1/10 TARJOUSPYYNTÖ HEL2015-007308 Juoma-automaattipalvelu 1. Hankintayksikön perustiedot Hankintayksikkö: Oili Khadraoui Suomi puh. +358 931038430 fax oili.khadraoui@hel.fi http://www.hel.fi/hki/hkr/fi Tarjoukset lähetettävä: Tarjous tai osallistumishakemus lähetettävä Tarjouspalvelu.fi:n kautta Hankintayksikön luonne: Kunta tai kuntayhtymä Hankintayksikön esittely: Rakennusvirasto vastaa Helsingin katujen ja viheralueiden suunnittelusta, rakentamisesta ja hoidosta sekä pysäköinninvalvonnasta. Myös kaupungin toimitilojen suunnittelu ja rakennuttaminen kuuluvat tehtäviimme. Tavoitteenamme on rakentaa kestävää, kaunista ja toimivaa kaupunkia asukkaiden ja yritysten tarpeisiin. vastaa tarjouskilpailun käytännön järjestelyistä ja tarjousten vastaanottamisesta. 2. Hankinnan kohde Hankinnan nimi: Juoma-automaattipalvelu Hankinnan tunniste- tai viitenumero: HEL2015-007308 Hankinnan kuvaus: Tämän kilpailutuksen tarkoituksena on solmia palvelusopimus yhden toimittajan kanssa kuumien ja mahdollisesti kylmien (vesi ja hiilihapotettu vesi) juomien automaattipalalvelusta tämän tarjouspyynnön mukaisesti. Juoma-automaatteja on tarkoitus olla toimitalon viidessä kerroksessa. Yhteensä juomaautomaatteja on tarkoitus hankkia yhdeksän kappaletta. Lisätietokysymykset on lähetettävä 25.6.2015 kello 10:00 mennessä. Katso kohta 17 lisätiedot. Hankinnan ennakoitu arvo (ilman ALV):
2/10 Hankinta ylittää hankintalain 15 :n kynnysarvon tai eritysalojen hankintalain 12 :n pykälän kynnysarvon Päänimikkeistö: 55400000-4 (Juomien tarjoilupalvelut) Hankinnan pääasiallinen toteutuspaikka: K091 (Helsinki) Hankinnan voimassaoloaika: 15.10.2015-14.10.2018 Sopimukseen liittyy lisähankintamahdollisuuksia: Lisähankintamahdollisuuksien kuvaus: Varsinainen sopimuskausi on kolme (3) vuotta sopimuksen allekirjoittamisesta ja se on suunniteltu alkavaksi 15.10.2015. Sopimus voidaan allekirjoittaa kuitenkin vasta kun hankintapäätös saa lainvoiman. Tilaaja varaa mahdollisuuden suoraa hankintaa käyttäen jatkaa sopimusta alkuperäistä sopimusta vastaavilla ehdoilla sen mukaisina kuin ne ovat voimassa sopimuskauden päättyessä enintään kahden(2) vuoden ajaksi (optiokausi). Tilaaja tekee päätöksen optiokauden käyttöönotosta ja pituudesta ennen sopimuskauden päättymistä. Lisähankintojen alustava kesto: 24 kuukautta 3. Hankinnan taustaa hankkii uuden toimitalon juoma-automaatit Vallilaan Elimäenkatu viiteen. Kerroksiin 2-5 on tarkoitus hankkia kaksi juoma-automaattia jokaiseen kerrokseen. Kuudenteen kerroksen on tarkoitus hankkia yksi juoma-automaatti. Yhdelle juoma-automaatille varattu tila on: leveys 500 cm, syvyys 600 cm ja korkeus 2200 cm. Kerroksiin, johin tulee kaksi automaattia, tulevat ne vierekkäin. 4. Hankintalaji ja -menettely Hankintalaji: Palvelut Hankintamenettely: Avoin menettely Osatarjoukset hyväksytään: Ei Vaihtoehtoiset tarjoukset hyväksytään: Ei Käytetään kahden kuoren menettelyä: Ei
3/10 Ehdokkaiden tai tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset: Katso kohta Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset. Hankintamenettelyä koskevat lisätiedot: Tarjouskilpailussa valitaan yksi sopimuskumppani. Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Valintaperusteena on tarjoushinnaltaan edullisin tarjous. Hankintayksikkö on velvollinen hylkäämään tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena, jos tarjouksessa on sellainen virhe tai puute, joka estää tarjouksen tasapuolisen vertailun muiden tarjouspyynnön mukaisten tarjousten kanssa. Vertailuperusteiden määrittely järjestelmässä: Pisteytys kohderyhmittäin Tarjouksen valintaperuste: Halvin hinta Sähköistä huutokauppaa käytetään: Ei 5. Hankinnan kohteen kriteerit Juoma-automaattien juomat; tilaaja hankki kustannuksellaan tarvittavat juomamukit. Vertailuhinta pyydetään yhden kuukauden arvioiduille määrille. Kuuma vesi on vastikkeeton. (Osatarjoukset kohderyhmän sisällä ei sallittu) Suodatinkahvi ja espresso Hankittava määrä: 1470 kuppi / kuppi Kohderyhmän yhteishinnan maksimipisteet 100.00 pienin annettu arvo --------------------------- * maksimipisteet tarjottu arvo Pisteiden laskentatapa Erikoiskahvit ja kaakaot Hankittava määrä: 1050 kuppi / kuppi Minimivaatimus Maksimivaatimus Maksimipisteet Minimivaatimus Maksimivaatimus Maksimipisteet Pisteiden laskentatapa Laitteen kuukausivuokra Hankittava määrä: 9 kpl / kk / kpl / kk Minimivaatimus Maksimivaatimus Maksimipisteet Pisteiden laskentatapa Kohderyhmän pisteet yhteensä 100.00 6. Hinta ja kaupalliset ehdot Tarjoushinnat on ilmoitettava ilman arvonlisäveroa (ALV 0%).
4/10 Hintaan on sisällytettävä myös kaikki oheiskulut, kuten esimerkiksi laskutuslisät ja toimituskulut ym. lisät, eikä niistä saa laskuttaa erikseen. Hinnan varaumia ei hyväksytä. Yleisesti markkinoilla käytetystä hintatasosta merkittävästi poikkeavien tarjoushintojen osalta hankintayksiköllä on oikeus pyytää lisäselvityksiä tarjoajan hintaperusteista ja kyvystä toteuttaa tarjouspyynnössä esitetty palvelu esitetyin hinnoin. Toimitusehto; TOP (Finnterms 2001) Tarjoaja toimittaa ja asentaa kustannuksellaan juoma-automaatit sovittuna aikana tilaajan ilmoittamaan paikkaan sekä noutaa kustannuksellaan sopimuksen päättyessä juoma-automaatit pois. 7. Laskutus ja maksuehto Juomat laskutetaan kuukausittain jälkikäteen toteutuneiden juomien mukaan. Edellytämme laskujen lähettämistä mahdollisuuksien mukaan sähköisessä muodossa, verkkolaskuina. Mikäli toimittajan käytössä ei ole verkkolaskutuksen mahdollistavaa laskutusjärjestelmää, tulee laskut tuottaa mahdollisuuksien mukaan sähköisessä muodossa esim. Baswaren Supplier Portal - ilmaispalvelun kautta. Helsingin kaupungin vastaanottava verkkolaskuoperaattori on Basware Oyj, jonka välittäjän tunnus on BAWC-FI22. Verkkolaskuosoitteet löytyvät Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry:n ylläpitämästä verkkolaskuosoitteistosta http://verkkolasku.tieke.fi/ Lasku voidaan maksaa, kun palvelu on suoritettu sopimusehtojen mukaisesti. Maksuehto on vähintään 21 vuorokautta laskun saapumisesta lukien. Viivästyskorko on korkolain mukainen. 8. Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset Hankintayksikkö pyytää alla mainitut todistukset vain niiltä tarjoajilta, joka näyttää alustavan tarjousvertailun perusteella voittavan tarjouskilpailun. Jollei tarjoajan sijoittautumismaassa anneta jäljempänä tarkoitettuja otteita tai todistuksia, niiden sijasta näytöksi hyväksytään tarjoajan edustajan sijoittautumismaan lainsäädännön mukainen valaehtoinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmoitus. Vieraskieliset todistukset ja selvitykset tulee toimittaa sekä alkuperäisenä että suomenkielelle käännettyinä. Käännösten tulee olla auktorisoidun kääntäjän laatimia. Kaikki alla mainitut todistukset saavat olla enintään kolme (3) kuukautta vanhoja todistusten jättöajasta lukien. Tarjoaja, jonka tarjous ei sisällä pyydettyjä selvityksiä tai tarjoaja, joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan kyseisiä selvityksiä taikka tarjoaja, joka ei toimita selvityksiä pyynnössä esitetyssä määräajassa, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta.
5/10 TARJOAJAN ja tarjoajan alihankkijan TALOUDELLISEEN TILANTEESEEN LIITTYVIÄ VAATIMUKSIA SEKÄ PAKOLLISIA REKISTERITIETOJA Verot ja sosiaaliturvamaksut on maksettu Eläkevakuutusmaksu on maksettu Tilaajavastuulain vaatimat selvitykset Voimassaoleva toimintaa koskeva vastuuvakuutus, joka korvaa tästä hankinnasta tilaajalle tai kolmannelle henkilölle sekä tämän omaisuudelle aiheutuvat vahingot Tarjoaja ja hänen alihankkijansa on merkitty kaupparekisteriin Tarjoaja ja hänen alihankkijansa on merkitty työnantajarekisteriin Tarjoja ja hänen alihankkijansa on merkitty ennakkoperintärekisteriin Tarjoaja ja hänen alihankkijansa on merkitty arvonlisäverovelvollisten rekisteriin Tarjoajalla ja tarjoajan alihankkijalla on Y-tunnus Mikäli vastaus on EI edellä oleviin rekisteritietoihin, tarjoajan tulee liittää erillinen selvitys rekisteröimättömyyden perusteista. Tarjoajan tiedot on saatavissa Tilaajavastuu.fi -palvelusta. Syötettävä Syötettävä Minimivaatimus Maksimivaatimus Lisätietoa Veroviranomaisen todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista tai verovelkatodistus ja selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty. Työeläkekassan ja / tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty. Selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista koskien itseään ja mahdollisia alihankkijoita. Vakuutusyhtiön todistus vastuuvakuutuksen ottamisesta ja vakuutusmaksujen suorittamisesta. Ilmoitettava Y-tunnus
6/10 Palveluntuottaja sitoutuu siihen, että se täyttää kaikki tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetut rahoituksellista ja taloudellista tilannetta koskevat vaatimukset koko sopimuskauden. Palvelun tuottajan on toimitettava tilaajalle sopimussuhteen aikana kolmen kuukauden välein seuraavat selvitykset itsestään ja alihankkijoistaan: todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus taikka selvitys siitä että verovelkaa koskeva veronsaajan hyväksymä maksusuunnitelma on tehty, sekä todistus eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksunsaajan hyväksymä maksusuunnitelma on tehty. Ulkomaisen palvelun tuottajan on toimitettava tilaajan pyynnöstä ja siinä esitetyssä määräajassa vastaavat tiedot sijoitusmaansa lainsäädännön mukaisella rekisteriotteella tai vastaavalla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla. Mikäli palvelun tuottaja ja palvelun tuottajan alihankkija on liittynyt Tilaajavastuu.fi/luotettava Kumppani palveluun, tilaaja tarkistaa tiedot www.tilaajavastuu.fi palvelusta. Palveluntuottaja osoittaa pyydettäessä, että työkohteessa työskentelevillä henkilöillä on työnteko-oikeus Suomessa. Tämä osoitetaan ylläpitämällä ajantasaista luetteloa työkohteessa työskentelevistä henkilöistä sekä näyttämällä pyydettäessä tilaajalle kopiot työntekijöiden passeista tai EU / ETA-maiden kansalaisilta vaihtoehtoisesti kopiot virallisesta henkilötodistuksesta. Palveluntuottaja huolehtii siitä, että työkohteessa työskentelevillä henkilöillä on henkilökohtainen tunniste, johon on merkitty henkilön nimi ja työnantaja. Tunniste on kiinnitettävä työvaatetukseen siten, että se on helposti nähtävissä. Vastaava ehto otettaan palvelun tuottajan tekemiin alihankintoja ja työvoiman vuokrausta koskeviin sopimuksiin. ALIHANKINTA Käytämme alihankintaa ULKOMAISEN TYÖNTEKIJÄN TYÖNTEKO- OIKEUDEN PERUSTE HENKILÖTUNNISTEET Jos vastaus on "kyllä", tarjoukseen on liitettävä selvitys seuraavan kohdan mukaisesti.
7/10 Tarjoaja voi toteuttaa osan tarjouksen kohteesta alihankintana. Tarjoaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan. Tarjoukseen on annettava selvitys siitä, minkä osan sopimuksesta annetaan alihankintana kolmannelle taholle sekä annettava kuvaus alihankkijan em. osuudesta yksityiskohtaisesti että annettava alihankkijan/alihankkijoiden nimi- ja yhteystiedot. TARJOAJAN TEKNISEEN SUORITUSKYKYYN JA AMMATILLISEEN PÄTEVYYTEEN LIITTYVIÄ VAATIMUKSIA Tarjoajalla on oltava vähintään kaksi vastaavankokoista juoma-automaattipalvelua viimeiseltä kolmelta vuodelta. Tarjoajalla tulee olla laadunvarmistus- ja omavalvontajärjestelmä. Tarjoukseen on liitettävä selvitys yrityksen ympäristöasioiden hallinnasta. Selvityksestä tulee ilmetä miten tarjoajan jätehuoltoon ja ympäristösuojeluun liittyvät asiat on yrityksessä hoidettu. JUOMA-AUTOMAATTIEN TEKNISET OMINAISUUDET Kosketusnäyttö, josta voi valita esim. kahvin vahvuuden Automaatissa on luotettava ja tilaajan seurattavaissa oleva juomien kulutuslaskuri. Juoma-automaatissa on mahdollisuus energiansäästötilaan; viikkokalenterimahdollisuus. Kahvi, vähintään seitsemän (7) eri kahvilaatua. Mahdollisuus reilun kaupan kahviin Mahdollisuus toimittaa juomaautomaattien viereen valikoima teepusseja Mahdollisuus sokerianospusseihin Lusikka - juoman sekoittaja Kaakao, vähintään kaksi eiri laatua Automaateissa on oltava lukolliset säiliöt Juomakokonaisuuksien muunneltavuus Kuppitunnistus Kannutäyttömahdollisuus Paperiton suodatus Syötettävä Syötettävä Vaatimus koske myös tarjoajan alihankkijaa siltä osa-alueelta, jota tarjous koskee. Selvitys kolmesta juoma-automaattipalvelusta, joissa myyty juomakapasiteetti on noin 700 juomakupillista päivässä. Kuvaus toimittajan laadunvarmistus- ja omavalvontajärjestelmästä. Tarjoajan oma selvitys juoma-automaatin energiansäätötilasta. Tarkoituksena on säätää toimitalon kerrokset 3-6 viikonloppuisin energiansäästötilaan. Tarjoajan selvitys eri kahvilaaduista, hylamaitojauhe, myös muut maitojauheet voidaan huomioida ja sokeri. Tarjoajan oma selvitys reilunkaupan kahvin mahdollisuudesta. Tarjoajan oma selvitys sokeriannospussien saatavuudesta ja hinnasta. Tarjoajan oma selvitys lusikan tai muun juoman sekoittamiseen tarkoitetun välineen saatavuudesta, laadusta ja hinnasta. Tarjoajan selvitys eri kaakaolaaduista Papusäiliön on oltava yli 1,5 kiloa. Tilaaja varaa mahdollisuuden sopimuksen aikana vaihdella eri juomia. Vaihdosta ei saa syntyä ylimääräisiä kuluja tilaajalle.
8/10 Kuuma vesi Kylmä vesi Hiilihapotettu vesi Mahdollisuus kylmän veden ottoon automaatista Mahdollisuus kylmän veden (hiilihappovesi) ottoon automaatista Loppukäyttäjän koulutus Tarjoajan on koulutettava kustannuksellaan rakennusviraston henkilökunta koneen käyttöön kahtena erikseen sovittuna päivänä HUOLTO Automaateissa on oltava täyshuoltosopimus. Toimittajan on käytävä sovittuina aikoina huoltamassa ja täydentämässä juoma-automaatit, niin että juoma-automaatit ovat käytettävissä eikä useamman tunnin viivästyksiä käyttömahdollisuuksiin synny. Vasteaika huoltokutsuun on korkeintaan kaksi tuntia, jonka aikana juoma-automaatti on oltava jälleen käyttökunnossa. Tarjojan oma selvitys juoma-automaattien päivittäisestä huollosta ja juomamateriaalien ja tarvikkeiden täydentämisestä; laitteiden täyttö ja puhdistus. 9. Salassapito, vaitiolovelvollisuus ja sopimussakko 10. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen on oltava voimassa 31.12.2015 saakka. 11. Päätöksenteon perusteet Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajille ja tarjouksille asetetut vaatimukset, otetaan mukaan vertailuun. Hinnaltaan edullisin tarjous valitaan. Hankintapäätöksen asiassa tekee. Katso tarkat hankinnan kohteen kriteerit kohdasta Hankinnan kohteen kriteerit. 12. Hylkäämisperusteet Hankintayksikkö on velvollinen hylkäämään tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena, jos tarjouksessa on sellainen virhe tai puute, joka estää tarjouksen tasapuolisen vertailun muiden tarjouspyynnön mukaisten tarjousten kanssa. a. Tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos häntä tai hänen alihankkijaansa koskee jokin hankintalain 53 :n pakollinen poissulkemisperuste. b. Tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta, jos häntä tai hänen alihankkijaansa koskee jokin hankintalain 54 :n harkinnanvarainen poissulkemisperuste. c. Tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos tarjoaja tai tarjoajan alihankkija ei täytä hankintayksikön asettamia soveltuvuuden vähimmäisvaatimuksia. 13. Sopimusmenettely SOPIMUSEHDOT JA SOPIMUKSEN SYNTYMINEN
9/10 Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus Helsingin kaupungin ja valitun palvelun tuottajan kesken. Valitun palvelun tuottajan ja kaupungin välille syntyy sitova sopimus hankinnan kohteesta vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Hankinnasta tehtävä sopimus laaditaan noudattaen liitteenä olevan sopimusluonnoksen mukaisia ehtoja. Sopimukseen sovelletaan tarjouspyyntöasiakirjojen lisäksi Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 PALVELUT). Mainitut yleiset sopimusehdot ovat löydettävissä istä kohdasta: https://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/08_muut_julkaisut/20140701 Julkis/JYSE_2014_palvelut.pdf 14. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankintaasiakirjat ovat julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Tarjoajan on ilmoitettava tarjouksessaan liikesalaisuuksinaan pitämänsä tarjouksen tiedot (mikäli tarjousten jättämisessä ladattava liite on liikesalaisuus, on suositeltavaa lisätä ladattavan liitteen nimeen sana "Liikesalaisuus", vaikka itse liitteessäkin on mainintaluottamuksellinen tai vastaava.) Kaupunki harkitsee, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Tarjoajalla on kuitenkin oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytettävästä hintatiedosta tai muusta tekijästä. Jos tarjoaja ei ilmoita liikesalaisuuksiaan edellä vaaditulla tavalla, kaupungilla on oikeus pitää tarjoajan tarjousta kokonaisuudessaan julkisena. Tarjouksen julkiseksi tulemisen ajankohta määräytyy edellä kerrotulla tavalla. 15. Erimielisyyksien ratkaiseminen Sopimusta koskevat asiat ratkaistaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Jos kiistakysymys ei ratkea neuvotteluin, erimielisyydet jätetään ratkaistavaksi Suomen lain mukaan Helsingin käräjäoikeudessa. 16. Muut asiat Asian valmistelija: Oili Khadraoui Tarjouksen tekemiseen liittyvät muut ehdot ja ohjeet: - Hankintayksikkö pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista perustellusta syystä. - Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot. - Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. - Hankintayksikkö ilmoittaa valitun tarjoajan nimi- ja yhteystiedot verovirastolle sekä jatkossa neljännesvuosittain sopimuskauden aikana. Ilmoitettavia tietoja ovat tarjoajan nimi, Y-tunnus, tililaji ja euromäärä.
10/10 17. Lisätiedot Lisätietokysymykset on lähetettävä 25.06.2015 klo 10:00 mennessä. Kysymykset tulee lähettää Tarjouspalvelu-toimittajaportaalista. Samasta paikasta löytyvät myös kysymyksiin annetut vastaukset 29.6.2015 kello 12:00 mennessä. 18. Tarjouksen lähettäminen Tarjoukset tai osallistumishakemukset on toimitettava viimeistään: 08.07.2015 klo 10:00 Tarjoukset on lähetettävä sähköisesti Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalista osoitteessa https://tarjouspalvelu.fi/hkr. 19. Allekirjoittajat Oili Khadraoui, palvelupäällikkö 20. Liitteet ja linkit Sopimusluonnos.doc http://vm.fi/documents/10623/307565/jyse+palvelut/564be8e8-8ed1-4b44-a206-701e54f6348e