Porvoon kannustinpalkkiomalli. LIITE 1: SAKARI-hanke

Porvoon kannustinpalkkiomalli LIITE 1: SAKARI-hanke

Sisällysluettelo 1 Kannustinpalkkiomallit yleisesti 3 2 Porvoon kannustinpalkkiomallin kuvaus 6 3 Tulokset 14

Kannustinpalkkiomallit yleisesti Kannustinpalkkiomallin avulla kannustetaan henkilöstöä toimimaan kokonaisuuden kannalta parhaalla mahdollisella tavalla Porvoon kotihoidossa jalkautetaan uutta tarvepohjaista toimintamallia, jonka tavoitteena on henkilöstön riittävyyden ja palvelun laadun turvaaminen. Toimintamallin avulla pyritään muun muassa vähentämään sijaisten tarvetta, mikä myös vähentäisi asiakkaan hoitajien vaihtelua. Kun sama määrä palvelua tuotetaan vähemmillä resursseilla, syntyy myös kustannussäästöjä. Kannustinpalkkiomallin avulla tuetaan uuden toimintamallin jalkauttamista. Tästä syntyneistä säästöistä osa jaetaan henkilöstölle palkkiona hyvästä suorituksesta. Kannustinpalkkiomallin avulla tuetaan myös tavoitteellisen toimintakulttuurin jalkautumista. Kannustinpalkkiomalli painottaa tärkeimpiä mittareita ja kannustaa siten henkilöstöä haluamaan uutta toimintamallia isosta toimintakulttuurin muutoksesta huolimatta. Kokonaissäästö Työntekijöille jaettava osuus Säästö kaupungille Yleisiä periaatteita Kannustinpalkkiota ei pidä sekoittaa tavanomaiseen palkkausmalliin. Kannustinpalkkiota ei tulisi maksaa perushyvästä työkuvaan kuuluvasta työstä tai ammattiosaamisesta, josta työntekijällä maksetaan korvausta jo palkan muodossa. Kannustinpalkkiota maksetaan poikkeuksellisen hyvistä suorituksista johdon asettamien tavoitteiden mukaisesti. Yksilön tulee pystyä omalla toiminnallaan vaikuttamaan siihen, saako hän kannustinpalkkiota. Kannustinpalkkiomallin taustalla on ajatus siitä, että halutaan kannustaa yksilöitä muuttamaan toimintaansa haluttuun suuntaan: sitä saadaan mitä mitataan -periaatteella. Jos työyhteisöä palkitaan kollektiivisesti, yksilö on riippuvainen työtovereidensa suorituksesta, jolloin kannustinpalkkiomallin kyky kannustaa yksilöä muuttamaan toimintaansa (ja ylläpitää tätä toimintaa) heikkenee. Kannustinpalkkiomallissa tulisi pyrkiä yksinkertaisuuteen. Kannustinpalkkiomallissa käytettävien mittareiden tulisi olla mahdollisimman selkeät, jotta yksilö ymmärtää miten hän omalla toiminnallaan voi vaikuttaa tuloksiin*. Kotihoidon kustannukset Kustannukset ennen Kustannukset jälkeen 4

Kannustinpalkkiomallit yleisesti Kannustinpalkkiomalleja suunniteltaessa on tehtävä useita valintoja Ylätason valintakysymyksiä kannustinpalkkiomallia suunniteltaessa Mittarien perusteet Säästön laskeminen Ensisijaisuus Suoriteperusteisessa mallissa kannustinpalkkiota jaetaan suoritteiden tavoitetason saavuttamisesta/ylittämisestä tai suhteessa suoritteiden määrään (esim. välittömän työajan osuus). Laskennallista säästöä laskettaessa ennustetaan työtuntien ja asiakastuntien perusteella, että säästöjä voisi syntyä tietty määrä. Saattaa poiketa todellisesta säästöstä. Henkilökohtainen suoritus on ensisijainen mittari ja kaikkia hyvin suoriutuneita pyritään palkitsemaan. Tämän jälkeen voidaan myös palkita hyvin menestyneitä alueita. Vaikuttavuusperusteisessa mallissa palkkiota jaetaan tulosmittareiden parannuksen perusteella (esim. kuolleisuus, raskaampaan hoitoon siirtyminen, päivystyksen käyttö). Käytännössä mahdoton yhdistää yksilöiden työhön. Toteutunut säästö lasketaan, kun tiedetään paljonko säästöjä toteutuu. Viive suorituksen ja palkkion välillä saattaa olla suuri. Aluekohtainen suoritus on ensisijainen mittari. Tämän lisäksi voidaan palkita myös henkilökohtaisten suoritusten perusteella. Tavoitetason portaat Yksi tavoite ja kaikki tämän tavoitetason ylittäneet palkitaan. Palkkio voidaan jakaa tasan kaikkien tavoitetason saavuttaneiden kesken tai suhteessa tehtyihin työtunteihin. Porrastettu tavoite, jossa erityisen hyvin menestyneet huomioidaan entistä paremmin (esim. tavoitetason selkeä ylittäminen). Monimutkaistaa palkitsemista. Jaettavan säästön suuruus Prosenttiosuus säästöistä eli työnantaja voi määritellä esimerkiksi 20 % laskennallisista/toteutuneista säästöistä. Tietty kattosumma kokonaisuudessaan jaettavalle palkkiolle voidaan määritellä etukäteen. 5

Porvoon kannustinpalkkiomallin kuvaus Porvoossa toteutettiin yksinkertainen ja selkeä kannustinpalkkiomalli Porvoon valinnat kannustinpalkkiomallin suunnitteluun Yksinkertainen malli, jotta hoitohenkilökunta ymmärtää, miten palkkiot muodostuvat heidän suoritustensa perusteella Suoriteperusteinen malli: ensisijainen mittari oli välittömän työajan osuus korjattuna lyhyillä sairauspoissaoloilla. Kannustinpalkkiomallin tavoitteena oli kannustaa henkilöstöä jalkauttamaan isoa muutosta: tarvepohjaisen toimintamallin implementointia. Kannustinpalkkion pilottijaksolta (touko-elokuu 2014) voitiin maksaa kannustinpalkkioina enintään 17 000 euroa. Kannustinpalkkion maksaminen perustui budjetoituun summaan. Tavoitteena oli kuitenkin, että uusi toimintamalli tuo moninkertaiset säästöt. Muutoksen arvioitu säästö vuodelle 2014 oli noin 136 000, eli noin kahdeksankertainen kannustinpalkkiona maksettavaan summaan verrattuna. Säästö perustui sijaiskustannuksien vähenemiseen (-37%). Todellinen säästö riippuu sijaisten käytöstä tarkasteluajan jälkeen. Henkilökohtainen palkitseminen oli ensisijainen tavoite. Välittömän työajan tavoite Porvoossa on 5 tuntia (66%) perustyöntekijöille ja 3 tuntia (39%) sairaanhoitajille vuoden 2014 loppuun mennessä. Tavoitteet asetettiin porrastetusti, siten että ne ensimmäisellä 4 kk jaksoilla (pilotin aikana) olivat alhaisemmat: Perustyöntekijöiden välittömän työajan osuuden tavoite oli vähintään 55 %. Sairaanhoitajien välittömän työajan osuuden tavoite oli vähintään 35 %. Esimiesten palkitseminen perustui aluetason tulokseen. Alueen välittömän työajan osuuden tavoite oli vähintään 50 % (sairaanhoitajat ja perustyöntekijät yhdessä). Henkilökohtainen välitön työaika korjattiin kannustinpalkkiomallissa lyhyiden, enintään 5 päivän sairauspoissaolojen osuudella. Sairauspoissaoloilla korjattu välittömän työajan osuus = todellinen välittömän työajan osuus lyhytaikaisten sairauspoissaolojen osuus kokonaistyöajasta. Vuosilomat ja yli 5 päivän sairauspoissaolot eivät vaikuttaneet mallin laskentaan. Korjaamalla välitöntä työaikaa lyhyiden sairauspoissaolojen osuudella, pystyttiin ehkäisemään osaoptimointia (esim. henkilö tekee muutaman päivän todella tehokkaasti, mutta hänellä on jatkuvasti lyhyitä sairauspoissaoloja). Tavoitteet tulee miettiä joka kannustinpalkkiokierroksella uudestaan riippuen sen hetken tilanteesta ja saavutettujen säästöjen määrästä. Muita vaihtoehtoja ja variaatioita voidaan miettiä pilottijakson jälkeen. Myöhemmin voi olla myös tarpeellista huomioida esimerkiksi maantieteellisiä eroja ja niihin liittyviä matka-aikoja tavoitteiden asettelussa. 7

Porvoon kannustinpalkkiomallin kuvaus Päämittariksi Porvoossa valittiin välittömän työajan osuus Perustelut välittömän työajan käytölle kannustinpalkkiomallissa Välittömän työajan osuutta nostamalla, työntekijöiden työaika kuluu oikeisiin asioihin (laatutekijä) ja tehokkuutta pystytään nostamaan. Selkeät kustannussäästöt Kustannussäästöjä syntyy, kun nykytyövoimalla pystytään vastaamaan kotihoidon tämän hetkiseen kysyntään ilman sijaisia. Vuosilomat ja sairauspoissaolot pystytään kattamaan omalla työvoimalla. Paremmat mahdollisuudet vastata kasvavaan kotihoidon kysyntään ja tarjota hyvää palvelua Nostamalla välitöntä työaikaa, nykyisillä resursseilla pystytään hoitamaan kasvava joukko kotihoidon asiakkaita. Asiakkaan saaman palvelun laatu voidaan turvata, kun asiakkaan luona vietetty aika kasvaa. Samalla turvataan, että asiakkaiden suunniteltu palveluaika toteutuu. Välittömän työajan osuutta lisäämällä pyritään varmistamaan, että hoitajilla on riittävästi aikaa toteuttaa palvelut rauhassa kuntouttavalla työotteella. Yleisesti käytetty ja tunnistettu mittari Välittömän työajan osuus on yleisesti tunnistettu indikaattori, joka on selkeästi mitattavissa. Tyypillisesti suomalaisissa kotihoitoyksiköissä tavoitteena on, että välittömän työajan osuus olisi vähintään 60 % perustyöntekijöillä ja 40 % sairaanhoitajilla. 8

Porvoon kannustinpalkkiomallin kuvaus Välittömän työajan osuutta korjattiin lyhytaikaisilla sairauspoissaoloilla Välittömän työajan osuus korjattuna lyhyiden sairauspoissaolojen määrällä, Porvoo 2013 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% Työaika Alle 5 päivän sairauspoissaolot Yli 5 päivän sairauspoissaolot Vuosilomat 13% 13% 6% 6% 2% 2% Välittömän 79% työajan osuus 79% lasketaan % työajasta Välitöntä työaikaa korjattiin kannustinpalkkiomallissa lyhyiden, enintään 5 päivän sairauspoissaolojen osuudella. Vuosilomat ja yli 5 päivän sairauspoissaolot eivät vaikuttaneet mallin laskentaan. Korjaamalla välitöntä työaikaa lyhyiden sairauspoissaolojen osuudella, pyrittiin ehkäisemään osaoptimointia: esim. henkilö tekee muutaman päivän todella tehokkaasti, mutta jää jatkuvasti lyhyille sairauslomille. Välittömän työajan osuus lasketaan % työajasta + alle 5 päivän sairauspoissao loista 10% 0% Työaika ilman sairauspoissaoloja Työaika huomioiden lyhyet sairauspoissaolot 9

Porvoon kannustinpalkkiomallin kuvaus Kannustinpalkkiomalli koostui henkilökohtaisesta tasosta ja aluetasosta Jaettava palkkio* 100% 90% 80% 70% 60% 50% Kaupungille syntyvä laskennallinen säästö, 75% Henkilökohtaisen tason palkkio, 80% 1. Henkilökohtainen taso (Työntekijät) Mittari: 1-5 päivän sairauslomilla korjattu välittömän työajan osuus** Perustyöntekijät vähintään 55 % Sairaanhoitajat vähintään 35 % 2. Aluetaso (Esimiehet) 40% 30% 20% 10% 0% Tämä tai vastaava määrä budjetoidaan vuosittain Palkkioina jaettava osuus, 25% Toteutunut säästö Aluetason palkkio, 20% Palkkiona jaettava osuus Pilotin aikana palkkiona jaettava summa muodosti käytännössä n. 12,5 % vuoden 2014 arvioiduista säästöistä, koska kannustinpalkkion enimmäismäärä oli kiinteä* Mittari: välittömän työajan osuus** Alueen keskiarvo vähintään 50 % Lisäksi palkkioiden maksuun asetettiin leikkuri*** Maksimipalkkiot 4 kk seurantajaksolta olivat: Perustyöntekijät: 2 200 euroa Sairaanhoitajat: 2 500 euroa Esimiehet: 2 800 euroa *Pilotointivaiheessa palkkio ei perustunut laskennalliseen säästöön vaan budjetoituun summaan. Tavoitteena oli, että säästö on moninkertainen palkkioina maksettuun summaan verrattuna **Lopullinen välittömän työajan tavoite perustyöntekijöille 5 h/päivä (66 %) ja sairaanhoitajille 3 h/päivä (39 %) vuoden 2014 loppuun mennessä ***Jos leikkuri toteutuu, ylimenevä osuus jäi Porvoon kaupungille 10

Porvoon kannustinpalkkiomallin kuvaus Porvoossa päätettiin pilottivaiheessa perustaa kannustinpalkkio kiinteään budjetoituun summaan Kannustinpalkkiomallia pilotoitiin touko-elokuussa 2014 (4kk) Säästöistä jaettiin 17 000 kannustinpalkkioina neljän kuukauden ajanjaksolta. Budjetoitu summa perustui täyttämättömään virkaan, jonka kustannus vuositasolla olisi ollut noin 50 000, eli neljältä kuukaudelta noin 17 000. Taso 1. Henkilökohtainen taso (työntekijät) 2. Aluetaso (esimiehet) Tasolle jaettava palkkio 80 % eli 13 600 20 % eli 3 400 Mittari Välittömän työajan osuus korjattuna lyhyillä sairauspoissaoloilla Perustyöntekijöille vähintään 55% Sairaanhoitajille vähintään 35 % Välittömän työajan osuus alueella keskimäärin Vähintään 50 % 11

Porvoon kannustinpalkkiomallin kuvaus Henkilökohtaisen tason palkkio oli ensisijainen palkitsemismuoto Henkilökohtainen palkkio kaikille tavoitetason saavuttaneille Välittömän työajan tavoite oli perustyöntekijöille vähintään 55% ja sairaanhoitajille vähintään 35%. Vuoden 2014 lopussa ja siitä eteenpäin välittömän työajan osuuden tavoitetaso perustyöntekijöille on 65 %. Työntekijän alueella ei ollut merkitystä henkilökohtaisen osuuden jakamisessa ja myös heikommin pärjänneiden alueiden työntekijät olivat mukana palkkion jaossa. Välittömän työajan osuudesta vähennettiin lyhyiden sairauspoissaolojen osuus kokonaistyöajasta*. Laskenta toteutettiin toteutuneiden asiakas- ja työtuntien (ei suunniteltujen tuntien) mukaan. Saavutetun tuloksen desimaalit pyöristettiin ylöspäin lähimpään kokonaislukuun (esim. 54,4 % à 55 %). Malli koski henkilöitä, jotka olivat tehneet enemmän kuin 67 tuntia välitöntä asiakastyöaikaa neljän kuukauden aikana. Malli koski henkilöitä, joiden kokonaistyöaika jakaantui seurantajaksolla vähintään kolmen eri kuukauden ajalle. Palkkioiden maksuhetkellä henkilöillä tuli olla voimassa oleva työsuhde**. Kiinteä budjetoitu summa 80 % jaetaan tavoitetason ylittäneille henkilöille toteutuneen tuntimäärän mukaisella kertoimella Lisäksi palkkioiden maksuun asetetaan leikkuri.** Maksimipalkkiot 4 kk seurantajaksolta ovat: Perustyöntekijät: 2 200 euroa Sairaanhoitajat: 2 500 euroa Poolin työntekijät olivat mukana henkilökohtaisissa palkkioissa. Välittömän työajan osuuden laskennassa huomioitiin vain ne päivät, jolloin poolin työntekijät olivat tehneet välitöntä työtä. *Välittömän työajan laskentaan otetaan mukaan vain niiden päivien työajat kun henkilö oli tehnyt välitöntä työaikaa **Jos leikkuri toteutui, ylimenevä osuus jäi Porvoon kaupungille 12

Porvoon kannustinpalkkiomallin kuvaus Aluetason palkkio jaettiin hyvin menestyneiden alueiden esimiehille Aluetason palkkion jakaminen menestyneiden alueiden esimiehille Aluetason palkkio jaettiin tasan esimiehille, jotka olivat saavuttaneet vähintään 50 % välittömän työajan osuuden alueellaan keskimäärin seurantajakson aikana. Vuoden 2014 lopussa ja siitä eteenpäin tavoitetaso voidaan määritellä uudestaan. Laskenta toteutettiin toteutuneiden asiakas- ja työtuntien (ei suunniteltujen tuntien) mukaan*. Saavutetun tuloksen desimaalit pyöristettiin ylöspäin lähimpään kokonaislukuun (esim. 49,4 % à 50 %). Välittömän työajan osuudesta EI aluetasolla huomioitu lyhyitä sairauspoissaoloja. Mallissa huomioitiin kaikki alueen hoitajat. Aluetasolla EI siis huomioitu vain henkilöstöä, joka oli tehnyt enemmän kuin 67 tuntia välitöntä asiakastyöaikaa neljän kuukauden aikana. Palkkioiden maksuhetkellä esimiehellä tuli olla voimassa oleva työsuhde**. Resurssipoolin esimies oli mukana aluetason palkkioissa. Kiinteä budjetoitu summa 20 % jaetaan tavoitetason ylittäneiden alueiden esimiehille Lisäksi palkkioiden maksuun asetetaan leikkuri.** Maksimipalkkiot 4 kk seurantajaksolta on esimiehille 2 800 euroa *Välittömän työajan laskentaan otetaan mukaan vain niiden päivien työajat kun henkilö oli tehnyt välitöntä työaikaa **Jos leikkuri toteutui, ylimenevä osuus jäi Porvoon kaupungille 13

Tulokset Joka kymmenes perustyöntekijä saavutti vähintään 55% välittömän työajan osuuden Perustyöntekijöitä tarkastelussa olivat lähihoitajat, perushoitajat, kodinhoitajat ja kotiavustajat Perustyöntekijöiden sairauspoissaoloilla korjattu välittömän työajan osuus 70% Lyhyiden sairauspoissaolojen leikkaama osuus välittömästä työajan osuudesta Välittömän työajan osuus (1-5 päivän sairauspoissaolot huomioitu) 60% Tavoiteraja 55% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Perustyöntekijät (touko-elokuu 2014) Kaikki kuvassa 55 %:n välittömän työajan osuuden saavuttaneet perustyöntekijät eivät täyttäneet kaikkia palkkion maksun ehtoja: Vähintään 67 tuntia asiakastyöaikaa touko-elokuussa. Kokonaistyöaikaa (työaikaa, sairauslomia ja vuosilomia) kirjattu vähintään kolmelle kuukaudelle. 15

Tulokset Lähes puolet sairaanhoitajista saavutti vähintään 35% välittömän työajan osuuden Sairaanhoitajiin luettiin myös terveydenhoitajat Sairaanhoitajien sairauspoissaoloilla korjattu välittömän työajan osuus 50% Lyhyiden sairauspoissaolojen leikkaama osuus välittömästä työajan osuudesta Välittömän työajan osuus (1-5 päivän sairauspoissaolot huomioitu) 45% 40% 35% Tavoiteraja 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Sairaanhoitajat (touko-elokuu 2014) Kaikki kuvassa 35 %:n välittömän työajan osuuden saavuttaneet sairaanhoitajat eivät täyttäneet kaikkia palkkion maksun ehtoja: Vähintään 67 tuntia asiakastyöaikaa touko-elokuussa. Kokonaistyöaikaa (työaikaa, sairauslomia ja vuosilomia) kirjattu vähintään kolmelle kuukaudelle. 16

Kaksi aluetta saavutti vähintään 50 % välittömän työajan tavoitetason 60% Tulokset Näiden alueiden esimiehiä palkittiin Välittömän työajan osuus touko-elokuussa 2014 50% 40% 50% 50% 48% 43% 42% 30% 20% 10% 0% Alue A Alue B Alue C Alue D Alue E Aluetasolla ei huomioitu lyhyiden sairauspoissaolojen määrää, eikä sitä että alueiden hoitajille oli kertynyt vähintään 67 tuntia välitöntä asiakastyötä. 17

Tulokset Yhteenveto pilotin aikana saavutetuista kannustinpalkkioista 11 perustyöntekijää, 8 sairaanhoitajaa ja 2 esimiestä täyttivät kannustinpalkkion kriteerit Kannustinpalkkion jakautuminen ammattiryhmittäin Työntekijäryhmä Palkittavien työntekijöiden määrä Palkkion suuruus Palkkiot yhteensä Perustyöntekijät 11 229 1 118 8 164 Sairaanhoitajat 8 499 828 5 436 Esimiehet 2 3 400 Yhteensä 21-17 000 Jos perustyöntekijä tai sairaanhoitaja oli tehnyt muita enemmän työtunteja, niin hän sai suuremman kannustinpalkkion. Palkkio jaettiin suhteessa tehtyihin työtunteihin niille hoitajille, jotka saavuttivat tai ylittivät kannustinpalkkioon oikeuttavan tavoitetason ja täyttivät kannustinpalkkiomallin muut kriteerit. Lyhyillä sairauspoissaoloilla korjatun välittömän työajan osuuden lisäksi kriteerinä oli hoitohenkilöstölle se, että työntekijä oli tehnyt vähintään 67 tuntia välitöntä asiakastyötä pilotin aikana (touko-elokuu 2014). 18