HALLITUS 106 12.06.2013 ORACLE EBS -LISENSOINNIN PÄIVITTÄMINEN SEURAAVAN SUKUPOLVEN FUSION -TUOTTEEKSI 327/02/08/00/03/2013 HALL 106 HUS:ssa käytössä oleva Oracle-toiminnanohjausjärjestelmä (ERP) sisältää tilaus-, varastointi- ja logistiikkatoimintojen ohjauksen, henkilöstöhallinnon, kirjanpidon ja käyttöomaisuuden hallinnan sekä konsernihallinnan ja HUS-tasoisen käyttöoikeushallinnan toiminnot. HUS käyttää nyt Oracle E-Business Suite 11.5.10 -versiota, joka on tarkoitus päivittää uusimpaan Oracle Fusion -järjestelmäversioon. HUS:n ja Oraclen välinen tuotetukisopimus kattaa päivittämisen vähintään vastaavat toiminnot sisältävään uusimpaan tuoteversioon ilman eri hintaa. Tuotetuki ei kuitenkaan päivitettäessä lähtökohtaisesti kata uusia, ennen lisensoimattomia ominaisuuksia, muutoksia perusarkkitehtuurissa tai muita mahdollisia lisensoinnin sisältö- tai määrämuutoksia. Nykyinen tuoteversio (11) on otettu käyttöön vuonna 2004, eikä sitä ole sen elinkaaren aikana päivitetty uudempaan versioon 12. Version 11 tuotetuki alenee jo 2013, ja version 12 vuonna 2015, mistä johtuen päivitys versioon 12 ei ole enää järkevää. Koska kyseessä on yli seuraavan version suoritettava päivitys, muutokset ovat normaalia suurempia. Oracle Fusion on tällä hetkellä viimeisin tuoteversio, ja siinä tuki on saatavissa vuoteen 2025 saakka. Tuoteperhe on kuitenkin arkkitehtuurisesti uuden sukupolven tuote, joka sisältää uusia aikaisemmin lisensoimattomia ominaisuuksia ja joka osin edellyttää muutoksia tekniseen arkkitehtuuriin ja varsinkin sen lisensointiin (muun muassa Oracle Middleware -tuotteet) sekä tuotetukipalveluihin. Tukisopimuksen perusteella tavoitteena on migroida nykyinen Oracle EBS Oracle Fusion -tuoteperheeksi ja toteuttaa mahdolliset muutokset nykyisten sopimusten laajennuksena. Nykyinen lisensointimalli on hyvin jäykkä erilaisille muutoksille. Lähtökohtaisesti HUSin "emo-organisaation" ulkopuolinen palvelutoiminta tai konserniyhtiöiden ja ulkopuolisten käyttö edes pienimuotoisesti ei ole ollut mahdollista näiden sovellusten osalta. HUSin organisaation muutokset, kuten yhtiöiden perustaminen, HUS-konsernin sisäisten palveluiden kehittyminen sekä muut muutospaineet (muun muassa Apotti-hanke) edellyttävät lisensoinnilta muutoskykyä. Kyseessä on monimutkainen lisenssikokonaisuus, jota Tietohallinto on valmistellut noin 10 kk yhdessä toimittajan kanssa. Tavoitteena on kustannustehokas ja joustavampi
lisenssipooli, jota voidaan käyttää mahdollisimman laajasti erilaisten prosessien toteuttamiseen. Lopputuloksen sisältö on annettu kahden eri konsulttiyhtiön (Accenture, Deloitte) arvioitavaksi. Saatujen loppuraporttien ja arvioiden perustella asiantuntijat pitävät hankintaa kokonaisuutena perusteltuna. Nyt hankittava lisensointimalli ja arkkitehtuuri mahdollistaa lähtökohtaisesti HUS-konsernin käytön kokonaisuudessaan ja sallii erilaisia yhtiömuotoja, ulkopuolista käyttöä ja sen, että lisenssit ovat siirrettävissä sille organisaatiolle, joka jatkaa HUSin toimintaa mahdollisissa uudistuksissa. Mukana ovat hinnoittelumallit ja ns. "Price hold" (hintatakuu voimassa 2 vuotta + 1 optiovuosi) -sopimushinnat sopimusajalle. Hankinta jakautuu kolmeen osa-alueeseen. A: Fusion-liiketoimintasovellusten päivittäminen Tilaus-, varastointi- ja logistiikkatoimintojen ohjauksen, henkilöstöhallinnon, kirjanpidon ja käyttöomaisuuden hallinnan pakolliset lisäominaisuudet ja määrämuutokset. Hankinnan jälkeen HUS on oikeutettu käyttämään seuraavia moduleita: Oracle Fusion Workforce Compensation Oracle Fusion Financials Oracle Fusion Accounting Hub Oracle Fusion Advanced Collections Oracle Fusion Applications Extensibility Framework Oracle Fusion Automated Invoice Processing Oracle Fusion Distributed Order Orchestration Oracle Fusion Financial Reports Center Oracle Fusion Global Payroll Interface Oracle Fusion Inventory Management Oracle Fusion Talent Review Oracle Fusion Transactional Business Intelligence for Financials Oracle Fusion Transactional Business Intelligence for Human Capital Management Oracle Fusion Transactional Business Intelligence for Procurement Oracle Fusion Transactional Business Intelligence for Supply Chain Management Oracle Fusion Workforce Lifecycle Manager Oracle Fusion Global Human Resources Oracle Fusion Expenses Oracle Order Management Oracle Fusion Global Payroll Oracle Fusion Performance Management Oracle Fusion Purchasing Oracle Fusion Self-Service Procurement Oracle Order Management Oracle Self-Service Human Resources Oracle Fusion Financial Reports Center Oracle Fusion Workforce Lifecycle Manager Oracle irecruitment Oracle istore Osaamisen hallinta ja koulutuksen hallinta ovat saatavissa vain SaaS-palveluna (Software as a Service, pilvipalvelu):
Oracle Taleo Learn Cloud Service Oracle Taleo Platform Cloud Service Liiketoimintaohjelmistojen pakolliset lisäominaisuudet ja määrämuutokset: Oracle-ohjelmien Lisenssimaksut Vuotuinen tukimaksu Software as a Service fees 1.277.349,03 euroa 565.316,69 euroa 12.464,84 euroa/ kk B: Teknologiakerros Fusion Middleware Hankinta korvaa nykyisen liiketoimintasovellusten vuosiylläpidon, ja korotuksen nettovaikutus Tietohallinnon käyttömenoihin on 201.079 euroa vuodessa. SaaS-palvelun vaikutus Tietohallinnon käyttömenoihin on 149 578,09 euroa vuodessa. Lisenssihankinta (1.277.349,03 euroa) kohdennetaan valtuuston vahvistaman vuoden 2013 talousarvion mukaiselle investointihankkeelle Hallinnon ERP-päivitys. Hankinnan poistoaika on 7 vuotta. Hankinta toteutetaan suorahankintana. Hankintalain 27,2 :n mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos teknisestä, taiteellisesta tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Lisenssin laajennusta tai lisenssityypin muutosta kyseisiin ohjelmistoihin ei voi hankkia muualta kuin Oraclelta, jolta alkuperäiset lisenssit on hankittu ja joka omistaa ohjelmistojen tekijänoikeudet. Hankinnan kilpailuttaminen ei siten ole teknisestä ja yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä mahdollista. Middleware on niin sanottu väliohjelmisto, joka tarjoaa yhteispalvelualustan Oracle-teknologiaa edellyttäville liiketoimintasovelluksille sekä muille sovelluksille ja ratkaisuille. Middleware-tuotteet eroavat oleellisesti liiketoimintasovelluksista siinä, että ne ovat monikäyttöisiä ja niiden hyödyntäminen kyseisten ERP-liiketoimintasovellusten ulkopuolella on mahdollista. Hankinta on osa arkkitehtuurista tuotantoympäristön kehitystä, ja uusien laitteistovaatimusten, pilvipalvelutarpeiden sekä lisensoinnin muutosten takia olisi tullut toteutettavaksi myös siinä tapauksessa, että liiketoimintasovelluksia ei olisi päivitetty. Hankinta mahdollistaa eri sovellustuotteiden konsolidoinnin kyseiselle teknologia-alustalle. Oleellisin muutos on kuitenkin siirtyminen prosessoripohjaiseen lisensointimalliin, jolloin edellä mainittuja muutoshyötyjä voidaan toteuttaa. Kyseinen alusta otetaan tuotantokäyttöön heti, ja siitä tulee osa Tietohallinnon palveluita. Tietohallinto tuottaa palvelut omasta konesalistaan omana toimintanaan. Leasingrahoitusta käyttämällä hankintakustannukset voidaan kohdentaa ohjelmistojen käyttöajalle Tietohallinnon käyttömenoihin sekä veloittaa
palvelukohtaisesti, Tietohallinnon ja asiakasyksiköiden välisten sisäisten sopimusten mukaisesti. Hankittavat lisenssit voidaan ryhmitellä seuraavasti: Integraatio ja julkaisu Oracle-ohjelmien lisenssimaksut 766.560,80 rahoitussopimus 15.970/kk/Tietohallinto Oracle-ohjelmien tukimaksut 160.032,20 Päivittäisraportoinnin ja datamuunnosten peruslisenssit kaikille sovelluksille Oracle-ohjelmien lisenssimaksut 285.411,20 rahoitussopimus 6.266/kk/Tietohallinto Oracle-ohjelmien tukimaksut 62.790,40 Teknologian tuki ja ylläpitotyökalut sekä pilvipalvelulaajennokset Oracle-ohjelmien lisenssimaksut 475.120,00 rahoitussopimus 9.898,33/kk/Tietohallinto Oracle-ohjelmien tukimaksut 99.186,61 Vaikutus Tietohallinnon käyttömenoihin on 707.621,21 euroa vuodessa hankintaa seuraavat 48 kk, jonka jälkeen vuosikustannus on 322.009,21 euroa vuodessa. Hankinta toteutetaan suorahankintana. Hankintalain 27,2 :n mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos teknisestä, taiteellisesta tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Oracle omistaa kyseisten ohjelmistojen tekijänoikeudet, eikä niitä voi hankkia muualta kuin Oraclelta. Hankinnan kilpailuttaminen ei siten ole teknisestä ja yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä mahdollista. C: Erityisasiantuntijapalveluiden hankinta Oracle omistaa hankittavien ohjelmistojen tekijänoikeudet, ja vain Oraclella on muun muassa pääsy ohjelmistojen lähdekoodiin. Tämän vuoksi Oraclella on sellaista esimerkiksi tuotekehitykseen liittyvää erityistä tietotaitoa, jota muilta toimittajilta ei ole mahdollista hankkia. Lisäksi Tietohallinto tarvitsee Oraclen asiantuntemusta muiden toimittajien ratkaisujen arviointiin. Suurten muutostarpeiden vuoksi tämäntyyppistä erityisosaamista tarvitaan korkeintaan 300.000 euron arvosta seuraavan neljän vuoden aikana. Asiantuntijapalveluiden hankinnat toteutetaan tarpeen mukaan. Hankinta sisältää työtä, jota voidaan hyödyntää useassa eri Tietohallinnon hankkeessa tai projektissa. Yksittäiset tilaukset kohdistetaan harkinnan mukaisesti tarvittavalle Tietohallinnon investointi- tai käyttömenohankkeelle. Hankinnat toteutetaan suorahankintana. Hankintalain 27,2 :n mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos teknisestä, taiteellisesta tai yksinoikeuden suojaamiseen
liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Oracle omistaa ohjelmistojen tekijänoikeudet, ja sillä on pääsy ohjelmistojen lähdekoodiin, minkä vuoksi mikään muu toimittaja ei voi tarjota vastaavaa asiantuntijapalvelua. Hankinnan kilpailuttaminen ei siten ole teknisestä ja yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä mahdollista. Ne asiantuntijapalvelut, joissa ei vaadita Oraclen erityisosaamista, hankitaan olemassa olevilla sopimuksilla eri toimittajilta tai kilpailutetaan erikseen. Hankinnan vaikutus Tietohallinnon kokonaiskustannuksiin Tietohallinnon tuotteistettujen Oracle sovellus- ja liiketoimintapalveluiden kustannukset (sisältäen tekniset palvelut), ilman sovellusten asiantuntijapalveluita, Tietohallinnon henkilöstökustannuksia ja muita vyörytyksiä, ovat vuoden 2013 budjetoinnin mukaan 198.250 euroa kuukaudessa. Tässä hankittavan kokonaisuuden laskennallinen kustannus laitteineen ja teknisine palveluineen on 187.900 euroa kuukaudessa. Uuden käyttöympäristön hyödyntäminen muissa keskisuurissa ja pienissä palveluissa (mm. tietovarasto, konsernihallinta) mahdollistaa 2-5 palvelun konsolidoinnin tähän teknologiaympäristöön, kun niiden nykyinen laite- ja sovellusympäristö vanhenee. Yhden tällaisen palvelun teknologiakustannus on keskimäärin 10.000 euroa kuukaudessa. Hankinta ei lisää Tietohallinnon kokonaiskustannuksia. Arvio uuden toimintamallin mahdollisuuksista ja säästöstä toiminnassa Tietohallinto on tehnyt toimittajan kanssa arvion uuden toimintamallin ja teknologian mahdollisuuksista päivitettäessä nykyinen EBS-versio. Selvitys on benchmark HUS:n kypsyydestä ottaa käyttöön Fusion-versio ja toteuttaa muutoksia sekä sovelluksen kyvystä toteuttaa nykyisiä ja muuttuvia tarpeita. Lisäksi on analysoitu karkealla tasolla hankkeen vaatimaa panosta ja siitä saatavaa hyötyä, mikäli painotetaan vain toiminnan kustannustekijöitä. Yhteenvedon kustannushyötyanalyysi osoitti viiden vuoden kumulatiivisen kustannuksen olevan luokkaa 10,9 M euroa, saatavien hyötyjen 14,1 M euroa, joten tuottavuus hyöty oli 128 % ja takaisinmaksuaika 31 kuukautta. Tavoitteena on, että hyödyt realisoituvat täysimääräisesti seuraavan viiden vuoden aikana. Uuden teknologian hyödyt perustuvat siihen, että HUS kykenee arvioimaan ja tarvittaessa muuttamaan prosessejaan virtaviivaisemmiksi sekä hyödyntämään ratkaisun tarjoamia geneerisiä prosesseja. Ulkopuolisten asiantuntijoiden laatimat arviointiasiakirjat ja Oralen tekemä tarjous ovat kokouksessa nähtävinä.
Tietohallinnon taseyksikön johtaja Pertti Mäkelä ja tuotejohtaja Into Laine on kutsuttu kokoukseen selostamaan asiaa tarvittaessa lähemmin suullisesti. Päätösesitys Hallitus päättää 1. hankkia esityksen mukaisesti Oracle Finland Oy:ltä suorahankintana hankintalain 27.2 :n perusteella edellä kohdissa A, B ja C mainitut tuotteet ja palvelut. Hankinnan kokonaisarvo on 6.882.299,01 euroa neljälle (4) vuodelle kohdennettuna. 2. valtuuttaa Tietohallinnon taseyksikön johtajan yhdessä IT-kehitysjohtajan kanssa allekirjoittamaan tarvittavat hankinta-asiakirjat, sopimukset sekä tilaukset. 3. tarkastaa kokouksen pöytäkirjan tämän pykälän osalta kokouksessa. Päätös Ote Esitys hyväksyttiin. Oracle Finland Oy, tietohallinnon taseyksikön johtaja ja it-kehitysjohtaja. Lisätietoja Pertti Mäkelä, p. 050 428 0428