MUSEO 2.1 KÄYTTÖOHJE 1.8.2007 MUSEO 2.1 1

MUSEO 2.1 KÄYTTÖOHJE 1.8.2007 MUSEO 2.1 1

Museo 2.1 1. Yleistä Museo 2.1 ohjelma on tarkoitettu museoiden esineluettelointiin esinekortin mallin mukaan. Sen lisäksi ohjelmassa on esineluovuttajien henkilörekisteri, josta selviää, mitä kukin henkilö on lahjoittanut tai myynyt. Toiminteita ovat: esinerekisteri esinekortin tulostus lomakkeelle esinekortin tulostus tyhjälle paperille esineluettelo henkilörekisteri luovuttajia ja muita henkilöitä varten henkilöluettelo henkilöiden osoitetarrat Museo 2.1 on tehty FileMaker Pro Developer-ohjelmalla, jota on myyty maailmanlaajuisesti yli 2 miljoonaa kappaletta. Museo 2.1 toimitetaan nk. runtimemuodossa, jonka mukana seuraa FileMakerin tietokannan käsittelyohjelmat. MUSEO 2.1 2

2. Asennus Ohjelma tarvitsee kovalevyllä tilaa vähintään 13 MB. Tiedostojen koko kasvaa, kun niihin syötetään tietoa, joten sille kannattaa varata tilaa vähintään 40 MB. Ohjelma toimitetaan virustarkastettuna itsestään purkautuvana tiedostona Museo 2.1 setup.exe. Se avautuu automaattisesti, kun kuvaketta näpäyttää kaksi kertaa. Esiin tulee koko ruudun peittävä ikkuna: Ohjelma antaa asennukseen tarvittavat ohjeet suomenkielisinä. MUSEO 2.1 3

MUSEO 2.1 4

Ohjelma latautuu ja käynnistyskuvakkeet asetetaan valikkoon ja työpöydälle. Lataamista voi seurata alla olevasta mittarista. MUSEO 2.1 5

Kuvakkeet näkyvät nyt Ohjelmavalikossa: Lataus on tehty. MUSEO 2.1 6

3. Käyttö aloitus Napautettaessa aloituskuvaketta näkyy valikko: Valikosta voi valita: esinerekisterin henkilörekisterin lainojen ja näyttelyiden valinnat lopetus varmuuskopiot BACKUP avun tarvitsijalle HELP tietoja ohjelman tekijästä ABOUT MUSEO 2.1 7

4. Esinerekisteri 4.1. Syöttölomake Valittaessa esinerekisteri avautuu tietokannan syöttölomake, jonka alkuosa alla: Ylimpänä on otsaketaulu. Syöttöruudut on ryhmitelty seuraavasti museotiedot esineen yleistiedot esineen käyttötiedot esineen valmistus- ja muut tiedot esineen luovuttajan tiedot sijainti ja käsittelytiedot kuvat esineestä Loppuosa on seuraavanlainen: MUSEO 2.1 8

Tiedot syötetään ruutuihin ylhäältä alas TAB-näppäimistön avulla. Sähköiset kuvat voidaan siirtää kopioi-liitä-tekniikalla alkuperäisestä lähteestä kortille. Kortissa tiedot ovat bitmap-muodossa, johon ohjelma muuttaa useassa formaatissa olevat kuvat, mm: BMP, JPG, GIF, TIFF jne. Asiakirjat voivat olla mitä tahansa muotoa. Vasemmassa yläkuvassa on esinekortiston kuva. Luku 1 tarkoittaa ensimmäistä korttia. Records tarkoittaa korttien kokonaismäärää, joka esimerkissämme on 107. Vasemmassa alakulmassa on pieni apunäyttö, jossa 100 tarkoittaa kuvan kokoa 100 %. Sen vieressä olevilla painikkeilla voidaan valita pienempi tai suurempi kuva. Nappula Browse esittää normaalimuotoa ja Preview esikatselutilaa. MUSEO 2.1 9

Painikkeiden merkitykset ovat seuraavat: Uuden, tyhjän kortin luominen. Näkyvissä olevan kortin kloonaaminen eli duplikointi. Kortin poistaminen. Etsi. Tällä voidaan rajoittaa kortit tiettyjen hakuehtojen mukaan. Katso ohjetta jäljempänä. Näyttää kaikki kortit. Lajittelu esim. aika- tai aakkosjärjestykseen. Tulostaa kortin, joka on näytössä. Tulostaa Museoviraston lomakkeelle. Tulostaa tyhjälle paperille Museoviraston lomakkeeksi. Tulostaa esineluettelon. Etsi ja lajittelu on tehtävä tätä ennen. Siirrytään henkilökortistoon. Lopetus ja poistuminen ohjelmasta. Ohjelma tekee automaattisesti varmuuskopion. 4.2. Kortin toiminnot Uusi, tyhjä kortti saadaan painamalla nappia UUSI KORTTI. Ohjelma antaa jokaiselle kortille oman numeronsa, jota käytetään ohjelman sisällä. KLOONAA KORTTI helpottaa toimintaa silloin, kun kyseessä on esimerkiksi samasta lähteestä saadut esineet, jolloin muutetaan ainoastaan tarpeelliset tiedot. Muuten jouduttaisiin samoja tietoja kirjoittamaan toistuvasti. POISTA KORTTI tuhoaa kortin. Sitä ei voi palauttaa. MUSEO 2.1 10

4.3. Etsi-toiminto ETSI-painike tuo esiin hakutoiminnon: Lomake tyhjenee, joten siihen voi kirjoittaa hakuehdon. Esimerkissämme haetaan radioita, joten kaksi kirjainta riittänee. Kirjaimien koolla ei ole väliä. Kun painetaan nappia Find, hakee ohjelma kaikki tiedot, joissa esineen nimessä on kirjainyhdistelmä ra. Tulokseksi saadaan: Kortteja (records) on yhteensä 48 ja niistä ra-kirjainyhdistelmä on 46 kappaletta. MUSEO 2.1 11

Hakukriteerejä on erilaisia: Haku-toiminteen hakuehdot: < pienempi <= pienempi tai yhtä suuri > isompi = sama alue! duplikaatit eli kaksoistiedot // tämän päivän päiväys? väärä aika tai päivä @ yksi kirjain tai numero * nolla tai useampi kirjain tai numero tarkka teksti == kentän sisältö sopii yhteen Haun avulla on helppo löytää tietyt esineet, tietyssä sijoituspaikassa olevat esineet, tietyn lajin esineet jne. HUOM! Haun jälkeen tehtyjen toimintojen jälkeen on muistettava painaa NÄYTÄ KAIKKI painiketta, jottei osa korteista jää pois näkyvistä. Tiedot eivät katoa minnekään. MUSEO 2.1 12

4.4. Lajittelu Lajittelu on oiva apuneuvo järjestelyssä: aakkos-, numero- aika- jne. LAJITTELEnappia painettaessa esiin tulee ponnahdustiedote: Vasemmanpuoleisessa taulussa ovat kortin kaikki tiedot otsakkeittain. Nyt valitaan haluttu tai halutut lajittelukriteerit näppäisemällä otsaketta, jolloin se tummenee. Samalla voi valita lajittelujärjestyksen Ascendic = nouseva, Descendic = laskeva. Custom order ei ole toiminnassa.: Painamalla nappia >>MOVE>> tai kaksoisnapauttamalla tieto siirtyy oikeanpuoleiseen tauluun. MUSEO 2.1 13

Nyt on lajitteluavaimeksi määrätty luettelonumero. Lajittelu tapahtuu painamalla nappia SORT. Vasemmassa yläkulmassa olevaan konsoliin ilmestyy teksti Sorted eli lajiteltu. Joissakin tapauksissa on parempi, etteivät tiedot ole lajiteltu, joten ne voidaan palauttaa syöttöjärjestykseensä seuraavasti: Ensin painetaan nappia LAJITTELE, jolloin alla oleva ponnahdustiedote tulee näkyviin: Tyhjennetään oikeanpuoleinen taulu painamalla nappia Clear All. MUSEO 2.1 14

Näkymä on tämän jälkeen tällainen: Nyt painetaan nappia Unsort ja kortit menevät alkuperäiseen eli syöttöjärjestykseen. Palkissa on nyt teksti Unsorted. 4.5. Kuvien ja dokumenttien säilytys (kts myös liite 1) Kuvat tuodaan jostakin kuvankäsittelyohjelmasta kopio-liitä- menetelmällä (copypaste) asianomaiseen ruutuun. Tällöin kuva jäävät näkyviin. Mikäli halutaan säästää tilaa, niin tilaan voidaan tuoda myös pelkkä pikakuvake, jota näpäyttämällä varsinainen kuva tulee esiin. Tässä tapauksessa kuva jää alkupräiseen tiedostoonsa eikä kopioidu tietokantaan. Jos halutaan tulostaa kuvallisia esineluetteloita, tällä menetelmällä se ei onnistu, vaan luettelossa näkyvät ko. pikakuvakkeet. Muut asiakirjat tuodaan samalla tavalla. Jos ne kopioidaan, niin jokainen dokumentti vie kokonsa mukaisen tilan tietokannassa, joka satojen, isojen dokumenttien jälkeen tulee hitaaksi. Suositeltavampi tapa on tuoda pikakuvake, joka tapahtuu siten, että lähdekuvake napataan hiirellä ja siirretään dokumenttiruutuun painamalla samalla näppäimistän SHIFT-näppäinta (isot kirjaimet) MUSEO 2.1 15

4.6. Tulosta kortti Painettaessa näppäintä TULOSTA KORTTI näyttö muuttuu esikatselutilaan: Päälle tulee ponnahdusvalikko, jonka avulla määritetään kirjoittimen asetukset: MUSEO 2.1 16

Kun asetukset on valittu painetaan OK. Esille tulee seuraava valikko: Lopputuloksena on seuraava tuloste: MUSEO 2.1 17

4.7. Tulosta lomake Tuloste on tarkoitettu täyttämään Museoviraston virallinen esinekortti. 4.8. Tulosta blanco Jos käytössä ei ole valmiita lomakepohjia, päästään samaan lopputulokseen tulostamalla TULOSTA BLANCO. MUSEO 2.1 18

4.9. Tulosta luettelo Painikkeen takana on valittavana: Tekstiluettelon ensimmäisen sivun otsake on tämän näköinen: Seuraavien sivujen otsakkeet ovat tämän näköisiä: Kuvaluettelo näyttää puolestaan seuraavanlaiselta: Kuvaluettelo on miellyttvä tapa tehdä kansioita, joita kiinnostuneet voivat tutkia. Yleensähän museoiden esineistöstä esillä on vain murto-osa. Näin saadaan muutkin kätevään esittelymuotoon. MUSEO 2.1 19

5. Käyttö - henkilökortisto Henkilörekisteri avautuu esinerekisterin näppäimellä HENKILÖT. Esille tulee seuraava näkymä: Henkilökortisto on tarkoitettu lähinnä V.I.P.-henkilöiden rekisteriksi. Näitä ovat esineiden lahjoittajat ja myyjät, alueen vaikuttajat, yhteistyökumppanit sekä muut tärkeät henkilöt. Kortiston avulla voidaan helpottaa rutiineja, kuten joulukorttipostituksia, ilmoituksia tapahtumista, näyttelyavajaisten kutsujen tekemistä ja postitusta sekä jopa yhteydenpitoa. Henkilökortin syöttölomakkeella on seuraavat kohdat: henkilön nimi puhelinnumero E-mail Lähiosoite Postinumero Postiosoite Luettelo henkilön luovuttamista esineistä MUSEO 2.1 20

Luo uusi henkilökortti Poista henkilökortti Etsi henkilökortti (Kts ohje s. 6) Näytä kaikki kortit. Korttien lajittelu (Käyttö sama kuin s. 8) Tulosta henkilökortti Tulosta henkilöluettelo Tulosta tarrat Paluu esinekortistoon Lopeta ohjelma 5.1. Viestintä Viestintää helpottavat seuraavat toiminteet: postitustarrojen tulostus soittoautomaatti sähköposti Postitustarroina on käytettävä arkkia, jossa on tarroja kolmessa sarakkeessa jokaisessa 8 riviä (3 x 8 A4). Reunoja ei arkilla saa olla. Jos tietokoneeseen on kytketty puhelinlinjaa käyttävä modeemi, voidaan sen avulla soittaa henkilölle näpäyttämällä puhelinnumeron vieressä olevaa painiketta Soita: Vastaavasti sähköposti voidaan avata viestiä varten siten, että saajan osoite on valmiina oikeassa kentässä painamalla E-mail-osoitteen vieressä olevaa nappia @: Tulos näyttää Eudora-sähköpostiohjelmassa seuraavalta: MUSEO 2.1 21

5.2. Tulosteet Henkilökortti näyttää tulostettuna tämän näköiseltä: Henkilöluettelo vastaavasti tämän näköiseltä: MUSEO 2.1 22

6. Lainat ja näyttelyt Painettaessa Lainat & näyttelyt-nappia avautuu seuraava lomake: Lomake on esinerekisterin kopio, mutta siinä on vähemmän toiminteita: valikko lainaksi tai näyttelyyn valitut esineet ruksataan etsi toimii kuten esinerekisterissä näytä kaikki - toimii kuten esinerekisterissä lainat valitsee ruksatut tulosta kortti tulostaa esillä olevan esineen tiedot tulosta luettelo tulostaa kaikki valitut luetteloon valikko siirry päävalikkoon MUSEO 2.1 23

6.1. Lainat Lainat-painike aiheuttaa sen, että tietokone etsii kaikki ruksatut esinekortit ja tuoesiin kysymyksen: Kyselyyn vastataan peruuttamalla koko toiminne (EI) tai kirjoittamalla lainapaikka tai näyttelyn nimi syöttöruutuun ja painamalla OK. MUSEO 2.1 24

Nyt jäljellä on vain lainattavien tai näyttelyyn asetettavien esineiden tiedot. Samalla kaikkien valittujen Tilapäinen sijaintipaikka -kohtaan on lisätty esineiden suusi sijaintipaikka: MUSEO 2.1 25

6.2. Tulosteet Painettaessa näppäintä tulosta kortti, ohjelma tulostaa musta-valkoisen esinesivun. MUSEO 2.1 26

Valittaessa tulosta luettelo, tulee esille ponnahdusvalikko: Valittaessa teksti -painike, ohjelma tulostaa esineluettelon: MUSEO 2.1 27

Valittaessa kuvaluettelo nappi, ohjelma tulostaa seuraavan näköisen luettelon: MUSEO 2.1 28

7. Varmuuskopiot Suljettaessa ohjelma tekee aina automaattisesti varmuuskopion. Valikon BACKUP-painikkeella voidaan tietokannat tallentaa haluttuun kansioon tai jopa CD:lle: Tiedostot voidaan nimetä mielivaltaisesti. Esimerkkitapauksessa päiväyksellä. Ongelmatilanteessa voi ottaa yhteyttä valmistajaan: Finestec Oy, finestec@sci.fi MUSEO 2.1 29

8. Ohjelman poisto Ohjelma poistetaan painamalla ohjelmavalikon Uninstall Museo-kuvaketta: Esiin tulee varmuuskysymys: Ohjelman poistoa voi seurata poistotaululta: MUSEO 2.1 30

LIITE 1 Kuvien liittäminen Museo-ohjelmaan 1. Kuvat FileMaker tallentaa kuvat bitmap-muodossa, jossa jokainen väripiste on mukana myös tiedostossa. Tämä vie paljon tilaa ennenkaikkea suurten kuvien kanssa, joten kuvaesitys kannattaa rationalisoida. Varsinaiset kuvat tallennetaan omaan (omiin) kansioonsa ja tietokantaan liitetään linkit sinne. Lisäksi kuvista tehdään JPEG-formaatissa (.jpg) pienennökset, jotka pannaan esinekortin kuvagalleriaan. Käytännössä tähän tarvitaan kuvankäsittelyohjelma, jolla tehdään pienet kuvat sekä tarvittaessa JPEG-formaatissa olevat arkistokuvat. Seuraavissa esimerkeissä käytetään IrfanView-ilmaisohjelmaa, joka voidaan imuroida esimerkiksi Tietokone-lehden www-sivuilta. http://www.tietokone.fi/ 2. IrfanView IrfanView on näppärä ja nopea ohjelma kuvien käsittelyyn. Ominaisuuksista käsitellään vain kuvan koon muutosta ja JPEG-muunnosta. Avattaessa IrfanView tulee esiin seuraava näkymä: MUSEO 2.1 31

Valikossa ovat seuraavat toiminteet: File Edit MUSEO 2.1 32

Image Options MUSEO 2.1 33

View Help MUSEO 2.1 34

3. Kuvan pienennös Kuva tuodaan ohjelmaan normaalisti komennolla File/Open. Esimerkissämme ladataan seuraavan näköinen kuva: Vasemmassa alakulmassa on kuvan tiedot: leveys: 2048 pix, korkeus 1536 pix, värilaajuus: 24 bit Pienentäminen tapahtuu komennolla: Image/Resize/Resample MUSEO 2.1 35

Esille ponnahtaa ikkuna: Ponnahdusvalikossa ovat seuraavat tiedot: Vasemmalla: nykyinen koko, uusi koko, uuden koon määritykset pisteittäin (pix), cm tai tuumittain ja tulostintarkkuus. Oikealla on koon pikanäppäimet, valmiit standardikoot ja muunnossuodatintyyppi. Koska Museo-ohjelman esinerekisterin kuusi kuvapaikkaa ovat kooltaan 160 x 120 pistettä, kannattaa pienennös tehdä sen kokoiseksi, että se juuri mahtuu kuvapaikkaan eli korkeudeltaan enintään 110 pistettä ja leveydeltään 160 pistettä. Kuva pienenee käyttökokoonsa: MUSEO 2.1 36

Nyt kuva voidaan kopioida ja liittää esinerekisteriin (Esimerkissä oleva kivi on löydetty Pohjois-Kymenlaaksosta. Kiven kuviosta tietävä voi soittaa puh: 040-5021810.) MUSEO 2.1 37

4. Kuvan tallentaminen JPEG-muotoon Kuvan tallennus arkistoon kannattaa tehdä JPEG-muodossa (.jpg). Se prässää kaikista metodeista tiedot pienimpään bittikokoon. Prässääminen tapahtuu seuraavasti: Kuva tuodaan käskyllä File/Open tai kopioimalla IrfanViewiin: Valitaan komento: Save as MUSEO 2.1 38

Esille ponnahtaa valikko, jolla voi määrätä tallennuspaikan, kuvan nimen ja prässäystekniikan. Viimeksi mainittuja on valittavana 19 erilaista. Valittaessa JPG ponnahtaa seuraava valikko esiin: Save quality prässäyslaatu kannattaa valita 100%, jos kyseessä on orginaalikuvan säilytys. Tällöin JPEG-tekniikka ei muuta kuvaa. Jos kuvaa tarvitaan esimerkiksi www-sivuja varten, 80 % on suositeltava arvo. Silloin kuvan bittikoko/laatu on optimillaan. MUSEO 2.1 39

5. Linkin tekeminen kuvakansioon Kun näpäytetään esinerekisterin asiakirja-ruutua, tulee esille valikko: Jos valitaan Insert Picture, ohjelma kopioi kuvan ruutuun. Mikäli valitaan Insert Object, ohjelma tekee linkin kyseiseen kohteeseen, esimerkiksi valokuvaan. Esille ponnahtaa seuraava valintaruutu: Tällä voidaan valita kansio, jossa kyseinen kuva sijaitsee: MUSEO 2.1 40

Valitsemalla kyseinen kuva ja painamalla Open, syntyy linkki kohteeseen. Se näyttää tältä: Ruudussa näkyvä kuva esittää kuvankatselussa käytettävää oletusohjelmaa. Ruutua näpäyttämällä saadaan kyseinen ohjelma näyttämään kuvaa. Esimerkissä ACDSeekuvankatseluohjelma. MUSEO 2.1 41