Käytännön kokemuksia projektien arvioinnista

hikipedia.fi Käytännön kokemuksia projektien arvioinnista Projektipäivät 2.11.2016 Timo Lehtimäki Konsultointi Lehtimäki Oy Timo Lehtimäki 2.11.2016 Projektipäivät 1

Esityksen sisältö Mittaaminen, auditointi ja arviointi mitä ne ovat ja miten niitä on tehty IPMA Project Excellence Award kilpailu Kokemuksia IPMA Project Excellence arvioinneista Timo Lehtimäki 2.11.2016 Projektipäivät 2

Mistä kontekstista esittäjä aihetta tarkastelee? FM HY 1987, tietojenkäsittelyoppi Telenokia, Gapgemini, Andersen Consulting / Accenture, Konsultointi Lehtimäki yhteensä kolme vuosikymmentä Liiketoimintaa tukevien tietojärjestelmien rakentaminen ja erityisesti rakentamisen johtaminen projektijohtaminen IPMA International Project Excellence Award assessor 2010 2013 IPMA International Project Excellence Award team lead assessor 2014 IPMA Nordic Project Excellence Award team lead assessor 2015 Kirjat Ohjelmistoprojektit käytännössä, 2006, readme.fi Laadun etu, 2009, BoD Timo Lehtimäki 2.11.2016 Projektipäivät 3

Mittaaminen Kuva: byggmax eksaktia suhteessa tavoitteisiin täysin objektiivista helppoa (heti kun mittarit ovat olemassa) YGWYM Timo Lehtimäki 2.11.2016 Projektipäivät 5

Näillä olen mitannut: Edistymisen tunnusluvut, simppeli malli BUD budjetti WS kulutettu RE vielä kuluu PW = WS + RE kokonaisennuste OR = PW BUD ylitys Lisäksi erilaisia tuottavuus- ja ennustetunnuslukuja Työmäärää tai rahaa Timo Lehtimäki 2.11.2016 Projektipäivät 6

Näillä olen mitannut: Earned Value BCAC = Budgeted Cost at Completion, kokonaiskustannus BCWS = Budgeted Cost of Work Scheduled, aikataulutettu valmiiden tehtävien kustannus BCWP = Budgeted Cost of Work Performed, oikeasti valmistuneiden tehtävien budjetoitu kustannus ACWP = Actual Cost of Work Performed, toteutunut valmiiden tehtävien kustannus CV = Cost Variation = BCWP-ACWP CPI = Cost Performance Index = BCWP/ACWP SV = Schedule Variance = BCWP-BCWS SPI = Schedule Performance Index = BCWP/BCWS Stat ETC = Statistical Estimate To Complete = (BCAC-BCWP)/CPI Stat EAC = Statistical Estimate At Completion = ACWP + Stat ETC Stat VAC = Statistical Variance At Completion = BCAC Stat EAC Vain valmiit tehtävät huomioidaan! Timo Lehtimäki 2.11.2016 Projektipäivät 7

Näillä olen mitannut: Tietojärjestelmäkehitys Toimintopistelaskenta (Function Point Analysis) Kehitetty tuottavuuden johtamiseen Sittemmin hyödynnetty arvioinnissa Lasketaan toiminnallisuuden koko Sitten voidaan seurata ja johtaa teknologioiden sekä henkilöiden tuottavuutta Käytetty myös sopimuksissa hinnoitteluperusteena Velocity eli vauhti ketterissä projekteissa Käyttäjätapauksilla on kokoarvo Tarkkaillaan kuinka paljon arvoa saadaan vakioajassa (sprintti) läpi Timo Lehtimäki 2.11.2016 Projektipäivät 8

Muut mittarit? Projektinhallinnan prosessien mittaaminen? Business Case (kustannus-hyöty seuranta) Hyödyt vaikeita mitattavia matkan aikana Tyytyväisyyskyselyt Tiimi Asiakas Muut sidosryhmät Timo Lehtimäki 2.11.2016 Projektipäivät 9

Auditointi alunperin kuunteleminen verrataan johonkin standardiin osin subjektiivista (merkitys) missä määrin täytämme vaatimukset? Timo Lehtimäki 2.11.2016 Projektipäivät 10

Esimerkki: Projektisuunnitelma Onko projektisuunnitelma olemassa? Noudattaako projektisuunnitelma organisaation standardia? (otsikot) Onko projekti suunniteltu? Elääkö projektisuunnitelma (Plan-Do-Check- Act)? Toimiiko (vaikuttaako) projektisuunnitelma? Timo Lehtimäki 2.11.2016 Projektipäivät 11

IPMA International Project Excellence Award

Founded in 1965 IPMA is the world s first international project management association

3 Global standards. International services Get Certified Get Recognized Get Results ICB For Individuals Built for People Working in Projects, Programmes and Portfolios PEB For Projects Built for Achieving Excellence in Projects and Programmes OCB For Organizations Built for Developing Competence in Managing by Projects

Huge opportunities for reflective learning and sharing of experiences with colleagues The assessment process provided huge opportunities for reflective learning, insights and knowledge from experienced Assessors as well as a collegiate sharing of experiences from other Finalists. Mr. Millind Kumar South Australian Water Corporation Ltd, Gold Winner 2013

Assessment Process Timo Lehtimäki 2.11.2016 Projektipäivät 17

PEB & PEM IPMA Project Excellence Baseline ( standard on project excellence ) IPMA Project Excellence Model kuvaa tarkasteltavat asiat IPMA International Project Excellence Award kilpailu, jossa projekti arvioidaan PEM-mallilla tuloksena profiili (pisteytys) sekä palauteraportti Timo Lehtimäki 2.11.2016 Projektipäivät 18

IPMA PEM rakenne Kolme aluetta (areas) Esim. A People & Purpose Kussakin 2-4 kriteeriä (criteria) ja niiden alakriteerit Esim. A1 Leadership & values 9 kriteeriä 20 alakriteeriä Esim. A1a Role models for excellence Näissä sitten runsaasti (n. 5-20) esimerkkejä (examples) eli in practice Esim. Systematically integrate project team members into the continuous improvement process Timo Lehtimäki 2.11.2016 Projektipäivät 19

The IPMA PE assessment Model promotes leadership and results

Area A: People & Purpose A.1. Leadership & Values A.1a. Role models for excellence A.1b. Care for project stakeholders A.1c. Orientation towards project objectives and adaptability to change A.2. Objectives & Strategy A.2a. Managing stakeholders needs, expectations and requirements A.2b. Development and realisation of project objectives A.2c. Development and realisation of project strategy A.3. Project Team, Partners & Suppliers A.3a. Identification and development of competences A.3b. Recognition of achievements and empowerment A.3c. Collaboration and communication

Area B: Processes & Resources B.1. Project Management Processes & Resources B.2. Management of Other Key Processes & Resources

Assessment of criteria in areas A & B: Based on the Deming PDCA Cycle Analyse and prioritise the findings and agree on the activities to be planned and executed to improve the approach Act Plan Select procedures, methods, approaches and tools that are appropriate Regularly evaluate the procedures, methods, approaches and tools used in the project Check Do Implement the selected procedures, methods, approaches and tools in the actual project and make use of them

Project Results C.1. Customer Satisfaction C.2. Project Team Satisfaction C.3. Other Stakeholder Satisfaction C.3a. Perception of other stakeholders C.3b. Indicators of other stakeholders satisfaction C.4. Project Results and Impact on Environment Timo Lehtimäki 2.11.2016 Projektipäivät 24

C.4. Project Results and Impact on Environment 4a. Realisation of results as defined in project objectives (A2b) Esim. Business case 4b. Realisation of results beyond project objectives, including impact on environment 4c. Project performance 4 constraints: time, money, quality, environment 4b + 4c - 4ab - 4c + mahtava projekti, mutta tulosta ei otettu tuotantokäyttöön Timo Lehtimäki 2.11.2016 Projektipäivät 25

Mihin PEB/PEM soveltuu? Organisaation projektitoiminnan kehittäminen valmistuneiden projektien arvioinnin kautta Projektin tarkastelu ja arviointi jo projektin aikana Projektipäälliköiden huomioiminen ja palkitseminen, projektin johtamisosaamisen korostaminen urapolkuna Verkostojen luominen yhteinen kieli Organisaation markkinointi Timo Lehtimäki 2.11.2016 Projektipäivät 26

Arvioijan tehtävä Vahvuudet Kehitysalueet Vierailun kysymykset Pisteytys (profiili) Lauseet, joissa tietyt elementit mm. liittäminen malliin Palauteraportti Tässä olette hyviä (jatkakaa) Näillä alueilla on eniten kehitysmahdollisuuksia (parantakaa) Ei konsultointia, ei mitään palautetta ennen raporttia Hakija yleensä kovin innostunut lopputuloksesta, me taas projektista Timo Lehtimäki 2.11.2016 Projektipäivät 28

The scoring process A. People & Purpose A.1. Leadership & Values Criterion Project title or code: e.g. 12PGSAU Assessor: John Smith Date of assessment: DD-MM-YYYY Score A.1a. Role models for excellence 45 A.1b. Care for project stakeholders 50 A.1c. Orientation towards project objectives and adaptability to change 60 A.2. Objectives & Strategy A.2a. Managing stakeholders needs, expectations and requirements 30 A.2b. Development and realisation of project objectives 70 A.2c. Development and realisation of project strategy 55 52 52 54 A.3. Project Team, Partners Suppliers A.3a. Identification and development of competences 40 A.3b. Recognition of achievements and empowerment 65 A.3c. Collaboration and communication 75 60 B. Processes & Resources B.1. Project Management Processes & Resources 35 35 B.2. Management of Other Key Processes & Resources 50 50 43 C. Project Results C.1. Customer Satisfaction 70 C.2. Project Team Satisfaction 55 C.3. Other Stakeholder Satisfaction 30 C.4. Project Results and Impact on Environment 4a/b. Realisation of results as defined in project objectives and beyond, including impact on environment 60 4c. Project performance 55 52 58 55 Timo Lehtimäki 2.11.2016 Projektipäivät 29

Esimerkkiprofiileja People& purpose Processes& resources Project results Vahvaa johtamista, mutta heikot prosessit Kannattaa kehittää erityisesti prosesseja Timo Lehtimäki 2.11.2016 Projektipäivät 30

Esimerkkiprofiileja People& purpose Processes& resources Project results Vahvat prosessit, mutta heikkoa johtamista, suunnan puutetta Kannattaa kehittää erityisesti johtamista Timo Lehtimäki 2.11.2016 Projektipäivät 31

Esimerkkiprofiileja People& purpose Processes& resources Project results Tasapainoinen projekti Kannattaa jatkaa jatkuvaa kehittämistä Timo Lehtimäki 2.11.2016 Projektipäivät 32

Sillä laatu ei synny itsestään, mutta se katoaa itsestään Timo Lehtimäki 2.11.2016 Projektipäivät 33