Apuvälineyhteistyöselvitys Espoo HUS AVK Tietotekniikka Ohjausryhmä 14.3.2013
Työryhmät Tietoteknikka - Effector Apuvälinelogistiikka (huolto, pesu, logistiikka, varastointi) Talousryhmä (hankinnat, sopimusten valmistelu, kustannusrakenne, siirrot) Henkilöstöasiat (jos siirtyy, keitä, milloin, minne) Koollekutsuja: Osallistujat: Tapaamiset: Seuraava tapaaminen Jaana Kinnari - sote/tietohallinto Tiina Hannikainen Helena Inha - HUS/Tietohallinto sote/lääkinnällinen + tarvittaessa muita 22.2.2013 2.4.2013 kuntoutus (Reijo Mäkinen - sote/tietohallinto Heli Gulin - sote/apuvälineyksikkö) Kaija Jokela Apuvälinekeskus, HUS Kaija Jokela Apuvälinekeskus, HUS Kirsi Koljonen sote/lääkinnällinen kuntoutus Ritva Oksanen - Espoo/Pali Tiina Hannikainen tai hänen nimeämänsä henkilö - sote Kari Kontturi - Apuvälinekeskus, HUS + tarvittaessa muita Satu Vähäluoto - sote/apuvälineyksikkö Tiina Hannikainen - sote/lääkinnällinen kuntoutus Maija Havo - sote/taloushallinto Anneli Enbom - Espoo/Hankinnat Aune Jänönen - Apuvälinekeskus, HUS + tarvittaessa muita Ryhmä käynnistyy, kun muut selvitykset ovat vähän edenneet 11.1.2013 16.1.2013 13.2.2013 6.3.2013 5.4.2013 4.2.2013 22.5.2013 Ei vielä kokoontunut Ei vielä kokoontunut 2
Tietojärjestelmät Nykyhetki Espoo Rekisterissä olevat: Apuvälinepalvelut; käytössä Effica-Kunto, myös huoltotiedot - kirjaaminen terveysefficaan Ei-rekisterissä olevat: Espoon sairaala ja pitkäaikaishoito; ei järjestelmää rekisteröinti aloitettu (exceltaulukko) - kirjaaminen terveysefficaan Vammaispalvelut; ei järjestelmää - kirjaaminen sosiaaliefficaan Kiinteistöpalvelut liikelaitos, huolto- ja korjausyksikkö; exceltaulukko Lääkintälaiterekisteri; rekisteröinti HUS Apuvälinepalvelut; käytössä Effector, myös huoltotiedot - kirjaaminen Mirandaan * Lääkintälaiterekisteri on Effectorissa 3
Nykyhetki; heikkoudet Asiakas - Asiakkaan apuvälinetiedot useassa järjestelmässä kokonaisuus ei-kenenkään vastuulla Henkilöstö - Toimijat eivät näe toisen järjestelmän (asiakaskohtaisia) tietoja ja kirjauksia Prosessit - Ei yhtenäisiä apuvälineiden luovutusperusteita - Asiakasprosessit eroavat toisistaan Talous - Kokonaiskustannuksia mahdoton saada näkyviin 4
Tulevaisuus; mahdollisuudet Asiakas - Apuvälinetiedot yhdessä järjestelmässä - Tasa-arvoisuus Henkilöstö - Toimijat samassa järjestelmässä ja/tai näkyvyys tarvittaviin tietoihin liittymän kautta Prosessit - Yhtenäiset asiakasprosessit ja apuvälineiden luovutuskriteerit Talous - Läpinäkyvä kustannusrakenne ja seuranta - Hankintoihin liittyvät asiat 5
Siirto-ohjelma Polycon /Effector Effector Valmiina EfficaKunto / Effica -tiedoilla Espoo / Tieto Oyj Muunnostaulukko Excel-pohjainen Tarvittavat tiedot määriteltävä, pakolliset kentät Tietojen poiminta Historiatiedot? Liittymä Päätöstapahtumien siirto Sairauskertomus Valmiina ohjelma, jolla poiminnat voi tehdä Valmius on tai rakennettava. Omat osoiterekisterit, mutta yhteiset potilastiedot mahd. Jos effica-tietokannan salasana tiedossa poiminta mahdollista ilman,että Tieto perii kustannuksia Valmius on (Tieto) Tarvetila selvitettävä Käynnistysohjelma on Kaupungin levypalvelimelle Käyttöoikeudet: saman rekisterin sisällä ja rekisterin ulkopuolisille käyttäjille Luotava kaupungille omat yksiköt ja toimipisteet. Navitas integr.? Kuka antaa oikeudet ja tunnukset? Käyttäjätunnukset: oikeudet organisaation sisällä ja oikeudet ulkopuolisille käyttäjille Puitesopimukset Laskutus? Jokaisella oma effector-tunnus Tekniikka mahdollistaa rinnakkaiset puitesopimukset voi halutessaan ottaa käyttäjäoikeudet samoin kuin HUS, eli omasta ADluettelostaan tai määrittää jokaiselle käyttäjälle salasanalliset tunnukset. Espoo ei Hus:n AD:ssä Kuka antaa oikeudet ja tunnukset? Jos Espoo tulee apuvälinekeskuksen käyttäjäksi, hankinnat tehdään Apuvälinekeskuksen puitesopimuksilla (jos Espoolla paremmat, neuvotellaan). 6
Selvitetty alustavasti Tekniset mahdollisuudet ja valmiudet tietojen siirrosta ja niiden ylläpitämisestä Effectorin ja Effican välillä Effector ja Effica toimivat rinnakkain samalla työasemalla, mutta Effica ja Uranus/Oberon/Miranda eivät (tämä tapauksessa, jossa työntekijä on AVK:n palveluksessa, mutta antaa apuvälineitä Espoolaisille) Käyttöoikeudet eri järjestelmien välillä riippuu siitä kenen palveluksessa (HUS/Espoo) työntekijä on Nykytilanteen heikkoudet ja tulevaisuuden mahdollisuudet TIETOTEKNIIKAN OSALTA VOIDAAN EDETÄ TARKEMPAAN SUUNNITTELUUN 7
Seuraava vaihe: Prosessikuvaukset kummassakin järjestelmässä apuvälinetarpeesta luovutukseen Yhtenäiset luovutusperiaatteet sovittava Varmistettava asiakkaan hoitoprosessi Varmistettava riittävät käyttöoikeudet potilastietojen kirjaaminen, asiakkaan informointi (mahdollisuus kieltää tietojen luovutus), arkiston muodostus Laitteet ja välineet omistajuus, kustannukset Tarkennettava tietojärjestelmiin liittyvät asiat Hankkeelle PROJEKTI: omistaja, päällikkö, työryhmät, aikataulutus, viestintä yms. 8