PoPSTer Viestintäsuunnitelma Pvm Mitä tehty Kuka Missä käsitelty 21.3.2016 Suunnitelman luonnos Johanna PoPSTer 19.5.2016 Suunnitelman täydennys ja päivitys Johanna & Kirsi 1.6.2016 poliittinen ohjausryhmä 15.8.2017 Suunnitelman päivitys Johanna, Kirsi, Mirka 10.10.2017 hallinnollinen ohjausryhmä
PoPSTer POHJOIS-POHJANMAAN SOSIAALI- JA TERVEYDENHUOLTO OSANA TULEVAISUUDEN MAAKUNTAA Viestintäsuunnitelma 1. Viestinnän lähtökohdat ja periaatteet Sosiaali ja terveydenhuollon ja aluehallinnon uudistus on suurimpia hallinnon ja toimintatapojen uudistuksia, mitä Suomessa on tehty. Tavoitteena on, että sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestäminen ja muita alueellisia tehtäviä siirtyy maakuntien pohjalle muodostettaville itsehallintoalueille eli maakunnille 1.1.2020. Hallituksen esityksen mukaisesti tulevaisuudessa sosiaali- ja terveyspalveluja johdetaan yhtenä kokonaisuutena, palvelut yhdistetään asiakkaan näkökulmasta sujuvaksi hoito- ja palveluketjuksi peruspalveluista erityispalveluihin saakka. Näin saadaan aikaan vaikuttavampia palveluja vähemmillä kustannuksilla. PoPSTer-hankeessa luodaan mallit ja toimintatavat, miten sosiaali- ja terveydenhuollon uudessa palvelurakenteessa voidaan toteuttaa palveluintegraatio ja eheät palveluketjut nykyisen Pohjois-Pohjanmaan maakunnan alueella huomioiden alueen erityispiirteet ja valmisteilla oleva lainsäädäntö. Hanke varmistaa kokonaan uuden sosiaali- ja terveydenhuollon organisaation (järjestäminen ja tuottaminen) toiminnan aloittamisen vuoden 2020 alusta mahdollisimman tehokkaasti asiakaslähtöisyyden pohjalta. Hankkeen toteutusaika oli alun perin 12.2.2016-30.6.2017. Hankkeen kestoa jatkettiin myöhemmin 28.2.2018 saakka. Rahoitus koostuu EAKR- ja valtion rahoituksesta sekä kuntien rahoitusosuuksista. Hankkeeseen on kutsuttu asiantuntija ryhmä, joka jatkaa työskentelyä pääasiassa vuoden 2017 loppuun saakka. Hankkeen alussa luotiin Pohjois-Pohjanmaan maakunnallisen sosiaali- ja terveydenhuollon valmistelulle strategia. Strategiatyöhön kuuluu sitä tukevan viestinnän suunnittelu. Viestinnällä pyritään saamaan hankkeen viiteryhmät innostumaan hankkeesta ja kertomaan hankkeen tuloksista sekä levittämään parhaita käytäntöjä ja näin myös lisätä hanketoiminnan näkyvyyttä. Viestintä ja tiedotus ovat EU:n rakennerahastohankkeen onnistumisen edellytys ja oikeuttavat julkisen rahoituksen. Kaikkien rakennerahastoista rahoitusta saavien hankkeiden on noudatettava komission asettamia velvoitteita mm. logoista, tunnuksista sekä asiakirja- ja verkkomateriaalin pohjista. Viestintäohje rakennerahastohankkeille on tämän viestintäsuunnitelman liitteenä (Liite 1 tai linkki). 2
PoPSTer-hankkeella on oma logo ja graafinen ohjeistus (Liite 2). Viestintää suunniteltaessa määritellään, miten viestintä parhaalla mahdollisella tavalla auttaa asetettujen tavoitteiden saavuttamista. Viestintäsuunnitelma antaa ohjeistusta päivittäisviestintään ja viestinnän kehittämiseen. Viestintä vaatii aina suunnitelmallisen määrittelyn: kenelle viesti on suunnattu, miksi ja mikä on ydinviesti mikä halutaan saada läpi vastaanottavalle taholle. 2. Viestinnän tavoitteet ja tehtävät Viestinnän yleisinä arvoina voidaan pitää vuorovaikutteisuutta, aloitteellisuutta, avoimuutta, selkeyttä ja ymmärrettävyyttä. PoPSTer-hankkeen viestinnässä noudatetaan julkisuuslakia. Vuoropuhelussa sidosryhmien kanssa vahvistetaan osallisuutta ja siinä vältetään ammattikielen käyttöä. Viestinnän tulee myös olla monikanavaista. Viestintä on koko PoPSTer-henkilöstön yhteinen ja vastuutettu tehtävä. Tavoitteena on, että viestitetty tieto on oikeaa, kohderyhmille ymmärrettävää ja että viestintä kaikkineen on yhtenäistä ja perusteltua sekä oikea-aikaista. Viestinnän tavoitteet tukevat hankkeen tavoitteita. PoPSTer-hankkeen sisäisen viestinnän tulee myös noudattaa näitä periaatteita. Olemassa olevan tiedon on oltava kaikkien saatavilla ja yhteisellä sähköisellä alustalla (mm. Pohjois-Pohjanmaan liiton intranet) kommentoitavana ja työstettävänä. Onnistunut sisäinen viestintä on ulkoisen viestinnän edellytys. Nyrkkisääntönä voidaan pitää: kaikki, minkä ei ole pakko olla sisäistä viestintää, voi olla myös ulkoista viestintää. 3. Viestinnän tärkeimmät yhteistyö- ja kohderyhmät (sidosryhmät) Alueen asukkaat, kansalaiset Rahoittaja: Euroopan aluekehitysrahasto, Pohjois-Pohjanmaan Liitto, Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Hallinnollinen ohjausryhmä Pohjois-Pohjanmaan kunnat Ohjausryhmä Johtoryhmä Kuntien valtuustot ja hallitukset / poliittiset päättäjät Sote-organisaatiot ja henkilöstöt Pohjois-Pohjanmaan sote-organisaatiot Henkilöstöryhmät ja työyhteisöt Ammattijärjestöt 3
Kansalliset tahot Ministeriöt Kuntaliitto Muut maakunnat Elinkeinoelämä Yrittäjäjärjestöt Oulun kauppakamari tmv. yrityksiä edustavat tahot Järjestöt Soste Järjestöjen neuvottelukunnat Media Tiedotusvälineet Toimittajat Muut tahot Aluehallintovirasto KELA THL Sitra Perusterveydenhuollon yksikkö (sairaanhoitopiirissä) Työterveyslaitos Koulutus- ja tutkimusorganisaatiot 4. Viestinnän suunnittelu ja organisointi Viestintävastuut: Hankkeen tiedottamista johtaa hankkeen sisällöllinen vastuuhenkilö yhdessä maakuntauudistusta ohjaavien tahojen kanssa. Hankkeen hallinnollinen ohjausryhmä hyväksyy tiedottamisen yleiset ohjeet ja periaatteet. Hankkeen sisällöllinen vastuuhenkilö huolehtii sidosryhmäsuhteista ja tiedottamisesta. PoPSTer-henkilöstö vastaa tiedottamisesta ja sen aikatauluttamisesta. Projektipäällikkö koordinoi ja kehittää sekä toteuttaa viestintää yhdessä viestintäassistentin kanssa. Viestintää ja sen teknistä ympäristöä hallitaan yhteistyössä Pohjois-Pohjanmaan liiton tiedotuspäällikön ja tietohallinnon kanssa. Kuntien ja kuntayhtymien sote-johtajat (sote-ryhmä), hankkeen työryhmien puheenjohtajat ja työryhmiin osallistujat vastaavat osaltaan PoPSTer-hanketta koskevan tiedon eteenpäin välittämisestä organisaatioissaan. Jatkossa sote-uudistusta koskeva viestintä on osa maakuntauudistuksen viestinnän kokonaisuutta. 4
Viestinnän kanavat ja keinot: Power Point -esityspohjat, asiakirjapohjat ja muu yleisilme www-sivut intranet Pohjois-Pohjanmaan liiton intranet-ympäristössä sosiaalisen median kanavat: Facebook ja Twitter uutiskirje tiedote raportointi juliste yleiset tilaisuudet, kuntakierrokset kohdennetut infot (henkilöstö, kunnat ja muut yhteisöt) mediatilaisuudet sidosryhmien tapaamiset ja tilaisuudet blogi? Viestinnän teemat ja aikataulutus: Jatkuva viestintä sosiaalisen median ja hankkeen internet-sivujen ajankohtaista-osion kautta; päivitys ja materiaalin linkitys joustavasti. Säännölliset uutiskirjeet hankkeen toteuttajatahoille hankkeen etenemisen seuraamiseksi. Tiedotteet medialle erityisistä tapahtumista ja hankkeen etenemisestä. Rahoittajalle raportoidaan hankkeen toteutumisesta maksatushakemusten yhteydessä ja aina tarvittaessa. Kohdennettuja infoja ja tilaisuuksia järjestetään hankkeen edetessä. 5. Viestinnän seuraaminen ja arviointi PoPSTer-henkilöstö seuraa ja arvioi viestinnän toteutumista ja suunnitelman päivittämistarvetta säännöllisesti. Viestinnän onnistumisesta raportoidaan hallinnolliselle ohjausryhmälle. Keskeisiä arvioitavia asioita: Viestintää koskeva palaute, sen vastaanotto ja käsittely/analysointi Sosiaalisen median (Facebook ja Twitter) käyttö viestinnän välineenä Medianäkyvyyden seuranta 5