VAASAN KAUPUNGIN RISKIENHALLINTAPOLITIIKKA Vaasan kaupunginvaltuuston hyväksymä 7.5.2012 60
VAASAN KAUPUNGIN RISKIENHALLINTAPOLITIIKKA 1. Riskienhallinnan tavoitteet ja periaatteet... 2 2. Riskienhallinnan käsitteitä... 2 3. Riskienhallinnan vastuut... 3 3.1. Vaasan kaupungin enhallinnan järjestäminen... 3 4. Riskien luokittelu... 5 5. Riskien tunnistaminen sekä niiden arviointi ja käsittely... 7 5.1. Riskit käsitellään seuraavasti... 8 6. Riskienhallintakeinoja... 8 6.1. Riskin poistaminen... 8 6.2. Riskien pienentäminen... 9 6.3. Riskin siirtäminen... 9 6.4. Riskin pitäminen omalla vastuulla... 9 6.5. Riskit hallitaan seuraavasti... 9 7. Riskienhallinnan raportointi ja seuranta... 10 1
VAASAN KAUPUNGIN RISKIENHALLINTAPOLITIIKKA 1. Riskienhallinnan tavoitteet ja periaatteet Erilaiset tekijät kunnan toiminnassa saattavat haitallisesti vaikuttaa mm. kuntalaisille tarjottavien peruspalveluiden tuottamiseen, henkilöstön toimintakykyyn, omaisuuden turvaamiseen ja toiminnan tuloksellisuuteen. Näitä tekijöitä kutsutaan riskeiksi. Sisäisen valvonnan tarkoituksena on hallita riskejä ja varmistaa, että asetetut sekä pitkän että lyhyen tähtäimen tavoitteet saavutetaan. Riskienhallinta on olennainen osa sisäistä valvontaa. Vaasan kaupungin tavoitteet on määritelty talousarvioissa ja taloussuunnitelmissa, jotka kaupunginvaltuusto on hyväksynyt. Riskienhallintapolitiikassa määritellään Vaasan kaupungin enhallinnan periaatteet, toimintatavat, vastuut ja päämäärät. Riskienhallintapolitiikan tavoitteena on varmistaa, että hallitaan Vaasan kaupungin toiminnassa ilmenevät olennaiset t, jotka vaikuttavat ennen kaikkea taloudellisiin menetyksiin, tavoitteiden saavuttamiseen tai lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseen. Riskienhallintapolitiikka koskee koko Vaasan kaupunkikonsernia. 2. Riskienhallinnan käsitteitä Riski Riski on mahdollinen tapahtuma tai tekijä, joka haitallisesti vaikuttaa tavoitteiden saavuttamiseen. Toteutuessaan voi aiheuttaa mm. taloudellisia menetyksiä, henkilövahinkoja ja häiriöitä Vaasan kaupungin toiminnan jatkuvuuteen. Mahdollisuus Mahdollisuus on myönteinen tapahtuma, jota tulee aktiivisesti hyödyntää johtamisessa. Riskienhallinta Riskienhallinta on tietoista, suunnitelmallista ja jatkuvaa työtä uhkaavien en tunnistamiseksi, arvioimiseksi ja hallitsemiseksi. Riskienhallintaprosessi Riskienhallintaprosessin tarkoituksena on tunnistaa, arvioida, hallita ja valvoa olennaisia riskejä toiminnassa. 2
3. Riskienhallinnan vastuut Kirjanpitolautakunnan kuntajaosto on vuonna 2008 antanut yleisohjeen, joka koskee kunnan ja kuntayhtymän tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laatimista. Yleisohjeen mukaan kunnanhallituksen on toimintakertomuksessa tehtävä selkoa siitä, miten sisäinen valvonta ja siihen sisältyvä enhallinta on kunnassa järjestetty, onko valvonnassa havaittu puutteita kuluneella tilikaudella ja miten sisäistä valvontaa on tarkoitus kehittää voimassa olevalla taloussuunnittelukaudella. Tätä tarkoitusta varten kunnanhallituksen tulee esittää toimintakertomuksessa selonteko sisäisen valvonnan järjestämisestä. Sisäisen valvonnan ja enhallinnan järjestämisestä vastaa kaupunginhallitus. Lisäksi kaikki ne toimielimet ja viranhaltijat, joille on annettu toimivaltaa kaupungin varojen käytössä ja jotka toimivat viranomaisina, vastaavat sisäisen valvonnan ja enhallinnan toteuttamisesta omilla vastuualueillaan. Sisäisen valvonnan ja enhallinnan tulee toteutua kaupungin johtamis-, suunnittelu- ja ohjauskäytännöissä. Kaikilla kaupungin työntekijöillä tulee olla riittävät tiedot enhallinnasta. Tästä vastaavat kaikki esimiehet ja johtovastuussa olevat. Kaikista omassa työssä ja kaupungin toiminnassa havaituista riskeistä tulee ilmoittaa esimiehelleen. Esimiehet ja johtovastuussa olevat vastaavat siitä, että toimintaan liittyvät olennaiset t käsitellään omissa lauta- tai johtokunnissa. 3.1. Vaasan kaupungin enhallinnan järjestäminen Kaupunginvaltuusto hyväksyy enhallintapolitiikan Kaupunginhallitus vastaa koko kaupunkikonsernia koskevan enhallinnan järjestämisestä raportoi vuosittain enhallinnasta toimintakertomuksen yhteydessä Kaupunginjohtaja vastaa kaupungin ylimpänä viranhaltijana siitä, että toimialajohtajat ja tilivelvolliset viranhaltijat ovat omilla vastuualueillaan järjestäneet enhallinnan asianmukaisesti ja kaupunginvaltuuston sekä kaupunginhallituksen päätösten ja enhallintapolitiikan mukaisesti raportoi kaupunginhallitukselle enhallintaan liittyvistä asioista Lautakunnat / johtokunnat 3
seuraavat, että tilivelvolliset viranhaltijat järjestävät enhallinnan asianmukaisesti omilla vastuualueillaan seuraavat enkartoituksiin liittyvien suunnitelmien toteutumista Tarkastuslautakunta arvioi Vaasan kaupungin enhallinnan tilaa Tilintarkastaja tarkastaa kuntalain mukaisesti, onko kunnan sisäinen valvonta ja konsernivalvonta järjestetty asianmukaisesti Kaupungin johtoryhmä toimii enhallinnan johtoryhmänä vastaa kaupunginhallituksen päätösten mukaisesti enhallintaan liittyvien toimenpiteiden toteuttamisesta johtaa, valvoo ja kehittää koko kaupungin enhallintatyötä Toimialajohtajat vastaavat enhallinnan järjestämisestä omilla toimialoillaan raportoivat kaupunginhallitukselle enhallintaan liittyvistä asioista Tilivelvolliset viranhaltijat vastaavat enhallinnan järjestämisestä omissa hallintokunnissaan tiedottavat, valvovat ja tarpeen mukaan ohjeistavat enhallintaan liittyvistä asioista hallintokunnissaan raportoivat omille lauta- ja johtokunnilleen enhallintaan liittyvistä asioista Esimiehet vastaavat enhallinnan järjestämisestä omilla vastuualueillaan tiedottavat, valvovat ja tarpeen mukaan ohjeistavat enhallintaan liittyvistä asioista vastuualueillaan raportoivat omille esimiehilleen ja tilivelvollisille viranhaltijoille enhallintaan liittyvistä asioista Työntekijät kaikkien kaupungin työntekijöiden tulee ilmoittaa omille esimiehilleen riskeistä, jotka liittyvät omaan työhön tai kaupungin toimintaan Sisäisen tarkastuksen yksikkö osallistuu enhallinnan kehittämiseen kaupungin muun organisaation kanssa raportoi tarkastuksen yhteydessä ilmenneistä riskeistä kaupungin toiminnassa 4
4. Riskien luokittelu Vaasan kaupungin toiminnalle olennaisimmat t jaetaan neljään kategoriaan: strategisiin, operatiivisiin, taloudellisiin ja vahinkoriskeihin. Strategiset t voivat toteutuessaan mm. heikentää Vaasan kaupungin strategisia toimintaedellytyksiä. Operatiiviset t voivat toteutuessaan mm. heikentää Vaasan kaupungin toiminnan tuloksellisuutta. Taloudelliset t voivat toteutuessaan mm. heikentää Vaasan kaupungin toiminnan tuloskehitystä, maksuvalmiutta ja kassavirtoja. Vahinkot voivat toteutuessaan mm. heikentää Vaasan kaupungin henkilökunnan työturvallisuutta, toiminnan jatkuvuutta sekä omaisuuden turvaamista. STRATEGISIA RISKEJÄ mm. yhteiskunnallinen vaikuttavuus kaupungin asema elinkeinoelämän rakennemuutokset työvoiman saatavuus yleinen kilpailu asukkaista investoinnit poikkeustilanteet ja kriisit OPERATIIVISIA RISKEJÄ mm. henkilöstöhallinto tietojärjestelmien toimivuus raportointi osaamisen ylläpito lainsäädännön, ohjeiden ja päätösten noudattaminen hankkeet toimivallan hajauttaminen päätöksenteko hankinnat henkilöstön saatavuus suhdannevaihtelut 5
TALOUDELLISIA RISKEJÄ mm. likviditeetti kassavirta korot saatavat velat luotot budjetin tasapainoisuus takaukset vakuudet valuutta VAHINKORISKEJÄ mm. työturvallisuus toiminnan keskeytys sopimukset omaisuuden turvaaminen vakuutukset keskeiset oikeudenkäynnit oikeudelliset tai viranomaisten toimenpiteet 6
5. Riskien tunnistaminen sekä niiden arviointi ja käsittely Riskit voivat olla kaupungin sisäisiä tai kaupungin ulkopuolelta tulevia. Tunnistettujen en suuruus arvioidaan en toteutumisen todennäköisyyden ja niiden vaikutusten perusteella. Riskit arvioidaan matriisin mukaan. Erittäin todennäköinen tarkoittaa, että kyseinen asia tapahtuu vähintään kerran kuukaudessa. Todennäköinen tarkoittaa, että kyseinen asia tapahtuu vähintään kerran vuodessa. Epätodennäköinen tarkoittaa, että kyseinen asia tapahtuu vähintään kerran kymmenessä vuodessa. Harvinainen tarkoittaa, että kyseinen asia on tapahtunut joskus. RISKIMATRIISI Erittäin todennäköinen Kohtalainen Tuntuva Merkittävä Sietämätön T O D E N N Ä K Ö I S Y Y S = tapahtuu vähintään kerran kuukaudessa Todennäköinen = tapahtuu vähintään kerran vuodessa Epätodennäköinen = tapahtuu vähintään kerran kymmenessä vuodessa Harvinainen Tavanomainen Vähäinen Mitätön Kohtalainen Tavanomainen Vähäinen Tuntuva Kohtalainen Tavanomainen Merkittävä Tuntuva Kohtalainen = tapahtunut joskus Vähäinen Haitallinen Vakava VAIKUTUS Erittäin vakava 7
Riskien vaikutukset voivat olla vähäisiä, haitallisia, vakavia tai erittäin vakavia. Riskit ovat vakavia tai erittäin vakavia, jos niitä seuraa henkilövahinkoja tai merkittäviä taloudellisia menetyksiä. Näitä pienemmät t ovat vähäisiä tai haitallisia. 5.1. Riskit käsitellään seuraavasti Mitätön Riskin olemassaolo on tiedostettava. Varsinaisiin toimenpiteisiin ei ryhdytä. Vähäinen Riskiä seurataan. Toimenpiteisiin ryhdytään lähivuosina. Tavanomainen Riskiä seurataan. Toimenpiteisiin ryhdytään vuoden sisällä. Kohtalainen Riskin pienentäminen on välttämätöntä. Toimenpiteisiin ryhdytään, jos in liittyy erittäin haitallisia seurauksia, kuten esimerkiksi henkilövahinkoja. Tuntuva Riskin pienentäminen on välttämätöntä. Toimenpiteisiin ryhdytään mahdollisimman pian. Merkittävä Toimenpiteisiin ryhdytään heti. Sietämätön Toimenpiteisiin ryhdytään välittömästi kustannuksista riippumatta. 6. Riskienhallintakeinoja Riskienhallintaan liittyvien toimenpiteiden tarve riippuu n olennaisuudesta. Mitä olennaisempi, sitä tärkeämpää on suunnitella enhallintakeinoja mahdollisimman pian ja tehokkaasti. 6.1. Riskin poistaminen Riskien poistaminen kokonaan ei käytännössä aina ole mahdollista. Jos pyritään välttämään toimintaan liittyvät t kokonaan, voivat tavoitteet jäädä saavuttamatta. Riski voidaan poistaa lopettamalla kokonaan altis toiminta, jota ei nähdä tarpeelliseksi. 8
Esimerkkejä: rikkinäisen oven tai ikkunan poistaminen henkilövahinkojen välttämiseksi vaarallisen työn välitön lopettaminen uhkaavasti käyttäytyvän henkilön poistaminen paikalta 6.2. Riskien pienentäminen Riskienhallinnan olennainen osa on n pienentäminen. Toiminnassa pitää tiedostaa n toteutumisen todennäköisyys ja n vaikutus, jos toteutuu. Toiminta pitää järjestää niin, että toteutuu niin harvoin kuin mahdollista eli niin, että n todennäköisyys on mahdollisimman pieni. Esimerkkejä: työturvallisuusohjeiden noudattaminen varmuuskopioiden ottaminen varahenkilön nimeäminen ja perehdyttäminen henkilöstön osaamisesta huolehtiminen koneiden ja laitteiden huolto palohälyttimien tai alkusammutuskaluston käyttöönotto 6.3. Riskin siirtäminen Riskejä voi siirtää toiselle osapuolelle kannettavaksi sopimusten kautta. Yleisesti käytetty n siirtämismenetelmä on vakuuttaminen. Riskialttiita töitä voidaan teettää alihankkijoilla ja täten siirtää työhön liittyvä pois Vaasan kaupungin toiminnasta. Esimerkkeinä voi mainita räjäytys- ja asbestityöt. 6.4. Riskin pitäminen omalla vastuulla Kaikkia riskejä ei voi siirtää ulkopuolisille tahoille tai vakuuttaa. Esimerkiksi talouteen liittyvät t ja tietyt omaisuuteen liittyvät t pidetään yleensä omalla vastuulla. Riskin pitäminen omalla vastuulla tarkoittaa myös kyseisen n tiedostamista ja hyväksymistä sekä tehokasta enhallintatyötä. Tietyntyyppisiin vahinkoriskeihin varaudutaan esimerkiksi vahinkorahaston avulla. 6.5. Riskit hallitaan seuraavasti Riskejä pyritään ensisijaisesti pienentämään. Kaupunginhallitus, kaupunginjohtaja, kaupungin johtoryhmä, tilivelvolliset viranhaltijat ja kaikki vastuuhenkilöt määrittävät kukin vastuualueillaan en luonteen perusteella tarkoituksenmukaisimmat ja tehokkaimmat enhallinnan menettelytavat. 9
7. Riskienhallinnan raportointi ja seuranta Tilivelvolliset viranhaltijat sekä liikelaitosten vastuuhenkilöt laativat vuosittain joulukuun loppuun mennessä enhallintasuunnitelman, jonka toimenpiteistä päätetään asianomaisessa lautakunnassa ja johtokunnassa. Tilivelvolliset viranhaltijat ja liikelaitosten vastuuhenkilöt raportoivat riskeistä, jotka vaativat välittömiä toimenpiteitä, ilman viivettä asianomaisille lautakunnille ja johtokunnille. Riskienhallintasuunnitelmien toteutumista seurataan lautakunnissa ja johtokunnissa. Toimialajohtajat raportoivat omien toimialojensa olennaisimmista enhallintaan liittyvistä asioista kaupunginhallitukselle ja kaupungin johtoryhmälle vuosittain maaliskuun loppuun mennessä. 10