OPPILAITOKSISTA TULEVIEN HARJOITTELIJOIDEN TILASTOINTI PÄÄKAUPUNKISEUDUN KAUPUNGEISSA

Pääkaupunkiseudun koheesio- ja kilpailukykyohjelma Opinnoista Osaajaksi -hanke Helsinki, Espoo, Vantaa, Kauniainen 2011 OPINNOISTA osaajaksi OPPILAITOKSISTA TULEVIEN HARJOITTELIJOIDEN TILASTOINTI PÄÄKAUPUNKISEUDUN KAUPUNGEISSA Toim. Anna Suvilaakso, Tuija Hulkkonen, Hanna Keskinen, Noora Lindberg, Sirpa Paakkola

Sisällys 1 JOHDANTO: HARJOITTELIJOIDEN TILASTOINNIN TARVE JA TIEDON SAATAVUUS... 3 2 TILASTOINNIN YHTEYS HARJOITTELUUN HAKEUTUMISEEN... 4 2.1 Hakeutumisväylien kirjo... 4 2.2 Kaupunkikohtaiset käytännöt: Helsinki... 5 2.3 Kaupunkikohtaiset käytännöt: Espoo... 5 2.4 Kaupunkikohtaiset käytännöt: Vantaa... 6 2.5 Kaupunkikohtaiset käytännöt: Kauniainen... 6 3 TILASTOINTI OHJAUSPALKKIOLASKUTUKSEN AVULLA... 7 3.1 Yleistä ohjauspalkkiolaskutuksesta... 7 3.2 Keski-Suomen sairaanhoitopiirin tilastointikäytännöt... 7 3.3 HUS:n tilastointikäytännöt... 8 3.4 Vantaan kaupungin sivistystoimen tilastointikäytännöt... 9 4 ESPOON KOKEILU: SÄHKÖINEN HARJOITTELUSOPIMUS TILASTOINNIN KEINONA...10 5 YHTEENVETO ERI TILASTOINTIMAHDOLLISUUKSISTA JA KEHITTÄMISEHDOTUKSET...11

1 JOHDANTO: HARJOITTELIJOIDEN TILASTOINNIN TARVE JA TIEDON SAATAVUUS Vuosittain pääkaupunkiseudun kaupungeissa harjoittelee runsaasti eri oppilaitosten opiskelijoita ja koululaisia. Opiskelijat suorittavat ammatilliseen, ammattikorkeakoulu- tai yliopistotutkintoon sisältyvää harjoittelua tai tekevät kesätöitä, jotka voidaan hyväksilukea opintoihin. Osa opiskelijoista on harjoittelun aikana palkallisessa työsuhteessa ja osa palkattomassa harjoittelusuhteessa. Lisäksi on TET-harjoittelua suorittavia peruskoulun tai lukion oppilaita. Kaupungeissa on noussut tarve saada täsmällisempää tietoa erityisesti opintoihin kuuluvaa harjoittelua suorittavien määristä. Tilastoinnin tarve kaupungeissa liittyy mm.: harjoittelukäytäntöjen kehittämiseen, harjoittelijamäärien suunnitteluun ja seurantaan, oppilaitosyhteistyösopimusten seurantaan, raportointiin henkilöstökertomuksessa, ennakoivan rekrytoinnin toimenpiteiden suunnitteluun, työnantajakuvan houkuttelevuuden seurantaan. Tällä hetkellä tieto harjoittelupaikkojen määrästä, harjoitteluun hakeutuvien ja ennen kaikkea harjoittelussa olleiden määristä on vaikeasti saatavilla, mikä vaikeuttaa edellä mainittujen toimenpiteiden suunnittelua. Myös kesätyönä suoritettuja opintoihin kuuluvia harjoittelujaksoja on hankala erotella muista kesätyöjaksoista. Harjoitteluun kaupunkien yksiköihin hakeudutaan monista eri oppilaitoksista erilaisia reittejä pitkin. Hakukanavista saatava tieto on yksi mahdollisuus kerätä tilastoja harjoittelijoista, mutta harjoitteluun hakeutumisväylien kirjo osaltaan hankaloittaa tilastointia. Hakukanavilla/hakeutumisväylillä tässä tarkoitetaan esimerkiksi kaupunkien sähköisiä rekrytointijärjestelmiä, oppilaitosten kanssa sovittuja harjoittelupaikkojen hakumenetelmiä ja harjoitteluilmoituksia eri rekrytointikanavissa. Toinen mahdollisuus on harjoittelijoihin liittyvän tilastointitiedon kerääminen oppilaitoksista. Tiedon saatavuus oppilaitoksista kuitenkin vaihtelee, ja yleisesti ottaen oppilaitokset eivät kokoa täsmällisiä tilastoja harjoittelupaikoista työnantajien mukaan. Hakukanavien ja oppilaitosten lisäksi tilastointitietoa on mahdollista saada kaupunkien henkilötietojärjestelmistä työsuhteessa olleista harjoittelijoista. Iso osa kaupungin harjoittelijoista suorittaa kuitenkin opintoihin kuuluvaa palkatonta harjoittelua, eikä näiden opiskelijoiden tietoja viedä henkilötietojärjestelmiin. Joidenkin palkattomien opiskelijaryhmien osalta tilastoja voidaan saada ohjauspalkkiolaskutuksesta saatavien tietojen avulla. Tietoa harjoittelijoiden määristä on myös olemassa harjoitteluyksiköissä ja esimiehillä, mutta toimialatasoista tai kaupunkitasoista tilastoinnin haastetta lisää pääkaupunkiseudun kaupunkien toimialojen / virastojen suuri koko. Tietojen kerääminen ja yhdistäminen manuaalisesti kymmenistä tai jopa sadoista työyksiköistä on työlästä. Kyseisen selvityksen tavoitteena on: tuoda näkyville oppilaitoksista tulevien harjoittelijoiden tilastointitapoja, tehdä suosituksia kaupungeille harjoittelijoiden tilastoinnin kehittämiseksi. Selvityksen perusteella voi todeta, että yhtenäistä kaikille opiskelijaryhmille soveltuvaa tilastointitapaa on hyvin haasteellista lähteä kehittämään johtuen harjoittelijoiden kirjavasta joukosta ja harjoitteluyhteistyön erilaisuudesta. Selvityksen lopussa on yhteenveto eri tilastointimahdollisuuksista ja muutamia suosituksia etenemiseksi tilastoinnin kehittämisessä.

2 TILASTOINNIN YHTEYS HARJOITTELUUN HAKEUTUMISEEN 2.1 Hakeutumisväylien kirjo Tilastoinnin haaste kaupungeissa liittyy erityisesti eri oppilaitoksista tuleviin palkattomiin harjoittelijoihin, joiden tietoja ei yleensä viedä henkilötietojärjestelmiin. Tiedon manuaalinen kokoaminen opiskelijamääristä eri yksiköistä on työlästä isoissa organisaatiossa. Yksi mahdollisuus on kerätä tilastoja työnantajien omien rekrytointijärjestelmien avulla. Helsingin, Espoon ja Vantaan rekrytointijärjestelmiin tallentuu harjoittelupaikkojen ja hakemusten lukumäärät. Myös harjoittelussa olevien määrä olisi saatavilla, jos tieto valituista henkilöistä tallennettaisiin järjestelmään. Järjestelmää ei kuitenkaan juurikaan käytetä oppilaitoksista tulevien harjoittelijoiden hakemiseen ja erityisesti palkattomat harjoittelijat hakeutuvat muuta kautta harjoitteluun (esim. suora yhteydenotto yksikköön tai harjoittelupaikkojen keskitetty varaus aloilla, joilla on isot harjoittelijamäärät). Opiskelijoille suunnatuista rekrytointikanavista (esim. aarresaari.net, jobstep.net) voi saada tietoa lähinnä ilmoitusten määrästä. Ammattikorkeakoulujen sosiaali- ja terveysalan harjoittelupaikoista huomattava osa varataan sähköisen Jobstep-sote -palvelun kautta, mutta myöskään kyseisen varausjärjestelmän tilastoista ei ole saatavilla tarkkaa tietoa harjoittelupaikkojen ja harjoittelijoiden määristä (työyksiköt voivat ainoastaan itse seurata ilmoitettujen paikkojen täyttöastetta). Opiskelijan hakeutuminen yksikköön ilmoituksen kautta ilman hakemuksen jättämistä kaupungin rekrytointijärjestelmään tai suora yhteydenotto yksikköön eivät myöskään tue tilastointia ja tieto jää pääasiassa yksikön esimiehen tietoon. Erityisesti ammattikorkeakouluista ja yliopistoista opiskelijat hakeutuvat harjoittelupaikkoihin ottamalla yhteyttä suoraan yksikköön. Muutamilla aloilla harjoittelupaikkoja varataan usein suoraan yksiköistä tai toimialoilta yhdyshenkilöiden kautta olemassa olevan työnantajan ja oppilaitoksen välisen sopimuksen perusteella (esim. sosiaali- ja terveysala, päivähoito). Oppilaitoksilla voi olla pysyviä harjoittelupaikkaverkostoja tai paikkoja jaetaan keskitetyn varauksen kautta. Tällöin tilastoja voi olla saatavilla oppilaitoksista (esim. opettajankoulutuslaitos) ja työnantajilta, mikäli varaukset kulkevat keskistetysti. Opiskelijoiden kanssa tehtävät harjoittelusopimukset eivät myöskään tue tilastointia, koska ne ovat pääsääntöisesti paperisia ja niitä säilytetään hajautetusti eri opettajilla ja esimiehillä. Palkallisista työsuhteessa olevista opiskelijoista on mahdollista saada tilastoja henkilötietojärjestelmistä, jos tietyt tunnistekentät on täytetty yhtenäisellä tavalla. Palkalliseen työsuhteeseen tulevat harjoittelijat esim. kesätyöt: tilastot henkilötietojärjestelmästä Palkattomien harjoittelijoiden hakeutuminen harjoitteluun & yhteys tilastointiin Sopimus oppilaitoksen kanssa - Paikkojen keskistetty varaus tai harjoittelupaikkaverkosto Opiskelijan suora yhteydenotto työyksikköön Harjoitteluilmoitus työnantajan rekrytointijärjestelmässä Ilmoitus rekrytointikanavilla - Omat nettisivut - Aarresaari.net - Jobstep.net (amk) - Oppilaitosten omat - Mol.fi jne. Tilastot voi olla saatavilla Ei tilastoja, tieto jää yksikköön Tilastot mahdollisia, jos tieto valituista tallennetaan Ei tilastoja

2.2 Kaupunkikohtaiset käytännöt: Helsinki Opiskelijoiden hakeutuminen harjoitteluun Pääosin oppilaitoksesta otetaan yhteyttä kaupungin yksikköön joko opiskelijan tai opettajan toimesta ja tiedustellaan harjoittelumahdollisuuksia. Harjoittelutilaukset tulevat muutamille ammattialoille suoraan oppilaitoksista mm. lähihoitajat, sairaanhoitajat, sosionomiopiskelijat ja ylipistosta tulevat lastentarhanopettajat. Osittain harjoittelupaikkoja tarjotaan kysynnän mukaan (esim. insinööriopiskelija soittaa esimiehelle tiettyyn virastoon ja kysyy harjoittelupaikasta). Tiedekorkeakoulusta tulleille opiskelijoille tarjotaan henkilöstökeskuksen rahoituksella harjoittelupaikkoja. Virastot ja liikelaitokset rekrytoivat opiskelijat itse ja ilmoittavat harjoittelupaikoista lähinnä tiedekorkeakoulujen rekrytointifoorumeilla (v. 2010 palkattiin yhteensä 101 tiedekorkeakouluharjoittelijaa, jotka työskentelivät 23:ssa kaupungin virastossa ja liikelaitoksessa. Opiskelijat tulivat 11 korkeakoulusta). Tämän lisäksi virastojen ja liikelaitoksen rahoituksella on kesätyöntekijöinä eri opinasteista tulleita opiskelijoita, jotka voivat myös saada kesätyöt hyväksiluettua opintoihinsa/tutkintoonsa. Kesätyöpaikat ovat haussa kaupungin omassa sähköisessä rekrytointijärjestelmässä os. www.helsinkirekry.fi Harjoittelupaikat ovat avoinna lähinnä oppilaitosten omissa työnhakujärjestelmissä mm. Jobstep, Aarresaari, Urapalvelut, UraWeb. Muutamilla aloilla, lähinnä teknisillä aloilla harjoittelu voi sisältyä kesätöihin ja kesätyöpaikat ovat haettavissa www.helsinkirekry.fi sivuilla. Sivustolta löytyy myös yleistä tietoa harjoittelusta. Tilastot Helsingissä ei ole käytössä keskistettyä tilastointivälinettä eri oppilaitoksista tulevien opiskelijoiden tilastointiin. Jos oppilaitos on tehnyt kaupungilta harjoittelupaikkatilauksen, ovat tilastot saatavilla (huom. toteutuneissa ja tilatuissa määrissä voi olla eroa). Joillakin ammattialoilla esim. yliopistollisesta (lastentarhan)opettajankoulutuksesta tieto on saatavilla oppilaitoksista. 2.3 Kaupunkikohtaiset käytännöt: Espoo Opiskelijoiden hakeutuminen harjoitteluun Espoon tavoitteena on, että työvoimavajealoilla, joissa ei ole systemaattista harjoittelupaikkojen ilmoitusjärjestelmää (kuten sosiaali- ja terveysalan Jobstep.net sote-palvelu), harjoittelupaikat ilmoitetaan www.espoonrekry.fi sekä muissa järjestelmissä, kuten Jobstep, Aarresaari jne. Tilastot Espoossa selvitetään toimialoilta esimieskyselyllä tieto harjoittelijoiden määristä puolivuosittain (ala, tehtävä, oppilaitos, hakukanava). Tilastot ovat suuntaa antavia. Tiedot on julkaistu henkilöstökertomuksessa. Puite- ja koulutusalakohtaisissa sopimusten seurannassa käydään tilastot läpi.

2.4 Kaupunkikohtaiset käytännöt: Vantaa Opiskelijoiden hakeutuminen harjoitteluun Harjoittelupaikoista ilmoitetaan mm. oppilaitoksissa, kotisivuilla, Jobstep.netissä sekä muilla rekrytointikanavilla. Oppilaitokset tekevät myös varauksia suoraan toimialoilta tai työyksiköistä. Tilastot Vantaalla ei kaupunkitasolla ole tilastoitu harjoittelijoiden määriä. Tietojen saatavuus harjoittelijoiden määristä vaihtelee oppilaitoksittain. Tieto harjoittelupaikoista ja -määristä on työkohteissa. Vantaan sivistystoimessa on kehitetty tapaa tilastoida opiskelijoita ohjauspalkkiolaskutuksen perusteella. 2.5 Kaupunkikohtaiset käytännöt: Kauniainen Opiskelijoiden hakeutuminen harjoitteluun Opiskelijat hakeutuvat Kauniaisiin monia eri kanavia pitkin, harjoittelijoiden määrä on yleisesti ottaen vähäinen. Muutamalla toimialalla on yhteistyötä tiettyjen oppilaitosten kanssa, joista tulee harjoittelijoita. Tilastot Kauniaisissa ei ole kaupunkitasolla tilastoitu harjoittelijoiden määrää.

3 TILASTOINTI OHJAUSPALKKIOLASKUTUKSEN AVULLA 3.1 Yleistä ohjauspalkkiolaskutuksesta Työnantajilla on sopimuksia oppilaitosten kanssa korvausten maksamisesta opiskelijoiden ohjauksesta. Käytäntö on voimassa sosiaali- ja terveysalan sekä opetusalan opiskelijoiden kohdalla, joita on valtaosa kaikista palkattomista harjoittelijoista. Sosiaali- ja terveysalan ohjauspalkkiolaskutuksesta saatavia tietoja voidaan käyttää tilastoinnin apuna, koska lasku palkkioista tulee oppilaitoksille kaupungeilta. Puolestaan opettajankoulutuslaitoksen ohjauspalkkiot (opettajat ja lastentarhanopettajat) maksetaan henkilökohtaisesti ohjaajalle, jolloin tilastointia kaupungeissa ei voi tehdä. Heidän osaltaan tiedot on kuitenkin saatavilla esimerkiksi Helsingin yliopistossa opettajankoulutuksen harjoittelukoordinaattorilta. Tähän yhteenvetoon on kuvattu muutaman toimijan ohjauspalkkioiden laskutuskäytäntöjä, joita voi hyödyntää opiskelijoiden tilastoinnissa. 3.2 Keski-Suomen sairaanhoitopiirin tilastointikäytännöt Terveys- ja hoitoalan ammattikorkeakouluopiskelijoita tilastoidaan harjoittelupaikkojen varauspalvelusta Jobstep.net:stä saatavien tietojen mukaan (ilmoitettujen harjoittelupaikkojen täyttöaste) sekä ohjauspalkkion laskutuksesta saatavien tietojen perusteella. Ohjauspalkkion perusteella saadaan tietoa sekä toisen asteen että ammattikorkeakouluopiskelijoista. Tiedot kerätään manuaalisesti ohjauspalkkiolaskutuksen perusteella. Kaikki yksiköt (osastonhoitajat) toimittavat opiskelijoiden työvuorolomakkeet laskutuksesta vastaavalle sihteerille, joka hoitaa keskitetysti laskutuksen oppilaitoksilta. Laskutuksen pohjana on työvuorolomake, jonka opiskelija täyttää harjoittelunsa alussa ja tekee siihen matkan varrella tarvittavat muutokset. Ohjaava opettaja ja osastonhoitaja allekirjoittavat lomakkeen harjoittelujakson lopussa. Työvuorotaulukon kopio tulee oppilaitokselle ja alkuperäinen jää sairaanhoitopiirille. (Lisätietoja: Tiina Blek, opetuskoordinaattori Keski-Suomen Sairaanhoitopiiri) OSASTON- HOITAJA Työvuorolomake - opiskelija täyttää, työpaikkaohjaaja ja osastonhoitaja allekirjoittavat LASKUTUKSESTA VASTAAVA SIHTEERI Lasku oppilaitokselle -keskitetty laskutus Tilastot harjoittelijoista

3.3 HUS:n tilastointikäytännöt Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirissä (HUS) terveys- ja hoitoalan opiskelijoita tilastoidaan ohjauspalkkiolaskutuksesta saatavien tietojen perusteella (toisen asteen ja ammattikorkeakouluopiskelijat). Jokainen tulosyksikkö ja liikelaitos seuraa opiskelijalukumääriä sen perusteella, monestako opiskelijasta lähetetään lasku oppilaitoksille. Käytännössä vastuuyksiköiden opiskelijaohjaajavastaavat varmistavat opiskelijoiden määrän ja laskutuksen oikeellisuuden laittaessaan tiedon osastoryhmän päälliköille. Päälliköiden sihteerit laittavat ao. laskun oppilaitoksille eteenpäin. Opiskelijoiden keskitettyä tilastointia varten tieto kerätään tulosyksiköittäin yhteen. Johtavan ylihoitajan sihteeri vastaa tämän tiedon keräämisestä manuaalisesti. (Lisätietoja: Leena Timonen, erikoissuunnittelija, HUS) VASTUUYKSIKÖN OPISKELIJAOHAAJA- VASTAAVA Tieto opiskelijamääristä ja laskutuksesta OSASTORYHMÄN PÄÄLLIKÖN SIHTEERI Lasku oppilaitokselle -keskitetty laskutus Tilastot harjoittelijoista JOHTAVAN YLIHOITAJAN SIHTEERI - tulosyksikön vastuualueiden tiedot yhteen

3.4 Vantaan kaupungin sivistystoimen tilastointikäytännöt Vantaan kaupungin sivistystoimessa on vuonna 2011 kehitetty tapa koota ohjauspalkkioiden laskutustiedot kahdelta tulosalueelta (varhaiskasvatus ja perusopetus mukaan lukien ruotsinkieliset palvelut). Em. tulosalueet ovat henkilöstömääriltään kaupungin suurimmat tulosalueet. Tilastoja pystytään tekemään suhteellisen helposti sellaisten opiskelijoiden osalta, joiden ohjauspalkkiot maksetaan kaupungin laskutusjärjestelmän kautta. Ohjauspalkkioita maksetaan sosiaali- ja terveysalan toisen asteen ja ammattikorkeakoulujen opiskelijoista (ks. kuva alla). Sivistystoimen controller saa eri päiväkodeista ja kouluista laskutuspyyntöjä. Hän kokoaa tiedot useamman kerran vuodessa Excel-taulukkoon ja lähettää talouspalvelukeskukseen, joka puolestaan laskuttaa oppilaitoksia. Lisäksi controller kokoaa kaikki lähetetyt tiedot laskuista Sivistystoimen käyttöön jäävään taulukkoon, jonka avulla voi selvittää laskuihin liittyviä epäselvyyksiä. Sama taulukko toimii tarvittaessa pohjana opiskelijoiden määrien selvityksessä. Taulukon muotoilun jälkeen (turhien rivien ja sarakkeiden poisto, 0-riveille asiakasnumeron lisäys, tietojen lajittelu asiakasnumeron mukaan) pystyy saamaan opiskelijamääriä oppilaitoksittain. Tarvittaessa on mahdollista tarkastella opiskelijamääriä myös työyksikön mukaan (lajittelu kustannuspaikan mukaan). Tilastoja pystytään tekemään em. tavalla sellaisten ohjauspalkkioiden osalta, jotka tulevat kaupungille. Suoraan ohjaajille maksettavista henkilökohtaisista palkkioista (opettajankoulutuslaitos ml. lastentarhanopettajat) tilastot ovat saatavilla ainoastaan yliopistosta. Esimerkiksi Helsingin yliopiston opettajankoulutuksen harjoittelukoordinaattori toimittaa pyydettäessä tiedot. Täydentämällä ohjauspalkkioiden avulla saatavia tilastoja yliopiston tilastoilla saadaan tietoon Vantaan sivistystoimen opiskelijamäärät perusopetuksen ja varhaiskasvatuksen osalta. Muiden koulutusalojen tiedot (esim. kirjastoissa ja toimistotyössä olevat harjoittelijat) on kerättävä manuaalisesti, koska ne eivät ole ohjauspalkkiolaskutuksen piirissä. Näitä harjoittelijoita sivistystoimessa on kuitenkin vähän. (Lisätietoja: Pirjo Kerminen, controller, Vantaan kaupunki, Sivistystoimen talousyksikkö) LASKUTUS- PYYNNÖT ERI TYÖYKSIKÖIS- TÄ CONT- ROLLER Laskutustietojen koonti Exceliin & lähetykset useamman kerran vuodessa KAUPUNGIN TALOUS- PALVELU- KESKUS Lasku oppilaitokselle Oppilaitoskohtaiset tilastot harjoittelijoista - ennen tilastoja Excel-taulukon muotoilu, lajittelu asiakasnumeron mukaan - tarvittaessa harjoittelijamäärät työyksiköittäin (=lajittelu kustannuspaikan mukaan) Kaikkien laskujen koonti Excel-taulukkoon Sivistystoimessa yhteiselle verkkoasemalle, josta jokainen voi nähdä laskutukset mm. epäselvyyksien selvittäminen taulukon avulla

4 ESPOON KOKEILU: SÄHKÖINEN HARJOITTELUSOPIMUS TILASTOINNIN KEINONA Espoossa suunniteltiin sähköistä harjoittelusopimusta, koska tarkkoja tilastoja harjoittelijoiden määristä ei ollut saatavilla. Tavoitteena oli luoda Webropoliin harjoittelusopimuslomake, jota esimiehet olisivat voineet hyödyntää harjoittelujaksoista ja -sisällöistä sovittaessa opiskelijan kanssa. Lomake olisi samalla palvellut tilastoinnin keinona. Espoon suunnitteleman harjoittelusopimusprosessin kuvaus (sähköinen lomake): 1. Esimies ja opiskelija täyttävät harjoittelusopimuksen yhdessä webropolissa. 2. Harjoittelusopimus tulostetaan kahtena kappaleena. 3. Esimies tallentaa sopimuksen, josta jää tieto webropoliin, allekirjoittaa sekä arkistoi tulostetun sopimuksen. 4. Tilastot olisivat graafeina toimialojen intranet-sivuilla reaaliaikaisesti päivittyvinä. Harjoittelusopimuslomaketta ei voitu ottaa käyttöön, koska - jokaisella esimiehellä ei ole pääsyä tietokoneelle, - esimiehet voivat tallentaa organisaatiotiedon väärin, - lomakkeen hallinnointiin varattava resursseja ja organisaation ylläpito toimialatasolta työkohdetasolle haastavaa, - harjoittelusopimusta ei voi muokata prosessin aikana, - harjoittelusopimuksen ulkonäköä ei voida helposti muuttaa, - käytettävyys ja hyödynnettävyys työyksiköissä mikäli samansisältöinen jokaisella toimialalla.

5 YHTEENVETO ERI TILASTOINTIMAHDOLLISUUKSISTA JA KEHITTÄMISEHDOTUKSET Kaupungit tarvitsevat tietoa harjoittelijamääristä, jotta harjoittelijoihin liittyviä toimenpiteitä ja ennakoivaa rekrytointia voidaan suunnitella paremmin. Tieto auttaa myös tarkastelemaan opiskelijoiden kiinnostusta tiettyihin toimialoihin ja työyksiköihin. Kyseisen selvityksen perusteella voi todeta, että kaupunkitasoisesti kaikkien harjoittelijoiden tilastojen kokoaminen manuaalisesti sadoista eri yksiköistä ilman tietojärjestelmiä olisi hyvin haasteellista. Opiskelijat hakeutuvat kaupungeille harjoitteluun monien eri kanavien kautta, osa heistä on palkattomia ja osa palkallisia, osasta maksetaan ohjauspalkkiota ja osasta ei. Hakukanavien yhdenmukaistaminen tai esimerkiksi kaikkien harjoitteluilmoitusten lisääminen rekrytointijärjestelmään voisi tuoda helpommin saatavaa tilastotietoa harjoittelijoista. Käytännössä yhtenäistämistä hankaloittaa harjoittelujaksojen erilainen luonne, vaihtelevat oppilasmäärät (esim. lähihoitaja vs. psykologi) ja erilaisuus harjoittelupaikkojen hakukäytännöissä (esim. oppilaitosten varauslistat vs. työyksikön oma ilmoitus). Esimerkiksi harjoittelijamäärältään suurella sosiaali- ja terveysalalla paikkoja varataan usein isolle määrälle opiskelijoita keskitetysti, eikä näin ollen esimerkiksi rekrytointijärjestelmä olisi paras mahdollinen kanava kaikkien opiskelijaryhmien kohdalla. Suosituksia kaupungeille etenemiseksi tilastoinnin kehittämisessä: - Yhteenvetona voi todeta, että yhtä kaikille opiskelijaryhmille sopivaa tilastointitapaa on hankala kehittää ja tilastoinnin kehittämistä harkitsevalle kaupungille tai toimialalle/virastolle suositellaan ensin todellisen tilastointitarpeen selvittämistä. Samalla on hyvä miettiä olisiko syytä seurata tilannetta tiettyjen esimerkiksi saatavuuden kannalta kriittisten ammattiryhmien osalta vai ollaanko kiinnostuneita kaikista harjoittelua suorittavista opiskelijoista ja myös TET-harjoittelijoista. - Opiskelijoiden määriä on mahdollista selvittää yhdistelemällä tilastoinnin eri tapoja ja kyseinen selvitys voi toimia pohjana tilastointitapojen kehittämiselle. Toimialakohtaisesti/virastokohtaisesti tilastointi onnistuu tarvittaessa paremmin kuin kaupunkitasoisesti, koska harjoittelijoiden kirjo vähenee. - Sosiaali- ja terveysala sekä päivähoito: Henkilöstömäärältään merkittävien sosiaali- ja terveysalan sekä päivähoidon on mahdollista kehittää ammatillisista oppilaitoksista ja ammattikorkeakouluista tulevien opiskelijoiden tilastointikäytäntöjä ohjauspalkkiolaskutuskäytäntöjä hyväksi käyttäen. Lisäksi kehittämällä yhteistyötä oppilaitosten kanssa kohti pysyvämpää harjoittelupaikkaverkostoa voidaan parantaa harjoittelijoihin liittyvän tiedon saatavuutta. - Opetustoimi: Koulutoimessa opettajaharjoittelijoiden sekä päivähoidossa yliopiston lastentarhanopettajaharjoittelijoiden määrät ovat saatavilla Helsingin yliopiston osalta opettajankoulutuslaitoksen harjoittelukoordinaattorilta. - Palkalliset harjoittelijat, esim. tekniikan ala: ammattikorkeakoulujen ja yliopistojen harjoittelut ovat muutamilla aloilla palkallisia, ja harjoittelijoiden tietoja on mahdollista saada henkilötietorekisteristä, mikäli sinne viedään tarvittavia tunnistetietoja. Tunnistetietojen täytyy olla yhtenäisiä. - Yleinen kaikille opiskelijaryhmille soveltuva ehdotus (tietokanta): yhtenä ehdotuksena on kehittää tietokanta, johon kaikkien harjoittelijoiden tiedot viedään. Tämä palvelisi erityisesti aloja, joilla opiskelijoita tulee useista oppilaitoksista ja hyvin erilaisia kanavia pitkin. Tietokanta voisi esimerkiksi olla pelkistetty henkilötietojärjestelmä-tyyppinen tietokanta, johon jokainen esimies veisi tiedot oman yksikön harjoittelijoista yksinkertaisella tasolla: nimi, yhteystiedot, harjoitteluaika, oppilaitos, tutkinto, arvioitu valmistumisvuosi. Tilastoinnin lisäksi tietokanta voisi palvella tarvetta markkinoida opiskelijoille kaupungin työmahdolli-

suuksia myös harjoittelun jälkeen valmistumiseen saakka. Harjoittelijoiden tietokanta vaatii tarkemman selvityksen ja pohdinnan, uuden (kevyenkin) järjestelmän käyttöönotto vaatii aina investointia ja hyöty/panossuhdetta tulee arvioida tarkemmin. Mikäli mahdollista, tietojen keräys olisi hyvä integroida olemassa oleviin tietojärjestelmiin tai selvittää kyselytyökalujen (Digium, Webropol) soveltuvuutta tietojen keruuseen. Kyselytyökalujen hyödyntämisessä olisi se hyöty, että uutta tietojärjestelmää ei tarvitse luoda, vaan tietojen syöttäminen toimisi lomakepohjaisesti ja tiedot tallentuisivat linkin avulla web-ympäristöön. Linkki olisi helppo sijoittaa esimerkiksi intranettiin. Yhtenä haasteena olisi ainakin levittää tietoa lomakkeen täyttämisestä kaikkien esimiesten käyttöön. Tietokannan käyttöönotto vaatii esitettyä tarkempaa selvitystä. Yhteenveto harjoittelussa olevien opiskelijoiden tilastointimahdollisuuksista Tiedot henkilötietojärjestelmästä Tiedot rekrytointijärjestelmästä Tiedot oppilaitoksista tai toimialalta Tiedot ohjauspalkkiolaskutuksesta Kysely esimiehille Uusi ehdotus: tietokanta - Vain palkallisten tiedot esim. tekniikan alan harjoittelijat ja kesätyöntekijät - Harjoittelijoiden tunnistetietojen pitää olla yhtenäiset ja täytettyinä. - Tieto valituista henkilöistä pitää olla tallennettu. - Vähäisessä käytössä opiskelijoiden kohdalla. - Tilastoja voi olla oppilaitoksissa tai toimialalla jos on sopimuksia paikkojen varauksesta (harjoittelupaikkaverkosto, harjoittelupaikkojen varauslistat tai keskitetty varaus) - Oppilaitoksissa harvoin tilastoidaan työnantajien mukaan. - Käytäntö olemassa useassa organisaatiossa. - Vaatii jossain määrin keskitettyjä laskutuskäytäntöjä. - Soveltuu sosiaali- ja terveysalalle, päivähoitoon (amkja ammatilliset oppilaitokset). - Tulokset suuntaa antavia. - Esim. Espoossa lähetetään kysely esimiehille 2 krt/v harjoittelijoiden määristä. - Pelkistetty tietokanta, johon esimies vie perustiedot harjoittelijoista - Jos tekninen toteutus kyselytyökalun avulla (Digium, Webropol), niin ei vaadi ns. uusia tietojärjestelmiä). Voi olla linkkinä intranetissä. Selvitystä varteen on kerätty tietoa seuraavista lähteistä (v. 2011): - Helsingin, Espoon, Vantaan ja Kauniaisten kaupunkien henkilöstöyksiköiden asiantuntijoiden haastattelut ja kirjalliset tiedoksiannot - Pirjo Kerminen, controller, Vantaan kaupunki, Sivistystoimen talousyksikkö - Tiina Blek, opetuskoordinaattori, Keski-Suomen Sairaanhoitopiiri - Leena Timonen, erikoissuunnittelija, HUS