KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 1 Kokousaika Tiistai 24.10.2017 kello 18.00 20.15 Kokouspaikka Kiinteistötoimisto, Verhonkatu 25-27, Hämeenlinna Läsnä Antti Hieta puheenjohtaja Marja-Leena Nykänen varapuheenjohtaja Kalervo Aaltonen Irja Appelroth Mika Einiö Teppo Heiskanen (poistui klo 19.30 / 62) Liisa Ilonen-Teivonen Erkki Jaalama Ida Kosonen Jorma Lundström Tauno Korhonen Erkki Alanen Leena Pietilä Heikki Kilpeläinen Kai Kauppinen Eija Rantala Tuija Niemi-Nikkola ykv pj ykv vpj ykn talousjohtaja kiinteistöpäällikkö kiinteistösihteeri Käsitellyt asiat 55 68 Allekirjoitukset Puheenjohtaja Antti Hieta Sihteeri Tuija Niemi-Nikkola n tarkistus Paikka ja aika Hämeenlinna 2.11.2017 Allekirjoitukset Irja Appelroth Mika Einiö yleisesti nähtävänä Paikka ja aika Hämeenlinnan kirkkoherranvirasto 8.11. 22.11.2017 Todistaa Talousjohtaja Kai Kauppinen Otteen oikeaksi todistaa:
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 2 55 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen. 56 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokouskutsu ja esityslista on lähetetty ille sekä sähköpostina että kirjepostina 19.10.2017. Johtokunnan kokous todettiin laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 57 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Kokouksen työjärjestykseksi hyväksyttiin esityslistan mukainen järjestys. 58 ntarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta ntarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi valittiin Irja Appelroth ja Mika Einiö.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 3 59 Ilmoitusasiat Kirkkohallituksen yleiskirje nro 16/2017; Suomen itsenäisyyden juhlavuoden itsenäisyyspäivä Talousjohtajan päätösesitys: Johtokunta merkitsee ilmoitusasiat tiedoksi. Päätösesitys hyväksyttiin.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 4 60 Talousarvion toteutuminen 1.1. 30.8.2017 Esityslistan liitteenä 1 on hautaustoimen ja liitteenä 2 kiinteistötoimen talousseuranta ajalta 1.1. 30.8.2017. Pylväät viestittävät kuluneen vuoden toteutuneita kuluja elokuun loppuun saakka ja katkoviiva näyttää kuluvan vuoden talousarviota, joka on jaettu tasan kaikille kuukausille. Talousjohtajan päätösesitys: Talousarvioseuranta merkitään tiedoksi. Päätösesitys hyväksyttiin.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 5 61 Kiinteistötoimen talousarvioehdotus vuodelle 2018 Liitteessä 3 on kiinteistötoimen toimintasuunnitelma vuodelle 2018 sekä vuosille 2019-2020, liitteessä 4 on kiinteistötoimen käyttötalouden yhteenveto vuodelle 2018, liitteessä 5 on kiinteistö- ja hautaustoimen investoinnit ja hankkeet vuodelle 2018 sekä vuosille 2019 2020 Liitteessä 6 ovat seurakuntaneuvostojen hankinta- ja investointiesitykset vuodelle 2018. Kiinteistöpäällikkö esittelee talousarvioehdotuksen kokouksessa. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Johtokunta käsittelee ja hyväksyy kiinteistötoimen talousarvioehdotuksen vuodelle 2018 ja lähettää sen yhteisen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi. Johtokunta käsitteli ja hyväksyi kiinteistötoimen talousarvioehdotuksen vuodelle 2018 seuraavin muutoksin 1. Toimintasuunnitelma v. 2018 yleistavoitteisiin lisättiin teksti: Päätöksenteon tueksi selvitetään eri kohteiden korjausvelan määrää. 2. Avaintavoitteisiin vuodelle 2018 poistettiin teksti: Hätilän kirkko pidetään toiminnalta suljettuna toistaiseksi ja lisättiin teksti: Laaditun yhtenäisen investointilomakkeen käyttöönotto. 3. Toimintasuunnitelma v. 2019 2020 avaintavoitteisiin lisättiin teksti: Metsänhoitosuunnitelmien päivitys. 4. Seurakuntaneuvostoilta tulleet investointiesitykset - Hämeenlinnan kirkon julkisivujen kalkkimaalaus ja sisätilojen lattian lakkaus toteutetaan - Continuo-urkuja Hämeenlinnan kirkkoon ei hankita - ilmalämpöpumpun hankinta diakoniatoimistoon selvitetään yhdessä asunto-osakeyhtiön kanssa - Lammin seurakuntatalon osalta avainhanketyöryhmä jatkaa selvitystä kevään 2018 aikana - Tuuloksen pappilan puutarhaan suunniteltua leikkipuistoa ei toistaiseksi toteuteta Johtokunta lähettää talousarvioehdotuksen yhteisen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 6 62 Hautaustoimen talousarvioehdotus vuodelle 2018 Liitteessä 7 on hautaustoimen toimintasuunnitelma vuodelle 2018 sekä vuosille 2019-2020, liitteessä 4 on hautaustoimen käyttötalouden yhteenveto vuodelle 2018 ja liitteessä 5 on kiinteistö- ja hautaustoimen investoinnit ja hankkeet vuodelle 2018 sekä vuosille 2019 2020. Kiinteistöpäällikkö esittelee talousarvioehdotuksen kokouksessa. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Johtokunta käsittelee ja hyväksyy hautaustoimen talousarvioehdotuksen vuodelle 2018 ja lähettää sen yhteisen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi. Johtokunta käsitteli ja hyväksyi hautaustoimen talousarvioehdotuksen vuodelle 2018 seuraavin muutoksin 1. Avaintavoitteisiin vuodelle 2018 lisättiin: Hautausmaiden valaistusten sammuttamista yöaikana lisätään. 2. Toimintasuunnitelma vuosille 2019 2020 avaintavoitteisiin lisättiin: Hautausmaiden istutussuunnitelmien tekeminen. 3. Ahvenisto, Vanaja Vuorentaka avaintavoitteista 2018 poistettiin: Puuston kuntotutkimukset (Ahvenisto pääkäytävän kuuset) ja lisättiin: Ahveniston hautausmaan huoltoalueen aitauksen suunnittelu ja toteutus. 4. Lammin avaintavoitteisiin 2018 muutettiin: Hautausmaakartoituksen toteuttaminen (ei hankesuunnittelu) ja avaintavoitteista 2019 2020 poistettiin: Hautausmaakartoituksen toteutus v. 2019. 5. Rengon avaintavoitteet 2018 lisättiin: Vanhan hautausmaan kiviaidan korjaussuunnittelu. 6. Lammin hautausmaan muistolehdon isot nimilaattakivet hankitaan. Johtokunta lähettää talousarvioehdotuksen yhteisen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 7 63 Maankäyttösopimuksen hyväksyminen koskien Killintie 3 asemakaavaa nro 2534 Yhteinen kirkkoneuvosto 6 / 19.11.2015 / 86 Asemakaavan muutoshakemus Kiiskentien, Peninpolun ja Killintien tontille Seurakuntayhtymä omistaa Kiiskentien, Peninpolun ja Killintien varrella tontin, jonka pinta ala 9873 m2. Alueella on asemakaava ja tontti on kaavoitettu kaavamerkinnällä Y yleisten rakennusten korttelialue. Tontin tehokkuusluku e = 0,5 (tehokkuusluku = kerrosalan suhde tontin pinta-alaan) eli rakennusoikeutta olisi käytettävissä on 4936 m2. Tontille on aikoinaan ajateltu rakentaa Poltinahon seurakuntatalon tyylinen seurakuntatalo/kirkko. Tontin asemakaavan muutoksesta on kaupungin edustajien kanssa neuvoteltu jo useamman vuoden ajan ja näissä neuvotteluissa on kartoitettu erilaisia vaihtoehtoja pientalo tai rivitalo rakentamiselle. Viimeisissä neuvotteluissa on päädytty ratkaisuun, jossa tontti on jaettu kymmeneksi (10) omakotitalotontiksi, joiden pintaalat vaihtelevat 813 m2 1141 m2 välillä. Tässä vaihtoehdossa rakennusoikeus / omakotitalo on 200 m2 ja talousrakennus 60 m2, jolloin rakennusoikeus käytetään yhteensä 2600 m2 (tehokkuus e = 0,26). Asemakaavan muutoshakemusta perustellaan seuraavasti: 1. Seurakuntayhtymällä ei ole tarvetta seurakuntatalon/kirkon rakentamiseen Ojoisten alueelle. 2. Kyseiselle tontille sijoitettu kaavan mukainen rakennus olisi suuri rakennusmassa pientalovaltaisessa ympäristössä. 3. Tontin muuttaminen omakotitalotonteiksi sopii hyvin pientalovaltaiselle alueelle ja se tukisi kaupungin strategiaa tiivistää kaupunkirakentamista. Alueelle ei tarvitse rakentaa uutta tietä. Liitteenä 8 on alueen nykyinen asemakaava ja liitteenä 9 suunnitelma uudeksi tonttijaoksi. Suunnittelussa asiantuntijana on toiminut Ajan Arkkitehdit Oy / arkkitehti Asko Kaipainen. Talousjohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto lähettää Hämeenlinnan kaupungille liitteen 9 mukaisen asemakaavan muutoshakemuksen koskien Kiiskentien, Peninpolun ja Killintien tonttia ja esittää, että hakemus käsiteltäisiin kaupunginhallituksessa viimeistään alkuvuonna 2016. Päätösesitys hyväksyttiin. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta Hämeenlinnan kaupungin kaupunkirakennelautakunta on kokouksessaan 22.8.2017 29 päättänyt esittää kaupunginhallitukselle ja edelleen kaupunginvaltuustolle, että se hyväksyisi Killintien asemakaavan nro 2534 ja että kaupunginhallitus hyväksyisi asemakaavakarttaan nro 2534 liittyvän Killintie 3 rakentamistapaohjeen noudatettavaksi aluetta rakennettaessa.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 8 Esityslistan liitteenä 8 on kuvattu prosessi, miten seurakuntayhtymän marraskuussa 2015 tekemä kaavamuutoshakemus on edennyt, mm. kuulutukset, selvitykset, luonnokset ja niihin tehdyt muutokset, muistutukset yms. Yleisellä tasolla voidaan todeta prosessin edenneen hyvin ilman huomautuksia. Esityslistan liitteenä 9 on laadittu asemakaavakartta ja asemakaavamerkinnät ja määräykset. Esityslistan liitteenä 10 on kaupungin ja seurakuntayhtymän välinen maankäyttösopimus, jonka hyväksyminen on edellytys asemakaavan nro 2534 saattamisessa päätökseen kaupunginvaltuuston toimesta. Sopimuksen mukaan seurakuntayhtymä suorittaa kaupungille osuutenaan asemakaavan laatimisesta ja toteuttamiskustannuksiin yhteensä 117.650 euroa. Maksu erääntyy 3 kuukauden kuluessa, kun ensimmäinen uuden kaavan mukainen tontti luovutetaan. Sopimus raukeaa, jos kaupunginvaltuusto ei hyväksy kyseessä olevaa asemakaavaa tai jos hyväksymispäätös ei saa lainvoimaa. Talousjohtaja selvittää asiaa kokouksessa suullisesti. Talousjohtajan päätösesitys: Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta käsittelee ja lähettää yhteiselle kirkkoneuvostolle hyväksyttäväksi liitteen 10 mukaisen maankäyttösopimuksen koskien Killintien 3 asemakaavaa nro 2534 (kiinteistö 109-11- 26-419, pinta-ala 9873 m2). Päätösesitys hyväksyttiin.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 9 64 Soile Pitkäjärven työsuhteen vakinaistaminen Soile Pitkäjärvi on ollut 1.1.2009 alkaen Hämeenlinnan seurakuntayhtymän toistaiseksi voimassa olevalla työsopimuksella tarvittaessa töihin kutsuttava tuntipalkkainen vahtimestari. Hän on pääasiassa toiminut Rengon seurakunnan vahtimestarin ja erityisammattimiehen loma- ja työlomasijaisena Rengon hautausmailla ja kiinteistöissä. Soile Pitkäjärvi toimi erityisammattimiehen pitkäaikaisena ja täysipäiväisenä työloman sijaisena ajalla 12.1.2016 31.1.2017 ja jatkaen vastaavasti edelleen 1.5.2017 lukien avoimen erityisammattimiehen tehtävien hoitoa. Erityisammattimies eläköityi 1.5.2017. Talousjohtajan päätösesitys: Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta valitsee Soile Pitkäjärven erityisammattimiehen vakinaiseen työsuhteeseen 1.12.2017 alkaen. Tehtävän vaativuusryhmä on 401 ja pääasiallinen työpaikka on Rengon hautausmaat ja muut kiinteistöt. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta valitsi Soile Pitkäjärven yksimielisesti erityisammattimiehen vakinaiseen työsuhteeseen 1.12.2017 alkaen. Tehtävän vaativuusryhmä on 401 ja pääasiallinen työpaikka on Rengon hautausmaat ja muut kiinteistöt.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 10 65 Muut asiat Talousjohtaja kertoi suullisesti kiinteistöstrategian avainhanketyöryhmien työn aloittamisesta. Avainhanketyöryhmien aloituskokous pidettiin 3.10.2017 Poltinahon seurakuntatalossa. Ida Kosonen kertoi, että Tuuloksen seurakuntatalon ja pihatuvan välissä on tehty sähkönsiirtoyhtiön toimesta kaapeleiden maahan kaivuuta jättäen pihaalueen huonoon kuntoon. Seurakuntayhtymän osalta selvitetään, kuka hoitaa pihan nurmikko- ja hiekka-alueen palauttamisen ennalleen. Heikki Kilpeläinen kertoi, että lauantaina 28.10.2017 on reserviläisjärjestöjen alulle laittama havuseppeleiden tekotalkoot alkaen klo 10 Hämeenlinnan torilla. Havuseppeleiden juhlallinen seppeleenlasku sankarihaudoille järjestetään 6.12.2017 Hämeenlinnan seurakuntayhtymän sekä Hattulan ja Janakkalan hautausmailla.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 11 66 Seuraava kokous Seuraava johtokunnan kokous pidetään tiistaina 28.11.2017 klo 18 Verhonkadun kiinteistötoimistolla (HHR talousarvio 2018). 67 Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus an liitettiin Kirkkolain 24 luvun 3-5 :n mukaiset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemisestä sekä todettiin pöytäkirjan pykälät, joista oikaisuvaatimusta eikä valitusta voida tehdä. 68 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen.