Ohjeistus sosiaalihuollon sähköiseen arkistoon liittyvälle järjestelmälle Arkistoon liittyvien järjestelmien toteutuksessa huomioitavat Tikesosmäärittelyt SOSIAALIALAN TIETOTEKNOLOGIAHANKE SOSIAALI- JA TERVEYSMINISTERIÖ Suomen Kuntaliitto Terveyden ja hyvinvoinnin laitos Itä-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Itä-Suomen Yliopisto Ylläpito Tekijät aki.miettinen@uef.fi Aki Miettinen, Atte Roppola, Esa Paakkanen, Heli Viinikainen Dokumentin versio 1.0 Päiväys 16.6.2011
Sisällysluettelo 1 Johdanto... 4 1.1 Sisältö... 4 1.2 Käsitteet... 4 2 Arkistoon liittyvien järjestelmien toteutuksessa huomioitavat Tikesos-määrittelyt... 6 2.1 Ohjeistuksessa käytetyt määritysten jaotteluperiaatteet... 6 2.2 Hankkeen yleiset määritykset ja selvitykset... 6 3 Toiminta-arkkitehtuuriin kuuluvat määritykset... 8 3.1 Selvitykset... 8 3.2 Sosiaalipalvelujen luokitus... 9 3.3 Sosiaalihuollon toimintaprosessit... 10 3.4 Kirjaamisen ja säilytyksen ohjeistukset... 14 4 Tietoarkkitehtuuri... 16 4.1 Selvitykset... 16 4.2 Sanastot ja käsitemääritykset... 16 4.3 Sisältömääritykset... 17 4.3.1 Palvelukohtaiset tietomääritykset... 17 4.3.2 Metatietomääritykset... 20 4.3.3 Perustietomääritykset... 21 4.4 Rakennemääritykset... 22 4.4.1 Sosiaalihuollon asiakirjatyyppiluokitus... 22 4.4.2 Asiakirjojen yleinen rakenne ja yleiset asiakirjatyypit... 23 4.5 Asiakastietomalli... 27 4.5.1 Sisällön yhtenäistäminen ja tietomallinnus... 27 4.5.2 Asiakirjarakenteissa käytetyt tietokomponentit ja luokitukset... 28 4.6 Asiakasasiakirjat... 30 4.6.1 Sisällölliset asiakirjarakenteet... 31 4.6.2 Tekniset asiakirjamääritykset... 32 4.6.3 Asiakirjaskeemat ja muunnostiedostot... 33 5 Tietojärjestelmäarkkitehtuuri... 34 5.1 Selvitykset... 34 5.2 Tietojärjestelmämääritykset ja -palvelut... 35 5.3 Arkiston toiminta... 35 6 Teknologia-arkkitehtuuri... 37 6.1 Selvitykset... 37 6.2 Asiakirjastandardit ja näyttömuodot... 38 6.3 Viestinvälitysmääritykset... 39 6.4 Tunnistaminen ja käyttövaltuudet... 39 6.5 Allekirjoitukset... 40 7 Arkiston toimintakäytännöt... 41 7.1 Arkistoon siirrettävien muodot... 41 7.2 Allekirjoitukset ja tunnistaminen... 41 7.3 Interaktiot... 41 2
7.4 Arkistointikäytännöt... 42 7.5 Käyttövaltuudet... 42 7.6 Tietojen välittäminen toimijoiden välillä... 42 8 Yhteenveto ja jatkotoimenpiteet... 44 Lähteet... 45 Liite 1: Ohjeistuksessa käsiteltävät Tikesos-määritykset Versiohistoria Versio Pvm Tekijät Muutokset 1.0 16.6.2011 AM, AR, EP, HV Johtoryhmässä hyväksytty versio 3
1 Johdanto Sosiaalihuollon sähköistä arkistoa käsitteleviä selvityksiä ja määrityksiä on tuotettu Tikesoshankkeessa vuodesta 2008 alkaen. Tässä dokumentissa kuvataan ne Tikesos-määrittelyt ja arkiston käyttöön liittyvät toimintakäytännöt, jotka arkistoon liittyvien järjestelmien toteutuksessa täytyy huomioida. Myös saatavilla olevat Tikesos-hankkeessa laaditut taustaselvitykset on pyritty huomioimaan tässä ohjeistuksessa. Ohjeistuksessa on huomioitu tähän mennessä hankkeessa laaditut määritykset ja ohjeistusta on päivitettävä uusien määritysten osalta. Tikesos-hanketyön ulkopuolella laadittavat arkiston ja arkistoon liittyvien järjestelmien toimintaa käsittelevät määritykset ovat tämän ohjeistuksen ulkopuolella. Terveydenhuollossa vastaavanlainen ohjeistus on KUNTO-hanketoimiston vastuulla. Sosiaalihuollon sähköisen arkiston määrittelyissä on pohjana Tikesos-hankkeen johtoryhmän tekemien linjausten mukaisesti käytetty etenkin Kelan KanTa-arkiston ratkaisuja. Kun arkiston toteuttajatahosta syntyy lopullinen linjaus, edellä mainittuja täsmennyksiä viedään eteenpäin kiinteässä yhteistyössä toteutukseen valittujen tahojen kanssa. 1.1 Sisältö Luku 2 kuvaa arkistoon liittyvien järjestelmien toteutuksessa huomioitavat yleiset kokonaiskuvan luovat Tikesos-määrittelyt, sekä ohjeistuksen kuvaustapa. Luvuissa 3-6 käydään läpi Tikesostuotokset JHS 179 -suosituksen ja sosiaalihuollon kokonaisarkkitehtuurin (Sokka 2010) mukaisen kokonaisarkkitehtuuriajattelukehyksen, siten että luvussa 3 kuvataan erityisesti toimintaarkkitehtuuriin kuuluvat määritykset, luvussa 4 tietoarkkitehtuuriin, luvussa 5 tietojärjetelmäarkkitehtuuriin ja luvussa 6 teknologia-arkkitehtuuriin. Luku 7 kuvaa arkiston käyttöön liittyviä toimintakäytäntöjä. 1.2 Käsitteet Kokonaisarkkitehtuuri JHS 179 -suositus kuvaa kokonaisarkkitehtuurikäsitteen näin: Kokonaisarkkitehtuuri on toiminnan, prosessien ja palvelujen, tietojen, tietojärjestelmien ja niiden tuottamien palvelujen muodostaman kokonaisuuden rakenne. Kokonaisvaltainen lähestymistapa organisaation toiminnan ja sen rakenteiden hallinnoimiseksi ja kehittämiseksi. (JHS 179 -suositus) Toiminta-arkkitehtuuri (Business architecture) JHS 179 -suositus kuvaa toiminta-arkkitehtuurin kokonaisarkkitehtuurin näkökulmasta näin: Kokonaisarkkitehtuurin näkökulma, joka kuvaa organisaation toiminnalliset rakenteet. Näitä ovat mm. sidosryhmät, palvelut ja tuotteet sekä prosessit ja organisaatiot. Myös toiminnan kehittämisen perusrakenteet, kuten visiot ja strategiat, ovat osa toiminta-arkkitehtuuria. Toiminta-arkkitehtuurin suunnittelun tavoitteena on optimoida ja suunnitella asiakkaiden tarpeisiin ja odotuksiin liittyvää palvelutarjontaa sekä palveluiden tuottamiseen tarvittavia toiminnan rakenteita. Tunnetaan myös termillä liiketoiminta-arkkitehtuuri. (JHS 179 -suositus) 4
Tietoarkkitehtuuri (Data architecture) JHS 179 -suositus kuvaa tietoarkkitehtuurin kokonaisarkkitehtuurin näkökulmasta näin: Kokonaisarkkitehtuurin näkökulma, joka kuvaa organisaation käyttämät tiedot, niiden rakenteet sekä suhteet. Tietoarkkitehtuurin suunnittelun tavoitteena on luoda organisaatiotasoinen yhteinen näkemys keskeisestä tietopääomasta sekä helpottaa tiedon löytämistä, välittämistä ja hallintaa. Suunnittelulla tähdätään tietorakenteiden vakiointiin ja sen mahdollistamaan tietojen uudelleenhyödynnettävyyteen. (JHS 179 -suositus) Tietojärjestelmäarkkitehtuuri (Application architecture) JHS 179 -suositus kuvaa tietojärjestelmäarkkitehtuurin kokonaisarkkitehtuurin näkökulmasta näin: Kokonaisarkkitehtuurin näkökulma, joka kuvaa organisaation keskeiset tietojärjestelmät, niiden suhteet sekä ominaisuustiedot. Tietojärjestelmäarkkitehtuurin suunnittelu on ko. arkkitehtuurin rakenteellista suunnittelua, elinkaarisuunnittelua sekä kustannus- ja käyttöoptimointia. Tietojärjestelmäarkkitehtuurin suunnittelussa tavoitteena on suunnitella tietojärjestelmäkokonaisuutta siten, että muodostuva tietojärjestelmäkokonaisuus tukee parhaalla mahdollisella tavalla organisaation tavoitteita. (JHS 179 -suositus) Teknologia-arkkitehtuuri (Technology architecture) JHS 179 -suositus kuvaa teknologia-arkkitehtuurin kokonaisarkkitehtuurin näkökulmasta näin: Kokonaisarkkitehtuurin näkökulma, joka kuvaa organisaation teknologista infrastruktuuria ja järjestelmäarkkitehtuurin teknologiavalintoja. Teknologiaarkkitehtuurin suunnittelussa linjataan käytettävät tekniset järjestelmien ja ICTinfrastruktuurin ratkaisuvaihtoehdot, standardit ja rakenteet siten, että kokonaisuus tukee parhaalla mahdollisella tavalla organisaation tavoitteita. (JHS 179 -suositus) 5
2 Arkistoon liittyvien järjestelmien toteutuksessa huomioitavat Tikesos-määrittelyt Luvussa kuvataan ohjeistuksessa selvitettyjen Tikesos-määritysten jaottelutapa, sekä käydään läpi hankkeen yleiset taustaselvitykset. 2.1 Ohjeistuksessa käytetyt määritysten jaotteluperiaatteet Jotta tietojärjestelmät saadaan tuottamaan arkistokelpoista materiaalia ja keskustelemaan arkiston kanssa, tietojärjestelmien tulee noudattaa tiettyjä pakollisia määrityksiä. Käytön tehostamiseksi on tarjolla myös ohjeistavia dokumentteja, joiden noudattaminen ei ole pakollista, mutta suotavaa. Tämä ohjeistus sisältää ehdotukset määritysten sitovuustasosta. Määrityksiä on tuotettu myös hankkeen sisäiseen käyttöön taustaselvityksiksi, jolloin ne on ohjeistuksen kannalta määritelty välillisiksi. Määritysten lopullinen sitovuus on Tikesos-hankkeen johtoryhmän ja Sosiaali- ja terveysministeriön päätettävissä. Määritykset on pyritty jakamaan lukuihin JHS 179 -suosituksen kokonaisarkkitehtuurimenetelmän arkkitehtuurijaottelun mukaisesti: toiminta-arkkitehtuuri, tietoarkkitehtuuri, tietojärjestelmäarkkitehtuuri, teknologia-arkkitehtuuri. 2.2 Hankkeen yleiset määritykset ja selvitykset Hankkeen kokonaiskuvaa selvittäviä määrityksiä (Taulukko 1) ovat Sosiaalihuollon kansallinen kokonaisarkkitehtuuri -esitys, joka antaa yleiskuvan Tikesos-hankeen arkkitehtuuritilanteesta 10/2010 sekä Tikesos-standardisalkku (Viinikainen ym. 2010), joka selvittää hanketyössä käytettävät standardit ja suositukset. Sosiaalialan tietoteknologiahankkeessa tuotettavat määritykset - taulukko kuvaa tuotettujen määritysten sitovuustasoa ja ylläpitoa. Sosiaalialan tiedonhallintakartoitus on välillinen taustaselvitys tiedonhallinnan hankkeista vuonna 2006. Taulukko 1. Hankkeen yleiset määritykset ja selvitykset. Tuotos Pakollinen Ohjeistava Saatavuus Sosiaalihuollon kansallinen kokonaisarkkitehtuuri Yleisohje tiedonhallinan suunnitteluun. Antaa yleiskuvan Tikesoshankkeen määrityksiin. http://www.sosiaaliportti.fi/f i- FI/tikesos/aineistot/maarityk set/ Sosiaalihuollon kansallinen kokonaisarkkitehtuuri.pdf 6
Tikesos Standardisalkku Viestinvälityksessä, asiakasasiakirjamäärityksissä, metatietomäärityksissä käytetyt standardit. http://www.sosiaaliportti.fi/f i- FI/tikesos/aineistot/maarityk set/ Standardisalkku.pdf Sosiaalialan tietoteknologiahankkeessa tuotettavat määritykset Sosiaalialan tiedonhallintakartoitus Yleiskuva osasta Tikesosmääritysten ylläpidosta ja sitovuudesta. Välillinen taustaselvitys kuvaa sosiaalialan tiedonhallintaa ja hankkeita vuonna 2006 http://www.sosiaaliportti.fi/f i- FI/tikesos/aineistot/maarityk set/ Sosiaalialan tietoteknologiahankkeessa tuotettavat määritykset.xls http://www.sosiaaliportti.fi/f i- FI/tikesos/aineistot/selvityks et/ Tiedonhallinta.pdf 7
3 Toiminta-arkkitehtuuriin kuuluvat määritykset Toiminta-arkkitehtuurissa kuvataan organisaation toiminnalliset rakenteet suhteessa kokonaisarkkitehtuuriin. Tässä ohjeistuksessa toiminta-arkkitehtuuriin kuuluvia määrityksiä ovat yleisten selvitysten lisäksi Sosiaalipalvelujen luokitus, Sosiaalihuollon toimintaprosessit sekä Kirjaamisen ja säilytyksen ohjeistukset. 3.1 Selvitykset Toiminta-arkkitehtuurin yleiset selvitykset (Taulukko 2) ovat pääosin välillisiä taustaselvityksiä ja ne on tarpeellisin osin huomioitu muissa Tikesos-määrityksissä. Asiakkaan suostumukseen ja käyttöä kuvaava Selvitys käytön periaatteista sosiaalihuollossa asiakkaan suostumus (Penttilä 2009) kannattaa huomioida ohjeistuksena. Taulukko 2. Toiminta-arkkitehtuurin yleiset selvitykset. Tuotos Pakollinen Ohjeistava Saatavuus Sosiaalialan tiedonhallinnan tutkimusohjelma Sosiaalihuollon dokumentaation sisällölliseen kehittämiseen liittyvien hankkeiden ja kirjaamisohjeiden peruskartoitus Sosiaalitoimen johtamisen, hallinnon ja tilastoinnin tietotarpeet Esiselvitys kuntien sosiaalitoimen johtamisessa ja hallinnoinnissa käytettävistä asiakastiedoista Välillinen raportti selvittää sosiaalialan tiedonhallintaohjelman toteuttamista. Välillinen taustaselvitys selvittää sosiaalialan tiedonhallinnan tutkimushankkeita vuosina 2004-2007 FI/tikesos/aineistot/selvitykset Tiedonhallinnan ohjelma.pdf FI/tikesos/aineistot/selvitykset Kirjaamisen laadun hankkeita.pdf Välillisessä esiselvityksessä on haastattelujen kautta selvitetty tiedon käyttöä ja tietotarpeita sosiaalihuollossa. FI/tikesos/aineistot/selvitykset Johdon tietotarveselvitys.pdf 8
Selvitys käytön periaatteista sosiaalihuollossa asiakkaan suostumus Ohjeistaa lakiin perustuen asiakkaan tietojen käyttössä sosiaalihuollossa liittyen asiakkaan antamiin suostumuksiin ja kieltoihin. FI/tikesos/aineistot/selvitykset Suostumuksen selvitys.pdf 3.2 Sosiaalipalvelujen luokitus Hankkeessa määriteltävät rakenteiset asiakasasiakirjat luokitellaan sosiaalipalvelujen luokituksen mukaisesti palvelutehtävittäin. Sosiaalipalvelujen luokittelun taustalla on tarve yhdenmukaistaa asiakastiedon käytön perusteet, sosiaalihuollon henkilörekisterit sekä ryhmittelyn periaatteet kansallisella tasolla (Laaksonen ym. 2010). Sosiaalipalvelujen luokitus on ylläpidettävä tuotos ja se päivittyy 2011 (Taulukko 3). Sosiaalipalvelujen luokitus tullee määrittelemään sosiaalihuollossa käytettävät henkilörekisterirajat sekä ryhmittelyyn käytettävän luokituksen. Taulukko 3. Sosiaalipalvelujen luokitus. Tuotos Pakollinen Ohjeistava Saatavuus Sosiaalipalvelujen luokitus: Asiakaskohtaisen sosiaalihuollon tehtävien, ja palvelujen ja palveluprosessien luokitukset Luokittelee asiakastiedon käytön: Palvelutehtävät, Sosiaalipalvelut, Palvelumuodot, toimintaprosessit. rakennemaaritykset/ Sosiaalipalvelujen luokitus.pdf 9
Sosiaalipalvelujen luokitus Sisältää taulukkomuodossa Sosiaalihuollon palvelutehtävät ja prosessivaiheet sekä Palvelutehtäväkohtaiset sosiaalipalvelut ja Palvelumuodot rakennemaaritykset/ Sosiaalipalvelujen luokitus.xlsx 3.3 Sosiaalihuollon toimintaprosessit Ohjeistuksen tässä luvussa käydään läpi Toimintaesimerkit, käyttötapaukset ja vaatimukset toimeentulotuen myöntämisessä (Viinikainen ym. 2011) ja sosiaalihuollon palvelutehtäväkohtaiset prosessikuvaukset (Taulukko 4). Palvelukohtaiset tietomääritykset, jotka löytyvät tämän ohjeistuksen tietoarkkitehtuuriosiosta ovat tuottaneet taustatietoa näihin määrityksiin. Prosessimääritysten tarkoituksena on kuvata sosiaalihuollon prosessien etenemistä yleisellä tasolla. Määritykset kuvaavat sosiaalihuollon toimintaa sosiaalipalvelujen luokituksen (Laaksonen ym. 2010) määrittelemän palvelutehtäväluokituksen mukaisesti. Määrityksiä noudatetaan soveltaen ja niiden ensisijaisena tarkoituksena on tarjota ylemmän tason kuvaus sosiaalihuollon toimintaprosesseista tarkennettavaksi paikallisella tasolla. Prosessimäärityksissä huomioitu näkökulma on hankkeessa määriteltävien sähköisten käyttö ja arkistointi tulevaisuuden tavoitetilassa. Prosessikuvaukset antavat käsityksen arkiston ja asiakastietojärjestelmän välisestä tiedonvaihdosta suhteessa työtoiminnan vaiheisiin. 10
Taulukko 4. Sosiaalihuollon toimintaprosessidokumentit sekä Toimintaesimerkit, käyttötapaukset ja vaatimukset toimeentulotuen myöntämisessä. Tuotos Pakollinen Ohjeistava Saatavuus Toimintaesimerkit, käyttötapaukset ja vaatimukset toimeentulotuen myöntämisessä Adoptioneuvonnan toimintaprosessit Isyyden selvittämisen, lapsen huollon ja tapaamisoikeuden varmistamisen sekä lapsen elatusavun vahvistamisen toimintaprosessit Kokoaa toimeentulotuen palvelutehtävään liittyviä järjestelmävaatimuksia. Hankkeessa määriteltävien rakenteisten adoptioneuvonnan käyttö ja arkistointi Kuvaa esimerkinomaisesti toimintaprosessien tarkentamisen työn kulkutasolle toimeentulotuen prosesseihin liittyen, sekä toimeentulotuen näyttömuotoesimerkit ja määritystyössä käytetyt elämäntilanneskenaariot. t oiminnallisetmaaritykset/ Toimintaesimerkit, käyttötapaukset ja vaatimukset toimeentulotuen myöntämisessä.pdf t oiminnallisetmaaritykset/ Adoptioneuvonnan toimintaprosessit.pdf Hankkeessa määriteltävien rakenteisten käyttö ja arkistointi t oiminnallisetmaaritykset/ Lastenvalvojan prosessit.pdf 11
Kasvatus- ja perheneuvonnan sekä perheasioiden sovittelun toimintaprosessit Kotipalvelujen toimintaprosessit Maahanmuuttajien kotoutumisen edistämisen toimintaprosessit Lasten päivähoidon toimintaprosessit Lastensuojelun toimintaprosessit Omaishoidon tuen toimintaprosessit Hankkeessa määriteltävien rakenteisten kotoutumisen edistämisen käyttö ja arkistointi Hankkeessa määriteltävien rakenteisten omaishoidon tuen käyttö ja arkistointi Hankkeessa määriteltävien rakenteisten kasvatus- ja perheneuvonnan sekä perheasioiden sovittelemisen käyttö ja arkistointi t oiminnallisetmaaritykset/ (Tulossa kevät 2011) Hankkeessa määriteltävien rakenteisten kotipalvelujen käyttö ja arkistointi t oiminnallisetmaaritykset/ (Tulossa syksy 2011) t oiminnallisetmaaritykset/ (Tulossa kevät 2011) Hankkeessa määriteltävien rakenteisten lasten päivähoidon käyttö ja arkistointi t oiminnallisetmaaritykset/ Päivähoidon prosessit.pdf Hankkeessa määriteltävien rakenteisten lastensuojelun käyttö ja arkistointi t oiminnallisetmaaritykset/ (Tulossa kevät 2011) t oiminnallisetmaaritykset/ (Tulossa syksy 2011) 12
Pitkäaikaistyöttömien työllistymisen tukemisen toimintaprosessit Puolison elatusavun vahvistamisen toimintaprosessit Päihdehuollon toimintaprosessit Sosiaalihuoltolain mukaisten palvelujen toimintaprosessit Sosiaalisen luototuksen toimintaprosessit Hankkeessa määriteltävien rakenteisten sosiaalihuoltolain mukaisten palvelujen käyttö ja arkistointi Hankkeessa määriteltävien rakenteisten sosiaalisen luototuksen käyttö ja arkistointi Hankkeessa määriteltävien rakenteisten pitkäaikaistyöttömien työllistymisen tukemisen käyttö ja arkistointi t oiminnallisetmaaritykset/ (Tulossa kevät 2011) Hankkeessa määriteltävien rakenteisten puolison elatusavun vahvistamisen käyttö ja arkistointi t oiminnallisetmaaritykset/ (Tulossa kevät 2011) Hankkeessa määriteltävien rakenteisten päihdehuollon käyttö ja arkistointi t oiminnallisetmaaritykset/ (Tulossa kevät 2011) t oiminnallisetmaaritykset/ (Tulossa syksy 2011) t oiminnallisetmaaritykset/ Sosiaalisen luototuksen prosessit.pdf 13
Toimeentulotuen toimintaprosessit Vammaispalvelujen ja kehitysvammaisten erityishuollon toimintaprosessit Hankkeessa määriteltävien rakenteisten toimeentulotuen käyttö ja arkistointi t oiminnallisetmaaritykset/ Toimeentulotuen prosessit.pdf Hankkeessa määriteltävien rakenteisten vammaispalvelujen ja kehitysvammaisten erityishuollon käyttö ja arkistointi t oiminnallisetmaaritykset/ Vammaispalvelujen ja kehitysvammaisten erityishuollon toimintaprosessit.pdf 3.4 Kirjaamisen ja säilytyksen ohjeistukset Toiminta-arkkitehtuuriin kuuluvat myös kirjaamisen ja säilytyksen ohjeistukset (Taulukko 5). Tämä osio sisältää arkistoinnin ja asiakastietojen kirjaamisen määrityksiä. Luvun määritykset ohjeistavat asiakastyön kirjaamisessa ja käyttämisessä sekä asiakirjojen määräaikaisessa ja pysyvässä säilyttämisessä. Taulukko 5. Kirjaamiseen ja säilytykseen liittyvät dokumentit. Tuotos Pakollinen Ohjeistava Saatavuus Asiakastyön dokumentointi sosiaalihuollossa Opastusta asiakastiedon käyttöön ja kirjaamiseen Asiakastyön kirjaamisen ohjeistus juridisista, eettisistä ja toiminnallisista lähtökohdista. FI/tikesos/aineistot/selvitykset/ Asiakastyön dokumentointi sosiaalihuollossa.pdf 14
Sosiaalihuollon käsittely ja säilytys -raportti: Ehdotukset sosiaalihuollon käsittelyä ja säilyttämistä koskevan sääntelyn ja ohjeiston pohjaksi sekä Ehdotukset sosiaalihuollon säilytysajoiksi Selvittää lait, jotka liittyvät säilyttämiseen ja käsittelyyn. Ohjeistaa säilyttämisessä ja määrittelee asiakirjoille säilytysajat. FI/tikesos/aineistot/selvitykset/ Sosiaalihuollon asiakirjojen sähköinen arkistointi.pdf Sosiaalihuollon pysyvä säilytys: Selvitys Sosiaalialan tietoteknologiahankkeen Asiakirjahallintotyöryhmälle Ohjeistus ja suositukset pysyvään säilytykseen. FI/tikesos/aineistot/selvitykset/ Sosiaalihuollon pysyvä säilytys.pdf 15
4 Tietoarkkitehtuuri Tietoarkkitehtuurissa kuvataan organisaation käyttämää tietoa ja tietojen rakenteita ja suhteita. Tässä ohjeistuksessa tietoarkkitehtuuriin kuuluvia määrityksiä ovat yleisten selvitysten lisäksi Sanasto ja käsitemääritykset, Sisältömääritykset, Rakennemääritykset, Asiakastietomalli sekä Asiakasasiakirjat. 4.1 Selvitykset Tietoarkkitehtuurin yleinen selvitys on välillisesti ohjeistava sanastotyön esiselvitys (Taulukko 6). Taulukko 6. Tietoarkkitehtuurin yleiset selvitykset. Tuotos Pakollinen Ohjeistava Saatavuus Selvitys sosiaalihuollossa käytettävistä termeistä Välillisesti ohjeistava sanastotyön esiselvitys. FI/tikesos/aineistot/selvitykset Termiselvitys.pdf 4.2 Sanastot ja käsitemääritykset Sosiaalialan sanasto asiakastietojärjestelmää varten (Lehmuskoski ym. 2008) sekä Sosiaalipalvelujen luokituksen sanasto (Kortelainen ym. 2010) kuuluvat ohjeistaviin Tikesos-määrityksiin (Taulukko 7). Sanasto ja yhteisellä tavalla ymmärrettävät käsitteet ovat järjestelmissä käytettävän kielen suhteen tärkeitä huomioida. Vuoden 2011 keväällä laaditaan Sosiaalihuollon asiakasasiakirjasanasto, jota ei ole huomioitu taulukossa. Taulukko 7. Sanasto ja käsitemääritykset. Tuotos Pakollinen Ohjeistava Saatavuus Sosiaalipalvelujen luokituksen sanasto Sisältää ylätason käsitteistöä liittyen sosiaalipalvelujen luokitteluperusteisiin. Sanasto käsittelee mm. sosiaalihuollon palvelutehtävät sekä keskeisimmät sosiaalihuollon palveluprosessit vaiheineen. kasitemaaritykset/ Sosiaalipalvelujen luokituksen sanasto.pdf 16
Sosiaalialan sanasto asiakastietojärjestelmää varten Käsittelee terminologisen sanastotyön metodin sekä varsinaisen sanaston asiakastietojärjestelmää varten.(termitietuee t ja käsitekaaviot sekä käsitteiden jaottelu ontologisen luonteen perusteella) kasitemaaritykset/ Sosiaalialan sanasto asiakastietojärjestelmää varten.pdf 4.3 Sisältömääritykset Sisältömääritykset kuvaavat sosiaalihuollon asiakastietojen ja tietosisältöjä. Sisältömääritykset tulevat välillisesti hyödynnettäviksi SosXML-muotoisten asiakirjamääritysten kautta. Siirtymävaiheessa eli kun rakenteisia dokumentteja ei vielä kaikkialla pystytä tuottamaan sisältömääritysten noudattaminen parantaa asiakirjojen sisällön yhtenäisyyttä toimijoiden välillä ja siten asiakirjojen luettavuutta ja tietojen käytettävyyttä. 4.3.1 Palvelukohtaiset tietomääritykset Palvelukohtaiset tietomääritykset kuuluvat Tikesos-määritysten sisältömäärityksiin (Taulukko 8). Ne ovat kuntien kanssa yhteistyössä koottuja tietosisältöjä, ja ne kuvaavat useita sosiaalihuollon palveluiden tietosisältöjä ja niihin kuuluvaa toimintaa yleisellä tasolla. Hankkeessa määriteltävät sisällölliset asiakasasiakirjarakenteet ja niihin liittyvät tietokomponenttimäärityksissä käytetyt tietosisällöt ovat yhtenäistetty ja jalostettu näitä määrityksiä käyttämällä. Mikäli siis sisällölliset asiakasasiakirjarakenteet tai tietokomponenttimääritykset ovat käytettävissä, kannattaa ensisijaisesti huomioida ne. Tietomääritykset sisältävät myös ohjeistavia palvelukohtaisia kehitysehdotuksia, jotka kannattaa huomioida kehitystyössä. Palvelukohtaiset tietomääritykset ovat välillisesti huomioitu myös toiminta-arkkitehtuuriin kuuluvissa sosiaalihuollon toimintaprosesseissa. Palvelukohtaiset tietomääritykset ovat arkistoon liittyvän tietojärjestelmän ohjeistuksen kannalta ohjeistavia. Taulukko 8. Palvelukohtaiset tietomääritykset. Tuotos Pakollinen Ohjeistava Saatavuus Asiakastiedot ensija turvakotipalveluiden asiakastietojärjestelmissä: Tietokuvaukset Taustaselvitys (Palveluissa käytettävät tiedot ja toiminta) sisaltomaaritykset/ Ensi- ja turvakotien asiakastiedot.pdf 17
Väkivaltatapauksista kerättävät tiedot sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmissä: Tietokuvaukset Asiakastiedot ikäihmisten sosiaalipalveluissa Päihdetyön asiakastiedot: Tietokuvaukset Vammaispalvelujen ja kehitysvammahuollon asiakastiedot sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmissä: Tietokuvaukset Taustaselvitys (Palveluissa käytettävät tiedot ja toiminta) Taustaselvitys (Palveluissa käytettävät tiedot ja toiminta) Sisältää kehitysehdotukset. sisaltomaaritykset/ Väkivaltatapauksista kerättävät tiedot sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmissä.pdf Taustaselvitys (Palveluissa käytettävät tiedot ja toiminta) Sisältää kehitysehdotukset. sisaltomaaritykset/ Asiakastiedot ikäihmisten sosiaalipalveluissa.pdf sisaltomaaritykset/ Päihdetyön asiakastiedot.pdf Taustaselvitys (Palveluissa käytettävät tiedot ja toiminta) Sisältää kehitysehdotukset. sisaltomaaritykset/ Vammaispalv. ja kehitysvammahuollon asiakastiedot sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmissä.pdf Koulun sosiaalityön asiakastiedot sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmissä: Tietokuvaukset Kasvatus- ja perheneuvonnan asiakastiedot sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmissä: Tietokuvaukset Taustaselvitys (Palveluissa käytettävät tiedot ja toiminta) Sisältää kehitysehdotukset. sisaltomaaritykset/ Koulun sosiaalityön asiakastiedot sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmissä.pdf Taustaselvitys (Palveluissa käytettävät tiedot ja toiminta) Sisältää kehitysehdotukset. sisaltomaaritykset/ Kasvatus ja perheneuvonnan asiakastiedot sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmässä.pdf 18
Asiakastiedot lastensuojelun sijaishuollon ja jälkihuollon asiakastietojärjestelmissä: Tietokuvaukset Lastensuojelun avohuollon asiakastiedot sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmissä: Tietokuvaukset Aikuissosiaalityön asiakastiedot sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmissä: Tietokuvaukset Asiakastiedot lastensuojelun avohuollon perhetyön asiakastietojärjestelmissä: Tietokuvaukset ja suositukset Taustaselvitys (Palveluissa käytettävät tiedot ja toiminta) Sisältää kehitysehdotukset. sisaltomaaritykset/ Lastensuojelun sijais- ja jälkihuollon asiakastiedot.pdf Taustaselvitys (Palveluissa käytettävät tiedot ja toiminta) Sisältää kehitysehdotukset. sisaltomaaritykset/ Lastensuojelun avohuollon asiakastiedot.pdf Taustaselvitys (Palveluissa käytettävät tiedot ja toiminta) Sisältää kehitysehdotukset. sisaltomaaritykset/ Aikuissosiaalityo.pdf Taustaselvitys (Palveluissa käytettävät tiedot ja toiminta) Sisältää kehitysehdotukset sisaltomaaritykset/ Lastensuojelun perhetyo.pdf Sosiaalipäivystyksen asiakastiedot sosiaalihuollon tietojärjestelmissä: Tietokuvaukset ja suositukset Taustaselvitys (Sosiaalipäivystyksessä käytettävät tiedot ja toiminta) sisaltomaaritykset/ Sosiaalipäivystys.pdf Adoptioprosessin asiakastiedot sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmissä: Tietokuvaukset ja suositukset Taustaselvitys (Palveluissa käytettävät tiedot ja toiminta) Sisältää kehitysehdotukset. sisaltomaaritykset/ Adoptioneuvonta.pdf 19
Lasten päivähoidon asiakastiedot sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmässä: Tietokuvaukset ja suositukset Sosiaalisen luototuksen asiakastiedot sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmässä: Tietokuvaukset ja suositukset Taustaselvitys (Palveluissa käytettävät tiedot ja toiminta)sisältää kehitysehdotukset sekä tietoa tilastoinnista. Taustaselvitys (Palveluissa käytettävät tiedot ja toiminta) sisaltomaaritykset/ Lasten päivähoito.pdf sisaltomaaritykset/ Sosiaalinen luototus.pdf Toimeentulotuen asiakastiedot sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmässä: Tietokuvaukset ja suositukset Lastenvalvojan asiakastiedot sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmässä (Isyyden selvittäminen, lapsen elatus sekä lapsen huolto-, asumis- ja tapaamisoikeusasiat ): Tietokuvaukset ja suositukset Taustaselvitys (Palveluissa käytettävät tiedot ja toiminta) Sisältää kehitysehdotuksia ja tietoa tilastoinnista Taustaselvitys (Palveluissa käytettävät tiedot ja toiminta) Sisältää kehitysehdotuksia. sisaltomaaritykset/ Toimeentulotuki.pdf sisaltomaaritykset/ Lastenvalvoja.pdf 4.3.2 Metatietomääritykset Sosiaalihuollon metatietomääritykset liittyvät tuottamiseen, asiallisia tietoja käsitteleviin järjestelmiin sekä viestinvälitykseen (Taulukko 9). Kyky tuottaa määritysten mukaisia metatietoja on siis edellytys monelle muulle toiminnalle. Metatietomääritykset koostuvat kahdesta osasta: taustadokumentista ja metatietotaulukosta. Tukidokumentti sisältää yleistä asiaa metatiedoista, sekä kokoaa metatietoihin liittyviä vaatimuksia. 20
Taulukko 9. Metatietomääritykset. Tuotos Pakollinen Ohjeistava Saatavuus Sosiaalihuollon metatiedot Kokoaa sosiaalihuollon metatietoihin liittyvät vaatimukset ja kehittämistarpeet. Selvittää asiakirjojen käsittelyyn liittyviä metatietojen määrittelyyn liittyviä malleja ja hankkeita. Yleisasiaa metatiedoista. sisaltomaaritykset/ Sosiaalihuollon metatiedot.pdf Metatiedot Metatietotaulukko: Asiakirjojen käsittelyssä tarvittavat metatiedot sisaltomaaritykset/ Metatiedot.xlsx 4.3.3 Perustietomääritykset Asiakasta ja palvelunantajaa kuvaavia yleisiä tietoja on käsitelty hankkeen perustietomäärityksissä, joita ovat Asiakkaan perustiedot sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmissä sekä Palvelun antajan perustiedot sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmissä (Taulukko 10). Tiedot ovat välillisesti ohjeistavia ja ne on otettu huomioon rakenteissa. Taulukko 10. Perustietomääritykset. Tuotos Pakollinen Ohjeistava Saatavuus Asiakkaan perustiedot sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmissä Välillisesti ohjeistava taustaselvitys. Otettu huomioon asiakirjamäärityksissä (asiakkaan yleiset perustiedot) sisaltomaaritykset/ Asiakkaan perustiedot.pdf 21
Palvelun antajan perustiedot sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmissä Välillisesti ohjeistava taustaselvitys. Otettu huomioon asiakirjamäärityksissä (palvelun antajan yleiset perustiedot) sisaltomaaritykset/ Palvelun antajan perustiedot.pdf 4.4 Rakennemääritykset Rakennemääritykset ovat sisältömäärityksiä tarkempia kuvauksia sosiaalihuollon sisältämistä tiedoista. Rakennemääritykset tulevat välillisesti käyttöön sovellettaessa SosXMLmuotoisia asiakirjamäärityksiä, mutta rakennemäärityksiä voidaan hyödyntää myös itsenäisenä kokonaisuutena asiakastietojärjestelmän sisältämien tietojen mallina. Rakennemääritykset kuvaavat asiakirjojen tiedon esittämistapaa ja asiakirjojen rakenteita. Tässä ohjeistuksessa rakennemäärityksiin kuuluvat sosiaalihuollon asiakirjatyyppiluokitus sekä yleinen rakenne. 4.4.1 Sosiaalihuollon asiakirjatyyppiluokitus Sosiaalihuollon asiakirjatyyppiluokitus (Taulukko 11) kuuluu ylläpidettäviin tuotoksiin ja se päivitetään vuonna 2011. Päivitys vaikuttaa myös seuraavan luvun asiakirjatyyppimäärityksiin. Sosiaalihuollon asiakirjatyyppiluokitus on pakollinen määritys, mutta siitä kannattaa ottaa käyttöön 2011 päivitettävä versio. Taulukko 11. Sosiaalihuollon asiakirjatyyppiluokitus. Tuotos Pakollinen Ohjeistava Saatavuus Sosiaalihuollon asiakirjatyyppiluokitus Luokittelee sosiaalihuollossa käytettävät asiakirjatyypit. rakennemaaritykset/ Asiakirjatyyppiluokitus.pdf 22
Sosiaalihuollon asiakirjatyyppiluokittelu ja asiakirjatyyppimäärittelyt: Taustatietoa asiakirjatyypeistä, asiakirjojen luokittelusta ja tyyppikohtaisesta määrittelystä Välillisesti ohjeistava. Otettu huomioon hankkeen muissa asiakasasiskirjamäärittelyissä. Selvittää asiakirjatyyppiluokittelussa käytettyjä malleja sekä asiakirjojen rakenteen määrittelyn lähtökohtia. rakennemaaritykset/ Sosiaalihuollon asiakirjatyyppiluokittelu ja asiakirjatyyppimäärittelyt.pdf 4.4.2 Asiakirjojen yleinen rakenne ja yleiset asiakirjatyypit Yleiset asiakirjatyypit sekä Sosiaalihuollon yleinen kansallinen rakenne sisältävät välillisesti ohjeistavaa taustatietoa asiakirjatyypeistä sekä asiakirjoille yhteisistä tiedoista (Taulukko 12). Näiden määritysten tiedot on otettu huomioon rakenteistamistyössä ja asiakirjatyypit tulevat päivittymään vuonna 2011. Taulukko 12. Asiakirjojen yleiseen rakenteeseen sekä yleisiin asiakirjatyyppeihin liittyvät määritykset. Tuotos Pakollinen Ohjeistava Saatavuus Sosiaalihuollon yleinen kansallinen rakenne Yleiset asiakirjatyypit: Arvio Välillisesti ohjeistava. Otettu huomioon hankkeen asiakirjamäärityksissä ja toimintaprosessikuvauksissa. Kuvaa sosiaalihuollon rakenteisten asiakirjojen muodostamiseen liittyviä perusasioita. rakennemaaritykset/ Asiakasasiakirjojen yleinen rakenne.pdf Välillisesti ohjeistava. Otettu huomioon hankkeen asiakirjamäärityksissä. Kuvaa asiakirjatyypin arvio perustietoja. rakennemaaritykset/ Arvio.pdf 23
Yleiset asiakirjatyypit: Hakemus Yleiset asiakirjatyypit: Ilmoitus Yleiset asiakirjatyypit: Kertomus Yleiset asiakirjatyypit: Kutsu Yleiset asiakirjatyypit: Laskelma Välillisesti ohjeistava. Otettu huomioon hankkeen asiakirjamäärityksissä. Kuvaa asiakirjatyypin hakemus perustietoja. Välillisesti ohjeistava. Otettu huomioon hankkeen asiakirjamäärityksissä. Kuvaa asiakirjatyypin ilmoitus perustietoja. Välillisesti ohjeistava. Otettu huomioon hankkeen asiakirjamäärityksissä. Kuvaa asiakirjatyypin kertomus perustietoja. Välillisesti ohjeistava. Otettu huomioon hankkeen asiakirjamäärityksissä. Kuvaa asiakirjatyypin laskelma perustietoja. rakennemaaritykset/ Hakemus.pdf rakennemaaritykset/ Ilmoitus.pdf rakennemaaritykset/ Kertomus.pdf Välillisesti ohjeistava. Otettu huomioon hankkeen asiakirjamäärityksissä. Kuvaa asiakirjatyypin kutsu perustietoja. rakennemaaritykset/ Kutsu.pdf rakennemaaritykset/ Laskelma.pdf 24
Yleiset asiakirjatyypit: Lausunto Yleiset asiakirjatyypit: Päätös Yleiset asiakirjatyypit: Pyyntö Yleiset asiakirjatyypit: Raportti Yleiset asiakirjatyypit: Selostus Välillisesti ohjeistava. Otettu huomioon hankkeen asiakirjamäärityksissä. Kuvaa asiakirjatyypin lausunto perustietoja. Välillisesti ohjeistava. Otettu huomioon hankkeen asiakirjamäärityksissä. Kuvaa asiakirjatyypin päätös perustietoja. Välillisesti ohjeistava. Otettu huomioon hankkeen asiakirjamäärityksissä. Kuvaa asiakirjatyypin pyyntö perustietoja. Välillisesti ohjeistava. Otettu huomioon hankkeen asiakirjamäärityksissä. Kuvaa asiakirjatyypin raportti perustietoja. Välillisesti ohjeistava. Otettu huomioon hankkeen asiakirjamäärityksissä. Kuvaa asiakirjatyypin selostus perustietoja. rakennemaaritykset/ Lausunto.pdf rakennemaaritykset/ Päätös.pdf rakennemaaritykset/ Pyyntö.pd rakennemaaritykset/ Raportti.pdf rakennemaaritykset/ Selostus.pdf 25
Yleiset asiakirjatyypit: Selvitys Yleiset asiakirjatyypit: Sitoumus Yleiset asiakirjatyypit: Sopimus Yleiset asiakirjatyypit: Suostumus Yleiset asiakirjatyypit: Suunnitelma Välillisesti ohjeistava. Otettu huomioon hankkeen asiakirjamäärityksissä. Kuvaa asiakirjatyypin selvitys perustietoja. Välillisesti ohjeistava. Otettu huomioon hankkeen asiakirjamäärityksissä. Kuvaa asiakirjatyypin sitoumus perustietoja. Välillisesti ohjeistava. Otettu huomioon hankkeen asiakirjamäärityksissä. Kuvaa asiakirjatyypin sopimus perustietoja. Välillisesti ohjeistava. Otettu huomioon hankkeen asiakirjamäärityksissä. Kuvaa asiakirjatyypin suostumus perustietoja. rakennemaaritykset/ Selvitys.pdf rakennemaaritykset/ Sitoumus.pdf rakennemaaritykset/ Sopimus.pdf rakennemaaritykset/ Suostumus.pdf Välillisesti ohjeistava. Otettu huomioon hankkeen asiakirjamäärityksissä. Kuvaa asiakirjatyypin suunnitelma perustietoja. rakennemaaritykset/ Suunnitelma.pdf 26
Yleiset asiakirjatyypit: Tiedustelu Yleiset asiakirjatyypit: Todistus Välillisesti ohjeistava. Otettu huomioon hankkeen asiakirjamäärityksissä. Kuvaa asiakirjatyypin tiedustelu perustietoja. Välillisesti ohjeistava. Otettu huomioon hankkeen asiakirjamäärityksissä. Kuvaa asiakirjatyypin todistus perustietoja. rakennemaaritykset/ Tiedustelu.pdf rakennemaaritykset/ Todistus.pdf 4.5 Asiakastietomalli Asiakastietomalli sisältää määrityksiä sosiaalihuollon tietosisältöjen yhtenäistämistyöstä, tietomallinnuksesta, sekä tietokomponentteihin ja luokituksiin vaikuttavista määrityksistä. 4.5.1 Sisällön yhtenäistäminen ja tietomallinnus Ohjeistuksen tässä luvussa käsitellään asiakastietojen rakenteiden ja tietosisältöjen yhtenäistämistyötä sekä asiakastietojen tietomallinnusta kuvaavia määrityksiä (Taulukko 13). Nämä määritykset ovat ohjeistavia. Taulukko 13. Sisällön yhtenäistäminen ja tietomallinnus. Tuotos Pakollinen Ohjeistava Saatavuus Kuvaa sosiaalihuollon asiakastietojen rakenteiden ja tietosisältöjen yhtenäistämistyö tä ja siihen liittyviä käsitteitä ja toteutustapaa (mm. asiakirjojen määritysprosessi n). Sisällön yhtenäistäminen sosiaalihuollon teknisessä asiakirjastandardoinnissa t eknisetmaaritykset/sosiaalihuoll onasiakastietomalli/tietokomponen tit/ Sisallön yhtenaistäminen sosiaalihuollon teknisessä asiakirjastandardoinnissa.pdf 27
Sosiaalihuollon asiakastietojen ja - asiakirjojen tietomallinnus Kuvaa Tikesoshankkeessa tehtävää tietomallinnustyö tä ja siihen liittyviä käsitteitä. Tarkentaa ja vie teknisemmälle tasolle Sisällön yhtenäistäminens osiaalihuollon teknisessä asiakirjastandard oinnissa - määritystä. Selvittää myös tietomallinnukse n ja prosessimallinnu ksen yhteyttä, sekä kuvaa tietosisältöjen yhtenäistämispro sessin ja sisällöllisten asiakirjarakentei den määritysprosessi n. t eknisetmaaritykset/sosiaalihuoll onasiakastietomalli/tietokomponen tit/ Sosiaalihuollon asiakastietojen ja -asiakirjojen tietomallinnus.pdf 4.5.2 Asiakirjarakenteissa käytetyt tietokomponentit ja luokitukset Ohjeistuksen tässä luvussa käsitellään sisällöllisissä asiakirjarakenteissa (käsitellään seuraavassa aliluvussa) käytetyt yleiset ydintietokomponentit, palvelutehtäväkohtaiset tietokomponentit sekä tietokomponenteissa käytetyt luokitukset (Taulukko 14). Määritykset ovat saatavissa exceltaulukoina. 28
Taulukko 14. Asiakirjarakenteissa käytetyt tietokomponentit ja luokitukset. Tuotos Pakollinen Ohjeista va Saatavuus Adoptioneuvonnan asiakasasiakirjarak enteiden tulee perustua adoptioneuvonnan palvelutehtäväkoht aisiin tietokomponentteih in. Isyyden selvittämisen asiakasasiakirjarak enteiden tulee perustua isyyden selvittämisen palvelutehtäväkoht aisiin tietokomponentteih in Koulun sosiaalityön asiakasasiakirjarak enteiden tulee perustua koulun sosiaalityön palvelutehtäväkoht aisiin tietokomponentteih in. Lapsen elatusavun vahvistamisen asiakasasiakirjarak enteiden tulee perustua lapsen elatusavun vahvistamisen palvelutehtäväkoht aisiin tietokomponentteih in. Adoptioneuvonta.xls tek nisetmaaritykset/sosiaalihuollonasiakastietomalli/tietokomponentit/ Isyyden selvittäminen.xls tek nisetmaaritykset/sosiaalihuollonasiakastietomalli/tietokomponentit/ Koulun sosiaalityö.xls tek nisetmaaritykset/sosiaalihuollonasiakastietomalli/tietokomponentit/ Lapsen elatusavun vahvistaminen.xls tek nisetmaaritykset/sosiaalihuollonasiakastietomalli/tietokomponentit/ 29
Lastensuojelu.xls Lastensuojelun asiakasasiakirjarak enteiden tulee perustua lastensuojelun palvelutehtäväkoht aisiin tietokomponentteih in. Toimeentulotuen asiakasasiakirjarak enteidein tulee perustua toimeentulotuen palvelutehtäväkoht aisiin tietokomponentteih in. Kaikkien tulee perustua ydintietokomponen tteihin. Ydintietokompone nttien luokitusten on oltava tämän määrityksen mukaisia. tek nisetmaaritykset/sosiaalihuollonasiakastietomalli/tietokomponentit/ Toimeentulotuki.xls tek nisetmaaritykset/sosiaalihuollonasiakastietomalli/tietokomponentit/ Ydintietokomponentit.xls tek nisetmaaritykset/sosiaalihuollonasiakastietomalli/tietokomponentit/ Ydintietokomponenteissa käytettävät luokitukset.xls tek nisetmaaritykset/sosiaalihuollonasiakastietomalli/tietokomponentit/ 4.6 Asiakasasiakirjat Sisällölliset asiakasasiakirjarakenteet on määritelty (Ailio ym. 2010) ohjeen mukaisesti. Määritys ohjeistaa asiakirjarakenteiden tuottamisessa, sekä käyttämisessä (Taulukko 15). 30
Taulukko 15. Sisällöllisten asiakirjarakenteiden lukuohje. Tuotos Pakollinen Ohjeistava Saatavuus Ohjeistus sisällöllisten asiakirjarakentei den tuottamiseen ja lukemiseen Sisällölliset asiakirjarakenteet lukuohje t eknisetmaaritykset/sosiaalihuoll on-asiakasasiakirjat/ Sisällölliset asiakirjarakenteet_ lukuohje.pdf 4.6.1 Sisällölliset asiakirjarakenteet Sosiaalihuollon palvelutehtäväkohtaiset sisällölliset asiakirjarakenteita käsittelevät määritykset on kuvattu Taulukossa 16. Määritykset ovat saatavissa excel-taulukoina. Taulukko 16. Sisällölliset asiakirjarakenteet. Tuotos Pakollinen Ohjeistava Saatavuus phat.xls (Lasten päivähoito) Lasten päivähoidon asiakirjarake nteet Sosiaalisen luototuksen asiakirjarake nteet Toimeentulot uen asiakirjarake nteet t eknisetmaaritykset/sosiaalihuoll on-asiakasasiakirjat/lastenpaivahoito/ Sosiaalinen luototus.xls t eknisetmaaritykset/sosiaalihuoll on-asiakasasiakirjat/sosiaalinenluototus/ Toimeentulotuki.xls t eknisetmaaritykset/sosiaalihuoll onasiakasasiakirjat/toimeentulotuk i/ 31
Vammaispal velujen ja kehitysvamm aisten erityishuollo n asiakirjarake nteet 4.6.2 Tekniset asiakirjamääritykset Ohjeistuksen tässä luvussa on kuvattu asiakirjamäärityksissä käytetyt yleiset tekniset skeematiedostot (Taulukko 17). Tiedot ovat.xsd-muodossa (XML Schema Definition). Taulukko 17. Tekniset asiakirjamääritykset. Tuotos Pakollinen Ohjeistava Saatavuus sos.xsd Rakenteet.xsd JHSydin- 20091019.xsd Ydinkompon enttiskeema Skeema asiakirjoissa käytettävistä rakenteista Skeema JHS ydintyypeistä ja ydinelemente istä Vammaispalvelut ja kehitysvammaisten erityishuolto.xls rakennemaaritykset/vammaispal velujen-ja-erityisvammaistenerityishuolto/ t eknisetmaaritykset/sosiaalihuoll onasiakastietomalli/tietokomponen tit/ sos.xsd t eknisetmaaritykset/sosiaalihuoll onasiakastietomalli/tietokomponen tit/ rakenteet.xsd t eknisetmaaritykset/sosiaalihuoll onasiakastietomalli/tietokomponen tit/ JHSydin20091019.xsd 32
4.6.3 Asiakirjaskeemat ja muunnostiedostot XML-skeemat asiakirjoista ja näihin liittyvät muunnostiedostot löytyvät Tikesos-sivuston linkin kautta zip-paketista (Tikesos 2011). Taulukossa 18 on esitelty vain osa palvelutehtävittäin muodostettavista skeematiedostoja sisältävistä paketeista. Palvelutehtäväkohtaisten skeematiedostojen on määrä valmistua vuoden 2011 aikana. Taulukko 18. Asiakirjaskeemat ja muunnostiedostot. Tuotos Pakollinen Ohjeistava Saatavuus Lasten päivähoito Lasten päivähoidon asiakasasiaki rjojen skeemat t eknisetmaaritykset/sosiaalihuoll on-asiakasasiakirjat/lastenpaivahoito/ phat.zip (sisältää.xsd ja.xslt - tiedostot) Sosiaalisen luototuksen asiakasasiaki rjaskeemat Tulossa syksyllä 2011 Toimeentulotuki Vammaispalvelut ja kehitysvammaisten erityishuolto Toimeentulot uen asiakasasiaki rjaskeemat Vammaispal velujen ja kehitysvamm aisten erityishuollo n asiakirjaskee mat Sosiaalinen luototus t eknisetmaaritykset/sosiaalihuoll on-asiakasasiakirjat/sosiaalinenluototus/ t eknisetmaaritykset/sosiaalihuoll onasiakasasiakirjat/toimeentulotuk i/ tat.zip (sisältää.xsd ja.xslttiedostot) rakennemaaritykset/vammaispal velujen-ja-erityisvammaistenerityishuolto/ Tulossa syksyllä 2011 33
5 Tietojärjestelmäarkkitehtuuri Tietojärjestelmäarkkitehtuurissa kuvataan organisaation tietojärjestelmämäärityksiä suhteessa kokonaisarkkitehtuuriin. Tässä ohjeistuksessa tietojärjestelmäarkkitehtuuriin kuuluvia määrityksiä ovat yleisten selvitysten lisäksi Tietojärjestelmämääritykset ja -palvelut sekä Arkiston toiminta. 5.1 Selvitykset Tietojärjestelmäarkkitehtuuriin liittyvät yleiset selvitykset sisältävät arkistointiin ja yksilöintitunnuksiin liittyviä selvityksiä (Taulukko 19). Sosiaalihuollon asiakirjojen sähköinen arkistointi kuvaa asiakirjallisen tiedon käsittelyä sekä käsittelyyn ja säilytykseen liittyviä vaatimuksia sosiaalihuollossa ja liittyy siis osin myös toiminta-arkkitehtuurin kirjaamiseen ja säilyttämiseen. Taulukko 19. Tietojärjestelmäarkkitehtuurin yleiset selvitykset. Tuotos Pakollinen Ohjeistava Saatavuus Sosiaalihuollon asiakirjojen sähköinen arkistointi Sosiaalihuollon sähköinen arkistointi: Hakuominaisuuksien tarkennukset Yksilöintitunnisteet sosiaalihuollossa Asiakirjallisen tiedon säilytystarpeet, Kantaarkistoon liittymiseen vaatimukset, arkiston toteutusperiaatteet (Toteutusvaihtoehtoje n kartoitus, arkistointiin liittyvät mallit) Arkiston peruskäyttö ja lähtökohdat, toiminnalliset hakuominaisuudet, käytäroolit. Välillinen selvitys OID-tunnusten käytöstä sosiaalihuollon tietojärjestelmissä http://www.sosiaalipo rtti.fi/fi- FI/tikesos/aineistot/se lvitykset/ Sosiaalihuollon asiakirjojen sähköinen arkistointi.pdf http://www.sosiaalipo rtti.fi/fi- FI/tikesos/aineistot/se lvitykset/ KanSa-arkiston hakuominaisuudet.pdf http://www.sosiaalipo rtti.fi/fi- FI/tikesos/aineistot/m aaritykset/tietojarjeste lmamaaritykset/arkist o/ Yksilöintitunnukset.p df 34
5.2 Tietojärjestelmämääritykset ja -palvelut Tässä luvussa käsitellään tietojärjestelmämäärityksiin ja tietojärjestelmäpalveluihin liittyviä määrityksiä (Taulukko 20). Ohjeistavat dokumentit käsittelevät julkishallinnon arkkitehtuuria ja yhteisiä sosiaalihuollon tietojärjestelmäpalveluja. Taulukko 20. Tietojärjestelmämäärityksiä ja -palveluita käsittelevät dokumentit. Tuotos Pakollinen Ohjeistava Saatavuus Yhteiset tietojärjestelmäpalvelut sosiaalihuollossa Sosiaalihuollon yhteiset tietojärjestelmäpalvelut: Asiakirjojen validointipalvelu - Toiminnallinen rajapintakuvaus Yleiskuva julkishallinnon arkkitehtuurista. Arkiston ja arkistoon liittyvän tietojärjestelmän vastuut ja käyttöön liittyvät palvelut. Kuvaa yleisellä tasolla arkiston käyttöön liittyviä palveluja. Validointipalvelun vaatimukset, toiminnallisuus ja yleinen rajapintakuvaus. Sosiaalihuollon yhteiset tietojärjestelmäpalvelut: Näyttömuotopalvelu - Toiminnallinen rajapintakuvaus Näyttömuotopalvelun toimintaympäristö, vaatimukset ja toiminnallisuus sekä yleinen rajapintakuvaus. http://www.sosiaaliportti.fi/fi - FI/tikesos/aineistot/maarityks et/tietojarjestelmamaaritykset /tietojarjestelmaarkkitehtuuri/ Yhteiset tietojärjestelmäpalvelut.pdf http://www.sosiaaliportti.fi/fi - FI/tikesos/aineistot/maarityks et/tietojarjestelmamaaritykset /tietojarjestelmaarkkitehtuuri/ Asiakirjojen validointipalvelu.pdf http://www.sosiaaliportti.fi/fi - FI/tikesos/aineistot/maarityks et/tietojarjestelmamaaritykset /tietojarjestelmaarkkitehtuuri/ Näyttömuotopalvelu.pdf 5.3 Arkiston toiminta Arkistoon toimintaan liittyy osin ohjeistava ja osin pakollinen määritys: Sosiaalihuollon sähköinen arkistointi: Vaatimukset ja toiminnallinen määrittely (Suhonen ym. 2009). 35
Taulukko 21. Arkiston toimintaa kuvaavat dokumentit. Tuotos Pakollinen Ohjeistava Saatavuus Sosiaalihuollon sähköinen arkistointi: Vaatimukset ja toiminnallinen määrittely Sosiaalihuol lon arkistolle asetetut vaatimukset Arkiston arkkitehtuur in perusteet ja arkiston hakuominai suuksien tarkentamin en. FI/tikesos/aineistot/maaritykse t/tietojarjestelmamaaritykset/ar kisto/ Sosiaalihuollon sähköinen arkistointi.pdf 36
6 Teknologia-arkkitehtuuri Teknologia-arkkitehtuurissa kuvataan organisaation teknologista infrastruktuuria ja siihen liittyviä tietojärjestelmäpalveluja teknologiavalintoja. Tässä ohjeistuksessa teknologia-arkkitehtuuriin kuuluvia määrityksiä ovat yleisten selvitysten lisäksi Asiakirjastandardit ja näyttömuodot, Viestinvälitysmääritykset, Tunnistaminen ja käyttövaltuudet sekä allekirjoitukset. 6.1 Selvitykset Teknologia-arkkitehtuuriin liittyvät yleiset selvitykset ovat pääosin välillisiä (Taulukko 22). Ohjeistavia dokumentteja näistä on HL7-Standardin soveltuvuus sosiaalihuoltoon (Taskinen ym. 2007), sekä ohjeistavia osia sisältävä Sosiaalihuollon teknisen standardin implementointisuunnitelma (Savolainen ym. 2008). Taulukon välilliset dokumentit on huomioitu tarpeellisin osin muissa Tikesosmäärityksissä. Taulukko 22. Teknologia-arkkitehtuurin yleiset selvitykset. Tuotos Pakollinen Ohjeistava Saatavuus HL7-Standardin soveltuvuus sosiaalihuoltoon Ohjeistava selvitys HL7 sopivuudesta sosiaalihuollon järjestelmäratkaisuihin. Selvittää myös sosiaalihuollon tietojärjestelmien standardointitarpeita (2007). http://www.sosiaali portti.fi/fi- FI/tikesos/aineistot /selvitykset/ HL7-selvitys.pdf Sosiaalihuollon teknisen standardin implementointisuunnitelma Sosiaalihuollon teknisen standardin implementointisuunnitelma.pdf Asiakirjastandardin implementointusuunnitelman taustaselvitys Välillinen selvitys antaa yleiskuvan hankkeen asiakirjamääritystyön taustoista. Ohjeistaa myös määritysten toimeenpanossa. Välillinen taustaselvitys käsittelee CDA R2 -standardin soveltamista sosiaalihuoltoon, suunnitellaan XML-pohjaista ratkaisua sosiaalihuollon määrittelyyn, sekä käsitellään yleisesti viestinvälitystä, koodistoja, suostumuksenhallintaa ja sähköistä allekirjoitusta. (2008). http://www.sosiaali portti.fi/fi- FI/tikesos/aineistot /selvitykset/ http://www.sosiaali portti.fi/fi- FI/tikesos/aineistot /selvitykset/ standardiimplementointi.pdf 37
Sosiaalialan tietojärjestelmästandardien kartoitus Vaihtoehdot sosiaalihuollon tekniseksi standardiksi Välillinen kartoitus selvittää sosiaalialalla hyödynnetyt tietojärjestelmästandardit Ruotsissa, Norjassa, Tanskassa, Englannissa ja skotlannissa, sekä vastaavat kotimaiset lähtökohdat mm. eri hankkeissa. Selvitys tarkastelee avoimien asiakirjastandardien soveltuvuutta sosiaalihuollossa käsiteltävien sähköisten asiakirjojen siirtoon ja käyttöön. Lisäksi selvityksessä vertaillaan asiakirjastandardeja (Open Document Format ODF), Office Open XML (OOXML), PDF/A, CDA R2). http://www.sosiaali portti.fi/fi- FI/tikesos/aineistot /selvitykset/ Standardikartoitus.pdf http://www.sosiaali portti.fi/fi- FI/tikesos/aineistot /selvitykset/ standardivaihtoehdot raportti.pdf 6.2 Asiakirjastandardit ja näyttömuodot Asiakirjastandardeja ja näyttömuotoja käsittelee tässä ohjeistuksessa vain yksi Tikesos-määritys (Taulukko 23): Sosiaalihuollon tekniset määritykset: Suunnitteluperiaatteet, nimeämiskäytännöt, yksilöinti ja näyttömuoto (Huttunen ym. 2009). Siinä kuvataan muun muassa asiakasasiakirjamääritysten asettamia vaatimuksia asiakastietojärjestelmälle. Taulukko 23. Asiakirjastandardit ja näyttömuodot. Tuotos Pakollinen Ohjeistava Saatavuus Sosiaalihuollon tekniset määritykset: Suunnitteluperiaatteet, nimeämiskäytännöt, yksilöinti ja näyttömuoto Kuvaa asiakasasiakirjamäärity sten vaatimukset asiakastietojärje stelmille Kuvaa rakenteiden suunnittelussa käytettävät standardit, suositukset, nimeämiskäytännöt, koodistot, näyttömuotomääritykset sekä vaatimusten mukaisten XML- asiakirjojen validoinnin http://www.sosiaali portti.fi/fi- FI/tikesos/aineistot /maaritykset/teknis etmaaritykset/sosia alihuollonasiakasasiakirjat/ Sosiaalihuollon tekniset määritykset.pdf 38
6.3 Viestinvälitysmääritykset Viestinvälitys sisältää periaatteet viestien tuottamiseen ja käsittelyyn (Taulukko 24). Sosiaalihuollon viestinvälitys: Vaatimukset, perusratkaisut ja HL7 Medical Records -sanomien soveltuvuusarviointi (Suhonen ym. 2010) ja Sosiaalihuollon viestinvälitys arkistoon (Suhonen ym. 2011) käsittelevät arkiston ja asiakastietojärjestelmän välistä viestinvälitystä ja siihen liittyviä vaatimuksia. Sosiaalihuollon header: Hyödyntämistarpeet ja toteutusarviointi - dokumentissa (Paakkanen ym. 2010) vertaillaan eri vaihtoehtoja sosiaalihuollon header-ratkaisuksi. Taulukko 24. Viestinvälitysmääritykset. Tuotos Pakollinen Ohjeistava Saatavuus Sosiaalihuollon viestinvälitys: Vaatimukset, perusratkaisut ja HL7 Medical Records -sanomien soveltuvuusarviointi Viestinvälity ksen vaatimukset ja yleinen toiminnalline n kuvaus Kanta-palvelun arkiston viestinvälityks en soveltuvuuden arviointi t eknisetmaaritykset/viestinvalitys / Vaatimukset, perusratkaisut ja HL7 Medical Records - sanomien soveltuvuusarviointi.pdf Sosiaalihuollon viestinvälitys arkistoon KanSaarkiston viestinvälityk sessä käytettävät sanomat ja sosiaalihuollo n metatietovaat imukset. Selvittää sosiaalihuollon metatietojen vastaavuudet CDA R2 sanoman kanssa. t eknisetmaaritykset/viestinvalitys / Sosiaalihuollon viestinvälitys arkistoon.pdf Sosiaalihuollon header: Hyödyntämistarpeet ja toteutusarviointi Vertailee ja arvioi erilaisia vaihtoehtoja sosiaalihuollon asiakasasiakirj ojen headerratkaisuksi. t eknisetmaaritykset/viestinvalitys / Sosiaalihuollon header.pdf 6.4 Tunnistaminen ja käyttövaltuudet Taulukossa 25 on pakolliseksi luokiteltu Tikesos-määritys, joka keskittyy erityisesti tunnistamiseen: Tietoturvallinen sähköinen asiankäsittely sosiaalihuollossa (Paakkanen ym. 2011b). 39