Kansallisarkisto VAPA -palvelun käyttöönotto



Samankaltaiset tiedostot
VAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO]

VAPA YLEISKUVAUS ARKISTOLAITOKSEN SÄHKÖISEN SÄILYTTÄMISEN PALVELUSTA

Kansallisarkisto VAPA -palvelu

VAPA-palvelukuvaus v. 2.2 [ ]

Arkistolaitos VAPA -palvelu

Palvelukuvaus v Alkujaan digitaalisen aineiston vastaanoton ja säilyttämisen palvelu

Kansallisarkisto. SÄHKE2-siirtotiedoston testauspalvelu

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot

REKISTERI- JA TIETOKANTA-AINEISTOJEN SIIRTÄMINEN VAPA-PALVELUUN

JHS 156 suosituksen päivitys

Kokemuksia PDF/A:sta Arkistolaitoksen VAPApalvelussa

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/ /2009. Keskeisiä käsitteitä

Sähköinen säilyttäminen

Kansallinen digitaalinen kirjasto ja arkistopalvelut

SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT

Asiakirjallisten tietojen metatietojen tuottamisen periaatteet

Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto. Ilmari Hyvönen

SÄHKE2-SOVELLUSAUDITOINNIT

Liperin kunnan päätöksenteko- ja asianhallinta (hallinnolliset asiat)

Kansallisarkiston sähköisen säilyttämisen palvelut kuntien teknisen sektorin käyttöön. Markus Merenmies

VAPAN KÄYTTÖÖNOTTO Pilotoinnin loppuraportti

Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

Kansallisarkisto SÄHKE2-AUDITOINNIT PALVELUKUVAUS. v. 1.0 ( )

Henkilötietolain (521/1999) 10 ja 24 :ssä säädetyistä tiedoista koostuva tietosuojaseloste. Tietosuojaseloste on laadittu

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017

MATKUSTAJAREKISTERIÄ KOSKEVA REKISTERISELOSTE

Kansallisarkisto ja xxxxxxx

VALTIONEUVOSTON JA EDUSKUNNAN YHTEISTEN ASIAKIRJOJEN JA NIIHIN RINNASTETTAVIEN TIETOAINEISTOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS

Fairdata PAS-palvelu

TTA-PASin etenemissuunnitelma ja kustannukset

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö

Kansallinen digitaalinen kirjasto

Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) Hallintoyksikkö /2011/561 Kansallisarkisto

JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta

Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto Sosiaalihuollon metatietomalli Metatietoesimerkit

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö

Tietosuojaseloste. Trimedia Oy

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017

Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

Syntysähköisten. Markus Merenmies / Kansallisarkisto

VEROHALLINNON VEROVUOSIEN YHTEISÖJEN JA YHTEISETUUKSIEN TULOVEROTUKSEN JULKISTEN TIETOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS SÄHKÖISESSÄ MUODOSSA

Tiera Sähköinen arkistointi. Palvelukuvaus. Sopimus Tiera Sähköinen arkistointi-palvelusta. Salon kaupunki Saapunut /

Yleiset toimitusehdot Asiantuntijapalvelut

Ohje digitaalisessa muodossa olevan aineiston siirtoon ja allekirjoittamiseen vaadittavien avainten muodostamisesta

ULOSOTON TIETOJÄRJESTELMÄN VUOSIEN TIETOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO

Kansallisarkiston päätökset opinnäytteiden pysyvästä säilyttämisestä

SÄHKE-hanke. Tekninen mallintamisen Siirtotiedoston metatietokuvaukset

PAS-RATKAISUN PALVELUKUVAUS

KDK: Finna ja pitkäaikaissäilytys

eams-foorumi ja keskustelutilaisuus JHShankkeista

Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

Laki rakennusten energiatodistustietojärjestelmästä

on oikeus lunastaa Vuokrauskohde omistukseensa. Normaalitapauksessa

Potilastiedon arkistoon liittyminen 6 kk tukikokous

LUONNOS Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä

Lahden kaupunki. Sähköiseen arkistointiin siirtyminen ja kokemuksia luvanhakuprosessista

LUOVUTUSKIRJA KUOPION KAUPUNKI JÄRVISEUDUN TYÖTERVEYS OY

SOPIMUS PALMIA-LIIKELAITOKSEN TIETTYJEN LIIKETOIMINTOJEN LUOVUTUK- SESTA HELSINGIN KAUPUNGIN [X] OY:N. välillä. [. päivänä kuuta 2014]

RATKAISU REAALIAIKAISEEN TIEDONSIIRTOON NIINIPLUS PROJEKTIPANKKI INTEGRAATION - PIKAOPAS

Varmennepalvelu Yleiskuvaus Kansallisen tulorekisterin perustamishanke

Pitkäaikaissäilytys lainsäädännön näkökulma. Jorma Waldén

Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

Palvelusopimus. Meri-Lapin kuntapalvelut liikelaitoskuntayhtymä. Kemin kaupunki

SAVONIA-AMMATTIKORKEAKOULUN OMAISUUDEN JA TOIMINNALLISEN KOKONAISUUDEN LUOVUTUSSOPIMUS, APPORTTIOMAISUUDEN LUOVUTUSKIRJA

Pitkäaikaissäilytyksen toteutuksen erityispiirteet. TTA:n pitkäaikaissäilytyksen keskustelutilaisuus Kimmo Koivunen

Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

Facta palvelimien uusiminen Helsingin kaupunki

PAS-tilanne ja julkaistujen opinnäytteiden pitkäaikaissäilytykseen liittyvä prosessi ja edellytykset

Keskitetty digitaalisen säilyttämisen palvelu osana KDK arkkitehtuuria Kimmo Koivunen CSC Tieteen tietotekniikan keskus

Maanmittauslaitoksen palvelut. Osakeluettelonsiirto Huoneistotietojärjestelmään Anu Laaksonen / Erkki Tapola

Asio-opetuksensuunnittelun ja Oodin integraatio Web Servicellä

Sähköinen asiointi. Sari Anetjärvi lakimiesasessori

Punkalaitumen kunta ja. Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus. Valtori

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto Sosiaalihuollon metatietomalli Metatietoesimerkit

Käyttöehdot Omakannan Omatietovaranto

Liite D: Poikkeamispäätösten ja suunnittelutarveratkaisujen mallinnus tiedonsiirtoa varten

Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen

Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

Muistio korkeakoulun rekisterissään ylläpitämien tietojen teknisestä tietojenkäsittelypalvelusta

SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT

Kolme vuotta digitaalista pitkäaikaissäilytystä

Liite 2 : RAFAELA -aineiston elinkaaren hallinta

Pitkäaikaissäilytyksen toiminta ja ylläpito

Toimintojen luovutuspäivä on kello 00:00:01 ( Luovutushetki ).

Verkkopalkan palvelukuvaus

KAUPPAKIRJA. Määräalalla tai tonteilla ei ole sellaisia rakennuksia, rakenteita tai laitteita, jotka olisivat kaupan kohteina.

SATASERVICEN TIETOSUOJAKÄYTÄNTÖ

Vastuuhenkilö: Nimi: Hyvinvointivastaava-varhaiskasvatuksen johtaja

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Potilastiedon arkiston käyttöönotto ja arkistonhoitaja. Kela, Kanta-palvelut,

Luonnos VUOKRASOPIMUS 1 OSAPUOLET. (1) Vuokranantaja. Lappeenrannan kaupunki ( ) PL 11, Lappeenranta.

Aineistojen paketoinnin pilotit PAS-seminaari 2013 Kuisma Lehtonen

Luonnos KAUPPASOPIMUS 1 OSAPUOLET. Lappeenrannan kaupunki, Y-tunnus: PL 11, Lappeenranta. ( Ostaja )

SecGo. Sähköinen allekirjoitus ja sen käyttö. Ari-Pekka Paananen, SecGo VE Oy Director,technology

Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

Massadigitoinnin kokonaisuus

Transkriptio:

Kansallisarkisto VAPA -palvelun käyttöönotto Kuvaus tarjottavista palveluista ( Palvelukuvaus ) Kansallisarkisto Rauhankatu 17 PL 258, 00171 Helsinki Puh. Tel. (09) 228 521 kansallisarkisto@narc.fi Riksarkivet Fredsgatan 17 PB 258, 00171 Helsingfors Fax (09) 176 302 http://www.narc.fi

2 (10) Sisällysluettelo YHTEENVETO 3 JOHDANTO 5 1. VAPA -PALVELUN KOKONAISKUVA 5 2. VAPA -PALVELUN SISÄLTÖ 6 2.1. Aineiston siirtäminen 6 2.2. Aineiston julkisuus ja käyttörajoitukset 7 2.3. Aineiston säilyttäminen 7 2.4. Aineiston käyttö 7 2.4.1. Aineiston suorakäyttö 7 2.4.2. Tietopalvelun järjestäminen 7 3. VAPA -PALVELUN KÄYTTÖÖNOTTO 8 3.1. Sähköisen säilyttämisen luvan hakeminen 8 3.2. Siirtosopimuksen laatiminen 8 3.3. Siirtomenettelyn luominen 8 3.4. Siirrettävän aineiston valmistelu 9 3.5. Siirtomenettelyn tarkistaminen 9 3.6. Suorakäytön käyttöönotto 9 3.7. Aineiston luovuttaminen 10 4. TUKIPALVELUT 10 4.1. VAPA -palvelun käyttöönoton tuki 10 4.2. VAPA -palvelun tuotantokäytön tuki 10 LIITE Luovutussopimusmalli

3 (10) YHTEENVETO Valtionhallinnon organisaatiot (jatkossa myös lyhyesti organisaatiot) tuottavat enenevässä määrin sähköistä asiakirja-aineistoa, jonka alkuperäinen tai ainoa muoto on digitaalinen. Kansallisarkisto tarjoaa arkistolaissa säädettynä tehtävänään ns. VAPA - palvelun näiden aineistojen säilyttämiseen. VAPA -palvelun keskeisenä tehtävänä on pysyvästi säilytettävän, digitaalisessa muodossa olevan asiakirja-aineiston vastaanottaminen ja säilyttäminen. Palvelu varmistaa digitaalisen asiakirja-aineiston todistusvoimaisuuden, alkuperäisyyden, käytettävyyden ja eheyden. Palvelu mahdollistaa myös aineistojen tarjoamisen asianosaisten, tutkijoiden ja kansalaisten käyttöön aineistoon määritellyt käyttöoikeudet sekä aineiston käyttäjien toimivaltuudet huomioiden. Valtionhallinnon organisaation on mahdollista hyödyntää VAPA -palveluun siirtämäänsä aineistoa myös ns. suorakäyttörajapinnan kautta. Sen kautta organisaatio voi noutaa palveluun siirtämänsä aineiston omaan asianhallinta- tms. järjestelmäänsä. Suorakäyttö tarjoaa keinon noutaa asiakirjoja, ei kuitenkaan niiden palauttamista. Liitettäessä noudettu asiakirja osaksi käsiteltävää tehtävää, saa se uuden yksilöintitunnuksen. VAPA -palvelun näkökulmasta se on näin eri asiakirja kuin mitä noudettu on. Valtionhallinnon organisaation halutessa käyttää VAPA -palvelua ja siirtää sinne asiakirja-aineistojaan, täytyy 1. organisaatiolla olla arkistolaitoksen myöntämä sähköisen säilyttämisen lupa sille tietojärjestelmälle, josta aineistoja siirretään VAPA -palveluun (lupa myönnetään kullekin tietojärjestelmälle erikseen); sekä 2. organisaation ja arkistolaitoksen allekirjoittaa keskinäinen siirto- ja säilytyssopimus (jatkossa myös lyhyesti siirtosopimus), jolla osapuolet määrittelevät siirtoon liittyvät käytännöt, vastuut ja velvoitteet. 1 VAPA -palveluun siirretyn aineiston omistusoikeudet säilyvät ne luoneella organisaatiolla (tai organisaatiolla, joka jatkaa ko. aineiston siirtäneen organisaation toimintaa tai jolle aineistoa siirtäneen organisaation tehtävät ovat muuten siirtyneet) siihen saakka, kunnes organisaatio ja arkistolaitos allekirjoittavat keskinäisen ns. luovutussopimuksen, 2 jolla nämä oikeudet siirtyvät ensiksi mainitulta jälkimmäiselle. Aineistoa koskevien oikeuksien siirtämisen yhteydessä myös sen tietopalvelutehtävät siirtyvät arkistolaitokselle. Omistusoikeudestaan johtuen valtionhallinnon organisaatio vastaa 1. siirtämiensä aineistojen ja niitä koskevien metatietojen oikeellisuudesta sekä siirtämisestä aiheutuvista, siirtosopimuksen mukaisista kustannuksista; 2. aineistojen siirtokuntoon SÄHKE2:n edellyttämässä muodossa saattamisesta ja niiden siirtämisestä VAPA -palveluun; 1 Tämä palvelukuvaus tulee laadittavan siirtosopimuksen liitteeksi. 2 Luovutussopimusmalli on tämän palvelukuvauksen liitteenä. Siirtosopimuksessa on täsmennetty se aika, jona siirtävä organisaatio vastaa aineistoon liittyvistä tietopalvelutehtävistä sekä säilyttää kaikki oikeutensa ko. aineistoon.

4 (10) 3. siirtämiensä aineistojen metatietoarvoihin kohdistuvista muutoksista arkistolaitokselle ilmoittamisesta; 3 4. hallussaan olevien VAPA -palveluun liittyvien tietojen, ohjeistojen ja käyttäjätunnusten jne. säilyttämisestä tietoturvallisesti; 5. siirtämiinsä aineistoihin liittyvän tietopalvelun tuottamisesta; sekä 6. siirtämiensä aineistojen julkisuutta ja henkilötietoluonnetta kuvaavien metatietojen saattamisesta ajan tasalle ennen siirtoa tai viimeistään ennen ko. aineiston omistusoikeuden ja sen myötä tietopalvelutehtävien siirtymistä arkistolaitokselle. Palveluun siirtämänsä ja siellä säilyttämänsä aineiston tietopalvelua tuottaessaan valtionhallinnon organisaatio voi käyttää em. suorakäyttörajapintaa. 3 Vain arkistolaitos voi suorittaa metatietoarvoihin tehtäviä muutoksia. Virheellisten metatietoarvojen muutoksista peritään maksu. Sen sijaan lainsäädännöstä, viranomaismääräyksistä tai -ohjeista ja arkistolaitoksen seulontapäätöksistä johtuvat metatietoarvojen muutokset ovat maksuttomia.

5 (10) JOHDANTO VAPA -palvelun tarkoituksena on valtionhallinnon organisaatioiden toiminnan tuloksena syntyneiden sähköisessä muodossa olevien, pysyvästi säilytettävien asiakirjaaineistojen vastaanottaminen säilytettäväksi ja niihin liittyvän tietopalvelun tukeminen. VAPA -palveluun SÄHKE -muotoisia asiakirja-aineistoja siirtävät ne valtionhallinnon organisaatiot, joille arkistolaitos on arkistolain mukaisesti myöntänyt sähköisen säilyttämisen luvan ja joiden kanssa arkistolaitos on tehnyt sopimuksen sähköisen asiakirjaaineiston siirtämisestä ja edelleen sen säilyttämisestä. VAPA -palveluun siirrettävän asiakirja-aineiston käsittelyn tulee olla päättynyt ja sen on oltava valmis pitkäaikaissäilytykseen eli siihen ei kohdistu enää mitään sisällöllisiä ylläpitotarpeita. 1. VAPA -PALVELUN KOKONAISKUVA VAPA -palvelun keskeisenä tehtävänä on digitaalisessa muodossa olevan pysyvästi säilytettävän asiakirja-aineiston vastaanottaminen ja tähän liittyvien palveluiden järjestäminen. Palvelun sisältönä on pysyvästi säilytettävän digitaalisen asiakirja-aineiston todistusvoimaisuuden, alkuperäisyyden, käytettävyyden ja eheyden varmistaminen sekä ylläpitäminen aineiston koko elinkaaren ajan siten, että säilytetty tieto on ymmärrettävissä ilman asiakirja-aineiston alkuperäisen tuottajan myötävaikutusta tai toimenpiteitä. Palvelu mahdollistaa pysyvästi säilytettävien digitaalisten asiakirja-aineistojen asettamisen ja tarjoamisen asianosaisten, tutkijoiden ja kansalaisten käyttöön aineistoon määritellyt käyttöoikeudet sekä aineiston käyttäjien toimivaltuudet huomioiden. VAPA -palvelu tarjoaa valtionhallinnon organisaatioille luotettavan vastaanottopalvelun, jonka avulla se voi siirtää sähköisiä asiakirja-aineistojaan säilytettäväksi; vastaanottaa ja säilyttää SÄHKE -muotoista sähköistä asiakirja-aineistoa voimassaolevien sopimusten mukaisesti; tarjoaa aineistoja siirtäneelle organisaatiolle mahdollisuuden siirrettyjen asiakirjojen suorakäyttöön ns. VIRPA -rajapinnan kautta; hallinnoi asiakirja-aineiston siirtosopimuksia ja luovutussopimuksia; valvoo ja ylläpää asiakirja-aineistoon liittyviä käyttöoikeuksia; sekä valvoo ja ylläpää tallennetun asiakirja-aineiston käytettävyyttä siten, että aineisto säilyy alkuperäisenä ja eheänä ja on ymmärrettävissä ilman tiedon tuottajaa

6 (10) 2. VAPA -PALVELUN SISÄLTÖ 2.1. Aineiston siirtäminen Kun valtionhallinnon organisaatio on saanut sähköisen säilyttämisen luvan ja kun se ja arkistolaitos ovat laatineet ja allekirjoittaneet siirtosopimuksen, voi organisaatio alkaa siirtää siirtosopimuksessa nimetystä tietojärjestelmästä aineistoja VAPA -palveluun. Aineiston siirtämisen yhteydessä aineisto 1. poimitaan siirtävän organisaation järjestelmästä; 2. valmistellaan SÄHKE2 -määräyksen edellyttämään siirtokuntoon; ja 3. siirretään VAPA -palveluun. Siirron jälkeen alkuperäisen asiakirjan katsotaan sijaitsevan arkistolaitoksen VAPA - palvelussa. Siirtävän organisaation järjestelmiin mahdollisesti jäävät kappaleet katsotaan kopioiksi, jotka organisaatio on velvollinen hävittämään viimeistään siinä vaiheessa, kun myös aineiston omistusoikeus ja sen tietopalvelutehtävät siirtyy arkistolaitokselle. Tästä sovitaan erikseen laadittavalla luovutussopimuksella. 4 Asiakirja-aineiston siirto suoritetaan suojattuna tiedostosiirtona palvelimelta toiselle. VAPA -järjestelmä tekee siirrettävälle aineistolle automaattisia laadullisia ja sisällöllisiä tarkistuksia. Mikäli vastaanotossa havaitaan virheitä, siirto keskeytetään tarkistusten suorittamisen jälkeen ja siirtävälle organisaatiolle palautetaan raportti kaikista havaituista virheistä. Siirrossa tapahtuneiden virheiden korjaukset tehdään lähdejärjestelmässä, jonka jälkeen asiakirja-aineistot siirretään uudelleen. Kaikista siirtoeristä luodaan aina kattavat lokimerkinnät. Siirtävä organisaatio ei saa pysyvästi poistaa tai muuten tuhota mitään VAPA - palveluun siirrettävää aineistoaan ennen kuin VAPA -palvelu (järjestelmä) on kuitannut siirron menestyksellisesti loppuun saatetuksi. Vastaanottava VAPA -järjestelmä ei tee asiakirja-aineiston rakenteeseen muutoksia. Siirrettävän aineiston metatiedot ovat myös säilytettäviä objekteja eikä niiden muokkaaminen vastaanoton jälkeen ole mahdollista. Mikäli muutostarpeita kuitenkin ilmenee, voi ainoastaan arkistolaitos niitä suorittaa. Virheellisten metatietojen muutoksiin liittyvät palvelumaksut perustuvat kulloinkin voimassaolevaan arkistolaitoksen hinnastoon. Sen sijaan lainsäädännöstä, viranomaismääräyksistä tai -ohjeista ja arkistolaitoksen seulontapäätöksistä johtuvat metatietoarvojen muutokset ovat maksuttomia. Tarkistukset läpäisseestä aineistosta muodostetaan ns. säilytyspaketti. Vastaanoton yhteydessä säilytyspaketin yhteyteen liitetään asiakirjan varsinaisen säilytysmuodon lisäksi myös sen mahdollinen alkuperäismuoto (natiiviformaatti) ja esitysmuoto SÄHKE2 -määräyksen mukaisesti. VAPA -palvelu tarjoaa siirtävälle organisaatiolle lisäksi raportointipalvelun, jonka avulla on mahdollista seurata siirtotapahtumia sekä aineiston tai sen siirron virheitä. 4 Luovutussopimuksessa yksilöidään aine ne siirretyt aineistot, joita se koskee. Sopimusta ei laadita yleisesti tiettyä organisaatiota kokonaisuutena tai kaikkia tietystä tietojärjestelmästä siirrettyjä aineistoja koskevana.

7 (10) Siirrettyjen aineistojen määristä, niiden vaatimasta säilytystilasta ja siirtojen kertymätiedoista tuotetaan samoin raportointitietoja. 5 2.2. Aineiston julkisuus ja käyttörajoitukset VAPA -palvelun kautta julkinen sähköinen aineisto on siirtävän organisaation rajoituksettomassa käytössä ja niin määriteltynä myös yleisön saatavilla. Palveluun siirretyn aineiston tietopalvelun toteuttaminen on todetusti siirtävän organisaation tehtävä. 2.3. Aineiston säilyttäminen VAPA -palveluun siirretään ja siinä säilytetään sekä julkisia että käyttörajoitettuja sähköisiä asiakirja-aineistoja. Käyttörajoitukset perustuvat julkisuuslakiin, muihin soveltuviin lakeihin tai sopimuksiin ja niillä on aina voimassaoloaika. VAPA -palvelu säilyttää nämä käyttörajoitustiedot ja varmistaa, että niiden kohteena olevat aineistot ovat käytettävissä vain myönnettyjen käyttölupien puitteissa. VAPA -palvelun jatkuvan luotettavuuden varmistamiseksi sille sekä sitä ylläpitävälle palveluntuottajalle suoritetaan toiminnan luotettavuuden varmistamiseksi tietoturvaauditointi ennen palvelun käyttöönottoa. Auditointeja tehdään säännöllisesti koko palvelun elinkaaren ajan. Tietoturva-auditoinnin suorittaa valtion IT -palvelukeskus (VIP). 2.4. Aineiston käyttö 2.4.1. Aineiston suorakäyttö Valtionhallinnon organisaation suorakäyttö (ns. VIRPA -rajapinta) tarkoittaa tiedonhakurajapintaa, jonka kautta organisaatio voi noutaa VAPA -palveluun siirtämänsä aineiston omaan asianhallinta- tms. järjestelmäänsä. Suorakäyttö edellyttää, että organisaatio säilyttää riittävät metatiedot VAPA -palveluun siirtämistään aineistoista. Metatietojen avulla pystytään yksikäsitteisesti määrittämään noudettava aineisto ja sitä yksilöivä tunniste. Käyttörajoitetun aineiston osalta suorakäyttö luottaa siihen, että käyttövaltuutus tarkastetaan organisaation pyytävässä/noutavassa järjestelmässä. Suorakäytettävä aineisto asetetaan VAPA -palvelun toimesta noutavan järjestelmän saataville väliaikaiseen verkko-osoitteeseen, josta noutava järjestelmä tallentaa sen edelleen ko. organisaation käyttöön. Suorakäyttö tarjoaa keinon noutaa asiakirjoja, ei niiden palauttamista. Mikäli noudettu asiakirja liitetään osaksi käsiteltävää tehtävää, sen tulee saada uusi yksilöintitunnus ja se on näin VAPA -palvelun näkökulmasta eri asiakirja kuin se, joka noudettiin. Suorakäyttö on tapa järjestää aineistoon liittyvä tietopalvelu, joka on aineiston siirtäneen organisaation vastuulla erillisen luovutussopimuksen laatimiseen saakka. 6 2.4.2. Tietopalvelun järjestäminen Valtionhallinnon organisaatio vastaa VAPA -palveluun siirtämänsä ja siellä säilyttämänsä aineiston tietopalvelusta. Tähän organisaatio voi soveltaa em. suorakäyttöliittymää (VIRPA -rajapintaa). 5 Kaikki raportit ovat järjestelmän automaattisesti generoimia tapahtumatietoja. Lisäksi järjestelmä generoi kaikista tapahtumista kattavat lokimerkinnät. 6 Luovutussopimuksesta on lisää tämän palvelukuvauksen luvussa 3.7.

8 (10) 3. VAPA -PALVELUN KÄYTTÖÖNOTTO Seuraavassa kuvataan vaiheittain (3.1. 3.6.) ne toimenpiteet, jotka liittyvät kunkin valtionhallinnon organisaation VAPA -palvelun käyttöönottoon. Seuraavat vaiheet on käytävä läpi organisaation jokaisen VAPA -palveluun aineistoja siirtävän tietojärjestelmän osalta erikseen. Lisäksi luvussa 3.7 kuvataan VAPA -palveluun siirrettyjen aineistojen kaikkien oikeuksien ja tietopalvelutehtävien luovuttaminen arkistolaitokselle. 3.1. Sähköisen säilyttämisen luvan hakeminen Ennen varsinaisten VAPA -palvelun käyttöönottoon liittyvien toimenpiteitten aloittamista tulee valtionhallinnon organisaation hakea arkistolaitokselta ns. sähköisen säilyttämisen lupaa sille tietojärjestelmälle, josta aineistoja siirretään palveluun (lupa myönnetään kullekin tietojärjestelmälle erikseen). Arkistolaitos edellyttää, että kyseessä olevalle tietojärjestelmälle tulee ennen luvan myöntämistä olla suoritettu hyväksytty tietoturva-auditointi. Auditoinnin sisällöstä ja suorittamisen tavasta päättää arkistolaitos. Auditointi tullaan toistamaan ensimmäisestä auditoinnista tehdyssä raportissa todetuin määrävälein. 3.2. Siirtosopimuksen laatiminen Organisaation halutessa käyttää VAPA -palvelua ja siirtää sinne asiakirja-aineistoja, tekee arkistolaitos ko. organisaation kanssa ns. siirtosopimuksen, jossa organisaatio ja arkistolaitos määrittelevät nimetystä tietojärjestelmästä tuotettavien siirtopakettien siirtojen tiheyden, siirtojen ajankohdat ja muut vastaavat käytännöt. Tämä palvelukuvaus tulee aina kunkin siirtosopimuksen liitteeksi. Siirtosopimuksella ei sovita siirrettävään aineistoon liittyen sen omistusoikeuksista, jotka säilyvät edelleen ko. organisaatiolla, samoin kuin aineistoon liittyvät tietopalvelutehtävät. 3.3. Siirtomenettelyn luominen Siirtotoiminnallisuuden tulee olla toteutettuna siirtävässä järjestelmässä ennen kuin valtionhallinnon organisaatio hakee ko. tietojärjestelmälle sähköisen säilyttämisen lupaa. Tämä vaatimus on voimassa vuoden 2011 alusta alkaen. Aikaisemmin luvan saaneet organisaatiot menettelevät tässä kuvatun siirtomenettelyn mukaisesti. Organisaation ottaessa VAPA -palvelun käyttöön luodaan ensiksi siirtomenettely aineistoa siirtävän organisaation tietojärjestelmään. Organisaation tulee olla yhteydessä ko. tietojärjestelmän toimittajaan ja tarkistaa mahdollisesti jo valmiina oleva SÄHKE2 -muotoinen siirtomenettely. Ellei sitä ole valmiina, luodaan se yhteistyössä siirtävän organisaation, arkistolaitoksen ja ko. järjestelmäntoimittajan kanssa. Asiakirja-aineiston siirrossa käytetään ns. SFTP (SSH File Transfer Protocol) - protokollaa. Sen avulla tiedostoja voidaan kopioida koneelta toiselle ns. SSH (Secure Shell) -protokollan yli. Siirtomenettely on kuvattu yksityiskohtaisesti ohjeessa, joka löytyy arkistolaitoksen verkkosivuilta.

9 (10) Siirtomenettelyn luomisen yhteydessä tarkistetaan portaittain 1. siirrettävän aineiston kelpoisuus; 2. XML-mallin kelpoisuus; ja 3. siirtorakenteiden kelpoisuus jotta varmistutaan siirtävän organisaation aineistomenettelyn valmiudesta. 3.4. Siirrettävän aineiston valmistelu Siirrettävän aineiston tulee täyttää SÄHKE -metatietovaatimukset ja asiakirjatiedostojen tulee olla siirtokelpoisessa muodossa. Siirrettävä aineisto muodostuu aineiston metatietoja sisältävistä tekstitiedostoista sekä varsinaisista asiakirjatiedostoista, jotka ovat arkistolaitoksen SÄHKE2-määräyksen mukaisessa tiedostomuodossa. Näiden lisäksi tuotetaan siirron eheyden ja lähettäjän varmistamiseksi erityinen varmiste.sig -tiedosto, johon liitetään siirtokokonaisuuden sähköinen allekirjoitus. Aineiston siirron valmistelu sisältää seuraavat vaiheet: 1. Virustarkistus. Löydettäessä viruksia tai haittaohjelmia aineistosta pysähtyy vastaanottoprosessi ja siirtävän organisaation tulee toimittaa uusi puhdas aineisto. Arkistolaitos ei puhdista vastaanotettavaa aineistoa; 2. Siirto-oikeus. Siirtokokonaisuuden allekirjoittajan tulee olla se organisaatio, joka on määritelty siirtosopimuksessa entä jos organisaatio ehtii muuttua siirtosopimuksen voimassaoloaikana. Aineistoon liittyvien eheystarkisteiden on täsmättävä; 3. Metatietojen eheyden tarkistus. Kaikki aineiston metatiedot tulee olla SÄHKE1- tai SÄHKE2 määrityksen mukaisia; 4. Sisältötiedostojen tarkistus. Kaikki siirtokokonaisuudessa mainitut tiedostot ovat mukana ja viittaukset tiedostoihin ovat ehjiä; sekä 5. Formaatin oikeellisuuden tarkistus. Kaikkien tiedostojen formaatti tarkistetaan ja varmistetaan niiden olevan hyväksyttyjen pitkäaikaissäilytysformaattien mukaisia. 3.5. Siirtomenettelyn tarkistaminen Siirtomenettelyn luomisen tai valmiin siirtomenettelyn käyttöönottamisen jälkeen testataan aineistoa siirtävän organisaation tietojärjestelmän siirtotoiminnallisuus siirtämällä koeaineisto VAPA -palveluun. 3.6. Suorakäytön käyttöönotto Aineiston suorakäyttö edellyttää, että organisaation noutavaan järjestelmään on toteutettu VIRPA -rajapintaa hyödyntävät toiminnot. Noutavassa järjestelmässä tulee samoin olla työkalut noudetun aineiston jatkokäsittelylle. Ellei sähköisen säilyttämisen lupaa varten tarvittavan tietoturva-auditoinnin yhteydessä tarkastettu myös ko. organisaation suorakäyttöön liittyviä määrityksiä ja ratkaisuja, edellyttää arkistolaitos, että noutavalle järjestelmälle tulee ennen suorakäytön käyttöönottoa suorittaa vielä erillinen, hyväksytty tietoturva-auditointi. Tämän auditoinnin sisällöstä ja suorittamisen tavasta päättää arkistolaitos.

10 (10) 3.7. Aineiston luovuttaminen VAPA -palvelussa säilytetyt sähköiset asiakirja-aineistot pysyvät ne tuottaneen valtionhallinnon organisaation omistuksessa ja hallinnoinnissa, kunnes aineistot luovutetaan arkistolaitokselle. Aineistojen luovutuksesta sovitaan ko. organisaation ja arkistolaitoksen välisessä luovutussopimuksessa. Luovutussopimuksessa sovitaan siinä yksilöityjen aineistojen omistus- ja muiden immateriaalioikeuksien sekä aineistoon liittyvän tietopalvelun tuottamisen siirtymisestä arkistolaitokselle. Arkistolaitos ei toistaiseksi ota vastaan siirrettyjen aineistojen kaikkia oikeuksia tai niiden tietopalvelutehtäviä. 4. TUKIPALVELUT 4.1. VAPA -palvelun käyttöönoton tuki Valtionhallinnon organisaatio saa VAPA -palvelun käyttöönottoon tukea arkistolaitoksen VAPA -palvelun ylläpitohenkilöstöltä. Tekninen tuki: Kansallisarkiston ICT-tiimi Sopimusasiat: Kansallisarkiston viranomaisarkistoyksikkö Käyntiosoite: Rauhankatu 17 Postiosoite: PL 258, 00171 Helsinki Puhelin: (09) 228 521 Faksi: (09) 176 302 Sähköposti: kansallisarkisto@narc.fi 4.2. VAPA -palvelun tuotantokäytön tuki VAPA -palvelun tuotantokäytön aikainen tukipalvelu on saatavissa arkistolaitoksen keskitetyn tukipalvelun kautta. Tekninen tuki: Kansallisarkiston ICT-tiimi Käyntiosoite: Rauhankatu 17 Postiosoite: PL 258, 00171 Helsinki Puhelin: (09) 228 521 Faksi: (09) 176 302 Sähköposti: kansallisarkisto@narc.fi