Muistio 1 (5) 31.10.2017 Mikko Rotonen Helena Ylisipola Uudenmaan maakuntauudistuksen suunnitteluvaiheen laajennetun ICT-ryhmän kokous Aika Maanantai 30.10.2017, kello 9.00 10.36 Paikka Kallion virastotalo, Toinen Linja 4 A, Helsinki, 3. kerros, neuvotteluhuone 3 ja Skype Liitteet 1 Maakuntajohtajan päätös suunnitteluvaiheen ICT-ryhmän asettamisesta 2 ICT-hankkeen suunnitteluvaiheen käynnistyminen ja hankkeen organisaatio 3 Suunnitteluvaiheen ICT-ryhmän kokouksen 25.9.2017 korjattu muistio 4 Maakuntien muut kuin Sote ICT-tehtävät ja vähän Vimanastakin 5 Pelastustoimi - maakuntadigi 6 Hankkeen etenemisen tilannekatsaus 7 ICT-hankkeen projektien ja kokonaisarkkitehtuurin tilanneraportit 8 a) Päivitetty riskianalyysi, pp b) Päivitetty riskianalyysi, excel 9 Hankinta- ja päätöksentekoprosessi Uusimaa2019 ICT-hankkeessa 10 Avustuksen kanavointi, sopimusmalli 11 Työajanseurantalomake Läsnä Poissa Pertti Mäkelä, tietohallintojohtaja, HUS, puheenjohtaja Petri Otranen, tietohallintopäällikkö, Helsinki Maarit Waskilampi-Kuikka, tietohallintojohtaja, Espoo, Skype Antti Ylä-Jarkko, tietohallintojohtaja, Vantaa, Skype Pasi Perämäki, tietohallintojohtaja, Lohja, Länsi-Uusimaan edustaja, Skype Arja Toivonen, tietotekniikkapäällikkö, Nurmijärvi, Keski-Uusimaan edustaja, Skype Harri Lehto, tietohallintopäällikkö, Helsingin pelastuslaitos, Pelastuslaitosten edustaja Saku Salonen, tietohallintopäällikkö, Eteva, Skype Marko Perttilä, tietohallintopäällikkö, Loviisa, Itä-Uusimaan edustaja, Skype Vesa Lipponen, erityissuunnittelija, VM Tomi Hytönen, budjettineuvos, VM Heikki Heikkilä, tietohallintojohtja, Ely-keskus, asiat 1-3 Janne Kesälahti, lakimies, Ely-keskus Markus Sovala, muutosjohtaja, Uusimaa2019 -hanke Timo Aronkytö, muutosjohtaja, Uusimaa2019 hanke, Skype Mikko Rotonen, ICT-hankejohtaja, Uusimaa2019 -hanke Helena Ylisipola, ICT-hankejohtaja, Uusimaa2019 -hanke
2 (5) Pentti Laari, tietojärjestelmäasiantuntija, Järvenpää, Skype Tuija Saloranta, hallintojohtaja, Askola Pertti Kiiski, atk-suunnittelija, Hanko, Skype Niko Lindberg, tietohallintopäällikkö, Hyvinkää, Skype Peter Kankaanpää, IT-suunnittelija, Inkoo, Skype Sari Laine, talousjohtaja, Karkkila Lars Forsell, hallinto- ja talouspäällikkö, Karviainen kuntayhtymä Risto Carlson, tietohallintopäällikkö, Kerava Lea Blomberg, tietohallintopäällikkö, Kirkkonummi, Skype Ari Sainio, toimitusjohtaja, Kuuma-ICT Sinikka Mickos, ICT-manager, Lapinjärvi, Skype Erja Heikkinen, kehittämispäällikkö, Mäntsälä, sij. Merja Kangas, Skype Axel Ek, tietohallintopäällikkö, Porvoo, Skype Markku Anttila, tietohallintopäällikkö, Mäntsälä Ethel Eriksson, CDO, Sipoo Mikko Autere, tekninen johtaja, Pornainen Sebastian Laxell, tietohallintojohtaja, Raseborg, Skype Jeanette Söderlund, Raseborg Juha Myyryläinen, kunnanjohtaja, Pukkila Sam Allen, tietohallintopäällikkö, Sipoo, Skype Tom Holmroos, kehittämispäällikkö, Siuntio Sami Miettinen, kunnanjohtaja, Vihti Marius Brunberg, IT-planerare, Kårkulla Samkommun, Skype Päivi Klami, kehittämispäällikkö, Tuusula, sij. Niko Kinnunen Mikael Boström, talousjohtaja, Kauniainen, sij. Veli-Matti Jokela Heikki Kähkönen, arkkitehti, Uusimaa2019 ICT-hanke Timo Hakala, projektijohtaja Tori, Uusimaa2019 ICT-hanke Pekka Laminen, projektijohtaja Tukipalvelut, Uusimaa2019 ICT-hanke Into Laine, projektijohtaja TORI, Uusimaa2019 ICT-hanke Ilkka Nenonen, projektijohtaja TOSI, Uusimaa2019 ICT-hanke Helge Finnberg, projektijohtaja tekniikka, Uusimaa2019 ICT-hanke Tiedoksi Rolf Paqvalin, erityisasiantuntija, Uudenmaanliitto Inka Tikkanen-Pietikäinen, hallintopäällikkö, Uudenmaanliitto Inka Kanerva, viestintäjohtaja, Uudenmaanliitto 1. Kokouksen avaus, esittäytyminen ja työryhmän toimeksianto Uudenmaan maakuntauudistuksen suunnitteluvaiheen ICT-ryhmän puheenjohtaja Pertti Mäkelä avasi kokouksen, todettiin kokoukseen osallistujat ja puheenjohtaja kävi läpi maakuntajohtajan päätöksen suunnitteluvaiheen ICT-ryhmän asettamisesta ja tehtävistä (muistion liite 1). Hankejohtaja esitteli lyhyesti Uusimaa2019 ICT-hankkeen suunnitteluvaiheen käynnistymisen ja organisaation (muistion liite 2). Merkittiin asia tiedoksi ja todettiin, että kokous on ensimmäinen laajennetun ohjausryhmän kokous. 2. Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen Hyväksyttiin edellisen ohjausryhmän kokouksen 25.9.2017 muistio seuraavalla korjauksella: Muistion kohdan 3, toisen kappaleen viimeinen lause Lisäksi keskustelussa tuotiin esiin, että Keski-Uudenmaan osalta on huomioitava, että Tuusula ja Nurmijärvi eivät ole osakkaina Kuuma- ICT Oy:ssä. Korjattiin muotoon: Lisäksi keskustelussa tuotiin esiin, että Keski-Uudenmaan osalta
3 (5) on huomioitava, että Tuusula, Nurmijärvi, Kirkkonummi, Vihti, Sipoo ja Pornainen eivät ole osakkaina Kuuma-ICT Oy:ssä. Näin korjattu muistio on tämän kokouksen muistion liitteenä 3. 3. Maakuntien muut kuin sote-tehtävät Ely-keskusten sekä TE-toimistojen kehittämis- ja hallintokeskuksen tietohallintojohtaja Heikki Heikkilä esitteli suunnitelmaa maakuntaan tulevien muiden kuin sote-tehtävien tietojärjestelmien tuonnin suunnittelun etenemisestä ja tilannekatsauksen valtakunnallisen ICT-työn etenemisestä, erityisesti Vimana Oy:n tehtävistä, diaesitys on muistion liitteenä 4. Muistion liitteenä 5 on lisäksi esitys Pelastustoimen osalta. Heikkilä totesi, että Vimana Oy:n käynnistämisen ensimmäisenä tehtävänä on esiselvitys diasarjassa mainittujen kuuden kokonaisuuden osalta: - maakuntien digitaalinen työympäristö, - asianhallinnan järjestelmät, - talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmät, - tietoliikennejärjestelyt, - perustietotekniikan järjestelyt ja hankinnat sekä - käyttäjä- ja käyttövaltuushallinta. Esiselvityksen työstämiseen tullaan myös Uudeltamaalta kysymään näkökantoja. Esiselvitys valmistuu vuoden 2017 loppuun mennessä. 3.1. Käydyssä keskustelussa muutosjohtaja Sovala toi esiin sen, että Uudellamaalla on järkevää edetä kahdella skenaariolla kasvupalvelujen suhteen ICT:n osalta: toisaalta siitä lähtökohdasta, että Uudellamaalla kasvupalvelut muodostavat kuntayhtymän eivätkä tule maakunnan tehtäväksi, kuten Heikkilä esittelyssään totesi. Tämän rinnalle on tuotava myös skenaario, jossa lähtökohtana on, että myös kasvupalvelut tulevat maakunnan tehtäväksi ja kuntayhtymää näille palveluille ei perusteta. 3.2. Ohjausryhmä merkitsi esittelyn tiedoksi. 4. Uusimaa2019 ICT-hankkeen etenemisen tilannekatsaus ja projektikohtaiset tilanneraportit ICT-hankejohtaja Ylisipola esitteli lyhyesti koko hankkeen etenemisen tilannekatsauksen ajalla 25.9.- 20.10.2017 (muistion liite 6) ja projektijohtajat Lampinen, Laine ja Hakala, Nenonen sekä Finnberg esittelivät kukin oman projektinsa tilanneraportin ( muistion liite 7). Kokonaisarkkitehtuuriryhmän edustaja Kähkönen esitteli arkkitehtuurityön tilanneraportin (muistion liite 7). 4.1. Käydyssä keskustelussa täsmennettiin, että tilanneraportit kuvaavat projektien tämän syksyn suunnitteluvaiheen tilannetta, jolloin on tehtävänä saada aikaan kunkin projektin toteutussuunnitelma vuosille 2018 2019. 4.2. Sovittiin, että jatkossa tilannekatsauksiin tulee lyhyesti selvittää perustelu siitä mihin tehtävät linjaukset perustuvat. 4.3. Merkittiin tilannekatsaukset tiedoksi.
4 (5) 5. Hankkeen päivitetty riskianalyysi ohjausryhmän hyväksyttäväksi ICT-hankejohtaja Rotonen esitteli ICT-hankkeen tämänhetkisen riskianalyysin, jossa on esiselvitysvaiheessa tehtyyn silloisen ohajusryhmän hyväksymään riskianalyysiin peilattu tämänhetkistä tilannetta. Keskeinen muutos riskien osalta on, että maan hallituksen päätös vuoden lisäajasta sote- ja maakuntauudistukselle on pienentänyt jonkun verran ICT-hankkeen riskejä. Päivitetty riskianalyysi on muistion liitteenä 8 a) ja 8 b). 4.1 Ohjausryhmän keskustelussa ei esitetty muutoksia päivitettyyn riskianalyysiin 4.2 Ohjausryhmä hyväksyi päivitetyn riskianalyysin hankkeen suunnitteluvaiheen riskianalyysiksi. 6. Ulkoisten asiantuntijoiden käyttö ICT-hankkeen selvitys- ja suunnitteluvaiheessa ICT-hankkeen hankesuunnitelman mukaan tarvittavassa selvitys- ja suunnittelutyössä käytetään eri tietoteknologitoimittajia, joista osalla on jo nykyisin sopimuksia tuottaa kunnille ja kuntayhtymille erilaisia ICT-palveluja. Uudenmaanliitto voi kanavoida selvitystä ja suunnittelua varten annettua valtion avustusta kunnille ja kuntayhtymille valtionavustuslain mukaan. ICThankejohtaja Rotonen esitteli muistion liitteenä 9 olevan valtionavustuksen kanavoinnin päätöksentekoprosessin sekä muistion liitteenä 10 olevan Uudenmaanliiton ja kunnan/kuntayhtymän välille kanavoinnista tehtävän sopimuksen. Esittelyssä todettiin, että mahdollisuus avustuksen kanavointiin nyt esitetyllä mallilla perustuu valtionavustuksesta annetun lain (688/2001) pykälään 7 ja että liitteenä oleva sopimus on valmisteltu Uudenmaanliiton ja HUSin juristien yhteistyönä. 6.1 Ohjausryhmä merkitsi esityksen tiedoksi 6.2 Ohjausryhmä kävi keskustelun esityksen pohjalta 6.3 Ohjausryhmä linjasi hankkeessa käytettävän esiteltyä päätöksentekoprosessia ja kanavointisopimust Uudenmaanliiton ja kunnan/kuntayhtymän välillä. 7. Muut asiat - Todettiin, että myös laajennetun ohjausryhmän jäsenten työajankäyttöä ohjeusryhmätehtävässä seurataan asialistan liitteenä 11 olevalla taulukolla. Täytetyt taulukot lähetetään vuoden loppuun mennessä sähköpostilla projektiassistentti Anna Erikssonille (anna.eriksson@uusimaa2019.fi). - Todettiin, että ICT-hanke tarvitsee kustakin kunnasta ja kuntayhtymästä yhteyshenkilöt, joiden kautta kanavoidaan mahdolliset ICT-projekteihin liittyvät kysymykset kunnassa. Näin saadaan yhteistyö kuntien kanssa mahdollisimman koordinoiduksi ja selkeäksi. Todettiin, että ohjausryhmän jäsenet ovat velvoitettuja informoimaan omassa kunnassaan tai kuntayhtymässään hankkeen etenemisestä ja koordinoimaan sen, että kunta- ja kuntayhtymäkohtaiset yhteyshenkilöt tulevat nimetyiksi. Yhteyshenkilöiden nimet pyydetään lähettämään projektiassistentti Anna Erikssonille (anna.eriksson@uusimaa2019.fi). 8. Kokouksen ydinviesti Uusimaa2019 hankkeessa on päätetty, että kunkin kokouksen osalta kirjataan kokouksen keskeinen ydinviesti, joka muotoillaan kokouksen lopussa. Tavoitteena on, että ydinviesti on tärkein viesti, jonka halutaan ulkopuolisten tietävän kokouksen sisällöstä, ydinviesti ja muistio
5 (5) julkaistaa uusimaa2019.fi-sivustolla. Muutosjohtajien linjauksen mukaan ydinviesti kirjataan vain ohjausryhmän kokouksista. Laajennettu ohajusryhmä päätti kokouksen ydinviestiksi seuraavaa: Uusimaa2019 ICT-hankkeen laajennetun ohjausryhmän kokouksessa 30.10.2017 käytiin läpi tilannekatsaukset maakuntiin tulevien muiden kuin sote-tehtävien osalta ja Vimana Oy:n käynnistymisesta, Uudenmaan ICThankkeen ja sen projektien käynnistymisestä ja etenemisestä sekä päivitetty hankkeen riskitarkastelu. Lisäksi kokouksessa esiteltiin prosessi ja menettelyt ulkoisten asiantuntijoiden käytölle ICT-hankkeen suunnittelu- ja toteutusvaiheessa. 9. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 10.36 todeten, että seuraava varsinaisen ohjausryhmän kokous on 20.11.2017 kello 9.00 alkaen sekä laajennetun ohjausryhmän kokous 15.1.2018 kello 9.00 alkaen. Jakelu: Laajennetun ohjausryhmän jäsenet Kokoukseen kutsutut Uusimaa2019 hankkeen internetsivut