RISKIENHALLINNAN JA SISÄISEN VALVONNAN TOIMINTAOHJE Salon kaupunki Diaarinumero xxxx/2017 Hyväksytty kaupunginhallituksessa xx xx.xx.2017
2 (9) SISÄLLYS 1. Johdanto... 3 2. Riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan tarkoitus ja tavoitteet... 3 3. Riskien luokittelu ja käsitteet... 4 4. Riskienhallintaprosessi ja menetelmät... 4 5. Riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan vastuutahot organisaatiossa... 6 5.1. Johdon valvontavastuu... 7 5.2. Esimiehen valvontavastuu... 7 5.3. Tilivelvollisen valvontavastuu... 7 5.4. Työntekijän valvontavastuu... 8 5.5. Tytäryhteisöjen hallitusten valvontavastuu... 8 6. Sisäinen tiedottaminen ja kouluttaminen... 8 7. Seuranta, raportointi ja jatkotoimenpiteet... 8
3 (9) 1. Johdanto Salon kaupunginvaltuusto on 12.12.2013 hyväksynyt Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet. Riskejä on aiemmin arvioitu vuonna 2009 laaditussa Salon riskienhallinnan arviointi asiakirjassa. Tämä asiakirja on sovittu päivitettäväksi Salon kaupungin riskienhallinnan toimintaohjeeksi. Kuntalaissa (14 7) kunnanvaltuuston tehtäväksi on määritelty päättää sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista. Kuntalaissa (39 7) kunnanhallituksen tehtäväksi on määritelty huolehtia kunnan sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnan järjestämisestä. Lisäksi valtuusto päättää omistajaohjauksen periaatteista ja konserniohjeesta (14 4). Omistajaohjauksesta on määritelty, että konserniohjeessa on annettava tarpeelliset määräykset konsernivalvonnan ja raportoinnin sekä riskienhallinnan järjestämisestä (47 2). Kuntalain 115 mukaan toimintakertomuksessa on annettava tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä. Konserniohjeet on hyväksytty kaupunginvaltuustossa (17.5.2010 62) ja näitä ohjeita ollaan päivittämässä vuoden 2017 aikana. Hyväksytyssä ohjeessa on todettu, että kaupunkikonsernin riskienhallinta järjestetään noudattaen yhtenäistä riskienhallintapolitiikkaa sekä kaupungin että kaupungin yhteisöjen osalta. Tämän riskienhallinnan toimintaohjeen tarkoituksena on varmistaa riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan asianmukainen järjestäminen ja yhdenmukaistaa riskienhallinnan toteuttamista, raportointia ja valvontaa kaupungin organisaatiossa. Käytännöt koskevat kaikkia palvelualueita, liikelaitosta ja tytäryhteisöjä. Tässä ohjeessa määritellään Salon kaupungin riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan periaatteet ja toteuttamistavat. Tavoitteena on yhtenäinen riskienhallinta koko Salon kaupunkikonsernissa. Kokonaisvaltainen riskienhallinta on keskeinen osa sisäistä valvontaa. Tämä toimintaohje on tarkoitettu normaaleihin toimintaolosuhteisiin ja poikkeusoloihin liittyen noudatetaan erillistä valmiussuunnitelmaa. 2. Riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan tarkoitus ja tavoitteet Riskienhallinta ja sisäinen valvonta ovat osa kaupungin toimintaa, eikä se ole muista toiminnoista tai prosesseista erillinen toiminto. Riskienhallinta on olennainen osa päätöksentekoa. Riskienhallinta auttaa päätöksentekijöitä tekemään tietoisia valintoja, asettamaan toimintoja tärkeysjärjestykseen ja erottamaan vaihtoehtoiset toimintatavat. Riskienhallinnan on oltava järjestelmällistä, jäsenneltyä ja ajantasaista. Riskienhallinta tukee kaupungin strategian toteuttamista ja suunnittelua. Kaupungin riskienhallinta tukee osaltaan myös osaamisen kehittämistä. Riskienhallinnalla ennakoidaan, varaudutaan ja valmistaudutaan riittävin toimenpitein kaupunkikonsernia uhkaaviin riskitekijöihin. Riskienhallinnalla edistetään kaupungin toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttamista. Tavoitteena on riskitilanteisiin varautumiseksi systemaattinen ja kokonaisvaltainen riskienhallintamenetelmä. Sisäisen valvonnan tarkoituksena on hallituksen, muiden tilivelvollisten toimielinten, johdon, esimiesten ja henkilöstön tekemien erilaisten toimenpiteiden avulla hallita riskejä ja lisätä päämäärien ja tavoitteiden saavuttamisen todennäköisyyttä. Sisäinen valvonta on osa kaupungin johtamisjärjestelmää sekä kaupunginjohdon ja hallinnon työväline, jonka avulla arvioidaan asetettujen tavoitteiden toteutumista, toimintaprosesseja ja riskejä. Sisäisellä valvonnalla on tarkoitus saada riittävä varmuus tavoitteiden saavuttamisesta: kaupungin toiminnan tuloksellisuus ja tehokkuus,
4 (9) toiminnan ja talouden raportoinnin oikeellisuus ja tietojen luotettavuus, lakien, päätösten, sääntöjen ja johdon ohjeiden noudattaminen sekä resurssien ja omaisuuden turvaaminen. Riskienhallinta ja sisäinen valvonta ovat hyvän johtamis- ja hallintotavan edellytyksiä, osa johtamista, toiminnan ohjausta ja palvelujen laadukkuuden varmistamista. Sisäinen valvonta on esimiesten päivittäistä toimintaa, jolla varmistutaan siitä, että toiminta on ohjeiden, säädösten ja sovittujen toimintatapojen mukaista. Työtehtävissä tulee toteuttaa hyvän hallinnon periaatteita. Hyvällä hallinnolla tarkoitetaan toiminnan ja talouden ohjauksen tilivelvollisuus- ja vastuujärjestelmää, joka edistää hallinnon ja palvelutuotannon luotettavuutta ja tehokkuutta. 3. Riskien luokittelu ja käsitteet Riskejä luokiteltaessa pyritään tunnistamaan mahdollisimman laajasti toimintaa uhkaavat riskit. Riskejä jaoteltaessa eri lajeihin keskeinen näkökulma on riskin toteutumisen mahdolliset seurausvaikutukset. Riskejä voidaan luokitella esimerkiksi seuraavasti: - Strategiset riskit (toimintaympäristön muutokset, johtaminen, kaupungin imago) - Toiminnalliset riskit (palveluiden tuottaminen, sopimukset, uusiutuva lainsäädäntö, toiminnan keskeytyminen, henkilöriskit) - Taloudelliset riskit (tulojen ja menojen toteutuminen, lainanotto, luottotappiot, sijoitustoiminta) - Turvallisuus- ja vahinkoriskit (henkilö- ja omaisuusvahingot, tietosuoja ja -turva) Riskejä voidaan luokitella joko strategisiin tai operatiivisiin riskeihin. Strategiset riskit liittyvät organisaation pitkän aikavälin tavoitteisiin, kriittisiin menestystekijöihin sekä niihin kohdistuviin sisäisiin tai ulkoisiin epävarmuustekijöihin. Operatiiviset riskit ovat organisaation päivittäistä toimintaa, prosesseja ja järjestelmiä uhkaavia riskejä. Operatiivisiin riskeihin sisältyvät myös henkilöstön tai ympäristön turvallisuutta sekä omaisuutta uhkaavat vahinkoriskit. Yhtenä riskinä voi olla myös toiminnan keskeytyminen. 4. Riskienhallintaprosessi ja menetelmät Riskien arvioinnissa tunnistetaan riskejä, arvioidaan niiden todennäköisyyttä ja vaikutuksia sekä todetaan ne riskit, joiden hallintaa on kehitettävä. Riskien tunnistaminen Riskien tunnistamisessa on tarkoitus selvittää, mitä sellaista voi tapahtua, jolla arvioidaan olevan vaikutuksia organisaation tavoitteiden saavuttamiseen. Riskien tunnistamisessa kootaan organisaation merkitykselliset riskit sekä arvioidaan niiden syitä ja seurauksia. Riskien suuruuden arviointi Aiemmin tunnistettujen riskien toteutumisen todennäköisyyttä ja vaikutuksia on arvioitava ennalta päätettyjen arviointikriteerien mukaisesti. Riskien arvioinnissa on huomioitava myös eri riskien keskinäiset vaikutukset ja useampien riskien samanaikainen toteutuminen. Vakavampien riskien torjuntaa on hyvä panostaa nopeasti ja merkittävämmin, kun taas pienempiin riskeihin voidaan kiinnittää huomioita viiveellä. Hallintakeinojen arviointi Riskien arvioinnissa on selvitettävä, mitä hallintakeinoja kyseistä riskiä vastaan on käytettävissä ja ovatko käytettävissä olevat keinot tarkoituksenmukaisia ja tehokkaita. Hallintakeinoja voivat olla menettelytavat, ohjeet tai tekniset ratkaisut. Hallintakeinoja arvioitaessa tulee huomioida eri hallintakeinojen hyöty, tehokkuus ja kustannukset. Vaihtoehtoina riskien hallinnassa ovat riskin poistaminen, välttäminen, pienentäminen, hyväksyminen tai siirtäminen.
5 (9) Merkittävimpien riskien nimeäminen Riskien tunnistamisen, suuruuden ja hallintakeinojen arvioinnin perusteella muodostetaan kuva merkittävimmistä riskeistä ja niiden hallinnasta. Mikäli merkittävimmät riskit eivät ole riittävän hyvin hallinnassa, tulee niiden hallintaa edelleen kehittää. Riskienhallinta ja sisäinen valvonta ovat jatkuvaa jokapäiväistä toimintaa, jossa samat työvaiheet käydään läpi uudelleen parempien tulosten saavuttamiseksi. Riskienhallintaa kehitettäessä pidetään koko ajan mielessä taustalla olevat kaupungin strategiat ja tavoitteet, jotta tiedetään mihin pitäisi pyrkiä, miten ja miksi. Riskienhallinnassa eritellään taloudellisten, toiminnallisten ja henkilöstöriskien hallinta ja myös vahinkoriskein vakuuttaminen. Kokonaisvaltainen riskienhallinta pitää sisällään laaja-alaisesti myös valmiussuunnittelun ja työturvallisuuden. Kunkin palvelualueen ja niiden yksiköiden vastuulla on erityisesti niiden toiminnan luonteesta aiheutuvien riskien arviointi sekä riskien edellyttämien hallinnan menettelyiden määrittely. Tavoitteena on eri työyksiköiden riskien tunnistaminen, jossa hyödynnetään koko työyksikön osaamista ja näkemystä keskeisistä riskeistä. Riskit voivat olla hyvin erilaisia eri työtehtävissä ja niiden toteutumisen vaikutukset eritasoisia. Riskien tunnistamisen lisäksi tulee arvioida riskin hallinnan menettelyjä ja nimetä vastuutahot. Eri palvelualueilta kerätty riskikartoitus kootaan yhtenäiseksi riskienhallintasuunnitelmaksi. Toteutettuja riskienhallintaratkaisuja arvioidaan ja huomioidaan toiminnan kehittämisessä. Riskejä tunnistetaan ja arvioidaan koko toiminnan onnistumisen kannalta. Keskeistä on pohtia, mitkä asiat voivat uhata toiminnan jatkuvuutta, tavoitteiden saavuttamista tai mahdollisuuksien hyödyntämistä? Riskien arvioinnissa käytetään numeerista arviota vaikutuksen ja todennäköisyyden kuvaamiseksi: Vaikutus 1. vaikuttaa jonkin verran toimenpiteen suorittamiseen 2. vaikuttaa merkittävästi toimenpiteen suorittamiseen 3. vaikuttaa erittäin paljon toimenpiteen suorittamiseen Todennäköisyys 1. epätodennäköinen (alle 10 %) 2. mahdollinen (10-50 %) 3. todennäköinen (yli 50 %) Talousarvion laadinnan yhteydessä palvelualueet arvioivat toimenpiteisiin liittyviä riskejä ja laativat myös niihin liittyvän numeerisen arvioinnin. Laaditun arvioinnin perusteella voidaan todeta määriteltyjen riskien merkittävyys. Kunnan monialainen toimintaympäristö edellyttää laajaa ja monipuolista riskienhallintaa, sillä esimerkiksi sosiaalitoimen riskit ovat luonteeltaan hyvin erilaisia kuin teknisen toimen riskit. Entisestään tiukentuva taloudellinen tilanne aiheuttaa myös haasteita siitä, miten niukat voimavarat kohdennetaan ja hyödynnetään. Teknisen kehityksen ja tietojärjestelmien tehokas hyödyntäminen ja käyttöönotto edellyttävät riittävää osaamista ja resursointia. Kunnan toimintaympäristössä aiempaa laajemmin yleistyneet erilaiset palvelujen tuotantotavat (esimerkiksi ulkoistaminen) aiheuttavat omat haasteensa ohjaukselle, valvonnalle ja riskienhallinnalle. Näissä tapauksissa on huomioitava myös sopimus- ja vastuuriskit sekä tietosuoja ja -turva. Kunnan omistuksessa on laaja kiinteistömassa, jonka kunto ja peruskorjausten riittävyys on haaste tiukentuvassa taloudellisessa tilanteessa. Toiminnallisena riskinä on henkilöstön osaamiseen ja ikääntymiseen liittyvät haasteet erityisesti eläköitymisten yhteydessä tiedon siirtäminen ja rajalliset uuden henkilöstön rekrytointimahdollisuudet. Riskien rahoittaminen vakuutuksilla Arvioitu riski voidaan jättää omalle vastuulle tai riski voidaan siirtää vakuutussopimuksiin. Kaikkia kaupungin toimintoja ei ole vakuutettu, mutta se ei poista kaupungin korvausvastuuta. Kaupungin vakuutuksilla otetaan tietyntasoinen riskitaso, mikä katsotaan toimintaan nähden järkeväksi. Osa vakuutuksista on pakollisia (lakisääteisiä), kun taas osa vakuuttamisesta jää kaupungin harkintaan.
6 (9) Salon kaupunki on kilpailuttanut vakuutukset ja niihin liittyvät palvelut. Kaupungin vakuutukset on keskitetty yhteen vakuutusyhtiöön. Kaupungin lakisääteinen velvollisuus on vakuuttaa työntekijänsä sekä osin myös kaupungin toiminnassa mukana olevat henkilöt (päiväkotilapset, koulujen oppilaat, kaupunkilaiset kaupungin järjestämissä tapahtumissa). Kaupungin velvollisuus vakuuttamiseen liittyy lähinnä henkilövakuutuksiin eli henkilöille sattuviin tapaturmiin ja niiden hoitoon. Omaisuuden vakuuttaminen on kaupungin harkinnassa. Lähinnä kaupunki on vakuuttanut omaa omaisuuttaan tietyllä riskitasolla, mutta kaupungilla ei ole velvollisuutta vakuuttaa henkilöstön tai esim. oppilaiden omaa omaisuutta, vaan nämä kuuluvat aina kullekin henkilölle. Lisäksi kaupungilla on vastuuvakuutus, mikäli kaupunki tai sen palveluksessa oleva aiheuttaa vahingon kolmanneelle osapuolelle. Näissä tapauksissa on kyse aina tapauskohtaisesta harkinnasta, onko kaupungilla korvausvelvollisuus vai ei. Riskien ottaminen Kaikkia riskejä ei voida koskaan poistaa, sillä kustannustehokkuus asettaa rajoitteita. Lisäksi ennakkovarautumisesta huolimatta erilaisia ennakoimattomia tapahtuvia voi silti toteutua. Harkitsemattomia ja hallitsemattomia riskejä ei kuitenkaan tule ottaa. 5. Riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan vastuutahot organisaatiossa Kaupunginvaltuusto päättää kaupungin ja kaupunkikonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista ja linjauksista sekä edellyttää, että konsernin kaikissa toiminnoissa ja kaikilla organisaation tasoilla on riittävä sisäinen valvonta ja riskienhallinta. Kaupunginhallitus vastaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä. Kaupunginhallituksella on operatiivinen vastuu sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistamisesta ja asianmukaisesta järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta. Hallintosäännössä on määritelty, että kaupunginhallitus vastaa kokonaisvaltaisen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä. Kaupunginhallitus päättää sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevat ohjeet sekä vastaa tilinpäätöksen toimintakertomuksessa annettavasta sisäisen valvonnan ja konsernivalvonnan järjestämisen selonteosta. Kaupunginhallituksen alaiset palvelualueet vastaavat omalla tehtäväalueellaan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisesta järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta sekä merkittävimpien riskien raportoinnista kaupunginhallituksen antamien ohjeiden mukaisesti. Kaupunginjohtaja, apulaiskaupunginjohtaja, palvelupäälliköt sekä muut johtavat viranhaltijat ja esimiehet vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja tuloksellisuudesta vastuualueillaan. He raportoivat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja tuloksellisuudesta valvonnasta vastuussa olevalle toimielimelle. Käytännön vastuu sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteuttamisesta on palvelualueilla, liikelaitoksissa ja tytäryhteisöissä, eli siellä missä riskit myös ensisijaisesti syntyvät. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteuttamisesta vastaavat kaikki ne toimielimet ja viranhaltijat, joille on annettu toimivalta kaupungin varojen käytössä.riskienhallinnan tuloksellisuuden näkökulmasta eri palvelualueiden tulee jatkuvasti arvioida toimintaympäristön muutoksia sekä tunnistaa toiminnan ja talouden tavoitteita uhkaavia riskejä sekä myös mahdollisuuksia. Riskien vaikutuksia ja toteutumisen todennäköisyyttä tulee arvioida säännöllisesti. Lisäksi riskien hallinnan toimenpiteiden tuloksellisuutta tulee seurata ja arvioida. Henkilöstö sitoutuu toimimaan tavoitteiden ja annettujen sääntöjen mukaisesti, kehittämään toimintatapoja sekä ylläpitämään ja jatkuvasti kehittämään ammatillista osaamistaan. Konserniryhmä on kaupungin sisäinen työryhmä, jonka tehtävänä on ohjata ja ohjeistaa kaupungin konsernihallintoa ja omistajaohjausta. Kaupunginjohtaja nimeää konserniryhmän jäsenet. Konserniryhmä edesauttaa yhtenäisen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteuttamista koko konsernissa. Hallintosäännössä, joka tulee voimaan 1.6.2017, on määritelty, että konsernijohto vastaa konserniyhteisöjen ohjauksesta sekä yhteisöjen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjesteämi-
7 (9) sen ja tuloksellisuuden valvonnasta. Kaupungin tytäryhteisön riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan toteuttamisesta vastaa yhteisön hallitus ja toimitusjohtaja. Riskienhallinnan työryhmä on kaupungin sisäinen työryhmä, jonka tehtävänä on koordinoida, ohjata ja oheistaa kaupungin riskienhallintatyötä. Työryhmän nimeää kaupunginjohtaja. Työryhmä vastaa riskienhallinnan toimintaohjeen päivittämisestä. Sisäinen tarkastus arvioi sisäisen valvonnan, riskienhallinnan ja konsernivalvonnan järjestämistä ja tuloksellisuutta. Havainnoista raportoidaan kaupunginjohtajalle ja kaupunginhallitukselle. Työsuojelun tavoitteena on taata turvalliset ja terveelliset työolot sekä tukea henkilöstön työkykyä. Työsuojelu on järjestelmällistä ja se perustuu työpaikan vaarojen arviointiin ja yhteistyössä tehtyihin suunnitelmiin niiden vähentämiseksi tai poistamiseksi. Työsuojelu tukee esimiehiä henkilöstöön ja toimitiloihin liittyvissä riskeissä ja pyrkii niiden vähentämiseen. Tämä työ on yksi osa kokonaisvaltaista riskienhallintaa. 5.1. Johdon valvontavastuu Riskienhallinta on johdon vastuulla ja olennainen osa kaikkia organisaation prosesseja. Riskienhallinta ei siis ole muista toiminnoista ja prosesseista erillinen toiminto. Kaupunginjohtajan velvollisuutena on huolehtia riittävän ja toimivan sisäisen valvonnan toteuttamisesta ja ylläpitämisestä sekä toimivuuden varmistamisesta osana kaupungin hallinnon ja taloudenhoidon johtamista. Sisäinen tarkastus avustaa kaupunginhallitusta ja kaupunginjohtajistoa heidän valvontavelvollisuuksiensa täyttämisessä tarkastamalla ja arvioimalla sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimivuutta. Palvelualueiden ja liikelaitoksen ylin johto on tilivelvollisina ja esimiehinä vastuussa sisäisen valvonnan järjestämisestä ja ylläpitämisestä sekä riskienhallinnasta tehtävänmäärittelyjen mukaisesti. He vastaavat siitä, että organisaation kullekin toiminnolle on määritelty vastuutaho. Heidän tehtävänään on luoda toimiva ja kattava ohjaus- ja seurantajärjestelmä. 5.2. Esimiehen valvontavastuu Esimies vastaa siitä, että yksikön henkilöstön tehtävät, vastuut ja toimivalta on määritelty selkeästi ja henkilöstö on tietoinen tehtävistään. Esimiehen tehtävänä on luoda henkilöstölle edellytykset tehtävistä suoriutumiseen ja tavoitteiden saavuttamiseen (osana säännöllistä valvontaa). Esimies vastaa siitä, että hänen yksikkönsä tavoitteet tukevat ylemmän tason tavoitteita. Samoin hän vastaa siitä, että hänen alaisuudessaan olevien yksiköiden tavoitteet ovat linjassa koko yksikön tavoitteiden kanssa. Esimies vastaa myös tiedonkulusta ja raportoinnista. Esimiehet ohjaavat ja valvovat alaistensa toimintaa. Esimiehen on ryhdyttävä toimenpiteisiin välittömästi, kun havaitaan toimintaa, joka on tehotonta tai epätarkoituksenmukaista tai lain, muiden sääntöjen, ohjeiden ja päätösten vastaista. Keskeistä on päivittää tiedot säännöllisesti ja tilanteen muuttuessa (esimerkiksi henkilövaihdokset, uudet tehtävät tai tietojärjestelmät jne.). Muutostilanteessa tulee päivittää tehtävänkuvaukset, päätökset ja toimintaa koskevat ohjeistukset. Kehityskeskusteluissa esiin nousevat toimintaan liittyvät ongelmat tai kehitystarpeet tulee huomioida toiminnan suunnittelussa. Vaarallisella työyhdistelmällä tarkoitetaan työtehtävää, jonka yksi henkilö hoitaa alusta loppuun saakka ilman, että siihen on toisen henkilön kontrollia. Tällaisessa tilanteessa riski virheiden tai väärinkäytösten toteutumiseen kasvaa. Esimiehen tehtävä on valvoa, että vaarallisia työyhdistelmiä ei ole. 5.3. Tilivelvollisen valvontavastuu
8 (9) Tilintarkastuskertomuksessa annetaan mm. lausunto sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan sekä konsernivalvonnan asianmukaisesta järjestämisestä sekä esitys vastuuvapauden myöntämisestä sekä mahdollisesta tilivelvolliseen kohdistuvasta muistutuksesta. Tilivelvollinen on vastuussa johtamansa toiminnan riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan järjestämisestä ja niiden jatkuvasta ylläpidosta. Tilivelvollisuus merkitsee sitä, että tilivelvollisen toiminta tulee valtuuston arvioitavaksi, häneen voidaan kohdistaa tilintarkastuskertomuksessa muistutus ja häneltä voidaan evätä vastuuvapaus sekä omasta että alaisensa tekemisestä tai tekemättä jättämisestä. Henkilön tulee hoitaa tehtävänsä asianmukaisella huolellisuudella eikä tilivelvollisuuden puuttuminen vapauta esimiehiä toiminnan valvontavastuusta. 5.4. Työntekijän valvontavastuu Työntekijöiden velvollisuus on riskien huomioonottaminen, ilmoittaminen, välttäminen ja ehkäiseminen kaikessa toiminnassaan sekä aloitteiden tekeminen riskin minimoimiseksi. 5.5. Tytäryhteisöjen hallitusten valvontavastuu Tytäryhteisön hallitus on keskeisessä roolissa yhteisön hallinnon ja valvonnan järjestämisessä ja johtamisessa. Hallituksen tehtävät ja vastuut määräytyvät asianomaista yhteisöä koskevan lainsäädännön, yhtiöjärjestyksen, sääntöjen ja sopimusten mukaisesti. Hallituksen toiminta on osa omistajaohjausta. Hallitukset käsittelevät ja hyväksyvät tytäryhteisöjensä tilinpäätösten ja toimintakertomusten yhteydessä selonteot riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan järjestämisestä, havaituista puutteista ja kehittämistarpeista sekä merkittävimmistä riskeistä. 6. Sisäinen tiedottaminen ja kouluttaminen Viestintä on keskeinen osa riskienhallintaa, sillä oikea-aikaisella sisäisellä ja ulkoisella tiedottamisella voidaan ennaltaehkäistä ja hallita riskejä. Salon kaupungin viestintäohjeet on hyväksytty kaupunginhallituksessa 9.3.2015 ja ne sisältävät ohjeistusta myös erityistilanteiden kriisiviestinnästä. Riskienhallinnan työryhmä raportoi johtoryhmälle riskienhallinnan tilasta vuosittain. Riskienhallinnan toiminnasta, vaikuttavuudesta ja tuloksista tulee raportoida myös organisaation sisällä. Riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan koulutusta organisoi riskienhallinnan työryhmä. Ryhmä voi itse opastaa, neuvoa ja ohjeistaa kaupungin työntekijöitä ja järjestää aiheeseen liittyvää koulutusta. Myös ulkopuolisten kouluttajien ja vakuutusyhtiöiden riskienhallintaosaamista voidaan hyödyntää tarpeen mukaan. Vastuu henkilökunnan riskienhallinnan osaamisesta on toimialoilla, mutta riskienhallinnan työryhmä voi osaltaan tukea toimialojen osaamisen ylläpitämistä. 7. Seuranta, raportointi ja jatkotoimenpiteet Riskienhallinta tukee osaltaan kaupungin strategian toteuttamista ja siksi sen tulee olla tiiviisti osana kaupungin strategista suunnittelua ja vuosittaista talousarviovalmistelua. Kaupungin strategiassa tulee huomioida, mitkä riskit uhkaavat strategiassa esitettyjen tavoitteiden saavuttamista. Riskienhallinnan kehittämisessä keskeistä on sitoa toiminta osaksi kaupungin muita prosesseja läpi koko toimintavuoden. Talousarvion valmistelussa palvelualueet määrittelevät olemassa olevat riskinsä sekä niiden hallinnan ja mittaamisen keinot. Tilinpäätöksen yhteydessä arvioidaan riskienhallinnan onnistumista ja raportoidaan vuoden aikana tapahtuneista toimista. Riskienhallinnan tulee olla osa vuotuista strategista suunnittelua ja tavoitteiden asettamista eli osa toimintaa koko vuoden aikana eri toimintavaiheissa.
9 (9) Riskienhallinnan työryhmän toteuttaman riskienarvioinnin kartoituksen tulokset tulee hyödyntää prosessin eri vaiheissa. Talousarvion laadinnan yhteydessä tulee arvioida mahdolliset muutokset ja lisäykset riskien kartoitukseen. Kaupunkikonsernin riskienhallinnan asianmukaisen järjestämisen kokonaisvastuu on konsernijohdolla. Jokainen kaupungin toimielin ja tilivelvollinen viranhaltija sekä tytäryhteisön hallitus ja toimitusjohtaja ovat omalta osaltaan vastuussa riskienhallinnan toteuttamisesta ja raportoinnista. Raportointi tavoitteiden toteutumisesta ja toiminnasta on keskeinen johdon työväline. Raportoinnissa saatavan tiedon tulee olla luotettavaa, olennaista, ajantasaista ja oikeassa muodossa. Johdon tulee käsitellä palvelualueittain kartoitettujen merkittävien riskienhallinta sekä arvioida riskienhallintajärjestelmän toimivuutta. Riskienhallinnan toimintaohje päivitetään määräajoin, esimerkiksi valtuustokausittain. Palvelualueilla tehtävät riskikartoitukset ja arvioinnit tulee pyrkiä tekemään vuosittain ja toteuttaa korjaavia toimenpiteitä.