PÖYTÄKIRJA 2/2012 1 Projektitiimi Käsitellyt asiat Otsikko Sivu 6 Tiimin tehtävät 3 7 Projektitoiminnan www-sivut 4 8 Q4-2011 projektiraportti 5 9 Tiedottaminen projekteista 6 10 Muut asiat 7
PÖYTÄKIRJA 2/2012 2 Projektitiimi Aika 12.03.2012 klo 8:30-11:00 Paikka YPA Onnelan yläkerta, Kokkola Läsnä Heinonen Heidi Sihteeri Jaakkola Ritva Kallioinen Minna Puheenjohtaja Kykyri Juha Lundell Harri Niemonen Iiris Sundell Satu Tuunila Teija Poissa Annala Mirja Varajäsen Eteläaho Anne Koukkari Tuija Pesola Soile Sadeharju Liisa Varajäsen Käsitellyt asiat 6-10 Allekirjoitukset Minna Kallioinen puheenjohtaja Heidi Heinonen sihteeri
PÖYTÄKIRJA 2/2012 3 Projektitiimi 6 12.03.2012 Tiimin tehtävät PROJTIIM 6 Uusina jäseninä tiimissä ovat aloittaneet vuoden 2012 alusta SOTElta Satu Sun dell (va ra jä sen Mir ja Annala) sekä YPAsta Tuija Koukkari (varajäsen Liisa Sa de har ju). Tiimin jäsenet kommentoivat tiimikorttia etukäteen. Keskusteltiin tiimin roo lis ta, vastuista ja tehtävistä sekä määriteltiin tavoitteet ja toi men pi teet vuo del le 2012. Minna Kallioinen päivittää tiimikortin, joka liitteenä sekä intrassa tiimin työtilassa.
PÖYTÄKIRJA 2/2012 4 Projektitiimi 7 12.03.2012 Projektitoiminnan www-sivut PROJTIIM 7 Heidi Heinonen esitteli KPEDUn uudistuneet www-sivut ja niistä projektisivustoon liittyen tiimin jäseniä pyydettiin etukäteen antamaan palautetta ja mahdollisia muutosehdotuksia. Niiden pohjalta sivustorakenteesta muodostui otsikkotasolla seuraava: Projektit Projektitoiminta (Harri) Tavoitteet Vaikuttavuus Yhteistyö Projektiorganisaatio Aikuisopisto (Iiris) Maaseutuopisto (Ritva) Muut opistot ja YPA (Anne, Tuija, Satu) Kansainväliset projektit (Teija) Sovittiin, et tä pro jek ti koor di naat to rit kokoavat oman vastuualueensa sivuihin liittyvät kehittämisehdotukset (mm. sisältötekstien päivitykset, päättyneiden projektien ja niiden tuotosten esiintuominen) ja toi mit ta vat ne keski te tys ti Hei dil le toi men pi tei tä var ten.
PÖYTÄKIRJA 2/2012 5 Projektitiimi 8 12.03.2012 Q4-2011 projektiraportti PROJTIIM 8 Projektikoordinaattorit ovat päivittäneet PROSEn ja toimittaneet oman vastuu alu een sa toiminnan kuvaukset, joi den perusteella Heidi ja Harri ovat koos ta neet raportin. Q4-2011 projektiraportti on esillä mm. johtoryhmässä 15.3., hal li tuk sessa 22.3., tarkas tuslau ta kun nassa 23.3. ja valtuus tossa 4.4. Projektien -määräisen informaation syöttäminen ei ole ollut yksiselitteis tä, joten so vit tiin muu tok sis ta, jot ka Ju ha to teut taa PRO SE-jär jes tel mään maalis kuun ai kana ja Harri laatii niihin selkokieliset ohjeet. Tavoitteena on, että Q3-projektiraportissa :t kaikkien järjestelmässä olevien projektien kustannus ten ja ra hoi tus ten osal ta on syötetty samanmukaisesti ja tiedot ovat rahoituspäätösten mukaisia.
PÖYTÄKIRJA 2/2012 6 Projektitiimi 9 12.03.2012 Tiedottaminen projekteista PROJTIIM 9 Projektityöntekijät kaipaavat mallipohjia, ohjeistusta ja yh teys hen ki löitä pro jek tien tiedottamisen tueksi. KPEDUssa ei ole mitään vakiin tu nutta käytäntöä, kos ka riip puu ai na projektin laajuudesta ja sen rahoittajasta mil lai set jul ki suus vaati muk set ovat sekä projektipäälliköiden osaamises ta/omasta aktiivi suu desta, mi tä me ne telmiä kulloinkin käytetään. Sovittiin, että seuraavaan kokoukseen tiimin jäsenet kokoavat oman vastuualu een sa osal ta olemassa olevat mallit ja muut konkreettiset esimerkit ja jatketaan yhteisen toiminta mallin kehittämistä niiden pohjalta. Ohjeistus tullaan lisäämään Moodlen projektikäsikirjaan. Lisäksi keskusteltiin projektisihteeriresurssista, jota kaikki pro jek tit voi si vat hyö dyntää. Näin nimetyille projektityöntekijöille vapautuisi re surs seja projektin var si nais ten toimenpiteiden toteuttamiseen ja hallinnointi tehostuisi, järjestelmälli syyden ja yhdenmukaisuuden myötä. Kustannukset voi huomioi da jo pro jekti suunnitelmissa ja kattaa eri projektien henkilöresurs seilla, mutta toistai seksi tähän ei liene mahdollisuutta yhtymän talouden tervehdyttä mis oh jel man vuoksi.
PÖYTÄKIRJA 2/2012 7 Projektitiimi 10 12.03.2012 Muut asiat PROJTIIM 10 Q1-2012 projektiraportin (1.1.-31.3. väliseltä ajalta) aikatau lu: 30.4. men nessä projektien perustiedot päivitetty PROSEssa/projektikoordinaattorit 4.5. men nes sä pro jek tien toteutuneet kus tan nukset PROSEssa/kirjanpito viikko 19 projektiraportin kokoaminen (Heidi ja Harri) Tuija Koukkari viestitti, että lukuvuoden 2012-13 aloitukseen on johtoryhmässä sovittu laajennetun työssäoppimisen roadshow, jonka yhteyteen on suun niteltu han ketoria. Tavoitteena on tiedottaa henkilöstölle hankkeista ja le vit tää nii den tuotoksia. Asian käsittely siirretään seuraavaan kokoukseen, jos sa sovitaan aikatauluista ja järjestelyvastuista tar kem min. Seuraava ko kous maanantaina 21.5. klo 8:30 Maa seu tu opis tol la Kannuksessa (Koi vu kar tano).