5 KÄKÄTEtoimintamallit JAANA NYKÄNEN, MARIKA NORDLUND, LEA STENBERG JA KRISTINA FORSBERG KÄKÄTE-raportteja 5/2014
JAANA NYKÄNEN, MARIKA NORDLUND, LEA STENBERG JA KRISTINA FORSBERG KÄKÄTEtoimintamallit KÄKÄTE-raportteja 5/2014
KÄKÄTE-projekti (Käyttäjälle kätevä teknologia -projekti) www.ikateknologia.fi Vanhustyön keskusliitto Centralförbundet för de gamlas väl ry Malmin kauppatie 26 00700 HELSINKI Puh. (09) 3508 600 www.vtkl.fi Vanhus- ja lähimmäispalvelun liitto ry Hämeentie 58 60 A 52 00500 HELSINKI Puh. (09) 7745 900 www.valli.fi ISBN 978-951-806-221-2 (nid., Vanhustyön keskusliitto ry) ISBN 978-952-9594-67-2 (nid., Vanhus- ja lähimmäispalvelun liitto ry) ISBN 978-951-806-222-9 (PDF, Vanhustyön keskusliitto ry) ISBN 978-952-9594-68-9 (PDF, Vanhus- ja lähimmäispalvelun liitto ry) KÄKÄTE-raportteja 5/2014 KÄKÄTE-toimintamallit Tekijät: Jaana Nykänen, Marika Nordlund, Lea Stenberg ja Kristina Forsberg Yhteyshenkilö: Marika Nordlund, Vanhustyön keskusliitto ry Kannet ja taitto: Vitale Ay / Taina Leino Paino: Kopio Niini Oy, Helsinki 2014 Vanhus- ja lähimmäispalvelun liiton ja Vanhustyön keskusliiton yhteinen KÄKÄTE-projekti käynnistyi tammikuussa 2010. Viisivuotisen RAY-rahoitteisen projektin tavoitteena on teknologian keinoin tukea ikäihmisten hyvää arkea ja kotona asumista sekä helpottaa ikäihmisten parissa työskentelevien työtä.
Lukijalle KÄKÄTE-projektin (käyttäjälle kätevä teknologia) tavoitteena oli kehittää keinoja, joilla teknologia voisi nykyistä paremmin toimia ikäihmisten kotona asumisen, hyvän arjen ja vanhustyön tukena. Tätä varten projekti tuotti kolme Käyttäjälle kätevä teknologia -toimintamallia eli prosessikuvausta. Toimintamallien avulla voidaan tukea ikääntyneen omatoimista arjen sujumista teknologian avulla tukea ikäihmisten toimintakykyä teknologian mahdollistavin keinoin ottaa ikäihmiset ja työntekijät mukaan tuotekehitykseen tukea ikääntyneen osallisuutta teknologian avulla tuottaa lisäresursseja vanhustenhuoltoon muun muassa helpottamalla työntekijän työtä teknologian avulla tukea yritysten mahdollisuutta tarjota käyttäjälähtöistä teknologiaa hankkeen kohderyhmille KÄKÄTE-toimintamallit ovat Etsimme teknologiaa -toimintamalli Teknologian hankinta on palvelujen tuottajille usein haastavaa. Ratkaisuista on vaikea saada tietoa, ja sopivan löytäminen on usein haasteellista. Tässä esitellään, miten Etsimme teknologiaa -toimintamallia käytetään hankittaessa teknologista ratkaisua. Toimintamallia voivat hyödyntää kaikki teknologiaa hankkivat tahot, kuten esimerkiksi järjestöt ja järjestöpohjaiset palveluntuottajat. Kiertävä ikäteknologianäyttely Konstikoppa -toimintamalli Toimintamallin kuvauksessa esitellään miten kiertävä ikäteknologianäyttely kootaan ja mitä sen tilausten ja kuljetusten koordinoinnissa kannattaa huomioida. Mallia voivat käyttää ja soveltaa ikäihmisille palveluja tarjoavien tahojen lisäksi esimerkiksi vammaisille henkilöille palveluja tarjoavat tahot. Käyttäjäpaneelimalli Käyttäjäpaneelit voivat olla keino kerätä ikäihmisten mielipiteitä jostakin tietystä laitteesta tai muusta teknisestä ratkaisusta. Samalla tarjotaan matalan kynnyksen mahdollisuus tutustua tekniikkaan, jonka hankkimista mietitään tai jonka soveltumista omiin tarpeisiin halutaan selvittää. Teknologiaa kehittäville yrityksille käyttäjäpaneelit taas ovat mahdollisuus saada käyttäjien kokemuksiin perustuvaa suoraa palautetta tuotteista, mikä auttaa tuotekehitystä jatkossa. 3
Tässä koosteessa kuvataan, miten nämä projektissa testatut toimintamallit otetaan käyttöön, ja annetaan vinkkejä mallien tehokkaalle hyödyntämiselle. Kuvaukset ovat seikkaperäisiä ja mahdollistavat mallien soveltamisen tai jatkokehittämisen erilaisiin tilanteisiin tai toimintaympäristöihin. Toimintamallit on kaikki kuvattu Innokylässä, ja suosittelemme lämpimästi niiden jatkokehittämistä esimerkiksi Innokylän puitteissa. KÄKÄTE-projektin toteuttivat Vanhus- ja lähimmäispalvelun liitto ja Vanhustyön keskusliitto vuosina 2010 2014 Hanketta rahoitti RAY. Marraskuussa 2014 Jaana Nykänen, Marika Nordlund, Lea Stenberg ja Kristina Forsberg KÄKÄTE-projekti 4
Etsimme teknologiaa -toimintamalli 1
Sisällys Lukijalle... 3 1 TOIMINTAMALLIN ESITTELY... 4 2 ETSIMME TEKNOLOGIAA -TOIMINTAMALLIN VAIHEET... 5 2.1 Tarpeen tunnistaminen... 5 2.2 Etsimme teknologiaa -ilmoituksen laatiminen... 6 2.3 Etsimme teknologiaa -ilmoituksen julkaiseminen... 8 2.4 Teknologian toimittajien tapaaminen... 8 2.5 Tarjouspyyntö... 9 2.6 Teknologian toimittajan valinta... 10 3 ETSIMME TEKNOLOGIAA -TOIMINTAMALLIN ARVIOINTIA... 11 Lähteet... 12 Liite 1 Malli Etsimme teknologiaa -ilmoituksen tekstistä... 13 Liite 2 Esimerkki ratkaisua käyttävästä asiakkaasta... 15 2
Lukijalle Vanhus- ja lähimmäispalvelun liiton ja Vanhustyön keskusliiton yhteinen Käyttäjälle kätevä teknologia -projekti (KÄKÄTE) toteutettiin vuosina 2010 2014. Viisivuotisessa RAY-rahoitteisessa projektissa nostettiin esiin ikäihmisten mielipiteitä ja näkemyksiä teknologisten ratkaisujen käytöstä sekä kehitettiin erilaisia toimintamalleja, joilla ikäihmisten ääni saadaan paremmin kuuluviin tai jotka helpottavat ikäihmisten kanssa työskentelevien työtä. Etsimme teknologiaa -toimintamalli syntyi vanhuspalveluja tuottavien tahojen teknologisten ratkaisujen hankinnassa kokemien haasteiden pohjalta. Ensinnäkin on ollut vaikea löytää tietoa sopivista ratkaisuista. Jos sitten löytää viisi erilaista tuotetta, on niiden vertaaminen usein hankalaa, ellei jopa mahdotonta. Yritykset käyttävät esittelyissään erilaisia termejä, ilmoittavat eri asioita ja käyttävät tekniikkaan liittyviä termejä, jotka saattavat olla sosiaali- ja terveydenhuollon toimialalla toimivalle täysin tuntemattomia. Haasteena voi olla myös se, että olemassa olevat ratkaisut eivät vastaa vanhuspalveluja tuottavan yksikön tarpeeseen; niissä voi olla jotain, mitä ei tarvita tai niistä puuttuu ominaisuuksia tai toimintoja, joita tarvittaisiin. ETSIMME TEKNOLOGIAA -TOIMINTAMALLI Tässä yhteenvedossa esitellään, miten Etsimme teknologiaa -toimintamallia käytetään hankittaessa teknologista ratkaisua. Toimintamallia voivat hyödyntää kaikki teknologiaa hankkivat tahot, kuten esimerkiksi järjestöt ja järjestöpohjaiset palveluntuottajat. 3
1 Toimintamallin esittely Etsimme teknologiaa -toimintamallissa teknologista ratkaisua hankkiva taho julkaisee ilmoituksen, jossa kuvataan ne asiat, joita hankittavan ratkaisun halutaan tekevän sen sijaan, että lähdettäisiin etsimään internetistä tai messuilta ratkaisua toimittavia yrityksiä. Tarkoitus on löytää käytettävissä olevilla varoilla paras mahdollinen tuote hankkijataholla olevaan tarpeeseen tai ongelmaan. Toimintamallin avulla voi löytää erilaisia teknologiavaihtoehtoja, sellaisiakin, joita ei ehkä olisi tullut ajatelleeksi etukäteen. Ennen hankinnan aloittamista tulee selvittää tuleeko hankintaa tekevän organisaation soveltaa hankintalakia (Laki julkisista hankinnoista 30.3.2007/348). Lisätietoa hankintalain soveltamisesta löytyy työ- ja elinkeinoministeriön verkkosivulta www.tem.fi>kuluttujat ja markkinat>julkiset hankinnat sekä RAY:n avustusta saaville myös RAY:n verkkosivuilta RAY:n verkkosivulta www.ray.fi>avustukset. Toimintamallissa on kuusi vaihetta (kuvio 1). Ensimmäisessä vaiheessa tunnistetaan tarve eli mihin asiaan hankittavan ratkaisun halutaan tuovan helpotusta tai apua. Lisäksi määritetään se, ketkä ratkaisua käyttävät. Kun tarve on selvillä, kuvataan se sanallisesti ilmoitusta varten. Kolmannessa vaiheessa julkaistaan Etsimme teknologiaa -ilmoitus, jonka jälkeen tavataan ilmoitukseen vastanneet ratkaisujen toimittajat. Tämän jälkeen on vuorossa tarjouspyynnön laatiminen. Lopuksi valitaan teknologian toimittaja, jonka ratkaisu vastaa parhaiten tarpeeseen. 1. Tarpeen tunnistaminen 2. Tarpeen kuvaaminen Etsimme teknologiaa -ilmoitukseen 3. Etsimme teknologiaa -ilmoituksen julkaiseminen 4. Teknologian toimittajien tapaaminen 5. Tarjouspyyntö 6. Teknologian toimittajan valinta Kuvio 1 Toimintamallin vaiheet. 4
2 Etsimme teknologiaa -toimintamallin vaiheet Tässä luvussa esitellään Etsimme teknologiaa -toimintamallin kuusi vaihetta tarkemmin (kuvio 1). Lopuksi käsitellään teknologisen ratkaisun toimittajan valintaan liittyviä asioita. Lisäksi lukuun on tiivistetty vinkkejä teknologisen ratkaisun käyttöönottoon. 2.1 Tarpeen tunnistaminen Uuden teknologisen ratkaisun tarve tulee usein ilmi päivittäisessä työssä tai organisaation työmenetelmien ja -tapojen kehittämisen yhteydessä. Kun tarve on havaittu, keskitytään siihen, mitä kyseisen ratkaisun tulee tehdä tai mihin tuoda apua eikä lähdetä etsimään tietoa tietyn nimisistä laitteista tai järjestelmistä. Käyttäjien tarpeet teknologisen ratkaisun suhteen vaihtelevat. Eri henkilöstöryhmillä saattaa olla erilainen tarve tai näkemys siitä mihin apua tarvitaan tai mitä hankittavan tuotteen tulee tehdä. Yöhoitajien näkemys siitä, mitä ja miten esimerkiksi hälytysjärjestelmän tulisi toimia, voi poiketa päivävuoroa tekevien näkemyksestä. Mahdollisuuksien mukaan tulisi huomioida kaikkien käyttäjien mielipiteet. Eri henkilöstöryhmien lisäksi asiakkailla tai asukkailla sekä heidän omaisillaan ja läheisillään saattaa olla omia toiveita tai tarpeita, jotka on hyvä myös huomioida mahdollisuuksien mukaan. ETSIMME TEKNOLOGIAA -TOIMINTAMALLI Eri ryhmien näkemyksiä voidaan selvittää monin eri keinoin, esimerkiksi viikkopalavereissa tai omaistenilloissa. Muun muassa hankittavan ratkaisun kokonaishinta ja ratkaisua käyttävien henkilöiden lukumäärä ohjaavat sitä, mitä keinoja tarpeen selvittämiseen kannattaa käyttää. Tarpeen tunnistamisen alkuvaiheessa voi unohtaa hankintaa rajoittavat taloudelliset seikat ja miettiä tarvetta ihan vapaasti. Kun kaikkien eri ryhmien tarpeet ovat selvillä, ryhmitellään asiat kokonaisuuksiksi ja laaditaan lista kaikista esiin tulleista asioista, joita hankittavan ratkaisun tulisi pystyä tekemään. Kun kaikki tarpeet ja toiveet sisältävä lista on valmis, on aika alkaa karsia sitä. Yksittäiset asiat voi luokitella kolmeen luokkaan: 1) välttämättömät, 2) tärkeät ja 3) olisi kiva olla olemassa. Osa asioista voidaan karsia pois esim. taloudellisten realiteettien vuoksi. Poistettaessa on kuitenkin hyvä pitää mielessä, että joukossa voi olla sellaisia ominaisuuksia tai toimintoja, joille on tarvetta tulevina vuosina, ja ne pitäisi pystyä liittämään hankittavaan ratkaisuun silloin. 5
Tarpeen selvittämisen/määrittämisen ABC 1. Selvitä eri henkilöstöryhmien ja mahdollisesti asiakkaiden, omaisten ja läheisten tarpeet ja toiveet. Keinoja: Yksilö- ja ryhmäkeskustelut, kyselyt. 2. Listaa eri ryhmien tarpeet ja toiveet ranskalaisilla viivoilla yhteen. 3. Luokittele tarpeet ja toiveet 3 ryhmään; välttämättömät, tärkeät ja olisi kiva olla olemassa. 2.2 Etsimme teknologiaa -ilmoituksen laatiminen Etsimme teknologiaa -ilmoituksessa kuvataan mihin tarpeeseen teknologista ratkaisua haetaan. Tarvetta kuvatessa voi ajatella, että täydentää lausetta joka alkaa Etsimme teknologista ratkaisua, joka tai Etsimme teknologista ratkaisua, jolla. Ilmoituksessa kerrotaan myös millaiseen organisaatioon tai yksikköön ratkaisua haetaan ja keneltä saa lisätietoja asiasta. Lisäksi ilmoituksessa kerrotaan, mitä teknologian toimittaja tekee, jos hän katsoo ratkaisunsa vastaavan ilmoituksessa kuvattuun tarpeeseen. Ilmoituksessa on hyvä kertoa siitä, miten ja millä aikataululla ratkaisun hankinta etenee (kuvio 2.) ja milloin hankittavan ratkaisun tulee olla asennettuna tai käyttökunnossa. Ilmoitukseen vastaavilta yrityksiltä kannattaa pyytää selkeitä tietoja, kuten esimerkiksi ratkaisun nimi ja ratkaisun toimittajan tiedot, kuvaus ratkaisun toiminnasta, ratkaisun muunneltavuus, käytön tuen toteutus ja missä samankaltaisissa yksiköissä kyseinen ratkaisu on jo käytössä. Mikäli hankittavan ratkaisun ja jo olemassa olevien järjestelmien välillä halutaan tapahtuvan tietojen siirtymistä, kannattaa kysyä, onko omassa organisaatiossa käytössä oleviin järjestelmiin toteutettu integraatioita, ja miten ne on toteutettu (kuvio 3.) Ilmoituksessa on hyvä kertoa hankintaprosessista, montako yritystä mukaan ilmoittautuneista valitaan jatkoon, ja millä tavalla heidät tavataan sekä miten tarjouspyynnön kanssa toimitaan. Erilaisista tavoista tavata ilmoitukseen vastanneet yritykset kerrotaan luvussa 2.4. Tarjouspyynnöstä kerrotaan lisää luvussa 2.5. 6
Etsimme teknologiaa -ilmoituksen sisältö: Tarpeen kuvaus eli mihin asiaan teknologista ratkaisua haetaan tai mitä ratkaisun täytyy kyetä tekemään. Kuvaus siitä millaiseen organisaatioon tai yksikköön ratkaisua haetaan. Mitä yritys tekee, jos se katsoo ratkaisunsa vastaavan tarpeeseen ja mitä tietoja yritys toimittaa siinä vaiheessa. Kuvaus siitä miten prosessi etenee Lisätietojen antaja ja hänen yhteystietonsa Muut mahdolliset asiat Kuvio 2 Etsimme teknologiaa -ilmoituksen sisältö. Tietoja jotka yritys toimittaa ilmoittautumisen yhteydessä voivat esimerkiksi olla: järjestelmän, laitteen tai ratkaisun nimi ja toimittavan yrityksen tiedot, tiedot järjestelmän, laitteen tai ratkaisun kokoonpanosta ja kuvaus toiminnasta, miten järjestelmän, laitteen tai ratkaisun toiminta on varmistettu, onko järjestelmä, laite tai ratkaisu integroitu omassa organisaatiossa käytössä oleviin järjestelmiin: miten integraatio toteutetaan, mitä vaatimuksia toiselle ratkaisuille on jne., miten järjestelmä, laite tai ratkaisu on muunneltavissa (esimerkiksi jos se siirretään asiakkaalta toiselle tai tilasta toiseen), jos siirrytään vanhasta järjestelmästä uuteen niin miten se toteutetaan ja mitkä ovat suurimmat haasteet siinä, miten käytön tuki on toteutettu ja missä samantapaisissa yksiköissä järjestelmä, laite tai ratkaisu on jo käytössä (referenssit) ETSIMME TEKNOLOGIAA -TOIMINTAMALLI Kuvio 3 Esimerkki tiedoista, jotka yritys toimittaa vastatessaan Etsimme teknologiaa -ilmoitukseen. Ilmoituksessa kannattaa kuvata asiat mahdollisimman yksinkertaisesti ja tiivistäen. Liitteessä 1 on malli Etsimme teknologiaa -ilmoituksen tekstistä. Ilmoituksella haettiin avunpyyntöjärjestelmää erääseen asumispalveluja tuottavaan yksikköön. 7
2.3 Etsimme teknologiaa -ilmoituksen julkaiseminen Etsimme teknologiaa -ilmoituksen tulee olla esillä riittävän pitkä aika, vähintään 2 3 viikkoa. Yrityksille täytyy jäädä aikaa löytää ilmoitus, mutta aikaa tarvitaan myös siihen, että ne kuvaavat sen, miten heidän ratkaisunsa vastaa tarpeeseen. Etsimme teknologiaa -ilmoitus laitetaan teknologista ratkaisua etsivän organisaation omille verkkosivuille. Mikäli organisaatiolla on käytössä joku sosiaalisen median kanava, ilmoituksesta voi vinkata myös siellä. Edellä mainittujen ilmoituksen julkaisupaikkojen lisäksi ilmoitus voidaan julkaista www.ikateknologia.fi verkkosivustolla, jota ylläpidetään resurssien sallimissa rajoissa myös KÄKÄTE-projektin päättymisen jälkeen. Etsimme teknologiaa -ilmoituksen tiimoilta voi lähestyä yrityksiä myös suoraan. Internetin hakukoneella löytää useimmiten tiettyä ratkaisua toimittavien yritysten yhteystiedot, joihin voi lähettää oman ilmoituksen. Tällöin yrityksen tehtäväksi jää tunnistaa, vastaako heidän tuotteensa tarpeeseen. Tietoa erilaisista ratkaisuista ja niiden toimittajista löytyy myös KÄKÄTE-projektin tuottamista oppaista. Oppaat ovat ladattavissa pdf-muodossa projektin verkkosivulta www.ikateknologia.fi>julkaisuja. Oppaita lukiessa on pidettävä mielessä, että toimiala on nopeasti muuttuva. Uusia yrityksiä tulee jatkuvasti markkinoille samoin kuin vanhoja poistuu markkinoilta. Yrityksiä koskevat tiedot oppaissa ovat suuntaa antavia ja ne on tarkistettava internetistä ennen ilmoituksen lähettämistä. Tietojärjestelmän toimittajia voi hakea Ite wiki palvelusta (http://www.itewiki.fi/). Keväällä 2014 julkaistu palvelu on it-alan markkinapaikka, josta voi ilmaiseksi hakea tietoa alan toimijoista. 2.4 Teknologian toimittajien tapaaminen Etsimme teknologiaa ilmoituksessa on hyvä kertoa, miten yritysten tapaamiset toteutetaan. Toteuttamistapaan vaikuttaa muun muassa se, mihin asiaan ratkaisua hankitaan, ja kuinka monen yrityksen arvellaan vastaavan ilmoitukseen. Ennen tapaamisten sopimista kannattaa miettiä niiden kestoa. Tapaamisen yhteydessä kannattaa tarjota yrityksille mahdollisuutta tutustua rakennukseen tai tilaan, johon hankittava ratkaisu tulee käyttöön. Mikäli hankittavan järjestelmän käyttöönoton yhteydessä joudutaan tekemään asennuksia rakennukseen tai sen sähkö- ja tietoliikenneverkkoihin, kannattaa yritystapaamisiin ottaa mukaan organisaation kiinteistöhuollosta ja it-tuesta vastaavat henkilöt. Ennen yritysten tapaamista tutustutaan yritysten vastauksiin Etsimme teknologiaa -ilmoituksessa esitettyihin kysymyksiin sekä muihin mahdollisiin toimitettuihin materiaaleihin. Tutustumisen yhteydessä on hyvä kirjata ylös epäselviksi jääneet asiat, 8
joita voi kysyä tapaamisen yhteydessä. Teknologian toimittajat käyttävät puheessa usein tekniikkaan liittyviä termejä. Tapaamisessa kannattaa rohkeasti kysyä ja pyytää selittämään asia uudemman kerran niin, että sen itse ymmärtää. Sosiaali- ja ter veydenhuollon termit saattavat olla tekniikan koulutuksen omaavalle insinöörille yhtä vieraita kuin tekniikan termit itselle. Jos hankittavan ratkaisun käyttäjinä ovat henkilöstön lisäksi myös asiakkaat, joilla on ongelmia muistamisen, liikkumisen tai aistimisen kanssa, voi yrityksille tarjota etu käteen esimerkin haastavimmasta asiakkaasta konkretisoimaan sitä, mitä ongelmia teknologisen ratkaisun käyttämiseen voi liittyä. Esimerkki ratkaisun käyttäjästä on liitteessä 2. Liitteen 1 Etsimme avunpyyntöjärjestelmää -ilmoituksessa hankintaa tekevä organisaatio päätti, että he valitsevat ilmoitukseen vastanneista yrityksistä enintään viisi ja tapaavat nämä yksitellen. Toinen vaihtoehto olisi ollut, että olisi tavannut kaikki ilmoitukseen vastanneet yritykset kerralla ja vasta tämän yhteistapaamisen jälkeen valinnut muutaman yrityksen henkilökohtaiseen tapaamiseen. Tapaamalla kaikki yritykset säästetään aikaa, kun samalla kertaa on mahdollista tavata kaikki mukaan ilmoittautuneet yritykset. Yhteistapaaminen saattaa olla hyvä vaihtoehto silloin kun haetaan ratkaisua jonkun asian toteuttamiseen eri tavalla kuin mitä markkinoilla olevat ratkaisut tarjoavat. Yhteistapaamisessa kannattaa keskittyä kysymään kysymyksiä, jotka liittyvät ratkaisun käyttöön ja alkavat sanoilla miten, millä tavalla, entä jos, mitä. Ratkaisun teknisistä omaisuuksista voi kysyä siinä vaiheessa kun tapaa yritykset yksitellen. Yhteistapaamisessa yritysten välille saattaa muodostua kilpailuasetelma, joka saattaa vähentää heidän haluaan kertoa oman ratkaisunsa ominaisuuksista tai erityispiirteistä. ETSIMME TEKNOLOGIAA -TOIMINTAMALLI Kun kaikki potentiaaliset yritykset on tavattu tavalla tai toisella, on toivottavasti saatu riittävästi tietoa siitä, kuinka tarjolla olevat ratkaisut vastaavat tarpeisiin. Onkin aika tehdä päätös lähdetäänkö ratkaisua hankkimaan. Seuraavassa luvussa käsitellään tarjouspyynnön tekemistä. 2.5 Tarjouspyyntö Tarjouspyynnön laadinnassa kannattaa käyttää hyväksi Etsimme teknologiaa -ilmoitukseen listattuja tarpeita, jotka hankittavan ratkaisun tulee täyttää. Tarpeiden lisäksi tarjouspyyntöön kannattaa sisällyttää käyttökoulutus, huoltokustannukset ja ratkaisun ylläpitoon liittyvät seikat. Mallia oman tarjouspyynnön laatimiseen voi katsoa HILMA-hankintailmoitusjärjestelmästä, jossa esimerkiksi kunnat julkaisevat hankintailmoituksensa. Tarjouspyynnön laadinnassa kannattaa käyttää apuna ulkopuolisia asiantuntijoita, mikäli omasta organisaatiosta ei löydy teknistä asiantuntemusta tai kokemusta hankintojen tekemisestä. Tarjouspyynnön yhteydessä voi 9
selvittää yrityksen taloudellisesta tilannetta pyytämällä yritystä toimittamaan tuore (2 3 kuukautta vanha) verovelkatodistus ja ilmoitus eläkevakuutusmaksuvelvoitteiden täyttämisestä. Tarjousta voidaan pyytää niiltä yrityksiltä, joiden kanssa on käyty yksityiskohtaisempia keskusteluja tai vaihtoehtoisesti pyytää laajemmalta joukolta toimittajia. 2.6 Teknologian toimittajan valinta Päätöksen teossa kannattaa hyödyntää teknologian toimittajan jättämän tarjouksen lisäksi yritysten vastauksia Etsimme teknologiaa -ilmoitukseen sekä tapaamisten antia. Yrityksen toimittamaa referenssilistaa kannattaa myös katsella ja tarvittaessa kysyä käyttökokemuksia listalla olevista organisaatioista. Toimittajaa valitessa voi joutua miettimään haluaako ratkaisun, joka on valmis ja käytössä laajasti vai ha luaako uuden, kenties innovatiivisemman ratkaisun, jossa saatetaan tehdä aktiivista tuotekehitystä edelleen asiakkaan toiveiden mukaan. Päätöstä tehdessä voi myös miettiä, onko tarpeen selvittää yrityksen luottotietoja vielä tarkemmin. Luottotietoja tarjoavia yrityksiä on lukuisia (mm. Suomen Asiakastieto Oy, Kauppalehti.fi, Bisnode Finland Oy). Luottotietojen selvittäminen on maksullinen palvelu. Teknologisen ratkaisun käyttöönotto tulee suunnitella huolellisesti. Käyttöönotto saattaa vaatia työtapojen tai -menetelmien muuttamista tai uudelleen organisointia, jolloin käyttöönottoon kannattaa alkaa valmistautua henkilöstön kanssa hyvissä ajoin ennen asennustöiden alkua. Henkilöstö kannattaa ottaa mukaan suunnittelemaan, se motivoi ja innostaa uuden ratkaisun käyttöön. 10
3 Etsimme teknologiaa -toimintamallin arviointia Etsimme teknologiaa toimintamallia kokeiltiin Käyttäjälle kätevä teknologia -projektissa kolmen järjestö- tai säätiöpohjaisen toimijan kanssa. Kokeilussa mukana olleet organisaatiot käyttivät runsaasti aikaa tarpeidensa tunnistamiseen. He pohtivat tarvetta niin henkilöstön kuin asiakkaiden näkökulmasta ja miettivät, muuttuvatko tarpeet tulevaisuudessa esimerkiksi sen vuoksi, että asiakkaat ovat entistä huonommassa kunnossa tai toiminta on laajentumassa. Tarpeiden pohtiminen eri näkö kulmista helpotti Etsimme teknologiaa -ilmoituksen laatimista, mutta myös keskusteluja teknologian toimittajien kanssa. Tarpeiden tunnistamiseen kannattaa siis käyttää aikaa. Etsimme teknologiaa -toimintamallia kokeilleet organisaatiot olivat tyytyväisiä lopputulokseen. Yksi palvelutalo oli miettinyt hankintaa jo pidemmän aikaa ja tutustunut markkinoilla oleviin vaihtoehtoihin, mutta mikään niistä ei oikein vastannut heidän tarvettaan. Toimintamallin avulla he löysivät uuden toimijan, jonka ratkaisu vastasi heidän tarpeeseensa. Prosessin aikana ratkaisu konkretisoitui ja alkujaan kaavaillut toiminnot ja ominaisuudet karsiutuivat taloudellisesti realistisesti toteutettavaksi kokonaisuudeksi. Yhtä huolellisesta tarpeiden tunnistamisesta olisi kuulemma hyötyä silloinkin, kun kyseessä on pienempi hankinta ja tarjouspyyntö lähetetään suoraan yrityksille. Mukana olleet organisaatiot kokivat tarpeiden kuvaamisen haastavaksi siksi, että asiat oli osattava ilmaista niin, että teknologian toimittajat ymmärtäisivät mitä oikeastaan haetaan. Toimintamallin käyttäminen teknologisen ratkaisun hankinnassa vei ehkä hieman enemmän aikaa kuin perinteisen tarjouspyynnön tekeminen, mutta se takasi sen, että saatiin sellainen ratkaisu kuin haluttiin. ETSIMME TEKNOLOGIAA -TOIMINTAMALLI Tätä toimintamallia saa ja kannattaa soveltaa. Soveltamiseen voi hyödyntää internetissä olevaa Innokylän kehittämisympäristöä (www.innokyla.fi), jonne se on kuvattu. Innokylän etusivulla hakukenttään kirjoitetaan etsimme teknologiaa. Toimintamallin sivulla painetaan kuvaketta Siirry Verstaalle ja ryhdytään muokkaamaan ja soveltamaan mallia omaan käyttöön sopivaksi. Innokylän kehittämisympäristöä käyttämällä tieto ja kokemukset toimintamallin soveltamisesta ovat seuraavaan käyttäjän hyödynnettävissä. Vuonna 2014 THL, Kuntaliitto, SOSTE, VTT ja Kuntahankinnat Oy aloittivat sosiaali- ja terveysministeriön toimeksiannosta Innokylän kehittämisprojektin, jossa Innokylästä rakennetaan sosiaali- ja terveysalan innovatiivisia julkisia hankintoja tukeva ympäristö (Koivisto ja Pelkonen 2014). Projektin tuloksena Innokylään tulee työkaluja, joita voi hyödyntää hankintaa tehdessään. Työkalut valmistuvat vuoden 2015 aikana, niihin kannattaa käydä tutustumassa Innokylän sivuilla (www.innokyla.fi) kun soveltaa Etsimme teknologiaa -toimintamallia. 11
LÄHTEET Koivisto Juha, Pelkonen Antti. 2014. Innokylä 2.1 Innovatiiviset julkiset hankinnat Innokylään. Innopaja 1 Diat. <https://www.innokyla.fi/web/verkosto806105/ materiaalit/-/list/all/sort/name+asc >. (Luettu 3.10.2014.) Laki julkisista hankinnoista. 2007. 31.3.2007/348. 12
Liite 1 Malli Etsimme teknologiaa -ilmoituksen tekstistä Etsimme avunpyyntöjärjestelmää Etsimme avunpyyntöjärjestelmää, joka vastaa seuraaviin tarpeisiimme: Asukkaiden avunpyyntöjen mahdollistaminen ranne- ja riipushälyttimillä sekä joissakin tiloissa myös seinä- tai vetonaruhälyttimillä. Asukaskohtaisesti ohjelmoitavat automaattiset hälytykset esimerkiksi hälytinmattojen, liiketunnistimien tms. avulla. Osalle asukkaista kaksisuuntaisen puheyhteyden mahdollistava huonekoje, johon voidaan myös soittaa talon ulkopuolelta sallituista numeroista. Huonekoje on tilanteen muuttuessa helposti siirrettävissä seuraavalle käyttäjälle. Henkilökunnan lisäavunpyyntöjen tekeminen esimerkiksi nostotilanteissa. Henkilökunnan turvahälytyksien tekeminen esimerkiksi päällekarkaustilanteiden varalle. Hälytysten ohjauksen eri tahoille eri aikoina. Järjestelmän tapahtumatietojen tallennus lokiin. Järjestelmän laajentaminen myöhemmin uusiin tiloihin tai yksittäisiin asuntoihin naapuritaloissa. ETSIMME TEKNOLOGIAA -TOIMINTAMALLI Lisäksi haluamme, että Järjestelmä on helposti muokattavissa/muunneltavissa ja oma henkilökuntamme voi tarvittaessa itse siirtää ja lisätä hälytinlaitteita. Järjestelmä on integroitavissa toimimaan yhdessä Esimerkkiasiakastietojärjestelmän ja Esimerkki-kulunvalvontajärjestelmän kanssa. Asiakastietojen kirjaus on mahdollista asiakastietojärjestelmään matkapuhelimen kautta. Järjestelmä on langaton tai hyödyntää kaapelointeja, jotka on tehty olemassa olevaa hoitajakutsujärjestelmää varten. Järjestelmän uusimisen osana uusitaan myös matkapuhelimet, jotka toimivat hälytysten vastaanottimina. Avunpyyntöjärjestelmää etsivä organisaatio: Ellin Vanhainkodin Säätiö ylläpitää Toimelan vanhainkotia vuokratiloissa Porvoossa. Toimelan vanhainkoti tuottaa vanhainkotipalveluja ja asumispalveluja kuten palveluasumista ja tehostettua palveluasumista. Asiakaskunta muodostuu 55 iäkkäästä muistisairaasta asiakkaasta, jotka asuvat neljässä ryhmäkodissa. Asukkaiden hoitoon osallistuvaa henkilöstöä on 38. Yhdessä vuorossa on maksimissaan 13 hoitajaa. Tilat ja käytössä olevat järjestelmät: Toimelan vanhainkoti toimii vuonna 1925 rakennetussa 4 kerroksisessa kerrostalossa. 13
Tällä hetkellä käytössä on 1980-luvun alussa asennettu hoitajakutsujärjestelmä. Sähkö- ja tietoliikenneyhteyksiä on uusittu 1990-luvun lopussa ja 2000-luvun alussa vaiheittain. Rakennusten ulko-ovien lukitus uusittiin keväällä 2014. Lukituksen yhteydessä uusittiin ovipuhelimet ja ovien kameravalvonta sekä kulunvalvonta. Löytyykö teiltä ratkaisu? Yrityksiä, jotka voivat toimittaa ratkaisut edellä kuvattuihin tarpeisiin, pyydetään kertomaan niistä ja vastaamaan alla oleviin kysymyksiin kirjallisesti. Samalla voitte kertoa myös muut oleelliseksi katsomanne tiedot. Kirjalliset vastaukset toimitetaan sähköpostilla 18.8.2014 mennessä Toimelan vanhainkodin johtajalle Elli Esimerkille osoitteeseen elli.esimerkki@malliosoite.fi. Asiat, joista kerrotaan ovat: 1. avunpyyntöjärjestelmän nimi ja järjestelmän toimittavan yrityksen tiedot, 2. järjestelmän kokoonpano ja toiminnan kuvaus, 3. miten järjestelmän toiminta on varmistettu, 4. onko järjestelmäänne integroitu Esimerkki-asiakastietojärjestelmään ja Esimerkkikulunvalvontajärjestelmään; miten integrointi toteutettiin, mitä haasteita ilmeni jne., 5. miten järjestelmä on muunneltavissa: mitä oma henkilökuntamme voi tehdä, mihin tarvitaan asentajaa jne., 6. miten siirtymä nykyisestä järjestelmästä uuteen toteutetaan, 7. suurimmat haasteet vanhemmasta järjestelmästä uuteen siirryttäessä, 8. miten käytön tuki toteutetaan ja 9. missä samantapaisissa yksiköissä järjestelmänne on jo käytössä Avunpyyntöjärjestelmän hankinnan eteneminen: Mukaan ilmoittautuneista järjestelmän toimittajista valitaan viikolla 34 enintään viisi, joiden kanssa käydään jatkoneuvotteluja syyskuun aikana. Neuvottelujen perusteella jätetään tarjouspyyntö. Järjestelmän asennus on vuoden alussa. Lisätietoja: Elli Esimerkki, Toimelan vanhainkoti, johtaja elli.esimerkki@malliosoite.fi p. 043 7659 678 Hämykatu 3 06100 Porvoo 14
Liite 2 Esimerkki ratkaisua käyttävästä asiakkaasta Eila Mesierkki on 79-vuotias leskirouva, joka asuu omistusasunnossa Toimela palvelutalossa. Luonteeltaan hän on seurallinen. Yksin ollessaan hän ahdistuu ja kaipaa muiden seuraa. Hän osallistuu mielellään kaikkiin tilaisuuksiin ja tapahtumiin mitä talossa vain järjestetään. Eilalla on huono muisti. Hän ei muista juuri puhuttua tai sovittua asiaa. Hän myös hätääntyy, jos joskus tajuaa, että ei muista jotain asiaa. Muistilapuista ei ole hyötyä, koska hän ei muista niitä lukea, eikä aina edes ymmärrä lukemaansa. Muistiongelmien lisäännyttyä Eilalla todettiinkin vuosi sitten Alzheimerin tauti. Eila katselee mielellään tv:tä, mutta ei osaa sitä itse avata tai sulkea. Eilalla on 1990- luvun puolivälissä hankittu tv, johon hänen edesmennyt miehensä hankki digiboxin. Eilalla on lankapuhelin, hän vastaa siihen satunnaisesti, mutta ei enää osaa soittaa kenellekään. Yhtä huonoa on myös muiden kodinkoneiden käyttäminen. Eilan kyky toimia itsenäisesti on viime aikoina heikentynyt. Nykyisin hän tarvitsee kehotuksen, että tekee ylipäänsä jotain tai aloittaa edes tekemisen. Yhä useammin hän tarvitsee toisen ihmisen apua päivittäisissä askareissa. ETSIMME TEKNOLOGIAA -TOIMINTAMALLI Eila eksyy tutussakin ympäristössä. Muutaman kerran kodinhoitaja on kehottanut häntä lähtemään syömään alakerrassa olevaan ruokasaliin, mutta Eila ei ole löytänyt perille. Liikkumista hankaloittaa huono tasapaino. Hän ei kykene liikkumaan lainkaan ilman tukea. Hänellä onkin liikkumisessa apuvälineenä rollaattori. Rollaattorista ei kuitenkaan suurta apua ole, vaan hän menee nurin etenkin lähdettyään äkkinäisesti liikkeelle. 15
16
Kiertävä ikäteknologianäyttely Konstikoppa 1
Sisällys Lukijalle... 3 1 TOIMINTAMALLIN ESITTELY... 4 2 IKÄTEKNOLOGIANÄYTTELYN KOKOAMISEN VAIHEET... 5 2.1 Kiertävän ikäteknologianäyttelyn kokoaminen... 5 2.2 Ohjeistuksen laatiminen... 6 2.3 Näyttelyn tilausten ja kuljetusten koordinointi... 7 2.4 Laitteiden esitteleminen... 8 2.5 Palautteen kerääminen ja näyttelyn kehittäminen... 8 3 TOIMINTAMALLIN ARVIOINTIA... 9 Lähteet... 10 Liite. Näyttelytilat... 11 2
Lukijalle Vanhus- ja lähimmäispalvelun liiton ja Vanhustyön keskusliiton yhteinen KÄKÄTEprojekti (Käyttäjälle kätevä teknologia) toteutettiin vuosina 2010 2014. Viisivuotisessa RAY-rahoitteisessa projektissa nostettiin esiin ikäihmisten mielipiteitä ja näkemyksiä teknologisten ratkaisujen käytöstä. Lisäksi kehitettiin erilaisia toimintamalleja, joilla ikäihmisten ääni saadaan paremmin kuuluviin tai jotka helpottavat ikäihmisten kanssa työskentelevien työtä. Ajatus kiertävästä ikäteknologianäyttelystä syntyi jo projektin suunnitteluvaiheessa. Oikeaan aikaan hankittu tarpeeseen vastaava teknologinen ratkaisu tukee parhaimmillaan ikäihmisen kotona asumista ja mahdollisimman itsenäistä selviämistä arjessa. Vahvistusta kiertävän ikäteknologiannäyttelyn tarpeellisuudelle saatiin projektin aikana tehdyistä kyselyistä. Niiden perusteella tiedetään, että ikäihmiset eivät tiedä riittävästi olemassa olevista laitteista. He ovat kuitenkin halukkaita kokeilemaan ja tutustumaan erilaisiin ratkaisuihin, mikäli siihen vain tarjoutuu mahdollisuus. KÄKÄTE-projektissa toteutettiin kiertävä ikäteknologianäyttely nimellä Konstikoppa. Konstikoppa on rekisteröity tavaramerkki, jonka omistavat Vanhustyön keskusliitto ja Vanhus- ja lähimmäispalvelun liitto. Saadun palautteen perusteella näyttelyn toteuttamistapaa pidettiin erinomaisena ja sen sisältöön tutustuneet kokivat saaneensa uutta, hyödyllistä tietoa. KIERTÄVÄ IKÄTEKNOLOGIANÄYTTELY KONSTIKOPPA Monet ikäihmiset kokevat jonkinlaisia vaikeuksia laitteita hankkiessaan. (Virkkunen 2011, Nykänen ym. 2013, Ranta & Stenberg 2014.). Ikäihmisten kanssa työskentelevät työntekijät eivät tiedä riittävästi erilaisten ratkaisujen olemassaolosta. Näin on olemassa tarve matalan kynnyksen paikalle, jossa niin ikäihmiset kuin ammattilaiset voivat tutustua erilaisiin ratkaisuihin. Tässä toimintamallissa esitellään, miten kiertävä ikäteknologianäyttely kootaan ja mitä sen tilausten ja kuljetusten koordinoinnissa kannattaa huomioida. Toimintamallia voivat käyttää ja soveltaa ikäihmisille palveluja tarjoavien tahojen lisäksi esimerkiksi vammaisille henkilöille palveluja tarjoavat tahot. 3
1 Toimintamallin esittely Kiertävä ikäteknologianäyttely vie tietoa ikäihmisille erilaisista kotona asumista tukevista, kätevästi käyttöön otettavista ratkaisuista sinne, missä nämä muutenkin liikkuvat, esimerkiksi erilaisiin harrastusryhmiin. Samalla myös työntekijät saavat tietoa näistä tuotteista. Tässä toimintamallissa lähdetään oletuksesta, että kiertävän ikäteknologianäyttelyn kokoajana on esimerkiksi järjestö, jonka alueellisissa yhdistyksissä näyttely kiertää. Näyttelyn koonneen tahon edustaja ei kierrä teknologianäyttelyn mukana, vaan laitteiden esittelystä vastaa paikallinen yhteyshenkilö. Voidaan myös ajatella, että esimerkiksi jonkin alueen kunnat kokoavat yhteisen kiertävän näyttelyn, joka sitten kiertää alueen kunnissa. Näyttelyn esittelijät tarvitsevat tuekseen yksityiskohtaisen ohjeistuksen tilaisuuden toteuttamisesta ja laitteiden käytöstä, jotta laitteiden esittely sujuu lyhyen perehtymisen jälkeen. Toimintamallia voi soveltaa myös sellaisen näyttelyn kokoamiseen, jota esittelee joko yksittäinen työntekijä tai saman työ yhteisön jäsenet. Tällöin ohjeistusta tarvitaan luonnollisesti vähemmän. Ikäteknologianäyttely kannattaa suunnata tietylle kohderyhmälle, jotta heidän tarpeidensa perusteella voidaan näyttelyyn hankkia sopivia sisältöjä. Näyttelyn kokoajalla on oltava tietoa olemassa olevista tuotteista sekä mielenkiintoa ja aikaa alan markkinoiden jatkuvaan seurantaan. 4
2 Ikäteknologianäyttelyn kokoamisen vaiheet Tässä luvussa esitellään, mitä kiertävän ikäteknologianäyttelyn kokoamisessa ja tilausten sekä kuljetusten koordinoinnissa tulee ottaa huomioon. On hyvä huomioida, että näyttelytoiminta tuottaa jonkin verran kustannuksia jatkuvasti eikä vain perustamisvaiheessa. Niitä syntyy mahdollisista uusista laitteista, pakkausmateriaaleista, kirjallisten materiaalien tulostuksesta ja näyttelyn kuljetuksista. Myös toiminnasta vastaavan henkilön työaikaa kuluu näyttelyn kokoamiseen ja ylläpitoon sekä yhteydenpitoon eri tahoille. 2.1 Kiertävän ikäteknologianäyttelyn kokoaminen Eri kohderyhmät tarvitsevat tietoa ja hyötyvät erilaisista laitteista. Esimerkiksi yksin kotona asuvan ikäihmiset tarpeet ovat erilaiset kuin puolisonsa omaishoitajana työskentelevän ja hänen hoidettavansa tarpeet. Tarpeet ovat voineet nousta esiin kohderyhmään kuuluvien kanssa käydyistä keskusteluista tai heille tehdyistä kyselyistä. Markkinoilla oleviin laitteisiin voi tutustua monin tavoin. Verkkokaupoista, tavarataloista ja apuvälinemyymälöistä löytyy lukematon määrä erilaisia pieniä laitteita, joiden avulla voi parantaa kodin valaistusolosuhteita esim. yöaikaan tai kodin paloturvallisuutta. KÄKÄTE-projekti julkaisi lukuisia oppaita, joiden tietoja voi myös hyödyntää laitteisiin tutustuttaessa. Kaikki oppaat löytyvät pdf-muodossa verkkosivulta www.ikateknologia.fi >Julkaisuja. KIERTÄVÄ IKÄTEKNOLOGIANÄYTTELY KONSTIKOPPA Ennen laitteiden hankintaa on hyvä päättää kriteerit, jolla näyttelyyn tulevat laitteet valitaan. Sellaisena voi olla esimerkiksi laitteen koko, kohtuullinen hinta tai helppo käyttöönotto (ei tarvita sähkömiestä tai muuta asentajaa paikalle). Valittujen kriteerien pohjalta on helpompi lähteä hankkimaan laitteita, jotka voidaan ostaa omaksi tai pyrkiä lainaamaan yrityksiltä. Lainattaessa on sovittava vastuukysymyksistä laitteiden rikkoutumisen tai katoamisen varalle. Laitteiden hankinnan jälkeen on ratkaistava mihin ne pakataan kuljetusta varten. Kuljetukseen voi soveltua esimerkiksi iso muovilaatikko tai matkalaukku. Lisäksi yksittäiset laitteet on ehkä suojattava kuljetuksen ajaksi ja pakattava pienempiin muovi- tai pahvilaatikoihin. (Kuva 1.) Tämä on edullisin tapa ratkaista kuljetus- ja pakkauskysymys. Markkinoilta löytyy esimerkiksi mittatilaustyönä tehtäviä kuljetusratkaisuja. 5
Kuva 1 KÄKÄTE-projektin kokoamassa kiertävässä ikäteknologianäyttelyssä yksittäiset laitteet oli pakattu pieniin muovilaatikoihin ja koko näyttely suureen matkalaukkuun. 2.2 Ohjeistuksen laatiminen Näyttely kiertää tapahtumasta toiseen ja sen esittelystä vastaavat henkilöt, joille mukana olevat laitteet eivät välttämättä ole ennestään tuttuja. Kiertävän ikäteknologianäyttelyn oheen tarvitaan siksi erilaista ohjeistusta, kuten lyhyt esittely laitteista ja niiden toiminnasta (kuva 2) ohje laitteiden pakkaamisesta ja purkamisesta esimerkki esittelytilaisuuden toteuttamisesta mahdollisesti tietoa samankaltaisista laitteista Lisäksi voi laatia valmiin mallipohjan ilmoitustaululle tulostettavasta esittelytilaisuuden mainoksesta tai lyhyen mallitekstin tapahtumapalstan ilmoituksesta. 6
KOMMUNIKAATTORI (Bellman Audio Maxi) Kommunikaattori (kuunteluvahvistin) on kuulemisen apuväline, joka vahvistaa puhetta ja ympäristön ääniä. Siitä on apua esimerkiksi keskustelussa, musiikin kuuntelussa tai elokuvateatterissa. Laite soveltuu henkilölle, jolla on hankaluuksia kuulla, mutta joka ei vielä tarvitse kuulokojetta tai ei halua sitä käyttää. Laitteessa on vastaanotin (1), johon kiinnitetään kuuntelua varten kuulokkeet (2). Kuulokojeen käyttäjä voi kuunnella myös laitteeseen liitetyn kaulainduktiosilmukan kautta. Lisäksi laitteessa on valittavana T-asento, jolloin sillä voi kuunnella vahvistettua ääntä induktiosilmukan kautta. Kuulokkeet ja kaulainduktiosilmukka eivät sisälly tuotteeseen vaan ovat lisävarusteita. Laite toimii paristoilla ja se voidaan liittää johdolla suoraan esimerkiksi televisioon, stereoihin tai tietokoneeseen. Lyhyet käyttöohjeet ovat erillisellä paperilla. Kuva 2 Kuunteluvahvistimen esittelypaperi KÄKÄTE-projektin kiertävässä ikäteknologianäyttelyssä. 1 2 Hinta: 215 245 euroa hankintapaikasta riippuen Takuu: 2 vuotta, valmistajan ilmoittama toimintaaika on noin 10 vuotta. Hankintapaikkoja ja lisätietoja: Kuulohansa Oy www.kuulohansa.fi,p. 09 345 5300 Kuuloinva Oy www.kuulo-inva.fi, p. 020 7199 340 Kuulotekniikka Oy www.kuulotekniikka.com Suomenkieliset verkkosivut laitteesta: http://www.bellman.se/kuulotekniikka/audio/maxi/ index.html KIERTÄVÄ IKÄTEKNOLOGIANÄYTTELY KONSTIKOPPA 2.3 Näyttelyn tilausten ja kuljetusten koordinointi Näyttelytoimintaa varten on toiminnasta vastaavan ja tilaukset vastaanottavan henkilön oltava yhteydessä näyttelyn tilanneisiin tahoihin eri vaiheissa. Hän myös lähettää ja vastaanottaa sekä huoltaa laitteet (esimerkiksi vaihtaa paristot). Lisäksi näyttelyä on markkinoitava, täydennettävä materiaaleja, käsiteltävä palautteet sekä uudistettava näyttelyä. Kalenteriin varataan riittävästi aikaa kutakin tilausta kohden. Näyttelyn esilläolon ohella myös sen paikasta toiseen siirtymisiin ja huoltotaukoihin tarvitaan aikaa. Lisäksi aikaa on varattava siihen, että paikallinen vastuuhenkilö ehtii tutustua laitteisiin ja tilaisuuden toteuttamiseen. Kokemukset Konstikopasta osoittavat, että käytännössä näyttely ehtii käydä noin yhdellä paikkakunnalla per viikko. Näyttelyn tilaajiin on hyvä pitää yhteyttä eri vaiheissa. Tilaukset on vahvistettava, annettava tietoa näyttelyn saapumisesta ja eteenpäin lähettämisestä sekä vastattava esiin tulleisiin kysymyksiin. 7
Kuljetustavan valintaan voi vaikuttaa se, kuinka laajalla alueella näyttely liikkuu. Saman kunnan alueella näyttely liikkuu todennäköisesti helposti, mutta pidemmillä matkoilla voidaan käyttää Matkahuoltoa, Postia tai kuljetusliikkeitä. Ennen toiminnan aloittamista on myös päätettävä kuka maksaa mahdolliset kuljetuskustannukset. 2.4 Laitteiden esitteleminen Esittelytilaisuuksien toteuttamiseen ja aikataulutukseen vaikuttaa se, kenelle laitteita esitellään, ja kuka vastaa niiden esittelystä. Esittelijöinä voivat olla eri organisaatioiden työntekijät, järjestöjen aktiivit tai vaikka aiheesta kiinnostuneet vapaaehtoiset. Oman kohderyhmän tunteminen auttaa luonnollisesti tilaisuuksien suunnittelussa. Esittelijän on hyvä varata itselleen etukäteen aikaa laitteisiin tutustumiseen. Laitteiden esittely voidaan toteuttaa esimerkiksi siten, että osallistujat istuvat suuren pöydän ympärillä ja kukin laite kulkee vetäjän esittelyn jälkeen kädestä käteen. Tilanne voi myös olla messutyyppinen, jossa laitteet ovat esillä eri pöydillä ja kullekin laitteelle on oma esittelijänsä. Esittelytilaisuuden yhteyteen voi varata laitteisiin tutustuville muistiinpanopaperia, johon he saavat kirjata ylös kiinnostavat asiat. 2.5 Palautteen kerääminen ja näyttelyn kehittäminen Näyttelyn kehittämistä varten kannattaa sekä tilaisuuksien vetäjiltä että osallistujilta kerätä palautetta. Sitä voidaan koota esimerkiksi ryhmäkeskusteluna esittelytilaisuuden lopussa tai erillisellä palautelomakkeella. Palaute voi antaa tietoa esimerkiksi siitä, onko tarpeellista muuttaa näyttelyn sisältöä tai tarkentaa ohjeistusta. Lisäksi näyttelyn kokoajan on hyvä seurata alan tapahtumia ja tarjontaa, jotta uudet hyvät ratkaisut pääsevät esiin, eikä näyttelyyn jää vanhentuneita ja markkinoilta poistuneita tuotteita. 8
3 Toimintamallin arviointia Kiertävän ikäteknologianäyttelyn työläin vaihe on sen kokoaminen. Laitteisiin tutustuminen ja niiden hankinta, ohjeistuksen laatiminen, laitteiden pakkaamisen toteuttaminen ja näyttelyn liikkumisen suunnittelu vievät aikaa. Näyttely vaatii jonkin verran työtä myös kokoamisen jälkeen. Jotta kiertävä ikäteknologianäyttely liikkuu paikasta ja ryhmästä toiseen tarvitsee jonkun koordinoida sen liikkumista, huoltaa laitteet säännöllisesti, vastata laitteita koskeviin kysymyksiin ja auttaa tai neuvoa erilaisissa pulmatilanteissa. Kiertävästä ikäteknologianäyttelystä saatava palaute todennäköisesti palkitsee kokoamisen vaivan ja ylläpitoon käytetyn ajan. KÄKÄTE-projektin kokoama näyttely kiersi erilaisissa ikäihmisten ryhmissä lähes 1,5 vuotta. Näyttelyn sisältöön tutustuneet kokivat tärkeäksi sen, että laitteita pääsi kokeilemaan ja koskemaan. Moni myös totesi, että olisinpa tiennyt tästä jo vuosia sitten. Useammassa ryhmässä keskusteltiin laitteiden hankinnasta; ne haluttaisiin hankkia oman paikkakunnan kaupasta. Se on harvoin mahdollista, vaan tuotteet on tilattava verkkokaupasta. Kaikki ikäihmiset eivät käytä tietokonetta, ja nekin jotka tietokonetta käyttivät, arastelivat ostamista verkkokaupasta. Muutamalla paikkakunnalla tehtiinkin verkkokauppaan yhteistilaus laitteista. Mikäli kiertävän ikäteknologianäyttelyn laitteet ovat sellaisia, joita saa helpoiten tai jopa ainoastaan verkkokaupasta, kannattaa jo etukäteen miettiä, voiko oma organisaatio toteuttaa yhteistilauksia. KIERTÄVÄ IKÄTEKNOLOGIANÄYTTELY KONSTIKOPPA Eri puolilla Suomea on paikkoja, joissa voi tutustua arjen toimintoja tukeviin ratkaisuihin ja apuvälineisiin. Näyttelyitä ovat toteuttaneet ammattikorkeakoulut ja yritykset. Liitteeseen 1 on koottu marraskuussa 2014 toiminnassa olevat näyttelyt. Niiden aukiolo on syytä tarkistaa ennen kuin ohjaa ketään sinne. Osa näyttelyistä on tarkoitettu vain ryhmille. Tätä toimintamallia saa ja kannattaa soveltaa. Soveltamiseen voi hyödyntää internetissä olevaa Innokylän kehittämisympäristöä (www.innokyla.fi), jonne malli on kuvattu. Innokylän etusivulla kirjoitetaan hakukenttään kiertävä ikäteknologianäyttely. Toimintamallin sivulla painetaan kuvaketta Siirry Verstaalle ja ryhdytään muokkaamaan ja soveltamaan mallia omaan käyttöön sopivaksi. Innokylän kehittämisympäristöä käyttämällä tieto ja kokemukset kiertävän ikäteknologianäyttelyn soveltamisesta ovat seuraavan näyttelyä kokoavan hyödynnettävissä. 9
LÄHTEET Nykänen, Jaana; Stenberg, Lea; Pesola, Kirsti. 2013. Teknologia ikäihmisten omaishoidon apuna Raportti kyselyn tuloksista. KÄKÄTE-projekti. <http://www.ikateknologia.fi/images/stories/kkte_aineistot/raporttiohoitajatteknolo.pdf>. (Luettu 10.10.2014.) Ranta, Paula; Stenberg, Lea. 2014. Ikäihmiset ja teknologian hankkiminen Raportti kyselyn tuloksista. KÄKÄTE-projekti. <http://www.ikateknologia.fi/images/teknologian_hankinta/teknologian_hankinta1.7.pdf>. (Luettu 10.10.2014.) Virkkunen, Anne. 2011. Ikäihmisten mielikuvia teknologiasta. Raportti teknologiakyselystä. KÄKÄTE-projekti. <http://www.ikateknologia.fi/images/stories/julkaisut/ Ikihmisten_mielikuvia_teknologiasta.pdf >. (Luettu 10.10.2014.) 10
Liite. Näyttelytilat Ammattikorkeakoulujen näyttelyt ITSE-tila, Tampere < http://www.tamk.fi/cms/tamk.nsf/$all/24ecd075d06097dcc22 57679004DCC6A>. (Luettu 10.11.2014.) Kaikkien koti, Pori <http://www.samk.fi/kaikkien_koti>. (Luettu 10.11.2014.) Kätevä Koti -näyttelyasunto, Kajaani <http://www.kainuu.fi/index. php?mid=3_114_600>. (Luettu 10.11.2014.) Neuvontakeskus Kunnonkoti, Turku <http://kunnonkoti.turkuamk.fi/>. (Luettu 10.11.2014) Älykoti, Jyväskylä < http://www.jamk.fi/fi/palvelut/simulaatioymparistot/alykoti/>. (Luettu 10.11.2014.) Yritysten näyttelyt Esteetön koti, Lahti <http://www.esteetonkoti.fi/>. (Luettu 10.11.2014.) KIERTÄVÄ IKÄTEKNOLOGIANÄYTTELY KONSTIKOPPA Toimiva koti Domedi, Helsinki <http://www.toimivakoti.com/>. (Luettu 10.11.2014.) 11
12
Käyttäjäpaneeli 1
Sisällys Lukijalle... 3 1 TOIMINTAMALLIN ESITTELY... 4 2 KÄYTTÄJÄPANEELIN VAIHEET... 6 2.1 KÄKÄTE-käyttäjäpaneeli... 6 2.2 ESIMERKKI 1... 6 Vanhuspalvelujen tuottaja järjestää käyttäjäpaneelin halutessaan vaikuttaa ja osallistua tuotekehitykseen... 6 2.3 ESIMERKKI 2... 7 Vanhuspalvelujen tuottaja järjestää käyttäjäpaneelin osana hankintaprosessia... 7 3 KÄYTTÄJÄPANEELIN SUUNNITTELU JA TOTEUTUS OHJEITA JA VINKKEJÄ JÄRJESTÄJÄLLE... 9 4 KÄYTTÄJÄPANEELI-MALLIN ARVIOINTIA... 11 Lähteet... 12 Liite 1 Mallikutsu käyttäjäpaneeliin... 13 Liite 2 Malli palautelomakkeesta... 14 Liite 3 KÄKÄTE-projektissa toteutetut käyttäjäpaneelit... 15 2
Lukijalle Vanhus- ja lähimmäispalvelun liiton ja Vanhustyön keskusliiton yhteinen KÄKÄTEprojekti (Käyttäjälle kätevä teknologia) toteutettiin vuosina 2010 2014. Viisivuotisessa RAY-rahoitteisessa projektissa nostettiin esiin ikäihmisten mielipiteitä ja näkemyksiä teknologisten ratkaisujen käytöstä sekä kehitettiin erilaisia toimintamalleja, joilla ikäihmisten ääni saadaan paremmin kuuluviin tai jotka helpottavat ikäihmisten kanssa työskentelevien työtä. KÄYTTÄJÄPANEELI Tässä dokumentissa kuvataan, miten KÄKÄTE-projektissa kehitetty ja testattu käyttäjäpaneeli suunnitellaan ja toteutetaan. Lisäksi arvioidaan käyttäjäpaneeli-mallia sekä sen soveltumista käyttäjätiedon keräämiseen ikäteknologian alalla. Toimintamallia voi soveltaa myös kevyemmällä kaavalla, esimerkiksi yhdessä tekemisen virikkeeksi ja inspiraatioksi palvelutaloissa. 3
1 Toimintamallin esittely KÄKÄTE-projektin (2010 2014) tavoitteena on ollut tuoda ikäihmisten ääntä kuuluviin, kun kehitetään heille suunnattua teknologiaa. Käyttäjäpaneelin taustalla on ollut ajatus, että ikäihmiset itse ovat parhaita asiantuntijoita arvioimaan, minkälaiset laitteet sopivat heidän käyttöönsä tukemaan hyvää arkea ja kotona asumista. Käyttäjäpaneeleissa ikäihmiset itse ovat kokeilleet ja arvioineet teknisiä ratkaisuja, ja lähes kaikissa tilaisuuksissa kyseisten laitteiden valmistaja tai maahantuoja on ollut paikan päällä havainnoimassa kokeilua ja saamassa palautetta käyttäjiltä. Käyttäjäpaneeli-toiminnan halutaan leviävän laajalti käyttöön ja paneeleja on varmasti tarpeellista järjestää jatkossakin, KÄKÄTE-projektin päättymisen jälkeen. Tämän mallikuvauksen avulla eri tahot (kuten järjestöt, yritykset, vanhuspalveluita tuottavat tahot) voivat itse järjestää käyttäjäpaneeleja. Järjestöille ja vanhuspalvelujen tuottajille käyttäjäpaneelit voivat olla keino kerätä ikäihmisten (asukkaiden/ asiakkaiden) mielipiteitä jostakin tietystä laitteesta tai muusta teknisestä ratkaisusta. Samalla tarjotaan matalan kynnyksen mahdollisuus tutustua tekniikkaan, jonka hankkimista mietitään tai jonka soveltumista omiin tarpeisiin halutaan selvittää. Yrityksille käyttäjäpaneelit taas ovat mahdollisuus saada käyttäjien kokemuksiin perustuvaa suoraa palautetta tuotteista, mikä auttaa tuotekehitystä jatkossa. KÄKÄTE-projektin käyttäjäpaneelissa on lähtökohtana ollut luoda kevyt, helposti toteutettava, mutta samalla luotettava ja strukturoitu menetelmä kerätä käyttäjien mielipiteitä ja käyttökokemuksia teknisistä tuotteista. Erotuksena käytettävyystutkimukselle kyse ei ole tieteellisestä, teknisestä käytettävyyden tutkimisesta, vaan ikä ihmisten käyttökokemusten selvittämisestä. Menetelmäksi on valittu ohjattu ryhmäkeskustelu. Lisäksi käyttäjäpaneeleihin on haluttu tuoda mukaan kokeiluaspekti, jolloin käyttäjän käytännön kokemus tuotteesta korostuu. Samalla on tärkeää, että käyttäjäpanelistit tuntevat saavansa vastineeksi jotakin, kuten vaikuttamisen kokemuksen, mahdollisuuden osallistua ryhmään sekä uutta tietoa ja tilaisuuden tutustua uuteen teknologiaan. Osallistuminen käyttäjäpaneeliin voi madaltaa kynnystä opetella käyttämään muutakin tekniikkaa arkielämässään. Keskustelun vetäjän on tärkeää luoda arvostava, avoin ja rento ilmapiiri, jotta kaikki tuntevat olonsa mukavaksi ja hiljaisemmatkin pääsevät ääneen. KÄKÄTEn järjestämissä paneeleissa kaikki käyttäjäpanelistit eivät ole suhtautuneet myönteisesti teknologiaan, vaan osa on ollut hyvinkin kriittisiä. Käyttäjäpaneelin teoreettiseksi viitekehykseksi valittiin erikoistutkija, VTT Jaana Leikkaan elämälähtöisen suunnittelun (life-based design) -malli ja sosiaaligerontologian ja sosiologian professori (emeritus) Jyrki Jyrkämän toimijuuden-käsite. Elämälähtöisen suunnittelun -mallissa (Life-based design, Leikas, 2009) nähdään, että 4
teknologian tulee lisätä ihmisen elämänlaatua. Hyvä teknologia solahtaa osaksi arkea ja palvelee jotain tiettyä tarkoitusta. Jyrkämän (2008) mukaan toimijuus osallisuus omassa elämässä tarkoittaa sitä, että ihmiset rakentavat elämänkulkuaan toimien ja tehden valintoja siinä ympäristössä ja niissä olosuhteissa, joissa he elävät. Parhaimmillaan teknologia siis tukee ikäihmisen hyvää elämää ja lisää hänen pärjäämisen tunnettaan. Minkälaista tällainen hyvä ikäteknologia käytännössä on? Juuri tätä halutaan käyttäjäpaneelien avulla selvittää. Projektissa uskomme, että tämän tyyppiselle tiedolle on tarvetta ikäteknologian tuotekehityksessä. Käyttäjäpanelistit edustavat monien tuotteiden loppukäyttäjiä ja käyttäjäpaneelissa tavoitetaan ensimmäisten käyttökertojen konteksti. Havaitaan, miten käyttäjät tällöin toimivat, mitä kysymyksiä heillä herää, saadaan selville käyttöön liittyviä haasteita jne. Tarkoituksena on ollut loppukäyttäjien eli tässä tapauksessa ikäihmisten tai työntekijöiden ja ikäteknologiaa kehittävien ja myyvien yri-- tysten vuoropuhelun mahdollistaminen. Yhtä hyvin käyttäjäpanelisteja voisivat olla esi merkiksi ikäihmisten omaiset. KÄYTTÄJÄPANEELI Kokeilu Palaute tuotteen kehittäjälle Elämänkokemus Arvot KÄYTTÄJÄ Tarpeet Mielipiteet Toiveet Ryhmäkeskustelu Arviointi Kuvio 1 Käyttäjä näkemyksineen on käyttäjäpaneelin keskiössä. 5