PÖYTÄKIRJA 1/2015 1 (6) Kirjastosektoreiden puheenjohtajien ja sihteerien kokous Aika Torstai 12.2.2015 klo 14 16 Paikka Kansalliskirjasto, Fabianian kokoushuone, Yliopistonkatu 1, 2krs, Helsinki Läsnä Poissa Kai Ekholm, Kansalliskirjasto, puheenjohtaja Dorrit Gustafsson, Kansalliskirjasto Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto Minna-Liisa Kivinen, Kansalliskirjasto Marja-Liisa Lonardi, Kansalliskirjasto Erkki Lounasvuori, Yleisten kirjastojen neuvosto Soile Manninen, Erikoiskirjastojen neuvosto Kauko Maskulainen, AMKIT-konsortio Jussi Piipponen, Suomen yliopistokirjastojen neuvosto Rebekka Pilppula, Yleisten kirjastojen neuvosto Tuija Siimes, Erikoiskirjastojen neuvosto Kimmo Tuominen, Suomen yliopistokirjastojen neuvosto Maria Virtanen, Kansalliskirjasto, sihteeri Virpi Kultanen, AMKIT-konsortio 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avaa kokouksen ja toteaa osallistujat. Keskustelu Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 14.05 ja osallistujat esittäytyivät. 2. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Edellisen kokouksen pöytäkirja on osoitteessa http://www.kansalliskirjasto.fi/kirjastoala/koordinointi/kirjastosektorit.html Hyväksytään edellisen kokouksen pöytäkirja. Päätös Pöytäkirja hyväksyttiin. 3. listan hyväksyminen Sektorikokouksen esityslista liitteineen on lähetetty kutsutuille torstaina 5.2.2015. Hyväksytään esityslista.
PÖYTÄKIRJA 1/2015 2 (6) Päätös lista hyväksyttiin. 4. Ajankohtaista kirjastoverkkopalveluissa 4.1. Keskitettyjen palveluiden asiakasohjausjärjestelmän arviointi Kirjastoverkkopalveluiden tuottamien palveluiden asiakasohjausta uudistettiin muutamaa vuosi sitten. Uudistamisen yhteydessä sovittiin ohjausjärjestelmän toimivuuden säännöllisestä arvioinnista. Ohjausjärjestelmän arviointi on toteutettu talven 2014-2015 aikana teemahaastatteluin ja verkkokyselyin. Arviointi valmistuu alkuvuonna 2015. Minna-Liisa Kivinen esittelee arvioinnin tilanteen ja alustavia tuloksia arvioinnista. Liitteenä 1 on esitys asiakasohjausjärjestelmän arvioinnista. Keskustellaan esityksen pohjalta. Minna-Liisa Kivinen esitteli arvioinnin tilannetta ja alustavia tuloksia. Mahdollisia kehityskohteina on noussut esiin ohjausjärjestelmän kuvaus verkkosivuille ja ohjausryhmien dokumenttien kokoaminen samaan paikkaan, eri ryhmien roolien täsmentäminen ja päätöksentekoprosessien kuvaus. Keskusteltiin, miten tietty ryhmä tai sektori, jolla on edustaja ohjaus- tai asiantuntijaryhmässä, saa tietoa ryhmässä käsitellyistä asioista. Todettiin, että osavastuu tiedonkulusta on sektoreilla ja edustajilla. On tärkeää huolehtia raportointikäytännöistä. Todettiin, että pelkkä ohjaus- ja asiantuntijaryhmien pöytäkirjojen julkaisu verkossa ei riitä varmistamaan tiedonkulkua, ja pidettiin myönteisenä, että Kansalliskirjasto julkaisee myös tiedotteita ja uutiskirjeitä, joissa käsitellään ryhmien toimintaa. Erikoiskirjastojen neuvoston kokouksiin on mahdollista kutsua ryhmissä vaikuttavia asiantuntijoita kertomaan ryhmien toiminnasta. AMKIT-konsortiossa ja Yleisten kirjastojen neuvostossa on myönteisiä kokemuksia Kansalliskirjaston asiantuntijoiden kutsumisesta kokouksiin. 5. Kirjastoverkkopalveluiden toiminta 2014 (Liite 2) Kansalliskirjaston vuosiraporttia on käsitelty Kansalliskirjaston YT-kokouksessa 29.1.2015 ja Kansalliskirjaston johtokunta käsittelee raporttia 9.2.2015. Liitteenä 2 on kirjastoverkkopalveluiden vuosiraportti, johon on koottu kirjastojen yhteisiä palveluja koskevat asiat. Kirjastojen yhteiset palvelut muodostavat keskeisen osan korkeakoulukirjastojen, erikoiskirjastojen ja yleisten kirjastojen digitaalisen palvelutuotannon tarvitsemasta infrastruktuurista. Kirjastojen yhteiset palvelut koostuvat verkkoaineiston hankinnasta (FinELib), Kansallisesta digitaalisesta kirjastosta (KDK), Nelli-portaalin ja kirjastojärjestelmien ylläpidosta ja kehittämisestä, tietokantojen ylläpidosta ja käyttöönasettamisesta sekä julkaisuarkistopalveluista. Palvelukokonaisuuteen sisältyy myös vaikuttavuuden arviointi sekä koulutus- ja viestintäpalvelut. Kristiina Hormia-Poutanen esittelee kirjastoverkkopalveluiden toimintaa vuonna 2014. Keskustellaan vuosiraportista ja raportointitavasta.
PÖYTÄKIRJA 1/2015 3 (6) Kristiina Hormia-Poutanen esitteli kirjastoverkkopalveluiden raporttia ja totesi sen pohjautuvan koko Kansalliskirjaston vuosiraporttiin. Toimintaympäristössä on vuoden 2014 aikana korostunut avoimuusvaade, johon vastataan avoimella lähdekoodilla ja metadatalla ja vähitellen myös tietosisältöjä avaamalla. Palveluiden uudistustyössä lähtökohtana on ollut vanhojen palveluiden korvaaminen, esim. Finto-palvelussa VESAn ja Finna-palvelussa Nellin korvaaminen. Kärkihankkeista Finna ja Melinda ovat 2014 olleet käyttöönottohankkeita. Finton kohdalla on odotuksia, että ontologiapalveluita voidaan käyttää monin tavoin yhteiskunnassa. UKJ-hanke päättyi 2014 aikana ja arviointivaihe on käynnissä. Muita raportista esiin nostetuja asioita oli mm. julkaisuarkistojen voimakas käytön kasvu. Myös FinELibin kohdalla aineistojen kokonaiskäyttö on kasvanut edelleen, mutta kirjastosektoreiden välillä on eroja.vuoden 2014 aikana toteutettiin joka toinen vuosi toistuva palvelukysely. Kyselyn perusteella kirjastojen tyytyväisyys kirjastoverkkopalveluiden palveluihin on lisääntynyt. Keskustelufoorumi todettiin uudeksi viestintäkanavaksi, jonka käyttöönotto on onnistunut erityisesti Finna-hankkessa. Vuosiraportista käydyssä keskustelussa käsiteltiin erityisesti UKJ-hanketta, jonka viimeisimmät vaatimusmäärittelyt löytyvät sivulta: https://www.kiwi.fi/pages/viewpage.action?pageid=32508486. Todettiin tuleva arviointi ja sektoreiden välillä käytävä keskustelu edelleen tarpeelliseksi. Tarkempaa keskustelua voidaan käydä arvioinnin yhteydessä. Raportissa käydyssä keskustelussa nousi esiin myös suomalaisten kirjastojen poikkeuksellinen yhteistyön laajuus ja työnjako Euroopan tasolla. Kristiina Hormia- Poutanen toi esiin ajatuksen esitellä suomalaista kirjastoyhteistyötä Helsingissä 2016 pidettävässä Liber-konferenssissa, jota Kansalliskirjasto, Helsingin yliopiston kirjasto ja Suomen tieteellinen kirajstoseura ovat Suomesta järjestämässä. 6. Kirjastoverkkopalveluiden talousraportti 2014 (Liite 3) Sektoreiden edustajille on toimitettu Kansalliskirjaston kirjaston yhteisten palveluiden talousraportti vuodelta 2014. Liitteenä 3 on raportti taloudesta (Kansalliskirjaston linjausten mukaisesti liitettä 3 ei julkaista avoimesti verkossa.) Käydään läpi kirjastojen yhteisten palveluiden talousraportti vuodelta 2014. Esittelijänä taloussuunnittelija Marja-Liisa Lonardi. Marja-Liisa Lonardi esitteli talousraporttia. Esittelyn yhteydessä todettiin, että jäänyt määräraha on siirtyvää määrärahaa. Tietojärjestelmissä ero toteutuneen ja suunnitellun budjetin välillä on ollut 2014 suurin, kun on varauduttu toteutunutta suurempiin kustannuksiin. Käydyssä keskustelussa selvennettiin erikoiskirjastojen perusrahoituksen osalta, että sen kohdentumista ei ole erikseen seurattu, mutta että sen kohteina ovat yhteiset viestintä-, koulutusja tietoyhteiskuntapalvelut erikoiskirjastoille. 7. Kirjastoverkkopalveluiden toimintasuunnitelma vuodelle 2015 (Liite 4) Kansalliskirjaston toimintasuunnitelma vuodelle 2015 vahvistetaan maaliskuussa. Toimintasuunnitelma sisältää perustoiminnan lisäksi lukuisia kärki- ja kehittämishankkeita kirjastojen yhteisten palveluiden alueella. Suurimmissa hankkeissa on kirjastoverkkopalveluiden
PÖYTÄKIRJA 1/2015 4 (6) 8. Ajankohtaista sektoreilta ohella mukana Kansalliskirjaston muita tulosalueita, osa taas hoidetaan kirjastoverkkopalveluiden voimin. Liitteenä 4 on esitys kirjastoverkkopalveluiden toimintasuunnitelman painopisteistä. Kristiina Hormia-Poutanen esittelee kirjastojen yhteisiin palveluihin liittyviä kehittämishankkeita ja toiminnan painopisteitä kirjastoverkkopalveluiden vuoden 2015 toimintasuunnitelmassa. Keskustellaan esityksen pohjalta. Kristiina Hormia-Poutanen esitteli kirjastoverkkopalveluiden toimintasuunnitelmaa ja kävi läpi eri toimintojen ja hankkeiden henkilöroolit ja vastuut. Motto vuodelle 2015 on Asiakkaiden kanssa, asiakkaiden tarpeisiin. Kärkihankkeita ovat Finna, Finto, Melinda ja ATT, jonka osalta neuvottelut ovat vielä kesken. Kärkihankkeissa on kehitetty projektinhallintaa, Finnassa tehdään 2015 strategiaa vuosille 2016-2020 ja Finto-palvelua auditoidaan. Myös FinELibin strategiatyö on käynnissä ja aineistoneuvotteluja käydään Elsevierin kanssa ja myös Open Access -aineistot huomioidaan. Vuoden 2015 toiminnassa korostuu avoimuus ja infrastruktuurin kehittäminen. Eri palveluissa otetaan palvelutasomäärittelyitä käyttöön. Kuvailuryhmien toiminnassa korostuu kansallisen yhteistyön koordinointi. Kirjastoverkkopalveluiden toimintaa leimaa 2015 myös muutto uusiin tiloihin sekä koko Kansalliskirjaston verkkosivu-uudistus. Vuoden aikana on tarkoitus tehdä suunnitelmallisesti tutustumiskäyntejä asiakasorganisaatoihin. Keskustellaan kirjastosektoreille ajankohtaisista asioista. Keskustelu AMKIT-konsortio - Yhteiskirjastoihin liittyvät asiat keskeisiä 2015. - Strategiatyö vuosille 2016-2020 on alkamassa. - Uuteen kirjastojärjestelmään liittyen tutkitaan erilaisia mahdollisuuksia. Asiaa käsitellään yleiskokouksessa huhtikuussa. Rehtorit ovat toivoneet yhteistyötä korkeakoulujen kanssa. - Yhteistä kokousta SYN:n kanssa suunniteltu keväälle 2015. Erikoiskirjastojen neuvosto - Uusi neuvosto on valittu. Puheenjohtaja ja sihteeri säilyvät samoina. - Vuosikokouksen yhteydessä ollut tiedotustilaisuus Kansalliskirjaston palveluista sai hyvän palautteen ja vastaaviin esittelyihin voisi olla tarvetta jatkossakin. Kiinnostusta on mm. RDA-kuvailusääntöjen esittelyyn. - Strategia vuosille 2015-2020 on laadittu. Strategiassa on tunnistettu ajankohtaisina teemoina ja toimintaympäristön muutoksina mm. tutkimusdatan hallinta, tietoympäristön muutos, asiakkaiden uudet tavat käyttää palveluita ja kehysorganisaatioiden tuottavuuden kasvattaminen. - Nostettu esiin toive kirjastosektoreiden rajojen hälventymisestä. Eri hankkeissa saattaa olla mukana erilaisia kokoonpanoja kirjastoja, ei välttämättä tiettyjä sektoreita. - Finna ja Finto ovat ajankohtaisia asioita sektorille. Kartoitetaan kiinnostusta palveluita kohtaan. Suomen yliopistokirjastojen neuvosto (SYN) - SYN on halukas osallistumaan Kansalliskirjaston strategiatyöhön.
PÖYTÄKIRJA 1/2015 5 (6) - Neuvoston uusi työvaliokunta on valittu ja aloittanut työnsä. - ATT-hanke on huomioitu neuvoston työskentelyssä. Tutkimusdatan ja -aineistojen osalta kirjastot etsivät rooliaan. Helsingin yliopiston tutkimusdatapolitiikka on valmistunut. - Eero Koivulan diplomityö yliopistokirjastojen kirjastojärjestelmistä on valmistunut, ks. http://dspace.cc.tut.fi/dpub/bitstream/handle/123456789/22734/koivula.pdf?sequence =3 - Korkeakoulujen ja ammattikorkeakoulujen yhteistyöhön on olemassa olevien yhteiskirjastoratkaisujen lisäksi kiinnostusta esim. Tampereella. Toisaalta on huomioitava roolien ja toimintojen erilaisuus. Yleisten kirjastojen neuvosto - Strategian uudistustyö on käynnissä. Teemana strategiassa on mm. kirjaston rooli kansalaisyhteiskunnan rakentajana ja arvoina tasavertaisuus, vastuullisuus, yhteisöllisyys, rohkeus ja sananvapaus. - Kirjastolain uudistaminen on meneillään ja kenttää kuullaan laajasti. - Kirjastojärjestelmien osalta on pohdittu, miten voitaisiin kansallisessa yhteistyössä kehittää Kohaa. - Yleisiä kirjastoja on pilotoimassa Finnaa ja Melindaa. Yleisten kirjastojen osalta olisi ratkaistava kuvailun tuottaminen suhteessa Melindaan ja kuvailun uudistuprosessin eteneminen yleisten kirjastojen kannalta. - Vaikuttavuustyökaluja on pohdittu, tehty visuaalisia ratkaisuja ja yhteistyötä. KITT2 on herättänyt kiinnostusta. 9. Muut asiat Puheenjohtaja kertoi kirjastoverkkopalveluiden muutosta toukokuussa Leipätehdas-kiinteistöön, Engel-kiinteistön korjaustöiden etenemisestä ja odotettavissa olevista avajaisista tammikuussa 2016, Klassikkokirjaston avaamisesta sekä Varastokirjaston ja Kansalliskirjaston fuusiokeskustelun alkamisesta. Dorrit Gustafsson totesi, että sektoreille ollaan järjestämässä Kansalliskirjaston strategiaan liittyvä työpaja 6.5. Mikäli ajankohtaan tulee muutos, asiasta ilmoitetaan helmikuun lopussa. 10. Tiedotusasiat Tiedotusasioita ei ollut. 11. Seuraavan kokouksen ajankohta Sovitaan seuraavan sektorikokouksen ajankohta. Päätös Päätettiin sopia syksyn kokouksen ajankohdasta Doodlella. 12. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 16.06. Liitteet Liite 1. Asiakasohjausjärjestelmän arviointi Liite 2. Kirjastoverkkopalveluiden vuosiraportti
PÖYTÄKIRJA 1/2015 6 (6) Liite 3: Kirjastoverkkopalveluiden talousraportti (vain kokouskäyttöön) Liite 4: Kirjastoverkkopalveluiden toimintasuunnitelman painopisteet 2015