Erasmusliikkuvuustuki

Liite VIII Erasmusliikkuvuustuki Opas korkeakouluille ja harjoittelukonsortiolle Lukuvuosi 2009 10 Päivitetty 30.06.2009

Sisällysluettelo Lukijalle...4 Yhteystiedot...4 Erasmus-ohjelmassa käytetyt termit ja lyhenteet...5 1. Osallistuminen Erasmus-ohjelmaan...6 1.1. Erasmus-peruskirja...6 1.2. Harjoittelukonsortion peruskirja...6 2. Sopimussuhde CIMOn ja korkeakoulun/konsortion välillä...7 2.1. Liikkuvuustuen hakeminen...7 2.2. Liikkuvuustuen myöntämisperusteet...7 2.3. CIMOn ja korkeakoulun/konsortion välinen rahoitussopimus...9 2.4. Apurahan maksatus korkeakoululle/konsortiolle...9 2.5. Lisäapurahat...9 2.6. Tuen palautus...10 2.7. Raportointi...10 2.7.1. Väliraportti...10 2.7.2. Loppuraportti...11 2.8. Asiakirjojen säilytysaika...12 2.9. Seuranta ja tarkastukset...12 3. Erasmus-tuen hallinnointi korkeakoulussa...12 3.1. Yleisiä ohjeita...12 3.2. Siirtomahdollisuudet tukikategorioiden välillä...13 3.3. Apurahan maksu vaihtoon lähteville...14 3.3.1. Opiskelijavaihto...14 3.3.2. Harjoittelijavaihto...14 3.3.3. Opettaja- ja henkilökuntavaihto...15 3.3.4. Apurahat vammaisille vaihtoon lähtijöille...17 3.4. Vaihtojen järjestämisen tuki (OM)...17 4. Vaihtojen toteuttamisen periaatteet...18 4.1. Korkeakoulujen kahdenväliset sopimukset...18 4.2. Opiskelija- ja harjoittelijavaihto...19 4.2.1. Vaihtoon lähtijän kelpoisuusehdot...19 4.2.2. Vaihtoon lähtijöiden valinta...20 4.2.3. Vaihdon kesto...20 4.2.4. Saman opiskelijan useampi vaihtojakso...20 4.2.5. Yhdistetty harjoittelu- ja opiskelujakso...21 4.2.6. Vaihtojakson pidentäminen...21 4.2.7. Vaihtojakson keskeyttäminen...21 4.2.8. Harjoittelupaikaksi soveltuvat organisaatiot...21 4.2.9. Hyväksilukeminen...22 4.2.10. Ei opintomaksuja...22 4.2.11. Vakuutukset ja vastuu...22 4.2.12. Vaihto omaan kotimaahan...23 4.2.13. Erasmus-opiskelijan peruskirja...23 4.2.14. EILC-kielivalmennuskurssit...23 4.2.15. Raportointi vaihdon jälkeen...24 4.2.16. Opiskelija- ja harjoittelijavaihdon lomakkeet...24 4.3. Opettaja- ja henkilökuntavaihto...25 4.3.1. Vaihtoon lähtijän kelpoisuusehdot...25 2

4.3.2. Vaihtoon lähtijöiden valinta...26 4.3.3. Vaihdon kesto...27 4.3.4. Työsuunnitelma...27 4.3.5. Raportointi vaihdon jälkeen...27 Liite 1. Korkeakoulun Erasmus-lukuvuosikalenteri 2009 10...28 Liite 2. Hyödyllisiä Erasmus-linkkejä...30 Liite 3. Opettaja- ja henkilökuntavaihtoapurahojen maa- ja päiväkohtaiset enimmäissummat 2009-10...31 Liite 4. Asiakirjatarkastuksessa ja tarkastusvierailuilla tarkastettavat asiakirjat toiminnoittain..33 3

LUKIJALLE Tämä opas on tarkoitettu korkeakouluille ja harjoittelukonsortioille ohjeeksi ja avuksi Erasmus-liikkuvuustuen hallinnoimiseen ja Erasmus-vaihtojen toteuttamiseen. Sen on laatinut Suomen kansallinen Erasmus-toimisto, CIMO. Toivomme, että se antaa vastauksen useimpiin vaihtoihin liittyviin kysymyksiin. Erasmus-liikkuvuuteen tuli Elinikäisen oppimisen ohjelman (LLP) myötä lukuvuonna 2007/08 sekä uusia toimintoja että runsaasti hallinnollisia muutoksia. Nyt muutostahti on hidastunut, mutta silti tämä opas kannattaa lukea huolellisesti läpi, jotta ohjelman toimeenpano varmasti tapahtuu voimassa olevien ohjeiden mukaisesti. Myös korkeakoulun/konsortion ja CIMOn väliseen sopimuspohjaan sekä sopimusliitteisiin on tullut pieniä muutoksia viime vuoteen nähden, joten myös niihin kannattaa tutustua tarkasti. Otamme mielellämme vastaan kaikenlaista palautetta tämän oppaan sisällöstä! Päivitämme opasta tarpeen mukaan. Päivityksistä ja muita ajankohtaisista asioista tiedotetaan sähköpostitse campo- ja cimeoni-listojen kautta. Päivitetty versio löytyy internetistä CI- MOn Erasmus-sivuilta: www.cimo.fi/erasmus Liikkuvuuden sopimusliitteet 2009-10 CIMOn Erasmus-tiimi vastaa mielellään kaikkiin Erasmus-ohjelmaan liittyviin kysymyksiin! YHTEYSTIEDOT Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO PL 343 (Hakaniemenranta 6) 00531 Helsinki Faksi: 0207 868 601 Sähköposti: erasmus@cimo.fi Erasmus-tiimi: Anne Siltala, vastaava asiantuntija anne.siltala@cimo.fi 0207 868 541 - Erasmus-liikkuvuus / yleisneuvonta - Liikkuvuustukisopimuksen seuranta / yliopistot - EILC-koordinaatio - ECTS ja DS-tunnukset Anni Kallio, ohjelma-asiantuntija anni.kallio@cimo.fi 0207 868 574 - Erasmus-liikkuvuus / yleisneuvonta - Liikkuvuustukisopimuksen seuranta / ammattikorkeakoulut 4

- Harjoittelu ja työelämäyhteistyö - Liikkuvuuden loppuraportointi - Keskitetysti hallinnoidut Erasmus-hankkeet Outi Jäppinen, ohjelma-asiantuntija outi.jappinen@cimo.fi 0207 868 591 - Erasmus-intensiivikurssit - Bologna-asiantuntijaryhmä Sofia Lähdeniemi, projektikoordinaattori sofia.lahdeniemi@cimo.fi 0207 868 595 - Sopimusten valmistelu - Maksatukset - Asiakirjatarkastukset Terésa Pöyhönen, projektikoordinaattori teresa.poyhonen@cimo.fi 0207 868 531 - Avustavat tehtävät (intensiivikurssit ja liikkuvuus) Työskentelemme tiiminä, joten tarvittaessa meistä voi ottaa yhteyttä kehen tahansa! ERASMUS-OHJELMASSA KÄYTETYT TERMIT JA LYHENTEET DS ECTS EILC ESC EUC HEI LA NA OM SM SMS SMP ST STA STT TA Diploma Supplement (Tutkintotodistuksen liite valmistuvalle opiskelijalle) European Credit Transfer and Accumulation System (Eurooppalainen opintosuoritusten ja arvosanojen siirto- ja kertymisjärjestelmä) Erasmus Intensive Language Course (Erasmus-kielivalmennuskurssi) Erasmus Student Charter (Erasmus-opiskelijan peruskirja) Erasmus University Charter (Erasmus-peruskirja) Higher Education Institution (Korkeakoulu) Learning Agreement (Opintosopimus) National Agency (Erasmus-ohjelman kansallinen toimisto, Suomessa CIMO) Organisation of Mobility (Vaihtojen järjestämisen tuki) Student Mobility (Opiskelija- ja harjoittelijavaihto) Student Mobility Studies (Opiskelijavaihto) Student Mobility Placements (Harjoittelijavaihto) Staff Mobility (Opettaja- ja henkilökuntavaihto) Staff Mobility Teaching Assignments (Opettajavaihto) Staff Mobility Staff Training (Henkilökuntavaihto) Training Agreement (Harjoittelusopimus) 5

1. OSALLISTUMINEN ERASMUS-OHJELMAAN 1.1. Erasmus-peruskirja Voidakseen osallistua Erasmus-ohjelman toimintoihin korkeakoulun on haettava Erasmus-peruskirjaa (Erasmus University Charter), jonka myöntää Euroopan komissio. Peruskirja tarjoaa raamit kaikelle korkeakoulun Erasmus-yhteistyölle, ja sen kautta korkeakoulu sitoutuu ohjelman perusperiaatteisiin ja ehtoihin. Peruskirjaan sisältyvä Erasmus Policy Statement (EPS) on korkeakoulun Erasmus-toimintojen suunnitelma, johon sisällytetään tiedot liikkuvuuden järjestämiseen ja laatuun liittyvistä toimenpiteistä. Erasmus-peruskirjoja on kolmea tyyppiä: - Standard Erasmus University Charter on tarkoitettu korkeakouluille, jotka aikovat osallistua Erasmus-toimintoihin harjoittelijavaihtoa lukuunottamatta (sisältäen myös hanke- ja verkostotoiminnot). - Extended Erasmus University Charter (Standard Charter and student placements) oikeuttaa korkeakoulun osallistumaan kaikkiin Erasmustoimintoihin, myös harjoittelijavaihtoon. Lähes kaikilla suomalaisilla korkeakouluilla on tällainen ns laajennettu Erasmus-peruskirja. - Extended Erasmus University Charter (student placements only) oikeuttaa korkeakoulun osallistumaan ainoastaan Erasmusharjoittelijavaihtoon, ei muihin Erasmus-toimintoihin. Erasmus-peruskirjaa voi hakea kerran vuodessa. Myönnetyt peruskirjat ovat voimassa Elinikäisen oppimisen ohjelman päättymiseen, vuoteen 2013, asti. Kaikilla suomalaisilla korkeakouluilla on tällä hetkellä voimassa oleva Erasmus-peruskirja, muutta uutta voi joutua hakemaan esim. korkeakoulujen yhdistyessä. Erasmus-peruskirjahaku lukuvuotta 2010-11 varten päättyy 30.6.2009. Lisätietoja hakemisesta löytyy toimeenpanoviraston sivuilta: http://eacea.ec.europa.eu/llp/funding/2010/call_erasmus_university_charter_en.htm 1.2. Harjoittelukonsortion peruskirja Korkeakoulujen lisäksi Erasmus-ohjelman harjoittelijavaihtoa voi järjestää myös konsortio. Harjoittelukonsortio voi olla esimerkiksi alueellinen tai temaattinen korkeakoulujen yhteenliittymä, johon voi kuulua myös muita organisaatioita, kuten yhdistyksiä, säätiöitä, kauppakamareita, yrityksiä ja kuntia. Konsortion vähimmäiskoko on koordinaattori sekä yksi korkeakoulu. Harjoittelijoita vastaanottavat ulkomaiset korkeakoulut ja yritykset eivät ole konsortion jäseniä. Konsortion koordinaattori on sopimussuhteessa kansalliseen toimistoon ja vastaa tuen hallinnoinnista ja raportoinnista. Konsortion koordinaattori solmii konsortioon kuuluvien korkeakoulujen kanssa sopimuksen, jossa sovitaan eri osapuolten tehtävistä ja velvollisuuksista sekä hallinnollisista ja talouden hoitoon liittyvistä käytännöistä. 6

Suomalaiset harjoittelukonsortiot hakevat kansalliselta toimistolta CIMOlta Erasmusharjoittelukonsortion peruskirjaa (Erasmus Placement Certificate), joka voidaan myöntää 1 3 vuodeksi kerrallaan riippuen konsortion jäsenten kokemuksesta harjoittelijavaihtojen järjestämisessä. Peruskirjan saaneet konsortiot voivat hakea harjoittelijavaihtoapurahoja ja vaihtojen järjestämisen tukea vuosittaisessa liikkuvuustukihaussa. Jos korkeakoulu tai sen osa (tiedekunta, laitos, yksikkö) on mukana harjoittelukonsortiossa, ei sama korkeakoulu tai sen osa voi hakea harjoittelijavaihtoapurahoja itsenäisesti normaalissa liikkuvuustukihaussa. Seuraava hakuaika sekä uusille että vanhoille konsortioille on maaliskuussa 2010. 2. SOPIMUSSUHDE CIMON JA KORKEAKOULUN/KONSORTION VÄLILLÄ 2.1. Liikkuvuustuen hakeminen Korkeakoulut ja harjoittelijavaihtoa järjestävät konsortiot hakevat vuosittain liikkuvuustukea kansallisesta toimistosta CIMOsta. Tukea myönnetään opiskelija-, harjoittelija-, opettaja- ja henkilökuntavaihtojen apurahoihin. Lisäksi jaetaan vaihtojen järjestämisen tukea (OM). Suomelle on myönnetty kaiken kaikkiaan 7,8 miljoonaa euroa Euroopan komission Erasmus-varoja lukuvuodelle 2009 10. Näistä liikkuvuustuen osuus on yhteensä 7,0 miljoonaa (lukuvuonna 2008 09 vastaava tukisumma oli 6,7 M ). EU-liikkuvuustuen lisäksi CIMO myöntää korkeakouluille tukea opiskelijavaihtoon kansallisesta Opetusministeriön määrärahasta. Vuodelle 2009 10 näitä varoja on käytettävissä 265 880 euroa. Seuraavan lukuvuoden 2010 11 liikkuvuustuen haku päättyy maaliskuussa 2010. CIMO tiedottaa korkeakouluja hakuajan alkamisesta ja hakuohjeista. 2.2. Liikkuvuustuen myöntämisperusteet Lukuvuodeksi 2009 10 CIMO myöntää korkeakoulujen ja konsortion rahoitussopimuksissa liikkuvuustukea yhteensä 6,6 M, mikä jakautuu toiminnoittain seuraavasti: Opiskelijavaihto 4 098 600 Harjoittelijavaihto 1 109 360 Opettajavaihto 465 270 Henkilökuntavaihto 232 440 Vaihtojen järjestämisen tuki (OM) 736 060 EU-liikkuvuustuesta on varattu myöhemmin jaettavia lisäapurahoja varten 263 120 opiskelija- ja harjoittelijavaihtoon sekä 77 090 opettaja- ja henkilökuntavaihtoon. Lisäksi koko kansallinen opiskelijavaihdon tuki 265 880 jaetaan lisäapurahoina. Katso tarkemmat tiedot lisäapurahojen hakumenettelystä luvusta 2.5. Liikkuvuustuki allokoitiin korkeakouluille/konsortiolle lukuvuotta 2009-10 varten hieman edellisvuodesta poikkeavin periaattein. Opiskelija- ja opettajavaihtoapurahojen myönnössä huomioitiin kahden aikaisemman lukuvuoden toteuman lisäksi korkeakoulun lukuvuodelle 2009-10 hakema määrä. Haettu vaihtomäärä huomioitiin myönnöissä poikkeuksellisesti siksi, että erityisesti opiskelijavaihdossa vaihtojen toteutuneet määrät ovat 7

viimeisen muutaman lukuvuoden aikana vaihdelleet suuresti ja pelkkä toteuman mukaan laskettu arvio olisi jäänyt haettua reilusti alhaisemmaksi. Harjoittelija- ja henkilökuntavaihdon tukea myönnettiin lukuvuoden 2007-08 toteuman, lukuvuoden 2008-09 arvion sekä lukuvuodelle 2009-10 haetun määrän keskiarvon perusteella. Vaihtojen järjestämisen tuki (OM) myönnetään kaikkien neljän toiminnon arvioidun lähtijämäärän perusteella. Sitä laskettaessa käytetään määriteltyjä yksikköhintoja eli laskennallista summaa yhtä lähtijää kohden. Korkeakoulun yhtä liikkujaa kohti saama tuki pienenee vaihtojen lukumäärän kasvaessa. OM-tuen allokoinnissa käytetään nyt vain yhtä laskentakategoriaa, joka muodostuu opiskelija-, harjoittelija-, opettaja- ja henkilökuntavaihtoon lähtevien henkilöiden yhteismäärästä. Näin ollen lähtijämäärän kasvu yhdessä toiminnossa kompensoi lähtijöiden vähenemistä jossakin toisessa toiminnossa. Yksi laskentakategoria lisää myös OM-tuen käytön joustavuutta korkeakoulun sisällä. OM-tuen yksikköhinnat ovat seuraavat: 2009-10 Liikkujamäärä yht. OM-tuki / liikkuja 1-25 hlö 190 26-100 130 101-400 63 401-40 OM-tuen lopullinen määrä selviää loppuraporttivaiheessa, jolloin sama yksikköhintoihin perustuva laskutoimenpide toistetaan lukuvuoden aikana toteutuneiden opiskelija-, harjoittelija-, opettaja- ja henkilökuntavaihtojen yhteismäärän perusteella. Määrässä huomioidaan myös ns. nolla-apurahalla liikkuneet sekä ulkomaisista yrityksistä opettajavaihdon kautta kutsuttu henkilökunta. CIMO laskee lopullisen OM-tukisumman. Jos korkeakoulu/konsortio toteuttaa vaihtoja arvioitua vähemmän, voidaan osa sille myönnetystä OM-tuesta periä takaisin. Vaihtojen toteuman suhteen noudatetaan kuitenkin 10 %:n liikkumavaraa: jos lopullinen liikkujamäärä jää enintään 10 % arvioitua pienemmäksi, ei OM-tukea tarvitse palauttaa. Jos taas liikkujia on yli 10 % arvioitua vähemmän, lasketaan OM-tuen lopullinen määrä edellä esitetyn mallin mukaisesti ja erotus alkuperäiseen myöntöön verrattuna palautetaan. OM-tukea voi myös harkinnan mukaan siirtää muihin toimintoihin, ks. tarkemmin 3.2. Tätä suositellaan erityisesti tilanteessa, jossa OM-tukea muutoin joutuisi palauttamaan CIMOon. Kaikista siirroista on ilmoitettava CIMOon. Arvioitua suurempi liikkujamäärä ei johda OM-tuen määrän lisäämiseen. Harjoittelukonsortioille harjoittelijavaihdon apurahat ja vaihtojen järjestämisen tuki lasketaan samojen periaatteiden mukaisesti kuin korkeakouluillekin. Opiskelijavaihdon kansallinen Opetusministeriön myöntämä tuki jaetaan CIMOsta korkeakouluille lisäapurahoina samoin periaattein kuin EU-tuesta varatut lisäapurahat. Kansallisen tuen käytössä noudatetaan Erasmus-liikkuvuustukisopimusta ja ohjelman periaatteita. Tuen raportoinnista ohjeistetaan myöntämispäätöksen yhteydessä. 8

2.3. CIMOn ja korkeakoulun/konsortion välinen rahoitussopimus Liikkuvuustoiminnoista solmitaan rahoitussopimus CIMOn ja korkeakoulun/konsortion välillä sopimuskauden alkaessa. Sopimuskausi alkaa 1.6.2009 ja päättyy 30.9.2010. Tukea voi käyttää vain sopimuskauden aikana tapahtuviin vaihtoihin ja toimintoihin. CIMO lähettää sopimuksen allekirjoitettavaksi tuensaajalle, joka palauttaa molemmat sopimuskappaleet CIMOon. Tämän jälkeen CIMO allekirjoittaa sopimuksen, palauttaa yhden sopimuskappaleen korkeakoululle/konsortiolle ja maksaa ensimmäisen osan myönnetystä tuesta. Konsortion puolesta sopimuksen CIMOn kanssa solmii konsortion koordinaattori, joka vastaa varojen käytöstä konsortion jäsenten kanssa solmittujen partnerisopimusten mukaisesti. Rahoitussopimuksessa sovitaan myönnettävän liikkuvuustuen määrästä, käyttötarkoituksesta sekä tuen maksatuksesta korkeakoululle/konsortiolle. Sopimuksen liitteitä ovat mm. eri vaihtotoimintojen mallisopimukset, jotka löytyvät internetistä CIMOn Erasmussivuilta. Myös koko Elinikäisen oppimisen ohjelmaa koskevat rahoitussopimuksen yleiset sopimusehdot löytyvät CIMOn sivuilta. Muutokset sopimukseen on tehtävä kirjallisesti lisäsopimuksilla. Tämä opas on rahoitussopimuksen liite VIII ja sisältää yksityiskohtaisia sääntöjä ja ohjeita liikkuvuustuen hallinnoimisesta ja yksittäisten apurahojen myöntämisperusteista. 2.4. Apurahan maksatus korkeakoululle/konsortiolle CIMO maksaa korkeakoululle/konsortiolle ensimmäisen osan tuen kokonaismäärästä 45 päivän kuluessa siitä, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet rahoitussopimuksen. Tämä ns. ensimmäinen ennakkomaksu on suuruudeltaan 80 % sopimuksessa määritellystä tuen kokonaismäärästä. Jos korkeakoulu/konsortio osoittaa väliraportissa (31.3.2010) käyttäneensä vähintään 70 % ensimmäisestä ennakkomaksusta (=56 % koko tukisummasta), maksaa CIMO korkeakoululle liikkuvuustuen ns. toisen ennakkomaksun. Toinen ennakkomaksu on enintään 20 % sopimuksessa määritellystä tuen enimmäismäärästä, yleensä tuen loppuosa. Mutta jos väliraportista käy ilmi, ettei korkeakoulu/konsortio tule käyttämään koko sille määriteltyä tukisummaa, toinen ennakkomaksu on tätä pienempi tai sitä ei makseta ollenkaan. Mikäli vaihtomäärät jäävät selvästi arvioitua pienemmäksi, voi CIMO myös periä takaisin osan jo maksetusta ennakkomaksusta. Jos korkeakoulu/konsortio ei ole väliraportointiin mennessä käyttänyt vähintään 70 % ennakkomaksusta, se voi anoa toisen ennakkomaksun maksamista CIMOlta niin pian kuin vaadittu osuus on käytetty. Anominen tapahtuu täyttämällä väliraportti uudestaan, kuitenkin viimeistään 31.8.2010 mennessä. 2.5. Lisäapurahat CIMO varaa vuosittain erillisen ns. reservipotin korkeakouluille myönnettäviä lisäapurahoja varten. Lisäapurahojen tarkoitus on taata joustavuus tuen myöntämisessä ja mahdollisuus lisätukeen niille korkeakouluille, joiden lähtijöiden määrä kasvaa arvioidusta tai jotka ovat maksaneet lähtijöille pieniä apurahoja. Lukuvuodelle 2009 10 on lisäapurahoja varattu seuraavasti: 9

Opiskelija- ja harjoittelijavaihdon lisäapurahat 263 120 Kansallinen OPM:n opiskelijavaihdon tuki 265 880 Vammaisten liikkujien apurahat 30 000 Opettaja- ja henkilökuntavaihdon lisäapurahat 77 090 Yhteensä 636 090 EILC-kursseille lähteville opiskelijoille ei ole varattu erillistä lisäapurahapottia, vaan korkeakoulu maksaa EILC-apurahat normaalista Erasmus-opiskelija- tai harjoittelijavaihdon potistaan. Kumpaankin voi tarvittaessa hakea lisäapurahaa. Lisäapurahoja voivat ensisijaisesti anoa sellaiset korkeakoulut/konsortiot, jotka lähettävät lukuvuoden aikana CIMOn allokointitaulukon (14.5.2009) arviota enemmän henkilöitä vaihtoon (opettaja- tai henkilökuntavaihto) tai joissa vaihtojen yhteiskesto kuukausissa on arvioitua suurempi (opiskelija- ja harjoittelijavaihto). Toissijaisesti lisäapurahoja voidaan kaikkiin toimintoihin myöntää suurempien apurahojen maksamista varten, vaikka arvioitu lähtijä- ja/tai kuukausimäärä ei ylittyisikään. Tällä perusteella lisätukea myönnetään ainoastaan kevään hakukierroksella. Lisäapurahoja haetaan CIMOsta erillisellä lomakkeella. Korkeakoulu voi hakea lisäapurahoja Erasmus-liikuvuustukeen seuraavasti: 30.10.2009 mennessä opiskelija- ja harjoittelijavaihtoon 31.3.2010 mennessä opiskelija-, harjoittelija-, opettaja ja henkilökuntavaihtoon Vammaisille vaihtoon lähtijöille korkeakoulu voi hakea erityistä korotettua apurahaa vammasta aiheutuviin ylimääräisiin kustannuksiin vaihdon aikana. Hakuaika on jatkuva. 2.6. Tuen palautus Korkeakoulun/konsortion kannattaa suunnitella huolellisesti myönnetyn tuen käyttö, jotta kaikki varat tulevat käytetyksi (lisäohjeita luvussa 3.1.). Mikäli apurahoja tästä huolimatta jää käyttämättä, korkeakoulun/konsortion tulee viipymättä ottaa yhteys CIMOon, joka pyrkii kierrättämään tuen muille korkeakouluille lukuvuoden aikana. CIMO perii korkeakoululta / konsortiolta käyttämättä jääneen tuen takaisin loppuraportin palauttamisen jälkeen erillisellä laskulla. 2.7. Raportointi 2.7.1. Väliraportti Korkeakoulu/konsortio toimittaa väliraportin lukuvuoden 2009 10 liikkuvuustoimintojen toteutumisesta CIMOon 31.3.2010 mennessä. Väliraportissa raportoidaan seuraavat seikat: Toteuma väliraporttiin mennessä toiminnoittain: o vaihtoon lähteneiden lukumäärä yhteensä, heidän vaihtojensa kesto yhteensä (kuukaudet/viikot) sekä heille myönnetyt apurahat yhteensä. Toteumaan voidaan 10

siis laskea mukaan koko myönnetty tuki, vaikka apurahoja ei olisi vielä maksettu ulos. o Käytetyn OM-tuen määrä. Koko sopimuskauden ennuste toiminnoittain: o Kaikkien vaihtoon lähtevien lukumäärä yhteensä, heidän vaihtojensa kesto yhteensä (kuukaudet/viikot) sekä heille maksettavat apurahat yhteensä. o Arvio mahdollisesti käyttämättä jäävistä apurahoista tai tarvittavista lisäapurahoista. o Toimintojen välillä tehtävät siirrot HUOM: Lisäapurahojen anomista varten on täytettävä erillinen lisäapurahojen hakulomake (ks kappale 2.5). Ei siis riitä, että lisätuen tarpeesta mainitaan väliraportissa. Väliraporttilomake ilmestyy alkuvuodesta CIMOn Erasmus-sivuille internetiin. Väliraportoinnista tiedotetaan myös sähköpostitse campo- ja cimeoni-listojen kautta. 2.7.2. Loppuraportti Lukuvuoden 2009 10 loppuraportti toimitetaan CIMOon 29.10.2010 mennessä. Loppuraportti koostuu seuraavista osista: - Sähköiseen raportointijärjestelmään syötetyt tiedot kaikista toteutuneista vaihdoista. Järjestelmästä tulostetaan allekirjoitettavat talousraportit sekä exceltaulukot liikkujista - Ilmoitus tehdyistä siirroista - Saapuneiden opiskelijoiden ja harjoittelijoiden määrät maittain - Lista EILC-kursseille osallistuneista opiskelijoista ja heille maksetuista apurahoista - Lista kansallista tukea saaneista opiskelijoista - Raportti OM-tuen käytöstä (vain tuen kokonaiskäyttö) - Sanallinen raportti Erasmus-liikkuvuudesta Sähköinen raportointijärjestelmä avautuu viimeistään syyskuun alussa, jolloin raportointiin jää aikaa 2 kuukautta. Raportointi perustuu toimintokohtaisiin tiedonkeruumalleihin eli ns Data Dictionaryihin, jotka ovat korkeakoulun/konsortion ja CIMOn välisen sopimuksen liitteet II a c. Tarkemmat raportointiohjeet ilmestyvät raportoinnin alkaessa. CIMO tarkastaa loppuraportin sekä laskee OM-tuen lopullisen määrän toteutuneiden vaihtojen määrän perusteella. Jos yhdestä tai useammasta toiminnosta on palautettavaa, lähetetään korkeakoululle/konsortiolle lasku palautettavasta tuesta. Jos taas korkeakoululle/konsortiolle ei ole väliraportin jälkeen maksettu tuen toista ennakkomaksua, maksetaan mahdollinen loppumaksu loppuraportin jälkeen. Lopuksi CIMO toimittaa korkeakoululle/konsortiolle loppukirjeen sopimussuhteen päättymisestä. 11

2.8. Asiakirjojen säilytysaika Mahdollisia tarkastuksia varten Erasmus-toimintoihin liittyviä asiakirjoja on säilytettävä viisi vuotta loppuraportin jättämisestä lukien. 2.9. Seuranta ja tarkastukset CIMOn ja Euroopan komission välinen sopimus velvoittaa CIMOn kansallisena toimistona tekemään Erasmus-ohjelman tarkastuksia ja seurantaa (monitorointi) suomalaisissa korkeakouluissa ja konsortioissa. Seuranta kattaa laajimmillaan kaiken sen tuen ja neuvonnan, jota CIMO voi tarjota korkeakouluille Erasmus-ohjelman toimeenpanossa. Erillisillä seurantavierailuilla kerätään tietoa Erasmus-liikkuvuuden toimeenpanosta sekä ohjelman laadusta, tuloksista ja vaikuttavuudesta. Vierailujen aikana pyritään myös kartoittamaan ja levittämään hyviä toimintatapoja ja korjaamaan mahdollisia puutteita. Seurantavierailut ovat parhaimmillaan hyödyllisiä molemmille osapuolille korkeakoululla on mahdollisuus antaa palautetta CIMOn palveluiden ja ohjelmahallinnon kehittämiseksi, ja samalla tarjoutuu tilaisuus yhdessä arvioida korkeakoulun kansainvälistä toimintaa ja keskustella sen kehittämistarpeista. Lisäksi voidaan pohtia CIMOn ja korkeakoulujen välistä yhteistyötä ja Erasmus-ohjelman toimeenpanoa yleensä. Vierailun perusteella laaditaan kirjallinen raportti. Erasmus-ohjelman asiakirjatarkastusten ja tarkastusvierailujen tarkoituksena on varmistaa, että raportoitu Erasmus-liikkuvuus on toteutunut raportoidun mukaisesti ja että ohjelman varat käytetään rahoitussopimuksen ehtojen mukaisesti. Asiakirjatarkastukset tehdään satunnaisotantana loppuraportoinnin jälkeen pyytämällä kopiot tiettyjä liikkujia koskevista dokumenteista CIMOon. Lisäksi vuosittain tehdään muutamia tarkastusvierailuja sekä suurimpiin tuensaajiin niin kutsuttuja systeemitarkastusvierailuja. Systeemitarkastuksessa analysoidaan korkeakoulun apurahahallinnon prosesseja ja tehdään normaali asiakirjatarkastus. Tarkastukset kohdistuvat aina viimeisimpään raportoituun sopimuskauteen. Asiakirjatarkastuksessa ja tarkastusvierailuilla tarkastettavat asiakirjat toiminnoittain on listattu liitteessä 4. 3. ERASMUS-TUEN HALLINNOINTI KORKEAKOULUSSA 3.1. Yleisiä ohjeita Erasmus-määrärahan tulee olla omana eränään korkeakoulun tilillä siten, että maksuliikenne pystytään aukottomasti selvittämään mahdollisen tilintarkastuksen yhteydessä. Korkeakoulun/konsortion kannattaa suunnitella huolellisesti myönnetyn tuen käyttö, jotta kaikki varat tulevat käytetyksi kussakin toiminnossa. CIMO joutuu palauttamaan käyttämättä jääneet varat komissiolle. Niinpä korkeakoulun kannattaa seurata vaihtojen toteutumista lukuvuoden mittaan ja tarkistaa, onko tarpeen hakea lisärahaa, siirtää tukea toimintojen välillä tai kasvattaa lähtijöille maksettavia apurahoja. Mah- 12

dollisista siirroista toimintojen välillä on ilmoitettava CIMOon ja ne tulee ottaa huomioon loppuraporttia laadittaessa, jotta kokonaissummat täsmäävät. Mikäli näyttää siltä, että lukukauden aikana vaihtoja toteutuu arvioitua vähemmän, on suositeltavaa maksaa yksittäisille liikkujille suurempia apurahoja. Apurahaa voi suurentaa myös jälkikäteen maksamalla lähtijälle lisäsumman esim. vaihtoraportin palauttamisen jälkeen. Tässä on kuitenkin noudatettava luvussa 3.3. määriteltyjä enimmäisapurahoja ja sopimuskauden kestoa, ja muistettava raportoida apuraha CIMOon lopullisen summan mukaisesti. Mikäli apurahoja tästä huolimatta jää käyttämättä, korkeakoulun tulee viipymättä ottaa yhteys CIMOon. Apuraha myönnetään vaihtoon lähtijöille vaihdon pituuden mukaan. Opiskelija- ja harjoittelijavaihdossa apurahan suuruus on määritelty yhtä vaihtokuukautta kohden. Silloin kun vaihto on pidempi kuin kolme kuukautta, vähintään kahden viikon mittainen täydet kuukaudet ylittävä opiskelu- tai harjoittelujakso oikeuttaa pääsääntöisesti seuraavan täyden kuukauden apurahaan. Apurahojen jakoperiaatteiden tulee olla oikeudenmukaiset, läpinäkyvät ja julkiset. Apurahan saajien valinta ja apurahojen jakaminen tulee dokumentoida, ja korkeakoulun tulee säilyttää hakemukset ja muu valintaan liittyvä aineisto viiden vuoden ajan loppuraportin jättämisen jälkeen. Apurahojen suuruuden määrittelyssä voidaan huomioida esimerkiksi asuin- ja elinkustannukset kohdemaassa sekä mahdollinen ulkopuolinen rahoitus. Myös liikkujan mahdolliset erityistarpeet voivat olla peruste suuremman apurahan maksamiselle. Apurahan ei ole tarkoitus kattaa kaikkia ulkomailla oleskelusta koituvia kuluja. Lukuvuoden 2009 10 liikkuvuustukisopimuksissa korkeakouluille ei ole allokoitu lainkaan kansallista Opetusministeriön määrärahaa opiskelijavaihtoon. Tämä helpottaa määrärahojen hallinnointia useimmilla korkeakouluilla. Kansallista tukea jaetaan kuitenkin lisäapurahoina, ja apurahojen maksussa EU-tuki ja kansallinen tuki tulee pitää erillään. Samalle opiskelijalle ei pääsääntöisesti voi maksaa tukea kahdesti eri potista. 3.2. Siirtomahdollisuudet tukikategorioiden välillä Riippuen korkeakoululle myönnetyn tuen suuruudesta ja kussakin toiminnossa toteutuvien vaihtojen määrästä korkeakoulu voi lukuvuoden aikana katsoa tarpeelliseksi hyödyntää sopimuksen suomaa joustomahdollisuutta ja siirtää varoja toimintojen välillä. Korkeakoulu voi halutessaan siirtää varoja tukikategorioiden välillä seuraavin rajoituksin: enintään 20 % opiskelijavaihtoapurahoista voi siirtää harjoittelijavaihtoapurahoihin tai päinvastoin enintään 20 % opettajavaihtoapurahoista voi siirtää henkilökuntavaihtoapurahoihin tai päinvastoin enintään 20 % OM-tuesta voi siirtää opiskelija- ja harjoittelijavaihtoon ja/tai opettaja- ja henkilökuntavaihtoon enintään 20 % opettaja- ja henkilökuntavaihtoapurahoista voi siirtää opiskelija- ja harjoittelijavaihtoapurahoihin 13

opiskelija- ja harjoittelijavaihtoapurahoista ei saa siirtää muihin toimintoihin. Muita siirtoja ei sallita. Jos korkeakoulu/konsortio päättää tehdä siirtoja, siitä tulee ilmoittaa CIMOon kirjallisesti. Tehdyt siirrot raportoidaan myös loppuraportin yhteydessä erillisellä lomakkeella. 3.3. Apurahan maksu vaihtoon lähteville 3.3.1. Opiskelijavaihto Korkeakoulu maksaa apurahat vaihtoon lähteville Erasmus-opiskelijoilleen. Opiskelija allekirjoittaa vahvistuksen Erasmus-apurahan vastaanottamisesta ennen apurahan maksamista (liite V a 1., joka löytyy CIMOn Erasmus-sivuilta). Vahvistus jää korkeakouluun säilytettäväksi. Lomake on edellisten vuosien kaltainen, mutta sitä on täydennetty loppuraportissa kysyttävillä tiedoilla. Korkeakoulun on esim. tilintarkastuksen yhteydessä kyettävä osoittamaan, että apuraha on maksettu opiskelijan tilille. Lisäksi tarvitaan todiste ulkomaanopiskelusta (tähän tarkoitukseen voi käyttää esim. liitettä V a 4., Letter of Confirmation). Opiskelijavaihtoapurahan tarkoituksena on korvata vaihdosta aiheutuvia lisäkustannuksia eli esimerkiksi matkakulut, vieraaseen kieleen perehdyttäminen sekä kohdemaan korkeammat elinkustannukset. Apurahan tulisi olla opiskelijan käytettävissä ennen Erasmus-vaihdon alkua. Apuraha myönnetään yksittäiselle opiskelijalle ulkomaan opiskelujakson keston mukaan. Lukuvuonna 2009 10 kuukausiapurahan suuruus tulee olla 200 350. Jos korkeakoulu joutuu maksamaan tätä pienempiä apurahoja, sen kannattaa hakea lisätukea CIMOlta. Korkeakoulu voi lähettää opiskelijoita vaihtoon myös ilman apurahaa. Nämä opiskelijat raportoidaan CIMOon muiden Erasmus-vaihto-opiskelijoiden tavoin ja heidät huomioidaan vaihtojen toteumassa. Nolla-apurahalla toteutettavan vaihdon on täytettävä kaikki muut Erasmus-opiskelijavaihdolle luvussa 4.2. asetetut ehdot. 3.3.2. Harjoittelijavaihto Korkeakoulu/konsortio maksaa apurahat vaihtoon lähteville harjoittelijoilleen. Harjoittelijavaihdosta solmitaan apurahasopimus (Placement Agreement), jonka allekirjoittavat lähettävä korkeakoulu/konsortio sekä opiskelija. Sopimuksessa sovitaan harjoittelun kestosta, apurahan suuruudesta ja maksuehdoista. Harjoittelun apurahasopimuksen pohja löytyy suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi (liite V b 1). Lisäksi käytössä on harjoittelijavaihdon tiedonkeruulomake (liite V b 4). Sen käyttö ei ole kuitenkaan pakollista, mutta korkeakoulu/konsortio voi halutessaan liittää sen apurahasopimukseen ja kerätä sen avulla opiskelijalta loppuraportoinnissa tarvittavia tietoja. Korkeakoulu/konsortio voi valita, maksaako se harjoittelijavaihtoapurahan opiskelijalle yhdessä vai kahdessa erässä. Jos apuraha maksetaan yhdessä erässä, maksetaan se kokonaisuudessaan opiskelijalle apurahasopimuksen solmimisen jälkeen. Jos apuraha maksetaan kahdessa erässä, maksetaan ensimmäinen osa (80 %) apurahasopimuksen solmimisen jälkeen. Jälkimmäinen osa (20 %) maksetaan sen jälkeen, kun opiskelija on palauttanut harjoitteluraportin korkeakoululle. Apurahasopimuspohja tulee päivittää valitun maksatuskäytännön mukaiseksi. 14

Korkeakoulun on esim. tilintarkastuksen yhteydessä kyettävä osoittamaan, että apuraha on maksettu opiskelijan tilille. Jos harjoittelijavaihto päättyy syyskuun lopussa eli sopimuskauden päättyessä tai harjoittelu poikkeuksellisesti jatkuu sopimuskauden päättymisen jälkeen (kuitenkin enintään 31.10.2010 asti), voi korkeakoulu/konsortio kiirehtiä opiskelijaa loppuraportin palauttamisessa ja maksaa jälkimmäisen osan apurahasta niin, että se on maksettu ennen korkeakoulun/konsortion loppuraportin jättämistä CIMOlle 31.10. mennessä. Harjoitteluapurahan tarkoituksena on korvata vaihdosta aiheutuvia lisäkustannuksia. Apuraha myönnetään yksittäiselle opiskelijalle ulkomaan harjoittelujakson keston mukaan. Lukuvuonna 2009 10 kuukausiapurahan suuruus tulee olla 200 500. Harjoitteluapurahat voivat olla keskimäärin korkeampia kuin opiskelijavaihtoapurahat, sillä harjoitteluun lähtevä opiskelija ei välttämättä pääse nauttimaan opiskelijaeduista kohdemaassa. Yksittäinen harjoittelijavaihtoapuraha voi kuitenkin olla keskimääräistä opiskelijavaihdon kuukausiapurahaa pienempi esimerkiksi harjoittelijalle maksettavan palkan vuoksi. Korkeakoulu voi lähettää opiskelijoita Erasmus-harjoitteluun myös ilman apurahaa. Nämä opiskelijat raportoidaan CIMOon muiden Erasmus-harjoittelijoiden tavoin ja heidät huomioidaan vaihtojen toteumassa. Nolla-apurahalla toteutettavan vaihdon on täytettävä kaikki Erasmus-harjoittelijavaihdolle kappaleessa 4.2. asetetut ehdot. 3.3.3. Opettaja- ja henkilökuntavaihto Korkeakoulu maksaa Erasmus-apurahan omille opettaja- ja henkilökuntavaihtoon lähtijöilleen sekä ulkomaisesta yrityksestä korkeakouluun opettajavaihtoon kutsutuille henkilöille. Erasmus-apuraha on kokonaisapuraha, josta voidaan kattaa matka- ja oleskelukuluja. Apuraha voidaan siirtää vaihtoon osallistujalle vasta sitten, kun hän on hyväksynyt Erasmus-apurahan sekä kaikki siihen liittyvät velvollisuudet. Todisteeksi tästä käy päätös apurahan myöntämisestä tai allekirjoitettu vahvistus Erasmus-apurahan vastaanottamisesta (mallina liite VI b ja VII b). Ulkomaisista yrityksistä opettajavaihtoon kutsuttavia varten on lisäksi erillinen englanninkielinen mallilomake (liite VI c). Huom. mikäli apurahaa ei makseta etukäteen vaihtoon lähtijän tilille, vaan korkeakoulu korvaa vaihdosta aiheutuvat kulut matkalaskun perusteella, vahvistukseksi riittää hyväksytty matkasuunnitelma- ja lasku, joissa on maininta Erasmus-vaihdosta. Lukuvuodesta 2009-10 alkaen opettaja- ja henkilökuntavaihtoon maksettavan yksittäisen apurahan enimmäismäärä määräytyy vaihdon todellisen keston ja kohdemaan mukaan. Vaihdon kesto (matkallaolopäivien lukumäärä yhteensä) on pystyttävä todistamaan (esim. matkaliput matkalaskun yhteydessä). Apurahan maakohtaiset enimmäismäärät ovat LLP-ohjelmaoppaan 2009 mukaiset, ja ne löytyvät tämän oppaan lopusta liitteestä 3. Lukuvuonna 2009-10 opettaja- ja henkilökuntavaihdon apurahoja on myönnetty CIMOsta keskimäärin 390 vaihtoa kohti, joten apurahan enimmäismäärän ylittyminen on mahdollista lähinnä lyhyiden vaihtojen kohdalla. Käytännössä opettaja- ja henkilökuntavaihtoon lähtijän Erasmus-apuraha voi olla myös pienempi kuin CIMOn allokoima summa, jolloin lähettävä korkeakoulu maksaa itse suurimman osan vaihdon kustannuksista. Opettaja- ja henkilökuntavaihtoa varten voi hakea myös lisäapurahoja CIMOsta keväällä 2010. 15

3 esimerkkiä apurahan enimmäismäärän laskemisesta: 5 päivän opettaja- tai henkilökuntavaihto Belgiaan: 1-7 päivän osalta Belgian päiväkohtainen maksimituki on 210 euroa per päivä -> vierailun enimmäisapuraha on 5 x 210 = 1050 10 päivän opettaja- tai henkilökuntavaihto Turkkiin: 1-7 päivän osalta Turkin päiväkohtainen maksimituki on 160 euroa ja 8-14 päivän osalta 58 euroa per päivä -> vierailun enimmäisapuraha on 7 x 160 + 3 x 58 = 1294 21 päivän opettaja- tai henkilökuntavaihto Viroon: 1-7 päivän osalta Viron päiväkohtainen maksimituki on 170 euroa, 8-14 päivän osalta 62 euroa ja 15-42 päivän osalta 22 euroa per päivä -> vierailun enimmäisapuraha on 7 x 170 + 7 x 62 + 7 x 22 = 1778 Opettaja- ja henkilökuntavaihtoon voi lähteä myös ilman Erasmus-apurahaa (ns. nolla-apuraha). Myös nämä vaihdot raportoidaan CIMOon, mikäli vaihdot muutoin täyttävät kaikki Erasmus-vaihdon ehdot. Erasmus-opettaja- ja henkilökuntavaihdosta vaaditaan seuraavat asiakirjat: Koska Erasmus-opettaja- ja henkilökuntavaihdon apurahan enimmäismäärä perustuu maa- ja päiväkohtaisiin maksimiapurahoihin, kunkin vaihdon keston todentamiseksi vaaditaan matkaliput ja/tai hotellilasku, jotka osoittavat kohdemaahan saapumis- ja sieltä lähtöpäivän. Lisäksi vaaditaan todiste siitä, että korkeakoulu on maksanut apurahan opettajalle/henkilökuntaan kuuluvalle tai korvannut vaihdosta aiheutuneet kustannukset suoraan (esim. kopio matkalaskusta). Mikäli apuraha on maksettu suoraan opettajan/henkilökuntaan kuuluvan tilille, vaaditaan myös kopio tilisiirrosta. Korkeakouluja suositellaan arkistoimaan myös vastaanottavan oppilaitoksen tai organisaation vahvistus vaihtojaksosta tai muu asiakirja, josta käy ilmi vaihtojakson kesto ja toteutuminen. Kustakin opettaja- ja henkilökuntavaihdosta on laadittava työsuunnitelma, josta on tarkemmin kerrottu kappaleessa 4.3. 16

3.3.4. Apurahat vammaisille vaihtoon lähtijöille Elinikäisen oppimisen ohjelma tukee myös vammaisten ja erityistarpeita omaavien henkilöiden osallistumista ohjelmaan. Lukuvuodelle 2009 10 CIMO on varannut yhteensä 30 000 Erasmus-tukea vammaisten osallistujien lisäapurahoihin. Vammaisille voidaan myöntää isompia apurahoja, jos: vaihtoon lähtevällä on vamma tai sairaus, josta aiheutuu merkittäviä lisäkustannuksia vaihdon aikana ja ylimääräisiä kustannuksia ei voida kattaa muista lähteistä. Jos korkeakoulu/konsortio aikoo lähettää vaihtoon vammaisen opiskelijan tai henkilökuntaan kuuluvan, sen kannattaa hyvissä ajoin sopia vastaanottavan korkeakoulun kanssa järjestelyistä, joita vammaisen liikkujan vaihto vaatii. Vammaisille liikkujille voidaan myöntää isompia apurahoja. Mikäli lisätukea ei tarvita paljon ja apurahan suuruus mahtuu kyseisen toiminnon apurahahaarukkaan, on suositeltavaa, että korkeakoulu maksaa lisätuen normaalista liikkuvuuden määrärahastaan. Mikäli tarvittavan lisätuen määrä ylittää apurahahaarukan enimmäismäärän, korkeakoulu/konsortio voi anoa CIMOsta ylimääräistä tukea vaihtoa varten. Vaihtoon lähtevä täyttää yhdessä korkeakoulun/konsortion Erasmus-koordinaattorin kanssa erillisen hakulomakkeen, jossa hän kuvaa vamman tai sairauden laadun ja sen vaikutukset vaihtoon. Hakemuksessa pyydetään myös arvio ylimääräisistä kustannuksista ja tiedot muista henkilön saamista avustuksista. Hakemukseen liitetään lääkärintodistus. CIMO päättää myönnettävästä lisätuesta tapauskohtaisesti. Hakulomake on CIMOn Erasmus-sivuilla ja hakuaika on jatkuva. Vammaisille liikkujille maksettu lisätuki raportoidaan loppuraportoinnin yhteydessä erikseen kohdassa supplement for disability. Lisätietoja Euroopan korkeakoulujen vammaispalveluista löytyy jatkossa HEAGtietokannasta (The Higher Education Accessibility Guide), joka kuitenkin parhaillaan on päivitettävänä. Tietokanta tulee jatkossa löytymään osoitteesta: http://www.european-agency.org/heag 3.4. Vaihtojen järjestämisen tuki (OM) Korkeakoululle/konsortiolle myönnettyä vaihtojen järjestämisen tukea voi käyttää sellaisiin toimintoihin, jotka liittyvät Erasmus-vaihtojen järjestelyihin ja tukitoimiin ja jotka noudattavat Euroopan komission varoista myönnettäviin määrärahoihin sovellettavia yleissääntöjä (kustannukset ovat todennettavissa kirjanpidossa, sopimuksen voimassaoloaikaa noudatetaan; vert. Rahoitussopimuksen yleiset ehdot). Vaihtojen järjestämisen tukea voi käyttää esimerkiksi seuraaviin toimintoihin: opiskelija-, harjoittelija-, opettaja- ja henkilökuntavaihtoon lähtevien ja saapuvien valmentaminen sekä vaihtojen seuranta ja arviointi vaihtoon lähtevien valinta, orientaatio ja muut tukitoimet 17

vaihtoon lähtevien ja saapuvien kielivalmennus Erasmus-vaihtoihin liittyvän informaatiomateriaalin tuottaminen ja levittäminen Erasmus-vaihtoihin liittyvät valmistelevat vierailut korkeakouluihin ja yrityksiin sekä seuranta- ja arviointivierailut yhteistyökorkeakouluihin ECTS-järjestelmän käyttöön liittyvät toiminnot tutkintotodistuksen liitteen (Diploma Supplement) käyttöön liittyvät toiminnot kv-toimiston henkilöstön palkkakulut HUOM: OM-tukea ei voi käyttää lähtevien opiskelijoiden vakuutusten kattamiseen, vaan opiskelija maksaa tarvittavat vakuutukset Erasmus-apurahastaan. Koska OM-tuki myönnetään könttäsummana vaihtoon lähtevien henkilöiden yksikköhintojen perusteella, CIMO ei tarkasta tuen käyttöä raportoinnin tai taloustarkastuksen yhteydessä. OM-tuen saamiseksi korkeakoulun/konsortion tulee ainoastaan osoittaa toteutuneiden vaihtojen määrä loppuraportissa. OM-tuesta maksettujen kustannusten tulee kuitenkin olla todennettavissa kirjanpidossa. 4. VAIHTOJEN TOTEUTTAMISEN PERIAATTEET 4.1. Korkeakoulujen kahdenväliset sopimukset Erasmus-vaihdot perustuvat korkeakoulujen solmimiin kahdenvälisiin sopimuksiin. Korkeakoulut voivat itse laatia pohjan kahdenvälisiä sopimuksia varten, mutta sopimusten on noudatettava vähimmäisvaatimuksia, jotka on esitetty liikkuvuustukisopimuksen liitteessä IV. Yritysten kanssa toteutettavat harjoittelija-, opettaja- ja henkilökuntavaihdot eivät kuitenkaan edellytä kahdenvälistä sopimusta korkeakoulun ja yrityksen välillä, vaan kustakin vaihdosta voidaan sopia erikseen. Myös korkeakouluun suuntautuva harjoittelijavaihto ei edellytä kahdenvälistä sopimusta, vaan vastaanottava korkeakoulu rinnastetaan tässä tapauksessa yritykseksi. Yritys määritellään Erasmus-ohjelmassa laajasti. Yritykseksi (enterprise) voidaan katsoa mikä tahansa yksityinen tai julkinen organisaatio, jolla on taloudellista toimintaa, esimerkiksi yritys, kansallinen toimisto, tutkimuskeskus, perheyritys, yhdistys tai freelancerina toimiva henkilö. Partnerikorkeakoulun/yrityksen tulee sijaita jossakin Erasmus-ohjelmaan osallistuvassa maassa (yhteensä 30 maata). Näitä ovat: 1. EU:n jäsenvaltiot Alankomaat, Belgia, Bulgaria, Espanja, Irlanti, Iso-Britannia, Italia, Itävalta, Kreikka, Kypros, Latvia, Liettua, Luxemburg, Malta, Portugali, Puola, Ranska, Romania, Ruotsi, Saksa, Slovakia, Slovenia, Tanska, Tšekki, Unkari ja Viro. 2. ETA/EFTA-maa Norja, Islanti ja Liechtenstein sekä Turkki. 18

Lukuvuonna 2009-10 Kroatia ja Entinen Jugoslavian tasavalta Makedonia saavat erillistä rahoitusta, jonka avulla ne pystyvät osallistumaan Erasmus-liikkuvuuteen ainoastaan lähettävänä osapuolena. Erasmus-peruskirja on myönnetty yhteensä 11 kroatialaiselle ja 3 makedonialaiselle korkeakoululle, jotka voivat osallistua Erasmus-opiskelija-, opettaja- ja henkilökuntavaihtoon, mutta eivät vielä tässä vaiheessa harjoittelijavaihtoon. Tiedot peruskirjan saaneista korkeakouluista löytyvät komission sivuilta seuraavasti: http://eacea.ec.europa.eu/llp/funding/2009/call_erasmus_university_charter_en.htm Lukuvuonna 2009-10 Suomesta ei vielä voi lähettää Erasmus-ohjelman kautta opiskelijoita ja/tai korkeakoulun henkilökuntaa Kroatiaan tai Makedoniaan. Huom. Sveitsi ei osallistu Erasmus-ohjelmaan, vaan rahoittaa itse Erasmus-tyyppistä yhteistyötä, joten Sveitsiin vaihtoon lähteneitä opiskelijoita ei raportoida CIMOn Erasmusraportoinnissa! 4.2. Opiskelija- ja harjoittelijavaihto 4.2.1. Vaihtoon lähtijän kelpoisuusehdot Erasmus-vaihtoon lähtevän opiskelijan on oltava: Suomen tai jonkin muun Erasmus-ohjelmaan osallistuvan maan kansalainen jonkin muun kuin edellä mainitun maan kansalainen, mutta jonka oleskelu Suomessa on luonteeltaan pysyvää (passissa merkintä A tai P ) Myös virallisen pakolaisstatuksen omaavat sekä valtiottomat opiskelijat voivat saada apurahan. Apuraha voidaan myöntää vain opiskelijalle, joka on korkeakoulussa kirjoilla perus- tai jatkotutkintoa suorittamassa. Kotikorkeakoululla on oltava Erasmus-peruskirja. Harjoittelijavaihto puolestaan edellyttää kotikorkeakoululta laajennettua Erasmus-peruskirjaa. Apurahoja myönnetään yksinomaan seuraavanlaiseen toimintaan ulkomailla: kokopäiväiset perus- ja aineopinnot, syventävät ja jatko-opinnot, jotka johtavat tutkintoon ja jotka suoritetaan vastaanottavassa oppilaitoksessa, mukaan lukien väitöskirjan valmistelu (mutta ei sellaisen tutkimuksen suorittaminen, joka ei varsinaisesti sisälly mihinkään opinto-ohjelmaan), harjoittelujakso, jonka tarkoituksena on tiedon, osaamisen ja taitojen karttuminen. Opiskelijan kotikorkeakoulun tulee hyväksilukea harjoittelu osaksi opiskelijan tutkintoa. Harjoittelun on oltava päätoimista. Opiskelijavaihtoon voivat lähteä vain sellaiset opiskelijat, jotka ovat saaneet päätökseen ensimmäisen vuoden korkeakouluopinnot. Erasmus-harjoitteluun voi sen sijaan lähteä jo ensimmäisen opiskeluvuoden aikana. Jos opiskelija on saanut vaihtopaikan Euroopasta CIMOn harjoitteluohjelman kautta ja saa harjoittelua varten CIMOlta apurahan, ei hän lisäksi voi saada samaa harjoittelua varten korkeakoululta Erasmus-apurahaa. Käytännössä tämä koskee lähinnä joitakin eurooppalaisiin kulttuuri- ja tiedeinstituutteihin tai kansainvälisiin organisaatioihin valittuja 19

opiskelijoita, sillä muutoin CIMOn harjoitteluohjelmat on nykyisin suunnattu Euroopan ulkopuolisiin tai ei-erasmus-kelpoisiin kohteisiin. Huom. IAESTE-harjoitteluun lähteville opiskelijoille korkeakoulu voi halutessaan kuitenkin maksaa Erasmus-apurahan, sillä IAESTE-harjoittelijat eivät saa apurahaa CIMOlta ja työnantajan heille maksama palkka on usein varsin vaatimaton. 4.2.2. Vaihtoon lähtijöiden valinta Lähettävä korkeakoulu valitsee vaihtoon lähtevät opiskelijat. Korkeakoulun on huolehdittava lähtijöiden valintaperiaatteiden tasavertaisuudesta, johdonmukaisuudesta ja läpinäkyvyydestä. Vaihtoon lähtevällä opiskelijalla tulee olla ulkomailla opiskelun tai harjoittelun edellyttämät akateemiset ja käytännön valmiudet, esim. tarvittava kielitaito ja motivaatio. 4.2.3. Vaihdon kesto Kunkin vaihdon vähimmäiskesto on 3 kuukautta (tai yksi lukukausi) ja enimmäiskesto 12 kuukautta. Opiskelija- tai harjoittelijavaihdon on tapahduttava sopimuskauden aikana 1.6.2009 30.9.2010. Erasmus-vaihto ei saa jatkua yli sopimuskauden päättymisen. Ainoan poikkeuksen tästä muodostavat sellaiset harjoittelijavaihdot, jotka eivät ajallisesti mahdu kummankaan sopimuskauden sisälle. Ne voivat poikkeuksellisesti jatkua sopimuskauden päättymisen jälkeen, mutta kuitenkin enintään 31.10.2010 asti. Koko Erasmus-apuraha pitää olla maksettu opiskelijalle ennen CIMOon tehtävää loppuraporttia. Mikäli korkeakoulujen välisten kahdenvälisten sopimusten mukainen opinto-ohjelma niin edellyttää, yksi vaihtojakso voi sisältää peräkkäisiä opintoja useammassa maassa. Opiskelun kussakin maassa tulee pääsääntöisesti kestää vähintään 3 kuukautta, mutta akateemisin perustein kesto voi olla myös lyhyempi. Opintojen tulee toteutua ajallisesti peräkkäin. Erasmus-loppuraportissa useassa kohteessa suoritetut vaihdot raportoidaan sen kohteen mukaan, jossa oleskelu on kestänyt kauimmin, mutta vaihdon kestoksi merkitään koko vaihdon yhteiskesto. 4.2.4. Saman opiskelijan useampi vaihtojakso Sama opiskelija voi lähteä Erasmus-ohjelman kautta yhden kerran opiskelijavaihtoon yhden kerran harjoittelijavaihtoon Poikkeuksena ovat Erasmus Mundus ohjelman yhteiseurooppalaiset maisteriohjelmat, jollaiseen osallistuva opiskelija voi saada Erasmus-opiskelijavaihtoapurahan, vaikka olisi aiemmin ollut Erasmus-opiskelijavaihdossa. Erasmus Mundus ohjelmaan liittyvän Erasmus-vaihdon tulee täyttää kaikki muut Erasmus-ohjelman ehdot. Sama opiskelija voi kuitenkin osallistua Erasmus-vaihtoihin yhteensä korkeintaan 24 kuukauden ajan. Jos opiskelija on ehtinyt olla osana korkeakouluopintoja Leonardo-ohjelman kautta harjoittelussa, ei hän enää voi lähteä Erasmus-harjoitteijavaihtoon. Sen sijaan ammatillisen 20

toisen asteen koulutuksen osana tehty Leonardo-harjoittelu ei ole este Erasmusharjoitteluun osallistumiselle. 4.2.5. Yhdistetty harjoittelu- ja opiskelujakso Opiskelijavaihtojaksoon voi sisältyä myös harjoittelua, jolloin puhutaan ns. yhdistetystä jaksosta. Yhdistetyn jakson edellytyksenä on, että harjoittelu tapahtuu saman vastaanottavan korkeakoulun valvonnassa ja opiskelujakso ja harjoittelujakso seuraavat välittömästi toisiaan. Yhdistetyn jakson pituus on yhteensä vähintään 3 kuukautta (esimerkiksi niin, että opiskelija suorittaa 1 kk opiskelua ja 2 kk harjoittelua). Yhdistetty jakso voi kestää enintään 12 kuukautta. Apurahan suuruudesta päätettäessä koko yhdistetty jakso tulkitaan opiskelijavaihdoksi. 4.2.6. Vaihtojakson pidentäminen Opiskelijan vaihtojakson aikana ulkomaanoleskelua voi pidentää alun perin suunnitellusta, mikäli lähettävä ja vastaanottava korkeakoulu sopivat asiasta ennen vaihtojakson päättymistä ja mikäli ulkomaanoleskelu täyttää edellä mainitut vaihdon keston reunaehdot. Sopimus pidentämisestä on tehtävä hyvissä ajoin ennen vaihtojakson päättymistä, ja pidentämisjakson on seurattava välittömästi varsinaista vaihtoa. Mahdollinen tauko varsinaisen vaihdon ja pidentämisjakson välillä on perusteltava hyvin (esim. lukukausien välinen tauko). 4.2.7. Vaihtojakson keskeyttäminen Jos opiskelija ei suorita opintojaan tai harjoittelujaksoaan ennalta sovitulla tavalla, voidaan Erasmus-apuraha periä takaisin osittain tai kokonaan. Jos opiskelijalla on ylivoimainen este opiskelun tai harjoittelun loppuun suorittamiseksi, ei rahoja välttämättä peritä takaisin. Ylivoimaiseksi esteeksi voidaan katsoa esim opiskelijan oma tai lähiomaisen vakava sairastuminen. Jos vaihto keskeytyy ns ylivoimaisen esteen vuoksi kestettyään alle 3 kuukautta, tulee opiskelijan toimittaa korkeakoululle selvitys vaihdon keskeytymisen syystä ja kuluerittely vaihdosta aiheutuneista kustannuksista sekä sairaustapauksissa lääkärin todistus. Korkeakoulu toimittaa selvityksen edelleen CIMOon, joka päättää tapauskohtaisesti apurahan takaisinperinnästä. Jos vaihto keskeytyy ennenaikaisesti kestettyään kuitenkin vähintään 3 kuukautta, päättää apurahan mahdollisesta takaisinperinnästä korkeakoulu. Opiskelijan saama lopullinen Erasmus-apuraha määräytyy vaihdon todellisen toteutuneen keston mukaan. Kuukausiapuraha ei voi ylittää opiskelija- tai harjoittelijavaihdon enimmäiskuukausiapurahaa (ks kohdat 3.3.1 ja 3.3.2.) Vaihtojakso raportoidaan toteutuneen keston mukaisesti. 4.2.8. Harjoittelupaikaksi soveltuvat organisaatiot Erasmus-harjoittelupaikaksi soveltuu yritys tai yksityinen/julkinen organisaatio toisessa ohjelmaan osallistuvassa maassa. Harjoittelu voi tapahtua myös korkeakoulussa. Tyypillisiä korkeakoulun yhteydessä olevia harjoittelupaikkoja ovat esimerkiksi erillislaitokset, 21

kuten sairaalat, laboratoriot ja kirjastot. Tällaisissa tapauksissa lähettävä korkeakoulu tulkitsee, onko kyseessä opiskelu- vai harjoittelujakso ja maksaa apurahan sen mukaisesti. On kuitenkin olemassa joukko organisaatioita, jotka eivät ole hyväksyttäviä Erasmusharjoittelupaikkoja: Euroopan Unionin organisaatiot, jotka on listattu oheisella verkkosivulla: http://europa.eu/institutions/index_en.htm EU-ohjelmia hallinnoivat organisaatiot (esim. kansalliset toimistot) Opiskelijan kotimaan diplomaattiset edustustot ulkomailla (lähetystöt, konsulaatit) 4.2.9. Hyväksilukeminen Kotikorkeakoulun tulee hyväksilukea opiskelijan ulkomaanjakso. Ennen Erasmusopiskelijavaihdon aloittamista opiskelijan kotikorkeakoulun tulee varmistaa, että opinnot/harjoittelu ulkomailla soveltuu opiskelijan tutkintoon ja että Erasmus-vaihto voidaan näin ollen hyväksilukea osaksi tutkintoa. Erasmus-vaihdon aikana opinto-/harjoittelusopimuksen mukaisesti tehdyt suoritukset hyväksytään täysimääräisesti osaksi omassa korkeakoulussa suoritettavaa tutkintoa. Hyväksiluvussa tulisi noudattaa ECTS-järjestelmää. Mikäli harjoittelu ei ole osa tutkintoon sisältyvää opinto-ohjelmaa, tulee suoritus merkitä vähintään tutkintotodistuksen liitteeseen (Diploma Supplement) opiskelijan valmistuessa. 4.2.10. Ei opintomaksuja Opiskelijalta ei peritä vastaanottavassa korkeakoulussa lukukausi-, kirjoittautumis- tai kuulustelumaksuja eikä laboratorioiden ja kirjastojen käyttömaksuja Erasmus-vaihdon aikana. Erasmus-opiskelijan on kuitenkin paikallisten opiskelijoiden tavoin huolehdittava itse vastaavista pienehköistä kuluista kuten vakuutusmaksut, opiskelijajärjestöjen jäsenyysmaksut, kopiointikulut jne. Opiskelijoille on tiedotettava, että heidän on maksettava oman korkeakoulun perimät lukukausimaksut myös vaihtojakson aikana. Kotikorkeakoulu voi periä Erasmus-vaihtoon lähtevältä opiskelijalta normaalin lukukausimaksun, mutta opiskelijalta ei saa periä ylimääräistä maksua Erasmus-vaihdon järjestelyä tai hallinnointia varten. 4.2.11. Vakuutukset ja vastuu Erasmus-apurahoihin ei liity minkäänlaista vakuutusturvaa ulkomailla oleskelua varten. Korkeakoulu vastaa opiskelijavaihdon järjestelyistä ja sen velvollisuus on antaa opiskelijoille tietoa tarvittavista vakuutuksista ulkomaanopiskelua varten. Yleensä korkeakoulujen omat vakuutukset sisältävät tapaturmavakuutuksen palkatonta harjoittelua varten (mm. Valtiokonttorin vakuutus valtionalaisille korkeakouluille). Vakuutus koskee opintosuunnitelman mukaista harjoittelua ja kattaa tapaturmat, jotka sattuvat työskentelyn tai työmatkojen aikana. Vakuutus ei sisällä vastuuvakuutusta. Palkallinen harjoittelu katsotaan työsuhteeksi, joten vakuutuksesta vastaa työnantaja. Korkea- 22