Kokonaisarkkitehtuuri käytännössä Case Arkistolaitos Tuotepäällikkö Tarja Kallio
Esityksen sisältö Triplan - ohjelmistoja asian-, asiakirjan- ja arkistonhallintaan yli 20 vuoden ajan Case Arkistolaitos Tweb asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmä Astia-verkkopalvelujärjestelmä VAPA-palvelu Kokonaisarkkitehtuurista vielä muutama sananen
Triplanista lyhyesti Perustettu 1991 Sertifioitua toimintaa ISO 9001 laadunhallintajärjestelmä ISO 27001 tietoturvan hallintajärjestelmä Korkeimmassa AAA -luottoluokassa Asiakkaina n. 250 organisaatiota kuntia/kaupunkeja, kuntayhtymiä, sairaanhoitopiirejä, seurakuntayhtymiä, ministeriöitä, valtion virastoja, oppilaitoksia
Arkki
Case Arkistolaitos Tweb asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmä Laajennuksena Tweb WS-palvelurajapinta ASTIA verkkopalvelujärjestelmän integrointia varten Konkreettiset hyödyt Astia-järjestelmän integrointi Twebiin automatisoi asioiden avaamisen ja tilauksen sekä tilaajan tietojen siirtymisen asialle -> asiat näkyvät yhdessä järjestelmässä Tweb on keskitetty "tietovarasto", johon on otettu talteen käsitellyt asiat ja niihin liittyvät asiakirjat sekä se muu tieto, joka toiminnasta on otettu talteen asiakirjaobjekteina -> kaikki asiakirjallinen tieto keskitetyn sähköisen arkistonhoidon piirissä Vähentää työmäärää ja sähköistää prosesseja
Case Arkistolaitos Tweb asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmä Laajennuksena VAPA-integrointi Konkreettiset hyödyt Asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmässä on sekä asianhallinnan että muiden operatiivisten järjestelmien materiaalia -> VAPA-integrointi tarvitaan vain yhteen järjestelmään (sähköistä arkistoa hallinnoivaan) Suurimmassa osassa operatiivisia järjestelmiä ei ole (eikä ole kannattavaa tehdä) sähköisen arkiston hallintaominaisuuksia
Case Arkistolaitos Arkki-arkistonhallintajärjestelmä eams laadittu jo ensimmäisen SÄHKE-määräyksen pilotoinnin yhteydessä Prosessikuvaukset laadittu kesäkuu/2009 lukien, ensimmäiset käyttöön vuoden 2010 alusta Konkreettiset hyödyt Avoin rajapinta Tiedonohjauksen tuottaminen eri järjestelmiin (asianhallinta, asiakirjan-/dokumenttienhallinta, substanssijärjestelmät) Oletusmetatietoarvojen määrittely
Kokonaisarkkitehtuurista Kokonaisarkkitehtuuri käytännössä, muutamia poimintoja kokonaisarkkitehtuurin periaatteista: Ei päällekkäisiä ratkaisuja Yhteisten tietovarantojen muodostuminen (asiat yhdessä järjestelmässä, asiakirjat yhdessä sähköisessä arkistossa) Sähköisen arkiston toiminnot on jo toteutettu asianhallintaan, hyödynnetään niitä eikä teetetä jokaiseen sovellukseen vain siihen syntyvän materiaalin hallintaan soveltuvaa toiminnallisuutta
Kokonaisarkkitehtuurista Käyttäjäystävällisyys Laajat, toiminnoiltaan monipuoliset järjestelmät ovat haasteellisia niitä vähän käyttäville -> Tweb WS -palvelurajapinta mahdollistaa toimintojen upottamisen portaaleihin (esimerkkinä asiakirjan tallennus suoraan portaalista tai asiakirjan hyväksymispyyntöjen hyväksyminen/hylkääminen) Tiedon määrän lisääntyessä sen löytäminen on haasteellista -> Triplan enterprise search mahdollistaa haun useista tietolähteistä, asian- ja asiakirjanhallinnan lisäksi vaikkapa Finlexistä
Kokonaisarkkitehtuurista Yhteentoimivuuden varmistaminen Twebissä integroinnit valmistuotteisiin valmiina Tweb WS -palvelurajapinta on suorituskykyinen ja skaalautuva, nykyaikainen, kustannustehokas ja tarjoaa joustavan integraatioarkkitehtuurin Kokonaisarkkitehtuuri-työ ei sinänsä ole muuttanut tietojärjestelmän kehittämistyötä vaan korostanut asianhallinnan merkitystä organisaation keskitettynä tietovarastona.
Triplan Oy Tarja Kallio, tuotepäällikkö tarja.kallio@triplan.fi puh. 0400 604 550