Sote-organisaatiotietojen hallinnan kohdearkkitehtuuri Tiivistelmä 18.12.2014 Versio: 0.3 luonnos
arkkitehtuurin tiivistelmä 27.11.2014 2 (7) 1. Viitearkkitehtuurin kohde ( miksi ) Tämän viitearkkitehtuurin tavoitteet Sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatiotietojen ylläpidossa tiedetään olevan haasteita. Tietojen tuottamisessa eri käyttötarkoituksiin ja järjestelmiin tehdään päällekkäistä työtä ja tietojen laadussa on ongelmia. Haasteet tulevat jatkossa lisääntymään ja vaikeutumaan kun uusia sosiaali- ja terveydenhuollon sähköisiä palveluja kehitetään enenevässä määrin. Valtionhallinnossa on myös valtakunnallisia organisaatiotietojen kehityssuunnitelmia, kuten Valtiovarainministeriön esiselvitys organisaatiotietojen hallinnan kansallisesta arkkitehtuurista, Työ- ja elinkeinoministeriön Asiakkuudenhallinta-hankkeen osana tapahtuva valtakunnallisen organisaatiotietojen hallinnan kehitys, käynnissä oleva julkishallinnon suosituksen (JHS) laatiminen organisaatio- ja toimipaikkatietojen käsitteistä sekä Valtiovarainministeriön kuntatieto-ohjelman tilastointia ja toimipaikkatietoja kehittävä osuus, jossa myös STM ja Terveyden- ja hyvinvoinnin laitos (THL) ovat mukana. Kohde Arkkitehtuuri kuvaa sote-organisaatiotietojen hallinnan nykytila ja haasteet sekä käsittelee tavoitetilan ratkaisuvaihtoehtoja. Parhaaksi arvioitu ratkaisuvaihtoehto pohjautuu ydintiedonhallintaan (Master Data Management, MDM) ja esitetyt tavoitetilan kuvaukset luovat alustavan käsityksen hallittavista ydintietoryhmistä, ydintietoja käyttävistä prosesseista, tiedon elinkaaresta ja tiedon hallinnointimallista. Raportissa esitetään sote-organisaatiotiedon hallinnan kokonaisratkaisun syntymiseen tähtääviä toimenpiteitä sekä muutamia yksittäisiä esiinnousseita toimenpiteitä. Rajaukset Selvityksen kohteena ovat valtakunnalliset tietovarannot. Alueellisia ja kuntasektorin tietovarantoja ei kuvata kokonaan, mutta ne tunnistetaan liittyvinä osina ja käsitellään tiedon tuottajana ja hyödyntäjänä. Työssä paneudutaan erityisesti Sote-organisaatiorekisterin, TOPIn ja Valverin sekä palveluhakemistojen keskinäisiin rooleihin. Valtakunnallisia organisaatiotietojen hallinnointia käsitteleviä hankkeita ja viitearkkitehtuureja on käsitelty laajemmin koko kohdealueen vastaavassa selvityksessä sekä SADe sote-palveluhakemiston ylläpitoselvityksestä. 2. Viitearkkitehtuurin keskeiset linjaukset Nykytilan haasteita ja kehityskohteita yleisesti Nykytilan suurimpana haasteena on yhteisen sote-organisaatiotiedon erimuotoisuus ja epäyhtenäinen käsitteistö. Sen vuoksi tietojen yhdisteleminen tai
arkkitehtuurin tiivistelmä 27.11.2014 3 (7) käyttäminen muuhun kuin tietovarannon alkuperäiseen käyttötarkoitukseen on lähes mahdotonta. Kansallisten lähdetietovarantojen, kuten Valverin ja soteorganisaatiorekisterin, tiedot otetaan kyllä uuden palvelun lähtökohdaksi, mutta tämän jälkeen tietoja joudutaan korjaamaan kyseiseen käyttötarkoitukseen sopivaksi. Tämän seurauksena on syntynyt useita erillisiä tietovarantoja, joissa ei aina ole takaisinkytköstä alkuperäiseen tietovarantoon. Samaa tietoa ylläpidetään useissa eri tietovarannoissa ja samalla tiedon laatu on kärsinyt. Erityisesti palveluntuottajan asema on haasteellinen, sillä he joutuvat ylläpitämään samoja tietoja moniin eri paikkoihin. Asiointi viranomaisten kanssa tapahtuu erimuotoisesti ja eri kanavia kuin tietojen tuottaminen sähköisten palvelujen tarjoamiseksi. Lisäksi palveluntarjoajien tulee luoda tietojärjestelmäintegraatiot toiminnanohjaus-/potilastietojärjestelmistä kansallisiin palveluihin niiden määrittelemässä muodossa. Nykytilan tietovaranto- ja tietovirtaratkaisuissa on myös muutamia tietojärjestelmäkohtaisia ratkaisuja, jotka eivät palvele tietovarantojen laajempaa käyttöä. Seuraavassa kuvassa on havainnollistettu kansallisten tietovarantojen keskinäisiä monimutkaisia tiedonvälitysketjuja sekä palvelutuottajien omia kanavia, joihin näiden tulee ylläpitää tietoja. Tavoitetilan linjaukset Tavoitetilassa pyritään sekä STM:n Sote-tieto hyötykäyttöön strategian että Sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamisohjelman (SADe) mukaisten tavoitteiden toteutumiseen: - Sosiaali- ja terveydenhuollon ydintiedot ovat valtakunnallisesti yhtenäisiä, luotettavasti saatavilla
arkkitehtuurin tiivistelmä 27.11.2014 4 (7) - Ratkaisu mahdollistaa yksittäisten palveluiden ja tietojärjestelmien kehittämisen ilman laajoja muutoksia muissa järjestelmissä. - Ratkaisu tukee organisaatiorakenteiden muutoksia, joita sote-uudistuksen myötä on väistämättä tulossa. - Ratkaisun tulee mahdollistaa asiakaslähtöisten, yhteentoimivien ja julkisen sektorin kustannus-tehokkuutta sekä laatua vahvistavien sähköisten palveluiden toteuttamista kaikkien osapuolten käyttöön. Nykytilan laaja tarkastelu tuo esiin sen, että sote-organisaatio- ja toimipaikkatieto yhdistettynä organisaation palvelutietoon on koko sote-järjestelmän toiminnan kannalta välttämätöntä tietoa, jota useat toimijat tarvitsevat ja jonka ympärille sote-toimintaan liittyvien muiden prosessien tiedot rakentuvat. Lisäksi monet muut sote-osaalueen prosessit, kuten asiakkuuden hallinta, tiedolla johtaminen sekä tutkimus ja tilastointi rakentuvat soteorganisaatiotiedon ympärille. Mainitut piirteet ovat tyypillisiä Master Datalle (jäljempänä ydintieto), joten tavoitetilan ratkaisu on arkkitehtuurissa ydintiedon hallinnan mukaisten periaatteiden pohjalta. Ydintiedon hallintaratkaisussa kaksi pääasiallista osaaluetta: Ydintiedonhallinta (Master Data Management, MDM) ja Ydintiedon hallinnointi (Data Governance. DG). Ydintiedonhallinta (MDM) vastaa määrittelyjen mukaisen tietojärjestelmäympäristön toteuttamisesta. Ydintiedon hallinnointi (DG) määrittelee ydintiedon muodosta, vastuista ja prosesseista päättävän organisaation sekä vastaa organisaation toimeenpanosta. Tavoitetilan yhteenveto Tavoitetilassa sote-organisaatio- ja asiointitiedon ydintieto on tunnistettu. Ydintieto on eri prosessien ja käyttötarkoituksien tarvitsemaa yhteistä tietoa. Tällä ydintiedolle on määritelty yhteinen rakenne sekä tarkoituksenmukainen, eri näkökulmia tukeva esitystapa. Ydintiedoksi valitaan ne tietoryhmät, jotka sisältävät toiminnan kannalta pysyvää tietoa ja joista tulisi olla yhtenäinen käsitys kaikilla tiedon käyttäjillä. Tietovarantojen tulee muodostaa hallittu kokonaisuus ja erillisten tietovarantojen tulee pystyä palvelemaan varsinaista tehtäväänsä. Ydintiedonhallinnan vastuulla on ylläpitää tiedon eheyttä järjestelmien välillä ja vastata tiedon käytettävyydestä. Käytännössä sote-organisaatiotietoa eri tilanteissa tuottavat, ylläpitävät ja hyödyntävät tahot ja järjestelmät toimivat yhdessä oman roolinsa mukaisesti. Osapuolien keskinäistä sote-organisaatiotiedon välitystä koordinoi sovittu taho ydintiedonhallintajärjestelmän tukemana. Erilaisia käyttötarkoituksia palvelevat tietovarannot kytkeytyvät ydintiedonhallintajärjestelmään. Kun soteorganisaatiotietoa halutaan päivittää jossakin palvelussa, välittää ydintiedonhallintajärjestelmä tästä ilmoituksen tiedon omistajalle. Tiedon omistaja vah-
arkkitehtuurin tiivistelmä 27.11.2014 5 (7) vistaa muutoksen ja tämän jälkeen oikea ja ajantasainen sote-organisaatiotieto on kaikkien toimintamallin osapuolien käytettävissä. Kukin osapuoli vastaa ydintiedon rikastamisesta omissa tietovarannoissaan käyttötarkoituksen mukaisesti. Ydintiedon hallintamalli kuvaa osapuolien yhteiset prosessit, tiedonhallinnan ratkaisut sekä hallinnointiorganisaation. Osapuolet määrittelevät yhdessä kaikkia palvelevan sote-organisaatiotiedon ydintiedon rakenteen ja käsitteet. Lisäksi hallintamalli määrittelee, miten tätä sovittua määritystä ylläpidetään ja kehitetään. Hallintamalli kuvaa eri osapuolien roolit, tehtävät ja tietojärjestelmät sote-organisaatiotiedon tuottajina, välittäjinä ja hyödyntäjinä. Sote-organisaatio- ja toimipaikkatiedot liittyvät kiinteästi tietoihin sotepalveluista. Tavoitetilassa tulisikin luoda ydintietomalli, joka organisaatio- ja toimipaikkatiedon kattaa myös kussakin paikassa tarjottavat palvelut: näin voidaan toteuttaa runkoratkaisu, johon on liitettävissä erilaiset tiedon käyttöskenaariot. Ratkaisu palvelee nykyisiä käyttötarpeita ja joustaa myös tulevaisuudessa esiin tuleviin tarpeisiin. Seuraavassa kuvassa on hahmoteltu toimintamallia sote-organisaatiotiedon koordinoidusta hallinnoinnista ydintietojärjestelmän avulla. Soteorganisaatiorekisteri toimii tällä hetkellä sote-organisaatiotiedon kerääjänä ja jakelijana. Tavoitetilan toteuttamiseksi suoraviivaisinta olisi kehittää Soteorganisaatiorekisteriä siten, että se pystyy suoriutumaan ydintiedon hallintajärjestelmän (MDM) tehtävistä. 3. Toimeenpano Sote-organisaatiotiedon hallinnan kokonaisratkaisun syntymiseen tähtäävät toimenpiteet
arkkitehtuurin tiivistelmä 27.11.2014 6 (7) Tässä raportissa kuvattu tavoitetila pyrkii ratkaisemaan sote-organisaatio- ja toimipaikkatiedon epäyhtenäisen käsitteistön ja muodon aiheuttamat haasteet, jotka näkyvät useina päällekkäisinä tietovarantoina ja turhana työnä tiedon ylläpitämisessä. Yksittäisten ratkaisujen sijaan pyritään luomaan kokonaisratkaisu, joka palvelee myös tulevaisuuden tarpeita. Ehdotettu tavoitetilan ratkaisu pohjautuu ydintiedon hallintaan. Näin ollen myös siihen tähtäävä kehityssuunnitelma pitää sisällään paljon ydintiedonhallinnan kehittämiselle tyypillisiä tehtäviä. Ydintiedonhallinnan perustaminen on iso asia, mutta se tarjoaa kestävän ratkaisun, joka joustaa myös sellaisten tietotarpeiden hallintaan, jotka eivät ole tällä hetkellä tiedossa. Kehittämisessä kannattaa lähteä liikkeelle pienistä asioista ja laajentaa ratkaisua hyvin suunnitellun kehityspolun avulla. Tarkoituksena on kehittää nykyisiä sotetiedonhallinnan rakenteita sekä sote-organisaatiorekisteriä ydintiedonhallinnan suuntaan. Seuraava kuva esittää kokonaisratkaisun syntymiseen tähtäävien toimenpiteiden kokonaiskuvan. Kehitystyön käynnistyessä tulee ensimmäiseksi löytää omistaja soteorganisaatio-toimipaikka-palvelu -tiedon hallinnalle. Omistaja vastaa tehtävän työn valtuutuksesta ja resursoinnista. Tässä selvityksessä omistajaksi ehdotetaan sosiaali- ja terveysministeriötä. Sote-organisaatioydintiedon hallinnan käytännön kehittämisessä, ydintiedon määrittelemisessä ja hallintaprosessien määrittelyssä, tulee hyödyntää olemassa olevia sote-tiedonhallinnan rakenteita, joten ydintiedonhallinnan koordinaattoriksi ehdotetaan Terveyden ja hyvinvoinnin laitosta (THL). THL vas-
arkkitehtuurin tiivistelmä 27.11.2014 7 (7) taa nykyisen toimintamallin ja osapuolien yhteistyön kehittämisestä raportissa esitettyjen alustavien tavoitetilan kuvausten ja suunnitelmien lähtökohdista. Yksittäiset toimenpiteet Esiinnousseiden yksittäisten - sote-organisaatiorekisteriin ja apteekkitietojen välitykseen sekä rokotejakeluverkostoon liittyvien - jatkotoimenpidetarpeiden käsittely.