten terveyspalvelujen kehittämistä jatkossa entistä aktiivisemmin myös kansalaispalvelujen osalta. STM on edellyttänyt etenemistä tietoteknisistä yksittäisratkaisuista sellaisiin valtakunnallisen tason palveluihin, joissa on mahdollista hyödyntää kansallisia tietohallintoratkaisuja, saavuttaa taloudellisia ja laadullisia hyötyjä sekä kansalaisen hoitoprosessin tarkoituksenmukaisen tehostamisen että tietotekniikkakustannusten näkökulmasta. 2.2 Ajanvarauksen toiminnallinen viitemalli Yleinen toiminnallinen viitemalli ajanvaraukseen sisältää joukon ajanvaraukseen liittyviä käyttäjien (asiakkaiden ja ammattilaisten) toimintoja ja tehtäviä, jotka muodostavat perusteen ajanvarauksiin liittyvien tietojärjestelmien ja tietojärjestelmäpalvelujen käytölle ja kehittämiselle. Ohessa on esitetty keskeisimmät toiminnot ja käyttäjän toimenpiteet, jotka liittyvät ajanvarausten tekemiseen. Se, mitä toimintoja tekee ammattilainen ja mitä toimintoja avataan esim. kansalaisen tai hänen edustajansa tehtäväksi, riippuu kansalaisajanvarauksen tavoitetasosta, asiakkuus-, valtuutus- ja käyttöoikeusratkaisuista sekä esimerkiksi alueellisesti noudatettavista sopimuksista ja säännöstöistä. Toiminnallisuudet perustuvat ajanvarausrajapinnoissa ja -hankkeissa määriteltyihin käyttäjien toimenpiteisiin. Toimintoihin liittyen voidaan eri hankkeissa, ohjelmistoissa ja ratkaisuissa tarkastella tai ekat-hanke 13

määritellä, kuka voi suorittaa minkäkin toiminnon (tai mikä suoritetaan automaattisesti), millä reunaehdoilla ja mitä tietokokonaisuuksia sekä välineitä käyttäen. Ajanvaraustietojen katselu: henkilön varattujen aikojen katselu (1), henkilön varattujen aikojen kysely määritellyillä hakukriteereillä (2) (resurssin tai palvelun varattujen aikojen katselu tai haku) (3) Ajanvaraustoimenpiteet: resurssi(e)n tai palvelu(je)n vapaiden aikojen katselu kalenterista (4) resurssi(e)n tai palvelu(je)n vapaiden aikojen haku määritellyillä hakukriteereillä (5) vapaan ajan varaaminen kalenterista (6) tarjotun yksittäisen ajan vahvistaminen (7) tarjotusta yksittäisestä ajasta kieltäytyminen (8) varatun ajan peruminen (9) varatun ajan siirtäminen (joissain tilanteissa purettavissa perumiseksi ja uuden ajan varaamiseksi) (10) moniajanvaraus (useiden palvelujen tai resurssien varaaminen kerralla) (11) sarja-ajanvaraus (saman palvelun varaaminen toistuvasti) (12) Aikojen ulkoiseen varaukseen saattamisen (pre) tai ulkoisen varauksen hyväksymisen (post) toimenpiteet: ajan tai aikojen tarjoaminen tai merkitseminen nimetyn asiakkaan varattavaksi (pre) (13) ajan tai aikojen tarjoaminen tai merkitseminen kenen tahansa tarvitsijan tai asiakkaan varattavaksi (pre) (14) ulkoista varausta varten tarvittavien sisäisten resurssien varaaminen (pre/post) (15) ajan alustava merkitseminen ulkoisessa varauksessa käytettäväksi (pre) (vaatien erikseen merkitsemistä "lopullisesti" varatuksi varauksen jälkeen - ks. seur) (16) vahvistetun ajan merkitseminen lopullisesti varatuksi (post) (17) ulkoiseen varaukseen saatettujen aikojen poistaminen ulkoisesta varauksesta (pre) (18) varaamisen oikeuksien ja edellytysten tarkistaminen (pre/post) (19) 14 ekat-hanke

Ajanvaraussuunnitelmaan, tilaukseen ja jonoon liittyvät toimenpiteet (varsinainen ajan varaaminen käsitelty edellä) Muita tulevaisuudessa tarvittavan tapahtuman sisällön määrittely (ajanvaraussuunnitelman tekeminen) (20) tulevaisuudessa tarvittavan tapahtuman tuottajan ja/tai paikan määrittely (tilauksen tekeminen, myös esim. lähete nimetylle palvelun antajalle) (21) lähetteen käsittely sisältäen yllä mainittuja tehtäviä ja ajanvarauksia (22) jonon purkaminen sisältäen yllä mainittuja tehtäviä ja ajanvarauksia (23) ajanvarauskehotuksen (kehotus ja ohjeet ajan varaamiseen) lähettäminen ajan varaajalle (24). muistutuksen lähettäminen varatusta ajasta (25). Eri toimenpiteiden oikeutukset voivat muodostua vaihtelevilla tavoilla (ks. luku 3). Varattavan palvelun luonne, asiakkuudet, lähetteet ja monet muut ohjaustiedot ovat avainasemassa oikeuksien muodostumisessa. Tätä luokittelua tarkemmassa ajanvarausjärjestelmien käytön kellotuksessa on havaittu, että asiakas itse voisi tehdä suurimman osan esimerkiksi uuden ajan antamiseen tai ajan siirtämiseen tarvittavista toimenpiteistä (Mikola & Halonen 2007). Ajanvarauksen "mitä", "missä" ja "milloin" kysymykset voivat olla vaihtelevina lähtökohtina kansalaisten ja ammattilaisten ajanvarauksiin. Nämä kysymykset ovat suurelta osin neutraaleja yllä kuvattujen toimintojen suhteen. Esimerkiksi ammattilainen voi jo valmiiksi tietää tarvittavan palvelun sisällön ja sijainnin ja lähteä liikkeelle esim. ensimmäisen mahdollisen ajan löytämisestä (jota voidaan tarjota asiakkaalle). Toisaalta on mahdollista, että asiakkaalle tarvittavasta ajanvarauksesta (esim. kontrolliaika) ilmoitetaan toiseen yksikköön, jonka kuuluu tehdä tai avata varaus (liikkeelle "mistä" kysymyksestä). "Mitä"-kysymyksestä esimerkkinä on kansalaisen laboratorioajanvaraus, jossa tämän on ensin tarkennettava tarvittavan palvelun sisältö (palvelu, palvelutuote, palvelutuoteluokka), jonka perusteella sopivia aikoja ja sijainteja avautuu varattavaksi. 2.3 Kansalaisen ajanvarauksen tasot Tässä dokumentissa käsitellään ajanvarauksen avaamista kansalaisille useilla tasoilla, joiden avulla voidaan havainnollistaa kullakin niistä saavutettavia toimintamalleja sekä tarvittavia määrittelyjä ja komponentteja ja sovittavia asioita. Kansalaisajanvarauksen osalta on tunnistettu useita vapausasteita ja valinnan mahdollisuuksia, joita voidaan pyrkiä avaamaan kansalaiselle (VSSHP 2007). Kansalaisen rooliin sähköisessä ajanvarauksessa voidaan tunnistaa ainakin seuraavia kansalaisajanvarauksen tasoja, joihin viitataan myöhemmin tässä dokumentissa: ekat-hanke 15

1. Tarjottujen aikojen hyväksyminen tai hylkääminen (push/kelluva ajanvaraus) mahdollistaa yksinkertaisen tavan automatisoida osa ajanvarausprosessia. Tällöin kansalainen voi hyväksyä tarjotun palvelun ja sen ajankohdan ennalta määritellyn palvelun antajan lähettämän ehdotuksen perusteella. Hyväksyminen ja hylkääminen voivat perustua esim. tekstiviestipalveluihin tai web-sivustoilla toteutettuihin yksinkertaisiin vahvistuksiin. Annettujen aikojen siirtämiset ja perumiset aiheuttavat nykyisin runsaasti hallinnollista työtä. Kelluvan ajanvarauksen avulla on mahdollista vähentää tämän hallintotyön määrää, sillä kansalainen pääsee heti vastaamaan sopiiko hänelle varattu aika vai ei. Myös varattujen aikojen peruminen tai palvelunantajan toimesta tapahtuvan perumisen ilmoitus voidaan usein hoitaa samantyyppisesti perustuen samantyypisiin vahvistus / ilmoitusratkaisuihin kuin ehdotukset. 2. Itsevaraus tarkoittaa toimenpidettä, jossa kansalainen valitsee haluamansa ajankohdan palvelulle tietyltä palvelun antajalta. Tämä voidaan toteuttaa kalenterivalintana, jolloin asiakas valitsee tarjotusta kalenterista itselleen sopivan ajankohdan. Itsevaraukseen ja kalenterivalintaan voi liittyä myös varsinaisen palvelun sisällön valinta (erillinen kysymys). Itsevaraukseen ja tarjottujen aikojen hyväksymiseen voi liittyä lähete (etenkin tarjotun palvelun hyväksymisessä) ja muita ohjaustietoja. Kansalaiselle voidaan myös tarjota mahdollisuuksia vaihtaa suunnitellun (ja sisällöllisesti määritellyn) palvelun aikaa tai peruuttaa suunniteltu palvelu. Siirtämisessä ja perumisessa voidaan nojautua kansalaisen hallussa olevaan avaimeen tai "tikettiin" vaihtoehtona kansalaisen tunnistamiselle. Näin varaustoimenpiteisiin liittyvät ohjaustiedot ovat varsin yksinkertaisia. 3. Itsevalinta on toimenpide, jossa kansalainen valitsee ajankohdan lisäksi myös palvelun antajan tai toimipisteen. Valinnan kohteena voi olla esimerkiksi saman palvelun antajan eri toimipisteet, kotikunnan, työterveyspalvelujen tai yksityisten palvelun antajien toisiaan vastaavat palvelut jne. Itsevalintaan voi liittyä monia ohjaustietoja mm. vakuutusten, sopimusten tai asiakkuuksien kautta. Asiakkaan käyttöön itsevalintaa varten tarvittavia (tai tarjottavia palveluja ennen valintaa rajoittavia) tietoja tarjonnasta ovat maksullisuus ja siihen liittyvät ehdot, oikeus käyttää palveluja esimerkiksi kotikunnan tai postinumeron tai iän tai lähetteen perusteella, vakuutuksen tai palvelusetelin käyttömahdollisuus, sijaintikunta ja tarkka osoite. 4. Alueelliseen hoitoketjuun perustuvassa varauksessa asiakas varaa aikoja ammattilaisen tekemän suunnitelman ohjaamana, ja suunnitelman tiedot toimivat tapahtumien hakuehtoina sisältäen joukon valintojen rajaukseen tarvittavia ohjaustietoja (varsinkin mitä palveluita ollaan varaamassa). Tätä tasoa voidaan edistää tulevaisuudessa erityisesti rakenteisen jatkohoidon suunnitelman avulla STM:n linjausten mukaisesti, mutta myös muun tyyppiset suunniteltujen palvelujen ilmaisumuodot voivat toimia sen pohjana. 5. Hoidon tarpeen automaattiseen arviointiin perustuvassa ajanvarauksessa asiakas saa palvelun valintaan tarvittavia ohjeita automaattisen hoidon tarpeen arvioinnin perusteella. Useita edellä kuvatuista tasoista on kuvattu tarkemmin ajanvarauksen esiselvityksessä (VSSHP 2007). Tasot eivät ole täysin irrallisia toisistaan, vaan esimerkiksi tarjotun ajan hylkääminen voi johtaa asiakkaalle ehdotettuun itsevaraukseen, tai alueelliseen hoitoketjuun perustuva ajanvaraus voidaan nähdä myös itsevalinnan ohjaustietojen käytön erikoistapauksena. Eri tasoihin liittyy runsaasti erityyppisiä muuttujia sekä ohjaustietoja (ks. luku 2.4), jotka aiheuttavat monia sopimistarpeita sekä edellytyksiä toiminnallisille ja teknisille ratkaisuille, joita käsitellään myöhemmissä luvuissa. 16 ekat-hanke

2.4 Ajanvarauksen toimintaketjun keskeiset muuttujat Keskeisimmät tarvittavat tiedot ajanvarauksen toimintaketjuissa voidaan esittää listana muuttujia, joita yhdistelemällä pystytään kuvaamaan erilaiset ajanvarausmallit sekä alueellisissa hankkeissa että määriteltävän arkkitehtuurin suhteen: Mitä Mihin ajanvaraus ja/tai ajanvaraussuunnitelma (ks. luku 8) kohdistuu, ja kuinka varauksen kohde kuvataan? Varsinainen ajan varaaminen kohdistuu aina palvelutuotteeseen (ks. luku 4.1 ja 4.4). Ajanvaraussuunnitelma voidaan kohdistaa myös jo varsinaiseen palvelutuotteeseen tai yleisemmällä tasolla palveluluokkaan ja palvelutuoteluokkaan. Lisäksi edellisiin voidaan liittää lisätietoa tarvituista toiminnoista tai tutkimuksista, mikäli nämä sisältötiedot rajaavat olennaisesti tahoja, jotka voivat toteuttaa tarvittavan palvelun. Mitä / Varattavien aikojen tuotteistaminen Yksinkertaisimmillaan ulkoisen ajanvarauksen palvelutuote vastaa samaa asiaa kuin sisäisessä ajanvarauksessa käsiteltävät tapahtumat, monimutkaisimmillaan palvelutuote voi koostua useista palvelutapahtumista ja erilaisista säännöstöistä tuotteiden muodostamista varten. Mistä Mistä aikaa varataan, mille tasolle toteuttaja määritellään ajanvaraussuunnitelmassa. Varsinainen ajanvaraus siis kohdistuu aina palvelutuotteeseen, jossa on jo määritelty myös kuka palvelutuotteen tarjoaa. Ajanvaraussuunnitelmassa toteuttaja voi olla määrittelemätön eli se on kansalaisen valittavissa tai määritellään myöhemmin (esim. tilausvaiheessa), terveydenhuollon palveluntuottaja (ytunnuksellinen taso), palvelun antaja (lakien mukainen terveydenhuollon toimintayksikkö), palvelun antajan yksikkö (esim. osasto), palvelutuote (jossa on määritelty kuka palvelutuotteen tarjoaa). Lisäksi edellisiin voidaan liittää lisätietoa tarkemmasta sijainnista (esim. yksikköä tarkempi sijainti). Terveydenhuollon ammattilaisen näkökulmasta loogiset vaihtoehdot ovat: oma organisaatio (ja sen eri tasot), tietty toinen organisaatio, mikä tahansa organisaatio tai tieto, että asia määritellään myöhemmin. Kuten mitä kohdassa todettiin, ajanvarauksessa haettavaa palvelun sisältöä voidaan tarkentaa esim. tutkimusnimikkeellä, mikäli lähtöoletuksena on, ettei ko. tutkimusten tuottaminen kuulu kaikkien samaan palveluluokkaan luokiteltuihin palveluihin. Tarkka sisältötieto voi siis olla yksi hakutekijä, jolla rajataan mistä tietoa vaihtoehtoisia toteuttajia haettaessa. Tällainen rajaus kuitenkin edellyttää, että palveluiden tarjoaja on ilmaissut palveluissaan tai ulkoisen varauksen kalentereissaan nimikkeistötasolla joko tuottamansa tai ei-tuottamansa nimikkeet. Milloin Millä tavoin varsinaisen ajanvaraamisen aika on määritelty ajanvaraussuunnitelmassa tai tarjottavassa ajassa. Lisäksi tässä yhteydessä on huomioitava, että kansalainen tai ammattilainen ei aina toimi suunnitelman pohjalta, joten hän voi varata myös ajan ilman suunnitelmaa. Ajan valinta voi tapahtua vapaasti tietyistä ajoista valitsemalla (avoin kalenteri) tai tiettyyn aikatauluun perustuen (määritelty aikavälit tai mihin mennessä varauksen on tapahduttava). Lisäksi voidaan huomioida erikoistapauksia: niin pian kuin mahdollista (tiettyyn aikaan mennessä tai aiemmin jos aikoja vapautuu), alustavasti arvioiden tulevaisuudessa (esim. varataan vain jos jokin ehto täyttyy). Ajaksi ekat-hanke 17

voidaan myös tarjota tiettyä aikaa (esim. tekstiviestiehdotus) tai ajoille voi olla määritelty tietty järjestys (esim. moniajanvaraus). Säännöstöt Millä tavoin aikoja voidaan/saadaan varata ja suunnitella ja mitä aikojen varaamisessa ja suunnittelussa on huomioitava? Säännöstöjä voidaan määritellä paikallisella, alueellisella tai valtakunnallisella tasolla. Säännöstöissä tarkennetaan mm. mitä voi varata, mistä ja milloin. Säännöstöissä voidaan huomioida ja ne voivat perustua; asiakkuuksiin, hoidon tarpeen arvioinnin tarpeellisuuteen, lähetteen olemassa olon huomiointiin, miten tilaukset tapahtuvat, perustuuko ajanvaraus ajanvaraussuunnitelmaan, onko jonkin tietyn alueen palvelujen järjestämisestä sovittu yhteisesti, perustuuko oikeus maksusitoumukseen/voucheriin jne. Säännöstöissä voidaan esimerkiksi määritellä mitä kansalainen ylipäätään saa varata, miltä palvelun antajalta tai palvelun antajilta ajan saa varata (sisältäen mahdolliset sopimukset), onko lähetteen tai suunnitelman olemassa olo edellytys ajanvaraukselle sekä millä tavoin moniajanvaraus-tilanteessa eri varattavat kohteet sijoittuvat ajallisesti suhteessa toisiinsa. Säännöstöt / Hoidon tarpeen arviointi Hoidon tarpeen arviointi voi olla edellytys ajanvaraamisen sallimiseksi. Hoidon tarpeen arvioinnin tuloksena voi olla ammattilaisen ajanvaraus välittömästi vastaanotolla, lähetteen tekeminen, joka mahdollistaa (on myös usein edellytys) siinä määritellyn kohteen varaamisen myöhemmin tai suunnitelma, josta löytyvät vastaavat tiedot ajanvarauksen mahdollistamiseksi. Palvelutuotteita voidaan tarjota varattavaksi myös ilman hoidon tarpeen arviointia (ks. kohta asiakkuus). Pitemmälle vietynä visiona hoidon tarpeen arviointi voidaan automatisoida ja asiakas saa palvelun valintaan tarvittavia ohjeita automaattisen hoidon tarpeen arvioinnin perusteella (arvioinnin tulokset liitettyinä esim. säännöstöihin). Säännöstöt / Asiakkuus (kuka varaaja on) Perustuuko oikeus/valtuutus käyttää palveluja ja varata tiettyjä palvelutuotteita (kohteita) asiakkuuteen. Asiakkuus voi sallia varata tiettyjä kohteita ilman hoidon tarpeen arviointiakin. Asiakkuus voi perustua työpaikkaan, asuinpaikkakuntaan, osoitteeseen, asiakkaan attribuutteihin (ikä, sukupuoli, raskaus jne.). Asiakkuus voi määritellä myös miltä palvelut ja varattavat kohteet näyttävät kansalaiselle ja mitä ne sisältävät. Säännöstöt / Aloite ajanvaraustoimenpiteeseen Tuleeko aloite varsinaiseen ajanvaraukseen kansalaiselta itseltään vai työntääkö palvelun antaja aikoja varattavaksi kansalaiselle. Säännöstöt / Lähete Lähete voi olla edellytys (antaa oikeutuksen) mitä voi varata. Lähetteen avulla voidaan saada selville tarkemmat tiedot, joihin ajanvaraus perustuu (mitä, mistä, milloin). Lähetteessä on tällöin oltava yksilöitynä nämä tiedot. Näiden tietojen perusteella tarjotaan kansalaiselle tiettyjä aikoja varattavaksi. Lähetteen välittäminen on ratkaistava tarvittaessa. Suunnitelmalla voidaan tulevaisuudessa mahdollisesti korvata ainakin osa lähetteistä. 18 ekat-hanke

Ajanvarauksen (ennakoiva) tila Tarjottava aika voi olla alustavasti varattu (kelluva), joka vahvistetaan tai hyväksytään erikseen varsinaisen ajanvarauksen yhteydessä. Tällöin kyseessä voi olla esim. tekstiviestiehdotusta varten varattu aika tai ajanvarauskalenteripalveluun replikoitu aika. Toinen vaihtoehto on, että aikoja ei varata ennakkoon, vaan vapaita aikoja kysellään ja kohdistetaan ajanvaraus näihin kyselyn vastauksina saatuihin vapaisiin aikoihin. Haluttaessa kyseltävienkin aikojen varaamisessa kyselyn perusteella tarjottavat ajat voidaan varata kyselyn ajaksi (riskinä kaksi päällekkäistä hakua eikä aikaa lopulta varatakaan, sen seurauksena aikoja voi jäädä käyttämättä). Toinen ratkaisu (ei ennakointia) on sallia päällekkäiset haut ja varaukset ja nopein saa varatuksi ajan, hitaammalle ilmoitetaan, että aika ehti jo valitettavasti mennä. Ajanvaraussuunnitelma Kansalainen (/ammattilainen) voi varata aikoja valmiin suunnitelman ohjaamana (suunnitelma antaa myös oikeutuksen), jolloin suunnitelman tiedot ovat tulevien tapahtumien hakuehtoina. Suunnitelmassa on voitu lyödä lukkoon ainoastaan mitä varataan. Tällöin paikka (mistä) sekä aika (milloin) ovat kansalaisen (tai ammattilaisen) myöhemmin valittavissa perustuen säännöstöihin. Ammattilaisen tekemässä suunnitelmassa voi luonnollisesti myös paikka ja/tai aika olla määriteltyinä, jolloin ajanvarauksen näkökulmasta voidaan jo puhua tilauksesta tai ajanvarauksesta. Suunnitelma-tilausvarausketjua käsitellään tarkemmin ajanvarausasiakirjan yhteydessä luvuissa 8 ja 3.3. Muistutukset Kansalaiselle (miksei myös ammattilaiselle) voidaan tehdä muistus varata aika tai tulla varatulle ajalle. Ongelmalliseksi muistutuksen tekee se, kuka on vastuussa muistuttamisesta. Varatulle ajalle tulemisesta muistuttaminen on luonnollisinta sen järjestelmän kautta, jossa varsinainen ajanvaraus on varattuna (esim. perusjärjestelmän ajanvaraus). Jos tieto on tallessa myös esim. omahoitoportaalissa, voi muistuttaminen olla portaalin vastuulla. Muistutus ajanvaraamisesta (ajanvarauskehotus) taasen voi olla perusjärjestelmän vastuulla, jos ajanvaraustiedoissa on sidottu jo paikkakin (tehty tilaus) tai jos varattavaksi tulevat ajat ovat omahoitoportaalin tiedossa, voi ilmoitusten tekeminen olla portaalin vastuulla. Valtakunnalliselle tasolle muistutuksia ei kannattane lähteä viemään, vaikka ajanvaraussuunnitelmat olisivatkin sillä tasolla tiedossa (ja näin tieto siitä milloin aikoja pitäisi varata) 2. 2 Toisaalta esimerkiksi sähköisen reseptin uusimispyyntöjen käsittelyn yhteydessä kansalaiselle tullaan lähettämään tietoja tekstiviestein kansallisesta palvelusta. ekat-hanke 19

3 Palvelujen varaamisen oikeuksien muodostuminen Kansalaisen oikeus varata aikoja edellyttää useita eri huomioitavia kohtia ja voi perustua useisiin eri tapoihin. Oikeus voi perustua oikeus asuinpaikkaan (esim. kotikunnan tai postinumeron perusteella), tiettyyn ikään tai sukupuoleen tai tiettyyn elämäntilanteeseen (esim. raskaus) tai asiakkuuteen (esim. onko tietyn työterveyshuollon asiakas). Oikeus varata aikoja voi edellyttää hoidon tarpeen arviointia ja lähetettä varsinkin erikoissairaanhoidossa. Oikeuden voi saada myös vakuutuksen perusteella. Tulevaisuudessa kansalaisen ajanvarausoikeus voi perustua palveluseteleiden käyttömahdollisuuteen tai siihen että kansalaiselle on tehty ajanvaraussuunnitelma (tai jatkohoidon suunnitelma). Osa varattavista kohteista voi olla myös varattavissa ilman oikeuksien tai asiakkuuden selvittämistä (esim. yksityisten lääkäriasemien ajanvaraukset, tietyt palvelutuotteet joihin oikeutuksen selvitys tapahtuu vasta vastaanotolla). Kansalaiselle varattavaksi tarjottavia aikoja voidaan rajoittaa tietyin ehdoin ja säännöin. Kalentereiden näyttäminen kansalaisille silloin, kun kalenterissa varattavan tuotteen varausoikeus on sidottu lähetteen, pyynnön tai suunnitelman olemassaoloon ei ole perusteltua, jos kyseistä lähete tms. asiakirjaa ei ole potilaasta tehty. Kalentereissa (tai säännöstöissä) pitää olla näin ehto, joka johtaa ajanvarauspalveluissa tarkastukseen, onko ko. asiakirja olemassa. Kalenterin ehdon luokitus voi olla jotain seuraavan kaltaista: 1. vain hoitovastuun siirtävällä lähetteellä (tarkastus, että on oikean tyypin lähete) 2. vain terveydenhuollon ammattilaisen pyynnön tai lähetteen perusteella (tarkastus että on oikean tyypin lähete, sisältää edellisen + laboratoriopyynnöt) 3. vain ajanvaraustilauksen perusteella (tarkastus, että on olemassa kohdeorganisaation ajanvaraus(asiakirja) tilassa tilaus) 4. vain ajanvaraussuunnitelman perusteella (tarkoittaa, että on olemassa ajanvarausasiakirja tilassa suunnitelma tai tilaus, ks. tarkemmin luku 8 Ajanvarausasiakirja) 5. ei ehtoja Varaamisen oikeuksien päättely "kalenterivalinta" -tyyppisissä tilanteissa kiteytyy siis pääasiassa kolmentyyppisten ehtojen ja säännöstöjen tarkastamiseen, joita käsitellään alla olevassa taulukossa. 20 ekat-hanke