PÖYTÄKIRJA OSAKUNNAN HALLITUKSEN KOKOUKSESTA 4/2015 Aika: 18.2.2015 klo 17.00 Paikka: HO / Paasikivi Paikalla: Pekka Hassinen Olga Penkkilä Maija Häkkinen Taneli Laine Ville Timonen Jenni Rönkkö Jukka Heliö Laura Kylliäinen Taru Toivanen Teemu Laakso kuraattori varapuheenjohtaja (poistui kohdassa 13.c) sihteeri toiminnanohjaaja taloudenhoitaja Poissa: Saara Leino 1. Avaus Kuraattori Pekka Hassinen avasi kokouksen kello 17.34. 2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Kokous oli kutsuttu koolle yli kolme päivää aikaisemmin sekä kokouksessa on paikalla vaadittava määrä hallituslaisia. 3. Työjärjestys Siirrettiin kohdat 15. Kiinteistöosakeyhtiöiden hallituspaikat, 16. Tanhutreenit ja 17. Lahja Julinin perinnönjakoehdotus kohdan 5. Ilmoitusasiat jälkeen ja muutettiin numerointi vastaavasti eteenpäin. Esityslista hyväksyttiin työjärjestykseksi tehdyin muutoksin (liite 1). 4. Edellisen kokouksen pöytäkirja Edellisen kokouksen pöytäkirja 3/15 hyväksyttiin muutoksitta.
5. Ilmoitusasiat Toiminnanohjaaja Taneli Laine ilmoitti virkailijavaihdon olevan 7.-8.3. Paikka on vielä varmistumatta. Teemu Laakso ilmoitti, että on puhunut Tiensuun kanssa, että säätiö voisi varautua mahdollisesti neljän kesäisännän palkkaamiseen. Kuraattori Hassinen kertoi, että säätiö päätti maanantain kokouksessaan antaa osakunnalle luvan neljänteen kesäisäntään mikäli se koetaan tarpeelliseksi. 6. Kiinteistöosakeyhtiöiden hallituspaikat Sähköpostitiedusteluun vastanneiden hallituslaisten kiinnostuksien perusteella ilmoitettiin maanantaina 16.2. olleeseen säätiön kokoukseen seuraavanlainen lista, joka hyväksyttiin siellä muutoksitta. Ida Aalbergintie 1, Laura Kylliäinen Kämnerintie 7, Teemu Laakso Kämnerintie 4, Jenni Rönkkö Palovartijantie 13-17, Olga Penkkilä Maapadontie 2, Jukka Heliö 7. Tanhutreenit Yksi tanhuohjaaja on ilmoittanut käytettävyytensä ja halukkuutensa tulla opettamaan hallitusta. Hänen nimensä on Varpu Heinonen ja on Seurasaaren kansantanssijoiden ohjaaja ja koreografi. Hän veloittaa 35 /45 min. Jukka Heliö ilmoitti, että ei tanhua, sillä on ruotsissa Pitojen aikaan. Olga Penkkilä ilmoittaa perjantaina onko kyvykäs osallistumaan tanhuun. Päätettiin pyytää kolmet harjoitukset, jotka jokainen on 1,5 tuntia kestoltaan. Harjoituksista kaksi olisi hyvä olla mahdollisimman pian ja yksi lähempänä pitoja. Välissä harjoittelemme keskenämme sekä pidetään oma kenraaliharjoitus. Velvoitettiin sihteeri päättämään harjoittelupäivät Varpun kanssa ja ilmoittamaan ne hallitukselle.
8. Lahja Julinin perinnönjakoehdotus Jenni Rönkkö perehdytti hallituksen tilanteeseen. Ensimmäisessä testamentissaan Lahja Julinin omaisuus oli jaettu miehelle ja hänen lapsilleen. Miehen kuoltua Julin kirjoitti uuden testamentin, missä kaikki omaisuus annetaan Hämäläis- Osakunnalle. Toissijaiset perilliset eivät olleet tyytyväisiä vaan ovat ehdottaneet jo aikaisemmin yhtä jakoratkaisua, missä kaikki omaisuus olisi jaettava tasan. Tätä ehdotusta Osakunta ei hyväksynyt. Hämäläis-Osakunta teki oman ehdotuksensa jakoratkaisuksi, mitä toissijaiset perilliset eivät hyväksyneet. Edellisellä viikolla he lähettivät uuden jakoratkaisun ehdotelman, mikä vastaa paljon sitä mihin Osakunnan lakimies oli osannut varautua. Kuraattori Hassinen kertoi, että edellisenä vuonna Osakunnan yleiskokouksessa on päätetty, että mikäli helmikuun loppuun mennessä perinnönjaossa ei olla päästy päätökseen, asia viedään pesänjakajalle. Taneli Laine kertoi, että Osakunnalle haetaan tuomioistuimelta pesänjakajaa ja hakemukseen voi kirjoittaa pyynnön tietyn pesänjaksajan valitsemisesta. Kuraattori Hassinen ehdottaa, että siirrytään pesänjakajan hankintaan. Ehdotus sai kannatusta hallitukselta ja se hyväksyttiin. Jenni Rönkkö toimii edelleen yhteyshenkilönä asianajajan kanssa. 9. Tehdyt edustusvierailut Laura Kylliäinen sekä Olga Penkkilä olivat PPO:n vujuilla, joissa vaihtui myös heidän kuraattorinsa. Lauralle myönnettiin heidän värit, jotka on jo aiemmin myönnetty Olgalle. Vuosjuhlalahjaksi vietiin kauniisti paketoitua skumppaa sekä Kismet Marianne -keksisuklaata. 10. Toiminnanohjaajan asiat Toiminnanohjaaja Taneli Laine kertoi asioiden menevän hyvin. Edellisenä päivänä laskiaisriehassa oli mennyt hyvin ja mukana oli ollut yli kymmenkunta osakuntalaista. Osakunnalla asiat sujuu mallikkaasti. Hän nosti esille haluaako osakunta osallistua Akateeminen Helsinki -tapahtumaan, jossa pidettäisiin ovet avoinna ja järjestettäisiin osakuntakierroksia yhden päivän ajan. Olga Penkkilä pohjusti tapahtumaa enemmän ja kertoi
tapahtuman olevan 26.-28.3. ja yhtenä päivänä olisi tarkoitus pitää ovet avoinna. Kuraattori Pekka Hassinen kannatti ajatusta ja huomautti, että mikäli Merimaalla on valittuna päivänä vapaata hän voisi lisätä kierroksen viihtyvyyttä käymällä Tavastialla. Taneli ilmoittaa osakunnan mukaan tapahtumaan. Huoneistomestarin toimissa ei ole vieläkään havaittu merkittävää parannusta. Yleisvaliokunnan hallitusvastaava Teemu Laakso on muutaman kerran yrittänyt soittaa huoneistomestarille, mutta puhelut eivät ole menneet läpi, joten yhteyttä ei ole saatu. Muillakin virkailijoilla on ollut vaikeaa saada huoneistomestarilta vastauksia. Laura Kylliäinen painottaa, että on tärkeä saada kunnolla juteltua Eeva Häkkisen kanssa, jotta oikeat syyt viran toimien laiminlyöntiin saadaan selville. Tarkoitus ei edelleenkään ole syyttää ketään vaan saada selville syyt, jotta tiedetään miten olisi paras edetä asian hoitamisessa. Kuraattori Pekka Hassinen ottaa yhteyttä Häkkiseen paremman yhteyden toivossa. Päätettiin, että mikäli huoneistomestariin ei saada kunnollista yhteyttä helmikuun aikana virka asetetaan uudestaan avoimeksi ja maaliskuun yleiskokouksessa valitaan uusi henkilö virkaan. Toiminnanohjaaja ilmotti, että Turvatiimin kanssa on ollut ongelmia. Joko hälytyksiin ei vastata ollenkaan tai vasta useampi tunti myöhemmin saapuu vartija tarkistamaan tilannetta. Osakunnalla on käynyt valituksien jälkeen heidän esimies yhdessä kahden vartijan kanssa katsomassa kaikki hälyttimien paikat ja tarkistamassa koodit, joten parannusta toimintaan pitäisi olla tulossa. Meidän hälytyskeskuksessamme on myös ollut välillä yhteyskatkoja. Turvatiimille tulee ilmoittaa kilpailutusaikeemme, jotta he voivat parantaa toimintaansa ja näyttää meille olevansa oikea yhtiö vartioimaan osakuntaamme. Siivousyrittäjän lähettämään sähköpostiin ei ole vielä vastattu. Päätettiin käydä kaikki kesän sopimuksiin liittyvät irtisanomiset ja tauot kohdassa 18. Muut asiat. 11. Taloudenhoitajan asiat a. Edustuskulujen maksukäytäntö Taloudenhoitaja Ville Timonen tiedusteli mikä on edustuskulujen maksukäytäntö. Tuleeko edustajista maksaa osakuntalaisten hinta vai seniorihinta. Entä hoitavatko edustajat maksun itse, jonka jälkeen hakevat kulukorvauksen vai maksaako taloudenhoitaja kaiken, jonka jälkeen laskuttaa edustajaa mahdollisesti silliksestä tai muista kuluista.
Olga Penkkilä kertoi, että suurimmalla osalla juhlista edustajat kuuluvat muut/seniorihintaan. Yleensä pitäisi olla selkeästi merkittynä mitä edustajien kuuluu maksaa osallistumisestaan. Päätettiin, että taloudenhoitaja maksaa kaiken ja laskuttaa erikseen edustajaa mikäli laskutettavaa tulee. Mikäli maksutietoja ei ole annettu kutsun yhteydessä tulee edustajan huomata lähettää hänelle tulevat maksutiedot eteenpäin taloudenhoitajalle. 12. Saapunut posti Ei ole saapunutta postia. 13. Saapuneet kutsut a. Varsinaissuomalainen osakunta 109 vuotta 21.3. Jukka Heliö harkitsee osallistumista. Ilmoittaa lähipäivinä, jotta tarpeen tullessa lähetetään kutsu virkailijalistalle. b. Satakuntalais-Hämäläinen Osakunta 90 vuotta 14.3. Jenni Rönkkö kysyi maksetaanko matkakulut edustajalle, johon kuraattori totesi, että se ei ole tapana. Kukaan hallituslainen ei ollut kiinnostunut osallistumaan juhliin, sillä ne ovat samaan aikaan Hämäläisten Pitojen kanssa. Kutsua ei lähetetä virkailijalistalle. Sihteeri välittää pahoittelut osakunnalle. c. Etelä-Pohjalainen Osakunta 107 vuotta 21.3. Maija Häkkinen ja Jenni Rönkkö ilmoittivat kiinnostuksensa. d. Wiipurilainen Osakunta 362 vuotta 7.3. Kukaan hallituslaisista ei ollut kiinnostunut osallistumaan juhliin. Kutsu lähetetään virkailijalistalle. e. Åbo Nation 372 år 21.3. Kuraattori Pekka Hassinen ja Jukka Heliö ilmoittivat kiinnostuksensa. Jukka Heliö perui harkitsevansa VSO:n juhlia, joten sen kutsu välitetään virkailijalistalle. f. Limes ry 79 vuotta 19.3. Kukaan hallituslaisista ei ilmoittanut kiinnostustaan. Kutsua ei lähetetä virkailijalistalle.
14. Valiokuntien ja kerhojen kuulumiset (liite 2) Liitteen lisäksi Jukka Heliö kertoi, että Juristikerho on löytänyt sotalippunsa. Kristojen jatkoja varten mietityistä paikoista ainoastaan SatO on tällä hetkellä varteenotettava. Juristikerhon puheenjohtaja Paula Talonen pyrkii neuvottelemaan vuokran suuruutta edullisemmaksi tai tarjoamaan osakuntaamme heidän käyttöönsä vaihtokauppoina. Laura Kylliäinen ilmoitti, että HOS:n puheejohtaja Juha Sund ei ole vieläkään vastannut yhteydenottoyrityksiin. Sund on muutaman kerran soittanut toiminnaohjaajalle joistakin osakunnan tapahtumista, mutta yleisesti on jäänyt kovin sekava olo asioiden hoitamisesta. HOS:n sisäisenkin tiedonkulun on ymmärretty olevan vaikeaa. Heiltä on kysyttävä kuinka ovat lähteneet parantamaan näkyvyyttään osakuntalaisille, sillä ainakaan kukaan hallituslaisista ei ole huomannut mitään muutosta. Kylliäinen yrittää, josko Sundiin saisi paremmin yhteyttä facebookin kautta. Hän ottaa myös yhteyttä kapellimestariin selvittääkseen, että hän on tietoinen mikä on HOS:n tämän hetken tilanne. Hänen palkkansa kun on kiinni tässä asiassa. Todettiin, että myös HOS:n säännöissä on joitakin kyseenalaisia kohtia. Sääntöjä on pyritty uudistamaan jo aikaisemmin, mutta asia jäänyt kesken. Pekka Hassinen on yhteydessä edellisen vuoden HOS:n hallitusvastaavaan Anna Zittingiin ja kysyy tältä säännöistä. Kaikkien hallituslaisten tulee käydä kerhojensa ja valiokuntansa säännöt läpi. Taru Toivanen olisi halunnut sopia Olga Penkkilän kanssa kerhojen yhteisestä kevätkokouspäivästä, mutta Penkkilä olikin jo poistunut kokouksesta kiireiden takia. Ajatuksena oli, että ensi viikon keskiviikkona voisi järjestää kokoukset, koska silloin on fuksi-info ja kerhot saataisiin tuotua hyvin esille. Toivanen myös muistutti, että kaikki hallituslaiset kannustaisivat kaikkia virkailijoita mukaan fuksi-infoon. Kuraattori Hassinen kertoi, että voisi itsekin osallistua. 15. Ulkojäsenhakemukset Ei jätettyjä ulkojäsenhakemuksia. 16. Määräraha-anomukset Ei jätettyjä määräraha-anomuksia.
17. Tilahakemukset Ei jätettyjä tilahakemuksia. 18. Muut asiat a. Sopimukset kesäremontin aikana Taloudenhoitaja Ville Timonen sekä Teemu Laakso ilmoittivat vartioinnissa, siivouksessa ja Lindtrömin -palveluissa olevan kaikissa kolmen kuukauden irtisanomisaika. Laakso huomautti, että vartiointia ei olisi suotavaa irtisanoa edes remontin ajaksi. Lindströmin tarjoamia palveluille ei ole vaihtoehtoisia tarjoajia, joten heidän kanssaan on sovittava vain tauko. Siivoussopimus halutaan irtisanoa ja se on tehtävä mahdollisimman pian, jotta sopimus lakkaisi toukokuun puolivälin jälkeen. Koska kohta on käsitelty muissa asioissa ei päätökset ole pitäviä. Sihteeri Maija Häkkinen kutsuu sähköpostikokouksen, jossa päätös hankitaan. 19. Kokouksesta tiedotettavat asiat Päätettiin tiedottaa helmikuun yleiskokouksessa sekä nettisivujen ajankohtaista-kohdassa perinnön tilanteen muutoksista. Nettisivujen ajankohtaista-kohtaan laitetaan myös näkyviin kiinteistöosakeyhtiöiden hallitusjäsenet. 20. Seuraava kokous Päätettiin järjestää doodle hallituksen kokouksista 5 ja 6. Sihteeri tekee doodlen, johon laitetaan kaikki maaliskuun keskiviikot ja torstait. Kahviministerit arvotaan doodlen perusteella molempiin kokouksiin. Kuraattori Hassinen ehdottaa, että kokoukset aloitettaisiin tulevaisuudessa aina kello 17.30 ellei jo etukäteen tiedetä kokouksessa olevan paljon käsiteltävää. Tilinpäätöksen läpikäynnit ehdotettiin myös pidettävän erillisinä tapahtumina hallituksen kokouksien ulkopuolella, jotta kokouksissa päätökset saataisiin tehtyä nopeammin. Edelliset ehdotukset hyväksyttiin.
Taloudenhoitaja Timonen muistuttaa kaikkia ensi viikon tiistaina olevasta talousiltakoulusta. 21. Kokouksen päättäminen Kuraattori Pekka Hassinen päätti kokouksen kello 18.47. Tämän pöytäkirjan vakuudeksi Hämäläisten talossa Pekka Hassinen Kuraattori Maija Häkkinen Sihteeri