REKISTERISELOSTE Aromi-järjestelmä

Transkriptio

1 REKISTERISELOSTE 1 (7) REKISTERISELOSTE Aromi-järjestelmä SISÄLTÖ 1 Rekisterin nimi Asiakastietorekisteri tilausten, toimitusten ja laskutuksen hallintaan. 2 Rekisterinpitäjä Helsingin kaupungin liikelaitos PL Helsingin kaupunki 3 Rekisterin vastuuhenkilö Rekisterin omistaja on toimitusjohtajan nimeämänä Monipalvelut-yksikön yksikönjohtaja. 4 Yhteystaho rekisteriä koskevissa asioissa Rekisterin omistaja on nimennyt jokaiselle toimintalinjalle rekisteriasioita hoitavan henkilön. Monipalvelut- ja Tuotantoyksiköiden toimintalinjat on esitetty kohdassa 15 Rekisterihallinto. Monipalvelut- ja Tuotanto-yksiköiden toimintalinjat vastaavat järjestelmän käyttäjinä omien asiakkaidensa tietojen käsittelystä, asiakastietojen oikeellisuudesta, rekisteröidyn informoinnista, rekisteriselosteiden nähtävillä pidosta sekä rekisteröidyn oikeudesta tarkistaa ja oikaista itseään koskevat tiedot. 5 Rekisterin käsittelyn tarkoitus ja peruste Asiakassuhde. Kotiateriatoimitusten sekä potilas- ja asukasruokailun järjestäminen ravintokeskuksista huomioiden asiakas/potilaskohtaiset ruokavaliot. 6 Rekisterin tietosisältö/ tietotyypit Järjestelmä muodostuu asukas-, potilas- ja asiakaskohtaisten ateriatilausten, toimitustietojen ja asiakaslaskutuksen tiedoista. Rekisteri sisältää kotiateria- ja potilasruokailuasiakkaan ateriatilaukset, toimitustiedot ja asiakaslaskutuksen tiedot seuraavasti: Asiakkaiden henkilö-, yhteys- ja omaistiedot.

2 REKISTERISELOSTE 2 (7) Asiakastiedot (kotiateria-asiakas): Etu- ja sukunimi Osoitetiedot Puhelinnumero Lisätieto, käytetään ateriakuljetuksien informoimiseen, näkyy ajolistoilla kuljettajille vaihtelevasti eri asiakkaiden kohdalla o asiakkaan puhelinnumero o kotihoitotiimin puhelinnumero o omaisen puhelinnumero o toimitukseen liittyvää tietoa esim. avaa kannet, jätä pöydälle, voi jättää annoksen oven taakse o asiakkaan fyysiseen kuntoon liittyvää tietoa esim. kuulee huonosti ovikellon Avainkoodi Ovikoodi Laskutus yhteyshenkilön tiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite) Yhteyshenkilöiden tiedot esim. omainen (nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite) Infotiedot (vapaata tekstiä asiakkaan tilaustiedoista, ateriatoimituksiin liittyvistä tiedoista) Ruokavaliotiedot Asiakastiedot (Asukas/potilasruokailuasiakas): Etu- ja sukunimi Potilastietojen tallennus käsin; tehty kuvitteellinen hetu, koska tietokenttä on ohjelmassa pakollinen Potilastiedot tulevat liittymän kautta; hetu -kenttä näkyy tyhjänä Ruokavaliotiedot 7 Tietojen saantikuvaukset ja tietolähteet Aromi -järjestelmän tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään asiakkaalta tai hänen edustajaltaan saadun tiedon perusteella. Tiedot päivitetään Monipalvelut- ja Tuotanto-yksiköissä ajantasaisesti tietojärjestelmään joko manuaalisesti tai skannaamalla tilauslomakkeelta (kotiateriat) tai Pegasosliittymän kautta (potilasateriat). Pegasosjärjestelmä tuottaa Aromijärjestelmään (Mysli) potilaan ruokailuun tarvittavia tietoja

3 REKISTERISELOSTE 3 (7) huone, vuode, potilaan nimi 8 Säännönmukaiset henkilötietojen luovutukset Sairaalan osastoilla olevat tilaajat täydentävät potilaan ateriointitietoja Web-Myslissä. ruokavalio muut ateriatiedot (juoma, leipä yms. tiedot) lisätieto esim. käyttää nokkamukia Rekisteristä luovutetaan kotiaterioiden osalta tietoja kotihoidon henkilöstölle ja kotiateria-asiakkaille. asiakkaan etu ja sukunimi osoite aterian toimitustapa (kuuma, kylmä) toimituspäivät aterioiden toimitusten sulkuajat ruokavaliotiedot leipätiedot Ateriakuljetuksista vastaaville kuljetushenkilöille luovutetaan joka toimituspäivä ajoreitin mukainen ajolista, josta ilmenee asiakkaan etu ja sukunimi osoite ovikoodi avainkoodi ajoreitin tiedot (auto, pudotuspaikka) asiakkaan/kotihoidon/muun yhteyshenkilön puhelinnumero ruokavalio tilatut ateriat ja niiden toimitustapa (kuuma, kylmä) lisätieto (toimitukseen liittyvää tietoa esim. avaa kannet, jätä pöydälle, voi jättää annoksen oven taakse, asiakkaan fyysiseen kuntoon liittyvää tietoa esim. kuulee huonosti ovikellon) Aromijärjestelmä tuottaa asiakaslaskutusaineistoa Sap laskutusjärjestelmään. Sapista toimitetaan varsinaiset laskut asiakkaille. Sapin asiakastiedot sisältävät vain laskutuksen tiedot laskun saaja (asiakasnumero, nimi, osoite)

4 REKISTERISELOSTE 4 (7) 9 Rekisteritietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 10 Rekisterin suojaamisen periaatteet Rekisteristä ei siirretä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsitteleviä henkilöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. Tietoverkon käyttäjillä on henkilökohtaiset salasanat ja käyttäjätunnukset, joita vaihdetaan määrävälein tai jotka annetaan sijaisuuksia hoitaville tietyksi määräajaksi. Nämä tunnukset tarvitaan, jotta päästään käyttämään mitään Palvelukeskuksen järjestelmiä. Aromi-järjestelmän käyttäjillä on omat salasanat ja käyttäjätunnukset. Yksiköiden esimiehet päättävät käyttöoikeuksien myöntämisestä, muuttamisesta ja poistamisesta. Käyttöoikeudet annetaan yksiköissä erikseen tietojen katseluun, tallentamiseen ja muuttamiseen työtehtävien edellyttämässä laajuudessa. Aromi-järjestelmä rekisteröi tietojen tallentamisen. Tietojen katselua Aromi järjestelmä ei rekisteröi. Palvelukeskuksen ulkopuolisia Aromin käyttäjiä koskee samat käyttöoikeushallintasäännöt. Ulkopuolisia käyttäjiä ovat esim. sairaalan osastoilla olevat tilaajat (sairaanhoitohenkilöstö). Nämä tilaajat tallentavat sähköisesti potilasruokailutietoja ja tilauksia suoraan Palvelukeskuksen Aromi järjestelmään. Ulkopuoliset käyttäjät saavat oikeudet vain Aromi järjestelmän Web-Mysli-moduuliin ja niihin osastoihin, joissa työskentelevät. Aromi järjestelmä on Palvelukeskuksen palvelimella, johon on yhteys kaupungin tietoliikenneverkossa olevilta Palvelukeskuksen yksikköjen työasemilta sekä erikseen sovituilta ulkopuolisten asiakkaiden verkosta. Ulkopuoliset yhteydet sovitaan ja avataan aina erikseen tapauskohtaisesti Palvelukeskuksen tietohallinnon ja ulkopuolisen asiakkaan tietohallinnon kesken. Rekisteri ei ole yhteydessä muihin henkilörekistereihin. Asiakkaan henkilö- ja yhteystiedot säilytetään järjestelmässä.

5 REKISTERISELOSTE 5 (7) Hävittämisessä noudatetaan arkistolaitoksen kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. 11 Tarkastusoikeus Asiakas, kotihoito, kotihoidon ilmoittama omainen tai yhteyshenkilö voi esittää tarkastuspyynnön asiakkaan tietoihin henkilökohtaisesti tai kirjallisesti Palvelukeskuksen Monipalvelut- ja Tuotanto-yksikössä rekisterin vastuutaholle. Tarkastusoikeus on henkilökohtainen. Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet. Rekisteröidylle varataan mahdollisuus tutustua häntä koskeviin tietoihin ja pyydettäessä tiedot annetaan kirjallisesti pyytäjän esittämässä laajuudessa järjestelmään kirjatulle yhteyshenkilölle määriteltyyn osoitteeseen. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. 12 Oikeus vaatia tiedon korjaamista Asiakastietoja voidaan korjata Aromi-järjestelmään. Korjatuista tiedoista säilyy vain voimassaoleva korjattu tieto. Asiakas, kotihoito tai kotihoidon nimeämä edustaja tekee tietoa/tietoja koskevan oikaisupyynnön siihen yksikköön, jossa merkintä on tehty. Mikäli asiakkaan vaatimusta tiedon korjaamisesta ei hyväksytä, kieltäytymisestä annetaan tarvittaessa todistus, josta ilmenee syyt tiedon korjaamisen epäämiseen. Todistukseen liitetään ohjaus asian saattamiseksi tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. 13 Rekisteritietojen luovutus Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä luovutetaan lakiin perustuvan tiedonsaantioikeuden nojalla. Rekisteröidyn ei tarvitse esittää nimenomaista tietojen luovutuskieltoa. 14 Rekisteröidyn informointi Asiakkaita informoidaan heidän henkilötietojensa käsittelystä pääsääntöisesti asiakassuhteen alkaessa. Rekisteriseloste pidetään nähtävillä Palvelukeskuksen kotisivuilla. Se on myös nähtävillä Helsingin kaupungin www-sivuilla.

6 REKISTERISELOSTE 6 (7) 15 Rekisterihallinto; sen päätösvalta ja tehtävät Rekisteriasioita hoitavana henkilönä voi olla esim. järjestelmän pääkäyttäjä tai asiakaspalvelusihteeri. Aromi-järjestelmässä on Palvelukeskuksen Monipalvelut- ja Tuotanto-yksiköiden mukainen organisaatiorakenne. Monipalvelut-yksikössä on 5 toimintalinjaa: alueet 1 5 ja Tuotanto-yksikössä 3 toimintalinjaa: yhteiset, tuotanto ja logistiikka. Toimintalinjojen esimiehet hakevat järjestelmän käyttöoikeudet alaisilleen henkilöille. Aromijärjestelmän pääkäyttäjä myöntää käyttöoikeudet tarvittaessa Palvelukeskuksen ulkopuolisille käyttäjille tai käyttäjille, jotka työtehtäviensä mukaisesti tarvitsevat käyttöoikeuden kahteen tai useampaan yksikköön. Tämän lisäksi pääkäyttäjä yhdessä rekisterihoitajien kanssa huolehtii rekisteriselosteen ja -kuvauksen laatimisesta ja ylläpidosta rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidosta rekisterihoitajan/-hoitajien nimeämisestä ja heidän tehtäviensä määrittelystä järjestelmän käytön ohjeistamisesta ja riittävän koulutuksen järjestämisestä käyttäjille. Rekisterihoitajien tehtävät rekisterin suojaaminen, arkistointi ja hävittäminen tietojen säännönmukaiset luovutukset Aromi-järjestelmän ylläpitoa ja järjestelmäteknisiä muutoksia hoitaa keskitetysti Palvelukeskuksen tietohallinto. Aromi-järjestelmästä on sovelluskohtaiset käyttäjän käsikirjat, joita Aromi-pääkäyttäjä pitää ajan tasalla. Aromi -järjestelmää käyttöönotettaessa pääkäyttäjät saavat järjestelmään koulutuksen. Pääkäyttäjät antavat käyttäjäkoulutuksen Monipalvelut-yksikön toimintalinjoille ja mahdollisille ulkopuolisille käyttäjille (esim. sairaalan

7 REKISTERISELOSTE 7 (7) osastojen käyttäjät).