Tekijä: Ellen Karhulampi 23.4.2007 KUVATIETOKANTAJÄRJESTELMÄN KUVAUS

Tekijä: Ellen Karhulampi 23.4.2007 KUVATIETOKANTAJÄRJESTELMÄN KUVAUS

Sisällys 1 Johdanto... 3 1.1 Järjestelmän tavoitteet... 3 1.2 Käytetyt termit... 4 2 Käyttötapausluettelo... 5 3 Kuvaus järjestelmästä... 6 3.1 Järjestelmän yleinen rakenne... 6 3.2 Käyttäjät, käyttäjätasot ja käyttöoikeudet... 6 3.3 Järjestelmän keskeinen toiminnallisuus... 8 3.3.1 Kuvien tallentaminen, kuvailu ja käyttäminen... 8 3.3.2 Kuvien julkaiseminen verkkopalvelussa... 10 3.3.3 Oikeuksien hallinta... 11 3.4 Järjestelmän tietolähteet... 13 3.5 Järjestelmän semanttinen viestintätekniikka... 13 3.6 Järjestelmän tiedonhakuominaisuudet ja kuvien katselutoiminnot... 14 3.7 Järjestelmän raportointitarve, tulosteet ja tilastointi... 15 3.8 Eräajot... 16 3.9 Tietomateriaalin arkistointitarve... 16 3.10 Liittymät ja rajapintavaatimukset... 16 3.10.1 Nykyiset liittymä- ja rajapintatarpeet... 16 3.10.2 Liittymien ja rajapintojen kehitystarpeet... 17 3.11 Standardit ja suositukset... 17 4 Tekniset vaatimukset... 18 4.1 Yleistä... 18 4.2 Palvelinympäristö... 18 4.3 Työasemaympäristö... 18 4.4 Tietokanta ja tiedostomuodot... 19 5 Volyymit... 19 5.1 Käyttäjät... 19 5.2 Kuvamäärät... 20 2

1 Johdanto 1.1 Järjestelmän tavoitteet Kuvatietokannan tavoitteena on parantaa Taideteollisen korkeakoulun (TaiK) kuvaaineistojen hallintaa ja saavutettavuutta ja luoda Taideteolliseen korkeakouluun kuvien säilytyksen ja organisoinnin työkalu, korkeakoulun digitaalisten kuva-aineistojen tiedonhakuväline sekä toiminnan dokumentoinnin väline. Tietojärjestelmällä hallitaan kuvatiedostoja ja niihin liittyvää metadataa. Tietojärjestelmä vastaa korkeakoulujen, kirjastojen, arkistojen ja museoiden sekä verkon avointen julkaisuarkistojen (Open Archives) toimintaympäristön tarpeita. Kuva-aineiston tallentaminen järjestelmään tapahtuu sekä keskitettynä (arkistointi, verkkopalvelussa julkaiseminen) että osastoilla ja yksiköissä. TaiKin tunnuksilla palveluun kirjautuneiden käyttäjien palveluun kuuluu omalle käyttäjäryhmälle ja yksikölle räätälöityjä tallennus- ja kuvailualustoja. Palvelu sisältää myös kuva-aineistojen tekijän- ja käyttöoikeuksien hallinnan. Arkistolle järjestelmä muodostaa digitaalisen kuva-arkiston sekä arkiston eri muodoissa olevien kuvien kokoelmaluettelon. Järjestelmä liittyy saumattomasti arkiston suorittaman kuvien digitointiprosessin työvaiheisiin. Järjestelmä tukee korkeakoulun opetus- ja tutkimustoiminnan kuvaan liittyviä tarpeita mahdollistamalla kuva-aineistojen kehittyneen tiedonhaun sekä toimimalla työvälineenä kuvien opetus- ja tutkimuskäytössä. Opettajat, opiskelijat ja tutkijat käyttävät järjestelmää tiedonhakuun ja kuva-aineiston hallintaan järjestelmän tarjoamien kuva-aineiston henkilökohtaisten työvälineiden avulla. Kuvien suurennus- ja yksityiskohtien tarkastelumahdollisuudet tukevat kuvien käyttöä opetuksessa ja tutkimustyössä. Käyttäjien sisäänkirjautumisen takana olevien palvelujen lisäksi järjestelmään sisältyy julkinen verkkopalvelu, jonka kautta järjestelmään tallennetut julkisin käyttöoikeuksin varustetut aineistot ovat käytettävissä. Palvelussa on tiedonhakuliittymä, jossa on monipuoliset juuri tälle aineistotyypille räätälöidyt tiedonhakumahdollisuudet. Järjestelmä tukee kuva-aineistojen julkistamisen prosessia. Verkkopalvelu on tarkoitettu sekä TaiKin sisältöalueiden ammattilaisille että suurelle yleisölle. TaiKin ulkopuolinen opetus- ja tutkimuskäyttö tulevat myös olemaan sen keskeisiä käyttötapoja. Verkkopalvelun sisällöt voidaan kytkeä osaksi Open Archives ja Semantic Web tyyppisiä verkon yhteispalveluja. Järjestelmä toteutetaan ensi vaiheessa (perusjärjestelmä) keskitettyjen työnkulkujen arkistointi- ja verkkojulkaisujärjestelmänä ja myöhemmässä vaiheessa hajautetut työnkulut mahdollistavana järjestelmänä. Hajautettujen työprosessien järjestelmänä toimiessaan järjestelmä mahdollistaa arkistointi- ja julkaisuehdotusten tekemisen ja arkisto- ja julkaisuaineiston hajautetun tallennuksen ja kuvailun. Järjestelmä tarjoaa myös välineet kuvien ja kuvakokoelmien jakamiseen eri käyttäjäryhmien sisällä (esim. seminaari- tai projektiryhmät). 3

Toteutuksensa ensi vaiheessa järjestelmä toimii pääasiassa still-kuvan hallinnoinnin järjestelmänä, mutta järjestelmässä on valmiudet muidenkin mediatyyppien käsittelyyn ja niiden tukeen liittyvää toiminnallisuutta voidaan parantaa jatkokehityksellä. Kaavio1: Kuvatietokannan toteutuksen tavoitteet Taideteollisessa korkeakoulussa KUVATIETOKANNAN TAVOITTEET I-VAIHE II-VAIHE AKTIVITEETIT VÄLITTÖMÄT TULOKSET III-VAIHE KESKIPITKÄN AJAN TULOKSET IV-VAIHE STRATEGISET IV-VAIHE VAIKUTUKSET STRATEGISET VAIKUTUKSET Luodaan tietojärjestelmä kuvien hallintaan Luodaan julkinen verkkopalvelu kuva-aineiston esittelyyn Luodaan sisällönkuvailun ja tiedonhaun malli kuville Tuotetaan digitaalinen aineisto Selvitetään toimintamallit digitaalisen aineiston säilytykselle ja käytölle Käyttäjillä on kuvan säilytyksen ja järjestämisen työkalu Kuvatiedonhaun väline on Taikissa ja julkisessa käytössä Yhtenäiset toimintamallit TaiKissa Tiedon ja aineiston saavutettavuus sisäisistä ja ulkoisista järjestelmistä Kuva-aineistojen saatavuus paranee Kuva-aineistojen hallinta paranee Kuva-aineistojen käyttö helpottuu ja lisääntyy TaiKin ja aineistojen tuottajien näkyvyys lisääntyy TaiKin kuvaan liittyvän toiminnan tehostuminen opetuksen, tutkimuksen ja palvelujen tehostuminen TaiKin kulttuurisen ja yhteiskunnallisen vaikuttavuuden lisääntyminen Työnkulkujen selkeys TaiKissa Viranomaistiedotus paranee 1.2 Käytetyt termit Erillinen termiluettelo: Liite 2. 4

2 Käyttötapausluettelo Kaavio 2: Luettelo kuvatietokannan käyttötapauksista Järjestelmään kirjautuminen 1. Valitse kieli 2. Kirjaudu järjestelmään Digitaalisten objektien käsittely 3. Tallenna kuva / kuvia 4. Määrittele kuvan käyttöoikeudet 5. Poista digitaalinen objekti 6. Muodosta kuvakokoelma Aineiston kuvailu / luettelointi 7. Kuvaile tallennettava kuva (loppukäyttäjän omassa kokoelmassa) 8. Luetteloi arkistoitava kuva 9. Muodosta moniosainen digitaalinen objekti 10. Muodosta kuvasarja Julkaiseminen 11. Luetteloi julkaistava kuva 12. Julkaise kuva Tiedonhaku / Kuvahaku 13. Tee pikahaku 14. Tee tarkennettu haku 15. Selaa aihehakemistoa 16. Selaa hakemistoa tiedonhaussa 17. Selaa kuvia 18. Tarkastele kuvan yksityiskohtia 19. Jaa tehty tiedonhaku asiakkaan kanssa jaetun työtilan kautta Loppukäyttäjän työvälineet 20. Tallenna tiedonhaun tulokset omaan työtilaan 21. Tallenna kuvia omaan kokoelmaan Raportit 22. Aja raportti 23. Hae tallennettu raportti Käyttäjähallinta 24. Hallinnoi käyttäjiä 5

3 Kuvaus järjestelmästä 3.1 Järjestelmän yleinen rakenne Kaavio 3: Järjestelmän rakenne Tietokanta R A J A P I N N A T S Metadatan hallinta ja haravointi: OAI-PMH; Semanttinen viestintätekniikka Arkistolaitoksen siirtoformaatti Valtak. kirjastosovellukset (Nelli-portaali) TaiKin sovellusten liittymät Jatkokehitys Suurten kuvatiedostojen säilytysratkaisu 3.2 Käyttäjät, käyttäjätasot ja käyttöoikeudet Vaatimukset V-036 039; V-049-057 Julkinen verkkopalvelu on avoin kaikille käyttäjille. Järjestelmää käyttävät sisäänkirjautuneina TaiKin opiskelijat ja henkilökunta halutessaan hyödyntää kaikkia järjestelmän tarjoamia toimintoja. Järjestelmässä on käyttöoikeuksien määrittelyn välineet, joiden avulla käyttöoikeuksia voidaan määritellä järjestelmässä sekä käyttäjä- että käyttäjäryhmäkohtaisesti. Järjestelmään tallennettavalle yksittäiselle aineistolle määritellään aina käyttöoikeudet. Käyttäjien tunnistus tapahtuu luotettavasti järjestelmän rekisteröitymissivun kautta. Kullekin käyttäjälle näkyy hänen omaan käyttäjätunnukseensa ja ryhmäänsä perustuva näkymä ja hänen saatavillaan järjestelmässä ovat ne aineistot tai ne aineistotietojen osat, joihin hänen käyttäjäryhmälleen on määritelty oikeudet. Järjestelmän käyttäjätasot (käyttäjäryhmät) ja niihin liittyvät oikeudet ovat: 6

Pääkäyttäjä Oikeudet muiden käyttäjäryhmien toimiin järjestelmässä ja tallennettuihin aineistoihin. Käyttöoikeuksien myöntäminen, kokoelmien lisääminen koko kuvatietokannan tasolla. Oikeus luoda tekninen pääkäyttäjä, julkaisija, keskitetyn tallennuksen toteuttaja, päätallentaja, kokoelmakohtainen tallentaja ja vierailija tunnuksia. Oikeus valtuuttaa vierailija-tunnusten antamiseen. Käyttäjäryhmille määriteltävät oikeudet. Järjestelmän informaatioarkkitehtuurin (hakuominaisuudet, luokittelut, rakenteistettu tieto) hallinta. Metadataformaattien luominen, muokkaus ja lomaketemplaattien luominen, lomakepohjien muunnosmääritykset, kuvailukenttiin liittyvät järjestelmätason toimenpiteet (mm. oletusarvot). Järjestelmän ohjeistukset käyttöliittymässä. Pääkäyttäjän oikeudet kattavat kaikkien muiden käyttäjien oikeudet. Pääkäyttäjä toimii järjestelmänkäytön tukihenkilönä sekä vastaa järjestelmän kehittämiseen liittyvästä käyttäjäpalautteen keruusta ja tarvekartoituksesta. Tekninen pääkäyttäjä Kaikki järjestelmän oikeudet, mukaanlukien järjestelmän parametrointi, konfigurointi, käyttöoikeuksien myöntäminen. Teknisen pääkäyttäjän oikeudet henkilöllä/henkilöillä, jotka vastaavat järjestelmän teknisestä puolesta. Teknisiä pääkäyttäjiä on tietohallinnossa 1-2. Keskitetyn tallennuksen toteuttaja Katseluoikeus*, tiedon tallennus- ja hakuoikeus ja tallennettujen arkistokokoelman aineistotietojen muutos-, täydennys- ja poisto-oikeus. Tiedon tallennus ja haku täysin arkisto- ja tietopalvelutiedoin. Järjestelmän myöhemmässä vaiheessa: Arkistointiehdotusten hyväksyminen. Määräaikaisten vierailija-käyttäjätunnusten luonti. Muutamia esim. arkiston ja kirjaston nimettyjä vastuuhenkilöitä. Julkaisija Tallentaja Julkaisupäätös tietokantaan julkisin käyttöoikeuksin tallennettujen aineistojen julkaisemisesta julkisessa verkkopalvelussa. Poisto-oikeus julkisen verkkopalvelun aineistoon. Järjestelmän myöhemmässä vaiheessa: oikeus järjestelmään tallennettujen julkaisuoikeuksin varustettujen julkaisemattomien kuvien selailuun. Julkaisijat ovat esim. kirjaston ja viestinnän nimettyjä vastuuhenkilöitä. Katseluoikeus* aineistokohtaisesti määriteltyjen käyttöoikeuksien puitteissa ja omien henkilökohtaisten aineistojen ja aineistotietojen tallennus- ja muutosoikeus (opiskelijat, henkilökunta). ** Suurin osa opiskelijoista ja henkilökunnasta kuuluu tähän ryhmään. 7

Vierailija (TaiKin ulkopuoliset käyttäjät) Aineistojen käyttö määriteltyjen käyttöoikeuksien puitteissa. Määräaikainen katselu-, haku- ja selailuoikeus *. Ei muutos tai tallennusoikeutta. Esim. TaiKin tiloissa tapahtuvaan käyttöön rajatun aineiston käyttö arkiston tai kirjaston tiloissa. Aineistokohtaiset oikeudet Taikin ulkopuolisille esim. lehdistölle lehdistökuviin, yhteistyöprojektin osallistujille projektissa jaettavaan kuvaaineistoon. Julkisen verkkopalvelun julkisia aineistoja käytetään ilman käyttäjätunnuksia. Järjestelmän laajentuessa hajautettujen työnkulkujen järjestelmäksi tullaan tarvitsemaan tallentajien yläpuolelle sijoittuva käyttäjätaso tai tasoja koordinoimaan yksikön / ryhmän toimintaa järjestelmässä. * Katseluoikeuteen sisältyy myös tulostusoikeus aineistokohtaisesti määriteltyjen käyttöoikeuksien puitteissa. ** Muutosoikeus ei koske tiettyjä erikseen määriteltyjä aineistotyyppejä, esim. virallisiin opinnäytteisiin liittyviä kuvia. 3.3 Järjestelmän keskeinen toiminnallisuus 3.3.1 Kuvien tallentaminen, kuvailu ja käyttäminen Vaatimukset V-062-076; V-077-092; V-098-111; V-137-145; V-137-145 3.3.1.1. Loppukäyttäjän oman työtilan ja oman kuvakokoelman käyttö Oma työtila Järjestelmässä on sinne kirjautuneen loppukäyttäjän oma työtila, jonne käyttäjän on mahdollista tallentaa tekemiensä tiedonhakujen viiteluetteloita. Käyttäjä voi järjestää ja otsikoida omaan työtilaansa tallennettuja tiedonhakutuloksia esim. kansioimalla tai käyttämällä muuta vastaavaa järjestämisen apuvälinettä. Oma kuvakokoelma Järjestelmä tarjoaa kaikille käyttäjille rajatun mahdollisuuden omien kuviensa tallentamiseen käyttäjän omaan kuvakokoelmaan. Järjestelmä opastaa kuvia omaan kuvakokoelmaansa tallentavaa käyttäjää tallennusprosessin aikana. Tallentaja valitsee kuvia tallentaessaan tallennettavat kuvat tallennusvälineeltään (oma tietokone, USBmuisti, muistikortti jne.) ja saa tallennusikkunassa tarkasteltavakseen haluamansa kuvat 8

peukalonpääkuvina. Tämän jälkeen hän valitsee järjestelmään tallennettavaksi haluamansa kuvat. Jokaisesta omaan kokoelmaan tallennetusta kuvasta tallennetaan järjestelmään vähintään järjestelmään erikseen määritellyt minimitiedot (tekijä, käyttöoikeus). Käyttäjällä on käytössään hänen järjestelmän tarjoamista kuvailutietopohjista valitsemansa kuvailupohja. Kuvia omaan kokoelmaan tallennettaessa järjestelmä tarjoaa esitäytettynä osaa vaadituista minimitiedoista ja käyttäjä hyväksyy tai täydentää tai muuttaa tarjotut tiedot. Automaattisesti tarjottavien tietojen perusasetukset ovat: tekijä (sisäänkirjautunut käyttäjä), käyttöoikeudet (käyttöoikeudet pidätetään), tallennusaika sekä järjestelmään määritellyt kuvaan sisältyvien tietojen automaattiset tallennukset. Tarvittaessa käyttäjä muuttaa järjestelmän tarjoamia tietoja ja täydentää muita kuvailutietoja. Käyttäjä voi myöhemmin muuttaa tietoja, esim. päivittää käyttöoikeustiedot halutessaan jakaa aineistoaan. Käyttäjällä on mahdollisuus tallentaa myös tietokannassa tekemiensä tiedonhakujen hakutuloksena saamiaan kuvaviitteitä omaan kuvakokoelmaansa. Kuvaviitteitä ja oman kokoelman kuvia voidaan omassa kokoelmassa ryhmitellä nimetyiksi ryhmiksi. Nimetyt ryhmät toimivat esim. opiskelijan tai tutkijan tiettyyn aiheeseen liittyvänä omana kuvakokoelmana. 3.3.1.2 Keskitetty kuvien tallennus ja arkistointi Järjestelmän ensimmäisessä vaiheessa (perusjärjestelmä) toteutetaan digitaalisten kuvien keskitetty arkistointi. Keskitettyä kuvien tallennusta järjestelmään tapahtuu pääasiassa arkiston digitoinnin sekä kuvien verkkopalvelussa julkaisemisen yhteydessä. Keskitetty arkistointi käsittää arkiston toimesta digitoitavan aineiston viemisen järjestelmään sekä suurempien kuvasarjojen viemisen järjestelmään arkistossa. Järjestelmä toimii Taideteollisen korkeakoulun digitaalisten kuvien arkistointijärjestelmänä, jossa osana aineiston elinkaarta on huomioitu myös aineiston saattaminen arkistolaitoksen pitkäaikaissäilytykseen. Keskitetyn tallennuksen ja luetteloinnin tuloksena syntyy arkiston kuva-aineistojen kokoelmatietokanta, jonka käyttö on tekijänoikeudellisista syistä osittain rajattu arkiston ja kirjaston paikalliseen käyttöön. Julkaisuoikeuksin varustetut kuvat ovat käytettävissä myös kuvatietokannan verkkopalvelussa. Arkiston kuvakokoelman digitoinnin tuloksena valmistuu suurikokoinen ja korkealaatuinen master- kuva Tiff- formaatissa. Master- kuva tallennetaan kuvatietokantajärjestelmään, ja nimetään arkistotunnuksella. Järjestelmä tunnistaa ja lukee master- kuvatiedostoihin sisältyvää metadataa, kuten teknisen metadatan, ja täyttää kuvatietokannan kuvailulomakkeen vastaavat kentät automaattisesti. 9

Master- kuvatiedostot tuotetaan värinhallintaa tukevassa työnkulussa, ja tiedostoihin sisältyvät ICC- profiilit säilyvät järjestelmään tallennuksen yhteydessä. Suurten kuvatiedostojen käsittelyn tulee olla nopeaa, ja järjestelmä tarjoaa master- tiedostoille toimivan ja luotettavan säilytysratkaisun. Järjestelmä tuottaa tiedostosta tallennuksen yhteydessä automaattisesti sormenpää- ja katselukuvat www-käyttöön soveltuvassa muodossa. Arkistointiin kuuluva aineiston luettelointityö jakautuu eri vaiheisiin, kuten inventoiva luettelointi, alustava luettelointi ja täydellinen luettelointi. Arkistossa käytössä oleva tallentajien käyttöliittymä tukee luettelointityön vaiheita. Arkistointiprosessin sujuvuudelle on oleellista, että eri vaiheissa syötetyt luettelointitiedot ovat helposti löydettävissä luetteloinnin seuraavissa vaiheissa, jolloin tekijänä saattaa olla eri henkilö kuin edellisen vaiheen toteuttaja. Tämä voi toteutua keskeneräisten luettelointitietojen hakumahdollisuuden tai muun vastaavan toiminnallisuuden kautta. Järjestelmään voidaan tallentaa yksittäisten kuvatiedostojen lisäksi myös kuvasarjoja, eli kuvatiedostojoukkoja. Tällöin jokaista kuvaa ei kuvailla ja luetteloida yksitellen, vaan yhteen kuvailutietueeseen liitetään useampi kuvatiedosto. Myös inventoiva luettelointi on mahdollista, eli tällöin kuvat luetteloidaan tietokantaan viitetiedoin ilman kuvatiedostoja. Järjestelmä toimii siis myös luettelona TaiKin arkiston muissa kuin digitaalisissa formaateissa oleville kuvakokoelmille (vaatimus x). Järjestelmällä tulee olla kehityspotentiaalia myös hajautetun arkistoinnin toimintojen ja työnkulkujen toteuttamiseen. 3.3.2 Kuvien julkaiseminen verkkopalvelussa Järjestelmään sisältyy julkinen verkkopalvelu, jonka kautta julkaisuoikeuksin varustetut kuvat ovat haettavissa ja selattavissa. Julkaisuprosessi toteutuu perusjärjestelmässä keskitetysti. Tekijäoikeuden haltijan valtuuttama julkaisija tallentaa ja kuvailee järjestelmään julkaistavaksi tarkoitetut kuvat. Julkaistaville kuville on järjestelmään määritelty omat perustiedot. Järjestelmä tarjoaa Creative Commons lisenssin mukaista käyttöoikeuksien määrittelyä verkkopalvelussa julkaistavan kuvan käyttöoikeuslisenssiksi. Järjestelmän jatkokehitysvaiheessa hajautettu julkaisuprosessi mahdollistuu. Tällöin julkaisija voi selata järjestelmään tallennettuja julkaisuoikeuksin varustettuja kuvia, valita niistä julkaistaviksi sopivat ja käynnistää tekijänoikeuden haltijan kanssa julkaistavan kuvan tietojen täydentämisen ja käyttöoikeuden varmistamisen prosessin. Tekijänoikeuden haltija voi myös tehdä aineistostaan julkaisuehdotuksia julkaisijalle, joka tekee hyväksymispäätöksen. Järjestelmä tarjoaa kuvailupohjan julkaistavien kuvien peruskuvailulle ja ohjeistaa kuvailun tekijää. Julkaisija tarkistaa kuvailutiedot ja lisää tarvittavat lisätiedot. Julkaisuehdotusta tehdessään tekijänoikeuden haltija valitsee järjestelmän esittämistä käyttöoikeusvaihtoehdoista haluamansa. 10

3.3.3 Oikeuksien hallinta Vaatimukset V-040-048 (Ks. myös Käyttäjät, käyttäjätasot ja käyttöoikeudet s. 7) Käyttöoikeuksia hallitaan järjestelmässä kolmella tasolla. 1. Loppukäyttäjän käyttöoikeuksien hallinta Tekijänoikeuden haltija määrittelee aineistonsa käyttöoikeudet: millä tavoin aineistoa saa käyttää ja kuinka kauan aineisto on ilmoitetulla tavalla käytettävissä. Järjestelmä ohjeistaa ja tarjoaa käyttöoikeustyyppivaihtoehdot. Määritellyt käyttöoikeudet ovat tekijänoikeuden haltijan tarkistettavissa ja tulostettavissa järjestelmästä. Tekijänoikeuden haltija voi halutessaan muuttaa määrittelemiään aineiston käyttöoikeuksia. 2. Keskitetty käyttöoikeuksien hallinta Keskitetyn tallennuksen toteuttajat ja julkaisijat toimivat tekijänoikeuden haltijoiden valtuuttamina tai tekijänoikeustietoja selvittäen (vanhat digitoitavat aineistot). Heillä on oikeus määritellä ja muuttaa järjestelmään käyttöoikeustietoja niiden aineistojen osalta, joiden oikeuksienhaltijat eivät ole järjestelmän käyttäjiä. Käyttöoikeustietoja tallennettaessa ja muutettaessa kirjataan järjestelmään sopimus- ja muutosperuste (diaarinumero tms. viite tekijänoikeuden haltijan kanssa tehtyyn sopimukseen) joka yhdessä käyttöoikeuksien muutoslokin kanssa varmistaa käyttöoikeustietojen luotettavuuden. 3. Järjestelmätason käyttöoikeuksien hallinta Käyttäjien tunnistus tapahtuu luotettavasti ulkopuolisten käyttäjäntunnistusmenetelmien avulla. Tarvittaessa voidaan luoda määräaikaisia käyttäjätunnuksia (TaiKin ulkopuoliset projekteihin osallistujat, kirjaston ja arkiston asiakkaat vierailijatunnuksella). Järjestelmässä voidaan määritellä käyttöoikeuksia käyttäjä-, käyttäjäryhmä- tai dokumentti- (kuva / kuvailu- tai metatieto) kohtaisesti. Luotettavan käyttäjätunnistuksen vuoksi käyttäjä voi järjestelmään sisäänkirjautuneena antaa aineistolleen käyttöoikeuksia ja näin tallentuneella käyttöoikeustiedolla on sopimusluonne. Käyttöoikeuksien määrittelystä tai muutoksesta tallentuu järjestelmään aina muutosloki. Käyttäjille näkyvät ne aineistot, joihin heidän käyttäjäryhmällään on käyttöoikeudet. Mikäli aineiston käyttöoikeudet sallivat vain paikallisen käytön (arkistoaineisto) rajautuu aineistojen käyttö arkiston ja kirjaston tiloihin ja järjestelmä rajoittaa näissä tiloissa aineistoa käyttävien tallennus-, tulostus- ja edelleenlähetystoimintoja luotettavasti. Tiedonhakutuloksissa kunkin aineiston kuvailutietojen käyttöoikeusmerkinnän yhteydessä on linkki tekijänoikeusmerkinnän 11

sisällön tarkempaan selitykseen (TaiKin oma määrittely / Creative Commons). Esim. Ks. Käyttöoikeusohjeet. Järjestelmä valvoo käyttöoikeusaikoja ja toteuttaa niihin liittyvät tarvittavat toimenpiteet: ilmoittaa esim. määritellyn käyttöajan päättymisestä tekijänoikeuden haltijalle tämän toimenpiteitä varten. Kaavio 4: Digitaalinen oikeuksien hallinta LOPPUKÄYTTÄJÄN OIKEUKSIEN HALLINTA Oman aineiston käyttöoikeuksien määrittely: sallitut käyttötavat, säilytysaika Käyttöoikeussopimukset KESKITETTY KÄYTTÖOIKEUKSIEN HALLINTA Käyttöoikeuksien määrittely tekijän valtuuttamana Aineiston lisäykset ja poistot käyttöoikeuksien määräämillä tavoilla JÄRJESTELMÄTASO Käyttäjätunnistus ja käyttäjätunnukset Käyttäjäryhmittäin määritellyt oikeudet Yksittäiselle digitaaliselle objektille määritellyt oikeudet Oikeuksien valvonta Käytön rajoittaminen Ilmoitukset umpeutuvista määräajoista Vesileimat aineistossa Aineiston automaattiset poistot säilytysaikojen umpeuduttua Lokitiedot käyttöoikeustietoihin tehdyistä muutoksista 12

3.4 Järjestelmän tietolähteet Vaatimukset V-098-101 Aineiston kuvailussa ja luetteloinnissa käytetään sekä omia sanastoja että järjestelmään integroituja ulkopuolisia sanastoja. Kuvailukenttäkohtaisesti voidaan määritellä mistä sanastosta kenttään tallentuu tietoa. Järjestelmään tulee voida tallentaa kenttäkohtaisesti myös omia sanastoja, joista kyseiseen kenttään syötetään tietoa. Omat sanastot ovat jatkuvasti kehittyviä ja muokkautuvia, joten uusien termien lisäämisen ja poistamisen tulee olla helppoa. Aineiston suomenkielisessä kuvailussa käytetään Yleisen Suomalaisen asiasanaston (YSA) verkkosovellusta Vesa (http://vesa.lib.helsinki.fi/) ja Museolan Asiasanastoa (MASA) (http://www.nba.fi/fi/masaetusivu). Näiden sanastojen tulisi olla järjestelmään integroituja tai integroitavissa. Englanninkielisessä kuvailussa otetaan käyttöön Art and Architecture Thesaurus (AAT) (http://www.getty.edu/research/conducting_research/vocabularies/aat/) sekä Kongressin kirjaston asiasanastoa Library of Congress Subject Headings (LCSH) (http://www.loc.gov/aba/cataloging/subject/) Koska alan sanastotyö on kehitysvaiheessa, tulee järjestelmän mahdollistaa uusien sanastojen integroiminen järjestelmään myöhemmin. Kaikkia käytettäviä sanastoja ei ole kuitenkaan tarpeen integroida järjestelmään, vaan uusien sanastokenttien lisäämismahdollisuus riittää. Asiasanastojen lisäksi aineistoa kuvataan ontologioilla, ks. seuraava luku. 3.5 Järjestelmän semanttinen viestintätekniikka Vaatimukset V-093-097 Järjestelmän tulee tukea semanttisen viestintätekniikan käyttöä. TaiKin kirjasto osallistuu kansalliseen semantic web hankkeeseen FinnONTOon, jossa toteutetaan taideteollisen alan sanaston ontologisointia sekä ontologiaperusteisen sisällönkuvailun testausta kuvatietokanta-aineistolla. Kuvatietokannan sisällönkuvailutyössä on tavoitteena siirrtyä vähitellen asiasanastopohjaisesta kuvailusta ontologiapohjaiseen kuvailuun. Järjestelmän tulee mahdollistaa FinnONTO-hankkeessa valtakunnallisesti tuotettujen kansallisten ontologioiden käyttö ONKI-palvelimelta sekä ONKI-palvelimen järjestelmään tekemät haut. Käytettäviä kansallisen tason ontologioita ovat ainakin Yleinen Suomalainen Ontologia (YSO) sekä hankkeessa tuotettava taideteollisen alan ontologia (työnimeltään TAO). Kuvatietokannan aineiston kuvailutietoihin sisältyvät sekä käytettyjen asiasanastojen että ontologioiden kentät. Lisäksi kuvailutietojen kentistä merkitään tunnisteella semanttisesti käsiteltävät kentät. 13

Semanttisen tiedontuotannon ja yhteensopivuuden vaatimukset järjestelmälle on määritelty FinnONTO-hankkeen piirissä 1. Määrittelyn mukaan järjestelmän tulee tukea seuraavien tietojen metatietomäärittelyn mukaista tallentamista: 1. vapaatekstimuotoiset metatiedot (esim. kuvan / teoksen nimi) 2. rakenteiset merkkijonot (esim. päiväykset) 3. käsitetunnukset (URI) 4. organisaatiokohtaiset käsitteet (esim. henkilöiden yksilöinti) 5. mahdolliset tarkemmat semanttiset kuvaukset organisaatiokohtaisiin käsitteisiin (esim. henkilöt) liittyen Vapaatekstimuotoiset metatiedot, rakenteiset merkkijonot ja käsitetunnukset voidaan tallentaa tietokannassa esimerkiksi tekstimuotoisiin kenttiin. Käsitetunnuksella tarkoitetaan ihmisluettavaa yksilöivää tunnistetta tietylle käsitteelle, esim. YSO: muotoilu, joka ilmoittaa mistä ontologiasta termi on peräisin. Kuvatietokannan järjestelmä tuottaa kuvatietokannan metatietoihin määriteltyihin ontologiakenttiin syötetyn termin eteen käsitetunnuksen automaattisesti. Organisaatiokohtaisten käsitteiden tunniste voi perustua esim. tietokantaan tallennettavaan yksilöivään numeroon, joka voidaan esittää URI-muodossa liittämällä numeron eteen organisaatiokohtainen nimiavaruus. Tarkemmat semanttiset kokonaisuudet voidaan tallentaa esim. relaatiotietokantaan. Kuvatietokannan semanttiseen viestintätekniikkaan liittyvänä minimivaatimuksena on tietojen 1.-3. tallentamisen tuki. 3.6 Järjestelmän tiedonhakuominaisuudet ja kuvien katselutoiminnot Vaatimukset V-112-136 Järjestelmän tiedonhakuliittymä tarjoaa vapaatekstihaun kaikkiin vapaatekstihakuun TaiKissa määriteltyihin kenttiin. Hakuliittymän Pikahaku-osiossa tarjotaan käyttäjälle muutama selkeästi otsikoitu hakumahdollisuus järjestelmän tietoihin. Esimerkiksi pikahaun hakumahdollisuudet ryhmitellään otsikoiden / painikkeiden Kuka / Mikä, Milloin ja Missä alle. Käyttöliittymään määritellään, mihin kenttiin näiden hakutapojen haut kohdistuvat. Tarkennetussa haussa haku voidaan kohdistaa valittuun hakukenttään ja haussa voidaan toteuttaa boolen operaatioita eri kenttiin kuuluvien tietojen yhdistämiseksi. Myös laajennetun haun tulosjoukkoja voidaan yhdistää toisiinsa boolen operaattoreilla. Hakuhistoria tallentuu istuntokohtaisesti ja käyttäjä voi myös tallentaa haluamansa 1 Semantic Computing Research Group, FinnONTO-project, 2003-2007: Kim Viljanen, Osma Suominen, Eero Hyvönen (dokumentti ei ole vielä julkinen) 14

tulosjoukot omaan työtilaansa myöhempää käyttöä varten sekä nimetä tiedonhaun työtilassaan. Tiedonhaun käyttöliittymään on integroitu käytössä olevat sanastot, joita tiedonhakija voi selata hakua toteuttaessaan. Tietoa voi hakea myös pelkästään aihe- / teemahakemistoa selaamalla. Tiedonhakuliittymässä on järjestelmän keskeisimmät aihealueet käsittävä hakemisto, joka palvelee navigaatioreittinä järjestelmän tietosisältöihin. Hakemisto päivittyy tietyistä sille määritellyistä madatadatakentistä. Hakutuloksia tarkastellessaan käyttäjä näkee kuvien viitetietojen rinnalla peukalonpääkuvan, jonka hän voi halutessaan suurentaa näyttökuvaksi. Järjestelmässä on kuvien suurennusmahdollisuus kuvien yksityiskohtien tarkastelua varten. Käyttäjä voi myös rajata kuvasta haluamansa yksityiskohdan ja suurentaa sitä. Kuvia, niiden suurennoksia ja yksityiskohtia voidaan asettaa näytölle useita rinnakkain niiden vertailua varten. Suurennostoiminnot ovat mahdollisia vain riittävän korkearesoluutioisille kuville. Järjestelmään tulisi olla mahdollista räätälöidä semanttisesti toimiva haku. 3.7 Järjestelmän raportointitarve, tulosteet ja tilastointi Vaatimukset V-146-152 Järjestelmässä tulee olla mahdollisuus muokattavissa oleviin raportti- ja lomakepohjiin esim. käyttöoikeussopimuksia varten. Pääkäyttäjän tulee voida luoda templaatteja näitä varten. Järjestelmään sisältyvien aineistojen ja niiden käytön tilastointi muodostaa keskeisen raportointitarpeen. Tilastotietoja järjestelmään sisältyvistä aineistoista ja järjestelmän käytöstä on tarpeen ajaa raportteina toiminnan dokumentointia varten. Luettelo arkiston kokoelmaan sisältyvistä aineistoista on laajin järjestelmässä raporttina ajettava kokonaisuus. Raportit tulee voida tallentaa järjestelmään. Järjestelmästä tarvittavista tulosteista keskeisimmät ovat: arkistoluettelo käyttöoikeussopimukset aineiston kuvailu- ja luettelointitietueet (keskitetty luettelointi, hajautettu aineiston kuvailu sekä loppukäyttäjien omissa kuvakokoelmissaan toteuttama aineiston kuvailu) tiedonhakujen tulosjoukot 15

yksittäisen kuva-aineiston kuvailutiedot kuvat 3.8 Eräajot Vaatimukset V-031-032 Taideteollisessa korkeakoulussa ei ole aikaisempaa keskitettyä järjestelmää, josta kuvia tai kuvatietoja siirrettäisiin. Järjestelmän käyttöönottovaiheessa ei siis ole odotettavissa aineistojen siirtoa vanhasta järjestelmästä uuteen. Järjestelmän käytön aikana saattaa kuitenkin olla tarvetta siirtää kuvia suurempina kokonaisuuksina järjestelmään tai järjestelmästä. Eräajojen toteutuksen keskeisin vaatimus on datan (sekä kuva- että kuvailu- tai metadatatiedoston) muuttumattomuus siirrossa. Muuttumattomuus siirron aikana olisi hyvä varmistaa tuplakontrollilla. 3.9 Tietomateriaalin arkistointitarve Vaatimukset ks. 3.10 Liittymät ja rajapintavaatimukset Kuvatietokantajärjestelmä toimii TaiKin digitaalisen kuva-aineiston arkistointijärjestelmänä arkistoaineiston aktiivikäytössä olon ajan. Järjestelmä mahdollistaa aineiston siirtämisen pitkäaikaissäilytykseen Kansallisarkistoon. Pitkäaikaissäilytykseen siirtämisen edellytyksenä on arkistolaitoksen määrittelemän siirtoformaatin tuottaminen aineiston kuvalutiedoista. Verkkoaineiston arkistoinnista ja pitkäaikaissäilytyksestä vastaa uuden tekijänoikeuslain nojalla Kansalliskirjasto. Verkkoaineiston arkistoinnissa käytettäviä menetelmiä vasta valmistellaan Kansalliskirjastossa, joten aineiston siirtoon tarvittavia järjestelmävaatimuksia ei voida tällä hetkellä yksiselitteisesti nimetä. OAI-PMH protokollan käyttö on kuitenkin yksi todennäköinen toteuttamiskeino, joten sen noudattaminen järjestelmässä tukee sekä verkkoaineiston pitkäaikaissäilytykseen saattamista että järjestelmän liittymistä avoimiin julkaisuarkistoratkaisuihin. 3.10 Liittymät ja rajapintavaatimukset Vaatimukset V-033-035 3.10.1 Nykyiset liittymä- ja rajapintatarpeet Järjestelmä tarjoaa liittymän Taideteollisen korkeakoulun osastojen omille järjestelmäsovelluksille, jotka voivat käyttää kuvatietokannassa olevia aineistoja niille määriteltyjen käyttöoikeuksien puitteissa. Osastojen sovellukset voivat olla esim. osaston intranet-tyyppisiä ratkaisuja, jotka hakevat kuvatietokannasta tietyntyyppisiä kuvia. 16

Osastot vastaavat omien sovellustensa liittymistä, kuvatietokantajärjestelmä tarjoaa liittymäpinnan. Metadatan haravoimisen salliminen mahdollistaa järjestelmän toimimisen kuva-aineiston avoimena julkaisuarkistona (Open Archive). Tämän tavoitteen tukemiseksi otetaan kuvaaineiston sisällönkuvailussa käyttöön kansainvälisen kuva-aineistojen kuvailumallin VRA:n ydinluokat. Kansallisen kirjastoportaali Nellin käyttäjät voivat hyödyntää kuvatietokannan aineistoja portaalin yhdistelmähakujen kautta. Portaalin ja kuvatietokannan väliseen kommunikaatioon tarvitaan SCW/SCU-rajapinta. 3.10.2 Liittymien ja rajapintojen kehitystarpeet Järjestelmän tulisi tarjota ohjelmointirajapinta järjestelmän myöhempää kehittämistä varten. Järjestelmän mahdollisia tulevia kehitystarpeita ovat esim. kuvien tilaus- ja maksujärjestelmä (kuvatietokannan liittäminen korkeakoulun sähköisen asioinnin järjestelmään) kuvasisältöön perustuvan kuvatiedonhaun (CBIR, Content Based Image Retrieval) käyttöönotto 3.11 Standardit ja suositukset Standardit, ohjeet ja suositukset, joihin järjestelmävaatimukset ja järjestelmän kuvaus perustuvat: Arkistointistandardit: 1. Asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa Arkistolaitos Määräys 20.12.2005 KA 1486/40/2005 http://www.narc.fi/arkistolaitos/pdf-ohjeet/akj_maarays.pdf in English: Preservation exclusively in electronic form of permanent records in case management systems (unofficial translation) KA 1486/40/2005 http://www.narc.fi/arkistolaitos/sahkoinen Aineiston siirtäminen arkistolaitokseen sähköisessä muodossa (luku 4.) 2. Arkistolaitoksen SÄHKE-määritykset http://www.narc.fi/sahke/artikkelit/uusiaineisto.html SÄHKE-hanke. Tekninen mallintaminen 04.02.2005 17

http://www.narc.fi/sahke/aineisto/sahke-tekninen-v2.pdf Siirtotiedoston rakenne, viimeistely ja kokoaminen kohdat (4.-6.) English summary: Markus Merenmies, Archival requirements in record keeping systems http://www.narc.fi/arkistolaitos/sahkoinen Metadatastandardit: 1. Dublin Core metadatastandardi http://www.lib.helsinki.fi/dublin_core/ 2. Visual Resources Association (VRA) Core Categories 3.0 http://www.vraweb.org/vracore3.htm 3. NISO Data Dictionary - Technical Metadata for Digital Still Images http://www.loc.gov/standards/mix/docs/nisodatadictionary_march2002.doc 4. OAI (Open Archives Initiative) Protocol for Metadata Harvesting http://www.openarchives.org/oai/openarchivesprotocol.html 4 Tekniset vaatimukset Vaatimukset V-001-030; V-058-061 Liite 7: Taideteollisen korkeakoulun tietoteknisen ympäristön asettamat pakolliset vaatimukset kuvatietokantajärjestelmälle 4.1 Yleistä Julkisorganisaatioilta edellytetään ja järjestelmässä arvostetaan ominaisuuksia, jotka tukevat sovelluksen koodin ja rajapintojen avoimuutta sekä sovelluksen saavutettavuutta loppukäyttäjälle. 4.2 Palvelinympäristö Järjestelmän täytyy osata tunnistaa käyttäjät joko Shibboleth- tai LDAP-palvelusta. LDAP-autentikoinnin täytyy tukea SSL-salausta. Käyttöjärjestelmä: Linux (Fedora tai Suse). Tietokanta: MySQL 5 tai uudempi, tai Oracle 10, ellei järjestelmässä ole omaa tietokantaratkaisua. 4.3 Työasemaympäristö Käyttöliittymävaatimukset: 18

WWW-selainliittymät: Safari 2.0.3 ja uudemmat Mac O X ympäristössä ja Internet Explorer 7 ja uudemmat Windows-ympäristössä täytyy olla tuettu. Niissä käyttöliittymän osissa, missä käsitellään käyttäjätietoja yhteyden täytyy olla HTTPS-muotoinen. 4.4 Tietokanta ja tiedostomuodot Vaatimukset V-001-030 Kuvatietokanta on tietokanta- ja ohjelmointikieliratkaisultaan yleisesti käytetyin välinein toteutettu www-pohjainen järjestelmä. Järjestelmä tukee vähintään TaiKissa käytettyjä ja vaatimusluettelossa eriteltyjä kuvatiedostomuotoja sekä sisältää monipuoliset välineet kuvien selailua ja katselua varten. Kuvahaun tulosten katselun yhteydessä järjestelmä generoi alkuperäisestä kuvasta peukalonpää- ja selailukuvat. Tietokannassa on otettu huomioon suurten kuvatiedostojen säilytykseen liittyvät tarpeet. Tietokannan ulkopuolella säilytettävien kuvatiedostojen sijaintitiedot päivittyvät järjestelmässä automaattisesti. Järjestelmä tarjoaa ohjelmointi- tai liittymärajapinnan lisäsovellusten, esim. maksujärjestelmän, liittämiseksi siihen. 5 Volyymit 5.1 Käyttäjät Taideteollisen korkeakoulun opiskelijoilla ja henkilökunnalla on järjestelmän käyttöoikeus. Opiskelijoiden kokonaismäärä tällä hetkellä on 1900 ja henkilökunnan 450. Järjestelmän käyttöoikeudet omaavien käyttäjien arvioitu kokonaismäärä on järjestelmän toimiessa täydessä laajuudessaan n. 2500. Tähän sisältyvät TaiKin opiskelijat ja henkilökunta, arkiston vierailijakäyttö sekä ne yhteistyöprojektien TaiKin ulkopuoliset osallistujat, joille halutaan antaa määräaikaiseen käyttäjätunnukseen perustuva oikeus tietokantaan. Opiskelijoilla on järjestelmän käyttöoikeudet opiskeluaikansa ajan. Järjestelmän tulisi kyetä suoriutumaan vähintään 200 yhtäaikaisesta tallentajasta ja samansuuruisesta määrästä tiedonhakijoita ja kuvien selailijoita sekä kuvien suurennus- ja rajaustoimintojen käyttäjiä. Henkilökäyttäjien lisäksi järjestelmää käyttävät TaiKin osastojen ja yksiköiden omat järjestelmäsovellukset sekä TaiKin ulkopuoliset sovellukset. Ks. 3.10 Liittymät ja rajapintavaatimukset. 19

5.2 Kuvamäärät TaiKin tämänhetkisten eri tallennusmuodoissa olevien kuva-aineistojen tarkkaa määrää on mahdotonta ilmoittaa. Määrä liikkuu kuitenkin todennäköisesti sadoissa tuhansissa. Perusjärjestelmään keskitetyn tallennuksen kautta tuleva kuvamäärä tulee olemaan järjestelmän alkuvaiheessa vielä vähäinen, alle tuhannen. Yksittäisten loppukäyttäjien omissa kokoelmissa olevat kuvat eivät sisälly tähän lukuun. Järjestelmän laajetessa hajautetun tallennuksen järjestelmäksi kuvamäärä tulee nousemaan nopeasti ja järjestelmän ja siihen liittyvän suurten kuvatiedostojen säilytysratkaisun tulee kyetä selviytymään tästä. 20