Toimeentulotuen toimintaprosessit

Transkriptio

1 Toimeentulotuen toimintaprosessit Toimintaprosessien kuvauksia , versio 2.0 Aki Miettinen, Tietojenkäsittelytieteen laitos, Itä- Suomen yliopisto Päivi Röppänen, Shiftec- tutkimusyksikkö, Itä- Suomen yliopisto Heli Viinikainen, HIS- yksikkö, Itä- Suomen yliopisto

2 Versio Päiväys Kohdat Muutoksen sisältö Tekijät Dokumentin viimeistely Asiakastietojär- jestelmäryhmään PR, HV AM Koko doku Pieniä täsmennyksiä ja päivityksiä PR, HV AM, Hyväksytty Tikesos- hankkeen johtoryh- mässä PR 2

3 Sisältö 1 Johdanto Toimeentulotuki Toimeentulotuen tavoitetilan toimintaprosessit Toimeentulotukiasian vireilletuleminen Toimeentulotukiasian selvittäminen Toimeentulotukiasian ratkaiseminen Toimeentulotukeen kuuluvan päätöksen toimeenpano...13 Lähteet

4 1 Johdanto Sosiaalialan tietoteknologiahankkeessa (Tikesos) tuotettavissa toiminnallisissa määrittelyissä kuvataan sosiaalihuollon tavoitetilan toimintaprosesseja ja niihin liittyvää asiakastietojen käsit- telyä. Prosessikuvauksissa keskitytään sosiaalihuollon asiakastietojen sähköisen tiedonhallin- nan kannalta keskeisten toimintovaiheiden mallintamiseen JHS suosituksen mukaisesti (JHS- suositukset 2008) ja kuvaustaso pidetään yleisenä. Tarkoituksena on tukea asiakasasiakir- jojen sisällön, rakenteen ja metatietojen määrittelyä sekä luoda malleja aiempaa sujuvammille ja automatisoidummille käytännöille, joita asiakastietojen sähköinen hallinta mahdollistaa. Vuoden 2011 aikana Tikesos- hankkeessa tuotetaan soveltamisopas toimintaprosessien kuvaus- ten hyödyntämiseen. Opas julkaistaan hankkeen kotisivuilla. Tässä dokumentissa kuvataan toimeentulotuen tavoitetilan toimintaprosesseja ja sähköistä asiakastietojen hallintaa. Tikesos- hankkeessa on tuotettu seuraavat määritysdokumentit, joi- den mukaisesti toimeentulotukeen liittyvät tiedot suositellaan kirjaamaan asiakastietojärjes- telmään: Asiakkaan perustiedot sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmissä (Kortelainen 2006). Dokumentissa mallinnetaan kaikille sosiaalihuollon palveluille yhteisten asiakastietojen tietokuvaukset. Palvelun antajan perustiedot sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmissä (Kor- telainen 2007). Dokumentissa kuvataan kaikille sosiaalihuollon palveluille yhteiset palvelun antajaa koskevat tietokuvaukset. Toimeentulotuen asiakastiedot sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmässä. (Kärki 2007). Dokumentissa kuvataan ja määritellään sosiaalihuollon asiakastieto- järjestelmässä käytettävät toimeentulotuen asiakkaan tiedot. Toimintaesimerkit, käyttötapaukset ja vaatimukset toimeentulotuen myöntämisessä (Viinikainen ym. 2010). Dokumentissa kootaan yhteen toimeentulotuen myöntämiseen liittyviä toimintaesimerkkejä, käyttötapauksia ja vaatimuksia. Dokumenttien sisältämien tietokuvauksien pohjalta hankkeessa määritetään toimeentulotu- keen liittyviä tietosisältöjä ja asiakasasiakirjojen rakenteita. Palvelukohtaisten asiakirjojen rakennemääritykset pohjautuvat Tikesos- hankkeessa määriteltäviin sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen yleiseen kansalliseen rakenteeseen sekä yleisiin asiakirjatyyppeihin (mm. hakemus, kertomus, laskelma, päätös). Kaikki määritysdokumentit julkaistaan hankkeen ko- tisivuilta Tietokuvauksien lisäksi hankkeessa on tehty toimeentulotukeen liittyvien asiakasasiakirjojen sisältö- ja rakennemäärityksiä (Toimeentulotuen sisällölliset asiakirjarakenteet 2011): 1) Toimeentulotukihakemus (ja jatkohakemus) 2) Yrittäjän tuloselvitys 3) Lisäselvityspyyntö 4

5 4) Asiakaskertomus 5) Toimeentulotukilaskelma 6) Toimeentulotukipäätös 7) Maksusitoumus 8) Rahalaitostiedustelupäätös 9) Rahalaitostiedustelu 5

6 2 Toimeentulotuki Toimeentulotuki on yksi sosiaalihuollon palvelutehtävistä. Tikesos- hankkeessa on valmistunut vuonna 2010 Sosiaalipalvelujen luokitus (Laaksonen ym. 2010) ja siihen liittyvä sanasto (Kor- telainen ym. 2010), joissa toimeentulotuki määritellään sekä sosiaalihuollon palvelutehtäväksi että siinä annettavaksi sosiaalipalveluksi. Sanaston (Kortelainen ym. 2010, 20) mukaan toi- meentulotuen myöntämisen tavoitteena on turvata henkilön ja perheen toimeentulo ja edistää itsenäistä selviytymistä silloin, kun toimeentuloa ei voida saada ansiotyöllä, toimeentuloturvan ensisijaisilla etuuksilla, elatusvelvollisen huolenpidolla tai muulla tavoin. Perustuslain mukaan jokaisella, joka ei kykene hankkimaan ihmisarvoisen elämän edellyttämää turvaa, on oikeus välttämättömään toimeentuloon ja huolenpitoon. Toimeentulotuki on vii- mesijainen välttämätöntä toimeentuloa turvaava taloudellinen tukimuoto. Ensisijaisia sosiaali- turvaetuuksia ovat muun muassa eläke, työttömyyspäiväraha/työmarkkinatuki, tapaturmava- kuutuksen toimeentuloa turvaavat etuudet, luopumiskorvaus, sairauspäiväraha, lasten kotihoi- don tuki, lapsilisä, asumistuki ja opintotuki. Toimeentulotuen avulla turvataan henkilön ja per- heen ihmisarvoisen elämän kannalta vähintään välttämätön toimeentulo (Laki toimeentulo- tuesta 1412/1997). Ehkäisevän toimeentulotuen tarkoituksena on henkilön/perheen sosiaali- sen turvallisuuden edistämisen lisäksi myös henkilön/perheen omatoimisen suoriutumisen edistäminen sekä syrjäytymisen ja pitkäaikaisen toimeentulotukiriippuvuuden ehkäiseminen. Ehkäisevän tuen myöntämisen perusteista päättää kunta. (Toimeentulotuki 2007, 92.) Kunnan velvollisuus on antaa toimeentulotukea kunnassa oleskelevalle henkilölle (Sosiaali- huoltolaki 710/1982). Toimeentulotuen myöntäminen on sidottu vakinaisen oleskelun käsit- teeseen. Vakinainen oleskelukunta on yleensä se kunta, jossa henkilöllä/perheellä on vakitui- nen asunto. Lyhytaikainen tai satunnainen oleskelu kunnassa voi siirtää järjestämisvastuun oleskelukunnalle vain hyvin poikkeuksellisissa tilanteissa. (Toimeentulotuki 2007, 41.) Perustoimeentulotuen myöntämisessä huomioidaan tuen saajan kiinteämääräisellä perusosalla katettavat menot sekä muut perusmenot. Perusosan suuruudesta säädetään Laissa toimeentu- lotuesta (1412/1997). Perusosalla katettavia menoja ovat esimerkiksi vaatemenot, vähäiset terveydenhuoltomenot sekä henkilökohtaisesta ja kodin puhtaudesta, paikallisliikenteen käy- töstä, sanomalehden tilauksesta, televisioluvasta, puhelimen käytöstä ja harrastus- ja virkistys- toiminnasta aiheutuvat menot. Muihin perusmenoihin kuuluu asumisesta, taloussähköstä ja kotivakuutuksesta aiheutuvia menoja sekä vähäistä suuremmat terveydenhuoltomenot. Täydentävä toimeentulotuki on perustoimeentulotuen lisäksi maksettava toimeentulotuki, jonka tarkoituksena on ottaa huomioon yksilöllisesti tuen saajan erityismenot. Täydentävää toimeen- tulotukea myönnettäessä huomioitavia erityismenoja ovat muun muassa lasten päivähoidosta, asumisesta sekä henkilön tai perheen erityisistä tarpeista tai olosuhteista johtuvat menot tar- peellisen suuruisina. Ehkäisevän toimeentulotuen tarkoituksena on edistää tuen saajan sosiaa- lista turvallisuutta ja omatoimista suoriutumista sekä ehkäistä syrjäytymistä ja pitkäaikaista riippuvuutta toimeentulotuesta. Kunta voi maksaa ehkäisevää toimeentulotukea, vaikka toi- 6

7 meentulotuen saamisen yleiset edellytykset eivät täytykään. Kirjanpidossa ja tilastoinnissa kunnan tulee erotella toisistaan perustoimeentulotuen, täydentävän ja ehkäisevän toimeentulo- tuen kustannukset (Toimeentulotuki 2007, 56). 7

8 3 Toimeentulotuen tavoitetilan toimintaprosessit Sosiaalihuollon palveluprosessi on sosiaalihuollossa annettavaan sosiaalipalveluun liittyvä palveluprosessi. Sosiaalihuollon palveluprosesseja ovat esimerkiksi hallintoasian käsittely, sosiaalipalvelun järjestäminen ja sosiaalipalvelun tuottaminen. Palveluprosessi jakautuu sosi- aalihuollon palveluprosessin vaiheisiin. (Kortelainen ym. 2010, 25.) Tässä luvussa kuvataan toimeentulotuen tavoitetilan toimintaprosessit. Toimeentulotuen toi- mintaprosesseilla tarkoitetaan viimesijaisen, lähinnä perustoimeentulotuen hakemista ja asian käsittelyä. Myös täydentävää toimeentulotukea myönnetään monessa kunnassa samalla tavalla kuin perustoimeentulotukea. Lähtökohtana toimintaprosessikuvauksissa on, että prosesseissa tarvittavat ja niiden aikana muodostettavat asiakirjat ovat sähköisiä ja ne tallennetaan ja haetaan valtakunnallisesta säh- köisestä arkistosta. Prosessikuvauksiin on mallinnettu kaikki toimeentulotukeen liittyvät säh- köiset asiakasasiakirjat lukuun ottamatta asiakaskertomusta, rahalaitostiedustelupäätöstä, rahalaitostiedustelua ja maksusitoumusta. Toimeentulotuessa asiakaskertomukseen kirjataan asiakkaan palvelutapahtumat, yhteenveto toimeentulotuen asiakastyöstä, asiakaskäynneistä sekä raportoinnit asiakkuuden etenemisestä tehdyistä merkinnöistä ja syntyneistä asiakirjois- ta. Asiakaskertomus on luonteeltaan kronologisesti kumuloituva ja tapahtumatietoja kirjataan toimeentulotuen myöntämisprosessin eri vaiheissa. (Toimeentulotuen sisällölliset asiakirjara- kenteet 2011.) Rahalaitostiedustelu on puolestaan poikkeuksellinen ja viimekätinen tiedon- hankintakeino. Se edellyttää rahalaitostiedustelupäätöksen tekemistä ja sitä käytetään harvoin ja vain silloin, kun muuten saadut tiedot ovat keskenään niin ristiriitaiset, että on perusteltu syy epäillä hakijan esittämien tietojen luotettavuutta tai kun epäillään hakijaa vilpillisestä menette- lystä. (Kärki 2007, 32.) Maksusitoumus puolestaan liittyy toimeentulotukeen kuuluvan päätök- sen toimeenpanoprosessiin (luku 3.4), jota ei tässä dokumentissa kuvata tarkemmin. Toimintaprosessikuvauksissa oletuksena on se, että käytössä on sosiaalihuollon sähköinen asiointipalvelu sekä liittymät asiointipalvelun, asiakastietojärjestelmän (ATJ) ja arkiston välillä. Sosiaalihuollon asiointipalvelulla tarkoitetaan asiakkaan käyttämää järjestelmää sosiaalihuol- lon sähköiseen asiointiin, asiakastietojärjestelmä on palvelun järjestäjän/tuottajan käyttämä sosiaalihuollon tietojärjestelmä ja arkisto on kansallinen sosiaalihuollon sähköinen arkisto. Toimeentulotuen ydinprosessi on toimeentulotuen hallintoasian käsittely (kuva 1). Hallintoasi- an käsittelyprosessin käynnistää toimeentulotukihakemus. Hallintoasian käsittelyssä syntynyt päätös toimeenpannaan omassa erillisessä palveluprosessissaan, joka sisältää maksatuksen ja mahdollisen perinnän. 8

9 Kuva 1. Toimeentulotuen ydinprosessi ja siihen liittyvä toimeentulotukeen kuuluvan päätöksen toimeenpano. Toimeentulotuen hallintoasian käsittely (kuva 2) sisältää toimeentulotukiasian vireilletulovai- heen, joka muodostuu sähköisen toimeentulotukihakemuksen täyttämisestä ja sen käsittelyyn ottamisesta. Toimeentulotukiasian selvittämisvaiheessa tarkistetaan toimeentulotukihakemus liitteineen. Toimeentulotukiasian ratkaisemisvaiheessa valmistellaan, tehdään, kirjataan ja annetaan toimeentulotukipäätös tiedoksi. Kuva 2. Toimeentulotuen hallintoasian käsittely. 3.1 Toimeentulotukiasian vireilletuleminen Toimeentulotukiasian vireilletuleminen (kuva 3) käynnistetään täyttämällä sosiaalihuollon sähköisessä asiointipalvelussa oleva toimeentulotukihakemus. Sen voi täyttää toimeentulo- tuen hakija itse, hänen edustajansa tai sosiaalihuollon ammatillinen henkilö. Hakemuksen kes- keisiä tietotarpeita ovat hakijan, joka voi olla henkilö tai perhe, perustiedot, hakemisen tarkoi- tus, ajanjakso, jolle tukea haetaan, hakijan tulo- ja menotiedot sekä varallisuus ja velat. Hake- mukseen liitetään tarvittavat tositteet esimerkiksi skannaamalla tai suoraan sähköisinä asiakir- joina. Yrittäjien tulee lisäksi täyttää sähköinen yrittäjän tuloselvitys. Vireilletulovaiheessa toimeentulotukihakemus liitteineen rekisteröityvät saapuneeksi asiakas- tietojärjestelmään (ATJ) ja hakija saa rekisteröitymisestä kuittauksen. Kun hakemus on vas- taanotettu ja palvelun järjestäjä on sen ottanut käsittelyyn (tarkistanut toimeentulotukea hake- van asiakkaan palvelun piiriin kuulumisen), arkistoituu hakemus. Lakiin toimeentulotuesta (1412/ a ) on kirjattu määräajat toimeentulotukiasioiden käsittelylle. Kiireellisessä tapauksessa päätös on tehtävä käytettävissä olevien tietojen perusteella samana tai viimeistään seuraavana arkipäivänä hakemuksen saapumisesta ja muussa tapauksessa viimeistään seitse- mäntenä arkipäivänä hakemuksen saapumisesta. Tämän vuoksi on tärkeää, että toimeentulotu- kiprosessin eri vaiheissa tallentuu automaattisesti tieto siitä, missä prosessin vaiheessa asiak- kaan toimeentulotukiasian käsittely on menossa. Tavoitteena on, että myös asiakas itse pystyy seuraamaan hakemuksensa käsittelyä sähköisen sosiaalihuollon asiointipalvelun kautta. 9

10 Kuva 3. Toimeentulotukiasian vireilletuleminen. 3.2 Toimeentulotukiasian selvittäminen Ryhtyessään selvittämään toimeentulotukiasiaa (kuva 4), sosiaalihuollon ammatillinen henkilö tarkistaa toimeentulotukihakemuksen tiedot sekä aikaisemmat tai käsittelyssä olevat toimeen- tulotukipäätökset. Mikäli toimeentulotukihakemus liitteineen ei sisällä kaikkia päätöksenteossa tarvittavia tietoja, ryhdytään niitä selvittämään asiakkaalta itseltään ja tarvittaessa muilta ta- hoilta (esimerkiksi Kela, työvoima- ja veroviranomaiset, eläketurvakeskus). Jos hakemus on puutteellinen, asiakkaalle on viimeistään seitsemäntenä arkipäivänä hakemuksen saapumisesta annettava tai lähetettävä yksilöity kehotus hakemuksen täydentämiseksi määräajassa. (Toi- meentulotukilaki 1412/ a ). Asiakkaalle lähetettävä lisäselvityspyyntö sisältää lista- uksen selvityksistä ja tositteista, joita pyydetään liitettäväksi toimeentulotukihakemukseen. Lisäksi siinä tulee olla perustelut pyynnölle sekä tieto selvitysten toimittamistavasta, - paikasta ja - ajasta sekä seuraamukset, mikäli lisäselvityksiä ei toimiteta. Toimeentulotukiasian käsittely 10

11 jatkuu, kun lisäselvitys vastaanotetaan. Kun toimeentulotukihakemus sisältää kaikki päätök- senteossa tarvittavat tiedot, kuittaa sosiaalihuollon ammatillinen henkilö hakemuksen tarkiste- tuksi. Mikäli asiakas ei toimita tarvittavia lisäselvityksiä määräajassa, prosessi etenee saatavilla olevien tietojen pohjalta. Kuva 4. Toimeentulotukiasian selvittäminen. 3.3 Toimeentulotukiasian ratkaiseminen Saatuaan kaikki toimeentulotukiasian ratkaisemisessa tarvittavat tiedot sosiaalihuollon amma- tillinen henkilö valmistelee toimeentulotukipäätöksen (kuva 5). Valmisteleminen sisältää toimeentulotukilaskelman ja päätösesityksen tekemisen. Toimeentulotukilaskelmaan kootaan asiakkaan tulo- ja menotiedot sekä tieto siitä, miten ne huomioidaan laskelmassa. Palvelun järjestäjä voi valita ne tietolähteet, joista tietoja haetaan. Hyödyntää voidaan esimerkiksi asiak- 11

12 kaan toimeentulotukihakemuksessa ilmoittamia tulo- ja menotietoja, aiemman laskelman tieto- ja tai Kelasta saatavia tietoja. Ne voidaan siirtää pohjaksi toimeentulotukilaskelmaan. Sosiaali- huollon ammatillinen henkilö voi tarvittaessa tarkentaa ja lisätä tietoja. Lisäksi laskelmassa on yhteenveto edellä mainituista tiedoista ja niiden perusteella tehty laskelma (yli- tai alijäämä). Tarvittaessa laskelmassa on myös toimeentulotuen perusosan alentamista koskevia tietoja (perusteet, suuruus, aika). Perusosan suorittamisesta alennettuna säädetään toimeentulotuki- lain 1412/ :ssä. Se koskee työstä tai työvoimapoliittisesta toimenpiteestä kieltäyty- mistä, kuntouttavasta työtoiminnasta annetun lain mukaisen aktivointisuunnitelman laatimi- seen tai kuntouttavaan työtoimintaan osallistumisesta kieltäytymistä sekä maahanmuuttajien kotouttamisesta ja turvapaikanhakijoiden vastaanotosta annetun lain tarkoittaman yhteistyö- velvollisuuden laiminlyöntiä. Perusosan alentamisen yhteydessä on aina laadittava suunnitel- ma toiminnasta asiakkaan itsenäisen suoriutumisen edistämiseksi. Toimeentulotukilaskelman pohjalta päätöksen valmistelija valmistelee päätösesityksen päätök- sen tekijälle. Kunnassa toimeentulotukilain mukaisia tehtäviä hoitaa kunnan määräämä moni- jäseninen toimielin, mutta käytännössä kunnat ovat delegoineet tehtävät sosiaalihuollon am- matillisille henkilöille (sosiaalityöntekijät, sosiaaliohjaajat, etuuskäsittelijät). Näin ollen päätös- esitystä ei tehdä, vaan sosiaalihuollon ammatillinen henkilö tekee toimeentulotukilaskelman pohjalta toimeentulotukipäätöksen, joka tallentuu arkistoon ja lähetetään tiedoksi hakijalle. Päätöksessä on luettelo asian käsittelyyn liittyvistä aikaisemmista asiakirjoista (vireilletulovai- heen ja selvitysvaiheen asiakirjat), päätöksen sisältö sekä tietoja asiakkaan toimeentulotukiha- kemuksesta (mitä haettu, mihin tarkoitukseen, perustelut). Lisäksi päätökseen liitetään laskel- ma ja mahdolliset ohjeet perintää ja maksatusta varten. Toimeentulotuki tai osa siitä voidaan periä takaisin asiakkaalta. Takaisinperintä on mahdollista esimerkiksi silloin, jos toimeentulo- tukea on myönnetty ennakkona odotettavissa olevaa ensisijaista etuutta vastaan. Toimeentulo- tukilain mukaan toimeentulotuki määrätään kuukaudelta, mutta voidaan tarpeen mukaan myöntää ja maksaa kuukautta lyhyemmältä tai pidemmältä ajalta. 12

13 Kuva 5. Toimeentulotukisasian ratkaiseminen. 3.4 Toimeentulotukeen kuuluvan päätöksen toimeenpano Toimeentulotuen maksamisesta säädetään toimeentulotukilain 1412/ :ssä. Sen mu- kaan tuki maksetaan hakijalle käytettäväksi henkilön ja perheen elatukseen. Käytännössä tuki maksetaan yleensä hakijan ilmoittamalle pankkitilille. Toimeentulotuen hakijalle voidaan antaa myös maksusitoumus, joka voidaan käyttää ilmoitettuun tarkoitukseen (esim. lääkkeet, ham- mashoito, silmälasit, muuttokustannukset). Mikäli toimeentulotukipäätös sisältää myös pää- töksen tuen takaisinperinnästä, toimeenpannaan perintä päätöksen mukaisesti. 13

14 Lähteet JHS- suositukset JHS 152 Prosessien kuvaaminen. Versio JUHTA - julkisen hal- linnon tietohallinnon neuvottelukunta. Saatavilla: suositukset.fi/suomi/jhs152 Kortelainen Pekka Asiakkaan perustiedot sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmissä. Tie- tokuvaukset, standardit, luokitukset ja suositukset. Versio Saatavilla: bc02-49ec- 80f3-814a5d0ae610/Perustiedot+1.0.pdf Kortelainen Pekka Palvelun antajan perustiedot sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmis- sä. Tietokuvaukset, standardit, luokitukset ja suositukset. Versio Saatavilla: eb61-485f- b7a2- ecd1c276caf9/palvelun+antajan+perustiedot+1.0.pdf Kortelainen Pekka, Kärki Jarmo, Laaksonen Maarit, Lehmuskoski Antero, Väyrynen Riikka, Su- honen Mari, Suhonen Sirpa Sosiaalipalvelujen luokituksen sanasto. v Saatavilla: cf11-4f3e- b879- e1b9cf0d3490/sosiaalipalvelujen+luokituksen+sanasto.pdf Kärki Jarmo (toim.) Toimeentulotuen asiakastiedot sosiaalihuollon asiakastietojärjestel- mässä. Tietokuvaukset ja suositukset. Versio Saatavilla: fe5d- 4b6b- a6ab- 75fe72b0a95e/Toimeentulotuki+1.0.pdf Laaksonen Maarit, Lehmuskoski Antero, Kärki Jarmo, Kortelainen Pekka, Väyrynen Riikka Sosiaalipalvelujen luokitus. Versio Saatavilla: de8b- 4fc6- aa25-65f88b70e05e/sosiaalipalvelujen+luokitus.pdf Laki toimeentulotuesta 1412/1997. Sosiaalihuoltolaki 710/1982. Toimeentulotuki Opas toimeentulotukilain soveltajille. Sosiaali- ja terveysministeriön julkaisuja 2007:11. Toimeentulotuen sisällölliset asiakirjarakenteet Versio , ei julkisesti saatavilla. Viinikainen Heli, Miettinen Aki, Röppänen Päivi, Häkälä Niina, Palmén Marilla, Jäppinen Anu, Kärki Jarmo ja Alonen Miika Toimintaesimerkit, käyttötapaukset ja vaatimukset toimeen- tulotuen myöntämisessä. Raportti. Versio LUONNOS. 14