Kirkkonummen kunta Pöytäkirja 2/2017 1 (12) Aika 01.11.2017, klo 18:00-20:24 Paikka Kunnantalo, Ervastintie 2, Herman -kokoustila 4. kerros Käsitellyt asiat 12 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 13 Pöytäkirjan tarkastaminen ja nähtävillä pitäminen 14 Esteellisyydet 15 Lakisääteisen sidonnaisuusrekisterin järjestäminen 16 Henkilöstöpäällikön tiedottaminen henkilöstöhallinnon ajankohtaisasioista 17 Mahdolliset muut asiat
Kirkkonummen kunta Pöytäkirja 2/2017 2 (12) Saapuvilla olleet jäsenet Ulla Seppälä, puheenjohtaja Petri Ronkainen, 1. varapuheenjohtaja Eero Lankia Matti Tanskanen Mikko Kara Siv Ahlberg Teija Virtamo-Tiiska Teppo Suontakanen Tuula Peura Muut saapuvilla olleet Krister Rehn, sihteeri Anu Karkinen, hallintojohtaja, 15, saapui 18:05, poistui 18:35 Ulla Palmroos, henkilöstöpäällikkö, 16, saapui 18:37, poistui 20:03 Allekirjoitukset Ulla Seppälä Puheenjohtaja Krister Rehn Sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja on tarkastettu ja hyväksytty Tuula Peura Teppo Suontakanen
Kirkkonummen kunta Pöytäkirja 2/2017 3 (12) 12 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Tarkastussäännön mukaan tarkastuslautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus. Tilintarkastajalla ja lautakunnan määräämillä luottamushenkilöillä ja viranhaltijoilla on velvollisuus olla läsnä lautakunnan kokouksessa lautakunnan niin päättäessä. Kuntalain mukaan lautakunta on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
Kirkkonummen kunta Pöytäkirja 2/2017 4 (12) 13 Pöytäkirjan tarkastaminen ja nähtävillä pitäminen Hallintosäännön 46 :n mukaan kokouksen pöytäkirja rakentuu esityslistan pohjalle. Pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja voidaan tarkastaa myös sähköisesti. Sähköisen tarkastamisen käyttöönotosta ja tarkemmasta menettelytavasta päättää asianomainen toimielin. Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä toimielimen päättämänä aikana ja paikassa siten kuin siitä vähintään yhtä päivää aiemmin on ilmoitettu. Pöytäkirjaan liitettävissä oikaisuvaatimusohjeissa tai valitusosoituksessa annetaan tarpeelliset ohjeet muutosvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä valitusosoituksessa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjaan on liitettävä. Päätökseen, josta ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä valitusta on liitettävä tästä ilmoitus ja samalla mainittava, mihin lain tai asetuksen kohtaan kielto perustuu. Salassa pidettäviin asiakirjoihin on merkittävä, mihin lainkohtaan salassapito perustuu. Pöytäkirja voidaan tarkastaa seuraavassa kokouksessa tai valita pöytäkirjantarkastajat. Kiireellisessä tapauksessa pöytäkirja voidaan tarkastaa samassa kokouksessa. On päätetty, että pöytäkirjat tarkastetaan sähköisesti. Kokouksissa valitaan erikseen pöytäkirjantarkastajat. Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Pöytäkirja tarkastetaan seuraavaan keskiviikkoon mennessä. Pöytäkirja asetetaan nähtäväksi tarkastuspäivää seuraavana arkipäivänä. Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Tuula Peura ja Teppo Suontakanen.
Kirkkonummen kunta Pöytäkirja 2/2017 5 (12) 14 Esteellisyydet Tarkastuslautakunnan jäsenten ja tilintarkastajan esteellisyydestä on voimassa, mitä hallintolain 27 30 :ssä säädetään. Esteellisyydellä tarkoitetaan henkilön sellaista suhdetta asiaan tai asianosaisiin, että se vaarantaa hänen puolueettomuutensa yksittäisen asian käsittelyssä. Yleisimmin esteellisyyden aiheuttaa lähisukulaisuus tai asianosaisuus. Tarkastuslautakunnan jäsenen on perustelua ilmoittaa tiedossaan olevat ns. pysyvät esteellisyydet tässä vaiheessa. Mahdollisista asiakohtaisista esteellisyyksistä lautakunnan jäsenen tulee ilmoittaa välittömästi sellaisen ilmetessä. Edellisissä kokouksissa on todettu ns. pysyvät esteellisyydet, esim. jäse-nyydet muissa lautakunnissa. Tarkastetaan esteellisyydet. Uusia esteellisyyksiä ei ilmoitettu.
Kirkkonummen kunta Pöytäkirja 2/2017 6 (12) 15 Lakisääteisen sidonnaisuusrekisterin järjestäminen KIRDno-2017-1167 Tarkastuslautakunta 20.4.2017 4 Kuntalain (410/2015) 84 :n 1 momentin mukaan saman pykälän 2 momentissa tarkoitetun kunnan luottamushenkilön ja viranhaltijan on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamustoimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muistakin sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa. Sidonnaisuusilmoitus tehdään tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi. Säännös tulee voimaan keväällä 2017 valitun valtuuston aloittaessa toimintansa. Kunnan on pidettävä sidonnaisuuksista rekisteriä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Sidonnaisuusrekisteri on henkilötietolaissa tarkoitettu henkilörekisteri kaikkine siihen liittyvine velvoitteineen. Käytännössä edellä esitetty merkinnee sitä, että vaikka tarkastuslautakunta on vastuussa rekisterin ylläpitämisestä ja siihen liittyvistä velvollisuuksista mukaan lukien tiedottamisvelvollisuus valtuustolle rekisterin ylläpitoon liittyvät käytännön rutiinit hoitaa kuitenkin kunnan hallinto. Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi kunnan hallinnon näkemyksen sidonnaisuusrekisterin järjestämisestä Kirkkonummen kuntaan sekä keskustelee asiasta. : Merkitään tiedoksi. Varsinainen päätös rekisterin järjestämisestä tehdään seuraavassa kokouksessa. : Hyväksyttiin. Tarkastuslautakunta evästää, että tiedot kerätään suostumuksen perusteella kaikilta valtuutetuilta ja varavaltuutetuilta ja johtavilta viranhaltijoilta. Tarkastuslautakunta 20.4.2017 4 Asiassa kuullaan IT-asiantuntijaa Sami Ojasta.
Kirkkonummen kunta Pöytäkirja 2/2017 7 (12) : Tarkastuslautakunta kuuli selonteon sidonnaisuusrekisterin suunnitellusta järjestämisestä Kirkkonummen kunnassa. Tarkastuslautakunta vastaa lain mukaan kyseisen rekisterin järjestämisestä ja ylläpitämisestä sekä siitä, että julkiseen tietoverkkoon ei julkaista mitään sinne ei kuuluvaa tai muuten virheellistä tietoa. Tarkastuslautakunta korostaa, että kaikki rekisteriin julkaistavat tiedot ja siihen tehtävät muutokset pitää hyväksyä tarkastuslautakunnassa ennen niiden siirtymistä julkiseen tietoverkkoon. Muutokset on tehtävä rekisteriin viipymättä kun ne on käsitelty tarkastuslautakunnassa. Tarkastuslautakunta 17.8.2017 8 Sidonnaisuuksien ilmoittaminen Kuntalain (410/2015) mukaan kunnanhallituksen jäsenten ja varajäsenten, maankäyttö- ja rakennuslaissa tarkoitettuja tehtäviä hoitavan toimielimen jäsenten ja varajäsenten, valtuuston ja lautakuntien puheenjohtajien ja varapuheenjohtajien, kunnanjohtajan, kunnanhallituksen esittelijän sekä lautakuntien esittelijöiden on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään ja luottamustoimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muistakin sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus ja virkatehtävien hoitamisessa. Ilmoitusvelvollisuus on rajattu koskemaan kunnan keskeisiä luottamushenkilöitä ja viranhaltijoita. Tämän lisäksi myös sellaiset luottamustoimet, joissa toiminnan avoimuudella on keskeinen merkitys, ovat ilmoitusvelvollisuuden piirissä. Ilmoitus on tehtävä kahden kuukauden kuluessa siitä, kun henkilö on valittu tehtäväänsä. Henkilön on ilmoitettava viivytyksettä sidonnaisuuksissa tapahtuvat muutokset. Sidonnaisuudet ilmoitetaan tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuustolle tiedoksi. Tarvittaessa tarkastuslautakunta voi kehottaa ilmoitusvelvollista tekemään uuden ilmoituksen tai täydentämään jo tehtyä ilmoitusta.
Kirkkonummen kunta Pöytäkirja 2/2017 8 (12) Kunnan on pidettävä sidonnaisuuksista rekisteriä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Ilmoitusvelvollisuuden piiriin kuluvan luottamustoimen tai tehtävän päättyessä henkilöä koskevat tiedot on poistettava rekisteristä ja tietoverkosta. Kirkkonummen kunnan kaikkia luottamushenkilöitä ja johtavia viranhaltijoita on tarkastuslautakunnan 20.4.2017 antaman linjauksen mukaisesti pyydetty toimittamaan perustieto- ja sidonnaisuusilmoituksensa. Ilmoittaminen tapahtuu sähköisesti kunnan internetsivun kautta. 10.8.2017 tilanteessa ilmoituksen on tehnyt kaikkiaan 85 henkilöä. Kuntalain tarkoittamilta ilmoitusvelvollisilta tietojen julkaiseminen kunnan yleisessä tietoverkossa ei edellytä suostumusta. Muilta kuin kuntalain tarkoittamilta ilmoitusvelvollisilta tiedot julkaistaan kunnan yleisessä tietoverkossa vain, mikäli ilmoittaja on antanut siihen suostumuksensa. Linkki ilmoituksiin: https://www.kirkkonummi.fi/ poliittinen-paatoksenteko Valmistelija: hallintojohtaja Anu Karkinen Tarkastuslautakunta tutustuu asian nykytilaan kokonaisuudessaan sekä tekee tarvittavat päätökset asian vaatimista jatkotoimista. Pantiin pöydälle. Tarkastuslautakunta 4.10.2017 4 Tarkastuslautakunta tutustuu asian nykytilaan kokonaisuudessaan sekä tekee tarvittavat päätökset asian vaatimista jatkotoimista.
Kirkkonummen kunta Pöytäkirja 2/2017 9 (12) Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi asian nykytilan ja toteaa, että rekisteri ei edelleenkään ole julkaisukelpoinen. Tarkastuslautakunta päättää että: 1. Rekisterin on tarkastuslautakunnan aikaisemmin antamalla evästyksellä oltava julkaisukelpoinen seuraavaan tarkastuslautakunnan kokoukseen mennessä, eli 1.11.2017. 2. Ne henkilöt jotka eivät ole täyttäneet pakollista sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuttaan, tulee huolehtia sen täyttämisestä välittömästi. 3. Muilta osin asia pannaan pöydälle. Tarkastuslautakunta 1.11.2017 4 Tarkastuslautakunta tutustuu asian nykytilaan kokonaisuudessaan sekä tekee tarvittavat päätökset asian vaatimista jatkotoimista. Hallintojohtajan tiedottaminen kunnan sidonnaisuusrekisterin nykytilasta merkittiin tiedoksi. Rekisteri toimitetaan valtuustolle tiedoksi liitteen 1 mukaisena. Tarkastuslautakunta kehottaa niitä henkilöitä jotka eivät ole täyttäneet pakollista sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuttaan, huolehtimaan sen täyttämisestä välittömästi.
Kirkkonummen kunta Pöytäkirja 2/2017 10 (12) 16 Henkilöstöpäällikön tiedottaminen henkilöstöhallinnon ajankohtaisasioista Kokoukseen on kutsuttu henkilöstöpäällikkö Ulla Palmroos tiedottamaan henkilöstöhallinnon ajankohtaisasioista sekä yksityiskohtaisemmin mm. seuraavista asioista: Henkilöstöhallinnon järjestäminen ja toimivalta Kirkkonummen kunnassa Vuoden 2016 henkilöstöraportin lyhyt analyysi (mm. sairauspoissaolojen kehitys ym.) Henkilöstökulujen suunniteltu toteutunut ja suunniteltu kehitys valtuustokaudella 2013-2016 Henkilöstösuunnitelma Mahdollisten henkilöstökyselyjen/ilmapiiritutkimusten tulokset Kunnan henkilöstöpolitiikan yhtenäisten pelisääntöjen käytännön soveltaminen Kunnan rekrytointiprosessin ohjeistaminen Kehityskeskustelujen toteutuminen eri tasoilla kunnan toiminnoissa Henkilöstön ammattitaidon ylläpitämisen (koulutuksen) tavoitteet ja niiden saavuttaminen (karkeasti) Palkkahallinnon ulkoistaminen ja sen toimivuus Mahdolliset havaitut ongelmakohdat ja ratkaisuvaihtoehdot niihin Muut ajankohtaisasiat Saatu informaatio merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. Esitetty aineisto toimitetaan oheisaineistona tarkastuslautakunnan jäsenille. Tarkastuslautakunta ilmaisee tyytyväisyyttään kunnan henkilöstöhallinnon kehittämiseen.
Kirkkonummen kunta Pöytäkirja 2/2017 11 (12) 17 Mahdolliset muut asiat Keskustellaan ja päätetään mahdollisista muista ajankohtaisasioista. Tarkastuslautakunta päätti pitää ylimääräisen kokouksen 29.11.2017 klo 18.00. Kokouksessa käsitellään mm. perusturvasektoria. Tarkastuslautakunta pyytää tietoa kunnan sopimustenhallinnan ja sopimusrekisterin järjestämisestä. Sopimusrekisterin vastuuhenkilö kutsutaan tarkastuslautakunnalle esittämään asiaa.
Kirkkonummen kunta Pöytäkirja 2/2017 12 (12) Muutoksenhakukielto 12, 13, 14, 16, 17 Muutoksenhakukielto Muutoksenhakukielto Päätökseen, joka koskee vain asian valmistelua tai täytäntöönpanoa, ei saa kuntalain 136 :n mukaan hakea muutosta.